ORGANIZZARE UN EVENTO SPORTIVO. Enrico Busto Milano, 5 dicembre 2006

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1 ORGANIZZARE UN EVENTO SPORTIVO Enrico Busto Milano, 5 dicembre 2006

2 Il mercato degli eventi nel 2006 in ITALIA: 1,1 MILIARDI di % rispetto al 2005 I BIG Spender spostano gli investimenti dall adv alle manifestazioni Interazione con il pubblico (immedesimazione sociale in alcuni valori come la bellezza, la forza, la vittoria, la competizione) Tailor made (possibilità di adattare l evento alle proprie necessità) * Fonte Astra

3 Eventi diversi per soddisfare Bisogni diversi Tipologie di eventi: Lancio di Prodotto Evento Interno Aziendale Evento Pubblico (mostre, concerti, MANIFESTAZIONI SPORTIVE) Road Show Itinerante Convention Evento Media Evento per azienda Non Profit Celebrazioni/Ricorrenze Incentive

4 PERCHE L EVENTO SPORTIVO?

5 PERCHE L EVENTO SPORTIVO? LA REGOLA DELL INCERTEZZA: In tutti gli spettacoli l incertezza è uno degli elementi di maggior attrazione per il pubblico, accompagnato ovviamente dalla spettacolarità, intesa come azione di tecnica pregiata, di rischio elevato, di inconsuetudine, di difficoltà, di forti sensazioni, che nel corso del suo evolversi crea suspance nell osservatore. Lo sport ha come regola l incertezza del risultato Obbiettivo dell organizzatore è garantire l incertezza per assicurarsi l attenzione all evento. Es. Bernie Ecclestone che rivoluzionò il regolamento della F1 per appianare il gap tecnico Ferrari VS competitors

6 1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO 1.1 DEFINIZIONE DEL PROGETTO Obbiettivo: -promozionale far conoscere lo sport sul territorio (comunità, scuole) incrementare il numero di iscritti incrementare gli spettatori -sportivo allenare e mettere alla prova il livello tecnico team building - economico utili (ricavi costi) L obbiettivo può essere polifunizionale, ma deve essere CHIARO e CONDIVISO

7 1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO Coerenza Case History: Jesolo Night Marathon

8 1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO 1.2 PROGETTAZIONE Definito l obbiettivo, la costruzione dell evento deve essere armonica e funzionale ad esso. Analisi della concorrenza Definizioni dei contenuti Staff Fonitori Consulenti Definizione del Budget in base a disponibilità finanziarie, coperture stimate in modo coscenziente, capacità organizzative. Scelta del livello qualitativo Scelta dei media partner (radio, tv, quotidiani, riviste di settore) Scelta dei partner istituzionali (assessorato,comune,provincia, etc) Comunicazione Intrattenimento Piano di fattibilità

9 1. IL PROGETTO EVENTO SPORTIVO ORGANIZZARE SIGNIFICA: Pianificare, prevedere, predisporre, preparare. Compito dell organizzatore di eventi sportivi è quello di prevedere nel modo più dettagliato possibile ogni singolo aspetto, costo, risultato.

10 DECALOGO Curare la qualità dell organizzazione Garantire la capacità di promuovere e rendere visibile l evento Promuovere la conoscenza e coinvolgere il target Scegliere bene la location Perseguire la creatività e l innovazione del progetto Garantire la validità e l attivazione partecipativa del tema prescelto Premiare la professionalità di chi organizza la manifestazione Garantire la qualità e l autorevolezza dei testimonial e dei relatori Avere una stretta collaborazione tra committente e agenzia Scegliere accuratamente l agenzia e i committenti

11 Area legale STRUMENTI ORGANIZZATIVI: organigramma DIREZIONE GENERALE COORDINAMENTO GENERALE AREA ORGANIZZAZIONE AREA LOGISTICA AREA SPONSOR AREA MARKETING AREA AMMINITRATIVA Segreteria Organizzativa Area TECNICA Fornitori Format Comunicazione SIAE Rapporto con Istituzioni Volontari Food & beverage Rapporti con Federazione, Atleti, società Cerimoniale & Premiazioni Allestimenti Aree Produzioni pubblicitarie Progettazione e sicurezza Contratti Report Ufficio Stampa Iniziative Speciali Pagamento atleti, staff Aggiornamento BDGT Villaggio Servizi Villaggio commerciale Viaggi e Rooming

12 STRUMENTI ORGANIZZATIVI: mansionario PROGETTO BEACH TOUR 2006 Agg. 12 Maggio Job Nr. Argomento Dettaglio Next Step 1 Next Step 2 Action by Start Check- Date Candidature Sopralluoghi preliminari località Stipulazione contratti Invio e solleciti Rapporti con le istituzioni Rapporti con promoter Sopralluoghi tecnici Rapporti con federazione Amministrazione Affissioni locali pratiche e pagamenti (trasferta) Anticipi spese collaboratori (trasferta) Assicurazioni personale RC Consulenza su operazioni finanziarie Contabilità associazione sportiva Contratti con collaboratori occasionali registrazione ed archivio contratti con enti pubblici e promoter Fatturazione servizi extra format Gestione amministrativa associazione sportiva Gestione cassa anticipi e rimborsi (trasferta) pagamento montepremi (trasferta) Gestione incidenti infortuni personale e pubblico Gestione pratiche e pagamenti utenze locali (Enel, acqua, etc.) Gestione pratiche per vendita prodotti localmente (bar, merchandising) Pagamenti alberghi e ristoranti (trasferta) fornitori locali (trasferta) multe trasporti (trasferta) Pratiche ed autorizzazioni postali (ricetrasmettitori) contributi enti Recupero IVA Rifatturazione spese alberghiere sostenute per RCS Pubblicità o altri. Tesseramento Associzione Sportiva rinnovo SIAE apertura posizione, borderò, etc. Solleciti pagamento contributi enti pubblici, federazioni, promoter Logistica Accoglienza personale, atleti, ufficiali Gestione pass Archivio documenti Trasferimenti Sopralluoghi Verbali coordinamento e Accomodation Materiali Piano trasferte Biglietti voli e traghetti Gestione parco automezzi Servizio navetta Cagliari Ufficio mobile (Van Gazzetta) prenotazione alberghi gestione rooming Fotocopiatrici Ricetrasmittenti Telefoni e fax Acquisto cancelleria e materiale pulizia Lavaggio auto e van Acqua minerale: gestione consegne e distribuzione Acquisto catering frutta

13 STRUMENTI ORGANIZZATIVI: progress Utile a capire quale è lo stato organizzativo dell evento nel suo complesso, quali sono i successivi step necessari e il rispetto delle tempistiche Condiviso fra tutti e discusso periodicamente (settimanalmente, mensilmente, in base alle circostanze) Ogniuno è responsabile dell aggiornamento nell ambito delle sue responsabilità OGGETTO 2007 PROGETTO CITTA' TAPPA LOGISTICA DEFINIRE PROGETTO SPORT NOTE DEFINIRE CITTA' TOUR ED INCONTRO PER PRESENTAZONE PROGETTO E ACCORDO CASH/SERVIZI(DEFINIRE FORMAT) GARA APPALTO CON UFFICIO ACQUISTI BRIEF PER LOGO E CAMPAGNA NAZIONALE E LOCALE - PIANO MEDIA LOCALE (RADIO LOCALE/TV LOCALE/GIORNALE COMUNICAZIONE LOCALE CON FORMAT E AFFISSIONE E GUERRIGLIA) TELEVISIONE INCONTRO RAI PIANO UFFICIO STAMPA MUSICA SOPRALUOGHI CONCERTI TORNEO AMATORIALE FOOD AND BEVERAGE COMUNICATI TEASER MAGAZINE DI MARKETING E COMUNICAZIONE INCONTRO PER PROGETTO MUSICA - FORMAT E PRODUZIONI PIANO SOPRALUOGHI INDIVIDUARE PERSONA CHE GESTISCA E REGOLAMENTO RINNOVO ACCORDO FOOD AND BEVERGAE PARTNER DEFINIRE VALUTAZIONI SU SINERGIE PARTNER 2005 PRESENTARE NUOVE OPPORTUNITA' DI VISIBILITA' EXTRA FORMAT STRUTTURA PROJECT LEADER + 1 RISORSA BACK OFFICE, + 1 RISORSA SEGRETERIA,+ 1 RISORSA LOGISTICA, + UFFICIO STAMPA, + 1 RISORSA COMUNICAZIONE, + 1 RISORSA ACOUNT SPONSOR

14 LE FONTI DI INTROITO Sponsorizzazioni Ticketing Iscrizioni Food & Beverage Diritti televisivi Merchandising Tour Operator

15 LE SPONSORIZZAZIONI PUBBLICHE SPORT = veicolo che coinvolge, promuove il territorio (a livello regionale, nazionale, internazionale) INDOTTO L evento sportivo porta sul territorio atleti, appassionati, tifosi, etc. che pernottano, mangiano, consumano, acquistano.

16 LE SPONSORIZZAZIONI PRIVATE SPORT = veicolo che coinvolge emotivamente tifosi e appassionati Eccezionale veicolo di pubblicità x le aziende (in particolare per quelle di largo consumo) Accostare il proprio nome creando un sentimento di simpatia ed un trasferimento di valori positivi e incrementando la conoscenza del marchio

17 LE SPONSORIZZAZIONI Case History PRIVATE Superbowl Spot televisivi non sono efficaci perché c è altissimo tasso di attenzione al gioco Evento televisivo di golf: 70% telespettatori si ricordavano gli sponsor 40% si ricordava gli spot televisivi

18 LE SPONSORIZZAZIONI Posizioni Commerciali PRIVATE Main, detto Title se titola l evento Gold Partner e Media Partner Fornitore Differiscono da: bacino pubblicitario posizioni opportunità valorizzazione del contributo

19 LE SPONSORIZZAZIONI PRIVATE Quantificazione della sponsorizzazione Metodo del COST-PLUS: calcolo le spese attuali necessarie + una percentuale relativa all incremento del valore dell immagine prevista per l azienda Metodo del MERCATO COMPETITIVO: confronto tra i prezzi delle diverse opportunità di sponsorizzazione Metodo del VALORE RELATIVO: quantificazione della visibilità sommando il valore relativo di ogni componente della sponsorizzazione, in quanto è necessario porre delle differenze tra opzioni offerte ad un azienda, di apparire in Tv, nei giornali, di essere citata da atleti, o di essere collegata a dei colori sociali degli spettatori.

20 LE SPONSORIZZAZIONI PRIVATE Metodo del VALORE RELATIVO Case History BEACH TOUR 2006

21 IL REPORT Documento che sintetizza il risultato dell evento. Strumento per comprovare la bontà dell investimento

22 Enrico Busto Domande?

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