Documento informatico e dematerializzazione: normativa attuale, modalità operative, evoluzioni

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1 Documento informatico e dematerializzazione: normativa attuale, modalità operative, evoluzioni Seminario Confindustria Firenze Firenze, 15 gennaio

2 La gestione dei documenti informatici La digitalizzazione dei documenti, dei processi e dei servizi in genere è il fenomeno che più caratterizza l attuale scenario Le Pubbliche Amministrazioni e le imprese mirano a cogliere le opportunità offerte dalle nuove tecnologie ICT per fornire servizi sempre più rapidi ed efficienti Si va promuovendo la trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato gestito tramite la tecnologia informatica e telematica 2

3 Il documento informatico È un insieme di valori binari la cui materialità è data dal sistema e dal supporto informatico in cui è memorizzato Può essere modificato o riprodotto infinite volte, ottenendo copie assolutamente identiche all originale Il suo contenuto è svincolato dal supporto Per rispettare i requisiti di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa necessita di una autenticazione come la firma digitale 3

4 Aspetti giuridici del documento informatico Il documento è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti le norme considerano soprattutto l aspetto legale/amministrativo importanza della firma Le norme definiscono principi e regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici Sono pubblicate anche specifiche tecniche relative a la firma digitale il protocollo informatico la posta elettronica certificata la conservazione digitale 4

5 Definizione: archiviazione digitale processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali univocamente identificati mediante un codice di riferimento, allo scopo di consentire un accesso facile e funzionale finalizzato a: porre l attenzione sul singolo documento mantenere il valore intrinseco del suo contenuto creare il sistema di relazioni ed informazioni di contesto scopo l efficienza lavorativa 5

6 Definizione: conservazione digitale processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali secondo le regole tecniche, allo scopo di mantenere l integrità e l autenticità nel tempo finalizzato a: garantire l insieme dei documenti contestualizzati nell ambito di un archivio consentire la ricostruzione dei fascicoli informatici collegandoli alle attività sviluppate dal soggetto produttore scopo l assolvimento degli obblighi di norma 6

7 Definizione: dematerializzazione È la progressiva sostituzione della documentazione cartacea con i documenti informatici ottenuta attraverso la: promozione della produzione dei documenti informatici nativi sostituzione, attentamente valutata, dei documenti cartacei esistenti con riproduzioni digitali semplificazione, eliminazione o riduzione della produzione di certe tipologie di documenti a seguito di processi di reingegnerizzazione o di modifica delle procedure amministrative Obiettivi strategici: semplificazione amministrativa riduzione della spesa, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi) sia di risparmi indiretti (tempi di ricerca e recupero, efficienza, sicurezza) Obiettivi strumentali: circolazione delle informazioni riduzione della carta 7

8 La normativa sulla gestione documentale digitale Legislazione passata proliferarsi di norme a partire dal 1968 inseguimento della frenetica evoluzione tecnologica Legislazione corrente corrispondenza tra procedimenti cartacei ed elettronici i nuovi strumenti possono essere adottati mantenendo inalterati i principi su cui si fonda il corpus normativo Nuove esigenze differenze di gestione del documento tradizionale e del documento informatico progressivo adeguamento della normativa a nuovi modelli comportamentali 8

9 Basi normative < L. 59/97 Delega per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa DPR 513/97 Regolamento per la formazione, l archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici Documento informatico, Firma digitale DPR 445/00 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Documento informatico, Firma digitale, Conservazione, Protocollo Codice dei beni culturali e del paesaggio Protocollo Informatico Processo civile telematico Accessibilità 2005 D.Lgs. 82/05 Codice dell Amministrazione Digitale Documento informatico, Firma digitale, Conservazione, Trasmissione, Carte Sistema Pubblico di Connettività Servizi postali 2006 D.Lgs. 159/06 Integrazione e aggiornamento al Codice dell Amministrazione Digitale Posta Elettronica Certificata Come sopra + SPC Privacy Accesso alla documentaz. amministrativa 9

10 Norme vigenti per la gestione documentale digitale D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa Deliberazione CNIPA n. 11/04 Regole tecniche per la conservazione dei documenti Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione digitale D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali Legge 7 agosto 1990, n. 241 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento di disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi 10

11 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico in materia di documentazione amministrativa disciplina la organizzazione e gestione documentale di atti e documenti amministrativi stabilisce che tutte le amministrazioni pubbliche debbono dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico 11

12 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio definisce che sono beni culturali gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero compete la vigilanza i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all autorizzazione del Ministero 12

13 Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi introduce nuovi diritti per i cittadini e le imprese ad avvalersi di una amministrazione amica ed efficiente che eroga servizi indica nuovi strumenti consolidandone la validità giuridica promuove la formazione, la gestione, la conservazione, la trasmissione, l accesso e la fruibilità dell informazione in forma digitale si applica alle pubbliche amministrazioni, ai gestori di servizi pubblici e ai privati 13

14 Struttura Codice dell Amministrazione Digitale Capo I: Capo II: Capo III: Capo IV: Capo V: Capo VI: Capo VII: Capo VIII: Capo IX: Principi generali Documento informatico, firme elettroniche, pagamenti, libri e scritture Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Trasmissione informatica dei documenti Dati delle PA e servizi in rete Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi informatici nelle PA Regole tecniche SPC Disposizioni transitorie, finali e abrogazioni 92 articoli 14

15 Considerazioni generali Codice dell Amministrazione Digitale Principio: L informatica non altera il diritto Il CAD stabilisce criteri di base e rinvia le soluzioni particolari a specifiche regole tecniche (art. 71) Si tratta di un provvedimento di grande rilievo con lo scopo di fornire un quadro normativo coerente, omogeneo e unitario all applicazione delle tecnologie digitali nella P.A. Non si fa però riferimento alle risorse necessarie per realizzare le soluzioni Raramente si parla di tempi, quasi mai di sanzioni 15

16 Nuovi diritti dei cittadini e delle imprese Codice dell Amministrazione Digitale diritto a richiedere l uso dell ICT nei rapporti con la PA diritto a partecipare ai procedimenti amministrativi diritto di effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale diritto a ottenere servizi di qualità obbligo per la PA di cooperare scambiandosi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese obbligo per la PA di riorganizzare gli sportelli unici per gestire i procedimenti in maniera informatica 16

17 Gestione documentale Codice dell Amministrazione Digitale riportate definizioni puntuali documento informatico concetto di documento originale unico a livello di legge pieno valore probatorio dei documenti informatici formazione dei documenti con mezzi informatici gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici possibilità di conservazione su supporti informatici recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione 17

18 D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC valore giuridico della trasmissione di documenti prodotti ed inviati per via informatica che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza e integrità del contenuto istituzione di un apposito elenco di gestori di posta tenuto dal CNIPA 18

19 Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali in vigore dal 1 gennaio 2004, fornisce regole e adempimenti per il trattamento e la conservazione dei dati personali impone la predisposizione di un documento programmatico sulla sicurezza specifica le misure minime di sicurezza da adottare per limitare l accesso ai dati da parte di estranei determina le sanzioni che possono essere di tipo penale o amministrativo 19

20 Legge 7 agosto 1990, n. 241 Norme sul procedimento amministrativo e sul diritto di accesso accesso conoscitivo (o informativo) agli atti relativi ad un determinato procedimento detenuti dalla P.A. nel principio di trasparenza dell attività amministrativa esercitabile nei confronti di PA, aziende autonome, enti pubblici, gestori di pubblico servizio diritto degli interessati di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi privacy: nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile 20

21 D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento accesso ai documenti amministrativi esercitabile nei confronti di soggetti di diritto pubblico e di diritto privato, solo per le attività di pubblico interesse identifica il responsabile del procedimento di accesso delinea le modalità di accoglimento della richiesta e dell'accesso medesimo definisce la disciplina dei casi di esclusione 21

22 Normative specifiche di settore DM Ministero economia e finanze 23/1/2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Attuazione della direttiva 2001/115/CE in materia di fatturazione Circolare Agenzia Entrate n. 45/E del 19/10/2005 Regole tecniche per la fatturazione elettronica Circolare Agenzia Entrate n. 36/E del 6/12/2006 Regole tecniche per la conservazione dei documenti fiscali Finanziaria 2008 art 1 commi Fatturazione elettronica nei rapporti con la PA Finanziaria 2007 art 1 commi Comunicazione unica obbligatoria relativa ai rapporti di lavoro Legge 6/8/2008, n. 133 Istituzione del Libro unico del lavoro DM Ministero del lavoro 9/7/2008 Modalità tecniche per la tenuta del libro unico del lavoro Regolamento ISVAP n. 27 del 14/10/2008 Disposizioni sulla tenuta dei registri assicurativi. 22

23 Deliberazione Cnipa n. 11/2004 Regole tecniche per la conservazione dei documenti conservazione dei documenti, garantendone l integrità e l autenticità accesso ed esibizione del singolo documento, nel rispetto della privacy semplificazione dei processi, specie per i documenti nativi informatici limitando il ricorso al Pubblico Ufficiale / Notaio uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale utilizzo di supporti ottici con possibilità di impiego di qualsiasi altro supporto di memorizzazione digitale verifiche periodiche del sistema per garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici nel tempo ampio risalto alla figura del Responsabile della conservazione 23

24 Deliberazione Cnipa n. 11/2004 Schema generale PUBBLICO UFFICIALE (per documenti analogici unici) RESPONSABILE CONSERVAZIONE RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO CONSERVAZIONE DIGITALE ESIBIZIONE MEMORIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE DIGITALE DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO DOCUMENTO ANALOGICO UNICO DOCUMENTO DIGITALE 24

25 Deliberazione Cnipa n. 11/2004 Conservazione digitale Conservazione dei documenti digitali: termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo Conservazione dei documenti analogici: le relative immagini digitali devono essere prima memorizzate sul supporto per i documenti analogici unici è necessaria l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un Pubblico ufficiale che attesti la conformità dell operazione 25

26 Deliberazione Cnipa n. 11/2004 Riversamento Diretto: viene eventualmente effettuato dal Responsabile della conservazione per garantire la leggibilità dei documenti conservati nel tempo. Non sono previste modalità operative particolari Sostitutivo: avviene con le stesse regole del processo di conservazione digitale. I documenti digitali sono considerati documenti analogici unici 26

27 Le nuove regole tecniche per la formazione e la conservazione dei documenti informatici L articolo 71 del Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) prevede l emanazione di decreti del Ministro delegato per l innovazione e le tecnologie relativi a regole tecniche sulla formazione e la conservazione dei documenti informatici Le regole tecniche vigenti restano in vigore fino all adozione delle nuove Attualmente lo schema di decreto, ottenuto il previsto parere del Cnipa, è in attesa del concerto del Ministero dei Beni culturali e del Ministero dell Economia e Finanze 27

28 Punti rilevanti dello schema - 1 Introdotto il concetto di processo di conservazione dei documenti informatici attuato mediante un sistema di conservazione che assicura: la conservazione, integrata ai documenti, delle informazioni di contesto generate nelle fasi di gestione e di conservazione; la conservazione del software di gestione, consultazione e conservazione, degli strumenti di ricerca, dei piani di classificazione e di conservazione dei documenti, dei manuali di gestione e dei manuali operativi, degli indici e dei repertori formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti; l individuazione delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario. 28

29 Punti rilevanti dello schema - 2 Delineati il processo di riproduzione sostitutiva di documenti analogici e di documenti informatici con una più chiara definizione della funzione del Pubblico ufficiale: per i documenti delle PA è richiesto l intervento solo del Responsabile della conservazione; per i documenti originali non unici dei privati è richiesto l intervento solo del Responsabile della conservazione; per i documenti analogici originali unici e informatici firmati digitalmente dei privati è richiesto l intervento solo del Pubblico ufficiale. 29

30 Punti rilevanti dello schema - 3 Meglio chiariti i compiti del Responsabile della conservazione: garantire la conformità del processo di conservazione e riproduzione alla normativa vigente definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e verificarne la corretta funzionalità adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione verificare periodicamente l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, alla loro riproduzione operare d intesa con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico previsto dal DPR n. 445/

31 Punti rilevanti dello schema - 4 La formazione del documento avviene avvalendosi di prodotti informatici acquisiti secondo le procedure, anche a codice sorgente aperto Per la conservazione vengono utilizzati formati a standard aperto, compresi tra quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla relativa normazione I supporti per la conservazione devono assicurare particolari caratteristiche di qualità e durata delle registrazioni Il Cnipa ha il compito di adottare apposite Guide tecniche che approfondiranno gli argomenti con esempi e suggerimenti operativi Nel caso di processi specifici, non previsti dalle Guide tecniche, le Amministrazioni possono chiederne l approvazione al Cnipa che assume un nuovo ruolo di guida, assistenza, consulenza, validazione dei processi 31

32 Punti fortemente innovativi dello schema Viene sottolineata la funzione dell archivio e del sistema di conservazione per la sua gestione Scompare il concetto di conformità uno-a-uno per la riproduzione sostitutiva del documento analogico in documento informatico Nasce il concetto di processo di conservazione e riproduzione Compito del pubblico ufficiale è di controllare che il processo venga realizzato correttamente I processi possono essere validati: soluzioni standard previsti in apposite Guide tecniche emesse dal Cnipa soluzioni speciali da approvare ad hoc a cura del Cnipa Stimolo per le pubbliche amministrazioni ad assumere nuove iniziative 32

33 Strumenti: la firma digitale Firma elettronica: l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Firma elettronica qualificata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 33

34 Caratteristiche della firma digitale La firma digitale dipende dal documento e dal mittente. Documenti uguali, sottoscritti da soggetti diversi, hanno firme digitali diverse. Documenti diversi, sottoscritti dallo stesso soggetto, hanno firme digitali diverse. Firme digitali uguali si hanno solo quando i documenti sono identici e sono sottoscritti dallo stesso soggetto. 34

35 Certificatore Una società specializzata in servizi di firma digitale. Registra un nuovo cliente. Gli assegna una coppia di chiavi h e j. La chiave j (privata) viene data solo al cliente. La chiave h (pubblica) viene resa nota a tutti quelli che hanno interesse a conoscerla 35

36 Certificato Il documento con cui viene resa pubblica la chiave h Contiene: l identificativo del certificatore un numero progressivo l identificativo del cliente (il mittente) la chiave pubblica del cliente (h) il periodo di validità eventuali qualifiche del mittente È in possesso del mittente È firmato dal certificatore Va allegato dal mittente al messaggio da inviare 36

37 Strumenti: la posta elettronica Posta elettronica: applicazione informatica che consente di trasferire messaggi e file allegati, tra indirizzi appartenenti a domini collegati da una rete telematica Posta elettronica certificata (PEC): strumento con valore legale, basato sulla posta elettronica, per la trasmissione di documenti informatici attraverso la rete internet 37 37

38 Norme sulla trasmissione informatica dei documenti informatici Valore giuridico del documento trasmesso per via telematica: I documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all indirizzo elettronico da questi dichiarato. Posta elettronica tra amministrazioni: Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni per via telematica sono valide se: sottoscritte con firma digitale; dotate di protocollo informatico; trasmesse con posta elettronica certificata. Utilizzo della posta elettronica certificata: La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata. La trasmissione del documento informatico effettuata mediante la posta elettronica certificata equivale alla notificazione per mezzo posta. 38

39 Struttura dei messaggi PEC Sistema tradizionale Intestazione Testo Mittente, Destinatari Oggetto Data, ora Allegati Sistema PEC Intestazione tipo Messaggio PEC Intestazione Testo Allegati Messaggio Originario o Testo leggibile Info xml 39

40 Dominio di posta certificata del mittente 1 composizione del messaggio, collegamento al gestore 2 identificazione utente, controlli di sicurezza e formali Schema funzionale della PEC 4 imbustamento e trasmissione Dominio di posta certificata del destinatario 5 controlli di provenienza, integrità, formali e di sicurezza 3 invio ricevuta di accettazione 7 consegna nella casella di posta (indirizzo telematico) del destinatario 6 invio ricevuta di presa in carico al gestore del mittente 8 invio ricevuta di consegna al mittente 9 lettura del messaggio 40 40

41 La PEC consente Sul piano tecnico: l integrità dei messaggi trasportati, la riservatezza dei messaggi trasportati che non possono essere letti durante il percorso, la certezza dell origine (titolare della casella mittente). Sul piano giuridico: i gestori hanno obblighi specifici e sono sottoposti a vigilanza, le ricevute di spedizione e di avvenuta consegna sono opponibili a terzi. Inoltre: le ricevute sono legate univocamente al contenuto del messaggio spedito, in caso di smarrimento delle ricevute il log del gestore fa fede, può essere usata da persone o da applicazioni informatiche. Firenze gennaio

42 I moduli On line Scambio del documento informatico tra un ente ed il cittadino con sistemi telematici come la posta elettronica o form compilati online Richieste di servizi telematici Moduli e Ricevute di pagamento Form sul sito web Partecipazione a concorsi 42 42

43 In conclusione L'efficienza e la qualità del lavoro svolto da una Amministrazione / impresa è condizionata dal peso della massa cartacea prodotta, costituita da: milioni di fascicoli miriade di copie, certificati, istanze, ecc. Digitalizzare questa massa significa agevolare la circolazione delle informazioni e permette di: ottenere notevoli risparmi in termini economici ridurre i tempi di realizzazione delle attività diminuire l incidenza di possibili errori e/o disguidi La digitalizzazione completa e generalizzata, tuttavia, risulta complessa e onerosa 43

44 L approccio alla dematerializzazione Insieme di azioni miranti a risolvere gli inconvenienti della materialità della carta: spostamento, conservazione e ricerca Gli obiettivi Riduzione dei costi Aumento delle performance Valorizzazione di un beneficio sociale Le strategie di intervento Sostituzione di documenti originali cartacei con riproduzioni fotografiche o digitali Introduzione del documento informatico nativo, produzione di documenti originali direttamente in formato elettronici Semplificazione, eliminazione o riduzione della produzione di certe tipologie di documenti (sia cartacei che digitali) a seguito di processi di reingegnerizzazione o di modifica delle procedure amministrative 44 44

45 Il percorso verso la dematerializzazione Mandato informatico (1995) Firma digitale (1998) Protocollo informatico e archiviazione su supporto informatico (2000) Firma elettronica (2002) Fattura elettronica (2004) Cedolino elettronico (2006) Libro unico del lavoro (2008) 45

46 Digitalizzazione e dematerializzazione Digitalizzazione Utilizzo delle tecnologie informatiche per migliorare i processi e le attività in termini di efficacia ed efficienza Impatto tecnologico Dematerializzazione Modalità di utilizzo delle tecnologie informatiche che comporta la sostituzione dei processi tradizionali (per lo più basati sulla carta) con processi informatizzati più efficienti Impatto organizzativo 46

47 Stato dell arte della digitalizzazione Buon livello di informatizzazione anche nelle amministrazioni pubbliche Almeno una fase della gestione documentale si basa su tecnologie informatiche Importanti passi in avanti nella direzione della dematerializzazione ma Elevata presenza di "cicli misti" di gestione documentale anche a causa di un limitato recupero del pregresso cartaceo Tempi e costi dei procedimenti amministrativi ancora condizionati dal ciclo cartaceo 47

48 Stato dell arte della dematerializzazione E evidente l interconnessione tra dematerializzazione e gestione dei flussi documentali si può sostenere che la gestione dei flussi documentali è strumentale per la dematerializzazione, ma sarebbe riduttivo limitarsi a questa affermazione In effetti può dare molto di più contribuendo a razionalizzare: la gestione dell informazione nel senso più ampio del termine le interazioni tra soggetti, in particolare tra le diverse componenti della P.A. e tra questa e cittadini e imprese il complesso delle procedure utilizzate e l interazione fra le diverse parti che le compongono il flusso dei processi, anche, attraverso la loro reingegnerizzazione. 48

49 Esperienze di dematerializzazione Molte amministrazioni hanno intrapreso progetti di dematerializzazione in ambiti circoscritti, tramite: integrazione del protocollo informatico con PEC e flusso documentale interno adozione della firma digitale per la validazione dei documenti impiego scansione al posto della fotocopia circolazione dei documenti per via telematica tra i soggetti coinvolti (posta elettronica, groupware, ) estensione alla fase di ricezione dei flussi esterni attraverso la compilazione della modulistica on line (es. domande di concorso) Nascita dei poli digitali per la conservazione dei documenti informatici a livello territoriale 49

50 Elementi di riflessione I migliori risultati si sono ottenuti presso realtà con elevata autonomia cultura dell innovazione nel mantenimento dei valori culturali e storici Problemi comuni sono stati assenza di prassi consolidate timore di non conformità alle norme cultura settoriale complessità degli strumenti tecnici e inseguimento di soluzioni tecnologiche più promettenti Per andare avanti è necessario: un impegno corale di progettualità condivisa costante nel medio periodo regole chiare e stabili nel tempo applicazioni dimostrative funzionanti che facciano da traino cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativi impegno del vertice a promuovere la reingegnerizzazione delle prassi interventi formativi per fornire la spinta psicologica al distacco dalla carta 50

51 Per maggiori informazioni 51

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