REGOLAMENTO DISTRETTUALE PER L UTILIZZO DELLE MAILING LIST

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1 REGOLAMENTO DISTRETTUALE PER L UTILIZZO DELLE MAILING LIST

2 Sommario 1 Introduzione Terminologia Prerequisiti per l utilizzo Appartenenza al Rotaract Monitoraggio del proprio PC Regole generali Le regole delle Mailing List Distrettuali ML PRESIDENTI PRESIDENTI SARDI PRESIDENTI LAZIO PRESIDENTI ROMA CONSIGLIO DISTRETTUALE DIRETTIVO DISTRETTUALE LAVORO Gerarchia delle ML Quando usare la ML e quando il Forum Le lettere mensili dei Club Consultazione Pubblicare la lettera sul sito Provvedimenti di salvaguardia... 13

3 1 Introduzione Le Mailing List sono strumenti messi a disposizione dei Soci del Distretto Rotaract 2080 in modo da favorire e velocizzare la comunicazione fra di essi. Per poter utilizzare le Mailing List è necessario possedere un proprio indirizzo di posta elettronica tramite cui è possibile scambiare messaggi. Poiché i Soci iscritti alle Mailing List Distrettuali fanno parte di una comunità di utenti, è necessario che essi conoscano le regole che governano ogni lista di distribuzione e lo scopo per cui sono state create. L obiettivo del presente documento è di formalizzare tali regole per consentire il corretto utilizzo degli strumenti citati. 1.1 Terminologia Nel presente documento è adottata la seguente terminologia per distinguere il grado di obbligatorietà della indicazioni. Con l espressione è consigliato oppure con il verbo evitare si intende che l indicazione successiva è un consiglio di buon comportamento per l utilizzatore delle Mailing List. Con l espressione è necessario si intende che l indicazione successiva è un requisito stringente per l utilizzo delle Mailing List. Qualora non vengano utilizzate le suddette espressioni, le indicazioni sono da considerarsi come requisiti obbligatori per l utilizzo delle Mailing List. 3

4 2 Prerequisiti per l utilizzo 2.1 Appartenenza al Rotaract Le Mailing List (ML) Distrettuali sono riservate esclusivamente ai Soci Rotaract, compresi Soci Amici ed Onorari, nonché agli Aspiranti che abbiano presentato formalmente domanda di adesione all interno di un Club. 2.2 Monitoraggio del proprio PC Ogni utilizzatore delle Mailing List è tenuto a monitorare il proprio PC in modo da non provocare danni ad altri utenti iscritti. Di seguito sono elencate una serie di buone norme che vanno in questa direzione. Installazione Antivirus. La diffusione di un virus informatico all interno delle ML distrettuali può provocare diversi problemi ai computer degli utenti iscritti. Per rispetto e salvaguardia di quest ultimi è, perciò, caldamente consigliata l installazione e l abilitazione di un programma antivirus aggiornato con adeguata periodicità. Rubrica Personale. Poiché alcuni virus informatici si propagano autoinviandosi a tutti i contatti memorizzati nella rubrica presente sul proprio sistema di posta elettronica (es.: le rubriche di MS Outlook), non è consigliata la memorizzazione degli indirizzi delle ML. 4

5 3 Regole generali In questo capitolo sono elencate in ordine di importanza le regole di utilizzo generali delle Mailing List. Tali regole sono da considerarsi valide per ogni ML Distrettuale. Si rimanda al successivo capitolo per la definizione delle peculiarità di ogni ML. 1. Non inviare in ML messaggi non consoni allo spirito del Rotaract. 2. Non introdurre allegati all interno delle non inerenti alle finalità delle singole ML. 3. Non inviare in ML messaggi pubblicitari o a scopo commerciale, religioso o politico e più i generale messaggi non inerenti tematiche relative ad attività Rotaract. 4. Non diffondere in ML messaggi derivanti da catene di Sant Antonio, anche se apparentemente a scopi umanitari. 5. È necessario attenersi alle regole di ogni singola ML. A tale scopo Vi ricordiamo che le lettere dei Club vanno pubblicate sul forum e non inviate alle ML. 6. Non inviare in ML più di una mail avente per oggetto la stessa attività. La campagna promozionale delle proprie attività si conduce sul forum e non in ML. 7. Non inviare allegati che possono essere veicoli di virus informatici. Evitare dunque di inviare documenti di testo con estensione DOC. È consigliato salvare tali allegati in formato RTF. 8. Non diffondere in ML allarmi di alcun genere circa virus informatici. Nel dubbio contattare il Presidente del Comitato Informatico e richiedere a lui maggiori informazioni (indirizzo: 9. Non pubblicare mai, senza l'esplicito permesso dell'autore, il contenuto dei messaggi di posta elettronica. 10. Evitare di condurre guerre di opinione nella ML a colpi di messaggi e contromessaggi: se ci sono diatribe personali, è meglio risolverle via posta elettronica in corrispondenza privata tra gli interessati. 11. Evitare di girare in ML (e a chiunque in generale) i messaggi degli amici contenenti gli indirizzi dei precedenti destinatari. 12. Se si risponde ad un messaggio, cercare di evidenziare i passaggi rilevanti del messaggio originario, allo scopo di facilitare la comprensione da parte di coloro che non lo hanno letto. 13. Evitare di essere intolleranti con chi commette errori sintattici o grammaticali. Chi scrive è comunque tenuto a migliorare il proprio linguaggio in modo da risultare comprensibile alla collettività. 14. È consigliato, al fine di ridurre le dimensioni degli allegati, inviare documenti di testo in formato RTF. 15. È consigliato, qualora si sia iscritti a più di una ML, controllare periodica-mente la propria casella di posta e svuotarla dei vecchi messaggi. Onde evitare di generare messaggi di errore per la casella di posta piena. 5

6 4 Le regole delle Mailing List Distrettuali In questo capitolo sono riportate le liste di distribuzione che sono che state create nel corso di questi anni. Lo scopo è quello di rendere note le modalità di accesso a questi strumenti informatici e garantirne il corretto utilizzo. 4.1 ML 2080 Questa lista di distribuzione raccoglie il maggior numero di iscritti rispetto ad ogni altra lista del Distretto Rotaract Essa è di fatto uno strumento fondamentale per la comunicazione del Distretto. Lo scopo per cui è stata creata è quello di creare amicizie, armonia tra i partecipanti e pubblicizzare le attività dei Club e del Distretto in maniera più efficace. Modalità di iscrizione/cancellazione. L iscrizione a questa lista avviene in automatico ad inizio anno sociale. L indirizzo con cui si verrà inscritti e l unico accettato per inviare messaggi alla lista è quello riportato nell Annuario Rotaract. La cancellazione può avvenire o seguendo le istruzioni fornite all atto dell inscrizione, oppure mandando una mail a e richiedendo la cancellazione. inviabili su questa Mailing List è di 500 Kbyte. Il programma per la gestione del server 4.2 PRESIDENTI 2080 Tutti i Presidenti del Distretto 2080 e i membri del consiglio Direttivo Distrettuale sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 6

7 4.3 PRESIDENTI SARDI 2080 Tutti i Presidenti della zona Sardegna Distretto 2080 e i membri del consiglio Direttivo Distrettuale sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 4.4 PRESIDENTI LAZIO 2080 Tutti i Presidenti della zona Lazio Distretto 2080 e i membri del consiglio Direttivo Distrettuale sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 4.5 PRESIDENTI ROMA 2080 Tutti i Presidenti della zona Roma Distretto 2080 e i membri del consiglio Direttivo Distrettuale sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 7

8 4.6 CONSIGLIO DISTRETTUALE 2080 Tutti i membri del Consiglio Distrettuale 2080 sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 4.7 DIRETTIVO DISTRETTUALE 2080 Tutti i membri del Direttivo Distrettuale 2080 sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione tra di loro in modo da garantire un maggiore coordinamento. Modalità di iscrizione/cancellazione. Non è prevista la possibilità di iscriversi e cancellarsi manualmente da questa ML. È a carico del Presidente del Comitato Informatico iscrivere ogni anno i Presidenti dei Club. 8

9 4.8 LAVORO 2080 Tutti i soci Rotaract/Rotary del Distretto 2080 che ne faranno richiesta sono iscritti a questa Mailing List. Il suo scopo è quello di favorire la comunicazione fra persone che cercano-offrono lavoro. Questa lista affianca il motore di ricerca di Curriculum Vitae presente sul sito distrettuale. Modalità di iscrizione/cancellazione. Inviare una mail a e al Presidente della Commissione Distrettuale per il Pubblico Interesse, specificando tutti i dati necessari ad identificare l identità della persona, e facendo richiesta d inscrizione alla lista. 9

10 5 Gerarchia delle ML E fondamentale per non intasare tanto il serve Rotaract tanto le caselle dei soci rispettare le gerarchie d inoltro messaggi delle ML. Il non rispetto della gerarchia ha i seguenti effetti negativi: I soci inscritti a più ML, come ad esempio lo sono i membri del consiglio direttivo distrettuale, ricevono più volte la stessa mail Il server del rotaract deve inviare anche i messaggi doppioni, e si sovraccarica inutilmente Le caselle di posta dei soci si intasano La gerarchia d inoltro è la seguente: Tutti i messaggi inviati ad una ML che compare in posizione più alta nella seguente struttura gerarchica saranno automaticamente inviati a TUTTE le liste inferiori. 10

11 6 Quando usare la ML e quando il Forum Quando si fa uso della ML per promuovere una propria attività, questo deve essere fatto con il massimo della formalità. L inviare una mail in questa ML equivale a mandare un invito cartaceo per posta ordinaria a casa del socio : pertanto tutte le informazioni relative all evento devono essere precise, definitive e sufficientemente dettagliate. Evitate dunque di inviare in ML mail per rendere partecipi i soci di una probabile futura attività dai dettagli non definiti, chiedere pareri e ringraziare i partecipanti che sono intervenuti ad un evento. Altresì sul forum, è possibile promuovere l attività in modo meno formale, aggiornare i soci sulle fasi organizzative della stessa, cambiare o aggiungere dettagli dell evento quali ad esempio luogo data ora e costo serata, raccogliere idee e parerei sia prima che dopo l evento, ringraziare i partecipanti e scambiarsi foto. 11

12 7 Le lettere mensili dei Club Le lettere mensili di Club vanno pubblicate sul forum Distrettuale. I Soci registrati potranno scaricare le lettere di tutti i Club durante l'arco dell'anno Sociale. Il sistema provvederà a notificare l inserimento di ogni nuova lettera pubblicata sul sito Distrettuale. 7.1 Consultazione Per poter visualizzare le lettere mensili di Club inserite sul sito Distrettuale è necessario collegarsi al sito cliccare sul pulsante FORUM e una volta acceduti ad esso autenticarsi. 7.2 Pubblicare la lettera sul sito La procedura di pubblicazione è illustrata nella sezione del forum contenente la guida dello stesso. 12

13 8 Provvedimenti di salvaguardia Nel caso in cui le azioni intraprese da un iscritto alla ML contravvengano le indicazioni contenute nel presente documento e, più in generale, divengano fonte di pericolosità e di possibile danneggiamento nei confronti degli altri iscritti alle ML (ad es.: infezione da virus informatico), il Presidente del Comitato Informatico, sentito il parere vincolante del RD, può adottare i seguenti provvedimenti a carattere temporaneo e in via strettamente precauzionale: comunicazione in sede privata all iscritto; ammonizione pubblica dell iscritto dinanzi alla comunità Rotaractiana con il fine principale di informare tutti gli Utenti del problema e diffondere la conoscenza e stimolare la consapevolezza dello stesso; cancellazione provvisoria dalle ML; L adozione dei suddetti provvedimenti varia a seconda della gravità dell azione commessa e alla recidività dell iscritto. Note Si invitano tutti i Soci a prendere periodicamente visione del presente regolamento in quanto lo stesso è suscettibile di ampliamenti e variazioni. 13

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