Come aggiungere o importare nuovi contatti

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2 Come aggiungere o importare nuovi contatti Benvenuti nella MINI GUIDA di Centrico per l aggiunta o l importazione di nuovi contatti. Grazie a questa guida, potrai inserire nella piattaforma i tuoi contatti ed i relativi dati, creando singoli contatti o importando files esterni. Creazione di nuovi contatti I contatti rappresentano le persone fisiche con le quali vogliamo comunicare: un azienda, un ufficio, un collega, un cliente, un fornitore, un amico, etc etc Centrico offre la possibilità di organizzare tali contatti in gruppi e Liste al fine di agevolare gli invii delle comunicazioni. Per inserire un nuovo contatto nella propria sezione della piattaforma Centrico, dobbiamo cliccare il bottone Contatti presente nel menu principale nell sidebar di sinistra. Si aprirà la schermata dei Contatti. Sarà possibile aggiungere i contatti ad uno ad uno, oppure importarli tramite l apposito tasto. 1

3 Creazione di un singolo contatto Permette di inserire a mano il singolo contatto compilando i campi appositi. I dati che possiamo caricare sono molti e suddivisi per tipologia. Troviamo la sezione Contatto, dedicata all inserimento dei dati generici e con la possibilità di aggiungere più campi a scelta. La sezione Azienda è dedicata all aspetto aziendale, è possibile che più contatti siano parte della stessa azienda ma con ruoli differenti. I campi Gruppi e Liste permettono di inserire il singolo contatto all interno di un Gruppo e/o una Lista precedentemente impostati. Centrico offre inoltre la possibilità di assegnare ad ogni singolo Contatto un Attività tramite l apposito pannello: sono personalizzabili vari campi, definibili date e tempistiche etc etc. Quando un attività è terminata, è possibile aggiungere Note finali. 2

4 Importazione di contatti Centrico permette di importare i contatti precedentemente salvati in files di diversi formati. Per l importazione dei files, basterà seguire i seguenti passi: - Cliccare su ALTRO - IMPORTA Sì aprirà la schermata per l importazione dei contatti. Per ogni Modello d importazione (formato) compariranno le singole istruzioni. 3

5 Ecco un elenco dettagliato dei formati da utilizzare e i diversi campi da impostare: FILE EXCEL Il modello.xls è il modello principalmente utilizzato per il caricamento dei dati. I campi da utilizzare sono: Titolo, Nome, Cognome, Sesso, , 2, 3, 4, Indirizzo, Citta, Provincia, Regione, Nazione, Telefono, Cellulare, Fax, Sito web, CAP, Descrizione, bounce, Ragione Sociale, P.IVA, Descrizione Azienda, Nazione Azienda, Regione Azienda, Provincia Azienda, Citta Azienda, CAP Azienda, Indirizzo Azienda, Telefono Azienda, Fax Azienda, Azienda, Sito web Azienda, Categoria, Ruolo In Azienda, Distaccamento In Azienda, status, group_id, Versione in uso, Interesse, Categoria, Lista acquistata, Mese scadenza, Tipo imballo, Servizio Acquistato, Lingua, test2, Prospect, Numero server, data nascita. FILE MICROSOFT OUTLOOK Se hai esportato i tuoi contatti da Microsoft Outlook in un foglio di lavoro.xls, questo modello ti permetterà di importarli direttamente. I campi da utilizzare sono: Nome, Cognome, Viaab, Città, Provinciaab, CAPab, Paeseab, Faxab, Cellulare, Notes, PaginaWeb, Indirizzopostaelettronica, Indirizzopostaelettronica2, Indirizzopostaelettronica3, Abitazione, Titolo, Società, Viauff, Paeseuff, Provinciauff, CAPuff, Faxuff, Ufficio, DisponibilitàInternet, Cittàuff, Categorie, Posizione, Reparto, status, group_id, Versione in uso, Interesse, Categoria, Lista acquistata, Mese scadenza, Tipo imballo, Servizio Acquistato, Lingua, test2, Prospect, Numero server, data nascita. E possibile caricare files di altri formati speciali quali: - BANCOMAIL (.xls) - File CSV (.csv) 4

6 I contatti dovranno essere assegnati ad una Lista, selezionandola dall elenco. Sarà possibile assegnare i contatti anche ad un Gruppo, a propria discrezione. Al termine di tutte le operazioni, cliccare sul tasto Importa. Creazione di un nuovo file di excel Per la creazione di un corretto file in formato Excel (.xls) per l importazione di contatti in Centrico, seguite le istruzioni di seguito riportate. 5

7 - Creare un nuovo File di lavoro nel programma Excel; - Impostare il Titolo di ogni campo nella prima riga del file; - Inserire i dati all interno della tabella Excel rispettando le colonne Campi; - Una volta inseriti i dati, salvate il file; - Importando il file in Centrico, i Campi verranno riconosciuti automaticamente e i dati saranno importati. Al fine di una corretta importazione da parte di Centrico, è bene porre attenzione all inserimento dei dati: - Non lasciare spazi o testi inutile in colonne senza Campo; - Controllare che il nome dei campi non contenga accenti né glifi; - Controllare che il nome dei campi non abbiano errori ortografici; - Verificare la corretta trascrizione dei dati, in particolar modo del dato . 6