OTTIMIZZAZIONE E SFRUTTAMENTO DEI CONTATTI

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1 OTTIMIZZAZIONE E SFRUTTAMENTO DEI CONTATTI Come in tutte le vendite di servizi purtroppo non tutti i richiedenti diventano successivamente clienti effettivi, oltre la metà dei richiedenti infatti intende ancora valutare l opportunità di realizzare il servizio, ed è proprio tra questi che sta a voi convincerli ad agire Per questo abbiamo approntato un elenco di consigli pratici, che vi consentiranno di aumentare i tassi di conversione da semplici richiedenti del servizio a clienti paganti e quindi i profitti. 1. Confermate la ricezione dei messaggi. Le richieste dei clienti vi verranno inviate via con il sistema di richiesta di conferma di lettura. Ricordatevi di rispondere sempre SI alla conferma di lettura. Nel caso il software del vs. pc non visualizzi la richiesta di conferma vi basterà replicare al messaggio scrivendo OK. In questo modo avremo conferma dell avvenuta ricezione del contatto. 2. Archiviate i contatti in un file excel. Una volta ricevuti i contatti archiviateli in un file excel, in questo modo potrete tenerli sempre sotto controllo ed aggiornare le evoluzioni delle trattative con i clienti. Vi consigliamo di predisporre una tabella con i campi: mese nome e cognome telefono servizio pagato online pagato fotografo stato trattativa In questo modo sarà più semplice integravi con le ns. tabelle riepilogative in futuro. 3. Chiamate i clienti il prima possibile. Anticipare i tempi è molto importante, spesso infatti può capitare che i clienti, attratti dalle offerte e dalle foto inserite nel sito, abbiano un interesse passeggero e dopo qualche settimana cambino idea, oppure trovino fotografi più economici o peggio capitino tra le grinfie di qualche agenzia truffaldina. A volte inoltre, alcuni clienti contattano più di un fotografo lo stesso giorno e restano in parola con chi li chiama per primi, anche per questo chiamarli rapidamente è fondamentale. 4. Come prepararsi per la chiamata al cliente. Non chiamate i clienti frettolosamente tra gli spazi di tempo, mentre siete in auto o state facendo altro, ma dedicate loro 5 minuti di calma. La prima impressione nei contatti telefonici è basilare per infondere fiducia e non destare dubbi o incertezze. Siate preparati su prezzi e caratteristiche dei pacchetti proposti, a tal fine vi consigliamo di stampare e tenere sempre a portata di mano, la tabella comparativa dei servizi che troverete a questo indirizzo: Il fatto che siate perfettamente a conoscenza di costi e caratteristiche dei servizi indurrà il cliente a pensare che ne realizziate molti e quindi siate molto preparati e richiesti. Allo stesso tempo quando chiamate i clienti è opportuno che abbiate sempre a portata di mano la vs. agenda personale in modo da poter fissare rapidamente l appuntamento più vicino. Quando li segnerete in agenda ditegli Ecco, vi ho segnato così sapranno chiaramente che hanno programmato un appuntamento e non una scampagnata alla quale possono andare quando e se gli pare 5. Contattate i clienti al cellulare.

2 Chiamate sempre i clienti al telefono e non utilizzate lo loro se non in casi limite (ad esempio quando non rispondono per giorni), può capitare infatti che i clienti non guardino la posta, abbiano problemi di ricezione, problemi con spam e filtri antispam, etc. In ogni caso è sempre consigliabile il contatto telefonico perché offre nettamente le migliori opportunità di successo. Ove possibile privilegiate la chiamata su numeri dei telefoni cellulari rispetto ai numeri fissi. Chiamando immediatamente i numeri di casa potreste intralciare i piani dei clienti che non desiderano informare i loro famigliari o intendono fare sorprese o regali, inoltre potreste ricevere risposte da persone non informate o peggio di parenti che vi scambino per venditori telefonici. Il cellulare solitamente è più personale e vi consente di parlare direttamente con l interessato. 6. Affrontate la conversazione in modo fermo e professionale. Dalla conversazione dovranno percepire che hanno a che fare con grandi ed affermati professionisti del settore, non con fotografi di bottega. Ricordatevi che hanno compilato un modulo di prenotazione del servizio in cui vedono chiaramente i prezzi e le caratteristiche/modalità dei servizi. Quindi il vostro piglio dovrà essere fermo e distinto Buongiorno, abbiamo ricevuto la sua prenotazione per il servizio fotografico, le può andar bene per il fine settimana? oppure Può andar bene l inizio della prossima settimana, questa siamo già strapieni?. Ricordate l impostazione che date alla conversazione è molto importante per il buon esito finale. Cercate di destare l impressione di essere molto richiesti e di avere molti servizi da fare, tante volte i ragazzi e le ragazze che si avvicinano alla moda o vogliono farsi un book personale, sono un po timidi e insicuri, fargli sapere che molti ragazzi intraprendono questo tipo di attività li incoraggia molto. Non siate troppo possibilisti riguardo la realizzazione del servizio indurreste in loro dei dubbi, dal ns. punto di vista hanno prenotato un servizio, per cui ci aspettiamo che facciano un servizio!! 7. Come evitare di perdere il cliente. Durante la chiamata cercate di dirigere voi la conversazione, evitando in ogni modo di trovarvi in questo genere di situazioni: - Rimandare troppo avanti la data del servizio Vorrei farlo tra 2/3 mesi. Se vi pare il cliente sia titubante e dica di voler fare il servizio dopo mesi, potete inventarvi una promozione in corso nel caso venga prenotato con acconto nella settimana corrente o entro fine mese, cercando di indurlo a prendere una decisione rapida. - Rimanere nella situazione Richiamerò io quando avrò deciso quando farlo a volte è solo una scusa per non fare il servizio senza dirvelo in faccia. Per indurre i clienti a lasciarvi l acconto subito potete argomentare che i prezzi dovrebbero aumentare nel giro di pochi giorni o a fine mese. E pertanto opportuno che effettuino il pagamento dell acconto per mantenere invariato il costo del servizio per i mesi a venire. - Rimanere nella situazione Adesso non ho i soldi in questo caso proponetegli una dilazione di pagamento in due rate mensili, se anche questo non serve a convincerli probabilmente non sono realmente interessati. - Cliente che non risponde al telefono. Provate a richiamarlo per alcuni giorni in orari differenti. Nel caso dopo una settimana non risulti ancora reperibile inviategli un SMS, conviene che vi salviate sul cellulare un SMS con un testo del tipo TOP model management abbiamo tentato di contattarla senza riuscirci per la realizzazione del servizio fotografico la preghiamo di richiamarci. In seguito inviate anche un al

3 cliente fornendogli i vs. recapiti. In ogni caso non perdete mai di vista quelli che sono i vs. obiettivi della telefonata, cioè far passare presso di voi il cliente per l acconto (situazione consigliabile in quanto di persona è più facile convincere i clienti) oppure convincerlo ad effettuare il versamento tramite i sistemi di pagamento a distanza. 8. Fissate l appuntamento conoscitivo al più presto facendovi lasciare l acconto. I clienti che lo desiderano, dovranno avere la possibilità di visitare gli studi ed incontrarvi personalmente prima di realizzare il servizio. Tale occasione vi offrirà l opportunità di farvi lasciare l acconto del servizio di 96 Euro. Per le medesime motivazioni del punto 3 è opportuno che ciò accada il più presto possibile dal ricevimento del contatto. Per indurre i clienti a lasciarvi l acconto il prima possibile potete ricordare loro che i prezzi dovrebbero aumentare nel giro di pochi giorni o a fine mese. E pertanto opportuno che effettuino il pagamento dell acconto per mantenere invariato il costo del servizio per i mesi a venire. Un piccolo consiglio, quando fissate un appuntamento ricordategli gentilmente di salvare il vostro numero telefonico, ed informateli che se per qualche remoto contrattempo, non potessero venire all appuntamento vi devono avvisare con largo anticipo perché avete importanti campagne pubblicitarie (sembra una cosa stupida, ma purtroppo certi clienti non conoscono le regole della buona educazione). Questo è un ottimo sistema per evitare che questi non si facciano vivi all appuntamento. Nel caso che vi telefonino per rimandare l appuntamento sollecitateli immediatamente a stabilire un altra data di incontro evitando di rimanere nella condizione richiamerò io appena sarò libero. Insomma, se hanno cambiato idea e non vogliono più fare il servizio non ci sono problemi, ma costringeteli a dirvelo chiaramente e non fatevi prendere in giro meglio un no secco, che rimanere con il dubbio e perderci in futuro altro tempo!! 9. Richiedete l acconto con sistemi di pagamento a distanza se i clienti non passano da voi. Nel caso i clienti non intendano passare nei vs. studi nei giorni precedenti il servizio è opportuno far lasciare loro acconto online tramite i nostri sistemi di pagamento a distanza (Carta di credito/paypal, Postepay, Bonifico bancario, Vaglia postale/online). Troverete le ns. coordinate di pagamento all indirizzo: Sarà ns. cura fatturare l acconto al cliente e girarvelo come parte del vs. compenso senza trattenute fiscali. Una volta inviato il pagamento raccomandategli di inviare ricevuta via fax al nr o via all indirizzo staff@topmodelmanagement.it In alternativa potrete lasciare le vostre coordinate di pagamento evitando giri di fatture. Un piccolo trucco che vi consigliamo caldamente di utilizzare è quello di chiedere quando effettueranno il pagamento ed invieranno la ricevuta, informandoli che solitamente riceviamo molti fax ed a volte risulta difficile individuare i mittenti qualora non siano perfettamente leggibili. Sapendo quando sarà effettuato il pagamento potremo controllare la ricezione. Nel caso non avvenga nei tempi dichiarati, potrete ricontattarli rapidamente chiedendo le motivazioni della mancata ricezione e sollecitandoli nuovamente.

4 Evitate, per quanto possibile, di fissare appuntamenti per i servizi sulla parola, senza ricevere l acconto, potreste avere a che fare con clienti insolventi che, mancando il giorno del servizio, potrebbero farvi perdere tempo e denaro. 10. Coupon promozionale con sconto di 50 Euro. Come ultima carta da giocare con i clienti che, nonostante gli accorgimenti sopraccitati, sono rimasti in sospeso (hanno rimandato a data da destinarsi, richiameranno loro, non hanno i soldi, insomma le soluzioni al limite della perdita del cliente), l ultima possibilità è quella del coupon promozionale sui servizi che troverete all indirizzo: L offerta prevede che stampando il coupon promozionale o prenotando nuovamente il servizio il cliente abbia diritto ad uno sconto di 50 Euro su tutti i servizi prenotati con acconto o realizzati entro il mese in corso. Con il pretesto di informarlo della novità potrete contattare il cliente per comunicargli i termini dell offerta promozionale, dal momento che 50 Euro non sono bruscolini, potete star certi che i clienti veramente interessati a realizzare il servizio approfitteranno dell opportunità, altrimenti significherà che non sono interessati e potremo archiviare la pratica. Il tentativo del coupon promozionale deve essere considerata l ultima soluzione possibile, in quanto se il cliente accetta si dovrà effettuare uno sconto sul servizio dei suddetti 50 Euro (25 Euro a ns. carico e 25 Euro a carico vs.). 11. Fissate la data del servizio il prima possibile. Vi potrà sembrare strano ma a volte alcuni clienti ci ripensano anche dopo aver pagato l acconto E opportuno perciò concludere l operazione nel più breve tempo possibile. 12. Servizi fotografici in regalo. Può capitare che alcuni clienti intendano regalare il servizio ai propri fidanzati, figli, amici, parenti, in questi casi sarebbe inopportuno far conoscere i costi dei servizi ai beneficiari del regalo. Per questo mettiamo a disposizione un voucher di acquisto stampabile online all indirizzo: Nel caso i clienti lo desiderino potranno pagare anticipatamente il servizio fotografico e consegnare il voucher come regalo, evitando così di dover essere presenti per effettuare il pagamento il giorno del servizio. 13. Tenete sempre in vista calendari, mini calendari, composit, siti web, etc. Il giorno del servizio fotografico, fate in modo che i clienti abbiano modo di vedere fortuitamente un buon numero di calendari, mini calendari, composit, siti web personali, biglietti da visita con foto, etc. Tanto più saranno numerosi, quanto più il cliente avrà l impressione che ne realizziate molti e sarà attratto dai prodotti... Alla prima occasione potrete domandargli: - Vuoi anche i composit? Se li richiedi insieme al servizio fotografico hai uno sconto - Vuoi farti un sito web personale? Ce lo chiedono in molti, abbiamo soluzioni che costano pochissimo - Vuoi fare un regalo al tuo fidanzato/a? Guarda che carino il Mini Calendario

5 Spesso troverete dei clienti che trovandosi di fronte a dei bei prodotti decidano di realizzarli anche per loro stessi ed avrete modo così di aumentare i vs. profitti. Vi consiglio di non sottovalutare ed attuare sin da subito questi piccoli e banali consigli, vi consentiranno di aumentare notevolmente le percentuali di realizzazione dei servizi ed evitare problemi di vario genere che vi farebbero perdere tempo e denaro. Vi ricordo inoltre che se i vostri tassi di conversione non dovessero essere allineati alle medie nazionali (1 cliente ogni 2,7 richieste circa) per periodi prolungati, la collaborazione con i vs. studi potrebbe essere ritenuta non conveniente e quindi concludersi.