per scrivere un articolo da prima pagina! per inviare una newsletter Come si crea Comunicazione Anfaa Edizione 4a.2013

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1 per scrivere un articolo da prima pagina! Quando si vuole inserire un articolo che compaia nel riquadro Ultime notizie della home page, si deve impostare la categoria Ultime notizie, in aggiunta a quella specifica della notizia (ad esempio attività adozione o attività scuola ) per inviare una newsletter È possibile inviare newsletter direttamente dal sito: questo strumento permette di creare e modificare le newsletter come se fossero articoli e di inviarle, volta per volta, a iscritti al servizio di newsletter o solo ai Soci Anfaa o a entrambi. Ogni newsletter è poi salvata sul sito, anche quelle non spedite. Vi chiediamo di essere particolarmente attenti alla frequenza e allo stile delle comunicazioni: non dimenticatevi che entriamo nelle caselle mail di altri, potremmo essere percepiti come pubblicità indesiderata. Elementi fondamentali per una newsletter sono 1. il titolo 2. il contenuto (testo e/o un articolo) 3. il tema della newsletter (il formato con il quale arriverà nella casella mail dei destinatari) 4. i destinatari (soci o iscritti o entrambi) Come si crea Dal menu di sinistra fare clic su Aggiungi nuova dalla icona delle newsletters Appare una finestra molto simile a quella degli articoli; osserviamo ora le zone nuove rispetto a quelle degli articoli e degli eventi. 39

2 zona destinatari Casella easymail zona Temi Analizziamo le zone destinatari, temi, e nella zona del testo la casella easymail (letteralmente mail facile ). Destinatari: chi riceverà la newsletter; possono essere i Soci (detti utenti ) o i semplici iscritti alla newsletter o entrambi; gli iscritti si possono caricare anche da liste esterne Temi: i temi preparano il formato finale della mail che sarà spedita ai destinatari; dei quattro disponibili, ve ne proponiamo due ( elegant single, come nell esempio, e elegant ). Casella easy mail: permette di aggiungere nel testo le informazioni gestite dalla newsletter in formato Tag (segnaposto); per una descrizione completa basta andare in fondo alla pagina della newsletter. Importante da ricordare: se scegliete il tag [USER-NAME] tenete presente che è il nome dell Iscritto alla newsletter; se scegliete il tag [USER-FIRST-NAME] è il nome del Socio ( utente ). 40

3 Cosa spedire Una newsletter può avere come contenuto un testo libero scritto all occorrenza, ma può semplicemente contenere un Articolo che avete appena pubblicato (che magari racconta qualche notizia particolare e che, magari, al suo interno ha già il link all evento o al bollettino appena pubblicato o al libro appena censito ) oppure entrambe le cose, cioè un testo che presenta un articolo pubblicato nel sito (e che rimanda direttamente al sito ) Ecco un esempio di quest ultimo caso Qui scriviamo il testo che presenta l articolo pubblicato nel sito e qui indichiamo l articolo Come illustrato nell immagine, in questo caso abbiamo composto un testo che spiega o pubblicizza l articolo già presente sul nostro sito. L articolo indicato nello spazio Scegli un articolo sarà spedito via mail a tutti i destinatari della newsletter, preceduto dal nostro testo di presentazione. Questa soluzione risulta particolarmente efficace quando l articolo sia stato pensato e scritto prima della newsletter, e risulti più complicato modificare l articolo che scrivere un testo di presentazione. Nel caso in cui l articolo fosse stato scritto anche per essere spedito come newsletter, sarebbe stato meglio indicare solo l articolo, senza scrivere alcuna presentazione. 41

4 A chi spedire: i destinatari iscritti Nella zona dei destinatari si possono indicare tutti i Soci (Utenti), oppure i soli iscritti alla newsletter (non soci, solo registrati alla newsletter del sito) o entrambi La gestione dei destinatari è molto interessante, perché può aiutare a raggruppare destinatari in diversi elenchi. Uno dei modi possibili è quello di individuare una o più mailing list (cioè elenco di destinatari) definibili in precedenza: se avete un elenco di destinatari di newsletter, trasformatelo in un elenco CSV (valori separati da virgola o punto e virgola) con questo formato Nota bene: tra nome e cognome ci deve essere uno spazio cognome Spedite l elenco al gruppo di comunicazione identificandolo con un nome (ad esempio News della sezione o Genitori adottivi ); faremo in modo di predisporre nel vostro sito le mailing list richieste. Nell esempio si vedono due mailing list della sezione di Trieste (una per comunicare tra i redattori della sezione e una per diffondere le news). 42

5 Il Tema della newsletter Il tema vi permette di scegliere tra stili predefiniti che vi aiuteranno a creare la newsletter, così quando scriverete potrete concentrarvi solo sul testo o semplicemente collegare l articolo e spedire. Tra i vari temi di newsletter, vi proponiamo di usare campaignmonitor_elegant_single_post.html quando volete prima descrivere l articolo che inserirete nel corpo della newsletter campaignmonitor_elegant.html quando volete soltanto scrivere del testo e non includere alcun articolo Ecco come sono organizzate le informazioni della newsletter nei due 2 schemi: ribadiamo che questo è il formato con il quale sarà spedita la mail-newsletter. Per la descrizione dei campi si rimanda al sito, all interno di ogni newsletter. Figura j. campaignmonitor_elegant_single_post.html Content è il contenuto testuale inserito nella Newsletter; Post-content è invece l articolo che sarà inserito 43

6 Figura k. campaignmonitor_elegant.html Questo tema accoglie solo il Content, il contenuto testuale inserito nella Newsletter Come si spedisce Impostati correttamente i destinatari e terminate la scrittura e la modifica della newsletter, occorre pubblicarla (fare clic sul pulsante blu a destra Pubblica o Aggiorna ) e tornare all elenco delle newsletter. Da qui, vi sarà chiesta la modalità di invio della newsletter ai destinatari Fate clic su Richiesto: crea la lista dei destinatari e nella finestra successiva 44

7 scegliete il tipo di invio della newsletter È sempre buona regola spedire un invio di prova a voi stessi (mettete il vostro indirizzo mail e fate clic su invia); se avete controllato tutto vi consigliamo di fare clic su Aggiungi in coda per l invio quando i destinatari sono più di 5; fate clic su Invia ora se i destinatari sono da 1 a 5. Questo al fine di non bloccare il sito durante le operazioni di spedizione delle mail. Al termine della costruzione della lista dei destinatari, lo stato della newsletter cambierà in in coda per l invio sino a quando non sarà terminato l invio di tutte le mail. 45

8 Premendo il pulsante aggiorna sarà possibile controllare lo stato della spedizione. Come si controlla l invio e la lettura Al termine dell invio, sarà possibile verificare con il Resoconto eventuali mail non spedite o non aperte dai destinatari e agire di conseguenza 46

9 Il conteggio dei clic (ultima colonna a destra del resoconto) è utile per verificare se il destinatario dalla mail ha fatto almeno un clic per andare sul sito a visitarlo. In questo caso il destinatario della mail ha fatto clic e ha visualizzato l articolo 2 volte. 47

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