A chi inviare un messaggio

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1 A chi inviare un messaggio Danilo Ruocco Bologna, 24 maggio 2007 Quando si può parlare di comunicazione? Quando un mittente comunica un messaggio a un destinatario. Praticamente non è possibile non comunicare, ma bisogna saper organizzare la comunicazione se si vuole che questa sia vincente. Danilo Ruocco - 1

2 Gli attori della comunicazione Il mittente è colui che invia un messaggio al destinatario, ovvero, colui che vuole trasmettere un informazione ad un destinatario. Il destinatario è colui che riceve un messaggio dal mittente ed è in grado di decodificarlo. È colui al quale il mittente vuole far giungere l informazione. Mittente Messaggio Destinatario Cosa è un messaggio? Il messaggio è l informazione che il mittente vuol far giungere al destinatario. Esso deve essere formulato utilizzando un codice che il mittente sa essere conosciuto anche dal destinatario. Il messaggio è sempre forma e contenuto. Danilo Ruocco - 2

3 Perché comunicare? Lo scopo di ogni comunicazione è quello di ottenere una risposta. Per raggiungere tale obiettivo è opportuno conoscere il destinatario del messaggio, al fine di personalizzare il messaggio stesso. Scopo della comunicazione verso i destinatari-mediatori è quello di essere pubblicati. Ai destinatari-mediatori vanno inviati messaggi personalizzati. Cosa voglio comunicare? Bisogna scegliere cosa si vuole comunicare, ovvero il contenuto del messaggio. Meglio concentrare l attenzione su pochi contenuti. Danilo Ruocco - 3

4 Con chi comunicare? Va scelto il destinatario del proprio messaggio Un messaggio personalizzato per ogni (e/o per ogni tipo) di destinatario Un messaggio diverso per ogni mezzo di trasmissione Chiarezza del messaggio È importante comunicare sempre concetti chiari e facilmente comprensibili anche da destinatari non esperti della materia. Danilo Ruocco - 4

5 La comunicazione interna La mano destra deve sapere cosa sta facendo quella sinistra e viceversa. Sapere ascoltare l altro La comunicazione deve sempre essere biunivoca: dal comunicatore al target e dal target al comunicatore. Danilo Ruocco - 5

6 No alla noia! È fondamentale suscitare interesse nel destinatario. Spesso, infatti, il destinatario-mediatore è distratto da tanti altri messaggi che gli arrivano contemporaneamente da mittenti diversi. Un mezzo una forma Il mittente deve essere in grado di esprimere lo stesso concetto con il maggior numero di mezzi di trasmissione diversi. Va scelto il mezzo di trasmissione più adatto a colpire il destinatario Il mezzo di trasmissione condiziona la forma del messaggio. Danilo Ruocco - 6

7 Alcuni strumenti di comunicazione con l esterno Marchio Biglietti da visita Lettera su carta intestata Telefono SMS IM Volantino Brochure Manifesto/Locandina Carta dei servizi Bilancio Sociale Libri tematici Comunicato stampa Conferenza stampa Pubblicità Eventi pubblici House organ Sito internet/blog - Web 2.0 Newsletter Mailing-list Feed RSS Gadgets Responsabilità sociale di impresa I media Carta stampata (quotidiani e periodici) Radio Televisioni Siti internet Coloro che lavorano all interno dei mezzi di comunicazione di massa applicano le regole del giornalismo; ovvero lavorano con le notizie (regole delle 5W). Danilo Ruocco - 7

8 Dalla fonte al lettore il mittente-originario (la fonte) invia un messaggio-personalizzato (la notizia) al destinatario-mediatore (il giornalista), il quale diventa mittente-mediatore di un suo messaggio-personalizzato (l articolo) che trasmette al proprio destinatario-pubblico (il lettore finale). Il destinatario mediatore lavora con le notizie. Solo quando c è la notizia il destinatariomediatore produrrà un messaggio che renderà pubblico attraverso il medium di cui si serve. Il Comunicato Stampa Deve contenere vere notizie (regole 5W = who what where when - why) La notizia nelle prime 3-5 righe Regola delle 3C (Clear Concise Contact name) Essere breve (1 cartella = 30 righe X 60 caratteri) Danilo Ruocco - 8

9 Redigere il Comunicato Stampa Carta intestata Indicare il destinatario Un oggetto che somigli a un titolo Datato Persona da contattare Redatto in terza persona Dattiloscritto No ai tecnicismi Non dare nulla per scontato Versioni diverse a seconda del medium cui ci si rivolge Adeguare il contenuto al mezzo di trasmissione Inviato in tempo utile I richiami Il mittente deve lasciare il tempo al destinatario di assimilare il messaggio e reagire ad esso. Poi è consigliabile ricontattare il destinatario per valutare che effetti ha prodotto il messaggio. Danilo Ruocco - 9

10 Ascoltare e reagire Bisogna sempre ascoltare le reazioni del destinatario al messaggio. E se il messaggio non ha ottenuto la risposta prevista, va sia migliorato il messaggio, sia il modo di comunicarlo. La Conferenza Stampa È un incontro con la stampa nel quale si divulga una notizia di una certa rilevanza Durante la C.S. i giornalisti devono poter fare domande Viene distribuita una cartella stampa Non deve durare più di minuti Danilo Ruocco - 10

11 Organizzare la Conf. Stampa Scegliere i relatori (massimo 3) Accordarsi su cosa diranno e stenderne una relazione Fissare la data e un orario (tra le e le 12) Scegliere la sala adatta Preparare la cartella stampa (con la documentazione specifica = relazioni, immagini, tabelle) Preparare gli eventuali supporti audio-visivi Diffondere gli inviti (2 o 3 giorni prima) e fare un recall il giorno prima alla segretaria di redazione La newsletter Può essere cartacea e/o elettronica Non richiede grandi studi grafici Ha un formato standard (A4) Ha poche facciate (2 o 4) Può rivolgersi a un pubblico interno (i soci, i dipendenti, il consiglio) o a un pubblico esterno. Danilo Ruocco - 11

12 House organ redattori stabili e collaboratori esterni; periodicità da rispettare; prodotto serio, accattivante, utile (= meno propaganda e più notizie di servizio); per pubblico interno ed esterno; carattere pluralistico; favorire la discussione grafica curata, "mossa", "leggera", che aiuti ed invogli la lettura Scrivere per il Web la scrittura è visiva (fatta di testi, immagini, grafica e impaginazione); il messaggio è breve e preciso (a misura di schermata); Il sito si costruisce, ovvero si progettano degli ipertesti (tramite l uso dei link) che consentano una lettura non sequenziale, ma liberamente scelta dal navigatore; il blog (cronologia inversa diviso per categorie commentabile scrivibile a più mani con o senza immagini più immediato e meno istituzionale del sito); interattività con il lettore. Danilo Ruocco - 12

13 Scrivere l l specificare in modo inequivocabile il mittente; se ci sono più destinatari, va usato il campo Ccn ; oggetto chiaro e accattivante (come i titoli dei giornali); notizia nelle prime righe del corpo del messaggio ; inserire nel testo uno o due link (magari al proprio sito e/o blog e/o pagina/post); il messaggio va firmato e vanno inseriti gli usuali recapiti; Grafica leggera Gli allegati devono essere leggeri. Interattività Recapiti usuali = la comunicazione tradizionale; mailing list (ML) con argomenti specifici, delle quali l utente è sia mittente, sia destinatario delle informazioni; newsletter elettronica della quale l utente è solo destinatario delle informazioni; forum di discussione; Blog (bloggers commenti) Istant messenger = la comunicazione immediata. Danilo Ruocco - 13

14 Le Relazioni Pubbliche La relazione è una serie di rapporti umani uniti da una sistematica continuità. Il pubblico è un gruppo di individui unito da un determinato interesse. Le Relazioni Pubbliche mirano ad ottenere dal pubblico stima, consenso e collaborazione. Sono necessarie onestà, trasparenza e credibilità. Metodo R.A.C.E. nelle R.P. Research: è la fase della ricognizione dei bisogni comunicativi, di raccolta dei dati; Action: è la fase dell elaborazione dei dati raccolti, al fine di trarne utili indicazioni alla costruzione della strategia comunicativa da mettere in atto; Communication: è la fase di attuazione degli interventi precedentemente pianificati; Evaluation: è la fase nella quale si valutano i risultati al fine di migliorarli. Danilo Ruocco - 14

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