L Elaborazione del Budget dei Progetti UE: Esempi, Buone Pratiche ed Errori più Diffusi

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1 DIPARTIMENTO PER LO SVILUPPO E LA COESIONE ECONOMICADIREZIONE GENERALE PER LA POLITICA REGIONALE UNITARIA COMUNITARIA Dipartimento della Qualità Direzione Generale della Programmazione Sanitaria, dei Livelli di Assistenza e dei Principi Etici di Sistema Progetto Operativo di Assistenza Tecnica - POAT Salute Linea 7 - Regione Siciliana PON Governance e Assistenza Tecnica (FESR) L Elaborazione del Budget dei Progetti UE: Esempi, Buone Pratiche ed Errori più Diffusi Mirca Barbolini Progettazione Sanitaria ed Internazionale Consulente Formez PA Alessandro Pernice Progettazione Comunitaria e Affari Europei Consulente Formez PA Palermo 25/01/2012

2 Il Budget deve riflettere in modo preciso e coerente: le Attività del Progetto la Struttura Organizzativa e di Coordinamento le Risorse (umane, materiali) necessarie nel Tempo

3 Alcune Regole di Base per un Budget UE - Europeaid I costi per le risorse umane possono variare dal 30% ad un massimo del 50% del totale dei costi eleggibili* Il subappalto è limitato ad attività e servizi specifici (valutazioni, studi, materiale/strumenti di comunicazione; no farmaci e vaccini) C è una chiara distribuzione di risorse tra partner, corrispondente all attribuzione di responsabilità sulla base di pacchetti di lavoro (WP: Coordinamento-Gestione Amministrativa, Valutazione, Comunicazione/Disseminazione, Capitalizzazione dei Risultati) Il budget è distribuito adeguatamente negli anni di durata del progetto Dal budget si evincono chiaramente le attività programmate *Dipende dal tipo di progetto (governance, ricerca, scambio), dallo stato legale/risorse del proponente/partner (ONG, PA, Università, OI, etc.), e dalla presenza e capacità delle organizzazioni di supporto esistenti nei paesi dove si svolgono le attività

4 Alcune Regole di Base per un Budget UE - Europeaid Costi Eleggibili Costi dello staff assegnato al progetto (lordo) Viaggi e spese correlate Infrastrutture (piccoli investimenti) Acquisto o affitto di equipaggiamento e materiali Beni di consumo (no farmaci e vaccini) Costi uffici e veicoli Costi amministrativi Imprevisti - Riserva (max. 5% dei costi diretti eleggibili; richiede l autorizzazione dell ADG) Costi Non Eleggibili Debiti Interessi Costi di altri progetti Acquisto di terreni o immobili Perdite da cambio di valuta Tasse

5 Un Esempio: Costruiamo Il Budget di un Progetto UE Titolo Progetto: Miglioramento della Governance delle Pubbliche Amministrazioni per l'organizzazione e Gestione di Servizi Socio-Sanitari Capofila: Spagna - Regione della Catalogna Partners: Francia: Regione Alpi-Provenza-Costa Azzurra Siria: Governorati di Lattakia e Tartous - OI Libano: Municipalità Harat Hreik, Ghobeiry, Burj Al Barajneh (Beirut Sud) - OI Durata: 36 mesi Budget: Euro Contributo Richiesto: Euro (88% Totale dei Costi Eleggibili)

6 Un Esempio: Costruiamo Il Budget di un Progetto UE Attività: 1. Coordinamento e Programmazione 2. Formazione del personale delle Pubbliche Amministrazioni al Governo dei servizi Sanitari-Socio/Sanitari (programmazione e gestione tecnica e finanziaria) 2.1 Formazione del personale sanitario: Salute Materno- Infantile, Gestione Malattie Croniche 2.2 Formazione del personale delle scuole all organizzazione di eventi di screening/promozione (misure antropometriche, igiene, salute orale, vaccinazioni). 3. Organizzazione di attività di promozione-screening: vaccinazioni, salute materna, igiene. 4. Supporto all informatizzazione dei servizi sanitari (assistenza tecnica ed equipaggiamento). 5. Organizzazione di visite studio in Spagna 6. Organizzazione viaggi condivisione/scambio di buone pratiche Libano-Siria

7 STRUTTURA ORGANIZZATIVA E DI COORDINAMENTO Tavolo di Coordinamento (2 persone di ogni paese partner) Supporto al Coordinamento -TA Francia Coordinatore Generale Spagna Amministratore Spagna Coordinatore/ Focal Point Libano + Assistente amministrativo (OI) Coordinatore/ Focal Point Siria + Assistente amministrativo (OI) Coordinatori Territoriali/ Centri Salute Libano Coordinatori Territoriali/ Centri di Salute Libano Coordinatori Territoriali/ Centri di Salute Libano Coordinatori Territoriali/ Centri di Salute Siria Coordinatori Territoriali/ Centri di Salute Siria

8 Le Risorse Umane dedicate al Progetto -Coordinatore di Progetto - Spagna (part time 33%) -Supporto Tecnico al Coordinamento AT - Francia (20% tempo) -Coordinatori Libano - Siria (Focal Points) OI (2 a tempo pieno) -Coordinatori territoriali/centri di Salute (Amm. Locali) (5 a tempo pieno*2 anni) -Staff tecnico progetto (Sanità - Educazione) (2 persone*5 centri di salute, part time-30%) -Amministratore del Progetto - Spagna (part time-25%) -Assistenti amministrativi Siria - Libano OI (2 persone part time-33%) NB: Il nr. e il tempo delle risorse umane dedicate al progetto dipende dal tipo di progetto (governance, ricerca, scambio), dallo stato legale/risorse del proponente/partner (ONG, PA, Università, OI, etc.), e dalla presenza e capacità delle organizzazioni di supporto esistenti nei paesi dove si svolgono le attività

9 ATTIVITÀ E CALCOLO DEI COSTI RELATIVI: 1. Coordinamento e programmazione delle attività Voli INT: 2 persone x 4 gg x 8 volte x Libano-Siria (S/L) (16 viaggi) Trasporto locale Libano-Siria (16 viaggi x 200 Euro) Perdiem: 2 persone x 4 gg x 8 volte x S/L x 100 Euro (6400 Euro) 2. Formazione del personale delle pubbliche amministrazioni al governo dei servizi sanitari-socio/sanitari (programmazione; gestione tecnica e finanziaria) Voli INT: 1 persona x 7 gg x 8 volte x S/L (8 viaggi) Trasporto locale Libano-Siria (8 viaggi x 200 Euro) Perdiem: 1 persona x 7 gg x 8 volte x 170 Euro (9520 Euro) Tutoraggio a distanza: (5000 Euro) NB: Il Perdiem è stabilito in base alle tariffe UE per Paese en.htm

10 ATTIVITÀ E CALCOLO DEI COSTI RELATIVI: 2.1 Formazione del personale sanitario: Salute Materno- Infantile, Gestione Malattie Croniche, altro (Diretta e a Distanza) Voli INT: 2 persone x 7 gg x 8 volte x S/L (16 viaggi) Trasporto locale Libano-Siria (16 viaggi x 200 Euro) Perdiem : 2 persone x 7 gg x 8 volte x 170 Euro (19040 Euro) Tutoraggio a distanza: (5000 Euro) Organizzazione di seminari formativi personale sanitario Libano- Siria Perdiem personale sanitario locale 20 persone x1gg x 8 volte x 12 Euro a persona (1920 Euro) Organizzazione seminario/pranzo 20 persone x 1 gg x 8 volte x 10 Euro a persona (1600 Euro) 2.2 Formazione del personale delle scuole all organizzazione di eventi di screening/promozione (misure antropometriche, igiene, salute orale, vaccinazioni) (6 moduli*10 persone* 100 Euro a Seminario - Siria-Libano) Formatori: Coordinatori Territoriali/Centri di Salute

11 ATTIVITÀ E CALCOLO DEI COSTI RELATIVI: 3. Organizzazione di attività di promozione-screening (vaccinazioni, salute materna, igiene): 2 campagne per anno Siria-Libano*1000 Euro per campagna) 4. Supporto all informatizzazione dei servizi sanitari Voli INT: 1 persone x 7 gg x 8 volte x S/L (8 viaggi) Trasporto locale Libano-Siria (8 viaggi x 200 Euro) Perdiem : 1 persona x 7 gg x 8 volte x S/L x 170 Euro (9520 Euro) Tutoraggio a distanza: (3000 euro) 5. Organizzazione di visite studio in Spagna (1 viaggio x 12 persone x 7 gg) Voli INT : 12 voli x 700 euro (8400 Euro) Perdiem: 12 persone x 7 gg x 150 euro (12600 Euro) 6. Organizzazione viaggi condivisione/scambio di buone pratiche Libano- Siria Trasporto locale Siria-Libano (2 volte*20 persone*200 Euro) Perdiem: 2 volte*2 gg*20 persone*70 Euro/persona/gg

12 CALCOLO DEI COSTI: FORNITURE, SERVIZI di SUPPORTO, Costi Amministrativi Fornitura di Equipaggiamento Sanitario e Presidi Vari Equipaggiamento Salute Materna Equipaggiamento vaccinazioni Fornitura PCs per i Centri di Salute e Municipi Servizi Subappaltati Audit delle spese Indagine Preliminare e Valutazione Finale Traduzioni/interpretariato Servizi Finanziari Strumenti di Comunicazione/Disseminazione dei risultati (strutturazione di un sito web, elaborazione di poster e materiale informativo) NB: è previsto un massimo di euro per appalto, per un totale di Euro); costi di Comunicazione disseminazione (siti web, mat. pubblicitario), valutazione, studi/assistenza tecnica specifica, audit (ENPI) Costi Amministrativi (7% totale costi eleggibili) Riserva per Imprevisti (massimo 5% subtotale dei costi eleggibili)

13 Durata complessiva 36 mesi Costi 1. Risorse Umane (stipendi al lordo di contributi previdenziali e altri oneri) Costi Personale: Ruolo, n. persone (specificare se part time o full time), durata complessiva 1.1 Personale Tecnico Unità Il Budget n. di unità Costo Unitario (in EUR) Costo totale (in EUR) Unità n. di unità Costo Unitario (in EUR) Costo totale (in EUR) Coordinatore di Progetto-SP (part time 33%) Per mese , ,00 Per mese , , SupportoTecnico al coordinamento FR (20%) Per mese , ,00 Per mese , , Coordinatori Nazionali Siria Libano-Focal Point-OI (2 persone, tempo pieno) Per mese , ,00 Per mese , , Coordinatori Territoriali/Centri di Salute (5 persone a tempo pieno*2 anni) Per mese , ,00 Per mese , , Staff tecnico progetto (Sanità-Educazione) (2 persone*5 centri di salute, part time - 30%) Per Mese , ,00 Per mese , , Assistenza tecnica specifica (3 persone) (224gg*170 Euro/gg) (attività 2, 4) Per giorno , ,00 Per giorno , , Staff Amministrativo e di Supporto Amministratore del Progetto-SP (part time 25%) Per mese , ,00 Per mese , , Assistenti amministrativi Siria Libano (part time*2 persone, 33%) Per mese , ,00 Per mese , ,00 Totale Risorse Umane , ,00 2. Viaggi TOTALE Anno % Totale Costi Eleggibili Volo (Da-A; n. persone*n. volte) (rif. Attività) Missioni Coordinamento (Barcellona/Marsiglia-Beirut)(2 persone*4 gg*8 volte); attività 1 Per viaggio , ,00 Per viaggio 8 700, , Missioni Esperti (Barcellona/Marsiglia-Beirut/Damasco); attività 2, 4 Per viaggio , ,00 Per viaggio , , Viaggi Beirut-Damasco Coordinamento/Formazione, attività 1, 2, 4 Per viaggio , ,00 Per viaggio , , Viaggio studio Libano-Siria/Spagna (1*12 persone*7 gg) Per viaggio , ,00 Per viaggio , , Viaggi condivisione/scambio buone pratiche Libano-Siria (2 volte*20 persone) Per viaggio , ,00 Per viaggio , ,00

14 2.2 Per diem (alloggio, pasti e viaggi locali) Il Budget Perdiem (n. gg * n. volte *n. persone * diaria) (rif. Attività) Perdiem missioni Coordinamento (Barcellona/Marsiglia-Beirut);(2 persone*4 gg*8 volte); attività Perdiem viaggio studio Libano-Siria/Spagna (1*12 persone*7 gg*150 Euro) Perdiem viaggi condivisione/scambio buone pratiche Libano-Siria (2 volte*2 gg*20 persone*70 Eur/persona/gg) Per gg , ,00 Per gg , ,00 Per gg , ,00 Per gg , ,00 Per gg 80 70, ,00 Per gg 40 70, ,00 Totale Viaggi , ,00 3. Infrastrutture Piccoli investimenti (piccoli lavori infrastrutturali, acquisto equipaggiamento specifico per attività, altro) 3.1 Riabilitazione Centri di Salute Beirut (*3) Per Lavoro ,00 Per Lavoro , Riabilitazione Centri di Salute Damasco (*2) Per Lavoro ,00 Per Lavoro ,00 Totale Infrastructure , ,00 4. Equipaggiamento e forniture Acquisto o noleggio veicoli/equipaggiamento (rif. Attività) 12.6% Totale Costi Eleggibili 4.1 Acquisto Equipaggiamento Salute Materna (Attività 2, 3) Per unità , ,00 Per unità , , Acquisto equipaggiamento vaccinazioni (Attività 2, 3) Per unità , ,00 Per unità , , Fornitura PCs per i centri di Salute e Municipi (Attività 4) Per unità 8 900, ,00 Per unità 8 900, , Arredamento centri di Salute (quota) Per unità 5 500, ,00 Per unità 5 500, , Equipaggiamento per ufficio Per unità 0,00 Per unità 0, Altro Per unità 0,00 Per unità 0,00 Totale Equipaggiamento e forniture , ,00 4.5% Totale Costi Eleggibili

15 Uffici Il Budget Affitto (o quota) di uffici, utenze e mantenimento 5.1 Affitto Ufficio Beirut (quota) Per mese ,00 Per mese 0, Affitto Ufficio Damasco Per mese , ,00 Per mese , , Utenze e mantenimento (tel/fax, elettricità/riscaldamento, manutenzione) Per mese , ,00 Per mese , , Costo veicoli Affitto (o quota), o acquisto di veicoli, carburante e assicurazione Affitto Veicoli Beirut-Damasco (quota) Per mese , ,00 Per mese , , Carburante e assicurazione auto Damasco Per mese , ,00 Per mese , , Altro Per mese 0,00 Per mese 0,00 Total Uffici , ,00 6. Servizi Subappaltati Assistenza Tecnica esterna, studi-pubblicazioni-ricerca, audit, valutazione esterna, conferenze e seminari, azioni e prodotti di comunicazione/informazione, servizi finanziari (garanzie bancarie) 10.6% Totale Costi Eleggibili 6.1 Costi di Audit Per servizio 0,00 Per servizio 0, Indagine Preliminare e Valutazione Finale Per servizio , ,00 Per servizio , , Traduzioni, interpretariato Per servizio , ,00 Per servizio , , Servizi Finanziari Per servizio 36 35, ,00 Per servizio 12 35,00 420, Metodi e materiali di comunicazione/disseminazione Per attività , ,00 Per attività , ,00 Totale Servizi Subappaltati , ,00 3.6% Totale Costi Eleggibili

16 7. Altro Il Budget Costi delle Attività Specifiche del Progetto 7.1 Organizzazione seminari di formazione del personale sanitario sulla Salute Materno-Infantile-Gestione Malattie Croniche (20 persone*1 gg*8 volte*10 Euro a persona) x Siria-Libano (attività 2.1) IPerdiem partecipazione ai seminari di formazione Salute Materno- Infantile/Gestione Malattie Croniche (20 persone*1 gg*8 volte*12 Euro a persona) x Siria-Libano; (attività 2.1) 7.2 Formazione del personale delle scuole all organizzazione di eventi di screening/promozione Libano-Siria (1 gg*6 moduli*10 persone*2) (attività 2.2) 7.3 Organizzazione di attività di promozione-screening: vaccinazioni, salute materna, igiene; Libano-Siria (2 campagne per anno*2*1000 Euro) (attività 3) 7.4 Supporto tecnico/tutoraggio a distanza (MCH, NCD, Governance, Sistemi Informativi Per seminario , ,00 Per seminario 8 200, ,00 Per seminario , ,00 Per seminario , ,00 Per seminario , ,00 Per seminario 6 100,00 600,00 Per Campagna , ,00 Per Campagna , ,00 Per Servizio , ,00 Per Servizio 8.000,00 Subtotale Altro , ,00 8. Subtotale costi eleggibili diretti (1-7) , ,00 9. Riserva Per Imprevisti (massimo il 5% di 8) , , Totale costi diretti eleggibili (8+9) , , Costi amministrativi (massimo 7% di 10) ,50 (6%) costi diretti , Total costi eleggibili (10+11) , ,00

17 Alcune Indicazioni desunte da questo Budget (% Totale Costi Eleggibili) Risorse umane: 43.3% Infrastrutture: 12.6% Equipaggiamento-Forniture: 4.5% Uffici, veicoli: 10.6% Servizi subappaltati: valutazioni, studi, audit materiale/strumenti di comunicazione) (3.6% Euro) Riserva per Imprevisti: 5% Costi Amministrativi: 6%

18 Le Principali Criticità del Budget UE AREA Budget IVA PRINCIPALI CRITICITÀ Staff o Subcontractor Public Official o not Public Official I costi sono da calcolare al lordo o al netto di IVA? POSSIBILI SOLUZIONI Chi paga i contributi? Se il partner si fa carico di una quota dei contributi è staff, altrimenti subcontractor Il dipendente pubblico è un public official, il personale pagato con i fondi del progetto non lo è In linea generale i costi sono da intendersi al netto di IVA, salvo nel caso degli enti pubblici che non recuperano l IVA

19 I Criteri di Valutazione del Budget ENPI: Le attività del progetto sono riflesse in modo appropriato nel budget? Il rapporto tra costi stimati e risultati attesi è soddisfacente? Il budget è programmato in modo logico e distribuito in modo adeguato durante la durata del progetto?

20 Regole Fondamentali del Budget - Progetti ENPI Il Totale dei costi eleggibili è compreso tra e 2 M. Euro, ad eccezione della Priorità 4 per la quale è ammesso un limite minimo di Il subappalto: è previsto un massimo di euro per appalto, per un totale di Euro) (comunicazione, valutazione, studi specifici, assistenza tecnica?) Il totale dei costi eleggibili del progetto non può cambiare più del 20% dalla Concept Note alla Full Application Il contributo richiesto non può essere maggiore del 90% del totale dei costi eleggibili 50% dei costi eleggibili devono essere allocati per attività nei paesi non UE partecipanti al progetto

21 Regole Fondamentali del Budget - Progetti ENPI Progetti NON Eleggibili Contributi individuali per la partecipazione a seminari, workshop, conferenze etc. Borse di studio individuali Attività orientare alla ricerca accademica pura Studi Conferenze non inserite nell ambito di una programmazione più ampia

22 Esempio del Budget del progetto A.P.E.R (Enpi cbc IT-TU) finanziato

23 Esempio delle categorie di spesa Risorse umane (APPLICANT)

24 Tabella E: 40% dei costi totali per attività realizzate in Tunisia

25 Errori da evitare nella stesura del Budget: Non indicare per il Capo Fila (applicant del progetto) le figure del project coordinator, del financial manager e del communication manager, raccomandate anche dalle Guidelines for applicants - section 2.6, al fine di garantire una buona gestione del progetto; Esternalizzare interamente la gestione del progetto con riferimento al Capo Fila (applicant del progetto) che è direttamente responsabile della realizzazione del Progetto; Includere i costi del personale degli associati al progetto in altre categorie di spesa piuttosto che solo sulla voce viaggi e alloggi ; Dimenticare di preparare la tabella E, che prevede un 50% dei costi per la realizzazione di attività da svolgere nei paesi della riva sud del Mediterraneo; Dimenticare il cofinanziamento del 10% che deve essere incluso nel costo totale del progetto ( , ,00 ); Includere costi di preparazione per il progetto che in questo programma non sono ammessi.

26 Gli errori più comuni (da Valutatore) Il costo delle risorse umane risulta alto (70% totale spese eleggibili), con un numero elevato di persone i cui costi sono interamente attribuiti al progetto (coordinatore, vice coordinatore, coordinatore delle attività, assistente al coordinamento) (Sostenibilità?) I costi di uffici, veicoli e infrastrutture sono interamente attribuiti al costi del progetto (debole presenza nel paese, bassa sostenibilità?) Il valore del subappalto è alto (50-70% totale spese eleggibili), e nella maggioranza dei casi è stato impiegato per esperti, viaggi, conferenze (capacità del partenariato, sostenibilità?) La maggior parte delle spese eleggibili per le risorse umane sono a vantaggio di 1 solo partner, così pure le risorse complessive del progetto Gran parte delle risorse disponibili sono impiegate durante il primo anno e non c è evidenza di attività nei paesi Non UE partner nel mediterraneo (Cooperazione tra Paesi?) La presenza di comitati incaricati del coordinamento, supporto tecnico e scientifico del progetto può essere valutata non positivamente se questi non hanno un ruolo definito, se complicano eccessivamente la struttura organizzativa, e se hanno costi elevati (costo-efficacia?)

27 Lavori di Gruppo Pensando al vostro Progetto: Attività, Struttura Organizzativa, Partenariato, Tempi Elaborate il Budget utilizzando lo schema specifico (Tab. A), e gliesempia disposizione Buon Lavoro!!!

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