Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office

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1 Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

2 Indice Sommario...3 Introduzione...3 Perché leggere questa Guida...3 Prima di iniziare...4 Come scaricare il software di prova di FileMaker e il Business Productivity Kit...4 Installazione di FileMaker Pro...4 Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Excel...5 Parte I Estrazione di dati da Excel in un nuovo database FileMaker...5 Parte II Estrazione di dati da Excel in un database FileMaker preesistente...8 Parte III Salvataggio e invio di record sotto forma di file Excel da FileMaker Parte IV Estrazione di dati da FileMaker in Excel con una query ODBC Parte V Incorporamento di un grafico Excel in FileMaker Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Word Utilizzo di FileMaker come origine dati per un documento di stampa unione Word Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft PowerPoint Parte I Collegamento dinamico di dati FileMaker all interno di una presentazione PowerPoint Parte II Utilizzo di FileMaker come Libreria Risorse per memorizzare documenti di ufficio Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Exchange, Outlook e Entourage Parte I Creazione di in FileMaker Pro Parte II Gestione delle in entrata con un plug-in di FileMaker Risorse per l integrazione tra FileMaker e Microsoft Office Informazioni sull autore Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

3 Sommario Prendere decisioni in modo efficace sulla base di dati commerciali di ottima qualità è un importante fattore di successo per qualsiasi titolare di una piccola impresa o direttore di un gruppo di lavoro. Per ottenere dati commerciali di valore elevato eliminando gli errori di duplicazione dei dati stessi è importante che le informazioni aziendali presenti in un applicazione software possano essere scambiate e riportate in un altra. In questa guida si spiega perché FileMaker Pro è l applicazione di database perfetta per affiancare Microsoft Office sia su piattaforme Windows sia su Macintosh. Per dimostrare la facilità di scambio dei dati aziendali tra FileMaker Pro e le applicazioni di Microsoft Office, verranno portati vari esempi concreti. Per mostrare come inserire o estrarre i record da Microsoft Excel, Word, PowerPoint e Outlook o Entourage si utilizzerà la soluzione Business Productivity, un modello di database pronto per l uso che può essere scaricato dal sito Web di FileMaker. Per capire gli esempi elaborati e applicare alla propria attività o al proprio gruppo di lavoro le tecniche presentate non sono necessarie conoscenze pregresse di database, né esperienze di programmazione. Introduzione FileMaker Pro è un applicazione di database ideale per essere utilizzata con Microsoft Office, sui computer Windows o Macintosh della propria azienda. Con FileMaker è possibile memorizzare i record dei clienti e creare le fatture, quindi estrarre questi stessi dati in Excel e ricavarne un grafico da utilizzare per presentare i totali delle vendite del trimestre corrente. Gli stessi dettagli cliente contenuti in un database FileMaker possono inoltre essere utilizzati da Microsoft Word per creare una lettera di stampa unione per una campagna di marketing. Mediante un link diretto di rimando ai dati di origine del database FileMaker, è poi possibile presentare un grafico dei dati vivi relativi alle vendite in PowerPoint. Con FileMaker si può creare un per il singolo cliente o gestire una campagna mirata generale. È possibile inviare le in uscita generate in FileMaker mediante Outlook, Outlook Express o Entourage. In questa guida verranno portati vari esempi, studiati per illustrare l integrazione dei dati aziendali tra FileMaker e Microsoft Office. In questa guida si illustra, inoltre, come un database FileMaker esistente, la soluzione Business Productivity, che è possibile scaricare dal sito web di FileMaker, possa essere adattato per consentire lo scambio di informazioni tra FileMaker e Microsoft Office. Infine, verrà presentato un plug-in di FileMaker di terzi che è in grado di catturare e sincronizzare le e- mail in entrata tra le cartelle di posta di Outlook o Entourage e un database FileMaker. Perché leggere questa Guida Soffermandosi brevemente su questa Guida informativa, si apprenderà come: Integrare senza problemi i dati dell azienda tra FileMaker Pro e Microsoft Office Presentare graficamente i dati relativi alle vendite con Excel e incollare il grafico come link dinamico in un campo Contenitore di FileMaker Utilizzare i dati di contatto presenti in FileMaker come tabella origine per creare un documento di stampa unione in Word Memorizzare in Excel una query FileMaker del resoconto vendite da presentare come parte di una presentazione PowerPoint Utilizzare FileMaker come registro delle risorse per la registrazione di documenti di progetto, fogli elettronici e presentazioni creati con Microsoft Office Avviare e aggiornare questi documenti direttamente da FileMaker Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

4 Creare in uscita in FileMaker Utilizzare un plug-in di FileMaker per catturare in un database FileMaker contatti, eventi di calendario, attività, note e mail in entrata presenti in Outlook o Entourage. Prima di iniziare Innanzitutto occorre avere una copia di FileMaker Pro 8.5 installata sul proprio computer Macintosh o Windows, per verificare gli esempi sull integrazione dei dati in Microsoft Office presentati in questa guida. Se l azienda utilizza già una versione di FileMaker precedente, può avere diritto a una riduzione di prezzo sull aggiornamento. Per verificare questa possibilità rivolgersi all ufficio FileMaker locale o consultare il sito Web di FileMaker I requisiti di sistema minimi per FileMaker Pro 8.5 sono indicati nella tabella 1. Macintosh Computer Macintosh con processore PowerPC G3, G4 o G5 Computer Apple con processori Intel 256MB di RAM Unità CD o DVD e unità disco rigido PPC : Mac OS X o Intel : Mac OS X Windows Pentium III 500MHz o superiore 256MB di RAM Unità CD o DVD e unità disco rigido SVGA (800 x 600) o adattatore video e display a risoluzione superiore Windows 2000 (Service Pack 4), Windows XP (Service Pack 2) Tabella 1: requisiti di sistema per FileMaker Pro 8.5 Come scaricare il software di prova di FileMaker e il Business Productivity Kit È possibile richiedere una copia di prova gratuita di FileMaker Pro 8.5 della durata di 30 giorni visitando il sito Dopo aver inserito i propri dati si sarà reindirizzati a una pagina da cui eseguire il download. È anche possibile scaricare i file di database della soluzione FileMaker Business Productivity. Questi file sono modelli di database per l azienda del tutto funzionanti che è possibile utilizzare immediatamente o personalizzare in base alle proprie esigenze aziendali. I file sono inoltre una buona fonte di idee per la progettazione di un database. Questi file verranno utilizzati per dimostrare come sia facile integrare un database FileMaker con Microsoft Office. È anche possibile richiedere una copia di FileMaker Pro 8.5 e i file della soluzione Business Productivity in altre lingue, dal sito Web regionale di FileMaker. I siti Web e i distributori di FileMaker International sono elencati sul sito Installazione di FileMaker Pro Installare FileMaker Pro 8.5 sul computer ed estrarre i contenuti compressi del file Zip o DMG che contiene i file della soluzione Business Productivity. Salvare la cartella estratta sul desktop o, se si preferisce, in un altra posizione. Aprire la cartella FileMaker. Selezionare e avviare il file di configurazione presente nella cartella e seguire le istruzioni della finestra di dialogo per installare FileMaker sulla macchina. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

5 Gli esempi di questo documento sono presentati utilizzando Microsoft Office Professional Edition 2003 su piattaforma Windows. Utilizzando le altre versioni di Microsoft Office su piattaforma Windows e Macintosh, alcune finestre di dialogo avranno un formato leggermente diverso. Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Excel Parte I Importazione di dati da Excel in un nuovo database FileMaker Le informazioni contenute in un foglio di lavoro Excel possono essere trasferite in un nuovo database FileMaker con facilità. FileMaker Pro è dotato di traduttori che permettono di aprire i file creati con Excel 95 o successivi per Windows e con Excel 98 o successivi per Macintosh.* Passaggio 1: Per creare un nuovo file FileMaker da un foglio di lavoro Excel utilizzare il trascinamento L apertura in FileMaker di un file Excel preesistente è illustrata nel semplice foglio elettronico Excel riportato nella figura 1, contenente alcuni dati relativi alle vendite. Figura 1: Dati vendite esistenti contenuti in un foglio elettronico Excel È possibile trascinare l icona del file del foglio elettronico Excel su quella dell applicazione FileMaker Pro, su un collegamento (Windows) o sull icona di un alias (MacOS), come indicato nella figura 2. * Utenti Microsoft Office Excel 2007: per importare il file Excel in FileMaker Pro, salvare una copia del foglio elettronico in formato.xls. FileMaker Pro non riconosce il nuovo formato di file.xlsx. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

6 Figura 2: Trascinamento dell icona di una cartella di lavoro Excel su un collegamento FileMaker Pro Passaggio 2: Scelta del foglio di lavoro da aprire in FileMaker Pro Se non è già aperto, FileMaker Pro viene avviato; quindi si apre la finestra di dialogo Specifica dati Excel rappresentata nella figura 3, in cui si chiede di selezionare dal file Excel il foglio di lavoro da aprire con FileMaker. Figura 3: Finestra di dialogo Specifica dati Excel Passaggio 3: Utilizzo delle intestazioni di colonna come nomi campo di FileMaker Dopo aver selezionato un foglio di lavoro, si apre la finestra di dialogo Opzione per la prima riga, rappresentata nella figura 4, in cui si chiede se si desidera creare nomi campo dai contenuti delle celle della prima riga o trattare la prima riga come record di dati. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

7 Figura 4: Finestra di dialogo Opzione per la prima riga Passaggio 4: Nominare e salvare il nuovo file FileMaker Facendo clic sul pulsante Nomi di campo in Opzione per la prima riga, si aprirà la finestra di dialogo Nome del nuovo file, nella quale si ricorda di nominare e salvare il nuovo database FileMaker. Per impostazione predefinita, FileMaker darà al nuovo file il nome del file Excel originale aggiungendovi l aggettivo Convertito, come indicato nella figura 5. Figura 5: Salvataggio del database FileMaker appena ricavato dal file Excel Il nuovo file FileMaker conterrà un gruppo di campi equivalente a ciascuna colonna del foglio di lavoro e il numero di record creati corrisponderà a quello delle righe di dati del file Excel. L affinità fra il foglio di lavoro Excel originale e il nuovo file FileMaker emerge dal confronto tra le figure 1 e 6. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

8 Figura 6: File FileMaker appena ricavato dal foglio di lavoro Excel Dati vendite Parte II Importazione di dati da Excel in un database FileMaker esistente Per aggiungere i contenuti di un foglio di lavoro Excel ad un file FileMaker esistente, FileMaker dispone di una serie completa di convertitori del tipo di file che consentono di importare i dati da un ampia gamma di file di origine, come nuovi record o come record di sostituzione, all interno di un database esistente.* Passaggio 1: Importazione di nuovi record da un file Excel in un database FileMaker Il database FileMaker «Dati Vendite Convertito» appena creato può essere utilizzato per dimostrare come i contenuti di un foglio di lavoro Excel possano essere aggiunti al file come record nuovi (o di sostituzione). Aprire il file «Dati Vendite Convertito» e selezionare l opzione di menu File > Importa record > File. Si aprirà la finestra di dialogo Apri file. Vicino alla base della finestra di dialogo, fare clic sulla freccia GIÙ a destra della casella Tipo file, per visualizzare una lista dei tipi di file che FileMaker è in grado di trattare. Ovviamente, i file Excel (*.xls) sono compresi nella lista. Selezionare i file Excel dalla lista valori, come illustrato nella figura 7. Dopo aver individuato il file Excel di origine, fare clic su di esso e quindi sul pulsante Apri. * Utenti Microsoft Office Excel 2007: per importare il file Excel in FileMaker Pro, salvare una copia del foglio elettronico in formato.xls. FileMaker Pro non riconosce il nuovo formato di file.xlsx. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

9 Figura 7: Lista a discesa del tipo di file per Importa record Passaggio 2: Specifica del foglio di lavoro giusto per l importazione del record FileMaker aprirà la finestra di dialogo Specifica dati Excel, mostrata nella figura 8. Come descritto in precedenza per la tecnica del trascinamento, è necessario indicare il foglio di lavoro contenente i dati di origine da importare. Dopo aver selezionato il foglio di lavoro di origine, fare clic sul pulsante Continua. Figure 8: Selezione di un foglio di lavoro nella finestra di dialogo Specifica dati Excel Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina

10 Passaggio 3: Specifica delle Opzioni di Importazione per il foglio di lavoro Excel Apparirà la finestra di dialogo Specifica l ordine di importazione, rappresentata nella figura 9. Questa finestra di dialogo contiene svariate impostazioni per le opzioni per facilitare l importazione di dati dal foglio di lavoro di origine. È possibile spostare i campi di destinazione sul lato destro della finestra in su o in giù, facendo clic sull icona della doppia freccia a sinistra del titolo di ciascun campo. È anche possibile attivare o disattivare la freccia di importazione posizionata tra il campo di origine e il rispettivo campo di destinazione, come indicato nella sezione Mappatura campo. Nella sezione Tipo di importazione vi sono tre pulsanti di opzione che permettono di scegliere di utilizzare i dati di origine da Excel per aggiungere nuovi record al file, sostituire il gruppo di record esistente trovato nel file o aggiornare i record corrispondenti. È importante notare che, durante il processo di importazione, le opzioni di importazione per l aggiornamento di record esistenti o di record corrispondenti sovrascrivono in entrambi i casi i dati esistenti. Questa operazione non può essere annullata. Per proteggere i dati, prima di effettuare un importazione con aggiornamento dei record, selezionare l opzione di menu File > Salva copia con nome per fare una copia di backup del file FileMaker Pro. Ulteriori informazioni circa le impostazioni e le opzioni di importazione di FileMaker sono disponibili nella Guida di FileMaker Pro oppure online nella sezione Filemaker Knowledge Base del sito Web, Figura 9: Finestra di dialogo Specifica l ordine di importazione per importare nuovi record in un file FileMaker esistente Alla fine del processo di importazione, FileMaker presenterà la finestra di dialogo Riassunto Importazione, indicante il numero dei record aggiunti o aggiornati nel file, come illustrato nella figura 10. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 10

11 Figura 10: Finestra di dialogo Riassunto Importazione Parte III Salvataggio e invio di record sotto forma di file Excel da FileMaker FileMaker Pro dispone di una funzione chiamata Excel Maker, che facilita la creazione di un nuovo file Excel o di un documento PDF in base al gruppo di record corrente che si sta consultando in un database FileMaker.* Quando si utilizza Excel Maker per creare un file Excel, nella nuova cartella di lavoro Excel sono inclusi solo i campi presenti nel formato che si sta esaminando. Per inserire in un file Excel il contenuto di ulteriori campi da FileMaker, è possibile utilizzare l opzione di menu File > Esporta record. Scegliere di salvare il gruppo di record esportato come file Excel, quindi seguire le finestre di dialogo relative alle opzioni di esportazione per scegliere i campi da inserire. Passaggio 1: Utilizzo del file Vendite della BPS per creare un nuovo foglio di lavoro Excel La funzione Excel Maker di FileMaker Pro permette di estrarre facilmente i dati dal record corrente o dal gruppo di record che si sta esaminando in un database FileMaker e di lavorare con questi dati in un nuovo foglio di lavoro Excel. In questo modo è possibile sfruttare le funzionalità di grafica di Excel per creare un grafico basato su un gruppo di record in un file FileMaker. A partire dal database bps_vendite si dimostrerà come sia facile creare un nuovo foglio di lavoro Excel dall interno di un file FileMaker. Questo file è uno dei database compresi nella soluzione Business Productivity. Avviare FileMaker Pro 8.5 sul computer e, utilizzando la finestra di dialogo Apri file, individuare e aprire la cartella BPS_1.0 contenente i file della soluzione Business Productivity. Aprire il file bps Menu_principale. Questo file apre i file FileMaker associati che costituiscono la soluzione Business Productivity. Durante l apertura del file, è possibile che appaia una finestra di dialogo in cui si avvisa che i formati di data e ora del file sono diversi dalle impostazioni di sistema del computer. Per chiudere il messaggio fare clic sul pulsante Impostazione Sistema o Impostazione file. La finestra del menu principale della soluzione Business Productivity si aprirà, come illustrato nella figura 11. * FileMaker Pro creerà un foglio elettronico in formato.xls che potrà essere aperto in Excel 95 o successivo per Windows e in Excel 98 o successivo per Macintosh. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 11

12 Figura 11: Finestra del menu principale della soluzione Business Productivity Se si utilizza il file Vendite della BPS per la prima volta, sarebbe bene aggiungere ai vari moduli qualche record contenente un cliente fittizio o reale, una voce di inventario e una fattura vendite. Passaggio 2: Salvataggio e invio di un nuovo file Excel dal database Ordini di vendita Supponendo di voler creare un nuovo foglio di lavoro Excel in base ai totali delle proprie vendite mensili, fare clic sul pulsante Ordini di vendita nel menu principale della BPS per aprire il rispettivo file. Per creare un nuovo file Excel dall interno di un database FileMaker, selezionare l opzione di menu File > Salva/Invia record come > Excel Si aprirà la finestra di dialogo Salva record come Excel, da cui è possibile scegliere la cartella in cui salvare il nuovo file Excel. La sezione inferiore della finestra di dialogo è illustrata in dettaglio nella figura 12. È necessario digitare un nome per il nuovo file Excel. L estensione del file Excel è preselezionata. Dalla lista a discesa Salva scegliere se si vuole includere l intero gruppo di record FileMaker che si sta esaminando o solo il record corrente. Se si sceglie di salvare il record corrente, il nuovo foglio di lavoro Excel conterrà una sola riga di dati. Mediante due caselle aggiuntive è possibile scegliere di aprire automaticamente il nuovo foglio di lavoro Excel creato oppure creare una nuova vuota, con il nuovo file Excel in allegato. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 12

13 Figura 12: Sezione inferiore della finestra di dialogo Salva record come Excel Passaggio 3: Impostazione delle opzioni per il nuovo file Excel all interno di FileMaker FileMaker permette anche di nominare il nuovo foglio di lavoro Excel e di aggiungere titolo, oggetto e dettagli sull autore al nuovo foglio elettronico. Per aprire la finestra di dialogo Opzioni Excel fare clic sul pulsante Opzioni come indicato nella figura 13. Figura 13: Finestra di dialogo Opzioni Excel Passaggio 4: Revisione del nuovo foglio di lavoro Excel Facendo clic sul pulsante OK, il nuovo foglio di lavoro Excel si apre come indicato nella figura 14. Nel file Vendite i nomi campo sono stati conservati come intestazioni di colonna e, nel foglio di lavoro, ogni record di una fattura del gruppo esaminato in FileMaker appare come una nuova riga. Figura 14: Foglio di lavoro Excel appena creato, generato dall interno di FileMaker Nella prossima sezione viene presentata una tecnica più avanzata di estrazione dei dati da FileMaker in Excel, in cui si utilizza una query ODBC. Dopo aver compreso i metodi per la condivisione di informazioni tra FileMaker e Excel fin qui descritti, a partire dalla prossima sezione si spiegherà come utilizzare i record di un database FileMaker in un documento Microsoft Word. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 13

14 Parte IV Estrazione di dati da FileMaker in Excel con una query ODBC È possibile condividere le informazioni contenute in un database FileMaker con altre applicazioni utilizzando le interfacce ODBC (Open database Connectivity) e JDBC (Java Database Connectivity). Si può scegliere di rendere un database FileMaker disponibile come origine dati per applicazioni compatibili con l interfaccia ODBC, come Excel. FileMaker e Excel sono ottime applicazioni complementari. Con Excel si può creare un grafico da una serie di dati proveniente da FileMaker. Utilizzando il collegamento e l incorporamento di oggetti è quindi possibile incollare nuovamente il grafico in un campo Contenitore di FileMaker. Nell esempio che segue verrà creata una nuova query su database da Excel, per estrarre le cifre relative alle vendite dal file Vendite della BPS. Dai dati relativi alle vendite si ricaverà quindi un grafico che verrà poi incorporato nuovamente in un database FileMaker. Passaggio 1: Preparazione del computer alla creazione di una query ODBC da FileMaker Per seguire l esempio di estrazione dei dati FileMaker in Excel, utilizzando una query ODBC è necessario che sul computer sia installato Microsoft Query. Microsoft Query non viene installato automaticamente, durante l installazione normale di Microsoft Office. È bene avere a portata di mano il CD di Microsoft Office, poiché potrebbe essere richiesto per installare Microsoft Query sul computer. Il driver client ODBC compreso nel CD FileMaker non è installato come parte dell installazione standard di FileMaker. È necessario individuare e installare il software del driver ODBC dal disco di FileMaker Pro 8.5 o FileMaker Pro 8. Caricare il disco di FileMaker Pro sul computer. Quando si apre la finestra di dialogo per l installazione, fare clic sul pulsante centrale con il simbolo degli occhiali rappresentato nella figura 15 per esplorare i contenuti del disco. Figura 15: Per individuare il software del driver ODBC fare clic sul pulsante Esplora nella finestra di dialogo per l installazione di FileMaker All interno del disco di FileMaker vi è una cartella denominata xdbc, contenente il software FileMaker dei driver ODBC e JDBC. Aprire la cartella xdbc e la cartella ODBC Client Driver Installer al suo interno. Per installare il driver client ODBC di FileMaker, fare clic sul file di configurazione mostrato nella figura 16 e seguire i prompt a video. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 14

15 Figura 16: Contenuti della cartella driver ODBC sul disco di FileMaker Passaggio 2: Abilitazione di un file FileMaker come origine dati ODBC Aprire il file bps_vendite e, se inesistenti, aggiungere al file nuove fatture di vendita campione, come illustrato nella figura 17. Figura 17: Aggiungere un gruppo di record vendite al file Vendite pronto per essere convertito in grafico in Excel Per creare un grafico delle fatture create utilizzando il file Vendite occorre innanzitutto pubblicare il file bps_vendite come origine dati ODBC. Selezionare l opzione di menu Modifica > Condivisione ODBC/ JDBC. La finestra di dialogo Impostazioni di Condivisione ODBC/JDBC si aprirà, come illustrato nella figura 18. Selezionare il file bps_vendite dalla lista e attivare Condivisione ODBC/JDBC facendo clic su On. A questo punto, fare clic sul pulsante Tutti gli utenti per accedere al file. Impostando gli account del file e i privilegi, è possibile decidere quali colleghi hanno accesso ai record di un database FileMaker. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 15

16 Figura 18: Attivazione della condivisione ODBC/JDBC per tutti i file FileMaker aperti o solo il file che contiene i dati da estrarre in Excel Passagio 3: Creazione di una nuova query su database in Excel Creare una nuova cartella di lavoro vuota in Excel. Selezionare l opzione di menu Dati > Carica dati esterni > Nuova query su database*. A questo punto, se Microsoft Query non è installato correntemente sul computer, è possibile che si richieda di installare il CD di Microsoft Office. Si aprirà la finestra di dialogo Scegli origine dati rappresentata nella figura 19. Selezionare Nuova origine dati dalla lista della scheda Database, quindi fare clic sul pulsante OK. Figure 19: Nella finestra di dialogo Scegli origine dati selezionare <Nuova origine dati>, quindi fare clic sul pulsante OK. A questo punto si aprirà la finestra di dialogo Crea origine dati, come illustrato nella figura 20. Assegnare alla nuova origine dati un nome facile da ricordare. Dalla lista a discesa dei driver selezionare il driver DataDirect 32-BIT Sequelink 5.4, ovvero il driver dati ODBC compreso nel CD di FileMaker Pro. * Utenti Microsoft Office Excel 2007: Dati > Da altre origini > Da Microsoft Query. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 16

17 Figure 20: Finestra di dialogo Crea origine dati Fare clic sul pulsante Connetti per aprire la finestra Connetti a SequeLink Server rappresentata nella figura 21. Per quanto riguarda SequeLink Server Host, se si esegue la connessione ad un file FileMaker ospitato sul computer, digitare (o localhost). Se si prevede di eseguire la connessione ad un un file FileMaker ospitato da FileMaker Server in rete, digitare l indirizzo IP di FileMaker Server. In Porta SequeLink Server, digitare Figura 21: Finestra di dialogo Connetti a SequeLink Server Fare clic sul pulsante alla destra di Origine dati server per aprire la finestra di dialogo Origini dati server mostrata nella figura 22, che dovrebbe contenere una lista delle origini dati disponibili dei file FileMaker. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 17

18 Figura 22: Finestra di dialogo Origini dati server Facendo clic sul pulsante OK, si apre la finestra di dialogo Accesso a SequeLink Service, in cui si richiede di digitare un nome utente appropriato e una password per l origine dati del file FileMaker selezionata. Per il file bps_vendite, digitare Admin come nome utente e lasciare vuoto lo spazio per la password, come mostrato nella figura 23. Figura 23: Digitare nome utente e password per il file FileMaker nella finestra di dialogo Accesso a SequeLink Service Ammesso che il nome utente e la password utilizzati abbiano un accesso ODBC al file, verrà visualizzata una lista delle occorrenze di tabella disponibili dal file di origine FileMaker, nella lista a discesa Scegli una tabella. Per questo esempio scegliere la tabella Ordini di vendita. A questo punto la finestra di dialogo Crea origine dati mostrata nella figura 24 risulta completata. Volendo, è possibile selezionare la casella che permette di salvare ID utente e password, in modo da recuperare più facilmente i dati di origine in futuro. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 18

19 Figura 24: Finestra di dialogo Crea origine dati completata Facendo clic sul pulsante OK, l Origine dati appena nominata verrà aggiunta alla lista visualizzata nella finestra di dialogo Scegli origine dati, rappresentata nella figura 25. Figura 25: La nuova origine dati aggiunta alla lista di selezione Passaggio 4: Personalizzazione della query su database Ora, facendo clic sul pulsante OK, Viene avviato la Creazione guidata Query a partire dalla finestra di dialogo Scegli colonne, come illustrato nella figura 26. Per creare un grafico delle vendite in Excel aggiungere le colonne Società di fatturazione, Data vendita e Totale Fattura dalla tabella Ordini di vendita alla query. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 19

20 Figura 26: La finestra di dialogo Creazione guidata Query Scegli colonne visualizza una lista di tabelle e campi disponibili, contenuti nel file FileMaker di origine Dopo aver fatto clic sul pulsante Avanti, viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata Query - Filtra dati, che permette di limitare le righe (corrispondenti ai record del file FileMaker) da includere nella query. Nella figura 27 si mostra come la query sia stata filtrata in modo da selezionare soltanto gli ordini di vendita con data di vendita compresa nel mese di giugno 2006 (si noti che il filtro supporta le impostazioni di data internazionali). Figura 27: Finestra di dialogo Creazione guidata Query Filtra dati Facendo clic sul pulsante Avanti, appare la finestra di dialogo Creazione guidata Query Ordina. Per ordinare le righe così come si presentano nel foglio di lavoro è possibile selezionare una o più colonne (corrispondenti ad un campo FileMaker). Dalla figura 28 risulta che i dati ricavati da FileMaker verranno ordinati in base ai valori della colonna Data vendita. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 20

21 Figura 28: Creazione guidata Query Ordina Se si fa clic sul pulsante Avanti, si aprirà la finestra di dialogo Creazione guidata Query Termina rappresentata nella figura 29. In Creazione guidata Query vi sono ora informazioni sufficienti a catturare i dati di origine. A questo punto è possibile scegliere di inserire i dati nel foglio di lavoro Excel. È anche possibile fare clic sul pulsante Salva query per conservare le impostazioni per il futuro. Figura 29: Finestra di dialogo Creazione guidata Query Termina Facendo clic sul pulsante Fine, è possibile scegliere la cella in cui inserire i dati, in un foglio di lavoro esistente o nuovo, come indicato nella figura 30. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 21

22 Figura 30: Finestra di dialogo Importa Dati Facendo clic sul pulsante OK, si richiederà nuovamente di inserire il nome utente e la password per il file di origine, per accedere a SequeLink Service, come mostrato nella figura 31. Figura 31: Finestra di dialogo Accesso a Sequelink Service Passaggio 5: Revisione dei dati FileMaker in Excel I dati FileMaker di origine selezionati vengono infine inseriti nel foglio di lavoro Excel, indicato nella figura 32 con alcuni dati vendite di esempio. Figura 32: Dati di origine FileMaker selezionati filtrati, ordinati e inseriti nel foglio di lavoro Excel Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 22

23 Parte V Incorporamento di un grafico Excel in FileMaker I dati vendite possono essere utilizzati per creare un semplice grafico in Excel. Il grafico può quindi essere copiato e incorporato in un campo Contenitore all interno di un database FileMaker.* Passaggio 1: Creazione del grafico Excel e copia del grafico negli Appunti Salvare il nuovo foglio di lavoro Excel contenente i dati relativi agli ordini di vendita. Selezionare le intestazioni di colonna Società di fatturazione e Fattura, quindi fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico e seguire le relative opzioni per creare un semplice grafico nel foglio di lavoro utilizzando i dati vendite, come illustrato nella figura 33. Fare clic sul bordo dell area del grafico per selezionarlo e copiarlo negli Appunti mediante il menu di scelta rapida o mediante l opzione di menu Modifica > Copia. Figura 33: Creazione di un nuovo grafico a partire dai dati vendite in Excel. Passaggio 2: Aggiunta di un nuovo campo Contenitore per visualizzare il grafico in FileMaker Per favorire la concentrazione del team vendite, si può decidere di visualizzare un grafico delle vendite mensili nel file FileMaker bps_contatti. Il grafico permette ai membri del team vendite di seguire i loro risultati rispetto agli obiettivi, nello stesso formato di FileMaker contenente i dettagli del cliente. A questo scopo occorre innanzitutto aggiungere un nuovo campo Contenitore al file bps_contatti. Aprire il file bps Menu_principale nella cartella BPS, quindi fare clic sul pulsante Contatti nel formato del Menu BPS. Una volta che il file Contatti si è aperto, scegliere l opzione di menu File > Definisci database. Si aprirà la finestra di dialogo Definisci database per bps_contatti rappresentata nella figura 34. Nella casella Nome campo digitare un nuovo campo chiamato Cifre vendite mensili. Scegliere Contenitore dalla lista a discesa dei tipi di campo nella casella Tipo e fare clic sul pulsante Crea. Quindi fare clic sul pulsante Opzioni. *Questo non vale per Microsoft Office Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 23

24 Figura 34: Aggiunta di un nuovo campo Contenitore globale chiamato Cifre vendite mensili al file bps_contatti Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni per il campo «Cifre vendite mensili» rappresentata nella figura 35. Fare clic sulla scheda Memorizzazione e selezionare la casella Usa la memorizzazione globale. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo delle opzioni per il campo, quindi sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo per la definizione del database. Figura 35: Opzione Memorizzazione globale nella finestra di dialogo Opzioni per il campo Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 24

25 Passaggio 3: Aggiunta del campo Contenitore al formato Contatti - Vista Modulo Come si noterà, il campo Cifre vendite mensili appena definito è stato aggiunto automaticamente al fondo del formato Contatti - Vista Modulo. Questa impostazione predefinita di FileMaker, in base alla quale qualsiasi campo appena definito per un file viene aggiunto al formato correntemente selezionato, può essere disattivata. A tal fine, scegliere l opzione di menu Modifica > Preferenze per aprire la finestra di dialogo Preferenze, quindi fare clic sulla scheda Formato e deselezionare la casella Aggiungi i campi appena definiti al formato corrente. La scheda Formato della finestra di dialogo Preferiti è rappresentata nella figura 36. Figura 36: Disattivazione dell impostazione predefinita di FileMaker, in base alla quale qualsiasi campo appena definito in un file viene aggiunto automaticamente al formato corrente Se il campo appena definito chiamato Cifre vendite mensili non è stato aggiunto automaticamente al formato, è possibile aggiungerlo trascinando lo strumento Campo nell area di stato nella posizione richiesta e selezionando il nuovo campo dalla finestra di dialogo Specifica il campo, che si apre quando si rilascia il tasto del mouse. Nella figura 37 il nuovo campo è stato inserito nel formato tra i dettagli dei contatti e il campo Immagine preesistente. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 25

26 Figura 37: Il nuovo campo contenitore Cifre vendite mensili aggiunto al formato Vista Modulo Passaggio 4: Come incollare un link al grafico Excel nel campo Contenitore A questo punto è possibile ripristinare il modo Usa e inserire il grafico Excel, attualmente conservato negli Appunti, nel nuovo campo Contenitore. Fare clic nel campo Cifre vendite mensili e selezionare l opzione di menu Modifica > Incolla speciale Si aprirà la finestra di dialogo Incolla speciale rappresentata nella figura 38. Fare clic sul pulsante Incolla Collegamento nella finestra di dialogo Incolla speciale. Verrà creato un link al file Excel di origine contenente il grafico delle vendite. Figura 38: Selezionare l opzione Incolla collegamento nella finestra di dialogo Incolla speciale per creare un link al foglio di lavoro Excel di origine contenente il grafico delle vendite Il file Cifre vendite mensili è stato impostato in modo tale che ai suoi contenuti sia applicata la memorizzazione globale. Pertanto il grafico delle vendite sarà visibile in tutti i record Contatto, come illustrato nella figura 39. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 26

27 Figura 39: Visualizzazione del grafico delle vendite collegato in FileMaker Passaggio 5: Lavorare con il grafico collegato Dall interno del file FileMaker è ora possibile modificare o aprire il foglio di lavoro collegato che contiene i dati e il grafico relativi alle vendite originali. Fare clic sul grafico nel campo Cifre vendite mensili e aprire il menu di scelta rapida, come indicato nella figura 40. Quindi selezionare l opzione del menu di scelta rapida Modifica foglio di lavoro collegato che apre il foglio di lavoro Excel originale direttamente da FileMaker. In alternativa è possibile fare doppio clic sul grafico per visualizzare il foglio di lavoro Excel originale contenente il grafico. Figura 40: L opzione del menu di scelta rapida con il campo Cifre vendite mensili selezionato Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft Word Utilizzo di FileMaker come origine dati per un documento di stampa unione Word Aggiungere un nuovo formato lettera in un file FileMaker e stampare una lettera per un solo cliente, un gruppo specifico di clienti in base a criteri di ricerca o tutti i record clienti di un database è facile. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 27

28 Tuttavia, per creare un documento di stampa unione è anche possibile partire da un modello di lettera Word preesistente e utilizzare i record dei clienti conservati in FileMaker. È possibile esportare un gruppo di record selezionato da un database FileMaker come file Merge, che può essere utilizzato come elenco di destinatari per un documento di stampa unione Word. Passaggio 1: Preparazione di una lettera per la stampa unione in Microsoft Word Avviare Microsoft Word e aprire, se presente, il documento contenente il modello di lettera. In alternativa, è possibile creare una nuova lettera commerciale sull esempio di quella rappresentata nella figura 41. Figura 41: Esempio di lettera commerciale in formato Word, pronta per l aggiunta di campi unione Passaggio 2: Creazione del file di dati Merge in FileMaker Per creare un nuovo file di dati Merge di origine è possibile esportare i record dei clienti contenuti nel file bps_contatti. È possibile selezionare tutti i record del file Contatti da includere nel nuovo file Merge oppure ridurre l elenco dei destinatari cercando un gruppo di clienti specifico. Una volta scelto il gruppo di record, selezionare l opzione di menu File > Esporta record. Si aprirà la finestra di dialogo Esporta record in file. Le opzioni relative al nome e al tipo di file, alla base della finestra di dialogo, sono rappresentate nella figura 42. Digitare il nome del nuovo file contenente i record esportati. Fare clic sulla freccia Giù a destra del campo Salva con nome, quindi selezionare File Merge dalla lista dei tipi di file. Scegliere la cartella in cui salvare il nuovo file Merge, quindi fare clic sul pulsante Salva. Figura 42: Opzioni file nella finestra di dialogo Esporta record in file Si aprirà la finestra di dialogo Ordine dei campi per l esportazione rappresentata nella figura 43. Per impostazione predefinita, la lista di campi visualizzata a sinistra è basata sul formato corrente. Selezionare ognuno dei campi che si intende inserire nella lettera di stampa unione facendo di volta in volta clic sul pulsante Sposta. Dopo aver scelto tutti i campi desiderati, fare clic sul pulsante Esporta. A questo punto un nuovo il file Merge sarà creato nella posizione scelta. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 28

29 Figura 43: Finestra di dialogo Ordine dei campi per l esportazione Passaggio 3: Collegamento del file di dati Merge al file Lettera di Stampa unione Tornare alla lettera in Word e selezionare l opzione del menu Strumenti > Lettere e indirizzi > Stampa unione*. Si aprirà il riquadro delle attività Stampa unione, come illustrato nella figura 44. Per scorrere il processo di stampa unione si utilizzano i collegamenti ipertestuali del riquadro delle attività. Figura 44: Passaggio 1 del riquadro delle attività Stampa unione *Utenti Microsoft Office Excel 2007: Lettere > Inizia stampa unione > Creazione guidata Stampa unione... Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 29

30 Fare clic su Successivo per aprire il riquadro successivo. Quindi, supponendo di avere già il documento aperto, come indicato nella figura 45, fare clic sul pulsante Avanti per aprire il riquadro successivo e selezionare i destinatari della stampa unione. Figura 45: Passaggio 2 del riquadro delle attività Stampa unione È necessario collegare il file Merge esportato dal database FileMaker a questo documento Word. Nella sezione Selezione destinatari del riquadro delle attività, rappresentato nella figura 46, fare clic su Usa elenco esistente, quindi sul collegamento ipertestuale Sfoglia. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 30

31 Figura 46: Passaggio 3 del riquadro delle attività Stampa unione Si aprirà la finestra di dialogo Seleziona origine dati rappresentata nella figura 47. Sarà necessario aprire la cartella dove è stato salvato il file Merge esportato. Per rendere il file Merge visibile e quindi poterlo selezionare, occorre selezionare Tutti i file nella lista a discesa Tipo file. Dopo aver selezionato il file Merge, fare clic sul pulsante OK. Figura 47: Selezionare il file Merge esportato nella finestra di dialogo Seleziona origine dati Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 31

32 Passaggio 4: Revisione dell elenco dei destinatari nel file di dati Si aprirà una finestra di dialogo Destinatari Stampa unione come quella della figura 48, contenente l elenco dei destinatari. Se, prima di creare il nuovo file Merge, non sono stati ordinati i record in FileMaker, è possibile che a questo punto si intenda ordinare l elenco dei destinatari per nome, società o indirizzo. Per esempio, quando si ha un lungo elenco di destinatari, è talvolta possibile richiedere uno sconto al servizio postale se le lettere sono già suddivise per codice postale. Una volta completato l elenco dei destinatari, fare clic sul pulsante OK. Figura 48: Dalla finestra di dialogo Destinatari Stampa unione è possibile scegliere di rivedere, filtrare e ordinare l elenco delle destinazioni Passaggio 5: Aggiunta di campi unione alla lettera di stampa unione Per aggiungere campi alla lettera di stampa unione nel quarto riquadro delle attività Stampa unione, fare clic sul collegamento ipertestuale Altro... indicato nella figura 49. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 32

33 Figura 49: Al passaggio 4 del riquadro delle attività Stampa unione si ha un collegamento ipertestuale che permette di aggiungere campi unione al documento Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci campo unione, come illustrato nella figura 50. Selezionare ciascun campo, quindi fare clic sul pulsante Inserisci per aggiungere il campo unione al documento Word. Dopo aver aggiunto i campi al documento, fare clic sul pulsante Chiudi. Figura 50: La finestra di dialogo Inserisci campo unione comprende l elenco dei campi del file di dati Merge Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 33

34 Una volta aggiunti i campi, il documento di comunicazione dovrebbe assomigliare a quello della figura 51. Figura 51: Lettera in Word con i campi unione aggiunti Passaggio 6: Visualizzazione in anteprima del Documento di stampa unione completato Fare clic sul collegamento ipertestuale Avanti per visualizzare l anteprima delle lettere di stampa unione; per un esempio, vedere la figura 52. Figura 52: Al passaggio 5 del riquadro delle attività Stampa unione è disponibile l anteprima delle lettere unite Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 34

35 Infine, facendo clic sul collegamento ipertestuale Successivo è possibile completare l unione e stampare o personalizzare le singole lettere nel nuovo documento di stampa unione, come indicato nella figura 53. Figura 53: Il passaggio 6 del riquadro delle attività Stampa unione consente di modificare e stampare le lettere unite Passaggio 7: Creazione in automatico di un file Merge con uno script FileMaker Per semplificare le future operazioni di stampa unione, è possibile salvare come modello Word un documento contenente i campi unione provenienti da FileMaker. La procedura per creare il nuovo file di dati Merge da FileMaker può anche essere semplificata per uso futuro scrivendo un semplice script. Lo script Unisci a Word rappresentato nella figura 54 contiene solo l istruzione di script Esporta record. Per inserire nello script le impostazioni del file Merge di output fare clic sul pulsante Specifica file di output; per impostare i campi da includere nel file Merge fare clic sul pulsante Specifica ordine di esportazione. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 35

36 Figura 54: Script semplice creato in un file FileMaker per automatizzare la procedura di esportazione dei record come file Merge Condivisione di dati tra FileMaker Pro e Microsoft PowerPoint Parte I Collegamento dinamico di dati FileMaker all interno di una presentazione PowerPoint La tecnologia OLE (Collegamento e incorporamento di oggetti, Object Linking and Embedding), oltre a permettere l inserimento di un grafico Excel in un campo Contenitore di FileMaker, può essere utilizzata per tenere le presentazioni PowerPoint aggiornate in base agli ultimi dati di un file FileMaker*. È possibile riutilizzare il file Excel di prima, ovvero quello contenente i dati vendite provenienti dagli Ordini di vendita della BPS in FileMaker. Passaggio 1: Inserimento di dati FileMaker sotto forma di grafico in una presentazione PowerPoint Avviare la presentazione PowerPoint e selezionare la diapositiva in cui si desidera presentare i dati vendite FileMaker rappresentati come grafico in Excel. In PowerPoint selezionare l opzione di menu Inserisci > Oggetto. Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci oggetto. Fare clic sul pulsante di scelta Crea da File rappresentato nella figura 55, quindi fare clic sul pulsante Sfoglia per individuare e selezionare il file Excel SalesDatafromBPS creato in precedenza. Selezionare la casella Collega per creare un link dinamico tra il documento PowerPoint e il foglio di lavoro Excel. *Questo non vale per Microsoft Office Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 36

37 Figura 55: Aggiunta di un link dinamico ai dati vendite FileMaker diagrammati in Excel dall interno di una presentazione PowerPoint Facendo clic sul pulsante OK, il grafico Excel si aprirà nella diapositiva di PowerPoint. Passaggio 2: Apertura del grafico collegato durante la presentazione delle diapositive Durante una presentazione è possibile aprire automaticamente il foglio di lavoro Excel collegato al grafico, facendo clic su quest ultimo. Selezionare l opzione di menu Presentazione > Impostazioni azione. Si aprirà la finestra di dialogo Impostazioni azione rappresentata nella figura 56. Per aprire l oggetto OLE facendo clic su di esso durante una presentazione, fare clic sulla scheda Clic del mouse o Passaggio del mouse per attivare l oggetto quando si passa il mouse sopra al grafico. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 37

38 Figura 56: Mediante la finestra di dialogo Impostazioni azione è possibile aprire o modificare da PowerPoint il foglio di lavoro Excel contenente i dati vendite FileMaker aggiornati Se qualcuno del pubblico chiedesse di vedere il set di record originale in FileMaker, sarà possibile utilizzare la stessa tecnica OLE per avviare il file originale del database dall interno di una presentazione PowerPoint. Parte II Utilizzo di FileMaker come Libreria Risorse per memorizzare documenti di ufficio Numerose società utilizzano FileMaker come Libreria Risorse elettronica, in cui memorizzare i documenti aziendali. Le nuove agenzie di comunicazione e design, per esempio, possono memorizzare in un file le immagini di un pacchetto di lavoro, mentre ad architetti e legali può essere utile memorizzare i piani di progetto o le bozze dei contratti in FileMaker e poterli recuperare. In un campo Contenitore di FileMaker è possibile memorizzare quasi ogni tipo di file e, se l applicazione del documento originale è installata sul computer, è possibile aprire il file da FileMaker. Passaggio 1: Apertura del modello di FileMaker Gestione documentazioni Il modello Gestione documentazioni incluso in FileMaker Pro può essere utilizzato per costruire un file Libreria Risorse di esempio. Avviare FileMaker, fare clic sul pulsante Crea un nuovo file usando un modello e selezionare Gestione documentazioni dall elenco dei modelli di database Business Generale, rappresentato nella figura 57. Fare clic sul pulsante OK per creare il nuovo file. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 38

39 Figura 57: Selezionare il modello Gestione documentazioni Se la libreria dei modelli non appare automaticamente all avvio di FileMaker, scegliere l opzione di menu Modifica > Preferenze per aprire la finestra di dialogo Preferenze. Nella scheda Generale, rappresentata nella figura 58, selezionare la casella Mostra i modelli nella finestra di dialogo Nuovo database. Figure 58: Selezione della casella per la visualizzazione dei modelli, nelle preferenze di FileMaker Si aprirà il nuovo file Gestione documentazioni. Per aggiungere un nuovo record fare clic sul pulsante Nuovo, come indicato nell esempio di presentazione PowerPoint della figura 59. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 39

40 Passaggio 2: Inserimento di un file nel file Gestione documentazioni Figura 59: Impiego del file Gestione documentazioni per memorizzare i dettagli di una presentazione PowerPoint Il formato Vista modulo della Gestione documentazioni comprende un campo Contenitore che viene visualizzato come rettangolo bianco con dietro l etichetta Immagine. Oltre a una descrizione del file, nel campo Contenitore è possibile memorizzare il file stesso o un riferimento ad esso. Fare clic sul campo Contenitore e selezionare Inserisci > file dal menu di scelta rapida o dal menu Inserisci. Nella finestra di dialogo Inserisci file che si aprirà, selezionare il documento che si intende aggiungere al record FileMaker. La casella alla base della finestra di dialogo mostrata nella figura 60 permette di scegliere di memorizzare solo un riferimento al file. Se si seleziona Memorizza solo un riferimento al file, FileMaker Pro non importa il file, ma tiene solo traccia della sua posizione sull hard disk, risparmiando spazio sul disco. Figure 60: Opzione di memorizzazione del file all interno della finestra di dialogo Inserisci file Facendo clic sul pulsante Apri, nel campo Contenitore vengono visualizzati l icona e il nome del file, ma non il suo contenuto reale, come illustrato nella figura 61. Integrazione tra FileMaker Pro e Microsoft Office pagina 40

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