Prospettive di innovazione nell Ente Locale. Le novità normative, l innovazione tecnologica e le soluzioni gestionali per la digitalizzazione della PA

Transcript

1 Prospettive di innovazione nell Ente Locale Le novità normative, l innovazione l tecnologica e le soluzioni gestionali per la digitalizzazione della PA GIORNATA DI STUDIO Mercoledì 15 dicembre 2010, ore 9.30 Sala Consiliare Comune di Soncino (BS)

2 Agenda 1. L amministrazione pubblica digitale 2. L Albo pretorio on-line 3. Problematiche relative ai formati 4. La circolare n.12n.12/ Conclusioni

3 1 L amministrazione pubblica digitale

4 Convergenza tecnologica sul digitale La digitalizzazione delle comunicazioni, dei documenti, dei processi e dei servizi in genere, è il fenomeno che più di ogni altro caratterizza la società contemporanea. La crescita annua del numero di messaggi di posta elettronica scambiati è dell ordine del 30 40%. Inoltre, sempre più spesso si parla di IP Telephony, VoIP, DTT, IP-TV.

5 Rapporto costi/benefici La PA deve dare attuazione ad un complesso di norme che la indirizza decisamente verso la dematerializzazione dell azione amministrativa, prevedendo l uso della firma digitale per la produzione di documenti informatici, della posta elettronica certificata e del sistema di protocollo informatico per la trasmissione, gestione e archiviazione dei documenti digitali, dell albo pretorio on-line per la pubblicità degli atti. I progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza in quanto promettono forti riduzioni di costi e aumenti significativi di competitività ed efficienza delle organizzazioni, sia pubbliche che private.

6 Alcuni dati Acquisizione documenti Stampa/ Produzione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all anno Distribuzione documenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento Archiviazione documenti 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, 2006

7 La spinta dei governi In questo scenario, il legislatore nazionale e quello europeo hanno emanato un complesso molto articolato di norme volte a sostenere la transizione dal documento cartaceo al documento informatico

8 L alluvione normativa REGOLE TECNICHE DOCUMENTO INFORMATICO E FIRMA ELETTRONICA Regole tecniche per il documento informatico nella PA. Tali regole sono adeguate periodicamente dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione alle esigenze istituzionali, organizzative, scientifiche e tecnologiche. CNIPA, maggio 2004 Linee guida per l utilizzo della firma digitale abrogato da abrogato da D.P.C.M. 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell articolo 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica, 10 novembre 1997, n. 513 (G.U. n.87 del ) D.P.C.M. 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. n. 98 del ) D.P.C.M. 30 marzo 2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. (GU n. 129 del Deliberazione CNIPA 4/2005, 17 febbraio 2005 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. (G.U. 3 marzo 2005, n. 51) Circolare AIPA n. 39 del 8 febbraio 2002 Art. 14, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell' 8 febbraio 1999: codici identificativi idonei per la verifica del valore della chiave pubblica della coppia di chiavi del presidente dell'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione. (G.U. 20 febbraio 2002, n. 43) Direttiva C.E. 1999/93/CE del 13 dicembre 1999 Direttiva europea relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche Art. 15, comma 2: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e Legge n. 59 del 15 marzo 1997 (c.d. Bassanini I) trasmissione con strumenti informatici, sono validi e "Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle rilevanti a tutti gli effetti di legge. regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa" (G.U. n. 63 del 17 marzo 1997) PROTOCOLLO INFORMATICO D.P.R. n. 513 del 10 novembre 1997 D.P.R. n. 043 del 20 ottobre 1998 D.P.R. n. 428 del 20 ottobre 1998 Direttiva P.C.M. 28 ottobre 1999 Gestione Regolamento contenente i criteri e le Regolamento di attuazione degli Regolamento recante norme per la informatica dei flussi documentali nelle modalità per la formazione, articoli 1, 2 e 3 della Legge 15 gestione del protocollo informatico da pubbliche amministrazioni l'archiviazione e la trasmissione di maggio 1997, n. 127, in materia di parte delle amministrazioni pubbliche documenti con strumenti informatici e semplificazione delle certificazioni (G.U. 14 dicembre 1998, n. 291) D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche telematici a norma dell'articolo 15, amministrative (G.U 24 novembre per il protocollo informatico di cui al DPR 20 comma 2, della legge 15 marzo 1997, 1998 n. 275) ottobre 1998, n. 428 n. 59 (G.U. 13 marzo 1998 n. 60) Circolare AIPA n. 28 del 7 maggio 2001 Articolo 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Decreti abrogati dal DPR. 28 ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 dicembre 2000 n. 445, art. 77 assorbito novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo da informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 Circolare AIPA n. 31 del 21 giugno 2001 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei amministrativa (G.U. n. 42 del 20 febbraio 2001 S.O. n. 30) Ministri del 31 ottobre 2000, recante "Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente (Pubblicata sulla GU n. 160 del ) Posta Elettronica Certificata Art. 27. (Disposizioni in materia di innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione), comma 8: Entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge sono emanati uno o più regolamenti [ ] per introdurre nella disciplina vigente le norme necessarie ai fini del conseguimento dei seguenti obiettivi: [ ] e) estensione dell'uso della posta elettronica nell'ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati; CTRUPA Regole tecniche del servizio di trasmissione documenti informatici mediante posta elettronica certificata pubblicate il 12 maggio 2005 Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. n.266 del 15 novembre 2005) CTRUPA Linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata pubblicate il 3 febbraio 2003 CTRUPA Allegato tecnico alle linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata pubblicate il 29 maggio 2003 DIRETTIVA MIT 27 novembre 2003 Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. n. 8 del ) D.P.R. 11 febbraio 2005, n.68 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. (G.U. n. 97 del 28 Aprile 2005) Legge n. 3 del 16 gennaio 2003 Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione (G.U. n.15 del 20 gennaio 2003) sostuito da sostuito da sostuito da D.Lgs. n.10 del 23 gennaio 2002 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche" (G.U. n. 39 del 15 febbraio 2002) D.P.R. n. 137 del 7 aprile 2003 Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (G.U. n. 138 del ) D.P.C.M. 30 ottobre 2003 Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell'informazione, ai sensi dell'art. 10, comma 1, del decreto legislativo 23 febbraio 2002, n. 10. (G.U. n. 98 del ) Deliberazione AIPA n. 15 del 28 luglio 1994 Art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 357: Regole tecniche per l'uso dei supporti ottici (G.U. n. 216 del ) Deliberazione AIPA n. 24 del 30 luglio 1998 Regole tecniche per l uso di supporti ottici - Art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 357 (G.U. n. 192 del ) Deliberazione AIPA n. 51 del 23 novembre 2000 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 (G.U. 14 dicembre 2000, n. 291) Deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n (GU n. 57 del ) ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA D.Lgs. n.196 del 30 giugno 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali" (G.U. n. 174 del S.O. n. 123) Direttiva Direttiva P.C.M. - Dip.to Innovazione e Tecnologie del 21 dicembre 2001 Linee guida in materia di digitalizzazione della P.A. per l'anno 2002 Direttiva P.C.M. - Dip.to Innovazione e Tecnologie del 16 gennaio 2002 Sicurezza Informatica e delle Telecomunicazioni nelle Pubbliche Amministrazioni Statali Direttiva MIT giugno 2002 Linee guida del Governo per lo sviluppo della Società dell Informazione nella legislatura Direttiva MIT 9 dicembre 2002 Direttiva sulla trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali Direttiva MIT 20 dicembre 2002 Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione Direttiva MIT 27 novembre 2003 Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. Direttiva MIT 18 dicembre 2003 Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004 Direttiva MIT 19 dicembre 2003 Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici da parte delle Pubbliche Amministrazioni Direttiva MIT 4 gennaio 2005 Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 18 novembre Punto 6 - Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale. Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137" (G.U. n. 45 del 24 febbraio Supplemento Ordinario n. 28) D.P.C.M. 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi (G.U. n. 249 del ) D.P.R. 680 del 11 novembre 1994 D. Lgs. 39 del 12 febbraio 1993 Regolamento per il Sistemi informativi automatizzati nella P.A. (Istituzone dell AIPA) coordinamento delle norme in materia di sistemi informativi D.P.R. del 9 maggio 2002 automatizzati delle Istituita l'agenzia nazionale per l'innovazione Tecnologica Amministrazioni pubbliche con (Soppressione dell AIPA) le esigenze di gestione dei Circolare AIPA n. 40 del 22 aprile 2002 sistemi concernenti la Formato per la rappresentazione elettronica dei provvedimenti sicurezza dello Stato. normativi tramite il linguaggio di marcatura XML. (Regolamento attuativo del D.Lgs 39/93) Direttiva del PCM del 5 settembre 1995 "Principi e modalità per la realizzazione della RUPA Rete Unitaria della RUPA (G.U. 21 novembre 1995, n. 272) Pubblica Amministrazione D.Lgs. n. 259 del 1 agosto 2003 Codice delle comunicazioni elettroniche D.Lgs. n. 42 del 28 febbraio 2005 Istituzione del sistema pubblico di connettività e SPC Servizio Pubblico di della rete internazionale della Pubblica Connettività Amministrazione, a norma dell'articolo 10, della legge 29 luglio 2003, n. 229 (G.U. n.73 del 30 RIPA Rete internazionale della marzo 2005) Pubblica Amministrazione Regole tecniche (non ancora pubblicate) Legge 29 luglio 2003, n. 229 "Interventi in materia di qualità della art. 10: Il Governo e' delegato ad adottare, entro 18 mesi dalla regolazione, riassetto normativo e data di entrata in vigore della legge (entro il 9 marzo 2005), codificazione - Legge di uno o più D.Lgs. per il coordinamento e il riassetto delle disposizioni in materia di società dell'informazione semplificazione 2001" confluito nel CAD D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice dell'amministrazione digitale (G.U. n. 112 del S.O. n. 93) Legge 18 giugno 2009, n. 69 "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile" (G.U. n. 140 del 19 giugno 2009 S.O. n. 95) modificato da D.Lgs. n. 159 del 4 aprile 2006 Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell'amministrazione digitale.codice dell'amministrazione digitale

9 Codice dell amministrazione digitale Il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale), entrato in vigore il 1 gennaio 2006 e modificato con D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali: [art. 3, c. 1]: il diritto di richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi statali. [art. 4, c. 2]: ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione [art. 47]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.

10 Pubblica Amministrazione Digitale Legge 18 giugno 2009, n. 69. Il Governo è delegato a modificare, entro il 2010, il Codice dell amministrazione digitale per: modificare la normativa in materia di firma digitale al fine di semplificarne l'adozione e l'uso da parte della pubblica amministrazione, dei cittadini e delle imprese, garantendo livelli di sicurezza non inferiori agli attuali; prevedere l obbligo dell utilizzo delle reti informatiche nelle comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e tra queste e i loro dipendenti; prevedere che tutte le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del citato decreto legislativo n. 165 del 2001 eroghino i propri servizi, ove possibile, nelle forme informatiche e con le modalità telematiche; prevedere forme sanzionatorie per le pubbliche amministrazioni che non ottemperano alle prescrizioni del codice anche inibendo l'erogazione dei servizi disponibili in modalità digitali attraverso canali tradizionali.

11 La fatturazione elettronica Il d. lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, emanato in attuazione della direttiva 2001/115/CE volta a semplificare ed armonizzare le modalità di fatturazione in materia di IVA, e il decreto del MEF 23 gennaio 2004, concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, hanno introdotto la fattura elettronica in sostituzione di quella cartacea e regolamentato l archiviazione su base informatica dei documenti di rilevanza fiscale e tributaria

12 Fatturazione elettronica verso la PA L art. 1, c , della L. n. 244/2007, ha stabilito che l emissione, la trasmissione, l archiviazione e la conservazione delle fatture emesse nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Dopo la pubblicazione del regolamento del MEF, atteso ormai da mesi, le Pubbliche Amministrazioni non potranno più accettare né pagare fatture emesse su supporto cartaceo.

13 Piano di e-government 2012 Il piano di e-government 2012 è un piano da realizzare entro il 2012, composto da 27 obiettivi, tra i quali: Scuola. Interazione digitale scuola famiglia; pagella elettronica e registro elettronico Università. Università digitale (semplificazione e digitalizzazione dell azione amministrativa; servizi on line agli studenti) Salute. Digitalizzazione del ciclo delle prescrizioni e dei certificati medici; Fascicolo sanitario elettronico Sicurezza e libertà civili. Passaporto e carta d identità elettronica Giustizia. Notificazione telematiche delle comunicazioni e degli atti processuali; certificati giudiziari on line Dematerializzazione. Casella elettronica certificata per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti; fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione; pagamenti on lineverso la pubblica amministrazione; DURC on line; attuazione del codice dell amministrazione digitale; gestione documentale elettronica.

14 In sintesi Il quadro che si sta delineando è quello di una Pubblica Amministrazione altamente informatizzata e che dialoga con i cittadini quasi prevalentemente attraverso l utilizzo delle tecnologie digitali

15 Gli strumenti Gli strumenti tecnologici non mancano: la firma digitale permette di produrre documenti informatici con forza giuridica equivalente a quelli cartacei sottoscritti con firma autografa. la posta elettronica certificata e gli altri mezzi di comunicazione elettronica consentono la trasmissione di documenti informatici con garanzia di riservatezza e integrità, certezza della provenienza, certezza della data di spedizione e di consegna. la carta d identità elettronica (CIE) e la carta nazionale dei servizi (CNS) permettono di eseguire i processi di autenticazione informatica necessari per la erogazione on line dei servizi delle pubbliche amministrazioni. i sistemi di gestione informatica dei documenti possono essere impiegati per la formazione degli archivi digitali e la gestione dei flussi documentali elettronici. il sistema pubblico di connettività (SPC) consentirà alle amministrazioni di sviluppare, condividere, integrare e diffondere il loro patrimonio informativo. l albo pretorio on-line consente di assolvere all obbligo di pubblicazione degli atti e provvedimenti amministrativi senza produzione alcuna di carta

16 2 L albo pretorio on-line

17 Quadro normativo Legge 26 febbraio 2010, n. 25 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 30 dicembre 2009, n. 194, recante proroga di termini previsti da disposizioni legislative Decreto-legge 30 dicembre 2009, n. 194 Proroga di termini previsti da disposizioni legislative (cd. decreto legge milleproroghe ) Legge 18 giugno 2009, n. 69 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile Deliberazione 19 aprile 2007 Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione (G.U. n. 120 del 25 maggio 2007) Direttiva 18 novembre Linee guida per la Pubblica Amministrazione digitale - (G.U.n.16 del 20/1/2006) Legge 9 geennaio 2004 n.4 Disposizioni per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici (cd. Legge Stanca ) Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale Decreto Legislativo 1 agosto 2003, n. 259 Codice delle comunicazioni elettroniche Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali

18 L albo pretorio on-line Legge 18 giugno 2009, n. 69 "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile pubblicata nella G.U. n. 140 del 19 giugno Supplemento ordinario n. 95 Art. 32 (Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea), comma 1: A far data dal 1 gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati.

19 L albo pretorio on-line Art. 32, comma 2: Dalla stessa data del 1 gennaio 2010, al fine di promuovere il progressivo superamento della pubblicazione in forma cartacea, le amministrazioni e gli enti pubblici tenuti a pubblicare sulla stampa quotidiana atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o i propri bilanci, oltre all adempimento di tale obbligo con le stesse modalità previste dalla legislazione vigente alla data di entrata in vigore della presente legge ( ), provvedono altresì alla pubblicazione nei siti informatici, secondo modalità stabilite con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione di concerto con il Ministro delle infrastrutture e dei trasporti per le materie di propria competenza. Art. 32, comma 3: Gli adempimenti di cui ai commi 1 e 2 possono essere attuati mediante utilizzo di siti informatici di altre amministrazioni ed enti pubblici obbligati, ovvero di loro associazioni.

20 L albo pretorio on-line Art. 32, comma 5: A decorrere dal 1 gennaio 2010 e, nei casi di cui al comma 2, dal 1 gennaio 2013, le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale, ferma restando la possibilità per le amministrazioni e gli enti pubblici, in via integrativa, di effettuare la pubblicità sui quotidiani a scopo di maggiore diffusione, nei limiti degli ordinari stanziamenti di bilancio. Art. 32, comma 7: È fatta salva la pubblicità nella Gazzetta Ufficiale dell'unione europea, nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e i relativi effetti giuridici, nonché nel sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti di cui al decreto del Ministro dei lavori pubblici 6 aprile 2001, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 100 del 2 maggio 2001, e nel sito informatico presso l'osservatorio dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, prevista dal codice di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163

21 Le proroghe Il Decreto-legge 30 dicembre 2009, n. 194 Proroga di termini previsti da disposizioni legislative (comunemente denominato Decreto legge Milleproroghe ), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 302 del 30 dicembre 2009 all art. 2, comma 5 così recita: All articolo 32, comma 5, della legge 18 giugno 2009, n. 69, le parole 1 gennaio 2010 sono sostituite dalle seguenti: 1 luglio La Legge n. 25 del 26/02/2010 (GU 48 del 27/02/2010) di conversione del decreto legge milleproroghe, all articolo 2, comma 5 stabilisce che: All'articolo 32, comma 5, della legge 18 giugno 2009, n. 69, le parole 1 gennaio 2010 sono sostituite dalle seguenti: 1 gennaio Quindi è prorogato al 1 gennaio 2011 il termine in relazione al quale le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non produrranno più effetto di pubblicità legale. Non è prevista alcuna ulteriore proroga all attuale scadenza del 1 gennaio 2011.

22 In sintesi A far data dal 1 gennaio 2010 gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici. Fino alla data del 31 dicembre 2010 le pubblicazioni effettuate in forma cartacea mediante l Albo pretorio tradizionale continueranno ad avere validità, dopodiché le pubblicazioni effettuate in tale forma non avranno più effetto di pubblicità legale. A far data dal 1 gennaio 2011 l'effetto di pubblicità legale verrà riconosciuto solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati dalle PA sui propri siti informatici. 1 gennaio dicembre 2010 Periodo transitorio Dal 1 gennaio 2011 Periodo obbligatorio

23 Esempi di tipologie di atti pubblicabili le deliberazioni comunali di consiglio e di giunta, le ordinanze; gli avvisi di convocazione del consiglio comunale; gli avvisi di gara; i bandi di concorso; gli elenchi dei permessi per costruire rilasciati; l'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica; le pubblicazioni di matrimonio; gli atti destinati ai singoli cittadini, quando i destinatari risultano irreperibili al momento della consegna; piani urbanistici, del commercio, del traffico, etc; tutti gli ulteriori atti che per disposizioni di legge di regolamento o su richiesta devono essere pubblicati ufficialmente mediante affissione all'albo pretorio, per la durata stabilita nelle predette norme o richieste

24 In sintesi Il passare da un obbligo di pubblicità mediante affissione degli atti presso un luogo fisico, l albo pretorio tradizionale, ad una pubblicazione su uno spazio virtuale quale quello del sito web dell amministrazione, oltre a confermare la volontà di modernizzare l azione della Pubblica Amministrazione afferma la volontà di intraprendere un diverso canale di comunicazione e interazione con i cittadini. Entro la fine del 2010 a tutta la PA è richiesto di allestire il servizio di pubblicità legale sul proprio sito informatico, con opportuna organizzazione dell Ente e conseguente dotazione tecnologica.

25 La bozza di DPCM

26 Dalla bozza di regole tecniche art. 2 (Definizioni) albo on-line: spazio informatico, accessibile senza formalità, nel quale sono pubblicati i documenti relativi ad atti e provvedimenti che, in base alla normativa vigente o per scelta delle singole amministrazioni pubbliche, devono essere resi potenzialmente conoscibili a chiunque sito informatico istituzionale: spazio virtuale dell amministrazione, destinato all informazione istituzionale e identificato da un indirizzo internet univoco, avente le caratteristiche stabilite dall articolo 53 del Codice dell amministrazione digitale

27 Dalla bozza di regole tecniche art. 4 (Istituzione dell albo on-line) 1. Ogni amministrazione pubblica istituisce un unico albo on-line, valido per tutte le proprie aree organizzative omogenee 2. La pubblicazione di documenti all albo on-line avviene esclusivamente in forma digitale sul sito informatico istituzionale. 3. Le amministrazioni pubbliche stabiliscono le modalità tecniche e organizzative che garantiscono la pubblicazione dei documenti a cura del dirigente responsabile, individuato ai sensi dell articolo Ogni amministrazione pubblica disciplina, con propri atti di organizzazione da emanarsi entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, la pubblicazione dei documenti avente effetto di pubblicità legale sul proprio sito informatico istituzionale, così come previsto dalla vigente normativa in materia di trasparenza, dalla regolamentazione interna e tenuto conto di quanto disposto dall articolo 26 della legge 241/ Al fine di evitare duplicazioni, la pubblicazione sul sito informatico istituzionale soddisfa l obbligo di pubblicazione legale in altri siti, salvo i casi previsti espressamente dalla legge o dall autorità giudiziaria. 6. La pubblicazione integrale di documenti con le procedure descritte nel comma 7 dell articolo 32 della legge 69/2009 soddisfa, nei casi previsti, il requisito di efficacia; in questo caso all albo on-line è pubblicato esclusivamente un avviso di avvenuta pubblicazione.

28 Dalla bozza di regole tecniche art. 5 (Responsabilità dei dirigenti) 1. Fatto salvo quanto previsto all articolo 13, comma 2 e all articolo 16, con atto adottato in base a quanto disposto dal proprio ordinamento in materia di organizzazione, le pubbliche amministrazioni individuano le responsabilità dei dirigenti, o loro delegati, riguardo a: a) redazione del documento da pubblicare, con riferimento alla completezza, correttezza, pertinenza, indispensabilità dei dati personali nello stesso contenuti rispetto alle finalità della pubblicazione; b) pubblicazione, con riferimento alla correttezza della modalità e dei tempi della stessa; c) conservazione del repertorio dell albo, con riferimento all autenticità, all integrità e all intelligibilità dei documenti pubblicati e dei rispettivi metadati.

29 Dalla bozza di regole tecniche art. 6 (Caratteristiche e organizzazione delle pubblicazioni) 1. Il sito informatico istituzionale è realizzato in modo da rispettare i princìpi di accessibilità, elevata usabilità, reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità e interoperabilità così come previsto dall articolo 53 del Codice dell amministrazione digitale. 2. I documenti sono elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione con l indicazione dello stato: pubblicato, scaduto, annullato o simili. 3. Il sistema informatico consente all utente ricerche e ordinamenti di dati dai campi inerenti ai documenti pubblicati. 4. L indirizzo dell albo on-line è reso accessibile dalla pagina iniziale del sito informatico istituzionale, a sua volta accreditato all Indice PA, così come previsto dall articolo 51 bis del codice dell amministrazione digitale, in una sezione dedicata oppure in sottosezioni che contengano le pubblicazioni previste da norme speciali, come sentenze penali, pubblicazioni matrimoniali e altre tipologie di documenti soggetti a registrazione particolare. 5. Limitatamente al periodo di pubblicazione, l acquisizione dei documenti pubblicati da parte dell utenza avviene gratuitamente e senza formalità, mentre le disposizioni in materia fiscale e di bollo sono applicate solo in caso d uso. 6. Il sito informatico istituzionale è accessibile ogni giorno continuativamente e pone in evidenza le sanzioni civili e penali in cui si incorre mettendo in atto azioni che possono compromettere l autenticità, la veridicità e l integrità dell elenco e dei documenti pubblicati, oppure limitarne o impedirne l accesso, anche temporaneamente.

30 Dalla bozza di regole tecniche art. 11 (Elementi obbligatori della pubblicazione) 1. Gli elementi obbligatori immodificabili della pubblicazione sono i seguenti: a) numero di registrazione, assegnato automaticamente dal sistema; b) data di registrazione, assegnata automaticamente dal sistema; c) data iniziale di pubblicazione; d) data finale di pubblicazione; e) denominazione del richiedente; f) oggetto del documento; g) numero degli allegati; h) descrizione degli allegati; i) documento o documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata; l) impronta del documento o dei documenti informatici pubblicati; m) indicazione se il documento è pubblicato in forma integrale o per estratto; n) unità organizzativa responsabile e nominativo del responsabile del procedimento amministrativo, se interno; o) denominazione dell area organizzativa omogenea, se esterno. 2. Il numero di registrazione, la data di registrazione, la data iniziale di pubblicazione, la data finale di pubblicazione, l impronta e la denominazione dell ente e dell area organizzativa omogenea costituiscono la segnatura del documento pubblicato all albo. 3. La segnatura della pubblicazione all albo on-line deve essere associata in forma permanente non modificabile ai documenti informatici pubblicati.

31 Dalla bozza di regole tecniche art. 17 (Conservazione e scarto delle registrazioni e dei documenti pubblicati) 1. Le registrazioni dell albo on-line e i documenti pubblicati, collegati al sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti e del protocollo informatico costituiscono una serie archivistica ai sensi dell articolo 67 del TUDA. 2. Il repertorio dell albo on-line è gestito esclusivamente e conservato permanentemente in ambiente digitale. 3. Il repertorio include tutte le informazioni relative alla registrazione e all eventuale annullamento. 4. Nel caso in cui la pubblicazione digitale riguardi copie informatiche di documenti cartacei il repertorio include le informazioni specifiche relative ai responsabili della procedura di digitalizzazione e le indicazioni che consentano il reperimento del documento cartaceo digitalizzato. 5. Le modalità di gestione e conservazione del repertorio dell albo on-line e dei relativi documenti pubblicati sono descritte nel manuale di gestione [Ndr: manuale di gestione del sistema informatico, dei flussi documentali e degli archivi, previsto dall articolo 3 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000]; il manuale descrive altresì le specifiche responsabilità dei soggetti interessati distinguendo tra la responsabilità del procedimento di pubblicazione e la responsabilità della gestione del sito informatico istituzionale. 6. I documenti pubblicati e le referte di pubblicazione repertoriati nell albo on-line sono eliminati, nel rispetto della procedura di scarto descritta negli articoli 21 e 41 del codice dei beni culturali, dopo due anni liberi e interi dall avvenuta pubblicazione 7. Ai fini dell accesso e ai fini probatori, i documenti e gli eventuali estratti pubblicati con annesse referte sono conservati nel rispettivo fascicolo a cura del responsabile del procedimento o del responsabile della conservazione. 8. La conservazione di documenti descritti al comma 6 è condotta antieconomica. 9. I dirigenti sono soggetti a valutazione annuale anche in ordine all avvenuto scarto di documenti dichiarati inutili e degli adempimenti sulla conservazione degli archivi, in armonia con quanto disposto dal codice dei beni culturali e dall articolo 5 del decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37.

32 Dalla bozza di regole tecniche art. 18 (Formati per la pubblicazione) 1. Ciascuna amministrazione individua i formati dei file idonei alla pubblicazione dei documenti in armonia con quanto stabilito dall articolo 68, comma 4, del codice dell amministrazione digitale. 2. I formati devono garantire la visualizzazione dei documenti mediante software di pubblico dominio, gratuiti e rispondenti a standard internazionali in modo da essere intelligibili attraverso qualsiasi sistema. 3. Le amministrazioni provvedono a includere nella pagina dell albo on-line le modalità per recuperare liberamente e gratuitamente il visualizzatore adeguato ai formati scelti.

33 Dalla bozza di regole tecniche art. 19 (Formati per la conservazione) 1. Ciascuna amministrazione individua, in armonia con l elenco dei formati previsti dall articolo 68, comma 4, del codice dell amministrazione digitale, i formati idonei alla conservazione a lungo termine dei documenti pubblicati. 2. In difetto dei formati previsti dal comma 1, le amministrazioni utilizzano formati non proprietari, aperti, ampiamente adottati, bene documentati, immuni da macroistruzioni o codici invasivi, nonché indipendenti da soluzioni software e hardware e riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali di standardizzazione. 3. Le amministrazioni possono utilizzare formati proprietari a condizione di adottarne almeno un altro con le caratteristiche descritte al comma Le amministrazioni pubbliche garantiscono la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati e delle referte di pubblicazione nei rispettivi fascicoli, mantenendo nel tempo prova della loro autenticità, integrità, immodificabilità e intelligibilità, indipendentemente da soluzioni hardware e software adottate, scegliendo formati aperti e non proprietari, in armonia con quanto stabilito dall articolo 68 del codice dell amministrazione digitale. 5. La procedura di conservazione inizia contestualmente alla procedura di pubblicazione.

34 Il Manuale di gestione dell AOL Fa parte del Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (art. 3 e 5 del DPCM 31/10/2000) Può essere costituito da un suo allegato oppure essere una sezione inserita all interno del manuale di gestione Il manuale di gestione descrive le modalità di gestione e conservazione del repertorio dell albo on-line e dei relativi documenti pubblicati Il manuale descrive altresì le specifiche responsabilità dei soggetti interessati distinguendo tra la responsabilità del procedimento di pubblicazione e la responsabilità della gestione del sito informatico istituzionale Il manuale contiene l elenco dei documenti soggetti a pubblicazione all albo on-line

35 In conclusione Sino al 31 dicembre 2010 è possibile utilizzare l albo pretorio on-line o continuare ad utilizzare il tradizionale albo pretorio cartaceo Dal 1 gennaio 2011 avrà valore di pubblicità legale solo la pubblicazione sull albo on-line

36 3 Problematiche legate ai formati

37 Il problema dei formati E necessario identificare i formati elettronici da utilizzare per la produzione e la ricezione dei documenti, in quanto: devono essere aperti, standard (possibilmente de jure), ampiamente adottati, ben documentati non devono poter contenere macro istruzioni o, comunque sia, devono essere disponibili gli strumenti capaci di rilevarne la presenza devono essere affidabili, accurati e usabili devono essere indipendenti dalle piattaforme tecnologiche

38 La guerra dei formati

39 Esempi Formati disponibili: Formati immagine (estensione.tiff,.jpg, etc.) Microsoft Word fino alla versione 2003 (estensione.doc) Microsoft Word 2007 e 2010 (estensione.docx) OpenOggice.org Writer (estensione.odt) PDF (estensione.pdf) PDF/A (estensione.pdf) Formati per la documentazione tecnica (es:.dwg,.dxf, etc.) Formati per registrazioni audio (es: mp3, wma, ogg, pcm, etc.) Formati per registrazioni video (es: mp4, mov, wmv, avi, mpeg, etc.)

40 Il formato PDF/A PDF/A-1 Caratteristiche obbligatorie PDF 1.4 Caratteristiche raccomandate Caratteristiche limitate Caratteristiche proibite Ad esempio, tra le caratteristiche del PDF 1.4 espressamente proibite troviamo l utilizzo di contenuti multimediali audio e video; l utilizzo di codice eseguibile (ad es. Javascript); la crittografia del file; l uso della trasparenza; l uso di collegamenti (link) esterni; l utilizzo di file incorporati e la compressione con l algoritmo proprietario LZW. Altre caratteristiche sono invece obbligatoriamente richieste: lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera indipendente dal dispositivo su cui il file verrà rappresentato; è obbligatorio l uso di metadati basati su standard (metadati XMP); tutti i font debbono essere incorporati nel file e devono essere, inoltre, legalmente incorporabili per garantire una rappresentazione universale e illimitata.

41 Il nuovo formato WWF Il WWF crea il file che non si può stampare Il nuovo formato, evitando lo spreco di carta, permette di salvare gli alberi [ZEUS News ] È ormai una lettura comune quella delle frasi, poste in calce a molte , che invitano a non stampare inutilmente il testo al fine di salvaguardare l'ambiente evitando lo spreco di carta. Ora il WWF ha lanciato una soluzione ancora più radicale: un formato di file che inibisce completamente la possibilità di stampare. Il formato, che ha proprio estensione.wwf, è in sostanza un PDF modificato in maniera tale da disabilitare tutte le funzioni di stampa: in questo modo non è possibile minacciare gli alberi nemmeno volendo. Per creare i documenti in formato WWF occorre scaricare un apposito software, al momento disponibile solo per Mac OS X e di cui presto sarà rilasciata anche la versione per Windows, dal sito ufficiale dell'iniziativa.

42 4 La circolare n. 12/2010

43 La Circolare n. 12/2010 Con Circolare 3 settembre 2010, n. 12 (pubblicata nella Gazzetta ufficiale 28 ottobre 2010, n. 253), il Dipartimento per la digitalizzazione e l innovazione del Ministero per la funzione pubblica ha confermato che la posta elettronica certificata (PEC) può essere utilizzata per la trasmissione di istanze di partecipazione ai concorsi pubblici, attesa la sua equiparabilità alla tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento Quindi può essere utilizzata sia una qualsiasi PEC che la CEC-PAC

44 Un esempio (1)

45 Un esempio (2)

46 Un esempio (3)

47 Problemi irrisolti È sicuramente vero che è possibile presentare un istanza attraverso la PEC se questa è contenuta nel corpo del messaggio (body message), ma cosa succede se l istanza viene inviata come semplice file allegato, ovvero come documento informatico non firmato digitalmente? Per ritenersi sottoscritta elettronicamente (come novella il DPCM 6 maggio 2009, e non firmata digitalmente ), la domanda dovrebbe essere contenuta nel corpo dell certificata e che, di contro, mandare un messaggio PEC con allegati non sottoscritti con firma digitale potrebbe non essere equivalente all invio tramite raccomandata A/R di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa!

48 5 Conclusioni

49 Conclusioni Il quadro che si sta delineando nettamente è quello di una pubblica amministrazione che diventa sempre più digitale: documenti e fascicoli che diventano digitali procedimenti amministrativi che diventano digitali comunicazioni tra PA e cittadiino e tra PA e PA che diventano digitali; archivi che diventano digitali problema della conservazione digitale Tutto questo avrà come risultato: l'eliminazione degli sprechi dovuti al mantenimento dei documenti in forma cartacea e rappresenta uno strumento rilevante per migliorare la qualità del servizio. la sostituzione della carta oggi esistente negli archivi rappresenta solo una parte del problema della dematerializzazione. molto più importante, in quanto proiettata al futuro, è la gestione della nuova documentazione direttamente con strumenti informatici.

50 Conclusioni Tutto questo richiede una fase di business process reenginering: se si seguono le vecchie procedure, anche la nuova documentazione nascerà e si svilupperà su supporto cartaceo; ma se si riprogettano adeguatamente i processi amministrativi la produzione di nuova carta può essere ridotta fin dall origine e, in molti casi, anche eliminata. Sono necessarie figure professionali qualificate (es: Responsabile della conservazione digitale). Tutto ciò richiede un cambiamento epocale, soprattutto di mentalità, che non può prescindere da un profondo ripensamento dell azione amministrativa, dei modelli organizzativi e dei processi di gestione documentale.

51 Concretamente Scadenza più imminente: 1 gennaio A partire da questa data delibere, determine, regolamenti, pubblicazioni matrimoniali, avvisi elettorali, atti trasmessi da altri enti, licenze commerciali, gare d appalto, ordinanze, avvisi eccetera avranno valore legale solo se pubblicati on-line nei siti istituzionali delle P.A.

52 Grazie per l attenzione! Stefano Allegrezza