L'EVENTO SPORTIVO. Lista di controllo: Chi organizza un evento deve tenere sempre presenti alcuni elementi di fondamentale importanza:

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1 Lista di controllo: Chi organizza un evento deve tenere sempre presenti alcuni elementi di fondamentale importanza:

2 Lista di controllo: Obiettivi; Target di riferimento; Scelta del personale; Definizione del budget; Caratteristiche della sede;

3 Lista di controllo: Caratteristiche della sede; Verifica degli aspetti tecnici; Tenere i raporti con i media; Preparare e distsribuire la documentazione; Verificare i risultati dell'evento dal punto di vista dell'efficacia della comunicazione.

4 In particolare: la scelta della sede: Criteri principali di scelta: Tipo di evento; Atleti coinvolti; Spettatori; Periodo di svolgimento; Costi.

5 In particolare: la scelta della sede: Se lo spazio e' messo a disposizione gratuitamente da un ente occorre verificare: Eventuale trafila burocratica; Effettiva gratuità; Reali caratteristiche dello spazio.

6 In particolare: la scelta della sede: In ogni caso e' bene verificare: Effettiva ricettività; Servizi di collegamento; Parcheggi; Difficoltà di percorso; Presenza di servizi aggiuntivi (ristorazione, alberghi, eccetera)

7 In particolare: l'allestimento: Occorre verificare: Luminosità; Sicurezza e solidità delle strutture; Flessibilità e modularità degli spazi; Attrezzature di qualità.

8 In particolare: la promozione: L'evento sportivo necessita di un'intensa attività promozionale, con attenzione ai seguenti aspetti: Rapporto con i media; Attività pubblicitaria; Omaggi per i partecipanti e i giornalisti.

9 Rapporto con i media: Creare un ufficio per le relazioni con i media che gestisca i contatti con la stampa, le televisioni, le radio; Organizzare un incontro prima dell'inizio dell'evento per illustrare gli aspetti principali dell'evento.

10 Rapporto con i media: Preparare un comunicato stampa di una ventina di righe; Preparare un servizio fotografico ed eventualmente un cd-rom; Preparare una cartellina con i diversi materiali per i media.

11 Attivita' pubblicitaria: A seconda del tipo di evento, può essere utile acquistare degli spazi sui giornali locali e realizzare e diffondere delle locandine.

12 Omaggi per i partecipanti e i giornalisti : Distribuire omaggi personalizzati e' un buon metodo per far ricordare l'evento.

13 Il budget dell'evento : Bisogna tenere conto delle diverse voci di entrata e di spesa nel modo più preciso possibile.

14 Principali voci di entrata : Sponsorizzazioni; Pubblicità; Donazioni; Contributi di enti pubblici; Quote di iscrizione; Entrate accessorie (servizio bar, eccetera).

15 Principali voci di spesa : Locandine e pubblicità; Allestimento; Premi; Utilizzo della sede; Ospitalità; Omaggi.

16 Preventivo e consuntivo : Al termine della manifestazione si deve procedere ad una riunione allargata a tutti gli organizzatori per verificare il rispetto del budget preventivo e le ragioni di eventuali deficit.

17 Risultati dell'evento : Si deve poi verificare la riuscita dell'evento,considerando una serie di elementi:

18 Risultati dell'evento : Numero di contatti con i media; Errori evidenziati dai partecipanti; Analisi dei commenti; Verifica del livello di coinvolgimento; Risultati tecnici.