Regole Nazionali di rendicontazione: Info day Controllori Bologna 7 Giugno 2010 Antonella Liberatore - Regione Emilia-Romagna

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1 Regole Nazionali di rendicontazione: Focus su costi di personale, servizi esterni, costi generali, costi comuni, flessibilità 10% FESR Info day Controllori Bologna 7 Giugno 2010 Antonella Liberatore - Regione Emilia-Romagna

2 Indice della Presentazione 1. Regola del 10% 2. Personale interno 3. Spese Generali 4. Servizi esterni 5. Costi Comuni

3 Area di ammissibilità del programma Regola generale sono considerate ammissibili solo le spese sostenute in via definitiva all interno dell area del programma e finanziati attraverso risorse FESR, IPA e ENPI Prima Eccezione Enti pubblici e organismi di diritto pubblica con competenza istituzionali sull area del programma

4 Area di ammissibilità del programma Seconda eccezione Il fondo FESR finanzia beneficiari e/o attività esterni all area del Programma ma interni all UE (regola del 20%) Oppure finanzia beneficiari e/o attività interni all area del Programma ma esterni all UE (regola del 10%)

5 Regola del 10% 2 Ipotesi 1. LP/PP Italiano finanzia attività di progetto di un partener non- UE ma localizzato all interno dell area del Programma 2. LP/PP Italiano realizza attività di progetto in aree esterne all UE ma interne all area del Programma

6 Verifiche del controllore 1. Le spese si riferiscono solo a: viaggi e soggiorni, consulenze e servizi esterni, attrezzature, investimenti di piccola scala 2. Spese connesse alla realizzazione di attività di progetto, previste in AF e allocate sul budget del LP/PP Italiano 3. Spese sostenute e intestate dal LP/PP Italiano 4. Rispettate le procedure di evidenza pubblica italiane 5. Rapporto tra PP/LP Italiano contenuto nel Partnership Agreement 6. Disponibilità della documentazione che attesta la proprietà del LP/PP Italiano dei beni e servizi acquistati

7 Personale interno personale assunto a tempo indeterminato personale assunto a tempo determinato personale assunto a progetto ATTENZIONE!!! Compilazione obbligatoria dei time sheet per tutte le categorie!!! Non sono ammissibili se derivano dalle responsabilità obbligatorie o dalla gestione ordinaria!!!

8 Calcolo del costo del personale interno RML+DIF+OS X h uomo h lavorabili ATTENZIONE! Fringe benefit e premi di produzione non previsti contrattualmente non sono ammissibili!!!!

9 Verifiche del controllore curriculum vitae del personale impiegato ordine di servizio/lettera di incarico firmata sia dal lavoratore che dal responsabile in cui viene indicato il nome del progetto e del Programma a cui l incarico si riferisce, la durata dell incarico, il ruolo svolto nel progetto, la retribuzione oraria e giornaliera, il tempo complessivo dedicato al progetto time sheet mensile firmato dal responsabile cedolino paga dichiarazione dell ufficio preposto al pagamento degli stipendi riportante il dettaglio degli oneri sociali e fiscali a carico del Beneficiario altra documentazione (relazioni, studi o analisi prodotte, ecc) documenti giustificativi di pagamento documentazione idonea a ricostruire il calcolo utilizzato per definire l importo rendicontato unitamente ad una dichiarazione del Dirigente/Responsabile attestante la retribuzione lorda su base annua

10 Spese generali 1. Spese generali dirette (real costs): Spese postali specificamente associate al progetto Spese telefoniche di linee dedicate esclusivamente e progetto Affitto di uffici utilizzati esclusivamente da personale impiegato a tempo pieno nel progetto Spese di stampa, riproduzione e imballaggio associate esclusivamente al progetto ecc 2. Spese generali indirette (flat rate based on average real costs): Spese per manutenzione ordinaria Spese di cancelleria, postali, utenze, servizi generali Ecc 3. Semplified flat rate

11 Calcolo spese generali indirette il metodo forfetario Le spese generali non possono superare il 25% dei costi di personale Criteri di determinazione suggeriti 1. Rapporto tra il numero di persone che lavorano sul progetto e il numero di persone che lavorano nell intera organizzazione 2. Rapporto tra il numero di ore lavorate sul progetto e il numero di ore lavorate in totale dall intera organizzazione 3. Rapporto tra i metri quadrati utilizzati dal personale impiegato sul progetto e la superficie totale dell intera organizzazione

12 Verifiche del controllore 1. Ammontare totale dei costi generali non superi il 25% dei costi di personale per ogni singolo partner 2. Contratti stipulati con i fornitori dei servizi compresa la documentazione di appalto 3. Fattura o altro documento contabile 4. Documentazione a supporto del metodo di calcolo forfettario per le spese indirette 5. Documenti giustificativi di pagamento

13 Servizi esterni Categoria che fa riferimento alle spese che il beneficiario sostiene a favore di prestatori esterni di servizi i quali si assumono determinati compiti che sono necessari per il raggiungimento degli obiettivi di progetto e che il Beneficiario non è in grado di svolgere in proprio. Nell assegnazione di tali contratti il beneficiario deve rispettare le regole in materia di appalti pubblici. ATTENZIONE!!! E fatto divieto di frazionare l incarico al fine di operare sotto le soglie previste. Pertanto il rispetto del limite verrà controllato per ciascun fornitore nel corso dell intera durata del progetto.

14 Servizi esterni A titolo esemplificativo sono relativi a: - Consulenze esterne - servizi IT - ideazione e stampa di materiale informativo e pubblicitario - traduzioni - studi e perizie - contratti a prestazione occasionale - costi per i controlli di primo livello - spese per riunioni sostenute per l organizzazione di convegni e seminari - spese per informazione e pubblicità

15 Verifiche del controllore Contratto, convenzione o lettera d'incarico stipulati tra Beneficiario e fornitore; Nel caso in cui i servizi esterni abbiano formato l oggetto di un appalto pubblico, documentazione di appalto documentazione di gara e contratto di appalto servizi IT Fatture o altri documenti contabili aventi valore probatorio equivalente intestati al Beneficiario Relazioni intermedie e finali sulle attività/servizi svolti Altra documentazione a giustificazione delle attività/servizi svolti (studi, pareri, ecc.) verbali o atti delle riunioni lista dei partecipanti e indicazione del loro ruolo nel progetto copia dei materiali che sono stati distribuiti ai partecipanti altra documentazione utile a giustificazione della spesa materiale pubblicitario e prodotti informativi realizzati (estratti stampa, pubblicazioni, DVD, CD-Rom) Giustificativi di pagamento

16 Costi comuni (CTA) Si intendono le spese sostenute per realizzare le attività che vanno a beneficio comune di tutti beneficiari coinvolti e possono essere suddivisi solo tra i beneficiari del fondo FESR. Devono essere indicati nell apposita sezione dell AF. Possono essere di 2 tipi: CTA con ricorso a servizi esterni CTA con ricorso a risorse interne

17 CTA con ricorso a servizi esterni Il beneficiario responsabile selezione il prestatore esterno il beneficiario firma il contratto con il prestatore di servizi Il beneficiario riceve la fattura e anticipa il pagamento Presenta al proprio controllore l intero ammontare dei costi comuni il controllore verifica la correttezza e congruità delle spese ed emette una confirmation on common costs (all 10 del Manuale) il beneficiario responsabile trasmette copia del contratto, copia della fattura, copia dei documenti giustificativi e copia della confirmation on common costs agli altri beneficiari coinvolti richiedendo il trasferimento della rispettiva quota i beneficiari coinvolti versano la loro quota ciascun beneficiario (responsabile e coinvolto) sottopone al proprio controllore la propria quota di costi comuni

18 CTA con ricorso a risorse esterne Il beneficiario responsabile ricorre a personale interno per la realizzazione della CTA il contratto di lavoro con il personale incaricato deve prevedere impiego a tempo pieno, descrizione dell attività della CTA, l importo complessivo da CCNL il beneficiario sostiene per intero il costo presenta al proprio controllore l intero ammontare dei costi comuni il controllore verifica la correttezza e congruità delle spese ed emette una confirmation on common costs (all 10 del Manauale) il beneficiario responsabile trasmette copia del contratto, copia del cedolino, copia dei documenti giustificativi di pagamento e copia della confirmation on common costs agli altri beneficiari coinvolti richiedendo il trasferimento della rispettiva quota i beneficiari coinvolti versano la loro quota ciascun beneficiario (responsabile e coinvolto) sottopone al proprio controllore la propria quota di costi comuni

19 CTA con ricorso a servizi esterni e interni ATTENZIONE! Il beneficiario responsabile non può ottenere il pagamento della rispettiva quota dei costi comuni dagli altri beneficiari coinvolti operando una deduzione sulle quote di rimborso FESR loro spettanti!!!!!!!!!!!!!!!!! Non è ammesso che ogni partner beneficiario realizza una parte delle attività comuni pagando autonomamente una quota di costi comuni utilizzando lo stesso fornitore!!!!!!!!!

20 Verifiche del controllore I costi comuni dichiarai dal beneficiario sono chiaramente e correttamente indicati nell AF Nel caso di beneficiario responsabile della CTA, disponibilità della documentazione che attesti il rispetto delle norme nazionali sugli appalti pubblici nel caso di beneficiario non responsabile, disponibilità della confirmation on common costs contratto di lavoro della CTA (interno o esterno) è disponibile e indica le rispettive quote i CTA sono supportati da fattura/documento emesso dal beneficiario responsabile e conforme alle quote Il beneficiario coinvolto ha trasmesso la propria quota di costi comuni al principale e sia disponibile il documento giustificativo di pagamento

21 Spese NON ammissibili gli interessi passivi; l'acquisto di terreni per un importo superiore al 10% della spesa ammissibile totale per l'operazione considerata; la disattivazione di centrali nucleari; l'imposta sul valore aggiunto recuperabile; costi per la realizzazione di programmi di edilizia residenziale (housing art. 7 Reg. 1080/2006); multe, sanzioni amministrative e spese per controversie legali (art. 49 Reg. 1828/2006); spese per servizi esterni in cui l importo è definito in percentuale del valore dell operazione, a meno che il beneficiario non sia in grado di dimostrare che tale importo è giustificato in rapporto al valore effettivo del servizio/lavoro svolto;

22 Spese NON ammissibili (2) perdite derivanti da cambio e commissioni sul cambio della valute; acquisto di quote azionarie; spese di leasing spese di rappresentanza (biglietti di spettacoli, fiori, regali, elementi decorativi)

23 Grazie per l attenzione!! l Antonella Liberatore romagna.it

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