Manuale d uso Gestionale di contabilità Ver [05/01/2015]

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1 Manuale d uso Gestionale di contabilità Ver [05/01/2015] Realizzato e distribuito da Leggerasoft Sommario Introduzione... 3 Guida all installazione... 4 Fase login... 5 Menù principale... 6 Sezione Utilità... 7 Aziende... 7 Utenti... 7 Parametri... 8 Sezione principale... 9 Anagrafiche... 9 Ricerca anagrafiche Conti correnti e cassa Fatture clienti Fatture fornitori Buste paga Movimenti bancari Ricerca movimenti Tabelle Causali movimenti Iva Tipologie fatture fornitori Condizioni di pagamento Banche Mensilità Stampe Elenco fatture Per info Leggerasoft Pag. 1

2 Iva Prima nota Ritenuta Stipendi Scheda Cliente/Fornitore Tabella Costi/Ricavi Tabella Saldi/Previsioni Requisiti Per info Leggerasoft Pag. 2

3 Introduzione Questa guida offre una panoramica delle funzionalità principali del software e supporta l utente nel suo utilizzo. L applicazione è rivolta a professionisti, imprese, società e artigiani che vogliono gestire in modo semplice la propria contabilità. Il software si differenzia rispetto ai concorrenti per: Prezzo contenuto Semplicità di utilizzo Utilizzo multiutente e multimpresa: il software può essere utilizzato da più utenti e aziende in contemporanea Utilizzo client/server: il software può essere utilizzato da più postazioni PC in contemporanea Report e Stampe personalizzabili. L applicazione è dotata di funzionalità integrate dedicate alla contabilità aziendale: Gestione di anagrafiche di clienti, fornitori e dipendenti Gestione di fatture, parcelle di clienti e fornitori Gestione di buste paga e movimenti bancari Informazioni sulle scadenza di pagamento e incasso delle fatture Stampa dell Iva Gestione della prima nota, visualizzazione delle entrate e delle uscite sul tuo conto corrente Ritenuta d acconto Gestione stipendi. Per info Leggerasoft Pag. 3

4 Guida all installazione Questa applicazione client-server (è utilizzabile da più postazioni in contemporanea) può essere installata seguendo questa procedura: - Installa su un server dedicato (nel caso in cui l applicazione venga utilizzato da molte postazioni) o su un pc con buone prestazioni il software gratuito Microsoft Sql Server. Esistono diverse versioni del programma, cerca sul sito di Microsoft quella compatibile con il tuo sistema operativo e con le caratteristiche del tuo PC - Salva sul pc la cartella Contabilità che ti verrà inviata via mail dalla nostra azienda dove si trova il software di gestione della contabilità (Contabilità.exe) - Vai nella cartella Contabilità e cerca il file config. Alla nona riga del testo, sostituisci SQLEXPRESS con il nome della cartella in cui hai salvato il programma Microsoft Sql Server (cerca la cartella nel tuo disco C) - Apri il programma Microsoft Sql Management Studio (un applicazione che fa parte del pacchetto Microsoft Sql Server che hai scaricato) e collega il file mdf presente nella cartella: 1. Clicca l icona del programma Microsoft Sql Management Studio 2. Clicca il pulsante Connetti 3. Sulla colonna di sinistra troverai una cartella con su scritto Database, quando l hai trovata clicca con il tasto destro Collega 4. Cerca la cartella Contabilità all interno del tuo PC (potresti averla salvata sul desktop o sul disco C) 5. Seleziona la cartella Contabilità e premi OK. - Apri il file Contabilità.exe e inizia a utilizzare il programma. In caso di difficoltà durante l installazione, puoi chiedere assistenza a Leggerasoft. Per info Leggerasoft Pag. 4

5 Fase login Quando avvii per la prima volta il programma, visualizzerai una finestra in cui devi digitare il nome utente e la password (Figura 1). Potrai disporre di tutte o solo di alcune funzionalità in base alle autorizzazioni associate al tuo utente: Utente amministratore: dispone di tutte le funzionalità Utente esperto: può accedere a tutte le funzionalità eccetto la sezione utilità Utente base: può visualizzare le anagrafiche cliente, fornitore e dipendente e tutte le stampe. Dopo aver inserito le tue credenziale seleziona dal menù a tendina il nome della tua azienda o del tuo studio. Quando hai finito premi OK. Figura 1 Per info Leggerasoft Pag. 5

6 Menù principale Dopo aver fatto il login arriverai al menù principale (Figura 2). Il menù presenta diverse funzionalità, suddivise in quattro categorie: Principale: trovi le principali funzionalità del software come l anagrafica clienti, fornitori e dipendenti, la gestione dei conti correnti, dei movimenti bancari, delle buste paga e delle fatture (Pagina 8) Tabelle: permettono di inserire informazioni a supporto delle funzionalità principali. Ad esempio puoi specificare i valori dell IVA o le banche dove hai aperto un conto corrente (Pagina 18) Stampe: puoi esportare in formato Ms Excel documenti utili come la situazione delle fatture da pagare e da incassare, la situazione degli stipendi dei tuoi dipendenti, le schede clienti e fornitori, la tabella dei saldi e dei costi e ricavi, il rapporto tra le entrate e le uscite del conto corrente (prima nota), il valore dell Iva che devi ancora pagare e quella che hai già versato (Pagina 21) Utilità: è una sezione accessibile solo dall utente amministratore, dove puoi gestire gli account e definire parametri importanti per la gestione del software (Pagina 6). Figura 2 Per info Leggerasoft Pag. 6

7 Sezione Utilità La sezione utilità è accessibile solo se sei un utente amministratore e permette di gestire gli account che utilizzano il programma e di modificare alcuni parametri utili alla gestione delle parcelle e dei layout di stampa. Aziende La sezione aziende permette di aggiungere nuove imprese e/o nuovi professionisti che utilizzeranno il software. Le due tipologie dispongono delle stesse funzionalità, l unica eccezione è data dalla fattura con ritenuta d acconto, disponibile solo per i professionisti (Figura 3). Per aggiungere una nuova azienda ad esempio Test-Impresa digita il nome nell apposita barra e clicca Aggiungi. I nomi delle imprese e dei professionisti non possono essere eliminati ma solo modificati Per modificare il nome del professionista o dell azienda clicca Modifica descrizione. Per tornare al menù principale clicca Esci Figura 3 Utenti La sezione utenti permette di creare e gestire gli account che utilizzeranno l applicazione, assegnando loro un nome utente e una password (Figura 4). Gli utenti sono di tre tipologie: Utente amministratore: dispone di tutte le funzionalità (A) Utente esperto: può accedere a tutte le funzionalità eccetto la sezione utilità (B) Utente base: può visualizzare le anagrafiche cliente, fornitore e dipendente e tutte le stampe (C). Per modificare username e password di un utente o la tipologia di account (A,B,C): - Seleziona l utente dall elenco utenti - Modifica username, password o gruppo nella colonna a destra - Clicca su Salva. Se vuoi eliminare un utente clicca su Elimina. Per info Leggerasoft Pag. 7

8 Figura 4 Parametri Questa sezione ti permette di impostare dei parametri di alcune funzionalità del software. Si suddivide in due parti: Parcelle (Figura 5): puoi specificare dati necessari per calcolare gli importi delle parcelle (funzione dedicata soprattutto a commercialisti, avvocati e altri professionisti) Figura 5 Layout di stampa (Figura 6): è possibile definire un layout personalizzato di una fattura (ad esempio con un logo diverso) in base all azienda e al tipo di documento (fattura, nota di credito, parcella). Per personalizzare i tuoi documenti devi: 1. Scrivere il codice azienda dell azienda per cui stai realizzando il documento. Il codice azienda è il numero che trovi nella colonna a fianco al nome dell azienda nella sezione Aziende. Nell esempio a pagina pagina 6 il codice azienda di TEST-Impresa è 1 2. Selezionare se il documento è una parcella o una nota di credito 3. Realizzare un documento di word ad esempio con il logo e l intestazione della tua azienda e salva il file con nome (ad esempio fattura_a ) 4. Apri la finestra Layout Stampe e scrivi fattura_a (senza l estensione.doc ) nella colonna layout. Nella colonna nome puoi fornire una breve descrizione del documento ad esempio Layout fattura principale Per info Leggerasoft Pag. 8

9 5. Quando hai finito clicca Salva. Figura 6 Sezione principale È la sezione principale del software dove trovi le funzionalità di base: Anagrafica clienti: puoi aggiungere, modificare e cercare un nuovo cliente Anagrafica fornitori: puoi aggiungere, modificare e cercare un nuovo fornitore Anagrafica dipendenti: puoi aggiungere, modificare e cercare un nuovo dipendente Conti correnti e cassa: puoi aggiungere, modificare e cercare i tuoi conti correnti Fatture clienti: puoi aggiungere, modificare e cercare le tue fatture clienti Fatture fornitori: puoi aggiungere, modificare e cercare le tue fatture fornitori Buste paga: puoi aggiungere, modificare e cercare lo stipendio dei tuoi dipendenti Movimenti bancari: puoi gestire le entrate e le uscite bancarie (movimento) su uno o più conti correnti. Anagrafiche Il programma permette di aggiungere nuove anagrafiche e modificare, eliminare e cercare anagrafiche esistenti (Figura 7). Le anagrafiche clienti (Anagrafica clienti), fornitori (Anagrafica Fornitori) e dipendenti (Anagrafica dipendenti) dispongono delle stesse funzionalità e pulsanti: Puoi aggiungere una nuova anagrafica cliccando su Nuovo Quando hai compilato i campi che ti interessano clicca su Salva, se ti sei accorto di aver fatto un errore clicca su Annulla e potrai modificare il campo Se vuoi eliminare una scheda clicca su Elimina. La scheda non viene eliminata del tutto dal database ma viene solo disattivata. Se vuoi ripristinare la scheda, segui la procedura di ricerca di un anagrafica (Pagina 8). Quando visualizzi la scheda leggerai in alto a destra il messaggio Anagrafica disattiva. Per attivarla clicca su Funzioni e poi su Riattiva anagrafica. Per info Leggerasoft Pag. 9

10 Se vuoi modificare un anagrafica esistente, segui la procedura di ricerca di un anagrafica (Pagina 8). Quando visualizzi la scheda clicca su Modifica Figura 7 Ricerca anagrafiche Se vuoi cercare una scheda anagrafica (Figura 8) che hai già realizzato segui questa procedura: 1. Clicca su Ricerca 2. Digita in uno dei campi nella barra di ricerca le informazioni che ti aiutano a cercare l anagrafica che stai cercando (ad esempio la ragione sociale del tuo cliente) 3. Clicca Avvio ricerca 4. Quando vedrai il tuo cliente nell elenco, clicca sul tasto Ok in basso a destra. Puoi cercare per diversi campi (ragione sociale, codice fiscale..). Se ad esempio ricordi solo in parte il nome della ragione sociale di un fornitore seleziona Ricerca come stringa parziale Figura 8 Se vuoi includere nella ricerca anche le anagrafiche che hai eliminato, seleziona Visualizza anche i disattivati Per info Leggerasoft Pag. 10

11 Se vuoi stampare l elenco con i risultati della tua ricerca: 1. Clicca su Excel 2. Apri il programma Ms Excel 3. Clicca la voce di menù Modifica e poi Incolla. L elenco delle anagrafiche che visualizzavi dalla finestra del programma è ora presente su un file Ms Excel. Puoi stamparlo e modificarlo come vuoi. Conti correnti e cassa In questa sessione puoi definire i tuoi conti correnti specificando a quale banca sono associati e fornendo una descrizione (Figura 9). Se scorrendo il menù a tendina non trovi la tua banca, puoi aggiungerla cliccando dal menù principale la tabella Banche (Pagina 20). Questa funzione è disponibile solo per amministratori e utenti esperti. Dopo che hai salvato il tuo conto corrente puoi modificarlo o eliminarlo. Figura 9 Puoi cercare un conto corrente esistente cliccando sul tasto Ricerca. Puoi cercare un conto corrente per codice e per descrizione. Se vuoi stampare l elenco dei conti correnti che hai trovato facendo la ricerca: 1. Clicca su Excel 2. Apri il programma Ms Excel 3. Clicca la voce di menù Modifica Incolla L elenco dei conti correnti che visualizzavi sulla finestra del programma è ora presente su un file di Ms Excel. Puoi stamparlo o modificarlo come vuoi. Fatture clienti Questa sezione ti permette di creare diverse tipologie di documenti: fatture in previsione della proforma, note di credito e fatture e parcelle definitive. Puoi aggiungere, modificare, eliminare e cercare una fattura cliente con le stesse modalità utilizzate per cercare le anagrafiche clienti (Pagina 9). Per info Leggerasoft Pag. 11

12 Per creare una nuova fattura clicca Nuovo (Figura 10): 1. Compila il form specificando il numero della fattura, il cliente, la data di emissione e quella di scadenza, la tipologia di incasso, il conto corrente in cui verrà versato il denaro 2. Specifica l oggetto della fattura sotto la voce Oggetto, inserisci una descrizione e l importo della fattura sotto la voce Righe,descrivi e specifica il valore degli acconti sotto la voce Acconti e inserisci eventuali note sotto la voce Note 3. Specifica il valore della prestazione (il programma calcolerà automaticamente l importo totale della fattura tenendo in considerazione l Iva) 4. Quando hai finito clicca Salva. Questa procedura è valida se sei un impresa. Se invece sei un professionista (commercialista, avvocato) non crei una fattura ma una parcella (Se sei un amministratore puoi impostare nella sezione Aziende quali utenti fanno parte di un azienda e quali sono professionisti). La procedura per realizzare una parcella è uguale a quella per realizzare una fattura (Figura 11): 1. Compila il form specificando il numero della fattura, il cliente, la data di emissione e quella di scadenza, la tipologia di incasso, il conto corrente in cui verrà versato il denaro 2. Specifica l oggetto della parcella sotto la voce Oggetto, inserisci una descrizione e l importo della parcella sotto la voce Righe,descrivi e specifica il valore degli acconti sotto la voce Acconti e inserisci eventuali note sotto la voce Note 3. Specifica il valore dell Iva e seleziona il valore in percentuale del contributo (se è previsto spunta Applica attributo ) e quello della ritenuta d acconto 4. Specifica il valore della prestazione (il programma calcolerà automaticamente l importo totale della fattura tenendo in considerazione l iva e la presenza di contributi, sottraendo eventuali acconti e ritenute d acconto) 5. Quando hai inserito tutti i dati clicca Salva. Puoi specificare se la fattura è una nota di credito o un proforma selezionando le apposite caselle Specifica se la fattura è solo una bozza o è la versione definitiva. Se è una bozza seleziona Previsione se è una versione definitiva seleziona definitiva Figura 10 Per info Leggerasoft Pag. 12

13 Pulsante per applicare il contributo Specifica la percentuale della ritenuta d acconto Calcolo della parcella tenendo in conto dell iva, degli acconti e dei contributi Figura 11 Se sei un utente amministratore o un utente esperto puoi modificare: - La tipologia di incasso cliccando su Condizioni di pagamento della sezione Tabelle (Pagina 20) - Il conto corrente cliccando su Conti correnti e Cassa della sezione Principale (Pagina 10) - La descrizione e il valore del contributo e della ritenuta d acconto cliccando su Parametri della sezione Utilità (Pagina 7). Questa funzionalità è accessibile solo agli utenti amministratori. Se vuoi cercare una fattura o una parcella esistente clicca su Ricerca (Figura 12): la procedura è simile a quella usata per la ricerca delle anagrafiche (Pagina 9). Puoi cercare per data, cliente, tipologia di incasso, iva e descrizione. Inoltre puoi scegliere di includere ai risultati della ricerca le note di credito, i proforma e le previsioni o solo le fatture (o parcelle). Puoi cercare una fattura inserendo solo alcune parole chiave cliccando su Ricerca come stringa parziale Dopo aver cliccato il tasto Excel, apri un documento di Excel. Seleziona la voce di menù Modifica e poi clicca su Incolla. Sul file Excel verrà incollato l elenco delle fatture che hai cercato Figura 12 Se vuoi eliminare una fattura o una parcella clicca su Elimina. Cliccando il tasto Funzioni puoi: Fare un anteprima di stampa del documento in formato Ms Word (Figura 13) Per info Leggerasoft Pag. 13

14 Visualizzare le scadenze della fattura Associare la fattura ai movimenti bancari, in questo modo l importo della fattura verrà sommato in automatico al denaro del tuo conto corrente (entrata) Duplicare il documento se vuoi memorizzare nel database una copia della fattura. Figura 13 Se vuoi modificare la grafica della tua fattura leggi il paragrafo Layout di stampa (Pagina 7). Fatture fornitori Questa sezione ti permette di creare diverse tipologie di documenti: fatture in previsione della proforma o delle note di credito e fatture o parcelle definitive. Puoi aggiungere, modificare, eliminare e cercare una fattura o una parcella di un fornitore con le stesse modalità utilizzate per le anagrafiche clienti (Pagina 7). Per creare una nuova fattura clicca Nuovo (Figura 14): 1. Compila il form specificando il numero della fattura, il nome del fornitore, la data di emissione e quella di scadenza, la tipologia di pagamento, il conto corrente in cui verrà prelevato il denaro, la tipologia di fattura (ad esempio acquisto di materie prime) 2. Specifica se la fattura è solo una bozza o è una versione definitiva spuntando le apposite caselle in alto a destra 3. Inserisci sotto la voce Descrizione una descrizione della fattura ed eventuali note sotto la voce Note 4. Specifica il valore della prestazione e l imposta dell IVA (il programma calcolerà automaticamente l importo totale della fattura tenendo in considerazione l Iva) 5. Quando hai finito clicca Salva. Per info Leggerasoft Pag. 14

15 Se il fornitore è un professionista che rilascia una parcella devi: - Selezionare la casella Parcella in alto a destra - Selezionare la presenza di un contributo e il suo valore in percentuale e la percentuale di ritenuta d acconto - Il programma calcolerà l importo totale tenendo in considerazione l iva, il contributo e la ritenuta d acconto. Se sei un utente amministratore puoi modificare: Figura 14 - La tipologia di incasso clicca su Condizioni di pagamento della sezione Tabelle (Pagina 20) - Il conto corrente clicca su Conti correnti e Cassa della sezione Principale (Pagina 10) - La tipologia di fattura clicca su Tipologia di fattura fornitore della sezione Tabelle (Pagina 19) - La descrizione e il valore del contributo e della ritenuta d acconto clicca su Parametri della sezione Utilità (Pagina 7). Questa funzionalità è accessibile solo dall utente amministratore. Se vuoi cercare una fattura o una parcella esistente clicca su Ricerca (Figura 15): la procedura è simile a quella usata per la ricerca delle anagrafiche (Pagina 9). Puoi cercare per data, cliente, tipologia di incasso, tipologia di fattura, iva, descrizione. Inoltre puoi scegliere di includere ai risultati della ricerca fatture, parcelle o note di credito e le previsioni. Per info Leggerasoft Pag. 15

16 Figura 15 Se vuoi eliminare una fattura o una parcella selezionala dall elenco e clicca su Elimina. Puoi eliminare la fattura anche dopo aver aperto la scheda della fattura (Figura 14) utilizzando sempre Elimina. Cliccando il tasto Funzioni puoi: Visualizzare le scadenze della fattura Associare la fattura ai movimenti bancari, in questo modo l importo della fattura verrà sottratto in automatico al denaro del tuo conto corrente (uscita). Buste paga Questa sezione ti permette di gestire le buste paga dei tuoi dipendenti (Figura 16). Puoi aggiungere, modificare, eliminare lo stipendio di un dipendente con le stesse modalità utilizzate per le anagrafiche clienti (Pagina 8). Dopo aver cliccato su Nuovo inserisci l anno, il nome, la mensilità, una descrizione della prestazione e l importo del tuo dipendente Figura 16 Puoi associare il pagamento dello stipendio di un dipendente ai Movimenti Bancari. Questa voce di costo verrà sottratta al saldo del tuo conto. Per farlo clicca sulla voce Funzioni e poi su Associa movimento bancario Se nell elenco non trovi un dipendente puoi aggiungerlo cliccando sull icona Anagrafica dipendente dal menù principale (Pagina 8). Questa funzionalità è disponibile solo per gli utenti amministratori ed esperti). Se vuoi sapere quali mensilità hai pagato a un dipendente clicca su Ricerca (Figura 17). Puoi fare delle ricerche per anno, nome del dipendente, mensilità e inserendo delle parole chiave della descrizione cliccando su Ricerca come stringa parziale. Per info Leggerasoft Pag. 16

17 Dopo aver selezionato i parametri di ricerca clicca su Avvio ricerca. Quando hai trovato quello che stavi cercando, seleziona la riga che ti interessa e clicca OK. Figura 17 Dopo aver cliccato il tasto Excel, apri un documento di Ms Excel e seleziona la voce di menù Modifica e clicca su Incolla. Sul file Excel verrà incollato l elenco delle fatture che hai cercato. Movimenti bancari La sezione movimenti bancari ti permette di gestire le entrate e le uscite bancarie (movimento) su uno o più conti correnti. Per inserire un nuovo movimento bancario clicca Nuovo (Figura 18) e poi compila la scheda con: Le date in cui è avvenuto il movimento bancario Spuntando la casella Previsione se si prevede di incassare o erogare del denaro o definitiva se l importo è stato effettivamente incassato o pagato Il conto corrente in cui è entrato o uscito del denaro (puoi cercare una banca cliccando su La tipologia, un nome identificativo, una causale, una descrizione dell incasso o pagamento La cifra erogata o incassata. Infine clicca su Salva o Annulla se vuoi modificare delle informazioni. Figura 18 Per info Leggerasoft Pag. 17

18 Se vuoi associare una fattura o una parcella al tuo incasso: 1. Clicca su Funzioni 2. Cerca la fattura che ti interessa per data, cliente, tipologia di incasso, tipologia di fattura, iva, descrizione. Inoltre puoi scegliere di includere ai risultati della ricerca fatture (o parcelle), note di credito, proforma e le previsioni 3. Clicca su Avvio ricerca 4. Clicca su uno dei risultati che trovi nell elenco e poi su Ok 5. Dopo aver cliccato OK tornerai alla scheda movimenti. In fondo della scheda troverai la sezione Documento associato compilata automaticamente con i dati della fattura che hai scelto (Figura 19) 6. Se sei convinto della tua scelta torna al menù principale. Altrimenti clicca su Modifica se vuoi cambiare informazioni sul movimento. Se invece non vuoi più associare la fattura al movimento clicca su Funzioni e poi su Dissocia documento. Clicca su Funzioni per associare o disassociare una fattura o una parcella al movimento Quando selezioni la causale del movimento bancario si compilerà in automatico la casella Segno importo Dopo aver associato una fattura a un movimento bancario la sezione Documento associato sarà compilata automaticamente Figura 19 L utente amministratore e l utente esperto possono inoltre modificare: Il conte corrente cliccando su Conti correnti e cassa dal menù principale (Pagina 10) La tipologia di pagamento e incasso cliccando su Condizioni di pagamento dalla sezione tabelle (Pagina 20) La causale movimenti cliccando su Causali movimenti dalla sezione tabelle (Pagina 18). Ricerca movimenti Se vuoi cercare un movimento bancario esistente clicca su Ricerca (Figura 20): la procedura è simile a quella usata per la ricerca delle anagrafiche (Pagina 9). Puoi cercare per data, conto corrente, causale, descrizione, importo o segno (dare o avere). Inoltre puoi scegliere di includere le previsioni o di visualizzare solo i saldi. Per info Leggerasoft Pag. 18

19 Dopo aver selezionato i parametri di ricerca clicca su Avvio ricerca Dopo aver cliccato il tasto Excel, apri un documento di Excel e seleziona la voce di menù Modifica e poi clicca Incolla. Sul file Excel verrà incollato l elenco delle fatture che hai cercato Figura 20 Quando hai trovato quello che stavi cercando, seleziona la riga che ti interessa e clicca OK Sezione tabelle Queste sezione raggruppa presenta delle tabelle che permettono di inserire e modificare dei parametri che vengono utilizzati nelle funzionalità del menù principale (ad esempio puoi specificare l elenco delle banche che sono associate ai conti correnti e ai movimenti bancari). Le tabelle sono accessibili solo da utenti amministratori e da utenti esperti. Causali movimenti Con questa funzionalità puoi aggiungere, modificare ed eliminare le causali dei movimenti bancari (ad esempio spese conto, incasso fattura, pagamento stipendi etc.). Quando crei una nuova causale puoi specificare (Figura 21): Una descrizione, il segno (un dare o un avere ) e specificare se è un saldo di inizio anno Associare la causale a una fattura o a una parcella (fornitori e clienti), a una nota di credito o a una busta paga. Questa funzionalità ti permette di associare un documento a un movimento bancario (Pagina 16). Il nome della colonna spese/entrate nella tabella Costi/Ricavi. Dopo aver compilato tutti i campi clicca Salva Segno importo può assumere due valori Dare e Avere Figura 21 Seleziona a quale documento vuoi associare la causale di movimento. Questa scelta è utile quando gestisci i Movimenti bancari Per info Leggerasoft Pag. 19

20 Iva Con questa funzionalità puoi aggiungere, modificare o eliminare le diverse tassazioni (Iva). Per ogni tipologia di tassazione puoi specificare (Figura 22): Una descrizione Un valore Se la percentuale dell Iva può essere modificata manualmente dall utente. Questa scelta consente all utente che vuole creare una nuova fattura di modificare il valore dell Iva direttamente dalla maschera dedicata alla creazione delle fatture. In caso contrario ogni volta che avviene un cambio dell Iva, è necessario aggiungere il nuovo valore in questa sezione. Nella maschera per realizzare la fattura si potrà scegliere da un menù a tendina il valore desiderato Dopo aver compilato i campi clicca Salva. Figura 22 Tipologie fatture fornitori Questa funzionalità ti permette di aggiungere, modificare ed eliminare le tipologie di fatture di fornitori (Figura 23). Per aggiungere una nuova tipologia inserisci una descrizione e clicca su Salva Figura 23 Per info Leggerasoft Pag. 20

21 Condizioni di pagamento Questa funzionalità ti permette di aggiungere, modificare ed eliminare le condizioni di pagamento (Figura 24). Dopo aver cliccato su Aggiungi : Inserisci una descrizione Specifica quando vuoi che venga segnalata la scadenza di pagamento (Data fattura, Data fine mese, Manuale) Seleziona Riba se necessario Specifica la data di scadenza (se necessario). Le condizioni di pagamento sono i parametri che l utente può selezionare quando aggiunge una nuova fattura dei fornitori (Pagina 13) o un nuovo movimento bancario (Pagina 16) Figura 24 Banche Questa funzionalità ti permette di aggiungere, modificare ed eliminare le tue banche (Figura 25). Per aggiungere una nuova banca inserisci una descrizione (ad esempio il nome della banca) e clicca su Salva. Questi parametri possono essere selezionati dall utente quando inserisci un nuovo conto corrente (Pagina 10). Figura 25 Per info Leggerasoft Pag. 21

22 Mensilità Questa funzionalità ti permette di aggiungere, modificare ed eliminare una mensilità (Figura 26). Per aggiungere una nuova mensilità inserisci una descrizione, un ordinamento e clicca su Salva. Questo parametro può essere scelto dall utente quando deve gestire le buste paga dei dipendenti (Pagina 15). Figura 26 Sezione stampe In questa sezione trovi ulteriori funzionalità che ti permettono di ottenere informazioni utili come ad esempio lo scadenzario delle fatture o l elenco delle ritenute d acconto. I documenti possono essere esportati in formato Ms Excel: In ogni stampa è presente un pulsante Excel in basso a destra della schermata Apri il programma Ms Excel Clicca su Modifica e poi su Incolla. Tutti i dati mostrati dalla maschera del programma saranno visibile sul file in Ms Excel. Puoi stampare e modificare il file come vuoi. Elenco fatture Questa funzionalità ti permette di visualizzare tutte le fatture e i pagamenti e le relative scadenze. Puoi fare una ricerca per data, per conto corrente, per tipo di fattura (cliente o fornitore, saldate, non saldate o entrambe) e scegliere di includere previsioni di spesa e incasso (Figura 27). Figura 27 Per info Leggerasoft Pag. 22

23 Iva Questa funzionalità ti permette di stampare un elenco dei pagamenti e degli incassi dell Iva associati alle relative fatture o parcelle (cliente e fornitore). Puoi fare una ricerca per data e per tipologia di fattura (clienti o fornitori). Inoltre puoi scegliere se ordinare i risultati della ricerca per numero della fattura o per nome del cliente o fornitore (Figura 28). Figura 28 Prima nota Questa funzionalità ti permette di gestire le tue entrate e le tue uscite di cassa. Puoi conoscere i tuoi movimenti di cassa specificando un periodo di tempo (data di inizio e fine) o un conto corrente (Figura 29). Nel rettangolo giallo visualizzerai il saldo sul conto che hai selezionato alla data presente nel campo Da data. Figura 29 Ritenuta Questa funzionalità ti permette di visualizzare tutte le ritenute d acconto. Puoi fare la ricerca per data, per numero della fattura e per tipo di fattura (cliente o fornitore). Inoltre puoi scegliere di ordinare i risultati della ricerca in base al numero della fattura o al nome del cliente (Figura 30). Per info Leggerasoft Pag. 23

24 Figura 30 Stipendi Con questa funzionalità puoi visualizzare lo stato dei pagamenti degli stipendi dei tuoi dipendenti. Puoi fare delle ricerche selezionando un mese e un anno (Figura 31). Figura 31 Scheda Cliente/Fornitore Questa funzionalità ti permette di conoscere l importo che un cliente deve ancora saldare o l importo che devi ancora pagare a un fornitore (il sistema sottrae anche eventuali acconti). Puoi fare la ricerca per cliente (quanto devi incassare) o per fornitore (quanto devi pagare) e per anno. Oltre agli incassi e ai pagamenti effettivi puoi includere nella ricerca anche le previsioni (Figura 32). Per cercare un cliente o un fornitore clicca sull apposito pulsante: verrà aperta una schermata simile alla ricerca cliente e fornitore (Pagina 9) Figura 32 Dopo aver cliccato su Avvia potrai visualizzare quanto ti deve un cliente o quanto devi pagare un fornitore Per info Leggerasoft Pag. 24

25 Tabella Costi/Ricavi Questa funzionalità ti permette di visualizzare le tue entrate (guadagni) e le tue uscite (costi). Puoi fare la ricerca per anno. Inoltre puoi includere nella ricerca le entrate e le uscite previste (clicca Includi previsioni ) oltre a quelle definitive (Figura 33). Figura 33 Tabella Saldi/Previsioni Questa funzionalità ti permette di visualizzare le tue entrate e le tue uscite, includendo costi e guadagni previsti oltre a quelli definitivi. Puoi fare la ricerca per data e per conto corrente (Figura 34). Dopo aver cliccato Avvia potrai visualizzare l elenco degli incassi e delle spese, mentre nel rettangolo giallo è riportato il tuo saldo alla data presente nel campo Da data. Figura 34 Per info Leggerasoft Pag. 25

26 Requisiti I requisiti per poter utilizzare il programma sono: 1. Possedere una versione del sistema operativo Microsoft Windows XP SP3 o successive 2. Possedere una versione di Microsoft Office Word per stampare le fatture 3. Possedere una versione di Microsoft Office Excel se vuoi esportare i dati dal gestionale. Per info Leggerasoft Pag. 26

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