P1594. Automazione, controllo e performance dello Studio Legale.

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1 P1594 Automazione, controllo e performance dello Studio Legale

2 Il software de Il Sole24 ORE per l automazione e il controllo di tutte le attività degli Studi Legali Studio 24 Avvocati è il nuovo software de Il Sole 24 ORE in grado di gestire in modo completo e affidabile tutte le esigenze degli Studi Legali di qualsiasi dimensione e Practice Area. Infatti: pianifica il tempo di ogni Risorsa dello Studio; consuntiva l attività svolta per l emissione della parcella e la redazione della nota spese giudiziale; produce e archivia documenti; controlla la contabilità della pratica, il pagamento delle fatture e la contabilità fiscale; ricava i dati per la compilazione degli Studi di Settore. Studio 24 Avvocati è inoltre in grado di soddisfare ulteriori esigenze, tipiche degli Studi Legali di maggiori dimensioni come: ripartire il fatturato tra i Soci e Associati; Studio 24 Avvocati risponde efficacemente a tutte queste esigenze proponendo un modello organizzativo basato sulla trasformazione automatica dell agenda in prestazioni parcellabili e sulla stretta integrazione tra documenti e prestazioni associate. Timer multipli sono inoltre disponibili nel Timesheet e nella scheda di creazione dei documenti, , telefonate e prestazioni in genere. Infatti, proprio dalla cattura sistematica del tempo associato alle attività, il software ricava le basi del potente Controllo di Gestione di cui è dotato, per poter finalmente conoscere la Redditività delle Pratiche. Inoltre, grazie all integrazione dei contenuti, servizi editoriali e di formazione specializzati sviluppati da Il Sole 24 ORE, quali Guida al Diritto, Lex24&Repertorio24, Rassegna stampa e altri, Studio 24 Avvocati consente di gestire da un unico ambiente di lavoro, anche tutte le esigenze informative e formative delle risorse dello studio. monitorare l attività dei Collaboratori per valutarne l efficienza; gestire più sedi geograficamente distribuite; prepararsi alla certificazione della Qualità ISO 9001; accedere OnLine da qualsiasi luogo al Sistema Informativo di Studio per gestire l agenda, le pratiche e i documenti.

3 IL SOFTWARE DE IL SOLE 24 ORE PER L AUTOMAZIONE E I PRINCIPALI FUNZIONALITÀ IL CLIENTE LA SCHEDA ANAGRAFICA La scheda offre una visione di sintesi di indirizzi, recapiti telefonici, e collegamenti tra persone e società. Dalla scheda anagrafica sono direttamente consultabili anche le sue pratiche, le attività, i documenti/ e le fatture. MARKETING Lo Studio Legale non può prescindere dalla conoscenza del mercato in cui opera e allo scopo Studio 24 Avvocati consente di raccogliere informazioni ed elaborare statistiche su: data e origine del primo contatto; dimensione aziendale; segmento di mercato; appartenenza ad un gruppo societario (utile per assicurazioni, banche e multinazionali). CRM Studio 24 Avvocati dispone di potenti funzioni di CRM (Customer Relationship Management) con cui estrarre liste di contatti per l invio periodico di lettere circolari, , sms, stampa etichette, etc. ANTIRICICLAGGIO Il software usa l archivio anagrafica per il trasferimento nell Archivio Unico Informatico, se l incarico rientra nei casi previsti dal D.lgs n.231, 2007 (Antiriciclaggio). All avviamento è possibile essere avvisati degli incarichi da trasferire con indicazione dei giorni rimanenti. RICERCA Studio 24 Avvocati utilizza un potente motore di ricerca full text che trova più velocemente le informazioni, potendo specificare una o più parole senza preoccuparsi di minuscolo/maiuscolo o del loro ordine nella frase di ricerca. LA PRATICA I DOCUMENTI Studio 24 Avvocati consente di: creare e autocomporre i documenti con Word, OpenOffice, NeoOffice e archiviarli automaticamente con creazione cartella pratica o cliente; collegare file di qualunque tipo; catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella; protocollare la posta in arrivo o scansioni di documenti cartacei; catalogare le ricevute e spedite da Outlook /Entourage ; controllare l accesso al documento che può essere riservato all autore, ai referenti delle pratica o ad un gruppo di persone; gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni. CONTROLLO DI GESTIONE Studio 24 Avvocati fornisce anche gli strumenti di controllo per monitorare i parametri vitali dello Studio e le situazioni che possono influenzare la qualità del servizio e la Customer Satisfaction, come ad esempio: Conflitto di interessi, Pratiche non movimentate, Udienze da rinviare, Attività scadute (non ancora evase entro la data limite) o in scadenza entro un certo periodo, Situazione contabile. SISTEMA GESTIONE QUALITÀ Studio 24 Avvocati traccia già ogni forma di comunicazione con documenti, e telefonate, pianifica ogni attività e registra le ore lavorate sulle varie pratiche. Il modello organizzativo proposto si attiene alla linee guida della norma ISO L AGENDA La Scheda Pratica offre una sezione di sintesi per un immediata consultazione dei soggetti e dati giudiziali e sottoschede specifiche per la gestione dei dati amministrativi, giudiziali e antiriciclaggio, oltre che di tutti i documenti, comunicazioni e azioni collegate. Organizzata come un vero e proprio fascicolo elettronico consente l immediato accesso alle attività, documenti, , fatture, udienze e situazione contabile. LE UDIENZE E PROCEDURE STANDARD Con le Procedure Standard diventa facile per chiunque programmare le attività prima e dopo l udienza, tenendo conto dei giorni liberi e della sospensione dei termini feriali. Le Procedure Standard sono un potente Generatore di Workflow per inserire in agenda un iter pratico o addirittura un intera pratica come citazioni, decreti ingiuntivi, etc. Strumento principe per la pianificazione delle attività nello Studio Legale, anche in Studio 24 Avvocati mantiene questa centralità, ma con valore aggiunto. Grazie all esclusivo concetto di Evento-Prestazione, e in considerazione del fatto che molti dei dati inseriti in Agenda si riferiscono a prestazioni che andranno parcellate, i dati dell agenda sono utilizzati dal programma anche per la compilazione della parcella evitando doppi inserimenti. Basta infatti spuntare un attività come fatta per trasformarla in prestazione! LA PARCELLA Compito tradizionale di un sistema gestionale è la generazione degli avvisi di parcella e delle fatture, sia di acconto che di prestazioni, parziali o finali. Studio 24 Avvocati consente di simulare in modalità interattiva varie ipotesi di importi di onorario, confrontare i valori a tempo con quelli da tariffa, ricalcolare il totale per tenere conto di vincoli a forfait o scorporare un certo totale imposto. LE TELEFONATE E LA POSTA ELETTRONICA Il software offre funzionalità utili sia per tracciare e poter documentare cronologicamente gli estremi della comunicazione, sia per catturare la componente prestazione (e costi associati) che una telefonata quasi sempre comporta. Infatti, una telefonata dall esterno destinata ad una persona assente può essere parcheggiata nella sua agenda senza bisogno di compilare post-it o inviare . La telefonata in uscita invece può essere subito inserita come prestazione usando una finestra dedicata con timer incorporato. La stessa finestra consente di spedire SMS o di chiamare usando Skype.

4 L CONTROLLO DI TUTTE LE ATTIVITÀ DEGLI STUDI LEGALI IL TIME-SHEET Questo classico strumento per la cattura del tempo si arricchisce in Studio 24 Avvocati di ulteriori vantaggi: Tempo reale: possibilità di misurare il tempo tramite timer automatici che scattano in occasione di attività di routine. Cumulativo: possibilità di cumulare nella stessa attività che dura più giorni le ore lavorate giorno per giorno, anche di persone diverse, senza inserire ogni volta una nuova registrazione. Proattivo: all uscita dal programma il Time-Sheet viene presentato all operatore ricordandogli di segnare l attività del giorno. LA CONTABILITÀ Il software adotta un sistema di contabilità in regime ordinario multistudio con opzione di partita semplice o doppia, con principio di cassa o di competenza. Il sistema è quindi adatto sia ai Professionisti che alle Società di Servizi di supporto agli Studi. Tra i punti salienti della contabilità di Studio 24 Avvocati: gestione automatica delle partite in sospeso se si adotta il principio di Cassa in partita doppia; gestione del budget anno corrente e successivo con caricamento libero dai consuntivi dell esercizio corrente; confronto dei redditi con i valori del budget e loro scostamento. LA BIBLIOTECA La funzione Biblioteca consente la completa gestione del patrimonio bibliografico dello Studio, utile per catalogare oltre ai libri anche le riviste e le ricerche su internet. La scheda di un libro può diventare un punto di raccolta per un nucleo base di Knowledge Management grazie ai suoi collegamenti con l archivio delle pratiche e dei documenti. La pratica riporterà i libri consultati in una particolare ricerca o il libro indicherà le pratiche interessate da quella ricerca. Ad ogni libro si può poi associare il documento pdf che contiene la scansione della copertina o del sommario o il file della pagina relativa ad una certa ricerca su internet. STATISTICHE E GRAFICI Facilità d uso e velocità operativa Anziché controllare lunghi tabulati è molto meglio esaminare sotto forma di grafici i principali indicatori della performance dello Studio, ad esempio: Fatturato & Marketing con grafici fatturato per Mese, Anno, Top Ten Clienti, Analisi ABC, Dimensione aziendale, Segmento di Mercato e Practice Area; Redditività e Margine percentuale per Segmento di Mercato e Practice Area, rapporto Ricavi/Importo a Ore, rapporto Margine/Ricavi; Ore con Sintesi Ore, Ore Collaboratore, Efficienza oraria, Rapporto Ore lavorate/budget ad Oggi; Sistema Gestione Qualità con Origine dei contatti per Anno, Non conformità e Reclami negli ultimi due anni. INFORMAZIONE E FORMAZIONE Studio 24 Avvocati propone qualificati servizi quotidiani e periodici di informazione in area Diritto, consente agli abbonati di accedere direttamente a Lex24&Repertorio24 e Guida al Diritto OnLine, a tutte le altre banche Dati OnLine de Il Sole 24 ORE e ai corsi di aggiornamento professionali erogati da Il Sole 24 ORE in modalità e-learning. In particolare Lex24&Repertorio24, consultabile online, è la più completa banca dati di legge, giurisprudenza e prassi, integrata con i commenti pubblicati sulle riviste professionali de il Sole 24 ORE. Si potranno consultare online le News Giuridiche e la Rassegna Di Giurisprudenza aggiornata periodicamente. In più Lex24&Repertorio24 mette a disposizione le massime di giurisprudenza di legittimità e merito publicate sulle principali riviste giuridiche, il nuovo formulario legale in materia civile e penale e il servizio diretto con la redazione. WEB EXTENSION Studio 24 Avvocati consente l attivazione di un doppio Portale di accesso al Web alle informazioni utilizzabile sia dagli Operatori (Portale di Studio) che dai Clienti (Portale Clienti). del software Portale Studio: si realizza il concetto di Ufficio Virtuale con cui continuare ad interagire ovunque ci si trovi e sia disponibile un accesso ad Internet. La Web Extension permette agli utenti di Studio abilitati di accedere, in modalità sicura e protetta via Internet a: l Agenda: con la funzione Agende Preferite si può consultare la propria agenda assieme a quella dei collaboratori più stretti; il Timesheet: è possibile aggiornare il proprio timesheet guardando il dettaglio desiderato, pratiche, attività e ore, mentre si è in viaggio o da un cliente; i Documenti: è possibile interagire con i documenti anche fuori dall ufficio, lavorando in modo asincrono sui documenti scollegati dal server per poi sincronizzarli a connessione disponibile; i Contatti. Portale cliente: anche i Clienti abilitati dallo Studio possono accedere via internet ai propri documenti, scadenze e comunicazioni. Il cliente può così finalmente controllare direttamente la situazione delle proprie Pratiche e scaricare i documenti o le comunicazioni di suo interesse! Il sistema notifica inoltre tramite una informativa ogni volta che si verifica un rinvio dell udienza o si carica un nuovo documento delle sue pratiche.

5 I MODULI E LE FUNZIONI Moduli Funzionali Studio 24 Avvocati STANDARD Studio 24 Avvocati TOP Anagrafica Contatti Pratiche Attività Standard Documenti/ Agenda (Giorno/Settimana/Mese) Interessi/Rivalutazione/Precetti Utenti/Profili d Uso Fatture/Parcelle Procedure Standard EasyPalm (sincronizzazione) Biblioteca Pratiche infortunistica RCA Il Sole24Ore News/Rass. Stampa Diritto AUI AntiRiciclaggio Block Notes/Time Sheet Controllo di Gestione, Statistiche e Grafici Sistema Gestione Qualità Contabilità fiscale Contabilità analitica Web Extension - Accesso Web a Pratiche e Documenti dei Clienti Lex24 OnLine Guida al Diritto OnLine La tabella riporta i moduli inclusi/opzionali delle due versioni ( = incluso / = opzionale) CARATTERISTICHE TECNICHE * : Architettura client-server con SQLServer , Oracle, Sybase Aggiornamento versione centralizzato da server Help on line sensibile al contesto Tutorial interattivi audiovisivi in formato Flash Compatibile con Windows Vista, XP, 2000, Mac OSX anche in reti miste Monitor minimo 800x600, consigliato 1024x768 o superiore Stampe anche in formato PDF, HTML, RTF Ricerca su Internet della piantina di un indirizzo Invio SMS tramite provider Vola.it Sincronizzazione di contatti e agenda con Outlook ITA e con ical /Address Book CONFIGURAZIONE: Hardware: PC con processore 32bit Intel Pentium / AMD 1,6 GHz (consigliato 2 GHz o superiore) Hard Disk: 3Gb di spazio libero (esclusi archivi gestiti) Ram 512Mb (consigliati 1 GB) Monitor: 15 /17 Scheda Video: SVGA risoluzione 1024x768 Lettore CD-Rom Acquisizione da Outlook (non Express) ITA e da Entourage Automazione telefonica con Skype Import telefonate da Blues 2000 Conforme alle direttive del T.U. Privacy D.Lgs. 196 del Modulo Antiriciclaggio secondo DM 141 del e le direttive tecniche del Regolamento attuativo del Supplemento G.U. n.86 del Automazione documenti con Word 2003/2007, OpenOffice 2.x, NeoOffice 2.1 Allarmi Agenda anche via e SMS * Con riserva di modifiche senza preavviso Mouse In caso di utilizzo in rete locale si raccomanda una velocità ad almeno 100 Mb/S Software: Microsoft Server 2003 Service Pack 2, XP Service Pack 3 e VISTA Service Pack 1. Microsoft Internet Explorer 6.0, DISPONIBILE ANCHE IN VERSIONE MACINTOSH Disponibile presso la rete Agenti de Il Sole 24 ORE Per informazioni: Servizio clienti software: Servizio assistenza software: