SOFTAMM 2013 CONDOMINIO e servizi correlati

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1 SOFTAMM 2013 CONDOMINIO e servizi correlati MANUALE D USO

2 STAMPATO NEL MESE DI GIUGNO 2013 VERSIONE PROGRAMMA DI RIFERIMENTO SOFTAMM2013 VERSIONE

3 INTRODUZIONE: COME USARE QUESTO MANUALE 9 NOVITÀ DELLA VERSIONE SOFTAMM CARATTERISTICHE TECNICHE 11 DOCUMENTAZIONE E SUPPORTO 11 PREREQUISITI DI SISTEMA E COMPONENTI AGGIUNTIVI 12 INSTALLAZIONE SU WINDOWS 13 INSTALLAZIONE SU MAC OS X 13 INSTALLAZIONE SU LINUX 14 ASSISTENZA E AGGIORNAMENTI 18 CONFIGURAZIONI INIZIALI 19 CONFIGURAZIONE UTENTI 20 PRIMI PASSI 21 LA SCRIVANIA DI SOFTAMM 21 COME È STRUTTURATA UNA SCHEDA 27 VOCI DI SPESA 29 ARCHIVIO BANCHE 32 ARCHIVIO SOCIETÀ ASSICURATRICI 35 I DATI DEL FABBRICATO 36 SCHEDA DEL FABBRICATO 36 STRUTTURA DEL CONDOMINIO E DATI CORRELATI 44 GRUPPI DI SPESA / TABELLE MILLESIMALI 61 GRUPPI A CONTATORE 65 RIPARTIZIONE DIRETTA DELLE SPESE FRA PROPRIETARIO E INQUILINO 66 ARROTONDAMENTI E DECIMALI 68 ASCENSORI 69 POLIZZE ASSICURATIVE 70 INSERIMENTO GUIDATO DEL FABBRICATO 71 UNITÀ IMMOBILIARI 75 ACQUA SUDDIVISIONE A FASCE 77 RISCALDAMENTO 87 UTENZE DEL CONDOMINIO 88 SUDDIVISIONE DI UNA SPESA SU PIÙ TABELLE 89 3

4 CONDOMINI E INQUILINI 91 SCHEDA DEL CONDOMINO 91 SCHEDA DELL INQUILINO O DELL USUFRUTTUARIO 101 REDIGERE IL BILANCIO DI PREVISIONE 110 CREAZIONE AUTOMATICA DELLE RATE 110 IMPOSTAZIONE MANUALE DELLE RATE 112 PREVENTIVO: ELABORAZIONE, STAMPA E APPROVAZIONE 113 PREVENTIVO STRAORDINARIO 121 EMISSIONE DI UNA RATA ANTICIPATA 127 RICHIESTE DI PAGAMENTO E SOLLECITI 131 DOCUMENTI DI PAGAMENTO: EMISSIONE E INCASSO 131 TABELLA CARATTERISTICHE DOCUMENTI DI PAGAMENTO 140 SITUAZIONE CONTABILE DEL SINGOLO CONDOMINO 141 SITUAZIONE CONTABILE DEL FABBRICATO 142 RICERCA DEI CONDOMINI MOROSI 144 REGISTRARE I VERSAMENTI 149 REGISTRAZIONE DI INCASSI / VERSAMENTI 149 RICEVUTE DI INCASSO: STAMPA E REGISTRAZIONE 151 REGISTRARE LE ENTRATE E LE USCITE 152 REGISTRAZIONE DI SPESE 152 CRITERIO DI RIPARTIZIONE DI UNA SPESA NOVITA 159 REGISTRAZIONE AUTOMATICA DI UNA FATTURA CON LO SCANNER NOVITA ABBINAMENTO DI UN DOCUMENTO O IMMAGINE 175 BONIFICO ON LINE 177 CALCOLATRICE 180 4

5 REGISTRAZIONE DI UN RIMBORSO DI ASSICURAZIONE O ENTRATE PER IL FABBRICATO 181 RESTITUZIONE DI UN CREDITO AD UN CONDOMINO 182 SPESE PERSONALI 184 RICERCA DI UNA REGISTRAZIONE CONTABILE 186 CANCELLAZIONE / MODIFICA DI UNA REGISTRAZIONE 188 SALDO DEL CONTO CORRENTE 191 CASSA STUDIO, CONTI VARI, BILANCIO DELLO STUDIO 193 BILANCIO DELLO STUDIO 199 PARTE FISCALE: RITENUTE, CERTIFICAZIONI, AC 201 QUADRO AC COMPILAZIONE 201 REGISTRAZIONE DELLA FATTURA PER UN FORNITORE SOGGETTO A RITENUTA 205 PAGAMENTO DELLA RITENUTA, INVIO TELEMATICO E LIQUIDAZIONE 213 CERTIFICAZIONE DI PAGAMENTO DI UNA RITENUTA 220 CERTIFICAZIONE DI SPESE REGIME 36% E 50-55%, 65%. 223 STUDIO DI SETTORE 229 RENDICONTO CONSUNTIVO: STAMPA E APPROVAZIONE 231 RENDICONTO: ELABORAZIONE, STAMPA E APPROVAZIONE 231 RIPRISTINO DELL ESERCIZIO PRECEDENTE 237 CONTO ECONOMICO: SCHEMA ENTRATE / USCITE, SITUAZIONE DI CASSA 238 RIEPILOGO FINANZIARIO 240 CONVOCARE L ASSEMBLEA 242 ASSEMBLEA CONDOMINIALE: STAMPA, CONVOCAZIONE, PRESENTI, VERBALE 242 FOGLIO FIRMA RITIRO CONVOCAZIONE 249 RACCOMANDATE: STAMPA ELENCO 252 ESEGUIRE UN BACKUP DEI DATI DAL SERVER 253 ESPORTAZIONE, IMPORTAZIONE DATI, BACKUP 254 SERVIZIO AGGIUNTIVO BACKAMM 256 REGISTRI E STAMPE GENERICHE 261 STAMPE RIEPILOGATIVE E REGISTRO ANAGRAFICA 261 5

6 REGISTRO DI NOMINA E REVOCA 263 REGISTRO VERBALI DELLE ASSEMBLEE 263 REGISTRO DI CONTABILITÀ 263 STAMPA DELLE ETICHETTE DEI CONDOMINI 264 STAMPA DELLE ETICHETTE DEI FORNITORI 266 STAMPA DI UN FAX DEL CONDOMINIO 267 STAMPA IN PDF 268 SUBENTRI 272 SUBENTRI 272 CESSIONE DI UN UNITÀ IMMOBILIARE 276 MODELLI E PERSONALIZZAZIONI 277 INSERIMENTO DELLA POLIZZA DI RESPONSABILITÀ 277 PERSONALIZZAZIONE DEI MODELLI E DELLE LETTERE 277 COMANDI PER PERSONALIZZARE I DOCUMENTI 280 FUNZIONI SPECIALI 288 DUPLICAZIONE DI UNA TABELLA 288 DUPLICAZIONE DI UN FABBRICATO 290 RIPORTO DEL SALDO DA UN FABBRICATO DUPLICATO 291 SKYPE 292 SCADENZIARIO 293 VARIE 294 RICERCA DI UN NOMINATIVO 294 NOVITA FATTURE DELLO STUDIO: EMISSIONE, STAMPA, REGISTRAZIONE 295 TIPS - SUGGERIMENTI 300 SCHEDA DEL FORNITORE 305 REINSTALLAZIONE DEL SOFTWARE 309 6

7 SOFTAMM GESTIONE LAVORI 326 INTRODUZIONE 326 MENÙ PRINCIPALE 327 TELEFONATE 328 RICHIESTA DI INTERVENTO 330 LAVORI 336 SINISTRI 338 STAMPE E RICERCHE 340 ANALISI 342 COMANDI PER PERSONALIZZARE I DOCUMENTI 344 AMMINISTRARE.COM 349 POSTAMM 353 CONFIGURAZIONI INIZIALI 354 INSERIMENTO DATI 356 EFFETTUARE UNA SPEDIZIONE 357 PERSONALIZZARE LA LETTERA PRINCIPALE 365 MONITORARE UNA SPEDIZIONE E ANNULLARE L ORDINE 366 RICEZIONE DELLA FATTURA 367 ARCHIVIAZIONE DELL ORDINE 367 DOCUMENTO TECNICO: CONFIGURAZIONE DI UNO SCANNER 369 7

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9 Introduzione: come usare questo manuale Un nuovo manuale ancora più completo, rivisto in ogni dettaglio, semplice da usare, da consultare al volo, leggendo direttamente la sezione che interessa, oppure da studiare dalla prima all ultima pagina. Il manuale è suddiviso in tre sezioni principali: 1) La Parte Generale: con le caratteristiche tecniche del programma e le modalità per l installazione e la personalizzazione. 2) Il manuale vero e proprio suddiviso per argomenti: da tenere sempre sulla scrivania e da consultare per ogni dubbio oppure per approfondire l utilizzo di SoftAmm ) La sezione dedicata a SoftAmm Lavori e ai servizi quali PostAmm e Amministrare.com I paragrafi sono volutamente diretti e coincisi e trattano solo l argomento riportato nel titolo: potrebbe essere necessario, per una perfetta conoscenza del programma, consultare anche i capitoli degli argomenti correlati che eventualmente ancora non si conoscono. Un ultimo consiglio: leggete sempre il manuale con il programma aperto: tutto sarà ancora più semplice!!! Buon lavoro 9

10 Novità della versione SoftAmm 2013 SoftAmm 2013 presenta un lavoro accurato e ricco di novità: una nuova grafica, ancora più piacevole e in linea con le ultime tendenze di mercato oltre che la massima attenzione al dettaglio e alla cura dei particolari. SoftAmm2013 è tecnologicamente molto avanzato: mantiene la compatibilità con i vecchi sistemi operativi ed offre le sue migliori prestazioni con i nuovi sistemi operativi delle tre principali piattaforme (pag. 12 ). I servizi accessori, quali BackAmm ( pag. 232), PostAmm ( pag. 326) e amministrare.com ( pag. 321) sono completamente integrati tanto che abbiamo deciso di riportare nel seguente manuale i capitoli che spiegano il loro funzionamento. SoftAmm 2013 vi stupirà con la sua nuova prima nota ( da pag. 136 in poi ) : siamo riusciti ad unire semplicità, organizzazione e completezza, il tutto nel massimo rispetto del modo di lavorare di ogni amministrazione. Sono stati inoltre introdotti dei nuovi criteri di ripartizione delle spese in risposta alle richieste dei nostri clienti (da pag. 145 ). Sono state inoltre introdotte nuove stampe riepilogative ( pag. 237 ). La versione 2013 è stata completamente rivista in base a quanto previso dalla riforma del condominio, sono stati potenziati i registri, le schede anagrafiche e tanto altro ancora. Consultate il nuovo manuale per tutti i dettagli, buona lettura. 10

11 Parte generale Caratteristiche tecniche Il programma è destinato agli amministratori professionisti di immobili e permette la gestione completa del condominio. Il programma gestisce un numero illimitato di condomini, fabbricati e tabelle millesimali o gruppi di spesa, ad eccezione delle versioni Light5 e Light10 che permettono la gestione di massimo 5 e 10 fabbricati, senza limiti di condomini o tabelle. E possibile ottenere in modo semplice e intuitivo il bilancio di previsione, solleciti di pagamento, documenti per l incasso delle quote condominiali, verbali di assemblea con calcolo automatico delle presenze, la gestione fiscale del condominio: compilazione modelli F24, certificazioni, quadro AC dell amministratore, rendiconto di fine gestione e tanto altro ancora. Il programma è scritto in linguaggio Java, un linguaggio di programmazione orientato agli oggetti, derivato da C++, la sua peculiarità è il funzionamento su tutti i principale sistemi operativi attualmente utilizzati ( Windows, Linux, Mac ). Maggiori informazioni su Il programma è multi-database, può essere utilizzato, ad esempio, MySQL, uno dei database relazionali più veloci e affidabili. Maggiori informazioni su Documentazione e supporto Per un corretto uso del programma si consiglia di visionare: 1) la video presentazione disponibile sul sito 2) leggere con attenzione il presente manuale o i capitoli frazionati esposti negli help in linea presenti nelle schermate del programma e caratterizzati dal pulsante 3) le FAQ presenti nell area riservata del sito internet 4) chiedere istruzioni a assistenza@softime.it 11

12 5) contattare un tecnico specializzato allo per richiedere assistenza o acquistare ore di formazioni personalizzate. Prerequisiti di sistema e componenti aggiuntivi Il programma è stato progettato per i seguenti Sistemi Operativi: 1) Windows Xp, Vista, 7,8. 2) OS X Leopard, OS X Snow Leopard, Lion. 3) Linux, distribuzione Ubuntu 12.4 o Kubuntu 12.4 Necessita di almeno 1 Giga di Ram, risoluzione schermo minima 1024X768. E necessario installare Java 1.6 o superiore, qualora SoftAmm rilevi che Java non sia installato, ne propone l installazione, in caso di necessità è possibile anche collegarsi al sito e scaricare l applicazione. Il programma può essere installato su posto singolo o in rete su un numero illimitato di posti di lavoro. E buona norma dotare il server di gruppo di continuità ed eseguire periodicamente il back up dei dati, è possibile utilizzare il servizio BackAmm, maggiori informazioni su Alcune funzionalità necessitano di: 1) stampante laser 2) programma di video scrittura (Word, WordPad, Open Office) 3) lettore laser per lettura codici a barre 4) Acrobat Reader versione 9 o superiore 12

13 Installazione su Windows Per l installazione del posto singolo: inserire il cd e cliccare due volte sul file di installazione. Seguire le istruzioni proposte a video e riavviare il pc, attivare il programma con il codice di attivazione fornito dal servizio di assistenza tecnica. E necessario accedere al sistema con i diritti di amministratore. Maggiori dettagli sull installazione e reinstallazione in ambiente Windows a pagina 284. Installazione su Mac OS X SoftAmm 2013 può essere installato su MAC OS X o superiore con Java per MAC OS X 10.5 Update 1 installato (contiene Java 6 per MAC). Per l'installazione su MAX OS X 10.4 contattare il servizio di assistenza tecnica. Per l'installazione del programma in rete e per l'installazione del database MySql si consiglia di contattare il servizio di assistenza tecnica. Per procedere con l'installazione eseguire il Pacchetto Installer SoftAmm 2013 Condominio. 13

14 Premere [avanti] e seguire le istruzioni proposte a video. Il programma può essere eseguito dal finder > applicazioni > Softamm2013 > SoftAmm 2013 (applicazione). Si consiglia di aggiornare il prodotto con l'ultima versione disponibile sul sito Installazione su Linux Scaricare dal sito internet il file deb disponibile sotto la voce Linux nella sezione riguardante la versione demo del programma. Installare il pacchetto Sun-java6-jre tramite Adept manager oppure con comando da Shell: sudo apt-get install sun-java6-jre. Impostare quindi la java 6 appena installata come java di default utilizzando il comanda da Shell update-alternatives config java Nella schermata che compare selezionare il numero corrispondente a java-6-sun 14

15 Installare i seguenti programmi tramite Adept o con comandi da shell sulla macchina designata a Server : mysqlserver ( sudo apt-get install mysql-server ) mysqladmin ( sudo apt-get install mysql-admin ) Impostare la password del servizio Mysql sulla macchina Server a omettendo le mysqladmin user=root password Installare ora il programma facendo clic sul file SoftAmm2013_1.X-all.deb e premere Installa pacchetto. Copiare ora la cartella amm2 presente in /Applications/SoftAmm2013/data/ in mysql ( /var/lib/mysql/ ) assicurandosi di aver fermato il servizio mysql ( sudo /etc/init.d/mysql stop ) Far ripartire il servizio mysql ( sudo /etc/init.d/mysql start ). 15

16 Spostarsi nella cartella /Application/SoftAmm2013/ ed aprire con un editor di testo ( ad esempio Kate o nano ) il file softamm.xml modificando i valori di seguito alle parole chiave server e port con rispettivamente l'indirizzo ip della macchina server e la porta su cui è in ascolto il servizio mysql ( Ad esempio ). Per eseguire il programma fare clic sull'icona SoftAmm 2013 presente nella sezione applicazioni. Oppure lanciare lo script shell softamm2013.sh presente in /Applications/SoftAmm2013 ( sh /Applications/SoftAmm2013/softamm2013.sh ). 16

17 17 In alcuni casi è necessario configurare correttamente il firewall o l antivirus installato: consultare il manuale del proprio antivirus per configurare la porta 3309 e autorizzare l eseguibile di SoftAmm. Nell area riservata del sito è disponibile un documento tecnico che illustra, nel dettaglio, ogni singolo passaggio dell installazione.

18 Assistenza e aggiornamenti Il servizio di assistenza tecnica è disponibile, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle e dalle alle 18.00, allo , opzione 1. E possibile inoltre mandare una segnalazione scritta al numero di fax oppure mandare un a assistenza@softime.it. Potrebbe essere utile consultare il sito Per tutti coloro che hanno sottoscritto il contratto di assistenza tecnica è possibile scaricare un file di aggiornamento nella sezione riservata. Per sottoscrivere il contratto di assistenza tecnica o richiedere la propria password, contattare lo Il servizio di assistenza tecnica non prevede la formazione sul programma che può essere richiesta a parte con lezioni personalizzate presso il proprio ufficio o in assistenza remota. Suggerimento: Attenzione a selezionare il proprio sistema operativo. 18

19 Configurazioni iniziali Dal menù principale accedere alla voce Strumenti > Personalizza. Inserire i dati dell amministratore ( nome, cognome, data di nascita, etc ). Si consiglia inoltre di accedere alla sezione intestazioni stampe per personalizzare le impostazioni generali attivando le caselle interessate, indicare quanto deve essere riportato nelle intestazioni delle stampe. Il programma offre la possibilità di abbinare eventualmente un file.jpeg o.bmp con un logo personalizzato e la firma da apporre sui documenti. Per il logo si consiglia una risoluzione di 150 pixel per 600, per la firma si consiglia una risoluzione di 150 pixel per, massimo, 150. Personalizzare eventualmente anche i percorsi dei modelli e i testi standard di preventivi e rendiconti. ( vedere Personalizzazione stampe). Nella sezione font è possibile modificare il tipo di font proposto e la dimensione dei caratteri utilizzati nella gestione di preventivi e rendiconti. 19

20 Configurazione utenti Nel rispetto della normativa sulla privacy, per accedere al programma è necessario specificare il proprio nome utente e la relativa password. Il programma crea in automatico il nome utente predefinito amministratore, con password amministratore. Dopo il primo accesso, inserire un proprio nome utente dalla sezione Vai > Utenti del programma Compare la seguente schermata nella quale inserire il nome utente amministratore e cliccare su [accedi]. Cliccare su [inserisci utente] completare i dati richiesti e confermare quanto inserito. Si consiglia di valorizzare la password come indicato nella sezione utenti. 20

21 Primi passi La Scrivania di SoftAmm La prima videata che appare quando si avvia SoftAmm 2013 è la Scrivania. Cliccando sulla voce [non visualizzare più questa pagina] compare la nuova scrivania per utenti esperti che permette di accedere alla documentazione, alle richieste di assistenza via Skype o in teleassistenza, di visualizzare quanto riportato nello scadenziario. Il menu, in stile Outlook, posto sotto la scrivania, permette di accedere agli archivi di uso più comune ovvero: 21 - scrivania - ricerca - struttura - prima nota - scadenzario - fornitori

22 - gestione lavori Per accedere a queste sezioni è sufficiente cliccare sul pulsante di collegamento rapido. La sezione a sinistra: visualizza tutti i fabbricati inseriti indicando i dati minimi: periodo di esercizio, indirizzo e codice. Un eventuale icona foglietto ricorda che l esercizio in corso è scaduto, la seconda ricorda che sono state emesse delle rate anticipate. Dal menù principale: si accede alle altre sezioni del programma e alle funzioni disponibili. 22

23 Nella sezione Ricerca rapida: Inserendo un nome e premendo il pulsante [invio] compare la scheda riferita al nominativo con i dati inseriti; si possono ricercare in modo rapido condomini, fornitori e fabbricati. Dalla sezione File è possibile: - inserire un nuovo elemento: fabbricato, fattura, scadenza. - importare un singolo condominio da esportazioni precedenti - uscire dal programma 23

24 Dalla sezione Visualizza è possibile: - visualizzare il riquadro dei fabbricati se è stato chiuso - visualizzare la scrivania o lo spazio di lavoro - ridisporre in automatico le schermate se avete chiuso delle schermate o modificato la loro grandezza Dalla sezione Vai è possibile accedere agli archivi indicati. 24

25 Dalla sezione Azioni è possibile accedere alle operazioni indicate. Dalla sezione Stampa riepilogative è possibile accedere alla sezione delle stampa indicate. 25

26 Dalla sezione Servizi è possibile accedere alle operazioni indicate. Dalla sezione Strumenti è possibile: - richiamare la calcolatrice - accedere alla sezione di personalizzazione di stampe, intestazioni, percorsi - accedere alla sezione di assistenza a seguito della richiesta da parte dei tecnici Softime. 26

27 Come è strutturata una scheda Le schede presentano dei pulsanti operativi simili fra loro: 1) [salva e chiudi] : permette di salvare i dati inseriti o modificati 2) [annulla]: permette di annullare le modifiche effettuate o l inserimento di un nuovo elemento. 3) [altre azioni]: apre il menu con l elenco di altre azioni possibili 4) [stampa]: si accede alla sezione delle stampe. 5) [?] richiama l help in linea della scheda selezionata. Nella scheda vi sono dei campi obbligatori: i campi sono evidenziati dallo sfondo color rosa, non è possibile salvare la scheda se questi campi sono vuoti o compilati in modo errato Un apposito messaggio segnala l errore. Per vedere il messaggio di errore, cliccare sul campo rosa: in alto sulla scheda viene indicato il dato mancante o errato. 27

28 Se un dato è stato compilato in modo errato, in fase di salvataggio dati compare un ulteriore messaggio di errore che indica anche l anomalia riscontrata. Non è possibile salvare la scheda se il dato non viene corretto. In alcune parti del programma il dato non può essere inserito liberamente ma deve essere selezionato scegliendo fra quanto proposto: cliccare sul triangolo nero per effettuare la scelta dal menù a tendina, in alcuni casi è possibile effettuare la scelta sia per solo codice numerico che per descrizione. Nei campi in cui inserire le date è sufficiente inserire i valori senza il simbolo / che viene inserito in automatico dal programma. L anno deve essere espresso su 4 cifre. Dopo aver inserito i dati, spostarsi con il tasto tabulatore. Con la barra spaziatrice della tastiera è possibile indicare la data odierna. Cliccando su [salva e chiudi] i dati vengono confermati e la scheda chiusa. 28

29 Voci di spesa Le voci di spesa o causali vengono utilizzate all'interno dei preventivi o dei rendiconti; si dividono in voci di spesa fisse ( codificate nel programma da 1 a 999 ) e voci di spesa temporanee ( codificate dal 1000 in poi ); vengono utilizzate per descrivere, nei preventivi e nei rendiconti, la spesa inserita ( es: assicurazione, bolli, intervento idraulico, lavori straordinari tetto). In alcune aree geografiche le voci di spesa o causali vengono chiamate anche sotto capitoli di spesa. Le voci di spesa sono comuni a tutti i fabbricati inseriti; vengono riportate nel consuntivo o rendiconto di un fabbricato solo se utilizzate. E' preferibile impostare le voci di spesa prima del caricamento dei dati del condominio, è possibile comunque modificare o integrare le voci di spesa, sia fisse che temporanee, in qualsiasi momento e anche in più fasi. In prima nota e preventivi è possibile inoltre inserire voci di spesa non codificate che vengono memorizzate in automatico dal programma e proposte per le registrazioni successive, tali voci sono chiamate anche voci di spesa temporanee. Quando si procede con la chiusura definitiva del rendiconto del fabbricato per il quale sono state utilizzate, il programma propone la loro cancellazione, al fine di non ottenere, nel corso degli anni, lunghi elenchi di voci di spesa, magari simili fra loro. Il programma propone circa 20 voci di spesa fisse pre-impostate, tali voci sono solo di esempio e possono essere cancellate, modificate o integrate a discrezione dell'utente. Per accedere all'archivio voci di spesa seguire il presente percorso dal menù principale: 29

30 Si accede all'archivio voci di spesa con l'elenco a video. 30

31 Per inserire una nuova voce cliccare sul pulsante [nuova], per modificare una voce già esistente, cliccare su [modifica], per eliminare una voce cliccare su [elimina]. Le registrazioni precedentemente inserite e riferite a voci successivamente modificate o cancellate, non vengono modificate in prima nota. L'elenco proposto può essere ordinato: - per ordine alfabetico: cliccando sul campo descrizione - per ordine numerico: cliccando su codice. Per ogni voce è possibile pre-stabilire la percentuale da attribuire agli inquilini - se presenti che verrà utilizzata per assegnare la spesa agli inquilini qualora sia stata attivata la ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino. La percentuale viene assegnata in preventivi e prima nota, può essere modificata di volta in volta a seconda delle proprie esigenze. Suggerimento: Le spese vengono attribuite all'inquilino solo se è stato inserito il suo nominativo ed è stata attivata la funzione ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino, consultare l apposita sezione per maggiori informazioni. 31

32 Archivio banche Prima di indicare i dati del conto corrente bancario all interno della scheda del fabbricato, è necessario inserire nell archivio delle banche il nominativo dell istituto bancario. Accedere all archivio cliccando, dal menu principale, la voce vai > banche Cliccare sul pulsante [nuovo] e completare i dati richiesti. 32

33 Il programma utilizzerà i dati qui inseriti per l emissione di documenti di pagamento, verrà però data la precedenza a quanto inserito all interno della scheda del fabbricato, non è necessario pertanto inserire una scheda per ogni conto corrente condominiale bensì è sufficiente inserire solo i dati generici dell istituto bancario qualora i dati siano comuni a più fabbricati. Nella sezione M.Av. indicare l eventuale costo dei diritti bancari del modello concordati con la banca. Nella sezione range deve essere indicato l intervallo di stampa, identificato con una numerazione comunicata dalla banca. Nella casella da numero indicare il primo dato trasmesso dalla banca che deve anche essere riportato nella casella progressivo in uso attualmente. Nella casella a numero indicare il range finale attribuito dalla banca. La sezione deve essere compilata solo nel caso in cui si provveda autonomamente alla stampa dei modelli M.Av. e solo per le banche convenzionate in quanto non è possibile stampare autonomamente con qualsiasi istituto, in tutti gli altri casi non deve essere compilata. Nella casella correzione giorni è possibile indicare il numero di aggiorni da aggiungere ad ogni rata per posticipare la scadenza della stessa. 33

34 Si sottolinea che il programma permette la gestione dei M.Av. con qualsiasi istituto bancario, solamente la stampa in proprio è limitata alle banche che hanno aderito alla convenzione. Per la lista aggiornata delle banche convenzionate contattare il servizio di assistenza tecnica al numero

35 Archivio società assicuratrici Prima di indicare i dati della polizza dell assicurazione nella scheda del fabbricato, è necessario inserire nell archivio delle società assicuratrici il nominativo dell assicurazione. Accedere all archivio cliccando, dal menu principale, la voce vai > società assicuratrici. Cliccare sul pulsante [nuovo] e completare i dati richiesti. Il nominativo sarà disponibile per la selezione nella scheda del fabbricato, sezione polizze. 35

36 I dati del fabbricato Scheda del fabbricato Nella scheda del fabbricato vengono indicati tutti i dati relativi al condominio. La scheda è suddivisa in due parti ben distinte: la prima composta dalle seguenti sezioni Dati fabbricato, Dati Vari, Gestione inquilini ed enti, Riscaldamento, Portiere, Catasto, Annotazioni. La seconda, visualizzata al centro della scrivania, riporta la struttura del condominio e i dati correlati. I parte: Dati fabbricato, Dati Vari, Gestione inquilini ed enti, Riscaldamento, Portiere, Catasto, Annotazioni Vengono indicati i dati generali riferiti al condominio: come ad esempio il codice del fabbricato, il nome del condominio, l'indirizzo. 36

37 In SoftAmm ogni fabbricato è identificato dal nome del condominio e da un codice composto dalla lettera C + un numero. La numerazione viene proposta in automatico dal programma in fase di inserimento dati, ma può, all'occorrenza, essere modificata. Il fabbricato viene anche identificato con il nome del condominio: all'interno del programma si potrà richiamare il fabbricato sia per codice che per nome. Nel campo descrizione può essere inserita una breve descrizione facoltativa che verrà visualizzata nell albero a sinistra. E' obbligatorio completare i campi "indirizzo, cap, città e provincia", è preferibile indicare il codice fiscale del condominio. Completare le date del periodo di esercizio: si potrà inserire qualsiasi periodo di riferimento in base alle proprie necessità. Dopo aver inserito delle registrazioni in prima nota o dopo aver eseguito un subentro, il periodo potrà essere modificato solo con l approvazione del consuntivo. Completare il numero delle rate ordinarie richieste per il pagamento delle spese condominiali durante l'anno. Il programma gestisce fino a 12 rate ordinarie e illimitate rate straordinarie. Indicare il numero di rate ordinarie richieste ( min. 1 - max. 12 ) e l'eventuale arrotondamento: si può scegliere fra i valori predefiniti da un minimo di 0,01 a un massimo di 1,00 euro. 37

38 Se si desidera che l'arrotondamento delle rate avvenga per eccesso: barrare la casella "per eccesso". Se le rate sono uguali fra loro, barrare anche la casella "le rate del bilancio di previsione sono uguali fra loro", diversamente sarà obbligatorio, prima di redigere il bilancio di previsione, valorizzare le percentuali richiamando ogni rata nella sezione a "destra" della scheda del fabbricato e indicare manualmente la percentuale di ogni rata ( consultare l apposita sezione per maggiori informazioni ). La somma delle percentuali di tutte le rate deve essere pari a 100, se si indica pertanto che vi sono 4 rate, ogni rata avrà la percentuale del 25%, se vi sono 5 rate, la percentuale sarà del 20%... se si indica una sola rata, la percentuale da indicare è 100. N.B.: nel caso si abbia scelto di barrare la casella "le rate sono uguali fra loro" le percentuali delle rate verranno impostate in automatico dal programma e pertanto non sarà necessario valorizzare la percentuale come sopra descritto. La personalizzazione delle rate può essere fatta solo dopo aver concluso "l'inserimento rapido dei dati del condominio". Nella sezione banca vengono inseriti i dati relativi all'istituto bancario e al conto corrente del fabbricato. Per inserire il nome della banca cliccare sul pulsante che attiva il menù a discesa, se il nome della banca non compare in elenco, cliccare sul pulsante - a destra del campo - che permette l'accesso all'archivio degli istituti bancari e inserire il nuovo dato. 38

39 Indicare il numero del conto corrente del fabbricato, completo di tutte le 12 cifre. Se il numero del conto corrente indicato dalla vostra banca è inferiore a 12, è obbligatorio inserire degli zero prima del numero del conto ( ad es. se il conto è 456Y8 si deve scrivere Y8 ). Completare tutti i campi riportati: ABI, CAB, CIN, filiale, provincia, SIA e IBAN. I dati sono obbligatori per l'emissione di documenti di pagamento e la corretta compilazione del modello telematico F24, possono essere reperiti sull'estratto conto bancario o richiesti al personale della propria banca. Se il conto corrente è intestato al fabbricato, barrare la casella intestato al fabbricato al fine di ottenere le corrette intestazioni. Il conto bancario collegato al condominio - da visualizzare e utilizzare nella prima nota - deve essere indicato nella sezione struttura come successivamente indicato, l inserimento della banca in questa sezione infatti non comporta l abbinamento del conto di contabilità. Nella apposita sezione indicare - se lo si desidera - la percentuale di mora applicata nei casi di ritardato pagamento: il dato viene utilizzato nel calcolo effettuato nello schema dovuti e pagati. Indicare inoltre i giorni di massimo ritardo concessi - dato utilizzato nelle ricerche dei condomini morosi. Nell apposita sezione è possibile: 1) Indicare se il saldo delle gestioni precedenti deve essere richiesto separatamente dalla prima rata. 2) Decidere se il programma deve provvedere in ogni caso al conguaglio dei saldi a credito con la richiesta della prima rata ordinaria. 39

40 3) Qualora non si gestisca più un fabbricato, ma si desideri conservare i dati, è possibile cliccare la casella cessato, il fabbricato potrà essere richiamato grazie al pulsante di filtro della sezione fabbricati. Nell apposita sezione è possibile 1) Attivare la ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino: in questo modo nei preventivi e nei rendiconti verrà incluso anche il nome dell'eventuale inquilino associato al proprietario e verranno automaticamente ripartite le spese di pertinenza come indicato nell'archivio delle voci di spesa o in fase di inserimento dati. Tale funzione permette di ripartire ogni singola spesa al proprietario o all'inquilino senza dover dedicare a tale scopo delle tabelle millesimali - gruppi di spesa specifici e permette inoltre di effettuare i conteggi su ogni singola spesa inserita e non si è vincolati al gruppo di riferimento utilizzato per il conteggio. Sarà possibile inoltre emettere le richieste di pagamento per le spese condominiali anche per l inquilino. Le quote dovute dagli inquilini sono visibili nei bilanci e non possono essere disattivate. 40

41 2) Attivare la fusione contabile degli enti collegati che permette di inviare un'unica richiesta di pagamento, un'unica convocazione e un unico sollecito di pagamento al proprietario di più unità immobiliari, all'interno dello stesso fabbricato ( ad esempio appartamento e box, cantina, etc ). I millesimi di proprietà - nelle ripartizioni e nei rendiconti - vengono mantenuti separati. Eventuali saldi a credito vengono immediatamente conguagliati su tutti gli enti collegati prima di procedere alla richiesta di pagamento di quanto preventivato. Per spostarsi nelle altre sezioni è sufficiente cliccare sul titolo corrispondente ( dati vari - riscaldamento, portiere...) Nella sezione dati vari in particolare viene inserito il totale delle competenze dell'amministratore, dato utilizzato successivamente dal programma per l'emissione di fatture dello studio. E' possibile inoltre personalizzare per ogni condominio il numero di decimali visualizzati in rendiconti e preventivi nel seguente campo a scelta multipla: 41

42 la compilazione delle sezioni riscaldamento, portiere e annotazioni è di sola consultazione, per la corretta compilazione è sufficiente leggere le indicazioni riportate su ogni campo. I dati inseriti in catasto/tavolare vengono riportati nelle unità immobiliari del fabbricato. Nella sezione a destra si visualizzano i restanti dati: le scale o raggruppamenti, unità immobiliari, i nominativi dei condomini, delle tabelle millesimali ( gruppi o conti ), conto corrente del fabbricato ma anche dati come polizze o utenze. Durante l'inserimento rapido non è possibile accedere a questa sezione. Quando si procede all'inserimento dei dati del fabbricato è obbligatorio, dopo aver compilato la prima sezione della scheda del fabbricato, cliccare sul pulsante [salva e chiudi] e seguire le istruzioni proposte a video, i dati potranno successivamente essere visualizzati, modificati e/o completati in "struttura del condominio e dati correlati". Per maggiori 42

43 informazioni consultare il manuale nella sezione inserimento dei dati di un fabbricato. A completamente della sezione, si consiglia di consultare inoltre il capitolo struttura del condominio e dati correlati. 43

44 Struttura del condominio e dati correlati Accedere alla scheda del fabbricato, dal menù principale cliccare sul pulsante struttura. Sono presenti le seguenti sezioni: SCALE o RAGGRUPPAMENTI La suddivisione in scale o raggruppamenti può essere utile quando il fabbricato è suddiviso in due o più scale ( ad esempio scala A e B ) o due o più raggruppamenti ( appartamenti e box, cantine o negozi ). Quando si registrano le spese nei preventivi e nei rendiconti è possibile indicare, se necessario, su quale scala la spesa deve essere suddivisa. L'uso della funzione non è obbligatorio in quanto si possono ottenere i medesimi risultati inserendo una tabella millesimale/gruppo di spesa per ogni scala. 44

45 La suddivisione non deve essere utilizzata nel caso vi sia UNA sola scala. Se si attiva la funzione TUTTI gli enti devono essere collegati ad una scala o raggruppamento e viceversa, in nessun caso un ente può essere lasciato senza abbinamento così come ogni scala inserita deve essere abbinata a un nominativo. Le scale devono essere indicate in fase di inserimento dati del fabbricato seguendo le indicazioni proposte dal programma oppure si può procedere, dopo l'inserimento dei dati del fabbricato e dei condomini, manualmente: 1) inserire, dalla scheda del condominio e nella sezione scale della struttura del condominio e dati correlati, una o più scale cliccando sul pulsante [nuovo] della barra di menù del fabbricato e compilare tutti i dati (il codice scala deve essere solo numerico) 2) abbinare la scala di appartenenza nella scheda del condomino o più semplicemente tramite altre azioni > mostra dettaglio e quote tabelle millesimali nella sezione di dettaglio dati, utilizzando la colonna "scala" indicare il numero della scala per ogni condomino. N.B. la scala deve SEMPRE essere identificata con un numero e non con lettere. In preventivi e rendiconti, qualora la spesa sia di pertinenza di una scala, si deve specificare il codice della scala di appartenenza. TABELLE MILLESIMALI La tabelle millesimali o gruppi di spesa contengono i coefficienti utilizzati dal programma per effettuare i conteggi di quanto dovuto da ogni condomino per ogni spesa inserita in prima nota. Il risultato del conteggio viene visualizzato nel rendiconto di fine gestione. Le tabelle devono essere indicate in fase di inserimento del fabbricato e vengono visualizzate nella struttura del fabbricato e dati correlati. Ogni campo della tabella deve essere valorizzato e non è possibile inserire delle tabelle con un totale pari a zero. 45

46 Il numero delle tabelle deve essere indicato in fase di inserimento del condominio, se, dopo l'inserimento, si desidera inserire una nuova tabella cliccare sul pulsante [nuovo] dalla scheda del fabbricato dopo aver evidenziato la sezione TABELLE MILLESIMALI nella struttura del condominio. Compare la seguente scheda: Indicare il tipo di quota ( millesimi, coefficienti ) la descrizione breve da visualizzare in alcune stampe di tabelle e la descrizione completa per preventivi e rendiconti. La casella "ordinamento su preventivi e rendiconti" deve riportare, di consueto, lo stesso numero della tabella ma può all'occorrenza, essere modificata tenendo conto che il valore di ordinamento non deve essere attribuito a più di una tabella. Per le tabelle a contatore, barrare la casella "E' un gruppo di spesa a contatore": il programma permetterà di inserire una vecchia lettura e una 46

47 nuova ottenendo una differenza che verrà utilizzata dal programma per il conteggio. I valori delle letture a contatore possono essere inseriti solamente dalla scheda della tabella cliccando sul pulsante [salva e chiudi] come di seguito illustrato al punto A. I valori delle altre tabelle possono essere inseriti: A) compilando lo schema visualizzato, dopo aver cliccato su [salva e chiudi] Cliccare [salva e chiudi] per confermare i dati. B) accedendo alla scheda Fabbricato e premendo il tasto rapido F10 e compilando la colonna di pertinenza nella pagina quote tabelle millesimali. E' attivo il pulsante [copia e incolla] per trasferire i dati da e verso Excel. 47

48 Chiudere la schermata per salvare i dati con il pulsante [fine]. All interno della scheda della singola tabella millesimale, la sezione "coefficienti" viene utilizzata per moltiplicare gli importi della tabella per una quota prefissata. Valorizzare il campo coefficiente, ad esempio PERSONE, accedere alla tabella e inserire il coefficiente da utilizzare. RATE Per richiedere delle rate di pagamento ovvero degli acconti in base a quanto preventivato nel bilancio di previsione indicare nella casella "numero di rate" della scheda del fabbricato, il numero delle rate ordinarie da richiedere: da un minimo di 1 a un massimo di 12. Sempre nella scheda del fabbricato, indicare l'arrotondamento da utilizzare nelle rate scegliendo un valore fra 0,01 e 1 euro e barrare, se lo si desidera, la casella "per eccesso". Barrare la casella "le rate del bilancio di previsione" sono uguali fra loro, se non si barra la casella le rate devono essere impostate manualmente accedendo, dalla struttura del fabbricato, alla scheda di ogni rata. 48

49 Cliccare su ogni rata e verificare la scadenza e la percentuale. Il totale della somma della percentuale delle rate deve essere 100 anche se si richiede una sola rata. Per modificare il mese e il giorno di scadenza scegliere il nuovo valore nell'apposita casella e cliccare su [salva e chiudi]. La descrizione della rata può essere modificata nella casella "descrizione", la dicitura viene riportata nei documenti di pagamento emessi. In caso di errore è possibile cancellare tutte le impostazioni dell'utente. 49

50 Accedere alla struttura del fabbricato e cliccare come illustrato: [creazione rate] così Tutti i dati inseriti dall'utente verranno sostituiti con quelli di default impostati dal programma. Se non è stata barrata la casella "le rate sono uguali fra loro" sarà necessario indicare nuovamente la percentuale di ogni rata e la loro scadenza. Se assieme alla prima rata viene richiesto anche il saldo dell'esercizio precedente, NON barrare la casella "richiesta del saldo dell'esercizio precedente separato dalla prima rata" presente nella scheda del fabbricato. I saldi a credito verranno detratti dalla prima rata e sulle successive fino ad esaurimento. Dopo le impostazioni sopra indicate è possibile procedere con la stesura del bilancio di previsione, la sua approvazione e la stampa. Le rate ordinarie possono essere numerate solo da 1 a 12, i numeri successivi sono riservati per la rate di sistema e non devono essere utilizzati. CONTI CORRENTI COLLEGATI AL CONDOMINIO Il programma permette di gestire, per ogni fabbricato, un numero illimitato di conti correnti bancari, conti cassa e fondi di riserva. Nell' apposita sezione, all'interno della scheda del fabbricato, si devono inserire i conti collegati, indicando quale di essi è il principale in prima nota. Per inserire un conto collegato al fabbricato: 50

51 1) accedere alla sezione "conti collegati al fabbricato" cliccare sul pulsante [nuovo] per inserire un nuovo conto. 2) abbinare il conto al fabbricato compilando la seguente scheda Il conto deve essere scelto fra quelli già esistenti e proposti nella casella "codice conto". 51

52 Qualora il conto non sia ancora stato creato è sufficiente cliccare sul pulsante e compilare i campi della seguente schermata: Ogni conto deve essere identificato dalla lettera V e un numero ( generalmente il numero del condominio), la lettera V è obbligatoria e non si possono utilizzare altre lettere, non si possono inserire simboli speciali. Il saldo del conto verrà calcolato in automatico dalla prima nota in base ai movimenti inseriti, al primo utilizzo è però necessario alimentare il saldo con l inserimento di un movimento in entrata o in uscita sul conto di contabilità interessato come illustrato nell apposita sezione. 52

53 Fondo di riserva Procedere come indicato in Conti collegati al condominio e barrare la casella "fondo di riserva" o accantonamento. In prima nota vi è la possibilità di inserire automaticamente un movimento in un fondo di accantonamento se viene barrata la casella "attiva accantonamento sul fondo di riserva". Il programma addebita l'importo sul conto di contabilità indicato nella casella conto di prelievo e genera in automatico un movimento di entrata sul conto indicato come "fondo di riserva". Per addebitare una spesa ad un fondo di riserva, procedere come di consueto indicando nella casella banca cassa il fondo di riserva. I fondi di riserva vengono evidenziati nella situazione patrimoniale. 53

54 POLIZZE ASSICURATIVE Il programma permette di memorizzare, per ogni fabbricato, una o più schede con i dati relativi alle polizze assicurative collegate al condominio: cliccare sul pulsante [nuovo] del menù del fabbricato per inserire una nuova polizza dopo aver selezionato la sezione "polizze assicurative". 2) compilare la seguente scheda 54

55 La compagnia assicurativa e il tipo di polizza devono essere scelte fra quelle pre-inserite. Se il nominativo non è presente, è possibile inserire il dato cliccando sul pulsante: Il dato "premio annuo" è frutto della somma degli importi inseriti nella sezione "valori". Cliccare su [salva e chiudi] per confermare l'inserimento dei dati. 55

56 ASCENSORI Il programma permette, per ogni fabbricato, di inserire una o più schede con i dati relativi agli ascensori: cliccare sul pulsante [nuovo] del menù del fabbricato per inserire un nuovo ascensore dopo aver selezionato la voce "ascensori". 2) compilare la seguente scheda Cliccare su [salva e chiudi] per confermare l'inserimento dei dati. Tutti i dati sono facoltativi e di sola consultazione, i dati riportanti delle scadenze vengono visualizzati nella schermata principale del programma. 56

57 SERVIZI DEL FABBRICATO Il programma permette di evidenziare, per ogni fabbricato, una o più schede con i dati relativi ai servizi del condominio come ad esempio pulizia o giardinaggio: cliccare sul pulsante [nuovo] del menù del fabbricato per inserire un nuovo servizio dopo aver selezionato la sezione "servizi del fabbricato ". 2) compilare la seguente scheda 57

58 Cliccare su [salva e chiudi] per confermare l'inserimento dei dati. Tutti i dati sono facoltativi. Dal menù principale del fabbricato è possibile ottenere un tabulato con la stampa di tutti i servizi inseriti: selezionare dalla sezione stampe [stampa servizi] si ottiene il seguente tabulato che può essere stampato con l apposito pulsante [stampa]: 58

59 CORRISPONDENZA Il programma permette la catalogazione di tutte la corrispondenza inviata o ricevuta. Salvare il dato sul pc - anche in formato pdf e selezionare il pulsante [nuovo]. Collegare il dato alla scheda inserendo la descrizione. Selezionare la categoria di appartenenza. 59

60 Se si desidera che il documento sia disponibile per il sito amministrare.com attivare l apposita casella. Per inserire un nuovo elemento, oltre che utilizzando i pulsanti [nuovo] della barra principale, è possibile cliccare con il tasto destro del mouse: comparirà un menù rapido con le voci per inserire, modificare o cancellare un elemento. Tutta la corrispondenza, di tutti i condominii, è disponibile nella corrispondenza dello studio: 60

61 Gruppi di spesa / Tabelle millesimali Dalla sezione struttura del condominio, selezionare tabelle millesimali. Cliccare sul pulsante [nuovo]. Inserire una nuova tabella millesimale completando sia il campo descrizione che descrizione breve. 61

62 Le descrizioni verranno utilizzate nei preventivi e nei rendiconti, le quote inserite vengono utilizzate per quantificare l importo spettante ad ogni condomino relativo ad una spesa sostenuta dal condominio. Nella sezione tabelle millesimali, che compare dopo aver cliccato su [salva e chiudi], indicare i coefficienti da utilizzare, è possibile inserire coefficienti la cui somma totale è differente da 1000, con un massimo di sei decimali, impostabili dalla scheda del fabbricato. 62

63 Valorizzando il campo nome coefficiente, è possibile moltiplicare i millesimi inseriti per un coefficiente, ad esempio millesimi per piano oppure persone. Cliccare su [salva e chiudi], compare la scheda del millesimi: È possibile inserire e/o modificare le quote di tutte le tabelle anche dalla struttura del fabbricato, [dettaglio] [quote delle tabelle]. Suggerimento: 63 La somma dei millesimi può essere diversa da Il messaggio che ricorda che la somma dei millesimi di proprietà è diverso da 1000 ha solo funzione di promemoria.

64 64 Valorizza sempre la casella tipo di quota : i rendiconti saranno più chiari e semplici di interpretare. E possibile inserire qualsiasi tipo di coefficiente: millesimi, persone, parti uguali, letture, importi. A seconda delle località le tabelle millesimali sono chiamate anche gruppi di spesa oppure conti, in rari casi mastri.

65 Gruppi a contatore Selezionare la struttura del condominio, tabelle millesimali. Inserire una nuova tabella millesimale con l apposito pulsante [nuovo] e barrare la casella E un gruppo di spesa a contatore. Premere il pulsante [salva e chiudi] e indicare, nelle apposite colonne, le vecchie letture e le nuove letture. Il programma calcola la differenza che viene utilizzata come coefficiente per le spese ripartite in questo gruppo. Suggerimento: Le tabelle gruppi a contatore devono essere utilizzate solo se i coefficienti per il conteggio sono il risultato della differenza fra due letture. Se vengono inseriti già i risultati calcolati in precedenza, non è necessario usare tale funzione. 65

66 Ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino Nella scheda del fabbricato, sezione gestione inquilini ed enti, è possibile attivare la casella ripartizione diretta delle spese fra proprietario ed inquilini. Attivando tale opzione è possibile abbinare ad ogni condomino un inquilino in modo da ottenere in automatico la ripartizione di quanto dovuto dal proprietario e quanto dall inquilino sia nel bilancio di previsione che nel rendiconto a fine anno. Per i conteggi vengono utilizzati i millesimi del proprietario, è indispensabile, in fase di stesura del bilancio di previsione e in prima nota, indicare, ad ogni registrazione, la percentuale di addebito dell inquilino. È possibile impostare tale conteggio in automatico indicando la percentuale nella voce di spesa, consultare l apposito paragrafo per maggiori informazioni. 66

67 La funzione di ripartizione diretta delle spese permette di stabilire, indipendentemente dalla tabella utilizzata, se la spesa è di competenza del proprietario o dell inquilino. Nel bilancio di previsione e nel rendiconto verrà visualizzato il nome dell inquilino che non potrà essere nascosto. Qualora non venga attivata la funzione è possibile inserire in ogni caso il nome dell inquilino ma è altresì necessario indicare, nelle tabelle millesimali, con quali coefficienti l inquilino partecipa alla spesa. All interno della stessa tabella non sarà possibile selezionare le spese specifiche dell inquilino: verranno addebitate tutte le spese inserite nella tabella e per le quali l inquilino ha una quota. Suggerimento: Se si usano sempre le stesse percentuali di addebito, è molto conveniente impostare a priori, nell archivio voci di spesa, la percentuale prestabilita. 67

68 Arrotondamenti e decimali Nella scheda del fabbricato è possibile impostare l arrotondamento delle rate per l incasso delle spese condominiali: scegliere, dall apposito menù a tendina, un valore compreso fra 0,01 e 1 euro. Se l arrotondamento deve essere fatto per eccesso, attivare l apposita casella. Nella scheda del fabbricato, sezione dati vari, è possibile impostare il numero di decimali che verrà utilizzato nella visualizzazione delle quote millesimali nei preventivi e rendiconti: scegliere un valore compreso fra 0 e 6 dall apposito menù a tendina e cliccare sul pulsante [salva e chiudi] per confermare il dato. 68

69 Ascensori Accedere alla sezione dettaglio struttura e dati correlati del condominio. Cliccare su ascensori, pulsante [nuovo], e completare i dati richiesti. 69

70 Per salvare i dati cliccare sul pulsante [salva e chiudi]. I dati hanno valore di consultazione. Polizze assicurative L archivio permette di inserire tutti i dati relativi alle polizze del condominio. Accedere alla sezione dettaglio struttura del condominio e altri dati, cliccare su polizze assicurative e inserire il nuovo elemento premendo il pulsante [nuovo]. Indicare la compagnia, l agenzia, il tipo di polizza, la decorrenza e i campi necessari in altri valori. Cliccare su [salva e chiudi] per memorizzare i dati. 70

71 Inserimento guidato del fabbricato Prima di procedere leggere con attenzione le sezioni precedenti che forniscono gli elementi indispensabili per completare la procedura in modo corretto. Per inserire un fabbricato, cliccare sul pulsante [nuovo] posto in alto a sinistra nella prima scherma del programma. Completare tutti i dati della scheda del condominio, in particolare le caselle con lo sfondo rosa, e cliccare sul pulsante [salva e chiudi]. 71

72 Inizia l inserimento guidato di un nuovo fabbricato. Premere il pulsante [avanti]. 1) Indicare il numero di enti del condominio: è necessario inserire un ente per ogni unità alla quale si desidera abbinare dei millesimi. Se un condomino è proprietario di più enti, inserire il nominativo tante volte quanti sono gli enti, in un secondo momento sarà possibile procedere con l unificazione degli enti collegati. 72

73 2) Indicare il numero delle scale o dei raggruppamenti del fabbricato. Se vi è una sola scala non indicare alcun numero. La funzione scale può essere attivata anche per indicare box, cantine, altri numeri civici. 3) Indicare il numero delle tabelle millesimali. Se necessario, in un secondo momento, sarà possibile aggiungere ulteriori tabelle. Cliccare su [avanti]. Compare una scheda nella quale inserire i nomi dei condomini, gli indirizzi e gli altri dati correlati. Completare tutte le caselle. Prestare attenzione al saldo di partenza del condomino e alla scala di appartenenza, le colonne sono posizionate alla fine della tabella. 73

74 Cliccare PRIMA sulla linguella tabelle millesimali per inserire i nomi dei gruppi di spesa. Cliccare successivamente su quote tabelle millesimali per inserire le quote delle tabelle. E attivo il pulsante di [copia e incolla] per copiare le quote da un gruppo all altro o da Excel. In questo caso prestare attenzione all ordinamento dei dati e disattivare eventuali formule. Per concludere l inserimento cliccare su [fine]. In qualsiasi momento è possibile ritornare in questa videata per apportare modifiche o integrazioni dei dati del fabbricato, mediante il menù altre azioni > mostra dettaglio della struttura presente nella scheda del fabbricato o nella struttura selezionando la voce dettaglio. 74

75 Unità immobiliari Il fabbricato è suddiviso in unità immobiliari, viene inserita un'unità immobiliare per ogni condomino. Le unità immobiliari vengono generate in automatico dal programma in fase di inserimento dati del condominio ma possono essere modificate, cancellate o implementate a seconda delle proprie esigenze. Vengono identificate con un codice numerico generato in automatico, ma può essere variato, anche con codici alfa-numerici. Le unità vengono visualizzate nella sezione struttura del fabbricato oppure, dalla scheda del condomino, cliccando sul pulsante [unità immobiliari]. Per cancellare o aggiungere un' unità, cliccare sul pulsante [elimina] o [nuovo] dalla scheda del fabbricato. La tipologia è preimpostata su "abitazione" ma è possibile modificarla scegliendone una dall'apposita lista ( box, uffici, etc ). 75

76 Il dato viene utilizzato nello studio di settore. La sezione "comune-foglio-particella" è comune a tutto il condominio e deve pertanto essere inserita nella sezione "catasto" della scheda del fabbricato. Completare i campi necessari o disponibili e cliccare su [salva e chiudi] per confermare l'inserimento. Per i soli Comuni interessati può essere utile compilare anche la sezione "tavolare". Cliccare su [salva e chiudi] per confermare i dati. 76

77 Acqua suddivisione a fasce La funzione è necessaria per quei fabbricati che si trovano in Comuni che utilizzano un conteggio speciale per il calcolo dei consumi idrici, rapportando il totale dovuto sia ad un importo fisso sia ad un importo a consumo. Più salgono i consumi e più i metri cubi di acqua consumati hanno un costo elevato. Il programma prevede i seguenti criteri di ripartizione: Criterio generico: la bolletta viene ripartita in base ai metri cubi o coefficienti espressi dalla differenza fra vecchia lettura e nuova lettura di ogni unità immobiliare. Per questo criterio utilizzare il gruppo a contatore. Per maggiori informazioni consultare il capitolo gruppi a contatore. Criterio generico per fasce: l importo da addebitare viene calcolato moltiplicando il coefficiente ottenuto fra la vecchia lettura e la nuova lettura moltiplicato per il costo della fascia di consumo di pertinenza. Il totale ottenuto viene inoltre riproporzionato in base alle letture riportate in bolletta e in base alle letture effettive. Il riproporzionamento viene chiaramente indicato nella colonna rettifica. Prima di procedere con la compilazione della scheda gruppo di spesa a fasce è indispensabile accedere alla scheda del condominio e creare un apposito gruppo di spesa nella sezione tabelle millesimali. Nel gruppo interessato deve essere barrata la casella è un gruppo di spesa a contatore con l uso delle fasce : 77

78 Accedere quindi alla scheda del fabbricato e nella sezione struttura del condominio cliccare sull apposita icona acqua. Confermare l inserimento di un nuovo elemento. Compare la seguente schermata, composta da tre distinte sezioni: dati principali e fasce, spese accessorie e altro, tabella e fornitore. E necessaria la corretta compilazione di tutte e tre le sezioni. 78

79 Indicare, nella casella codice, un numero per identificare la scheda. Completare il campo descrizione e indicare l unità di misura delle fasce del gruppo ad esempio mc - ; indicare, se necessario, l aliquota IVA applicata. - Cliccare sul pulsante [nuova fascia]: vengono generate le prime due fasce. - Cliccare nuovamente il pulsante [nuova fascia] fino all ottenimento del numero delle fasce desiderate. Compare la seguente scheda: Nella sezione a range indicare il limite numerico della fascia. Il dato deve essere copiato dai prospetti forniti dall ente erogatore. Nella casella importo indicare il costo, generalmente per metri cubi, dell acqua di questa fascia. Per eliminare una fascia cliccare sul pulsante [elimina] per stampare i dati inseriti cliccare su [stampa]. Accedere alla sezione spese accessorie e altro cliccando sull apposita linguella. Cliccare su nuova spesa accessoria e compilare i campi descrizione, tipo, percentuale e importo. Indicare, nella casella tipo il conteggio da effettuare: - Percentuale sul consumo - Percentuale sull importo totale - Importo fisso 79

80 Anche in questo caso fare riferimento ai prospetti forniti dall ente erogatore del servizio per inserire i dati corretti. Le spese accessorie sono dovute solo in alcuni Comuni e pertanto potrebbe non essere obbligatoria la loro compilazione. 80

81 Accedere alla sezione tabella e fornitori: Indicare il gruppo o la tabella di riferimento, il codice fornitore ed eventuali percentuali di addebito per l inquilino. E obbligatorio aver inserito precedentemente la descrizione della tabella come precedentemente indicato ( barrando la casella contatore e fascia ), diversamente NON verrà visualizzata, nell elenco a discesa, nessuna tabella. Se si indica il fornitore, prestare attenzione alla compilazione della sezione fiscale: di norma non deve essere attivato né il quadro AC né la predisposizione alla ritenuta, indicare la percentuale applicata per l IVA. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti o necessari, cliccare sul pulsante [salva e chiudi]. 81

82 L inserimento della spesa avviene dalla prima nota: accedere alla prima nota del condominio, cliccare su [spese] e indicare la tabella sulla quale si desidera operare. Compare quindi il seguente pulsante: Cliccare su [continua con l inserimento della bolletta] e completare la seguente scheda. 82

83 E necessario compilare solo i campi con lo sfondo verde: colonna CONSUMO. Tutti gli altri dati non sono modificabili in quanto frutto dei conteggi impostati nella scheda del fabbricato. 83

84 Nella seconda sezione, se impostati nella scheda ACQUA, compaiono gli importi accessori: Il valore proposto può, all occorrenza, essere modificato. L importo totale viene visualizzato nei seguenti campi: Inserire i dati sino al raggiungimento del totale previsto dalla bolletta. L inserimento è terminato. Per lo schema con il dettaglio dei conteggi effettuati accedere al rendiconto di fine gestione oppure alla struttura del fabbricato. 84

85 Dalla scheda del fabbricato: Dal rendiconto di fine gestione, linguella distribuzione dell acqua. 85

86 Compare il seguente schema da stampare ed eventualmente allegare al rendiconto. 86

87 Riscaldamento I dati generici riferiti al riscaldamento possono essere indicati nella scheda del fabbricato, sezione RISCALDAMENTO. Eventuali gruppi a contatore possono essere inseriti nelle tabelle millesimali avendo cura di barrare la casella gruppo a contatore. E possibile inoltre, nella scheda del fabbricato, attivare un gruppo con coefficienti moltiplicati per scaglioni: accedere alla scheda e inserire i valori di riferimento. Cliccare su [salva e chiudi] per confermare i dati inseriti. È possibile utilizzare anche la funzione di suddivisione di una spesa su più tabelle, consultare gli appositi capitoli per maggiori informazioni. 87

88 Utenze del condominio Il programma permette di inserire rapidamente in prima nota le registrazioni riferite a delle utenze inserendo semplicemente il numero dell'utenza o del contratto. Nella struttura del fabbricato selezionare la voce utenze e cliccare sul pulsante [nuovo] oppure "clicca qui per inserire il dato" ( solo in caso di primo inserimento). Compilare la seguente scheda: 88

89 I campi CODICE UTENZA, DESCRIZIONE, GRUPPO E VOCE DI SPESA DEVONO SEMPRE ESSERE COMPILATI. In prima nota è sufficiente cliccare sul pulsante [azioni utenza], inserire il codice dell'utenza. Il programma si predispone in modalità di inserimento: causale, gruppo e fornitore sono già precompilati ed è quindi necessario inserire solo l'importo. Se vi è la necessità di suddividere la spesa in automatico su più tabelle, consultare il paragrafo "suddivisione automatica di una spesa su più tabelle" e procedere come indicato. Suddivisione di una spesa su più tabelle E' possibile pre-impostare il software affinché quando si registra una spesa in prima nota, essa venga suddivisa in automatico su due o più tabelle, anche con causali diverse. La suddivisione può essere anche impostata direttamente in prima nota in fase di inserimento del dato e memorizzata. Accedere alla sezione struttura del condominio cliccare su suddivisione automatica causali, premere il pulsante [nuova sezione]. Appare la seguente schermata: 89

90 Nella prima sezione: indicare la voce di spesa da scomporre in automatico. Nella seconda sezione, cliccando sul segno +: 90 - Indicare scegliendo fra quelle proposte, una o più tabelle sulla quale suddividere la voce. - Indicare la percentuale di suddivisione: in alto a destra vengono sommate le percentuali indicate, il totale deve essere Indicare la scala. - Indicare la voce descrittiva da utilizzare scegliendo fra quelle proposte, la voce può essere anche diversa da quella di origine. - Indicare, eventualmente, la percentuale di addebito per l'inquilino ( funzione attiva solo con la ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino ). Si possono utilizzare fino a un massimo di 10 suddivisioni per voce.

91 Condomini e inquilini Scheda del condomino Contiene tutti i dati riferiti al condominio. Nella parte alta della scheda troviamo la barra con i pulsanti che permettono di: Cliccando [salva e chiudi] si salvano i dati o le modifiche inserite, il pulsante [annulla] cancella la modifica inserita. Cliccando "inquilini" si accede alla scheda dell'inquilino abbinato. In altre azioni si accede a: 91 - scarica interessi di mora in prima nota : permette di inserire in contabilità quanto dovuto per interessi di mora. - "Dati unità immobiliare" permette la visualizzazione dei dati dell'unità immobiliare collegata al nominativo. - " " permette di inviare la situazione contabile del condomino all'indirizzo indicato nella sezione "internet". -

92 [stampa] permette di ottenere la stampa della situazione contabile. Con le frecce è possibile passare alla scheda condomino successiva. La scheda vera e propria è composta da 5 sezioni: Nella sezione "dati principali": si devono inserire i dati anagrafici come nominativo, indirizzo, codice fiscale, millesimi di proprietà dell'ente, piano, posizione, telefono e altri recapiti. Il codice anagrafica presente nella parte alta della scheda viene attribuito dal programma in automatico e non deve mai essere modificato manualmente. Nella seguente sezione è possibile abbinare due o più enti dal punto di vista contabile: si otterrà in questo modo un'unica richiesta di pagamento e la possibilità di inviare una sola comunicazione per tutti gli enti collegati. All'interno di preventivi e rendiconti le due o più posizioni contabili rimarranno sempre distinte e non potranno essere unificate. Il seguente esempio mostra come deve essere compilato l'ente principale di riferimento ( di default compilato dal programma ). Il seguente esempio mostra come deve essere compilato l'ente 3 che si "appoggia" all'ente 1. 92

93 Si noti che nessun cambiamento deve essere effettuato sull'ente 1 ma solo e soltanto sull'ente 3, in caso di ulteriori abbinamenti, si dovrà indicare come riferimento sempre l'ente principale ( in questo esempio il numero 1 ). Si precisa che in nessun caso gli enti secondari punteranno ad altri enti secondari che sono poi collegati all'ente principale o meglio: Un eventuale ente 2 non potrà puntare all'ente 3 che poi è stato collegato all'ente 1 ma punterà sempre direttamente all'ente 1, definito anche capogruppo. Barrando la casella non emettere richieste di pagamento, per questo ente non verranno emesse richieste di pagamento come M.Av. o freccia, verrà comunque calcolato quanto dovuto nel bilancio di previsione e verranno altresì emessi i solleciti di pagamento. L'ordinamento in rendiconto permette di spostare, in preventivi o rendiconti, il nominativo del proprietario dell'ente in posizione diversa da quella prestabilita: nell'esempio sopra riportato l'ente verrà stampato dopo il numero 3. Nella sezione "altri dati": vengono indicati il saldo dell'esercizio precedente, le spese ordinarie e straordinarie preventivate e quelle richieste ( inclusi eventuali arrotondamenti ), gli anticipi della gestione successiva. 93

94 Nella casella "ultimo sollecito" viene riportato il livello ( ) dell'ultimo sollecito inviato, la data e l'importo. Per maggiori informazioni consultare il manuale, sezione "solleciti di pagamento". Nella sezione "subentro" viene indicata la data di subentro e il codice del nuovo proprietario, per maggiori informazioni consultare il paragrafo subentro. La sezione "situazione contabile" presenta le rate dovute e pagate alla data riportata in alto a destra, permette di ottenere il calcolo degli interessi di mora per ritardato pagamento e l'eventuale schema delle sole rate dovute senza la colonna dei pagati. 94

95 Lo schema si aggiorna in base alla data riportata che può, all'occorrenza, essere modificata. Per visualizzare le rate non ancora scadute, modificare la data della situazione contabile. Nella sezione servizi e pratica legale viene riportato il nome utente e la password per accedere a consultare il sito per maggiori informazioni, l'indirizzo per eventuali comunicazioni o il sito di riferimento del condomino. Attivando la sezione pratica legale si otterrà un apposito messaggio in caso di registrazione di versamenti in prima nota. E possibile inoltre indicare il codice IBAN. 95

96 La sezione nominativi è riservata al servizio PostAmm e permette di inserire dei nomi alternativi ai quali mandare la posta con il servizio. 96

97 Nella sezione della comproprietà è possibile indicare eventuali comproprietari, cliccare sulla scheda comproprietà, cliccare su [nuovo] e compilare i seguenti dati: Nella sezione documenti è possibile inserire i documenti riferiti al condomino, in particolar modo all anagrafica e alla sicurezza, qualora non siano stati inseriti i due documenti in formato pdf ( che vengono evidenziati anche nel registro dell anagrafica ) la scheda assumerà un leggero colore rosa. 97

98 Per inserire un nuovo documento, cliccare su [nuovo documento] e inserire il titolo che si desidera, il documento da abbinare deve essere salvato in formato pdf. 98

99 Saldo dell esercizio precedente Per inserire il saldo dell esercizio precedente dei singoli condomini, accedere alla scheda del fabbricato, pulsante [altre azioni], mostra dettaglio della struttura e quote tabelle millesimali. Accedere alla sezione dei condomini e nella colonna saldo prec. inserire gli importi dovuti. I saldi a credito devono essere espressi nel seguente modo: -123,45 ( esempio ), i saldi a debito: 42,66. Il singolo saldo del condomino può essere anche inserito o modificato nella scheda del condomino, sezione altri dati. 99

100 Sempre nella scheda del condomino è visibile il saldo generale di tutti i condomini, frutto della somma di tutti i saldi, il saldo generale non può essere modificato, procedere alla modifica dei singoli saldi. Il saldo dell esercizio precedente viene utilizzato nel rendiconto e nei solleciti di pagamento durante l esercizio. Il saldo del conto corrente del condominio o della cassa contanti deve essere inserito in prima nota come illustrato nella sezione conti collegati al fabbricato. 100

101 Scheda dell inquilino o dell usufruttuario Il programma gestisce, se richiesto, le spese da imputare all inquilino o all usufruttuario. E possibile ottenere le richieste di pagamento ( Ma.V., Freccia, lettere di invito ) a nome dell inquilino e i conteggi nel rendiconto. Esistono due modalità per la gestione degli inquilini, la prima definita ripartizione diretta delle spese, la seconda, quando non si attiva la citata modalità, quando si inserisce il nome dell inquilino e poi gli si attribuiscono dei millesimi\coefficienti nelle apposite tabelle. Se è stata attivata la ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino all interno della scheda del fabbricato, accedere alla scheda del PROPRIETARIO, sulla barra di menù cliccare su [inquilini] e [aggiungi un inquilino o usufruttuario]. 101

102 Indicare i dati anagrafici dell inquilino e cliccare su [salva e chiudi]. In questo caso non è possibile attribuire dei millesimi o delle quote all inquilino in quanto vengono utilizzati come riferimento quelli del proprietario. Affinché una spesa sia imputata all inquilino è necessario indicare la percentuale di addebito in fase di registrazione della spesa o nella stesura del bilancio di previsione. Se NON è stata attivata la ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino all interno della scheda del fabbricato, accedere alla scheda del PROPRIETARIO, sulla barra di menù cliccare su [inquilini] e [aggiungi un inquilino o usufruttuario]. Indicare i dati anagrafici dell inquilino e cliccare su [salva e chiudi]. È obbligatorio inserire i millesimi di pertinenza: per inserire i coefficienti, accedere alla struttura del fabbricato, sezione altre azioni > mostra dettaglio della struttura > tabelle millesimali e indicare i coefficienti di pertinenza, opportunamente suddivisi fra proprietario e inquilino: senza quindi modificare il totale dei millesimi pre-impostato. Il nome dell inquilino viene visualizzato, successivamente, sotto il proprietario nella struttura del fabbricato, condomini. 102

103 Il nome dell usufruttario, qualora sia stata barrata l apposita casella, viene visualizzato, successivamente, sotto il proprietario nella struttura del fabbricato, condomini. 103

104 Unione di più enti Qualora una condomino sia proprietario, all interno dello stesso fabbricato, di due o più unità immobiliari, è possibile provvedere all unificazione degli enti dal punto di vista contabile, dei solleciti e della convocazione. Per l unificazione dell ente procedere nel seguente modo: - Accedere all ente da collegare - Deselezionare la casella ente di riferimento per la bollettazione - Indicare il codice al quale appoggiare l ente in questione scegliendo fra la lista dei condomini proposti a video Se, ad esempio, desidero unificare l ente 5 con l ente 1, a fine procedimento, la scheda sarà così configurata: Si noti che nessun cambiamento deve essere effettuato sull'ente 1 ma solo e soltanto sull'ente 5, in caso di ulteriori abbinamenti, si dovrà indicare come riferimento sempre l'ente principale ( in questo esempio il numero 1 ). Si precisa che in nessun caso gli enti secondari punteranno ad altri enti secondari che sono poi collegati all'ente principale o meglio: un eventuale ente 2 non potrà puntare all'ente 3 che poi è stato collegato all'ente 1 ma punterà sempre direttamente all'ente 1. Nel bilancio di previsione e nel rendiconto le posizione degli enti resteranno sempre separate. L unificazione degli enti permette di ottenere: 104

105 - la possibilità di stampare una sola etichetta - un'unica situazione contabile - unificare i millesimi per le presenze delle gestioni assemblee - in caso di incasso presso il proprio ufficio, emettere una sola ricevuta La sola unificazione, senza l attivazione dell opzione fusione contabile non permette di ottenere: - la possibilità di inviare un unico sollecito di pagamento - la possibilità di emettere un'unica rata Il programma infatti agirà in due modi distinti, e molto diversi, a seconda sia stata attivata, all interno della scheda del fabbricato, la seguente casella: Nel caso la casella NON sia stata attivata il programma provvederà a: 1) nella scheda del condominio presentare le due situazioni contabili separate ed esposte nel seguente modo: 105

106 Eventuali saldi a credito verranno restituiti all ente di pertinenza sulle rate ordinarie, eventuali disavanzi non verranno detratti dall ente abbinato, i conguagli definitivi vengono ovviamente calcolati in rendiconto. es: 2) Si ottiene una richiesta di pagamento per ogni ente. 3) Si ottengono due solleciti di pagamento, con esposti i dati nel seguente modo: Nelle funzioni di etichette, somma di millesimi e altre funzioni, attivare, se necessario, le opzioni di raggruppamento: 106

107 es: etichette es: convocazione di assemblea 107

108 Se E STATA ATTIVATA LA FUNZIONE fusione degli enti collegati nella scheda del fabbricato, il programma provvederà nel seguente modo : 1) Nella scheda del condomino la posizione contabile degli enti uniti è unica. Eventuali saldi a credito vengono immediatamente scalati dalla rate dovute. 2) Per l emissione dei documenti di pagamento, si ottiene un'unica richiesta. 3) Si ottiene un unico sollecito di pagamento. 108

109 In prima nota si procede con un'unica registrazione del versato richiamando l ente principale. Prima di accedere al rendiconto consuntivo, il programma chiede conferma della ripartizione proposta oppure offre la possibilità di ridistribuire il pagato in base alle proprie esigenze. 109

110 Redigere il bilancio di previsione Creazione automatica delle rate Per ottenere in automatico le rate per il bilancio di previsione, prima della stesura del bilancio, indicare, nella scheda del condominio, il numero delle rate da richiedere. Barrare, se opportuno, la casella le rate del bilancio di previsione sono uguali fra loro, diversamente sarà necessario impostare la percentuale di ogni rata manualmente e verranno impostate in automatico solo le date di scadenza. Dalla struttura del fabbricato cliccare su creazione automatica delle rate. Seguire la procedura guidata e quindi predisporre il bilancio di previsione. 110

111 Per modificare una o più scadenze accedere, dalla struttura del fabbricato sezione struttura usando l apposito pulsante [rate] e modificare eventuali dati. Suggerimento: Se dovete creare delle nuove rate, utilizzate in ogni caso la funzione creazione automatica delle rate, in questo modo sarà necessario solo modificare le scadenze se non di gradimento - invece che inserire tutti i dati richiesti dalla scheda. 111

112 Impostazione manuale delle rate Dalla sezione struttura del condominio, selezionare rate e cliccare su [nuovo]. Completare tutti i dati, in particolare numero della rata, giorno, scadenza, percentuale. Il campo descrizione verrà riportato nei documenti di pagamento ed, eventualmente, troncato se la descrizione sarà troppo lunga per i documenti bancari. Se la rata è già esistente, è sufficiente cliccare due volte sulla rata e personalizzare i dati della scheda. 112

113 In data collegamento bilancio straordinario viene indicato, per le sole rate straordinarie, il bilancio di riferimento. Nella casella attivazione mora è possibile posticipare il conteggio della mora solo per la rata in oggetto. Preventivo: elaborazione, stampa e approvazione E obbligatorio emettere ed approvare un bilancio di previsione ordinario per ogni fabbricato, in mancanza della sua stesura non sarà possibile ottenere le rate ordinarie, effettuare solleciti, calcolare la mora. Prima di redigere il bilancio di previsione è necessario aver configurato correttamente le rate del condominio come precedentemente illustrato. Accedere alla sezione vai > bilancio di previsione, seguire il percorso guidato indicando il codice del fabbricato e, se necessario, modificare le descrizioni proposte dal programma. Nella barra degli strumenti cliccare su [inserisci spesa] e indicare la tabella di suddivisione, la voce e l importo. 113

114 La schermata si apre in automatico se il preventivo è vuoto. Il bilancio di previsione è composto da due sezioni: la prima con l elenco di tutte le spese inserite, 114

115 la seconda con il dettaglio della ripartizione, Un eventuale terza parte, dopo l approvazione del bilancio, evidenzia le rate, 115

116 Dopo aver inserito tutte le voci necessarie, procedere con la stampa cliccando sul pulsante [stampa]. 116

117 Selezionando le apposite caselle è possibile personalizzare la stampa ed adattarla a una o più pagine o generare un pdf. Nella sezione impostazione delle stampe compare l anteprima di stampa a video. 117

118 Dopo la stampa è necessario confermare il preventivo cliccando sul pulsante [approva]. In fase di stampa del preventivo è possibile prestabilire in quale categorie di documenti del fabbricato il bilancio di previsione sarà salvato in formato 118

119 pdf, indicando il dato nell apposita casella, dopo aver cliccato su [stampa] Un check verde ricorda che il preventivo è stato approvato. L approvazione del preventivo rende definitivo l importo richiesto ad ogni condomino. 119

120 Il preventivo approvato non dovrebbe più essere modificato, è possibile comunque cancellare o modificare le scritture, un apposito messaggio ricorda all utente che il bilancio di previsione era già stato approvato. Suggerimento: Se sono stati emessi documenti di pagamento elettronici quali M.Av e freccia non è opportuno modificare un bilancio di previsione già approvato. Le stampe sono completamente personalizzabili con pochi passaggi e qualche click. I pulsanti [stampa in pdf] e [esporta in Excel] possono risultare molto utili. E possibile modificare l ordine di stampa nell apposita sezione. Per ogni fabbricato è possibile compilare un solo bilancio ordinario e un numero illimitato di bilanci straordinari. Tutti i bilanci ordinari e straordinari confluiscono nello stesso rendiconto. 120

121 Preventivo straordinario Qualora durante l anno sia necessario chiedere dei versamenti straordinari, cioè non previsti dal bilancio di previsione ordinario redatto ad inizio gestione, è possibile emettere un bilancio straordinario. Se si necessita ottenere un rendiconto distinto non incluso cioè nell ordinario è necessario duplicare il fabbricato ( vedi duplicazione di un fabbricato nella sezione funzioni speciali ). Per la stesura: accedere dal menù principale alla sezione vai > bilancio di previsione Prima di indicare il fabbricato, attivare la casella straordinario. Indicare il codice del fabbricato e modificare, se necessario, le descrizioni proposte dal programma. Cliccare su [avanti]. 121

122 Attivare o disattivare le personalizzazioni proposte. Indicare il numero delle rate da richiedere: 122

123 Indicare la data di scadenza e la percentuale di ogni rata. La somma totale delle percentuali di ogni rata deve essere 100. Cliccare su [avanti]. 123

124 Se non è presente alcun preventivo, si apre la seguente schermata per l inserimento delle causali voci di spesa e indicare l importo. 124

125 Inserire la voce che interessa e cliccare su [salva e aggiungi nuovo] per inserire nuovi elementi oppure [salva e chiudi] per completare l inserimento. Procedere con l approvazione del bilancio cliccando sul pulsante [approva]. Cliccare sul pulsante [rate] per ottenere lo schema con le rate richieste. Le rate straordinarie vengono identificate dal programma con i codici dal 20 in poi. Le rate sono visualizzabili e modificabili dalla scheda del fabbricato, sezione struttura del condominio. 125

126 126

127 Emissione di una rata anticipata La funzione permette di emettere una rata per la gestione successiva. Viene utilizzata quando non è stato possibile chiudere il rendiconto dell ultima gestione ed è necessario richiedere dei versamenti ai condomini. Il programma gestisce fino a 3 richieste di anticipo. Le richieste d anticipo diventeranno, nella nuova gestione, la I, la II o la III rata del nuovo bilancio di previsione. Per emettere un anticipo è necessario che sia già stato approvato un bilancio di previsione. Dal menù principale accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento > emettere i documenti di pagamento. Indicare il codice del fabbricato ed eventualmente i condomini per i quali emettere la rata. 127

128 Indicare la tipologia del documento da emettere. Indicare la rata che si desidera stampare: è possibile scegliere solo fra i codici 17 ( primo anticipo ) -18 ( secondo anticipo ) -19 ( terzo anticipo ). Iniziare dalla 17 e poi, all occorrenza, scegliere le rate successive, non è possibile iniziare dalla 18 o dalla 19 senza prima aver valorizzato la rata 17. Cliccare su [avanti] e compilare i campi della schermata, tutti i campi sono obbligatori e vengono riportati nei documenti di pagamento. 128

129 Indicare a quale rata dell esercizio precedente deve essere uguale la rata anticipata ora richiesta. In questo esempio la rata è uguale alla rata 1 dell esercizio precedente. E possibile anche stabilire un importo da richiedere ai condomini ed indicare il gruppo di spesa del quale utilizzare i millesimi per la suddivisione. Indicare la data di scadenza della rata. Cliccare su [avanti], l operazione è conclusa. Richiedere il pagamento come di consueto. 129

130 N.B. Nella nuova gestione, dopo quindi aver approvato il rendiconto, impostare la rata ora richiesta con percentuale pari a 0%, la somma delle percentuali delle altre rate deve essere comunque

131 Richieste di pagamento e solleciti Documenti di pagamento: emissione e incasso Prima di procedere con l emissione di documenti di pagamento è necessario aver impostato le rate di incasso delle spese e aver approvato un bilancio di previsione. A seconda del documento scelto è necessario anche inserire i dati necessari per la stampa e l emissione del documento. Per l emissione di documenti interni di pagamento ovvero inviti generici di pagamento, procedere nel seguente modo: 1) inserire, nella scheda del fabbricato, tutti i dati del conto corrente bancario. 2) Dal menù principale accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento indicare il codice del fabbricato ed eventualmente i condomini, scegliere l opzione modulo di pagamento personalizzato oppure modulo di pagamento personalizzato con conguaglio. Indicare, se necessario, la rata da stampare, se il campo non viene valorizzato si provvederà alla stampa di tutte le rate emesse. Premere [fine] per completare il percorso guidato provvedendo immediatamente alla stampa dei modelli. E possibile personalizzare il modello dalla sezione strumenti > personalizza > percorsi dei modelli. Per l emissione di M.Av., procedere nel seguente modo: inserire, nella scheda del fabbricato, tutti i dati del conto corrente bancario incluso il codice SIA che deve essere indicato sia nella scheda del fabbricato sia nella sezione dell amministratore personalizza > dati amministratore 131

132 Qualora la descrizione delle rate superi lo spezio previsto dalla banca, la descrizione verrà troncata. Se si procede con la stampa dei documenti in proprio ( opzione disponibile solo con le banche convenzionate), indicare, nella banca di riferimento dell archivio banche, anche la numerazione dei M.Av. attribuita dall istituto bancario, completando le caselle da numero a numero e il progressivo da cui partire. Dal menù principale accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento, indicare il codice del fabbricato ed eventualmente i condomini, scegliere l opzione M.Av. Premere [fine] per completare il percorso guidato. Compare un messaggio: scegliere [si] per stampare direttamente i M.Av. oppure [no] per accedere all archivio dei M.Av. emessi. Per la stampa in un successivo momento, accedere, dal menù principale, al seguente percorso: vai > documenti di pagamento > archivio M.Av. emessi. Cliccare su [azioni] e stampare i modelli, generare il flusso M.Av da inviare alla banca tramite il proprio home banking. 132

133 A seconda della stampante utilizzata può essere necessario correggere la stampa dei M.Av: accedere al pannello di configurazione da strumenti >personalizza > bollettini M.Av.. Disattivare, in ogni caso, la funzione adatta a pagina o ruota automaticamente e centra in Acrobat Reader o nelle funzioni della propria stampante. 133

134 Si noti che una stampa errata della codeline comporterebbe la mancata lettura automatica dei M.Av agli sportelli degli istituti bancari, per la stampa utilizzare solo modelli delle banche convenzionate, per maggiori informazioni contattare lo Per l emissione di Freccia., procedere nel seguente modo: inserire, nella scheda del fabbricato, tutti i dati del conto corrente bancario in particolare il codice IBAN. Dal menù principale accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento, indicare il codice del fabbricato ed eventualmente i condomini, scegliere l opzione freccia e selezionare, se necessario, la singola rata da stampare. Se non si valorizza il campo rata, il programma provvederà alla stampa di tutte le rate. Premere [fine] per completare il percorso guidato provvedendo immediatamente alla stampa dei modelli. A seconda della stampante utilizzata può essere necessario correggere la stampa dei FRECCIA: accedere al pannello di configurazione da strumenti > personalizza > bollettini freccia. 134

135 Disattivare, in ogni caso, la funzione adatta a pagina o ruota automaticamente e centra in Acrobat Reader o nelle funzioni della propria stampante. Si noti che una stampa errata della codeline comporterebbe la mancata lettura automatica dei FRECCIA agli sportelli degli istituti bancari. La stampa della codeline deve avvenire fra i 9 e 14 mm dal bordo del foglio, per la stampa utilizzare solo modelli delle banche convenzionate, per maggiori informazioni o per ordinare i modelli, contattare lo Per i modelli FRECCIA non è necessario inviare un file alla banca in quanto il modello si attiva solamente quando viene presentato allo sportello bancario per il pagamento. Per l emissione di bollettini postali, procedere nel seguente modo: inserire, nella scheda del fabbricato, tutti i dati del conto corrente postale come fosse un conto corrente bancario, completo di ABI, CAB, CIN. 135

136 Dal menù principale accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento, indicare il codice del fabbricato ed eventualmente i condomini, scegliere l opzione bollettini postali. Indicare, se necessario, la rata da stampare. Premere [fine] per completare il percorso guidato provvedendo immediatamente alla stampa dei modelli. A seconda della stampante utilizzata può essere necessario correggere la stampa dei bollettini postali: accedere al pannello di configurazione da strumenti > personalizza > bollettini postali. Disattivare, in ogni caso, la funzione adatta a pagina o ruota automaticamente e centra in Acrobat Reader o nelle funzioni della propria stampante. Si noti che una stampa errata dei bollettini postali comporterebbe la mancata lettura automatica agli sportelli e possibili sanzioni da parte di 136

137 POSTE ITALIANE, è necessario inoltre richiedere l autorizzazione per la stampa. Utilizzare solo i modelli indicati dal programma o da Poste Italiane, per maggiori informazioni o per ordinare i modelli, contattare lo Per i BOLLETTINI POSTALI non è necessario inviare un file alla posta in quanto il modello si attiva solamente quando viene presentato allo sportello per il pagamento. Lettura documenti di pagamento: non è possibile ottenere l importazione automatica, procedere con la registrazione manuale in prima nota. Lettura documenti M.Av: scaricare con il proprio home banking il flusso contenente gli esiti di pagamento, accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento > leggere gli esiti di pagamento M.Av.. Indicare il percorso del file scaricato dalla banca o cliccare su [cambia] per selezionare il file. Prestare attenzione alla data di scarico indicata scegliendo fra le tre opzioni possibili. 137

138 Cliccare su [leggere esiti] e seguire le istruzioni proposte a video. Barrare, se necessario, la casella [detrai] dall importo delle rate i diritti bancari ( precedentemente inseriti nella scheda della BANCA ). Il programma provvede a inserire i movimenti in prima nota e sono pertanto visibili in rendiconto e/o nelle situazioni contabili. Lettura documenti Freccia: scaricare con il proprio home banking il flusso contenente gli esiti di pagamento, accedere alla sezione azioni > documenti di pagamento > leggere gli esiti di pagamento freccia. Indicare il percorso del file scaricato dalla banca o cliccare su [cambia] per selezionare il file. Prestare attenzione alla data di scarico indicata scegliendo fra le tre opzioni possibili. Cliccare su [legge esiti] e seguire le istruzioni proposte a video. Il programma provvede a inserire i movimenti in prima nota e sono pertanto visibili in rendiconto e/o nelle situazioni contabili. Lettura bollettini postali: non è possibile ottenere l importazione automatica, procedere con la registrazione manuale in prima nota. Suggerimento: 138 L emissione di M.Av. e freccia comporta dei costi per il condominio: prima di procedere con l emissione di tutte le rate potrebbe essere utile emettere un solo documento di prova a nome dell amministrazione, effettuare il pagamento ad uno sportello bancario e procedere con l inserimento automatico in prima nota dopo aver scaricato il file con l esito dalla banca. Le condizioni di M.Av. e freccia possono essere contrattate con il direttore della vostra agenzia. Softime ha stipulato alcuni accordi con numerose banche per la fornitura gratuita dei modelli da usare per la stampa in proprio: contattate il servizio di assistenza tecnica per verificare se vi sono accordi in corso con la vostra banca di fiducia. Se i condomini sono abituati a pagare presso il vostro studio potrebbe essere molto conveniente il solo utilizzo dei modelli freccia.

139 139 Spesso, per i M.Av. non pagati, la Banca applica un costo di insoluto. Il costo dell incasso del bollettino freccia può variare notevolmente se il condomino effettua il pagamento presso una banca diversa da quella di appoggio. Nell'emissione dei documenti di pagamento è possibile inoltre attivare l'opzione "Detrai dal dovuto quanto già versato". Attivando questa voce il programma provvederà a cercare i pagati e li detrarrà dal dovuto creando così un modello di pagamento con il residuo da pagare. Si ricorda che questa opzione si può attivare solo per i Freccia, i M.Av. e i bollettini postali.

140 Tabella caratteristiche documenti di pagamento Il programma gestisce qualsiasi documento di pagamento disponibile sul mercato, ecco le principali differenze fra la varie tipologie. Caratteristica M.Av. Freccia Bollettino postale Invito di pagamento Costo di incasso Stampa in proprio Registrazione prima nota Costo di insoluto Da concordare con la banca Si, con banche convenzionate Da concordare con la banca 1,30 euro Si Si Si Si Si Si Si Si, da concordare No No No con la banca Dipende dal cliente Attivazione 3-10 gg. Immediata Immediata Immediata Solo con Pagabile on line Si Si bonifico Solo per clienti di poste italiane Pagabile allo sportello bancario Si Si No Si Pagabile in posta No No Si No Pagabile presso lo studio dell amministrazione Si Si Si Si 0 0/0,09 0/0,09 0 Costo del modello Invio flusso telematico Si No No No Ricezione flusso Si Si No No Registrazione automatica in prima nota Si Si No No 140

141 Situazione contabile del singolo condomino Dalla scheda del condomino cliccare sulla linguella situazione contabile La situazione contabile del condomino viene proposta in automatico in base alla data odierna oppure in base alla data indicata dall utente, non vengono visualizzate le rate non scadute. Per visualizzare tutte le rate dell esercizio prima della sua scadenza, indicare nell apposita casella la data di fine esercizio. Selezionando le apposite caselle è possibile anche: 141

142 - visualizzare sole le rate senza gli incassi - effettuare l analisi di mora Per stampare il prospetto cliccare su [stampa] Per inviare un con i dati cliccare su altre azioni > con situazione contabile dopo aver indicato nella sezione internet l indirizzo del condomino. La funzione è attiva solo se presente Outlook. Situazione contabile del fabbricato Dalla scheda del fabbricato cliccare su altre azioni > situazione rate e pagati. E possibile accedere alla sezione anche con il tasto rapido F11. E possibile modificare quanto visualizzato attivando le caselle a destra: - Selezionando solo le rate ordinarie, straordinarie, tutte. - Modificando la data di controllo - Visualizzare solo quanto dovuto senza gli incassi - Ordinare i condomini per ordine alfabetico - Attivare il dettaglio dei pagamenti : per visualizzare gli eventuali acconti versati dal condomino per ogni singola rata. 142

143 Cliccando sul pulsante [scarica gli interessi in prima nota] è possibile effettuare l analisi di mora e addebitare, con la causale impostata precedentemente in strumenti > personalizza > impostazioni generali, gli interessi in prima nota / rendiconto inserendo contestualmente in automatico una scrittura di riaccredito su un gruppo di spesa a scelta. 143

144 Ricerca dei condomini morosi Dal menù principale accedere a azioni > controlli di gestione > ricerca dei condomini morosi. Seguire il percorso guidato indicando, se necessario, il codice del fabbricato. Se il campo non viene valorizzato, la ricerca sarà effettuata su tutti i fabbricati. 144

145 Si consiglia di attivare la casella DESIDERO CANCELLARE LE RICERCHE PRECEDENTI al fine di non visualizzare nuovamente le ricerche effettuate. Indicare, se necessario, i giorni di massimo ritardo concessi. Indicare, se necessario, un importo sotto il quale non segnalare il condomino come moroso. Barrare, all occorrenza, la casella evidenzia righe e bordi della tabella che verrà riportata nella lettera, contenente gli importi sollecitati. Barrare, all occorrenza, la casella includi nella ricerca le rate anticipate ( gli anticipi richiesti per la prossima gestione ) che, diversamente, non vengono inclusi nella ricerca. Compare la lista di tutti i condomini morosi frutto della ricerca: è possibile selezionare o deselezionare un nominativo per la stampa. 145

146 Il programma propone tre livelli di sollecito, è possibile modificare il livello proposto direttamente a video barrando la casella di riferimento. Il livello di sollecito viene decrementato automaticamente se viene inserito, per quel condomino, un incasso in prima nota. sollecito. Cliccando su [stampa] è possibile ottenere una stampa della lista di tutti i condomini morosi, delle lettere di sollecito o delle etichette per le buste. Selezionando [azioni] è possibile confermare i solleciti effettuati e riportare il livello del sollecito nella scheda del condomino addebitare automaticamente le spese; nella prossima ricerca il programma proporrà automaticamente un livello più alto di NOVITA : è possibile inviare il sollecito via sms con il sistema offerto da Softime. Per addebitare automaticamente le spese sostenute per l emissione dei solleciti, accedere al menù di personalizzazione ( strumenti > personalizza ) e completare la seguente schermata: 146

147 indicando per ogni livello di sollecito le spese di cancelleria, di francobolli e di competenza. Indicare la voce/causale che verrà riportata in rendiconto. Dal menù azioni dell archivio dei condomini morosi, selezionare [addebita le spese di sollecito]: E possibile inoltre creare in automatico le fatture relative al servizio: 147

148 Indicare per ogni condomino il codice fiscale o la partita iva: Al termine dell operazione il programma indicherà il numero di fatture emesse e le spese di sollecito inserite in prima nota. Suggerimento: 148 I modelli proposti sono solo a scopo illustrativo: provvedete alla loro personalizzazione. Cancellate sempre le ricerche precedenti: il tabulato ottenuto vi risulterà più chiaro.

149 Registrare i versamenti Registrazione di incassi / versamenti Accedere alla sezione prima nota cliccando sull apposita linguella nella schermata generale. Indicare il codice del fabbricato. Cliccare sul pulsante [incassi]. Indicare il codice condomino, eventualmente la causale e l importo, confermare l inserimento cliccando sul [salva e chiudi]. Gli importi delle rate vengono suggeriti solo se è stato approvato un bilancio di previsione. Se viene indicata la rata di pertinenza, il programma propone in automatico l importo dovuto. E possibile inoltre selezionare le rate da pagare cliccando sulla casella [paga]. E possibile inserire un importo diverso da quanto proposto oppure è possibile non indicare la causale rata e inserire un importo a piacimento. In tal caso il programma provvederà a coprire tutta la prima rata non pagata e le eventuali rimanenze verranno riportate sulle rate successive non pagate. 149

150 Se si desidera inserire un versamento generico sul conto cassa dello studio oppure sul conto di un condominio, accedere alla sezione prima nota cliccando sull apposita linguella nella schermata generale, selezionare il conto di contabilità o il conto cassa, cliccare su [entrata] e completare i campi necessari. Per confermare l inserimento cliccare su [salva e chiudi]. Suggerimento: L uso di M.Av e Freccia permette la registrazione automatica dei versamenti: informati con la tua banca di fiducia per costi e condizioni. Il programma supporta i tracciati di qualsiasi banca. 150

151 Ricevute di incasso: stampa e registrazione Effettuare una registrazione come indicato nel capitolo registrazione di un versamento. Dopo aver concluso la registrazione, cliccare, con il mouse, sulla scrittura presente a video e per la quale si desidera stampare una ricevuta. Cliccare su [ricevuta di incasso] dal menù principale. Si apre il programma di video scrittura con la ricevuta pronta da stampare. Per eventuali personalizzazioni del modello consultare l apposito capitolo di riferimento ( personalizzazione di lettere e documenti). 151

152 Registrare le entrate e le uscite Registrazione di spese Dalle sezione di prima nota si possono gestire 4 casi possibili: - Spese pagate da inserire nel rendiconto - Spese pagate da non inserire nel rendiconto - Spese non pagate da inserire nel rendiconto - Spese non pagate da non inserire nel rendiconto ovvero fatture ricevute Quanto sopra esposto copre tutti i casi offerti dal programma e necessari per la buona gestione del condominio, non è possibile ottenere altre combinazioni. Accedere alla sezione prima nota cliccando sull apposita linguella nella schermata generale. Indicare il codice del fabbricato. Cliccare sul pulsante [spese]. La data di operazione proposta è quella odierna, può essere all occorrenza modificata. Il percorso fiscale è stato studiato utilizzando come data di operazione la data di effettivo pagamento della spesa. 152

153 Caso UNO Spesa pagata da inserire nel rendiconto dell esercizio in corso E il caso più comune e più semplice, si inseriscono i dati di una spesa pagata e che deve essere subito esposta nel rendiconto. Indicare l importo che si desidera visualizzare nel rendiconto. L importo indicato può essere: comprensivo di ritenuta ( pertanto successivamente non si deve registrare nuovamente la ritenuta ) - solo quanto versato al fornitore, al netto della ritenuta ( pertanto la ritenuta verrà registrata solo al momento del versamento, generalmente il mese successivo al pagamento della fattura ). Indicare, se necessario, la percentuale di addebito per l inquilino.

154 Indicare il criterio di ripartizione e il gruppo di spesa / tabella sulla quale suddividere la spesa. E possibile ripartire la spesa : 154 1) su una tabella 2) su più tabelle con suddivisione a percentuali 3) su più tabelle con attribuzione diretta degli importi 4) su più tabelle con suddivisione a percentuale e ad importo Maggiori informazioni sulla tipologia della ripartizione nell apposita sezione del programma. Indicare eventualmente la scala di pertinenza. Indicare la voce di spesa o causale che verrà riportata in rendiconto. E possibile selezionare la causale / voce di spesa fra quelle utilizzate nei preventivi e rendiconti, fra quelle personalizzate oppure fra quelle proposte dall elenco oppure, nel campo personalizzazione è possibile inserire una descrizione libera. Indicare eventuali note che verranno, a richiesta, esposte nel rendiconto. Nella sezione movimentazione conti banca e cassa è possibile indicare il conto di contabilità sul quale appoggiare il movimento: se nella scheda del fabbricato è stato indicato il conto principale, questo sarà riportato in automatico nella casella e potrà, all occorrenza, essere modificato cliccando sull apposito pulsante. Il completamento di questa sezione è necessario solo se si desidera ottenere, nell apposita sezione, tutti i movimenti della cassa e della banca. Per maggiori approfondimenti consultare l apposita sezione del manuale. Nella sezione fattura indicare il nome del fornitore selezionandolo fra quelli proposti a video. Se il fornitore non è presente nella lista, cliccare sul pulsante e inserire i dati del fornitore, per maggiori informazioni su come completare la scheda con i dati del fornitore, consultare l apposita sezione del manuale. Indicare la data della fattura, il numero e la data di pagamento.

155 Abbinare eventualmente la fattura alla pratica del 36 o 55%. Nel caso in cui la fattura sia soggetta alla speciale ritenuta del 10%, selezionare l apposita casella, in questo modo, come previsto dalla normativa vigente, non sarà generata la ritenuta del 4%. Indicare, nella casella bonifico bancario l eventuale importo da bonificare, con il proprio home banking, al fornitore. Maggiori informazioni sulla funzione nell apposita sezione del manuale. Per la gestione della ritenuta del 4 e 20%, consultare l apposita sezione del manuale. Confermare l inserimento del movimento cliccando sul [salva e chiudi] o su [salva e nuovo] per procedere immediatamente con un nuovo inserimento. Dalla lista generale è possibile selezionare un gruppo di scritture e premere il tasto destro del mouse, SoftAmm mostrerà un menù rapido con la somma istantanea delle scritture selezionate. Per cancellare il movimento, è possibile cliccare sulla singola scrittura e cliccare su [elimina] oppure effettuare la cancellazione multipla delle scritture cliccando sull apposito pulsante [elimina più scritture]. Caso DUE Spesa pagata da NON inserire nel rendiconto dell esercizio in corso Scegliendo questa opzione il programma provvederà a inserire la spesa in contabilità, movimenterà eventuali conti cassa e banca associati al condominio e gestirà la sezione fiscale ma la spesa verrà evidenziata nel prossimo esercizio contabile, dopo la chiusura e approvazione dell esercizio in corso. 155

156 Per i dettagli della registrazione seguire quanto indicato nel CASO UNO in quanto le modalità di inserimento sono le medesime, fermo restando che la spesa non sarà presentata nel rendiconto. Caso TRE Spesa NON pagata da inserire nel rendiconto dell esercizio in corso Scegliendo questa opzione il programma provvederà a inserire la spesa nel rendiconto dell esercizio in corso ma non movimenterà eventuali conti cassa o banca, inoltre non verrà generata la ritenuta fino a quando la spesa non sarà stata segnata come pagata. La spesa potrà essere richiamata in qualsiasi momento per provvedere al suo pagamento, la spesa sarà disponibile anche dopo l approvazione del rendiconto accedendo alla sezione prima nota e cliccando sull apposito filtro: Per segnalare il pagamento: - richiamare la spesa - attivare la casella PAGATA - indicare la data di pagamento e compilare la sezione fiscale, se non predisposta precedentemente Cliccare sul pulsante [salva e chiudi]. Se la spesa è stata inserita precedentemente nel rendiconto di fine gestione, non verrà di nuovo proposta nel nuovo bilancio. Vengono ora alimentati eventuali conti cassa e banca collegati oltre che la sezione fiscale, se attiva. 156

157 Caso QUATTRO Spesa NON pagata da NON inserire nel rendiconto dell esercizio in corso OVVERO REGISTRAZIONE DI UNA FATTURA RICEVUTA Scegliendo questa opzione il programma registra il movimento inserito in prima nota ma: - non viene visualizzato nel rendiconto - non viene alimentata la sezione fiscale Il movimento potrà essere richiamato in qualsiasi momento, con i filtri della prima nota, e, scegliendo le apposite opzioni, essere inserito in rendiconto oppure essere segnalato come pagato. Registrare le fatture ricevute e non pagate è molto utile perché: - permette di essere sempre in regola con le registrazioni - permette di esporre ai condomini anche le spese che non si sono potute pagare - si possono ottenere degli elenchi suddivisi per fornitore con la lista delle fatture ancora da pagare - non essendo obbligatorio l inserimento di tutti i dati, l inserimento può essere eseguito da chiunque e completato anche in fasi successive. Suggerimento: Effettuare le registrazioni almeno una volta alla settimana in modo da ottenere solleciti sempre aggiornati, il rendiconto pronto da stampare, la sezione fiscale aggiornata. Stampa le scritture e a fine gestione confronta con quanto inserito in rendiconto. 157

158 158 Il filtro permette di decidere cosa visualizzare a video: effettuare numerose prove per ottenere una perfetta padronanza della funzione.

159 Criterio di ripartizione di una spesa NOVITA SoftAmm permette qualsiasi tipo di ripartizione. La spesa inserita in prima nota potrà essere divisa su una delle tabelle del condominio precedentemente impostate come illustrato nell apposita sezione, possono essere su base 1000 oppure suddivise in parti uguali o su altri coefficienti scelti dal costruttore. Selezionare suddivisione Gruppo / Tabella, indicare la tabella e la voce di spesa. Cliccare su [salva e chiudi]. E possibile suddividere un importo in base a delle percentuali su più tabelle. Selezionare la voce suddivisione a percentuali. 159

160 Cliccare su [continua con la suddivisione a percentuale]. Compare il seguente schema: E possibile selezionare una ripartizione già esistente e memorizzata all interno della struttura del fabbricato scegliendo fra quanto proposto dal menù a tendina. E possibile inserire una nuova ripartizione che verrà memorizzata nella scheda del fabbricato e sarà disponibile per le successive registrazioni. Al termine della registrazione è sufficiente inserire i criteri di ripartizione ( percentuali e voci di spesa ) e cliccare su [salva e chiudi]. Indicare l importo da ripartire. Il programma evidenzia quanto già ripartito e l importo residuo e non permette di concludere l operazione sino a quando non sono stati inseriti tutti i dati. E possibile scegliere l opzione imputazione diretta degli importi in questo caso compare la seguente tabella con i gruppi di spesa del condominio. 160

161 E sufficiente indicare, per ogni tabella che si desidera utilizzare, l importo da imputare. Il programma verifica gli importi inseriti ed evidenzia eventuali residui. Cliccare su [salva e chiudi] per completare l operazione. 161

162 E possibile scegliere l opzione suddivisione a percentuale e ad importo. Cliccare su [continua con la ripartizione manuale]. Compare la seguente schermata: Indicare eventuali importi oppure importi e percentuali. Il programma provvede a calcolare quanto dovuto automaticamente. Confermare la riga di inserimento cliccando sul tasto tabulatore. Cliccare su [salva e chiudi] per completare l operazione. 162

163 Registrazione automatica di una fattura con lo scanner NOVITA - SoftAmm Condominio 2013 permette di inserire in prima nota in modo automatico le fatture ricevute relative ai vari condomini inserendole semplicemente in uno scanner. Il modulo, attivato su richiesta, ha un costo aggiuntivo, maggiori informazioni sul sito Per aumentare la precisione della prima nota è necessario acquisire immagini di buona qualità in scala di grigi. Se è utilizzato lo scanner consigliato da Softime (Fujitsu ScanSnap S1500) di seguito sono riportate le configurazioni consigliate. Impostare lo scanner Entrare nelle configurazioni dello scanner cliccando con il pulsante destro del mouse sull icona dello ScanSnap come in figura e scegliere la voce Impostazioni del tasto Scan 163

164 All apertura della schermata delle impostazioni bisogna per prima cosa verificare che non sia barrata la casella Usa Accesso rapido e che siano visibili i dettagli. Nella sezione Scansione è consigliato indicare i seguenti parametri : 164 Qualità immagine: Ottima (Colore/Grigio: 300 dpi, Bianco e nero: 600 dpi) Modalità colore: Grigio (inversione) Lato da scandire: Scansione semplice (su un solo lato) Non spuntare: Continuare la scansione dopo che l attuale e finita Nella sezione Opzione file è consigliato indicare i seguenti parametri : Formato file: JPEG (*.jpg) Nella sezione Applicazione è obbligatorio indicare i seguenti parametri : Selezione applicazione: scansione verso file

165 Nella sezione Salva è consigliato indicare i seguenti parametri : Cartella salvataggio immagini: C:\SoftAmm2013\Scanner Le impostazioni usate per lo scanner consigliato da Softime di norma sono disponibili anche in tutti gli scanner presenti sul mercato. Configurato lo scanner si può configurare SoftAmm Condominio. Impostare SoftAmm Condominio Prima di tutto bisogna assicurarsi di avere configurato il proprio account all interno dell apposita sezione. È necessario quindi andare su Strumenti Personalizza e alla voce Account indicare la propria e password fornita dalla Softime al momento dell acquisto del servizio e premere Conferma. Una volta configurato l account se disponete della connessione a internet e avete acquistato la prima nota digitale apparirà una nuova voce nelle configurazioni chiamata Sistema OCR. Nella prima sezione Impostazioni generali è necessario indicare: 165

166 utilizzare il servizio OCR remoto sui server Softime ( se si dispone di soluzioni alternative contattare la Softime per la configurazione ) la cartella dove lo scanner salva le immagini acquisite ( di norma C:\SoftAmm2013\scanner ) è possibile stabilire se convertire o meno i PDF con l apposita casella Non convertire i documenti PDF solo se si riscontrano problemi con i documenti PDF ( per esempio l anteprima dell immagine è nera) è possibile usare un metodo alternativo per la conversione dei PDF barrando la casella Usa la conversione estesa PDF. La configurazione standard dovrebbe essere come illustrato in figura: 166

167 Nella seconda sezione Impostazioni prima nota sono presenti alcune configurazioni personali sulla gestione delle fatture lette con lo scanner : Impostazioni per l inserimento in prima nota È possibile scegliere come deve essere registrata di base la fattura ( pagata o non pagata e inserire nel rendiconto o meno ). È possibile chiedere a SoftAmm Condominio di suggerire il gruppo e la voce di spesa. Se viene barrata questa casella il programma quando inserisce una fattura cercherà un movimento nello stesso fabbricato e con lo stesso fornitore e copierà il gruppo di spesa e la voce di spesa usata nell ultima registrazione. Scadenza lette nella fattura con l OCR Se nella fattura viene usato il campo scadenza SoftAmm Condominio compilerà nell inserimento anche la zona relativa alla scadenza. In questa sezione è possibile stabilire i giorni di preavviso e l ora da proporre durante l inserimento. Altre impostazioni Se si dispone di un monitor sufficientemente grande è possibile barrare la casella Visualizza l anteprima della fattura per fare in modo che il programma in automatico a ogni inserimento mostri la fattura a video affiancata alla scheda della prima nota. La configurazione standard dovrebbe essere come illustrato in figura : 167

168 Utilizzare la prima nota digitale Una volta configurata la prima nota si può procedere al suo utilizzo. Per attivare la funzione è sufficiente andare nella prima nota di un fabbricato qualsiasi e premere il pulsante Scanner posto nella sezione Altre azioni. Dopo che il pulsante si è illuminato di giallo bisogna acquisire il documento con lo scanner. Se si utilizza il Fujitsu S1500 inserire il documento a testa in giù con il testo della fattura non visibile e premere il pulsante blu luminoso. 168

169 Quando SoftAmm Condominio rileverà un nuovo file nella cartella in un formato compatibile ( JPG, PDF, PNG, TIF, BMP o GIF ) avvierà la procedura in automatico e provvederà per prima cosa a trasmettere il file al server Softime per la lettura OCR. A questo punto il sistema OCR proverà a identificare il fabbricato e il fornitore presente sulla fattura. Se non dovesse farcela si aprirà la seguente schermata per permettere all utente di indicare il fabbricato e il fornitore dagli appositi menù a tendina. Per aiutare la procedura è consigliato compilare la partita IVA e il codice fiscale di tutti i fabbricati e i fornitori. 169

170 Una volta identificato il fornitore ed il fabbricato se si tratta della prima fattura in assoluto di quel specifico fornitore SoftAmm Condominio ci chiederà di indicare le zone di lettura di alcune informazioni chiave come il numero e la data della fattura. Per farlo viene proposta all utente la seguente schermata : Sulla barra in alto sono presenti vari strumenti : Muovi : Una volta selezionato questo strumento è possibile muovere il documento a video cliccando con il tasto sinistro e trascinando il mouse. Disegna : Una volta selezionato questo strumento è possibile disegnare dei rettangoli rossi attorno alla informazioni interessate cliccando con il tasto sinistro e trascinando il mouse. Pulisci : Cliccando sul strumento di pulizia verranno eliminate tutti i rettangoli rossi fino ad ora inseriti. Avanti, Indietro e Ottimale : Varia il livello di zoom dell immagine, ingrandendo, rimpicciolendo o portando a livelli ottimali l immagine della fattura a video. 170

171 Per indicare dove leggere un informazione al programma bisogna seguire i seguenti passaggi : 1. Selezionare sull elenco a destra il campo interessato. 2. Con lo strumento Muovi e con quelli relativi allo zoom spostare il documento e/o ingrandirlo per rendere ben visibile la zona della fattura interessata. 3. Selezionare il strumento Disegna e tracciare un rettangolo rosso attorno all informazione desiderata. Nel disegnare i quadrati rossi bisogna ricordarsi di alcune regole che aiutano il programma a riconoscere meglio il testo : Tutto il testo interessato deve essere ricoperto dalla zona rossa Il quadrato rosso deve essere abbondante Il quadrato rosso non deve coprire informazioni, disegni o linee inutili Ecco di seguito alcuni esempi : Area incompleta Quest area è disegnata male infatti l uno è tagliato fuori dal quadrato rosso. Area stretta 171 Quest area anche se sembra disegnata bene è sbagliata. L area è troppo stretta e nel caso l importo vari diventando più grande o la stampante cambi anche

172 di poco i margini di stampa risulterebbe illegibile. Area grande Quest area è troppo grande e va a raccogliere del testo che non centra ( 722,99 non è un valore che vogliamo leggere ). Area ottimale Quest area è disegnata bene, include tutto il valore lasciando un margine attorno senza raccogliere informazioni inutili. In questo caso per esempio se l importo dovesse diventare verrebbe comunque letto per intero. Una volta disegnati i vari rettangoli rossi è necessario premere Continua per proseguire. Il programma dopo qualche istante riempirà le caselle con i valori letti. Una volta comparsi i valori a video abbiamo la verifica che i rettangoli disegnati siano corretti. Se i valori ci soddisfano possiamo confermare, se invece qualcosa non è stato impostato correttamente è sufficiente premere Reimposta per ritornare al passaggio precedente. 172

173 Una volta confermato le aree, il sistema OCR leggerà i valori e memorizzerà i rettangoli rossi per la volta successiva. Quando il server ha elaborato l immagine si aprirà la prima nota con la fattura sulla sinistra e la scheda della spesa sulla destra. Se tutto è corretto è sufficiente premere Salva e chiudi per continuare con il lavoro. Una volta inserita con la prima nota digitale la fattura rimane memorizzata all interno del programma e sarà consultabile in qualsiasi momento. Per avere una anteprima veloce di tutte le fatture inserite nella prima nota basta cliccare sul pulsante Anteprima. 173

174 Alcuni piccoli consigli per l utilizzo della prima nota digitale : 174 Le fatture scritte a mano non sono leggibili dal programma. Non elaborare una fattura alla volta ma accumula un po di fatture e processale insieme. Il programma mentre lavorerai su una, elaborerà in backgroud già le successive, diminuendo di molto i tempi di attesa. Dedica un po di cura nel disegno dei rettangoli. Se hai disegnato male dei rettangoli o il fornitore ha cambiato modello di fattura basta andare nella scheda del fornitore specifico e premere il pulsante Rimuovere aree OCR per cancellare i rettangoli sbagliati. Non acquisire documenti con graffette o punti di cucitrice potrebbe graffiare la lente dello scanner. Leggi attentamente i messaggi che il programma di propone a video. Se rileva dei dati anomali (come per esempio un data della fattura troppo vecchia) ti avvisa di un possibile errore nella lettura OCR.

175 Abbinamento di un documento o immagine Per ogni movimento inserito in prima nota è possibile abbinare un documento o un immagine. Per visualizzare le immagini cliccare sul pulsante [anteprima]. Tale funzione permette di poter visionare in qualsiasi momento l originale documento inserito ed eventualmente ristamparlo. Per visualizzare il prossimo documento è sufficiente cliccare sull immagine con il mouse, sfogliando quanto proposto a video. Selezionare la scrittura e cliccare su [aggiungi documento]. Selezionare l origine del documento: dal computer oppure da uno scanner. 175

176 Selezionare il documento e confermare l abbinamento. Il documento potrà essere ristampato in qualsiasi momento oltre che essere visualizzato a video cliccando sul pulsante [anteprima]. E possibile anche richiamare la scrittura e, cliccando sul pulsante [visualizza immagine], rivedere l immagine collegata. 176

177 Bonifico on line Il programma permette di generare un file con tutti i dati del fornitore, del conto corrente di appoggio e importo della fattura da importare nel proprio home-banking in modo tale da effettuare la registrazione in prima nota e con un solo click provvedere al pagamento della fattura. Prima di procedere con la registrazione in prima nota, assicurarsi di: Aver inserito correttamente i dati del fornitore ( scheda del fornitore ), in particolare modo le coordinate IBAN del conto di appoggio Aver compilato tutti i dati del conto corrente della scheda del fabbricato Aver compilato tutti i dati del conto V. Procedere in prima nota, come di consueto, con la registrazione della scrittura e compilare la casella importo per bonifico on line. 177

178 Dopo aver inserito la scrittura in prima nota, selezionare la scrittura interessata e cliccare dalla sezione altre azioni [file bonifico]. Si apre la seguente tabella: Verificare la correttezza di tutti i dati e modificare o integrare i dati mancanti. Cliccare sul pulsante [crea il file]. Il programma genera un file secondo lo standard CBI nel percorso indicato ( c:/softamm2013/bonifici) da importare con il proprio home banking per il pagamento. 178

179 Viene inoltre generata una lettera di accompagnamento da inviare alla propria banca per la conferma del bonifico ( se richiesto dal proprio Istituto di Credito ). La lettera è completamente personalizzabile. In caso di errori di compilazione o dati mancanti il programma provvederà a generare un apposito avviso e non sarà possibile procedere con l operazione sino a quando non saranno stati corretti i valori nelle schede di appartenenza. Nel caso invece in cui si generi nuovamente il file, un apposito avviso evidenzierà l operazione. E comunque possibile procedere con l operazione cliccando sul pulsante [ok]. 179

180 Calcolatrice Dal menu principale selezionare la voce strumenti > calcolatrice. La calcolatrice potrà essere usata a piacimento all interno del programma. La calcolatrice può essere richiamata anche dalla prima nota cliccando sull apposita icona. 180

181 Registrazione di un rimborso di assicurazione o entrate per il fabbricato Il rimborso di assicurazione, o qualsiasi entrata per il fabbricato, che deve essere ripartita fra tutti i condomini, deve essere registrata come una qualsiasi spesa in prima nota e sulla tabella di competenza ( consultare l apposita sezione del manuale ) ma con il segno ( meno ). In questo modo ogni condomino, in base alle quote di pertinenza nella tabella utilizzata, usufruirà di una quota che andrà a ridurre il dovuto del gruppo o dell esercizio: Si precisa che se la spese riguarda un solo condominio, è necessario procedere come illustrato nella sezione rimborso a un condomino. 181

182 Restituzione di un credito ad un condomino Per restituire un importo a credito a un condomino in rendiconto accedere alla sezione della prima nota: menù principale vai > prima nota oppure cliccare sull icona prima nota. Indicare il codice del Fabbricato e cliccare su [spese]. Compare la seguente schermata, utilizzare il gruppo / tabella 98 Rimborsi. Indicare la voce di spesa e cliccare su [continua con il rimborso], eventualmente anche senza indicare l importo. Indicare, se necessario, il codice del fornitore e il numero della fattura. Compare la seguente schermata, con tutti i nomi dei condomini: 182

183 Indicare, solo per il condomino interessato ( o i condomini interessati ), l importo con il segno ( meno ) oppure cliccare su: - Poni a tutti i condomini l importo 0 - Poni a tutti i condomini l importo X - Dividi fra tutti i condomini l importo indicato. Cliccare su [salva e chiudi] per terminare l operazione. In prima nota, e di conseguenza in rendiconto, compare la scrittura inserita. Se necessario, registrare sulla tabella / gruppo di spesa l importo da addebitare al condominio. 183

184 Spese personali Per registrare una spesa personale per un condomino in rendiconto accedere alla prima nota: menù principale vai > prima nota oppure cliccare sull icona prima nota. Indicare il codice del Fabbricato e cliccare su [spese]. Compare la seguente schermata, utilizzare il gruppo / tabella 99 Spese personali. Indicare la voce di spesa e cliccare su [continua con la spesa personale], eventualmente anche senza indicare l importo. Indicare, se necessario, il codice del fornitore e il numero della fattura. Compare la seguente schermata, con tutti i nomi dei condomini: 184

185 Nel caso di rimborso, indicare, solo per il condomino interessato ( o i condomini interessati ), l importo con il segno ( meno ) oppure cliccare su: - Poni a tutti i condomini l importo 0 - Poni a tutti i condomini l importo X - Dividi fra tutti i condomini l importo indicato. Cliccare su [salva e chiudi] per terminare l operazione. In prima nota, e di conseguenza in rendiconto, compare la scrittura inserita. 185

186 Ricerca di una registrazione contabile Accedere alla prima nota dal menù principale, vai > prima nota oppure dalla sezione di scrivania cliccando sull apposita sezione. Indicare il fabbricato di riferimento. Cliccare a destra sul pulsante con la lente di ingrandimento e scegliere uno dei filtri rapidi pre-impostati: Oppure cliccare sulla lente di in gradimento e indicare uno o più criteri di ricerca. 186

187 Confermare la ricerca cliccando su [salva e chiudi]. Posizionandosi sul titolo delle colonne in prima nota e cliccando con il tasto destro del mouse, e possibile decidere quali COLONNE VISUALIZZARE, selezionare le colonne da visualizzare in prima nota ed eventualmente stampare. E possibile inoltre utilizzare il filtro rapido per la selezione delle scritture a video scegliendo fra le opzioni proposte: 187

188 Cancellazione / modifica di una registrazione Dopo aver effettuato una registrazione in prima nota è possibile modificare o cancellare la scrittura. L operazione di modifica può essere effettuata dal rendiconto o dalla prima nota. In prima nota: accedere alla prima nota del condominio e con il pulsante di filtro ( lente di ingrandimento ) effettuare la ricerca del movimento registrato. Se si conosce il protocollo contabile, si può accedere direttamente alla scrittura desiderata indicando direttamente il numero di protocollo e premendo conferma. 188

189 Selezionare il movimento e cliccare su modifica oppure cliccare direttamente due volte sul movimento. Compare la schermata di registrazione: effettuare le modifiche necessarie e premere [salva e chiudi]. Eventuali movimenti collegati nei conti di contabilità devono essere cambiati manualmente. Per cancellare una scrittura, dopo averla evidenziata con il mouse, cliccare sul pulsante [elimina]. 189

190 In rendiconto: è possibile modificare le spese anche senza accedere alla prima nota. Selezionare il rendiconto del fabbricato, scegliere l opzione ANALITICA PER REVISIONE e visualizzare il rendiconto. Cliccare due volte sulla scrittura che si desidera modificare e apportare le correzioni necessarie. Cliccare su [salva e chiudi]. Da questa sezione è possibile solo modificare le scritture e non provvedere alla loro cancellazione che deve avvenire, come sopra descritto, in prima nota. Suggerimento: Modificare l importo di una scrittura in prima nota potrebbe richiedere ulteriori operazioni: ad esempio potrebbe dover essere necessario modificare la ritenuta associata oppure il saldo del conto corrente. Non è possibile modificare i dati della ritenuta versata associati alla scrittura. 190

191 Saldo del conto corrente Per inserire il saldo del conto di contabilità, dopo aver collegato il conto con il fabbricato di pertinenza, accedere alla prima nota. Cliccare sul conto di contabilità interessato e cliccare su [entrata] o [uscita] a seconda che il conto corrente sia a credito o a debito. Indicare il saldo del conto corrente e cliccare su [salva e chiudi]. Il saldo viene evidenziato, dopo l accesso in prima nota e la scelta del fabbricato, nell apposita sezione. 191

192 E possibile visualizzare i saldi di tutti i conti di tutti i condomini dal menù principale: vai > conti di contabilità. Oppure nella sezione struttura del fabbricato. 192

193 Nel bilancio dello studio: azioni > bilancio dello studio Cassa studio, conti vari, bilancio dello studio Il programma permette la gestione completa della cassa dello studio, dei conti correnti e dei conti contanti abbinati al condominio. E possibile gestire solo la cassa studio oppure solo i conti abbinati al condominio oppure entrambe le procedure. 193

194 Per cassa studio si intende l insieme dei movimenti contabili effettuati esclusivamente presso lo studio, in particolare quando lo studio effettua anche attività di sportello e gestisce pertanto incassi e pagamenti riferiti a tutti i fabbricati. Per conto abbinato al condominio si intende un qualsiasi conto di contabilità sul quale transitano i soldi del condominio: dal conto corrente bancario vero e proprio al fondo di riserva ( anche fittizio ) ad una cassa contanti depositata presso lo studio dell amministratore e utilizzata per le spese minute del condominio o francobolli e cancelleria. È possibile abbinare un numero illimitato di conti ad ogni fabbricato. L insieme dei conti utilizzati viene visualizzato nel bilancio dello studio nel quale inoltre vengono evidenziate eventuali differenze. L uso del conto cassa studio non è obbligatorio e può essere disattivato nel pannello delle configurazioni accedendo, dal menù principale, a personalizza - configurazioni prima nota e disattivando la relativa casella, in questo caso sarà possibile visualizzare solo le differenze fra quanto registrato nel rendiconto e i singoli conti del fabbricato, se inseriti. All interno della scheda del fabbricato sezione struttura del condominio conti correnti collegati - associare al condominio un conto di contabilità già inserito oppure procedere con l inserimento del conto cliccando sull apposito pulsante di inserimento. 194

195 Il conto deve essere identificato solo con la lettera V e un numero, non è possibile utilizzare altre lettere. Si consiglia di utilizzare il medesimo numero identificativo del condominio, per più conti usare 1, 01, 001. ( es. ) Completare gli altri dati del conto corrente e cliccare su [salva e chiudi]. Se necessario, barrare la casella CONTO PRINCIPALE IN PRIMA NOTA. Nel caso sia stata barrata la casella, durante le operazioni eseguite in prima nota, ogni spesa verrà automaticamente abbinata al conto predefinito, è possibile comunque appoggiare il movimento anche su altri conti associati al fabbricato indicando un altro conto nell apposita casella prima nota. E possibile impostare un solo conto di contabilità come principale in prima nota. 195

196 Per ottenere i saldi aggiornati è necessario, prima di iniziare l inserimento dei dati, impostare il saldo del conto corrente. Per impostare il saldo: - accedere alla prima nota - selezionare il conto ( NON scritture per il rendiconto) - inserire un movimento di entrata o uscita Per ogni registrazione che i esegue in prima nota dalla sezione scritture per il rendiconto, si ottiene una scrittura nel conto predefinito: 196

197 i due movimenti sono completamente indipendenti, la variazione di uno non comporta la variazione dell altro. Il primo movimento verrà riportato nel rendiconto, il secondo nel conto V o nella cassa studio. E possibile operare anche solo nel conto V o cassa studio selezionando l apposita linguella. Analizziamo il seguente esempio: Nel condominio C1 sono state movimentate entrate per 789 euro e uscite per 124, il saldo risulta pertanto essere 665,00 euro. Per semplicità di esempio, non vi sono saldi di esercizi precedenti. Nella cassa contanti ( V001 ) non risultano movimenti. Nella cassa banca (V01) risultano 620,00 euro, il programma evidenza uno scostamento non registrato di 45,00 euro. La differenza potrebbe essere frutto di molteplici motivi: errata registrazione, errata imputazione, saldo di partenza errato, è opportuno pertanto rivedere i saldi di partenza e le registrazioni effettuate. Anche nel secondo esempio il programma rileva un anomalia infatti, pur presentando un saldo di 69,00 euro, non risultano movimenti né in cassa studio né in banca. 197

198 Nell esempio sottostante non vengono invece rilevate anomalie: il saldo è di 1241,38 euro, tanti quanti presenti nella cassa contanti. I conti possono essere utilizzati anche per evidenziare dei fondi cassa oppure fatture non pagate, debiti o crediti verso terzi che verranno evidenziati nella situazione patrimoniale del condominio ma non nelle spese da ripartire all interno del rendiconto. La sezione offre la massima flessibilità e possibilità di personalizzazione ed ogni utente può operare nella piena soddisfazione delle proprie esigenze operative. 198

199 Bilancio dello Studio Il bilancio dello studio permette di evidenziare le entrate/uscite di ogni fabbricato. Se al condominio è stato abbinato un conto corrente, il programma sottrae dal saldo del conto corrente la differenza fra le entrare e le uscite del condominio. Esempio: saldo conto corrente: 100 euro, entrate 150, uscite 50, saldo esercizio precedente 0 quindi: ( )-100= 0 In questo esempio la differenza è 0, non vi sono quindi differenze da evidenziare, pertanto le registrazioni effettuate sono allineate con il saldo del conto corrente. 199

200 Nel caso: saldo conto corrente: 100 euro entrate 110, uscite 50, saldo esercizio precedente 0 quindi: ( )-100= -10 In questo esempio la differenza è -10, non sono stati registrati tutti i movimento relativi al fabbricato oppure il saldo del conto corrente è errato. Sarà necessario effettuare le dovute verifiche. Qualora non siano stati indicati i saldi dei singoli conti correnti, il programma effettuerà il conteggio utilizzando il saldo della cassa studio. 200

201 Parte fiscale: ritenute, certificazioni, AC Quadro Ac compilazione Il quadro AC, da allegare al modello UNICO dell amministratore, viene alimentato in automatico direttamente dall inserimento delle spese in prima nota. Quando si registra una spesa in prima nota è necessario indicare il nome del fornitore al quale deve essere stata attivata la casella, nella sezione ALTRI DATI, è soggetto a segnalazione fiscale QUADRO AC e deve essere indicato l anno di pertinenza. Poiché il programma propone in automatico l inserimento della ritenuta, è necessario spostare il flag su movimenta il quadro AC. La stampa del modello avviene dal menù principale, dalla sezione azioni > sezione fiscale > stampare i quadri Ac. 201

202 Indicare l anno fiscale ed eventualmente il codice del fabbricato e il codice fiscale dell amministratore e premere [avanti]. 202

203 Appare l elenco dei fornitori da segnalare, premere [stampa modelli AC] e scegliere il modello che si desidera utilizzare. Procedere con la stampa scegliendo il modello pertinente. Il modello può essere stampato un numero illimitato di volte su semplice carta bianca. Vengono esposti solo i fornitori il cui ammontare delle spese è superiore a 258,23 euro. 203

204 L archivio contenente i dati riportati nel quadro AC può anche essere alimentato manualmente. Dal menù principale cliccare su vai > sezione fiscale > fornitori da segnalare su quadro AC. Cliccare sul pulsante [nuovo], inserire i dati e cliccare su [salva e chiudi], per la stampa seguire il procedimento sopra indicato. Suggerimento: La parte fiscale è una sezione molto importante del programma: è semplice da usare ma è necessario effettuare registrazioni corrette in prima nota e impostare nel modo giusto i fornitori: consultate i relativi paragrafi per maggiori informazioni. Come previsto dalla normativa vigente un movimento soggetto a ritenuta non viene riportato nel quadro Ac ma solo nel 770 semplificato del condominio. Il quadro Ac dovrà essere inviato telematicamente assieme alla dichiarazione dei redditi dell amministratore nei termini previsti dalla legge, il file può essere generato con SoftAmm770 mentre SoftAmm Condominio genera solo il modello cartaceo. 204

205 Registrazione della fattura per un fornitore soggetto a ritenuta Prima di procedere con la registrazione è indispensabile aver inserito i dati della ditta in modo corretto, ecco come deve essere indicata una ditta individuale soggetta a ritenuta: Nella seconda sezione: 205

206 Si noti che non vi sono altri modi di compilazione per ottenere correttamente, in un successivo momento, certificazioni, quadro AC e 770. Ogni altro modo di compilazione produrrà errori bloccanti nell esposizione dei dati in SoftAmm770 e i dati andranno reinseriti manualmente come indicato nel presente manuale. Accedere alla prima nota dal menù principale ovvero cliccando sull apposito pulsante. Indicare il fabbricato per il quale si effettua la registrazione. Cliccare su [spese]. 206

207 La fattura che stiamo per registrare presenta, per esempio, i seguenti importi: Importo imponibile IVA 11,94 Articolo IVA esclusa 30, Totale 42,54 Iva 2, Totale Iva inclusa 44,93 Ritenuta 0,48 Totale lordo da pagare alla ditta ( ritenuta esclusa ) 44,93 Totale finale a carico del condominio 45,41 Compare la seguente scheda, da compilare nel seguente modo: 207

208 1. Indicare la data di operazione. Il programma propone la data odierna, che può essere modificata. Il percorso è stato studiato intendendo la data di operazione come data di pagamento della fattura. 2. Indicare il codice del fabbricato. 3. Indicare la tabella / gruppo di spesa da utilizzare per la suddivisione della spesa. 4. Indicare, se inserita, la scala di pertinenza. 5. Indicare, scegliendo fra quanto precaricato, la voce di spesa ovvero la descrizione che verrà riportata nel rendiconto. 6. Voce personalizzata: se necessario è possibile modificare o personalizzare la voce sopra indicata. La spesa dell esempio è stata pagata. Nella casella importo è possibile indicare: 1. l importo totale della fattura oppure 2. quanto versato al fornitore, ritenuta esclusa. L eventuale percentuale a debito dell inquilino. Nel caso si scelga la soluzione 1), dopo il pagamento della ritenuta, NON si deve procedere alla sua registrazione in quanto l importo è già contenuto nella cifra registrata. Questa soluzione presenta i seguenti vantaggi: - in rendiconto compare un solo movimento che evidenzia, in modo semplice e coinciso, il totale della spesa sostenuta dai condomini. Di contro: 208

209 - Per coloro che usano i conti di contabilità: il saldo del conto corrente bancario non è corretto in quanto viene addebitata in anticipo la ritenuta che, di norma, viene pagata il mese successivo. - In rendiconto non viene evidenziato il pagamento della ritenuta. Nella sezione successiva NON compilare il seguente campo, al fine di non registrare due volte la ritenuta: Soluzione 2) CONSIGLIATA Si registra solo quanto effettivamente pagato al fornitore, successivamente si registra la ritenuta di pertinenza, eventualmente utilizzando dopo averla liquidata movimenta la prima nota. Questa soluzione presenta i seguenti vantaggi: - in rendiconto compare una scrittura che evidenzia quanto realmente versato alla ditta fornitrice. - In rendiconto viene evidenziato il pagamento della ritenuta. - Per coloro che usano i conti di contabilità :il saldo del conto corrente bancario è corretto, la ritenuta viene addebitata al momento del pagamento. Di contro: - Vi sono due scritture in rendiconto. Nella sezione successiva COMPILARE il seguente campo, al fine di non dover registrare manualmente la ritenuta in un secondo momento: Attivando questa funzione il programma provvederà, dopo la liquidazione della ritenuta ( azioni sezione fiscale stampare i modelli F24 ) a inserire in automatico la ritenuta in prima nota ( e quindi in rendiconto ) utilizzando lo stesso gruppo di spesa utilizzato per la registrazione della spesa. 209

210 Attivando anche la seconda voce, la ritenuta sarà inserita in prima nota ( e di conseguenza nel rendiconto, anche se non pagata ). Indicare il codice del fornitore scegliendo fra le ditte precedentemente inserite nell archivio fornitori. Solo dopo l inserimento del codice fornitore, la parte restante della scheda cambia e compare la sezione dedicata alla ritenuta. Indicare il numero della fattura e la data della fattura. Questi dati sono obbligatori per ottenere le certificazioni di pagamento delle ritenute ) Nella casella imponibile della fattura indicare: l imponibile.

211 2) Nella casella somme non soggette : indicare le somme non soggette a IVA. 3) Nella casella cassa previdenziale indicare l importo della cassa. Nella casella importo ritenute operate viene riportato, a cura del programma, l importo della ritenuta. Viene inoltre evidenziato il codice tributo del soggetto e la causale della prestazione. Se l importo visualizzato della ritenuta è errato: 1) Non è stato individuato l imponibile corretto 2) Non sono state inserite le somme non soggette 3) La scheda del fornitore non è stata inserita correttamente 4) Il fornitore ha sbagliato l emissione della fattura Se il movimento non è soggetto a ritenuta, disattivare la casella. Nell ultima sezione indicare il tipo di pagamento, se il pagamento è per ASSEGNO, è possibile indicare il numero di assegno. Indicare il codice del conto di contabilità sul quale viene effettuato il pagamento. Il campo note, a richiesta, verrà riportato anche in rendiconto. Cliccare su [salva e chiudi] per confermare l inserimento. La parte fiscale deve essere conclusa dalla sezione azioni > sezione fiscale. 211

212 La registrazione è così esposta in rendiconto ( è stata scelta l esposizione analitica con evidenza di fornitore, ditta, data.) 212

213 Pagamento della ritenuta, invio telematico e liquidazione Dopo aver effettuato la registrazione in prima nota della spesa soggetta a ritenuta, accedere alla sezione azioni > sezione fiscale > stampare, inviare e liquidare le ritenute d acconto. Seguire le istruzioni a video compilando i campi richiesti, cliccare su [avanti] Compare la lista delle ritenute da pagare per il mese selezionato. 213

214 Procedere, cliccando sull apposito pulsante, per: 214 1) la stampa dell elenco 2) stampa del modello attivando le opzioni di stampa desiderate 3) eventuale generazione del file da inviare in forma telematica con il servizio a pagamento offerto da Softime 4) segnare come liquidate le ritenute pagate E possibile generare un file da inviare al servizio offerto da Softime in modo da ottenere l addebito automatico sul conto corrente del condominio attraverso il canale Entratel. Dopo aver verificato la correttezza degli importi indicati ed aver, eventualmente, stampato una copia del modello F24, cliccare sul pulsante [invia telematicamente]. Compare la seguente schermata nella quale indicare i dati anagrafici dell amministratore. Il programma verifica che il nominativo inserito sia corrispondente al codice fiscale indicato. Qualora vi sia un errore nei dati,

215 il programma lo evidenzierà colorando di rosa la casella, è obbligatorio correggere il dato e cliccare sul pulsante [continua]. Compare il seguente avviso: 215

216 Verificare che il collegamento ad internet sia attivo e cliccare sul pulsante [si], il programma provvederà ad inviare in automatico il file con le ritenute ai nostri uffici. Si apre automaticamente un documento in pdf con l incarico a trasmettere il file, la lettera di incarico deve essere stampata e inviata al fax oppure all indirizzo assistenza@softime.it. Qualora vi siano dei problemi, compare il seguente avviso: Si consiglia di effettuare le dovute verifiche e in caso di dubbio contattare immediatamente l assistenza tecnica allo

217 Il file può essere, in ogni caso, inviato manualmente: il programma provvede ad aprire la cartella contenente il file: I file inviati al canale Entratel non possono essere bloccati. Per le ricevute di invio e di pagamento, accedere all apposita sezione vai > sezione fiscale > archivio invii telematici. Consulta il capitolo archivio invii telematici per maggiori dettagli. E indispensabile segnare le ritenute come pagate per ottenere la stampa delle certificazioni: cliccare sul pulsante [liquida] prestando attenzione alla data di versamento del modello F24 che viene riportata nelle certificazioni e nel modello

218 Cliccare su [salva e chiudi]. Compare il seguente messaggio: E possibile ottenere la registrazione automatica in contabilità della ritenuta se in prima nota è stata PRECEDENTEMENTE barrata la casella quando verrà liquidata movimento la prima nota. 218

219 In fase di liquidazione verificate che l icona a forma di mazzetta di banconote nella colonna prima nota sia attiva, diversamente la scelta deve essere NUOVAMENTE CONFERMATA cliccando nella casella. Suggerimento: Consulta l esempio pratico per seguire passo a passo come si registra una fattura con ritenuta. Il servizio f24 on line offre la possibilità di inviare le dichiarazioni con un semplice click ad un costo di solo 1,55 a condominio: contattare il servizio commerciale per maggiori informazioni allo

220 Certificazione di pagamento di una ritenuta Dopo aver registrato in prima nota la fattura di riferimento completa dell indicazione del fornitore e aver liquidato la ritenuta come illustrato nell apposito capitolo, accedere alla sezione azioni >sezione fiscale > certificare le ritenute d acconto. Selezionare certificare le ritenute di acconto e premere [avanti]. Indicare obbligatoriamente l anno di riferimento e, se necessario, i dati facoltativi quali: mese, condominio e fornitore. Compare l elenco delle ritenute liquidate e per le quali è possibile effettuare la certificazione. 220

221 Cliccare su [stampa certificazioni], scegliere il modello verticale o orizzontale o inviare il tutto tramite il servizio PostAmm. Ogni lettera, indirizzata al singolo fornitore e sottoscritta dal Fabbricato, può contenere sino a 26 ritenute ed essere stampata un numero illimitato di volte. Per modificare singolarmente una singola ritenuta accedere alla sezione vai > sezione fiscale > ritenute. 221

222 e dopo aver richiamato la singola ritenuta, effettuare le modifiche necessarie. Procedere con la stampa della certificazione come sopra descritto. Suggerimento: La funzione permette di certificare solamente le ritenute che sono già state versate. Non è possibile certificare il pagamento di una ritenuta NON pagata. Le ritenute NON pagate non compaiono nell elenco proposto a video, per visualizzarle accedere alla sezione archivio ritenute ed eventualmente completare il dato pagata in data.. 222

223 Certificazione di spese regime 36% e 50-55%, 65%. Per ottenere le quote di pertinenza di ogni spesa per ogni condomino relative alle spese soggette alla detrazione del 36% o 50-55%, 65% è necessario, in fase di registrazione della spesa in prima nota, aver completato la relativa casella indicando la percentuale di pertinenza oltre che il nome del fornitore, la data e il numero della fattura. Dal menù principale selezionare: azioni > sezione fiscale > dichiarazione 36% oppure 50-55%, 65%. Seguire le istruzioni del percorso guidato, in particolare, indicare il codice del fabbricato. 223

224 Compare la seguente schermata nella quale indicate il fabbricato e il periodo di esercizio: Indicare la spesa, o le spese, per le quali si desidera emettere la certificazione. 224

225 Cliccare sul pulsante [avanti], compare la seguente scheda: deselezionare eventuali persone che non partecipano alla spesa. Cliccare sul pulsante [finito]. 225

226 Cliccare sul pulsante [stampa una dichiarazione per ogni singolo condomino]. Per ogni condominio viene prodotta una lettera, eventualmente modificabile, con i dati richiesti. 226

227 Archivio invii telematici L archivio contiene le ritenute pagate con il canale Entratel in via telematica attraverso il servizio offerto da Softime. Per ogni ritenuta viene riportata la ricevuta di avvenuta trasmissione e l attestazione di pagamento della ritenuta. I due documenti vengono caricati automaticamente dal programma che, ad ogni avvio, cercherà sui server della Softime eventuali nuovi documenti. L utente, con un semplice click, potrà provvedere alla stampa degli stessi. L archivio è attivo solo quando è disponibile un collegamento ad internet, diversamente verrà visualizzato un apposito messaggio. La ricevuta di avvenuta trasmissione è disponibile dopo un paio di giorni dall avvenuto invio, la ricevuta di pagamento, trasmessaci direttamente dall Agenzia delle Entrate, è disponibile invece dopo una decina di giorni dall avvenuto invio. Per accedere all archivio, dal menù principale, selezionare: vai >sezione fiscale > archivio invii telematici F

228 Compare l archivio degli invii telematici. Se il collegamento ad internet non è attivo, il tempo di apertura dell archivio è superiore in quanto il programma prova a contattare più volte il server. Compare il seguente archivio. Cliccando sull icona evidenziata, se attiva, è possibile visualizzare e stampare l attestazione di ricezione. Cliccando sull icona evidenziata, se attiva, è possibile visualizzare e stampare la ricevuta di pagamento. Suggerimento: Consultare anche il capitolo pagamento di una ritenuta e invio telematico. 228

229 Studio di settore Dal menù principale selezionare il seguente percorso. Compare la seguente schermata: Leggere con attenzione le istruzioni riportate a video e procedure cliccando [avanti]: si ottiene uno schema, eventualmente modificabile. Per stampare i dati cliccare sul pulsante [stampa i dati per il modello UK16U]. 229

230 230

231 Rendiconto consuntivo: stampa e approvazione Rendiconto: elaborazione, stampa e approvazione In rendiconto vengono esposte tutte le spese inserite in prima nota con la dicitura pagate e non pagate con l opzione INSERIRE NELL ESERCIZIO IN CORSO. Le spese pagate e non pagate da NON inserire nel rendiconto restano a disposizione in prima nota per gli anni successivi, anche dopo l approvazione del bilancio, e verranno esposte nel rendiconto solamente quando verrà scelta, in prima nota, l opzione da inserire in rendiconto dell esercizio in corso. Per maggiori informazioni sulla differenza fra le tipologie delle spese, consultare il paragrafo prima nota. La stampa si ottiene da: vai > rendiconto consuntivo. Indicare il codice del fabbricato, scegliere il rendiconto in corso. L esposizione sintetica delle spese presenta tutte le voci, con il medesimo codice, raggruppate con un unico totale. 231

232 Ad esempio se ho registrato 12 fatture relative alle spese di pulizia scale con la voce/causale 5, ognuna di 100,00 euro, il programma presenterà un unica scrittura di 1200,00 euro. Si noti che il programma usa come riferimento il codice spesa e non la descrizione, descrizioni uguali con codici diversi non saranno raggruppate. L esposizione analitica illustra ogni singola voce registrata e permette l ulteriore riporto di dettagli come note, fornitore, numero e data delle fattura. L esposizione analitica presenta pertanto un rendiconto espresso su un numero di pagine maggiori rispetto alla sintetica. L esposizione analitica per revisione permette di modificare immediatamente una scrittura semplicemente cliccandoci sopra due volte senza dover passare per la prima nota. 232

233 Nelle schermate successive è possibile personalizzare ulteriormente la modalità di esposizione dati inserendo la visualizzazione dei dettagli delle spese e modificando la struttura delle tabelle. Barrare le opzioni che si desiderano visualizzare. Il rendiconto è composto dalla distinta delle spese, dalla ripartizione degli importi dovuti dai condomini e dallo schema delle entrate/uscite, situazione patrimoniale e comparazione costi con il preventivo. Se il fabbricato è suddiviso in scale, viene creata una ripartizione per ogni scala. La comparazione costi con il preventivo prevede che in prima nota vengano utilizzati i medesimi codici spesa/causali utilizzati per la stesura del bilancio di previsione. Se alcune spese presenti in prima nota non presentano l associazione ad una tabella e/o voce di spesa, compare il seguente avviso: 233

234 E necessario cliccare sulla linguella spese in sospeso, selezionare la spesa e completare l inserimento dei dati mancanti. In mancanza di tale operazione non è possibile approvare il rendiconto. Per visualizzare le altre sezioni, cliccare sull apposita linguella. Per disattivare la stampa di eventuali sezioni che non interessano, cliccare sul [simbolo della stampante], pagina IMPOSTAZIONI DELLE PAGINE: 234

235 selezionare la voce che non si desidera stampare e cliccare sulla X rossa. Sempre da questa sezione, è possibile modificare l ordine di stampa e utilizzando le apposite frecce verdi di posizionamento. Le opzioni scelte vengono memorizzate dal programma e riproposte le volte successive. La stampa può essere personalizzata sia nei margini che nel formato ( A4 e A3), adattata ad una o più pagine barrando le apposite caselle, si può inoltre generare un documento in estensione.pdf cliccando sull apposita icona. 235

236 Il rendiconto può inoltre essere esportato su foglio Excel cliccando sull apposito pulsante, le colonne del foglio Excel devono essere impostate manualmente. E possibile stampare e revisionare il rendiconto quante volte si desidera fino alla sua approvazione. Per approvare il rendiconto di fine gestione cliccare sul pulsante [approva], prima di approvare procedere con la stampa. Con l approvazione del rendiconto si rendono definitivi i saldi di fine gestione, vengono aggiornati i saldi dei condomini e il periodo di esercizio nella scheda del fabbricato. Il passaggio da una gestione all altra deve avvenire solo con la funzione di approvazione e mai manualmente. Il ripristino dell esercizio deve avvenire solo con la funzione ripristina l esercizio precedente diversamente i saldi di fine e inizio gestione saranno sbagliati e non saranno correttamente identificati i versamenti registrati in prima nota. Suggerimento: Personalizzare le stampe per ottenere rendiconti unici e perfettamente corrispondenti alle esigenze dei propri clienti. Inserire il logo dello studio e la firma digitale per risparmiare carta intestata e tempo. Può essere utile conservare una copia del rendiconto in formato pdf da mandare ai condomini via posta elettronica. Deselezionare le copertine, lo schema entrate e uscite e la comparazione costi se non vengono inviate ai condomini. Il rendiconto analitico è molto dettagliato ma genera un fascicolo con molte pagine: inviate ai condomini il rendiconto sintetico e stampate una copia analitica solo per chi ne fa richiesta. E possibile personalizzare la visualizzazione dei gruppi 98 e 99 richiedendo la modalità analitica o sintetica indipendentemente da quanto impostato per il resto del rendiconto. 236

237 Ripristino dell esercizio precedente Dopo la chiusura del rendiconto è possibile ripristinare l ultimo esercizio chiuso al fine di apportare delle modifiche alle spese inserite e ottenere il nuovo conteggio dei saldi di fine gestione dei condomini. Dal menù principale accedere a azioni > ripristinare un esercizio precedente. Indicare il codice del fabbricato e selezionare il periodo per il quale è possibile effettuare il ripristino. Cliccare sul pulsante [ripristina]. Effettuare le modifiche necessarie e procedere nuovamente con l approvazione del rendiconto e la stesura del bilancio di previsione. Il ripristino deve essere effettuato solo in caso di reale necessità, per visualizzare i rendiconti degli anni precedenti è sufficiente accedere alla sezione del rendiconto e scegliere l opzione rendiconto consolidato o storico. 237

238 Conto economico: schema entrate / uscite, situazione di cassa Lo schema viene compilato in automatico dal programma qualora siano state inserite delle spese o dei versamenti in prima nota. Accedere, dal menù principale vai > rendiconto consuntivo. Indicare il fabbricato di pertinenza e accedere al rendiconto. Cliccare sulla linguella situazione di cassa. Se si desidera modificare lo schema, cliccare sul pulsante [situazione]. Compare uno schema nel quale effettuare le modifiche necessarie con i pulsanti [elimina] [modifica], [cancella]. 238

239 Se si effettuano delle modifiche, attivare la casella [blocca l aggiornamento automatico], diversamente, ad un secondo accesso, le modifiche verranno cancellate. Lo schema viene stampato assieme al rendiconto. Suggerimento: Se si usano fondi di riserva, accantonamenti o vi sono debiti non evidenziati nel programma, è indispensabile inserire il dato manualmente al fine di ottenere uno schema corretto. 239

240 Riepilogo finanziario Il programma permette di ottenere in automatico la situazione patrimoniale del condominio e di stamparla assieme al rendiconto. Per modificare o cancellare quanto inserito dal programma accedere a [situazione contabile] dalla scheda del rendiconto del condominio. Il programma calcola in automatico lo schema in base a quanto inserito in prima nota e nell archivio delle fatture ricevute, è possibile in ogni caso procedere con una personalizzazione manuale. Affinché non vengano sostituite le voci personalizzate, è necessario barrare la casella blocca l aggiornamento automatico. 240

241 Per inserire, cancellare o modificare le voci riportate utilizzare il pulsante di [nuovo], [elimina], [modifica]. Cliccare su [salva ed esce] per memorizzare i dati inseriti. Per stampare lo schema ottenuto cliccare sul pulsante di [stampa] del rendiconto, per non stampare la situazione patrimoniale assieme al resto del rendiconto, disabilitare la stampa, cliccare sul pulsante [stampa], accedere alla sezione impostazioni delle pagine, selezionare la voce riepilogo finanziario e cliccare sul pulsante [X]: la pagina non viene stampata. 241

242 Convocare l assemblea Assemblea condominiale: stampa, convocazione, presenti, verbale Dal menu principale accedere alla sezione azioni > Stampare le convocazione e gestire l assemblea, premere il pulsante [avanti]. Inserire il codice del fabbricato e cliccare il pulsante [nuova assemblea]. 242

243 Completare i dati richiesti, in particolar modo il titolo, la data di convocazione ed il tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria. Completare i dati richiesti: l ordine del giorno, il presidente, il segretario, etc. Cliccare sul pulsante [avanti]. 243

244 Arrivati sull ultima pagina premere il pulsante [salva e avanti]. Salvare i dati e stampare, se necessario, le lettere di convocazione includendo eventualmente la stampa di un codice a barre utile per il rilevamento con penna ottica dei presenti cliccando sull apposito pulsante. 244

245 Per la gestione vera e propria: accedere alla sezione gestione assemblee e selezionare, dopo aver indicato il codice del fabbricato, l assemblea interessata. Cliccare su [gestisci l assemblea selezionata] e quindi [gestione presenze]. Premere [gestione presenze] e indicare i condomini presenti o il nome dei delegati. 245

246 Il programma effettua automaticamente i conteggi indicando le persone presenti e i millesimi totali utilizzando il dato riportato nella scheda del condomino, casella MILLESIMI DI PROPRIETA. Cliccando sul pulsante [quorum] si ottiene uno schema con i nuovi quorum previsti dalla normativa. 246

247 È possibile ordinare i nominativi in ordine alfabetico attivando l apposita casella con il pulsante [altre azioni]. Cliccare su [salva e chiudi] per tornare alla sezione precedente. Solo dopo aver indicato i condomini presenti, è possibile effettuare delle votazioni: cliccare sul tasto [votazioni], [nuova] e indicare il criterio di conteggio da usare: millesimi, persone, tabella specifica. Nella sezione verbale di assemblea è possibile riportare le votazioni effettuate e quanto discusso durante la riunione. 247

248 Cliccare su [stampa verbale] per trasferire i dati in Word o altro programma di video scrittura. Prima della stampa il testo potrà essere ulteriormente valorizzato e il documento potrà essere memorizzato con estensione RTF. Per la personalizzazione del modello consultare il capitolo personalizzazione delle stampe. Suggerimento: Si consiglia, in particolare le prime volte, di predisporre i dati dell assemblea in fase di convocazione e non durante l assemblea: sarà più semplice e piacevole usare il modulo. 248

249 Foglio firma ritiro convocazione Per ottenere il foglio per la consegna a mano della convocazione all assemblea condominiale, selezionare, dal menù principale azioni > stampa elenco raccomandate o foglio ritiro convocazione. Compare la seguente scheda: Cliccare sul pulsante [avanti]. 249

250 Indicare il codice del fabbricato, barrare la casella stampa il foglio presenza con lo spazio per la firma Cliccare sul pulsante [avanti]. 250

251 Compare la schermata con i nomi dei condomini. E possibile eliminare in stampa un nominativo deselezionando la casella stampa. Cliccare sul pulsante [stampa l elenco] e confermare la stampa. 251

252 Raccomandate: stampa elenco Dal menu principale accedere a azioni > stampa elenco raccomandate o foglio firma ritiro convocazione. Indicare il codice del fabbricato e l importo delle raccomandate e premere [avanti]. E possibile selezionare solo i condomini residenti e non oppure solo gli inquilini. E possibile inoltre ordinare l elenco in base ai criteri proposti. È possibile disattivare la stampa di alcuni condomini cliccando sull apposita casella e generare sia la distinta per la Posta sia le etichette delle raccomandate attraverso un modello RTF personalizzabile. Suggerimento: Nel campo note è possibile inserire il numero del codice a barre fornito da Poste Italiane. Spedire lettere e raccomandate occupa molto tempo e risorse: potrebbe essere una buona idea esternalizzare il servizio, anche solo quando occorre, con PostAmm. 252

253 Back-up Eseguire un backup dei dati dal server Prima di procedere assicurarsi che tutte le postazioni di SoftAmm siano chiuse. Nel caso di utilizzo di MySql procedere nel seguente modo, in caso di utilizzo di altri database contattare il servizio di assistenza tecnica. - Cliccare con il tasto destro del mouse su Risorse del computer e scegliere la voce gestione - Selezionare Servizi e applicazioni > servizi - Nell'elenco dei servizi a video cercare MySql5 o MySql501 e cliccare sulla voce a lato arresta il servizio Solo ora che MySql 5 è spento, si può procedere con la copia vera e propria dei dati - Andare in Risorse del computer, disco locale C ed entrare nella seguente cartella: C:\Programmi\MySql\Mysql Server 5.0\data - Copiare la cartella Amm2, senza modificarla o aprirla, in altra postazione, ad esempio una cartella di BackUp sul server, un supporto ottico come un CdRom oppure una memoria di massa esterna. Riattivare il servizio cliccando su avvia il servizio. 253

254 Esportazione, importazione dati, backup Per esportare tutti i dati di un singolo condominio, dalla lista dei fabbricati selezionare il condominio, cliccare sul tasto destro del mouse: Selezionare: esporta il fabbricato su file. Si consiglia di creare precedentemente una cartella di destinazione sul dico C, ad esempio: C:\esportazione. L esportazione deve avvenire dal server. Per importare i dati precedentemente esportati seguire il seguente percorso dal menù principale: file > importa singolo fabbricato da SoftAmm. L importazione dati sovrascriverà il condominio di origine. L esportazione e l importazione dati devono avvenire con la medesima versione del programma SoftAmm2013 e sul medesimo 254

255 archivio, non è attiva fra due pc diversi o fra due amministrazioni diverse. Il backup dei dati può essere eseguito per singolo condominio con la procedura precedentemente descritta oppure copiando in toto l archivio del programma. Prima di procedere con la copia della cartella AMM2 ( contenente tutti i dati ), dopo aver chiuso il programma SoftAmm, è necessario fermare il servizio Mysql. Prima di accedere nuovamente al programma è necessario riavviare il servizio. Maggiori dettagli nell apposita sezione del manuale, E possibile inoltre sottoscrivere il servizio BackAmm ( vedi capitolo ), che permette, senza dover fermare il servizio, di effettuare un backup via internet e trasferire i dati presso i server di Softime. Il procedimento è estremamente più semplice, immediato e tutela i dati al 100%, maggiori informazioni disponibili anche su oppure Suggerimento: La copia della cartella amm2 richiede attenzione, un operazione errata potrebbe comportare la perdita di dati. Consultare anche i documenti tecnici per maggiori informazioni o richiedere assistenza. BackAmm parte da un costo di soli 5,00 euro al mese, i dati sono maggiormente tutelati e sono conservati al di fuori dell ufficio, Il backup avviene automaticamente all ora e giorno prestabilito, è possibile inoltre coordinare i dati fra il server e un portatile al fine di avere dati sempre aggiornati anche fuori ufficio: consulta il sito per maggiori informazioni oppure chiama lo

256 Servizio aggiuntivo BackAmm Il back-up dei dati può essere eseguito manualmente come indicato nelle apposite sezione del manuale oppure in modo completamente automatico e trasferendo i dati sui server di Softime attraverso l innovativo servizio di back-up via web da sottoscrivere in aggiunta al servizio di assistenza tecnica a pagamento. Dal menù principale accedere alla sezione servizi - Back-Amm. Si apre il pannello di lavoro di BackAmm. 256

257 Accedere a [configurazioni] e indicare i dati comunicati da Softime al momento della sottoscrizione del contratto. Cliccare su [salva]. Cliccare sul pulsante [programmazione]. Indicare quando deve essere eseguito il back-up in modo automatico: 257 1) Mai 2) Ogni giorno all ora indicata

258 3) Nei giorni indicati e all ora indicata Si ricorda che il servizio prevede il mantenimento sui nostri server delle ultime 3 copie eseguite, potrebbe quindi essere utile impostare il servizio con cadenza bi-settimanale piuttosto che quotidiana. Cliccando sul pulsante [invio dati] è possibile eseguire immediatamente un back-up, indipendentemente dalle impostazioni inserite in [programmazione]. Cliccando sul pulsante: e possibile visualizzare gli ultimi 3 backup correttamente eseguiti. 258

259 Cliccando sul pulsante [ripristina BackUp] è possibile sostituire i dati presenti nel database con uno degli ultimi archivi trasmessi. Il ripristino dati deve essere eseguito solo con l assistenza dei tecnici di Softime in quanto i dati presenti nel programma verranno completamente sostituiti con i dati trasmessi in precedenza. L operazione è irreversibile. Indicare il database dal quale ricevere i dati e cliccare sul pulsante ripristina dal backup selezionato. Il programma prevede inoltre la possibilità di coordinare un portatile con i dati del server e viceversa in modo da poter lavorare anche fuori ufficio ed avere sempre i dati aggiornati. Cliccare sul pulsante [preleva gli archivi da una postazione server]: 259

260 Si apre il seguente pannello di configurazione: Indicare l indirizzo IP del server, la porta e il nome del database. Scegliere fra l opzione Community e Embedded in base alle configurazioni impostate nel file softamm.xml del server ( di norma scegliere community ) e come indicato nel pannello. Cliccare sul pulsante [avvia l importazione]. I data-base sono sincronizzati! Attenzione: quando si esegue la procedura di recupero dati da una postazione l indirizzo IP immesso nel pannello deve essere diverso dall indirizzo IP della macchina che riceve gli archivi in particolare il server non indicherà mai il proprio indirizzo IP, diversamente tutti i dati andranno irrimediabilmente cancellati. In caso di dubbio consultare l assistenza tecnica al numero o NON PROCEDERE con l operazione!!! 260

261 Registri e stampe generiche Stampe riepilogative e registro anagrafica Dal menù principale selezionare stampe riepilogative e registro anagrafica. E possibile ottenere la stampa in due diversi formati, Excel o pdf, selezionare il formato desiderato: In base all elenco selezionato si ottiene la stampa desiderata: 261

262 In base alla nuova normativa, il programma produce anche il registro di anagrafe dei fabbricati, riportando in automatico quanto inerito nella scheda del condominio La stampa del singolo condominio può essere anche ottenuta dalla scheda del fabbricato, altre azioni->crea registro 262

263 Registro di nomina e revoca Dalla scheda del fabbricato, accedere alla linguella nomina e revoca Inserire, per ogni anno di mandato, la data di nomina, di revoca, il nome dell amministratore ed eventuali note. Cliccando sul pulsante [stampa] si ottiene la stampa del registro. Registro verbali delle assemblee Vedere: convocare l assemblea a pag. 239 Registro di contabilità Nella sezione di prima nota del condominio di pertinenza, cliccare sull apposito pulsante, il programma produce immediatamente il registro aggiornato in base a quanto registrato. 263

264 Stampa delle etichette dei condomini Dal menu principale accedere alla voce azioni > stampare le etichette. Indicare il codice del fabbricato ed eventualmente il condomino e il gruppo ( questi ultimi non obbligatori ). Attivare, se necessario, i criteri di stampa, ad esempio è possibile ottenere la stampa di tutti i condomini, solo di quelli residenti, dei soli inquilini. Vengono evidenziati i nomi dei condomini per i quali verranno stampate le etichette: è possibile deselezionare uno o più nominativi con [CTRL+click]. Scegliere uno dei modelli proposti e cliccare su [stampa]. 264

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266 È possibile ottenere la stessa stampa, anche dalla scheda del fabbricato, cliccando sul pulsante [stampa] e scegliendo la voce [stampa etichette] procedere come precedentemente descritto. Per personalizzare le etichette consultare l apposito documento nella sezione tecnica. Stampa delle etichette dei fornitori Dal menu principale accedere all archivio dei fornitori con vai > fornitori. Premere il pulsante [stampa], e scegliere stampa etichette per i fornitori in lista. Scegliere uno dei modelli proposti a video e cliccare su [stampa]. Ev entuali ricerche o selezioni devono essere eseguite prima della stampa 266

267 cliccando sul pulsante di ricerca, successivamente sarà possibile stampare le etichette dei fornitori visualizzati a video e corrispondenti ai parametri preimpostati ( ad esempio tutti i fornitori di un condominio, tutti i fornitori soggetti a ritenuta, etc. ). Stampa di un fax del condominio Dal menu principale della scheda del fabbricato, nella sezione stampe selezionare la voce STAMPA UN FAX AL CONDOMINIO. Inserire il testo del fax e cliccare su [stampa]. In strumenti > personalizza > percorsi dei modelli > fax del condominio è possibile abbinare o personalizzare il modello di stampa. 267

268 Stampa in pdf Per ottenere un modello PDF perfetto è necessario innanzi tutto avere installato la corretta versione di Adobe Acrobat Reader. I modelli PDF generati sono pensati per Adobe Acrobat Reader 9.0 o superiore, altri software o altre versioni non sono garantite e potrebbero risultare inadeguate. La versione aggiornata dell'adobe Acrobat Reader è scaricabile gratuitamente dal sito Le configurazioni sotto indicate sono particolarmente utili nel caso in cui il pdf presenti delle croci o il dato riportato sia lo stesso anche in caso di più pagine. Eventuali configurazioni In alcuni casi specifici i modelli PDF potrebbero risultare diversi una volta stampati rispetto a quanto visualizzato a video. In questi casi bisogna configurare alcune opzioni dell'acrobat Reader. Le opzioni del programma sono raggiungibili dal menù modifica > preferenze. 268

269 Configurare la sezione Moduli Nella sezione Moduli è necessario togliere lo spunto dalle seguenti voci ( come in figura ) - Calcola automaticamente valori campo NON spuntato - Mostra indicatore overflow campo testo NON spuntato Configurare la sezione Visualizzazione pagina Nella sezione Visualizzazione pagina è necessario che sia presente lo spunto sulle seguenti voci (come figura ) Anteprima sovrastampa spuntato 269

270 Configurare le opzioni di stampa Per alcuni modelli PDF come per esempio i bollettini postali, M.C. o freccia ( modelli per i quali è importante la posizione del testo sul foglio ), bisogna impostare alcune opzioni in fase di stampa ( come in figura ), ed esattamente... Ridimensionamento pagina : Nessuno Ruota automaticamente e centra NON spuntato 270

271 271

272 Subentri Subentri Nel caso in cui un condomino o un inquilino subentrino nel corso di una gestione, è necessario utilizzare la funzione di subentro per ottenere i conteggi di quanto dovuto, sia in merito al bilancio di previsione, sia per il consuntivo di fine gestione. Il programma, in base alle date inserite, provvede a calcolare i giorni di effettiva presenza e suddivide gli importi in prima nota in proporzione, non viene tenuto conto della data della fattura o della sua registrazione. Se l ente subentrato è stato collegato ad un ente principale, prima di procedere con l operazione è necessario disattivare il collegamento riportando l ente ad essere autonomo. Primo passaggio Il primo passo si differenzia a seconda del subentro che dobbiamo trattare. Subentro fra condomino e condomino Se si tratta di un subentro tra due condomini non bisogna inserire nessuna nuova unità immobiliare o anagrafica. Sarà sufficiente andare sul menù Azioni e scegliere la voce Subentri, si aprirà una procedura guidata. Questa procedura guiderà passo a passo l'utente e in pochi semplici passaggi il programma genererà in automatico la nuova scheda dell'anagrafica e distribuirà i millesimi tra nuovo e vecchio proprietario in base alla data di subentro indicata nella procedura guidata. Subentro fra inquilino e inquilino Arrivo di un nuovo inquilino Un inquilino presente riconsegna l'unità immobiliare 272

273 Quando si gestisce un subentro di inquilini non bisogna usare la procedura guidata. In queste situazioni bisogna provvedere a inserire direttamente nella scheda del fabbricato la nuova anagrafica. Esaminiamo nei dettagli i tre possibili casi. Subentro tra inquilini Quando arriva un nuovo inquilino e il precedente lascia l immobile è necessario accedere alla scheda dell'inquilino attuale e nella sezione altri dati spuntare la casella Cessato e indicare la data di cessazione. Successivamente è possibile inserire la nuova anagrafica dell'inquilino appena arrivato, facendo attenzione ad indicare la data di subentro nella casella Subentra al. In questo caso, se non si usa la ripartizione diretta, non bisogna distribuire i millesimi fra vecchio e nuovo inquilino ma semplicemente lasciarli tutti al vecchio. Il programma provvederà a suddividere le spese in base alle date di subentro e cessazione. Nel caso in cui l unità rimanga sfitta per un periodo, non è necessario operare in alcun modo, sarà sempre il programma a gestire il tutto in base alle date, assegnando eventuali periodi sfitti al proprietario dell'unità immobiliare. 273

274 Arrivo di un nuovo inquilino Quando l'unità immobiliare viene data in locazione per la prima volta nell'esercizio in corso, è sufficiente creare la nuova anagrafica dell'inquilino e indicare la data di subentro nella sezione altri dati. In questo caso, se non si usa la ripartizione diretta, è necessario indicare i millesimi dell'inquilino senza tenere conto del periodo di presenza. Il programma calcolerà in automatico il dovuto dell'inquilino tenendo conto anche del periodo sfitto. Un inquilino già esistente riconsegna l'unità immobiliare Quando l'unità immobiliare viene riconsegnata, è necessario accedere alla scheda dell'inquilino e indicare, nella sezione altri dati, la data di cessazione e spuntare la relativa casella. Il programma, in base alla data di cessato, distribuirà in automatico gli importi dovuti fra proprietario e inquilino. Schema delle rate dovute E necessario ora visualizzare nuovamente il preventivo del fabbricato, che terrà conto dei periodi di subentro dei vari condomini e inquilini, visualizzando il nuovo importo totale a carico di ogni condomino. 274

275 Ora che abbiamo il preventivo corretto aggiornato con la nuova situazione, possiamo riapprovarlo. Nel prospetto dovuti e pagati visualizziamo le rate aggiornate. Se si va ad osservare la situazione delle rate di un condomino con un subentro si vedrà come il programma distribuisce il dovuto reale del condomino nelle sole rate comprese nel periodo di presenza del condomino. Abbiamo riportato una situazione d'esempio dove un inquilino lascia l'unità immobiliare prima della fine dell'esercizio. Si può vedere come SoftAmm 2013 ha creato solo le prime 4 rate distribuendo l'importo dovuto complessivo dell'inquilino fino alla data della sua cessazione. Il subentro è completato, ora è possibile ottenere la stampa con i dovuti aggiornati per i condomini ed emettere i nuovi documenti di pagamento. 275

276 Cessione di un unità immobiliare La funzione deve essere utilizzata nel caso in cui l unità immobiliare sia data in locazione e sia stata attivata la funzione ripartizione diretta delle spese fra proprietario e inquilino. Nella scheda del condomino cliccare sul pulsante [inquilino] ed inserire i dati ad esso relativi avendo cura di indicare la data di arrivo nella sezione altri dati subentra il. Nel caso in cui l unità sia stata venduta, consultare la sezione subentri. Suggerimento: La procedura qui descritta è quella da seguire nel caso di subentri di inquilini con la ripartizione diretta delle spese. 276

277 Modelli e personalizzazioni Inserimento della Polizza di responsabilità Per inserire nelle stampe il numero di polizza di responsabilità, accedere dal menù principale a strumenti->personalizza e completare l apposita casella La polizza verrà riportata nelle stampe dei preventivi e dei rendiconti. Personalizzazione dei modelli e delle lettere Tutti i modelli proposti dal programma possono essere personalizzati. I modelli sono presenti nella cartella C:\Softamm2013\mailing. E possibile modificare il modello anche prima della stampa cliccando su [modifica il modello] 277

278 Per abbinare un modello ad una stampa accedere, dal menù principale, alla sezione strumenti > personalizza > percorsi dei modelli. Cliccando sugli appositi pulsanti è possibile [aggiungere un modello], [rimuovere un modello] o [modificare un rtf] il modello selezionato. All interno di ogni modello vi sono dei comandi caratterizzati dal I comandi non possono essere modificati ma solo eventualmente spostati all interno del documento, integrati o completamente cancellati. I modelli utilizzati devono essere salvati solo in formato.rtf. Per modificare ad esempio il modello di fax tipo proposto dal programma, accedere a strumenti > personalizza > percorsi dei modelli. 278

279 Selezionare fax del condominio e cliccare su [modifica RTF]. Compare il modello da modificare. Effettuare le modifiche necessarie e salvare il modello nel solo formato.rtf 279

280 Comandi per personalizzare i documenti Campi generici: Nominativo Codice dell'anagrafica Codice del fabbricato Indirizzo del condomino Cap Città Presso o C/O Provincia Titolo ( casella Sig.\Dott.\Egregio ecc ) Stato Posizione Piano Prefisso telefonico Numero di telefono Numero di telefono completo di prefisso Indirizzo Username di Amministrare.com Password di Amministrare.com Codice unità immobiliare Millesimi @condomino->millesimi@ 280

281 Campi generici per i dati relativi al fabbricato Nome del Indirizzo del fabbricato Cap Città Provincia Codice fiscale del fabbricato Data inizio periodo di esercizio Data fine periodo di esercizio Nome della banca Abi Cab Cin Numero di conto @fabbricato->cin@ Campi generici per i dati relativi alla banca Descrizione della Abi Cab Cin Iban Diritti bancari Diritti bancari sui bollettini freccia Diritti bancari sui @diritti@ 281

282 Campi generici per i dati relativi all'amministrazione Intestazione delle Indirizzo Altri riferimenti ( 1 riga ) Altri riferimenti ( 2 riga ) Data di stampa Città dell'amministrazione Cap dell'amministrazione Nome dell'amministratore Cognome dell'amministratore Codice fiscale dell'amministratore Comune di nascita dell'amministratore Provincia di nascita dell'amministratore Data di Campi per i dati relativi alle lettere In queste stampe sono previsti tutti i campi del condomino e del fabbricato ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Saldo attuale Dovuto dal condomino Pagato del condomino Tabellina delle rate pagate e dovute generata 282

283 Data di controllo della situazione contabile Campi per i dati relativi alle lettere di convocazione all'assemblee In queste stampe sono previsti tutti i campi del condomino e del fabbricato ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Data emissione della lettera Data della prima convocazione Giorno esplicito (lunedì,martedì...) per la prima data di convocazione Data della seconda convocazione Giorno esplicito (lunedì,martedì...) per la seconda data di convocazione Ora della prima convocazione Ora della seconda convocazione Presidente dell'assemblea Segretario dell'assemblea Ordine del giorno Tipologia dell'assemblea (ordinaria o straordinaria) Luogo della convocazione Totale dei millesimi dei condomini convocati Note Descrizione dell'assemblea Codice a barre

284 presente* Codice a barre del condomino quando è presente un * Si fa presente che i devono essere scritti con il font 3 of 9 barcode Campi per i dati relativi alla stampa del verbale dell'assemblea In queste stampe sono previsti tutti i campi del fabbricato, della convocazione dell'assemblea ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Data di chiusura dell'assemblea Verbale dell'assemblea Tabella @presenze@ Campi per i dati relativi alla stampa dei documenti di pagamento In queste stampe sono previsti tutti i campi del fabbricato, del condomino, della banca associata al fabbricato ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Progressivo della bolletta Descrizione del periodo di esercizio Descrizione della rata Dicitura della rata Data di emissione della rata Saldo dell'esercizio precedente Saldo @data_emissione@ 284

285 Diritti bancari Importo già versato Totale della rata Codice dei condomini collegati in caso si usi la fusione contabile di saldo Campi per i dati relativi alla stampa delle ricevute d'incasso In queste stampe sono previsti tutti i campi del fabbricato, del condomino ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Importo incassato Importo espresso in testo Descrizione dell'incasso Modalità di pagamento Numero dell'assegno Note dell'incasso Progressivo della prima nota Campi per i dati relativi alla stampa di un FAX al fabbricato In queste stampe sono previsti tutti i campi del fabbricato ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Testo del Campi per i dati relativi alla stampa di una fattura dello studio 285

286 In queste stampe sono previsti i seguenti campi specifici Numero della fattura emessa Data della fattura emessa Indirizzo destinatario Cap destinatario Citta destinatario Provincia destinatario Codice fiscale del destinatario Nominativo del destinatario Descrizioni delle voci della fattura dalla 1 alla 8 Importi delle voci presenti nella fattura dalla 1 alla 8 Eventuale testo per l'esenzione dell'iva per le voci della fattura dalla 1 alla 8 Totale parziale della fattura Contributo Totale parziale con il contributo Totale dell'iva della fattura Totale della fattura Ritenuta della fattura Netto a pagare della fattura Percentuale dell'iva Percentuale del ecc.. ecc..

287 Percentuale della ritenuta Note Si fa presente che i seguenti campi vanno riportati dove desiderato all'interno dei documenti RTF senza variazioni come spazi o virgolette o cambi di stile nel testo come negli esempi sotto in caso contrario il programma non sarà in grado di leggere e quindi sostituire i campi chiave. I modelli usati da SoftAmm 2013 sono visualizzabili e modificabili comodamente dal menù Strumenti > Personalizza > Percorsi dei modelli Ai modelli RTF è possibile aggiungere anche immagini, come loghi o firme digitali con un estensione compresa fra i 50 e i 100K, nel caso non si rispettino tali parametri, si potranno notare dei rallentamenti nelle procedure di stampa. In caso si voglia usare la gestione con i codici a barre e non sono installati i font adeguati sul computer in uso, è possibile contattare l'assistenza tecnica allo per procedere con l'installazione dei font aggiuntivi. 287

288 Funzioni speciali Duplicazione di una tabella Accedere alla sezione struttura del fabbricato: Accedere alla sezione delle tabelle millesimali, selezionare la tabella che si desidera duplicare e cliccare sul pulsante [duplica tabella]. 288

289 Nella tabella viene inserito un gruppo di spesa con i medesimi valori del gruppo di origine: personalizzare la descrizione breve e la descrizione completa, eventualmente modificare le quote che si desidera cambiare. La tabella può essere subito utilizzata. 289

290 Duplicazione di un fabbricato La funzione duplica tutti i dati delle anagrafiche con esclusione delle registrazioni presenti in contabilità. Dal menù principale accedere a: azioni > duplicare un fabbricato. Indicare il codice del fabbricato che si desidera duplicare e attivare, se necessario, la casella desidero cancellare i saldi dell esercizio precedente dei condomini nel condominio duplicato e le rate del fabbricato. Indicare il codice del nuovo fabbricato, il codice deve essere composto dalla lettera C + un numero diverso dagli altri fabbricati esistenti. Suggerimento: Dopo la duplicazione è possibile riportare i saldi per unificare le gestioni. Consultare l apposita sezione. 290

291 Riporto del saldo da un fabbricato duplicato Dalla scheda del fabbricato, menù principale, selezionare [altre azioni- >riporta i saldi] Compare la seguente schermata: Indicare il codice del fabbricato nel quale si vuole riversare i saldi e il nome della tabella. 291

292 Skype Il programma interagisce con il software Skype. Scaricare dal sito il programma e attivare un account. Vicino alla casella nella quale viene indicato il numero di telefono è presente il simbolo di Skype. Cliccare sul simbolo e attivare una telefonata oppure l invio di un sms. La chiamata è gratuita verso tutti gli utenti Skype, è necessario invece l acquisto di crediti per le restanti chiamate ( come illustrato sul sito di Skype ). 292

293 Scadenziario Dalla schermata principale, cliccare sulla linguella SCADENZE, pulsante [nuovo], completare tutti i dati proposti a video, in particolare descrizione, giorno di scadenza e causale se si desidera ottenere un promemoria automatico. Cliccando l apposita icona, la scadenza può essere riportata in Outlook e conseguentemente su palmari o cellulari compatibili. Quando si accede al programma un apposito avviso ricorderà le scadenze previste che vengono anche evidenziate nella sezione principale scrivania 293

294 Varie Ricerca di un nominativo Nella barra di menù principale cliccare sull icona ricerca - scrivere il nome della persona, la ricerca incrementale propone i nominativi che corrispondono alle lettere progressivamente inserite. La ricerca viene effettuata in tutti gli archivi disponibili: fabbricati, fornitori, condomini e inquilini. Per cancellare il valore inserito cliccare su barra spaziatrice. Premere il pulsante [invio] per accedere alla scheda del condomino o del dato selezionato. Suggerimento: La funzione è particolarmente utile per chi risponde al telefono o per il front-office e permette di entrare nella scheda completa dell interessato con pochi click. 294

295 NOVITA Fatture dello studio: emissione, stampa, registrazione Prima di procedere con l emissione di una fattura, è necessario configurare correttamente il programma impostando i dati del soggetto che emette la fattura. Inserire il soggetto nell archivio FORNITORI e compilare la scheda come un qualsiasi altro fornitore. Accedere, dal menù principale, a strumenti > personalizza > fatturazione dello studio e riportare il nome precedentemente indicato scegliendo dall apposito menù a tendina. Se il soggetto è esente Iva, indicare il testo che il programma inserirà nella stampa della fattura e giustificherà l assenza degli importi IVA. Dal menù principale scegliere la voce vai > Fatturazione dello studio. 295

296 Cliccare sul pulsante [nuova]. 296

297 E indicare quale tipologia di fattura si desidera produrre. Compare la seguente schermata nella quale viene evidenziato il progressivo della fattura e la data di emissione. I dati possono, in caso di necessità, essere modificati. Nel successivo accesso il progressivo sarà aumentato in automatico di 1. Se si desidera che venga proposta in automatico la scritta periodo di competenza dal. Attivare l apposita casella. Indicare i dati necessari e cliccare su [salva e chiudi]. Nella sezione RUBRICA scegliere a chi si desidera emettere la fattura: FABBRICATO, CONDOMINO, FORNITORE. I nomi vengono proposti fra quelli già presenti nei relativi archivi. E possibile anche inserire liberamente i dati necessari, scegliendo l opzione desidero inserire o integrare i dati manualmente. Dopo aver indicato il soggetto per il quale si emette la fattura, cliccare sul pulsante [avanti]. 297

298 Nella seguente schermata è necessario indicare la descrizione degli importi che si desidera fatturare. Nel caso sia stato scelto un condominio, i campi saranno precompilati in base a quanto riportato nella scheda del fabbricato. E possibile modificare gli importi dovuti e le descrizioni proposte. Nei campi sottostanti, è possibile richiamare, utilizzando l apposito codice identificativo, le voci di spesa presenti nell archivio delle voci di spesa (comunemente utilizzate in preventivi e rendiconti). Se un campo viene valorizzato, è obbligatorio inserire il corrispondente importo. E possibile inserire delle spese documentate, non soggette a IVA in base all art 15, spuntando la casella a destra dell importo. Concluso l inserimento di descrizioni e importi, la fattura potrà essere semplicemente stampata e memorizzata oppure anche inserita direttamente nell archivio delle fatture ricevute oppure in prima nota barrando la relativa casella: Per modificare, cancellare o ristampare le fatture accedere all archivio dal menù principale, vai > fatture dello studio selezionare la fattura interessata e cliccare su [modifica] oppure [elimina]. Il modello originale, eventualmente da personalizzare, è contenuto nella cartella mailing e più precisamente: C:\softamm2013\mailing\fatturastudio.rtf 298

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300 Tips - suggerimenti All interno di molte schermate e funzioni vi sono delle caselle, di secondaria importanza, che però possono rendere il lavoro più veloce. Ecco una ricapitolazione di alcuni suggerimenti e dettagli, già approfonditi nelle singole funzioni: Scheda del condomino Escludi dall emissione dei M.Av., freccia, etc: barrando la casella il condomino non riceverà più documenti di pagamento. Prima nota Voci di spesa: selezionando sole le voci usate nel preventivo verranno visualizzate solo le voci di spesa utilizzate nel bilancio di previsione. 300

301 Nella sezione ritenuta barrare la casella quando verrà liquidata movimenta la prima nota in modo da ottenere l inserimento automatico della ritenuta in prima nota al momento del pagamento. Sezione fiscale Nella sezione fiscale, in fase di stampa della ritenuta, le quattro caselle permettono delle piccole personalizzazioni quali: - La generazione di una sola ritenuta per fattura - L inserimento della scritta c/o amministrazione - La possibilità di inserire i dati della banca manualmente per effettuare pagamenti presso sportelli diversi da quello di origine 301

302 - La stampa del modello in copia singola, utile per coloro che usano l home banking ma desiderano comunque una copia del modello. Situazione rate e pagati Barrando le apposite caselle è possibile 1) Visualizzare solo le rate senza gli incassi: la colonna degli incassi non viene proposta a video. 2) Ordinare i condomini in ordine alfabetico invece che per codice di inserimento 3) Richiedere il dettaglio dei pagamenti per coloro che hanno versato una rata con piccoli acconti. 4) Escludere il saldo dell esercizio precedente: utile per coloro che non riportano i saldi dell esercizio precedente al fine di rendere più semplice e immediato il rendiconto dell esercizio in corso. 302

303 Configurazioni Nella sezione strumenti > personalizza > impostazioni generali sono presenti tre opzioni particolarmente interessanti: 1) La possibilità di escludere il simbolo dell euro, utile per risparmiare spazio nelle stampe o rendere gli schemi ancora più semplici e leggibili. 2) La possibilità di visualizzare, nel prospetto dovuti e pagati anche il totale richiesto in preventivo, per evidenziare il totale richiesto e l eventuale importo maggiorato frutto dell arrotondamento delle rate richieste. 3) Visualizzare la dicitura U.I. Ricerca condomini morosi All inizio della ricerca è presente la possibilità di cancellare le ricerche precedenti: il tabulato ottenuto così riporta solo la ricerca in corso e risulterà più chiaro e di miglior lettura. 303

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305 Scheda del fornitore Dalla schermata principale selezionare la linguella FORNITORI. Cliccare sul pulsante [nuovo]. Indicare tutti i dati relativi al fornitore, in particolare CF e/o P. IVA. 305

306 Le ditte individuali devono essere registrate nel seguente modo affinché i dati vengano successivamente riportati in modo corretto nel 770 del condominio e cioè indicando il nome e cognome del titolare, completo di luogo e data di nascita oltre che la denominazione della ditta. Per la sezione fiscale accedere a CARATTERISTICHE TRIBUTARIE, attivare, se necessario, la casella QUADRO AC. 306

307 L attivazione della casella permette di ottenere la compilazione automatica del quadro AC dell amministratore. Attivare, se pertinente, la casella F24 e certificazione: scegliere la percentuale delle ritenute fra quelle proposte, indicare il codice tributo per le ritenute. Per i liberi professionisti ( avvocati, ingegneri, etc. ) indicare la percentuale della cassa previdenziale. Se il libero professionista non è inscritto ad una cassa, è necessario barrare la casella cassa previdenziale soggetta a ritenuta. Cliccare su [salva e chiudi] per confermare i dati inseriti. Cliccando sul pulsante [analisi] è possibile ottenere un grafico con il totale pagato al fornitore per l anno indicato con dettaglio di ogni fabbricato: 307

308 Per stampare l elenco cliccare su [stampa]. Suggerimento: La casella tipologia, in abbinamento al pulsante di filtro della schermata generale, aiuta a trovare immediatamente una ditta nella categoria interessata. Prestate attenzione alla compilazione dei dati dei fornitori: una corretta compilazione garantisce una parte fiscale sempre corretta e più semplice da gestire, in caso di dubbi meglio chiamare il servizio di assistenza tecnica per chiedere maggiori spiegazioni o consigli pratici. Quando si inserisce una spesa in prima nota, specificare sempre il fornitore. 308

309 Reinstallazione del software La re-installazione di SoftAmm 2013 per cambio pc o manutenzione dello stesso non è compresa nel servizio di assistenza tecnica, come specificato nel contratto sottoscritto, sezione 2, art. 13. L'operazione deve essere eseguita da un tecnico specializzato, è consigliabile pertanto richiedere un intervento personalizzato in teleassistenza con un tecnico della Softime. E' possibile procedere anche autonomamente come di seguito illustrato e richiedere, esclusivamente via fax o mail, al servizio di assistenza tecnica, il solo codice di attivazione della nuova macchina. Nel caso in cui l'utente abbia iniziato la procedura ma non riesca a portare a termine l'installazione e richieda l'intervento dell'assistenza tecnica, verrà fatturato, indipendentemente dalla durata, l intervento minimo di un'ora al costo orario previsto dal listino vigente. N.B. Se si procede con l operazione di re installazione autonoma, leggere tutto il documento PRIMA di procedere con l installazione. Sostituzione della macchina server Fase (1) recupero del file di installazione e database Prima di procedere con l'installazione del programma è necessario: avere a disposizione il file di installazione su supporto cd o sul pc dove si desidera installare il programma, compreso l'ultimo aggiornamento, eventualmente da recuperare nella sezione riservata del sito internet e il file di installazione di Mysql release o successivo contenuto nel cd di installazione o sul sito

310 - recuperare il database amm2. Se il file softamm.xml contenuto nella cartella Softamm2013 presenta il valore rete=si, il database è contenuto nel seguente percorso: C:\Program Files\MySQL\MySQL Server 5.0\data - Il file softamm.xml deve essere aperto con il programma blocco note. - se il file softamm.xml contenuto nella cartella softamm2013 presenta il valore rete=no, il database è contenuto nel seguente percorso: C:\Softamm2013\data\amm2 Nel caso di rete=si, il database può essere copiato/prelevato solo se il servizio di Mysql è stato fermato da pannello di controllo > sezione strumenti di amministrazione > servizi Se il servizio di Mysql non viene bloccato, l'operazione di prelievo del database danneggia irrimediabilmente il database provocando una possibile perdita di dati. Qualora siano state personalizzate le lettere e i modelli utilizzati con SoftAmm2013, copiare la cartella mailing presente in SoftAmm2013 da riportare successivamente sul nuovo pc, in caso contrario tutte le personalizzazioni andranno perse. N.B. Se il computer viene formattato e non sono stati copiati correttamente i dati sopra richiesti, non sarà possibile recuperare i dati che saranno andati perduti per sempre. Fase (2) installazione del database sulla nuova postazione server Installare il servizio di Mysql. In particolare la presente configurazione è necessaria per le macchine che fanno da server per altri pc oppure per ottimizzare i tempi di gestione del database. 310

311 Il servizio di Mysql deve essere installato con le seguenti configurazioni ( da attivare nelle singole schermate proposte dal programma in fase di installazione ): 1. detailed configutation, 2. developer machine, 3. non-transactional Database Only, 4. Manual setting (10), 5. Port number 3309, 6. standard character set, 7. service name: Mysql5 con attiva la casella Launch the Mysql Server automatically, 8. inserire la password di configurazione ( da richiedere precedentemente al servizio di assistenza tecnica) 9. attivare la casella enable root access from remote machines, 10. cliccare su execute. Per la corretta configurazione è necessario: eseguire l installazione con i privilegi di amministratore liberare la porta 3309 qualora chiusa da firewall, antivirus o altro. autorizzare il programma Mysql ad accedere al pc qualora bloccato da antivirus o altro. Fermare quindi il servizio dal pannello di controllo, sezione strumenti di amministrazione > servizi e ricopiare la cartella amm2 in C:\Program Files\MySQL\MySQL Server 5.0\data. Verificare che il file abbia i diritti di lettura/scrittura, diversamente applicare tali diritti alla cartella. 311

312 Far ripartire il servizio Mysql dal pannello di controllo, sezione strumenti di amministrazione > servizi Fase (3) installazione di SoftAmm2013 Cliccare due volte sul file di installazione. Appare la schermata di benvenuto, premere il pulsante avanti Appare la schermata Contratto di licenza, selezionare, dopo avere letto le condizioni di utilizzo del software, l opzione Accetto i termini del contratto di licenza e premere il pulsante [avanti]. 312

313 Appare la schermata Password, inserire la password precedentemente comunicata e premere il pulsante [installa]. 313

314 Se il processo di installazione non rileva una java adeguata all'esecuzione di SoftAmm 2013, ed è disponibile un collegamento a internet, il programma provvederà a ricercare la versione più adatta e ne proporrà l'installazione. Per una guida sull'installazione di Java e Java 3D andate alla Fase 1A Installazione java alla fine di questa sezione. Il processo di installazione, a seconda delle configurazioni del pc, può impiegare anche alcuni minuti per completare l operazione. Al termine del processo appare la schermata Installazione completata, premere il pulsante [fine]. Installare eventuali aggiornamenti disponibili nella sezione riservata del sito Qualora necessario, sostituire la cartella mailing del seguente percorso: 314

315 C:\SoftAmm2013\mailing con la cartella precedentemente salvata. La configurazione del file softamm.xml può essere eseguita manualmente oppure, più semplicemente, è possibile dal vecchio pc - accedere alla cartella \softamm2013 da Risorse di Computer - Disco Locale C, ed individuare il file softamm.xml. Copiare il file e riportarlo nella cartella nella cartella \softamm2013 sempre all'interno di Risorse di Computer - Disco Locale C del nuovo pc confermando la domanda di sovrascrivere il file esistente. Qualora non sia possibile recuperare il file dal vecchio pc, aprire il file con il blocco note e impostare la porta di connessione su 3309, rete=si. Dopo il riavvio del pc, cliccare sull'apposita icona del desktop. Il programma parte in modalità freeware, cliccare sulla casella attivazione del menù principale per visualizzare i codici di attivazione: compare la seguente schermata con i codici di attivazione da inviare, negli orari di assistenza, esclusivamente via fax o mail a assistenza@softime.it: 315

316 Inserire nelle apposite caselle il codice ricevuto via mail o fax e cliccare sul pulsante [attiva]. Chiudere il programma. Per accedere al programma, cliccare sull'apposita icona presente sul desktop, compare la seguente schermata: 316

317 Indicare il nome utente e la password precedentemente impostate. Il personale della Softime non è a conoscenza di tali dati che devono essere precedentemente memorizzati dall'utente. Il programma è di nuovo funzionante. Fase (1A) Installazione Java Se il programma di installazione di SoftAmm 2013 non rileva una java installata visualizzerà un avviso prima di procedere all'installazione. Premere [OK] Nella schermata di benvenuto premere il bottone [Accetta] per continuare 317

318 Nella schermata successiva assicurarsi, se non interessati, che il riquadro con la conferma per l'installazione di OpenOffice.org non sia spuntato come da immagine. Premere il bottone [avanti]. Java verrà installata ora sulla vostra postazione,attendere il completamento della procedura e premere il pulsante [fine]. 318

319 Sostituzione di una macchina in rete Fase (1) recupero del file di installazione e database Prima di procedere con l'installazione del programma è necessario: - avere a disposizione il file di installazione su supporto cd o sul pc dove si desidera installare il programma, compreso l'ultimo aggiornamento eventualmente da recuperare nella sezione riservata del sito internet - Conoscere l indirizzo IP della macchina server o il nome identificativo nella rete - Identificare il codice di attivazione della macchina in rete: accedere alla cartella softamm2013, sottocartella LOGS, selezionare uno dei file e ricercare la riga con la voce cdkey. Identificare il codice di identificazione della macchina. Accedere al programma SoftAmm2013 dal server, cliccare su assistenza, linea di comando e digitare il seguente comando: delete from regkey where cdkey = XXXXXXXXX e cliccare su conferma. ( XXXXXXXX = codice di attivazione ) Se l operazione non viene eseguita correttamente, al termine dell installazione sarà necessario riattivare tutte le postazioni in rete. Qualora siano state personalizzate le lettere e i modelli utilizzati con SoftAmm2013, copiare la cartella mailing presente in SoftAmm2013 da riportare successivamente sul nuovo pc. 319

320 Fase (2) installazione del database Il database presente sul server non deve, per nessun motivo, essere modificato. Fase (3) installazione di SoftAmm2013 Cliccare due volte sul file di installazione. Appare la schermata di benvenuto, premere il pulsante [avanti] Appare la schermata Contratto di licenza, selezionare, dopo avere letto le condizioni di utilizzo del software, l opzione Accetto i termini del contratto di licenza e premere il pulsante [avanti]. 320

321 Appare la schermata Password, inserire la password precedentemente comunicata e premere il pulsante [installa]. 321

322 Se il processo di installazione non rileva una java adeguata all'esecuzione di SoftAmm 2013 provvederà a ricercare la versione più adatta e ne proporrà l'installazione. Per una guida sull'installazione di Java andate alla Fase 1A Installazione java alla fine di questa sezione. Il processo di installazione, a seconda delle configurazioni del pc, può impiegare anche alcuni minuti per completare l operazione. Al termine del processo appare la schermata Installazione completata, premere il pulsante Fine. Installare eventuali aggiornamenti disponibili nella sezione riservata del sito portando tutte le postazioni della rete alla stessa versione. Qualora necessario, sostituire la cartella mailing del seguente percorso: 322

323 C:\SoftAmm2013\mailing con la cartella precedentemente salvata. Accedere alla cartella C:\SoftAmm2013 e provvedere alla configurazione del file softamm.xml. Il file deve essere aperto con il programma blocco note. La configurazione può essere eseguita manualmente oppure, più semplicemente, è possibile dal vecchio pc recuperare il file softamm.xml dalla cartella \softamm2013 e sostituirlo. Qualora non sia possibile recuperare il file dal vecchio pc, aprire il file con il blocco note e impostare la porta di connessione su 3309, rete=si e indicare, nella sezione server= l indirizzo IP del server o il nome della macchina. Prestare attenzione ai dati indicati, se non corretti infatti non sarà possibile visualizzare i dati del server. Configurare i firewall in modo da permettere le connessioni sulla porta 3309 all eseguibile di Softamm2013 e a java. Dopo il riavvio del pc, cliccare sull'apposita icona del desktop. Il programma parte in modalità freeware: cliccare sulla casella attivazione del menù principale per visualizzare i codici di attivazione: compare la seguente schermata con i codici di attivazione da inviare esclusivamente via fax o mail a assistenza@softime.it: 323

324 Inserire nelle apposite caselle il codice ricevuto via mail o fax e cliccare sul pulsante [attiva]. Chiudere il programma. Per accedere al programma, cliccare sull'apposita icona presente sul desktop, compare la seguente schermata: 324

325 Indicare il nome utente e la password precedentemente impostate. Il personale della Softime non è a conoscenza di tali dati che devono essere precedentemente memorizzati dall'utente. Il programma è di nuovo funzionante. 325

326 SoftAmm Gestione Lavori Introduzione È il nuovo programma per la gestione professionale delle telefonate, dei lavori, dei rimborsi di assicurazione e tanto altro ancora. Permette di: - archiviare e reperire informazioni relative ai lavori di manutenzione del condominio in modo rapido ed efficiente, con riferimento a qualsiasi gestione condominiale. - Per ogni lavoro si possono allegare foto, planimetrie, preventivi e lettere ricevute e spedite. - Gestisce le pratiche di sinistro dei fabbricati dalla richiesta di sopralluogo alla liquidazione del danno da parte delle società assicuratrici. - SoftAmm Lavori permette di tenere sotto controllo tutte le richieste di intervento ricevute in merito agli stabili amministrati, di catalogare le telefonate, gestire i lavori deliberati, richiedere preventivi e ottimizzare appuntamenti e sopralluoghi, interagire con Outlook della Microsoft se presente. - Permette di ottenere grafici altamente professionali per la redazione di relazioni sull andamento dei lavori all interno del condominio e report dettagliati sulle telefonate ricevute. SoftAmm Lavori condivide gli archivi di SoftAmm Condominio, è necessario pertanto che il programma sia stato già installato e correttamente funzionante. La logica e i principi dei comandi sono i medesimi di SoftAmm Condominio e quindi il suo utilizzo è incredibilmente semplice e intuitivo, soprattutto per coloro che già utilizzano SoftAmm Condominio. Il programma è già presente in SoftAmm condominio in versione demo e permette la gestione di due telefonate e interventi di esempio per valutare la sua straordinaria efficacia e completezza. 326

327 Menù principale Il menù principale di SoftAmm Lavori è semplice, essenziale, intuitivo. Accedere al programma di gestione lavori cliccando sull apposita icona gestione lavori. Compare il menù principale suddiviso in telefonate, richieste di intervento, lavori, sinistri, analisi. Sulla barra principale sono inoltre presenti i pulsanti per inserire i nuovi interventi, il pulsante [modifica], [elimina] e il pulsante [ricerca]. Il pulsante di ricerca permette di ottenere due tipi di ricerche: - la prima visualizzando immediatamente a video le segnalazioni ricevute, eseguite, non eseguite, le telefonate, i lavori eseguiti o non eseguiti, a seconda della sezione. - la seconda impostando i parametri richiesti e cliccando sul pulsante [conferma]. 327

328 Telefonate Cliccare sulla sezione telefonate quindi nuova telefonata. Compare la scheda della telefonata: Il progressivo viene assegnato in automatico dal programma così come il nome utente. 328

329 Indicare il nominativo del chiamante ( es: sig. Rossi ) e l eventuale fabbricato scegliendo fra quelli proposti. Se nella scheda del condomino sono stati completati anche i campi telefono e cellulare, i dati verranno riportati in automatico, diversamente è possibile integrare/ modificare i dati inseriti. Indicare, se necessario, il dato del destinatario in modo da poter effettuare future ricerche. Il campo chiusa significa che la telefonata verrà archiviata. Completare il campo obbligatorio descrizione, per ottenere data e ora in automatico nella scheda cliccare su aggiungi nota. Confermare l inserimento dei dati cliccando su [salva e chiudi]. 329

330 Richiesta di intervento Cliccare sul pulsante [nuovo intervento]. Compare la seguente scheda: La scheda è composta da 5 sezioni: 330 1) Dati generali 2) Lavori e scadenze 3) Documenti e immagini 4) Preventivi 5) Sopralluogo

331 A seconda delle proprie esigenze è possibile completare solo le parti interessate. Nella prima sezione: Indicare il codice del fabbricato, il nominativo del richiedente e la descrizione dell intervento. Il nominativo può essere ricercato fra tutti i condomini presenti nel database. In questo caso verranno rilevati in automatico i dati eventualmente abbinati al nominativo del condominio. Le sezioni preventivi e sopralluogo compaiono solo se sono state selezionate le apposite caselle. 331

332 Nella seconda sezione: Indicare il codice del fornitore e l eventuale richiesta di sopralluogo. Nella sezione inferiore della scheda indicare l esito del sopralluogo e gli eventuali nominativi dei fornitori ai quali richiedere un preventivo per l esecuzione dei lavori. Il nominativo dei fornitori viene ripreso dalla lista dei fornitori inserita all interno di SoftAmm Condominio. 332

333 I modelli di lettera sono completamente personalizzabili e possono essere richiamati dalla cartella Nella terza sezione: È possibile inserire i documenti collegati e le immagini, visualizzabili in anteprima con l apposita voce opzioni elenco anteprima. E possibile inserire qualsiasi tipo di documento, incluso foto, planimetrie, preventivi e documenti digitalizzati. Nella quarta sezione: 333

334 Cliccare sul pulsante scheda: [nuovo preventivo] e compilare la seguente Se il lavoro viene assegnato, selezionare il preventivo interessato e assegna lavoro. 334

335 Nella quinta sezione: Indicare il nome del fornitore scegliendo fra quelli proposti e pre-inseriti. Indicare eventualmente il nome utente, la data di richiesta e di esecuzione. Confermare i dati con il pulsante [salva e chiudi]. 335

336 Pulsanti stampa e filtro Particolare attenzione deve essere prestata ai pulsanti [stampa e filtro], in ogni sezione infatti è possibile ottenere delle stampe specifiche per la sezione interessata o effettuare delle ricerche mirate con criteri specifici. Lavori Accedere alla sezione lavori, cliccare sul pulsante [nuovo lavoro] e completare i campi della seguente scheda: 336

337 Indicare il nominativo del fornitore, il fabbricato ed eventualmente completare gli altri campi. Cliccare su visualizza su intervento collegato per richiamare l eventuale intervento di origine. Completare il campo grado di soddisfazione per ottenere i grafici di analisi. Nella sezione fatturazione indicare i dati della fattura che eventualmente potrà essere inserita direttamente in prima nota o nell archivio delle fatture ricevute. 337

338 Sinistri Accedere alla sezione sinistri cliccando sull apposita linguella. Cliccare sul pulsante [nuovo sinistro], compare la seguente scheda suddivisa in tre sezioni, di cui la prima: Indicare la data della denuncia, di default quella odierna, lo stato della denuncia, il fabbricato di riferimento, la compagnia di assicurazione ( scelta fra quelle abbinate in precedenza al fabbricato), l eventuale numero di polizza e la descrizione. Cliccando sul pulsante [stampa] è possibile ottenere: - Denuncia di assicurazione - Richiesta rimborso 338

339 - Modulo di quietanza Nella sezione nominativi interessati è possibile indicare tutti i nomi delle persone coinvolte, anche esterne al condominio: Nella sezione immagini è possibile collegare qualsiasi immagine riferita alla pratica: ed eventualmente procedere con la stampa. 339

340 Stampe e ricerche In tutte le sezioni del programma è presente il seguente pulsante: a seconda della sezione in cui ci si trova ( telefonate, sinistri, lavori, etc ) è possibile ottenere delle stampe specifiche. Ad esempio, dalla sezione telefonate, si ottiene: - stampa di tutte le telefonate - stampa della scheda della telefonata dalla sezione richieste di intervento : - stampa della richiesta di intervento - stampa della richiesta di sopralluogo è possibile inoltre ottenere la stampa di richiesta di un preventivo, il sollecito di un lavoro, la denuncia di sinistro, la richiesta di rimborso e tanto altro ancora. Per le specifiche stampe accedere alla sezione che interessa e cliccare sull apposito pulsante [stampa]. Tutti i modelli proposti sono personalizzabili e modificabili, per maggiori informazioni consultare il capitolo personalizzazione delle stampe nella sezione condominio, per i campi personalizzabili consultare l apposito capitolo nella sezione SoftAmm Gestione Lavori. Le stampe possono variare anche in base alle ricerche precedentemente effettuate con il seguente pulsante: 340

341 Cliccando a destra si ottiene un filtro di ricerca rapido, ad esempio nella sezione interventi: Se selezioniamo ad esempio solo aperti, verranno visualizzati a video gli interventi solo aperti, cliccando sul pulsante [stampa] e selezionando interventi visualizzati otterremo la stampa dei soli interventi aperti. Cliccando nella sezione a sinistra del pulsante di ricerca/filtro, otterremo la possibilità di effettuare delle ricerche più complesse utilizzando tutti ( o parte ) dei parametri proposti. In questo esempio: E possibile quindi richiedere la stampa di quanto visualizzato a video. 341

342 I parametri e le opzioni dei pulsanti di ricerca e stampa variano in base all archivio selezionato ma hanno le medesime caratteristiche di operatività. Analisi La sezione prevede la possibilità di richiedere dei grafici al fine di effettuare delle analisi dettagliate dei lavori eseguiti, degli importi spesi, del grado di soddisfazione del lavoro eseguito. Ciò permetterà di effettuare analisi, commenti, richieste di aggiornamento di compensi o scontistica ai fornitori in base a dati certi e documentati oltre che poter monitorare in modo più completo e professionale i lavori e le spese all interno del condominio. L analisi si può effettuare con diversi criteri preimpostati da parte del programma, ad esempio si possono analizzare i lavori eseguiti per fabbricato, per fornitore, per tipologia di lavoro, per sinistri o per richieste. E sufficiente cliccare sull opzione che si desidera utilizzare, indicare l anno di pertinenza e stampare quanto ottenuto a video. 342

343 Si ottiene il seguente grafico di esempio: 343

344 Per stampare il grafico è sufficiente cliccare sul pulsante [stampa], per uscire dalla schermata cliccare sul pulsante [esci]. Comandi per personalizzare i documenti Campi per i dati relativi alla stampa di un intervento In queste stampe sono previsti tutti i campi del fabbricato ed in aggiunta a questi sono presenti i seguenti campi specifici Data dell'intervento Progressivo dell'intervento Descrizione Utente che ha aperto l'intervento Ora di apertura dell'intervento Intervento aperto (il programma scrive una X qualora l'intervento sia aperto Intervento sollecitato (il programma scrive una X qualora l'intervento sia stato sollecitato) Intervento urgente (il programma scrive una X qualora l'intervento sia stato segnalato come urgente) Nominativo del contatto Telefono del contatto Cellulare del contatto Codice del condomino Codice @intervento->cellulare@ 344

345 Nominativo del fabbricato Note dell'intervento Fornitore del sopralluogo Utente del sopralluogo Data della richiesta di sopralluogo Data esecuzione sopralluogo Esito del sopralluogo Lista dei lavori collegati Lista dei preventivi collegati @intervento- Campi per i dati relativi alla stampa di un lavoro In queste stampe sono previsti i seguenti campi oltre a quelli relativi al fornitore e al fabbricato Data del lavoro Descrizione del lavoro Numero del preventivo che ha generato il lavoro Data del preventivo che ha generato il lavoro Importo preventivato Data d'inizio dei lavori Data di fine dei lavori prevista Descrizione 345

346 Note del lavoro Codice del fabbricato Nome del fabbricato Tipologia del lavoro Grado di soddisfazione del lavoro Data di consegna del lavoro Data di annullamento del lavoro Numero fattura Data fattura Importo Ammontare lordo Somme non soggette Data di liquidazione della fattura Data di scadenza del pagamento Tipologia di pagamento Campi per i dati relativi alla stampa di un preventivo In queste stampe sono previsti i seguenti campi oltre a quelli relativi al fornitore Referente per il preventivo Telefono del referente Data del preventivo Oggetto del preventivo Richiesta del preventivo Numero 346

347 Data del preventivo Importo netto Percentuale IVA IVA Importo complessivo Campi per i dati relativi alla stampa di un sinistro In queste stampe sono previsti i seguenti campi oltre a quelli relativi al fabbricato ed alla compagnia assicuratrice Data del sinistro Compagnia assicuratrice Numero della polizza Oggetto del sinistro Numero del sinistro Riferimento del sinistro Data di apertura del sinistro Data di chiusura del sinistro Data di richiesta del rimborso Data di ricezione della quietanza Data di invio della quietanza Numero dell'assegno Data dell'assegno Importo richiesto all'assicurazione Importo @sinistro- 347

348 Tabella dei danneggiati indicati nel sinistro Tabella relativa ai pagamenti dei lavori Note Note si sottolinea che i seguenti campi vanno riportati dove desiderato all'interno dei documenti RTF senza variazioni come spazi o virgolette o cambi di stile nel testo come negli esempi sotto in caso contrario il programma non sarà in grado di leggere e quindi sostituire i campi chiave. Ai modelli RTF è possibile aggiungere anche immagini, come loghi o firme digitali, ma è consigliabile usare immagini leggere (circa Kb) altrimenti si potranno notare dei rallentamenti nelle procedure di stampa. 348

349 Amministrare.com E' il nuovo servizio offerto da Softime agli utilizzatori del programma SoftAmm Condominio che permette al condomino di visualizzare, in qualsiasi momento, la propria situazione contabile relativa al condominio ed altre informazioni ad esso relative. Ad ogni Condomino viene attribuita, direttamente dal sistema o in accordo con il cliente, una password che gli permette di accedere al sito e vedere: - la pagina dati del condominio - la propria situazione rate aggiornata in tempo reale - tutti i dati riguardanti l amministrazione che si deciderà di comunicare - un link per i contatti via - sarà possibile fornire in modo rapido e semplice, tante informazioni che molte volte i condomini chiedono telefonicamente, con grande perdita di tempo e risorse durante la giornata. Il servizio non ha alcuna spesa di avvio e presenta un canone annuo irrisorio. Avviare il servizio è semplicissimo: non è necessario rivolgersi a nessun tecnico o grafico né acquistare un dominio o spazio su internet. I dati saranno ospiti del nostro sito amministrare.com nel quale verrà riportato il nome, l indirizzo e tutto quanto l Amministrazione deciderà di pubblicare. 349

350 Il servizio può essere inserito anche nel sito dell amministratore con la grafica scelta. Una volta inseriti i propri dati di accesso, compare la seguente schermata: con i dati dell amministrazione. Il menù a sinistra permette di accedere ai dati del fabbricato, per accedere alla relativa sezione è sufficiente cliccare sulla voce interessata. Nella sezione i tuoi documenti è possibile visualizzare i documenti che l amministratore ha reso disponibile, i documenti possono essere visualizzati e stampati. 350

351 Cliccare una volta sul documento che si desidera visualizzare e successivamente sul pulsante di stampa. Dalle sezioni scrivi all amministratore e segnala un guasto è possibile inviare delle segnalazioni al proprio amministratore. 351

352 Per configurare la sezione dati dell amministratore, accedere da SoftAmm Condominio a strumenti > personalizza > amministrare.com e indicare i dati che si desidera visualizzare sul sito. Nella scheda del fabbricato è possibile inoltre indicare il referente per il condominio, sezione dati vari: 352

353 PostAmm PostAmm è il servizio esternalizzato di invio di lettere, circolari, raccomandate e documenti di pagamento facile da usare: con pochi passaggi sì è subito in grado di effettuare la prima spedizione e risparmiare risorse e tempo prezioso. Si prepara l'ordine comodamente dal computer, con un numero illimitato di allegati, si indica il mittente, i destinatari e con un semplice click si trasmette tutto ai nostri server. Provvederemo a stampare il materiale entro 24/48 ore con macchine professionali, ad imbustare il materiale e a portarlo in posta. Tu non dovrai fare nulla: basta perdere tempo con stampanti che si inceppano, basta con sgabuzzini pieni di carta e buste oppure ricerche dal tabaccaio di francobolli con la giusta pezzatura per il tuo ordine e soprattutto basta con le file in posta! Potrai inviare qualsiasi documento sia in posta ordinaria che in raccomandata, anche con ricevuta di ritorno e monitorare l'invio sul nostro sito, tutto comodamente senza uscire dal tuo ufficio. Il servizio di PostAmm ti permette di risparmiare non solo carta, tempo e macchinari ma anche sul costo finale dell'ordine. Non c'è nessun canone o costo nascosto, paghi solo per quello che spedisci e l'importo definitivo viene visualizzato a video prima di confermare definitivamente l'ordine. Decidi tu a chi fatturare: al tuo studio oppure al condominio a seconda delle tue esigenze e quelle dei tuoi clienti e più pagine spedisci meno paghi la singola copia! Per la convocazione delle assemblee calcola i tempi di consegna standard di Poste Italiane e in caso di necessità non esitare a contattare il nostro personale affinché l'ordine sia evaso con un canale preferenziale. In caso di indirizzo errato o compiuta giacenza la busta ti verrà direttamente rispedita in quanto sarai sempre tu a risultare come mittente, il nostro nome infatti comparirà solo sulla fattura che riceverai comodamente via posta elettronica. 353

354 Configurazioni iniziali Dal menù principale di SoftAmm Condominio accedere alla voce strumenti > personalizza Inserire nella sezione PostAmm i propri dati ( intestazione, indirizzo, altri riferimenti, logo ). Il nome utente e la password, da inserire una sola volta, vanno richiesti al servizio di assistenza tecnica allo

355 Per poter ricevere le distinte delle raccomandate e poter monitorare l ordine, inserire, nella sezione servizi on line le password fornite dall assistenza tecnica al numero

356 Inserimento dati Prima di procedere con una spedizione, è necessario aver inserito i dati dei condomini, completi di indirizzo, nella scheda del condominio: Per maggiori informazioni contattare l assistenza tecnica o consultare il manuale di SoftAmm Condominio. 356

357 Effettuare una spedizione Selezionare il condominio interessato e nella sezione struttura cliccare su corrispondenza inviata con PostAmm Cliccare sul pulsante [nuovo]. E necessario essere collegati ad internet. Compare la seguente schermata: Attendere il caricamento. 357

358 Compare la seguente schermata: Indicare la descrizione dell ordine che verrà riportata nella fattura, Es. Convocazione assemblea ordinaria del Cliccare su [avanti]. 358

359 Compare la seguente schermata: La lettera accompagnatoria può essere: 1) generata dal programma con il testo eventualmente da personalizzare nel riquadro sottostante 2) generata da SoftAmm Condominio 3) preparata dall utente nel rispetto di quanto previsto da PostAmm Scegliere l opzione che si desidera. Indicare nel campo note eventuali richieste speciali: Es. Pinzare il rendiconto separatamente dal bilancio di previsione e cliccare su [avanti]. Per chi utilizza la mail certificata, indicare l oggetto dell

360 Compare la seguente schermata: Indicare, barrando le apposita caselle, le opzioni che si desiderano, ad esempio è possibile indicare se la comunicazione deve essere inviata a tutti, solo ai proprietari o solo agli inquilini. Indicare al tipologia di spedizione: posta ordinaria, raccomandata, etc. Variare, se necessario, il colore della carta, indicare se la documentazione deve essere stampata fronte e retro oppure pinzata. Indicare come deve essere fatturato l ordine. Nel caso di utilizzo di lettere predisposta dall utente non tutte le funzioni sopra citate sono attive. Entro le ore è possibile attivare l opzione urgente che garantisce l evasione dell ordine in giornata. Cliccare su [avanti]. 360

361 Compare la seguente schermata: Deselezionare gli eventuali nominativi che non devono ricevere la corrispondenza, modificare, se necessario, gli indirizzi e personalizzare eventualmente la tipologia di spedizione. E possibile aggiungere manualmente un destinatario cliccando sull apposito pulsante. In caso di lettera predisposta dall utente non è possibile deselezionare i nominativi individuati dal programma. Per stampare l elenco a video cliccare su [stampa elenco]. Cliccare sul pulsante [avanti]. 361

362 Compare la seguente schermata: Inserire i documenti da inviare salvati in formato.pdf, con alcuni scanner è possibile ottenere l inserimento in modo automatico procedendo in questa fase alla digitalizzazione. Se sul computer è installato il programma gratuito Open Office, è possibile importare i documenti anche in formato.doc o similare e il programma provvede automaticamente alla conversione in formato.pdf E possibile inserire un numero illimitato di documenti. I documenti verranno stampati nel medesimo ordine di inserimento. Se si attiva la funzione di stampa fronte e retro, prestare attenzione all ordine in cui vengono inseriti gli allegati ed aggiungere, se 362

363 necessario, delle pagina bianche dove si desidera uno spazio bianco. Per rimuovere un documento, dopo averlo selezionato, cliccare su [rimuovi]. Terminato l inserimento della documentazione da inviare, cliccare sul pulsante [avanti]. Compare la seguente schermata: Cliccando sul pulsante [aggiungi allegati personalizzati] è possibile allegare i documenti di pagamento personalizzati da aggiungere ad ogni condomino, dopo averli precedentemente emessi con SoftAmm Condominio. E possibile abbinare un documento a più condomini trascinando il documento su un altro nominativo. Per eliminare un documento cliccare sul pulsante [rimuovi]. Cliccare su [finito] per concludere l ordine. 363

364 Compare la seguente schermata: In alto a sinistra viene riportato il costo totale dell ordine e il numero dei destinatari. E possibile vedere una busta di esempio cliccando sul pulsante [anteprima della busta]. Per concludere l ordine, accettare le condizioni di invio e cliccare su [invia l ordine]. Attendere l apposito messaggio di conferma. Si apre automaticamente un documento in formato pdf con il costo totale e le condizioni di invio, il documento può essere stampato. 364

365 Personalizzare la lettera principale E possibile personalizzare la lettera principale contenente i dati del mittente e del destinatario. Digitalizzare la lettera, con la sola carta intestata ed eventualmente la firma e timbro dell amministratore in formato.pdf e abbinarla nell apposta sezione di PostAmm raggiungibile dal pannello di configurazione di SoftAmm Condominio. 365

366 Monitorare una spedizione e annullare l ordine E possibile in qualsiasi momento conoscere lo stato di una spedizione cliccando, dalla scheda del fabbricato, sezione ordini inviati con PostAmm sul nome dell ordine. E necessario essere collegati ad internet. Il simbolo della stampante indica che l ordine è stato stampato. il simbolo della busta gialla indica che l ordine è stato spedito. Selezionare il condominio interessato e nella sezione struttura cliccare su corrispondenza inviata con PostAmm. Per annullare un ordine, cliccare, se disponibile, la X rossa: Se il pulsante non è più attivo, l ordine è già stato elaborato, è possibile contattare il servizio di PostAmm allo e vedere se possibile annullare l ordine, in ogni caso verranno addebitate le spese di stampa. 366

367 Richiamare l ordine interessato e cliccare sul simbolo del foglio azzurro: è possibile visualizzare e stampare la distinta timbrata dalla posta. Sul sito delle poste italiane, sezione dove e quando è possibile conoscere lo stato di ogni singola raccomandata indicando il relativo codice riportato sulla distinta. Ricezione della fattura La fattura relativa all ordine viene inviata in formato elettronico all indirizzo di posta elettronica comunicato in precedenza dopo un paio di giorni dall elaborazione dell ordine. E possibile richiedere l invio cartaceo via posta ordinaria con l addebito dei relativi costi aggiuntivi di spedizione. L ordine può essere fatturato: Tutto al condominio - Tutto all amministrazione - Francobolli al condominio e copie all amministrazione Il pagamento può essere eseguito con: - Bonifico anticipato - Ri.Ba. - R.I.D. Per maggiori informazioni o per personalizzare il sistema di pagamento, contattare il numero , opzione 3. Archiviazione dell ordine Qualsiasi spedizione effettuata con PostAmm viene automaticamente salvata nella scheda del fabbricato, sezione corrispondenza inviata con PostAmm e può essere visualizzata o ristampata in qualsiasi momento.

368 E possibile inoltre, per coloro che hanno sottoscritto il servizio amministrare.com, esportare il documento sul sito nell area riservata del condominio barrando l apposita casella ed eventualmente abbinando una categoria per la visualizzazione. 368

369 Documento tecnico: configurazione di uno scanner Il presente documento è stato realizzato per SoftAmm 2013 in ambiente Windows Xp / Vista utilizzando uno Scanner Scansnap S1500 Fujitsu; Fase 1 Impostazione dello Scanner Per imposta lo scanner innanzitutto andiamo ad aprire l'utility di configurazione ScanSnap Manager, presente nel menù Start ScanSnap Manager. Avviamo l'utility di configurazione. Nella prima schermata Applicazione andiamo a selezionare la voce Scansione verso file dal menù a discesa Seleziona l'applicazione 369

370 Spostiamoci sulla seconda schermata di configurazione denominata [salva] e utilizzando il pulsante [Sfoglia] andiamo a selezionare la cartella in cui verranno salvate tutte le scansioni che andremo ad effettuare Spostiamoci quindi alla quarta schermata di opzioni Opzione file e dal menù a discesa Formato File selezioniamo il formato PDF (*.pdf) 370

371 Fase 2 Impostazione di SoftAmm 2013 Ora che lo scanner è stato impostato in modo da salvare tutte le scansioni automaticamente in una directory da noi scelta e in formato pdf, dobbiamo far partire SoftAmm 2013 utilizzando l'icona presente su desktop. Avviato il programma andare sul menu Strumenti - Personalizza e sulla sinistra cliccare l'icona PostAmm. In fondo alla schermata nella sezione Impostazioni Scan To Folder cliccare l'icona raffigurante una cartella. Selezionare nella schermata che si presenta la cartella di salvataggio impostata nella fase 1 e premere [conferma]. 371

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