Presidenza del Consiglio dei Ministri

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1 Aggiornato al 21 marzo 2011

2 Sommario INDICE... 3 FREQUENTLY ASKED QUESTIONS... 4 Registrazione al portale... 4 Autenticazione al portale... 5 Modifica e recupero della password... 6 Iscrizione e sostituzione dei Responsabili del Procedimento... 6 Sostituzione del Responsabile PERLA PA... 7 Struttura organizzativa... 7 Modifica dati della P.A Cessazione della P.A Pagina 2 di 8

3 Indice 1. D. Sono una P.A. già censita nei sistemi precedenti ma non ho ricevuto alcuna mail per effettuare la registrazione sul nuovo portale. Cosa devo fare? 2. D. Sono una P.A. non registrata sui sistemi preesistenti. Cosa devo fare per registrarmi? 3. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. Quali sono i miei compiti? 4. D. Sono già Responsabile del Procedimento. Posso essere Responsabile PERLA PA? 5. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. In fase di registrazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! Il codice fiscale è già presente a sistema e associato all utente con user ID. Cosa significa? 6. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. In fase di registrazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! L utente con cui ti sei autenticato è associato ad un altro codice fiscale. Cosa significa? 7. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. Tento di accedere al portale utilizzando i dati di acceso a mia disposizione, ma l autenticazione non va a buon fine. Qual è il motivo? 8. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. In fase di prima autenticazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! Il codice fiscale è già presente a sistema e associato all utente con user ID. Cosa significa? 9. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. In fase di prima autenticazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! L utente con cui ti sei autenticato è associato ad un altro codice fiscale. Cosa significa? 10. D. Provo ad autenticarmi con le mie credenziali, ma il sistema restituisce il messaggio Inserisci un login valido. Che significa? 11. D. Voglio modificare la mia password di accesso. Cosa devo fare? 12. D. Ho dimenticato la password per accedere al portale. Cosa devo fare? 13. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. Cosa devo fare per nominare un Responsabile del Procedimento di un adempimento o sostituire un Responsabile del Procedimento esistente? 14. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione, la quale ha nominato un nuovo Responsabile in mia sostituzione. In che modo è possibile sostituire il R.P.P.A.? 15. D. In che modo è possibile strutturare le P.A. centrali e quelle periferiche nel nuovo portale e cosa sono le unità di inserimento (UU.II.)? 16. D. Cos è un unità di inserimento centro di responsabilità? 17. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione registrata al portale. In che modo posso modificare i dati della P.A. e quali sono i dati modificabili? 18. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione registrata al portale che è stata cessata. Come posso cancellare la P.A. dal portale? Pagina 3 di 8

4 Frequently Asked Questions Presidenza del Consiglio dei Ministri Registrazione al portale 1. D. Sono una P.A. già censita nei sistemi precedenti ma non ho ricevuto alcuna mail per effettuare la registrazione sul nuovo portale. Cosa devo fare? R. È possibile che a causa di difficoltà nel reperire l indirizzo di ricezione dell precedentemente dichiarato o a causa di un indirizzo divenuto nel tempo superato, l amministrazione non abbia modo di ricevere l di registrazione al portale. Si può in questo caso richiederne il reinoltro, scrivendo a perlapa@governo.it, comunicando l indicazione della denominazione dell amministrazione, del codice fiscale e dell indirizzo alternativo per il recapito della mail. 2. D. Sono una P.A. non registrata sui sistemi preesistenti. Cosa devo fare per registrarmi? R. Dopo aver nominato il Responsabile PERLA PA, quest ultimo deve accedere al portale, cliccare su Registrazione presente nell area di autenticazione e seguire la procedura guidata. La richiesta di registrazione telematica deve essere confermata mediante opportuna documentazione trasmessa dalla casella di posta elettronica (certificata o non) dell amministrazione. Tale documentazione consiste nella copia dell atto normativo in base al quale l amministrazione è stata istituita. Nel caso in cui la documentazione di cessazione venga inviata mediante posta elettronica non certificata, l Help Desk si riserva di effettuare delle verifiche. 3. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. Quali sono i miei compiti? R. Il Responsabile di PERLA PA provvede: alla registrazione dell'amministrazione al portale PERLA PA; alla gestione dei dati anagrafici dell amministrazione (e all eventuale cessazione); alla nomina/sostituzione dei Responsabili del Procedimento dei vari adempimenti. 4. D. Sono già Responsabile del Procedimento. Posso essere Responsabile PERLA PA? R. Sì, il sistema prevede che un utente possa essere Responsabile PERLA PA ed avere altri ruoli. In particolare, un utente può avere al massimo un ruolo per adempimento ed unità amministrativa. 5. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. In fase di registrazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! Il codice fiscale è già presente a sistema e associato all utente con user ID. Cosa significa? R. Il messaggio indica che al codice fiscale inserito risulta già associata un utenza per accedere al nuovo portale. Poiché nel nuovo sistema è previsto l utilizzo di un unica utenza di accesso, è Pagina 4 di 8

5 possibile trasferire il ruolo associato alle credenziali utilizzate per la registrazione all utenza associata al codice fiscale digitato. 6. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. In fase di registrazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! L utente con cui ti sei autenticato è associato ad un altro codice fiscale. Cosa significa? R. Il messaggio indica che i dati di accesso utilizzati per la registrazione risultano associati, nel nuovo sistema, ad una diversa persona. Per associare i dati di accesso al proprio codice fiscale è sufficiente cliccare su Successiva e proseguire con la registrazione. Autenticazione al portale 7. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. Tento di accedere al portale utilizzando i dati di acceso a mia disposizione, ma l autenticazione non va a buon fine. Qual è il motivo? R. I motivi della mancata autenticazione possono essere i seguenti: il Responsabile PERLA PA della propria amministrazione centrale non ha ancora provveduto a registrare la P.A. sul nuovo portale. Infatti, solo in seguito alla registrazione della P.A. centrale tutti gli utenti saranno abilitati ad accedere. Al fine di informare tutti i soggetti coinvolti dell avvenuta registrazione sul portale PERLA PA, al termine della procedura essi riceveranno una mail in cui è indicato che è possibile da quel momento effettuare il primo accesso; le credenziali di accesso a propria disposizione non sono valide per il nuovo portale. Per alcuni utenti, infatti, le credenziali sono state modificate per renderle compatibili con il nuovo sistema di autenticazione. Gli utenti le cui credenziali sono state modificate sono informati tramite mail da parte del. Nel caso in cui non si sia ricevuta alcuna comunicazione al riguardo, è possibile contattare l Help Desk per chiedere chiarimenti. 8. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. In fase di prima autenticazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! Il codice fiscale è già presente a sistema e associato all utente con user ID. Cosa significa? R. Il messaggio indica che al codice fiscale inserito risulta già associata un utenza per accedere al nuovo portale. Poiché nel nuovo sistema è previsto l utilizzo di un unica utenza di accesso, è possibile trasferire il ruolo associato alle credenziali utilizzate per l autenticazione all utenza associata al codice fiscale digitato. 9. D. Sono un utente dei sistemi preesistenti. In fase di prima autenticazione ho inserito le credenziali usate sui sistemi preesistenti e, successivamente, inserito il mio codice fiscale per la verifica. Il sistema mostra il messaggio Attenzione! L utente con cui ti sei autenticato è associato ad un altro codice fiscale. Cosa significa? Pagina 5 di 8

6 R. Il messaggio indica che i dati di accesso utilizzati per la registrazione risultano associati, nel nuovo sistema, ad una diversa persona. Per associare i dati di accesso al proprio codice fiscale è sufficiente cliccare su Successiva e proseguire con l autenticazione. 10. D. Provo ad autenticarmi con le mie credenziali, ma il sistema restituisce il messaggio Inserisci un login valido. Che significa? R. Il messaggio esposto significa che le credenziali utilizzate per l accesso non sono corrette, in quanto non sono associate ad alcun utente. Modifica e recupero della password 11. D. Voglio modificare la mia password di accesso. Cosa devo fare? R. Per poter modificare la propria password è necessario autenticarsi al portale e cliccare su Dati personali nella sezione Profilo personale. Il sistema mostra i propri dati anagrafici e la propria password (criptata); in questa schermata è possibile modificare la password e confermare la modifica. In seguito alla modifica, sarà possibile autenticarsi al portale con la propria USER e la nuova password. 12. D. Ho dimenticato la password per accedere al portale. Cosa devo fare? R. Per poter accedere nuovamente al portale è necessario cliccare su Password dimenticata?, presente nell area del portale dedicata all autenticazione, e indicare la propria USER e la mail legata all utenza. Il sistema invierà automaticamente una mail contenente il link per impostare la nuova password e, dopo averla impostata, è nuovamente possibile autenticarsi al portale con la propria USER e la nuova password. Iscrizione e sostituzione dei Responsabili del Procedimento 13. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione. Cosa devo fare per nominare un Responsabile del Procedimento di un adempimento o sostituire un Responsabile del Procedimento esistente? R. È sufficiente cliccare su Iscrizione e sostituzione dei Responsabili nella sezione Gestione responsabili e scegliere l adempimento per cui nominare o sostituire un R.P. Nel caso in cui per l adempimento selezionato risulta già associato un R.P., il sistema mostra i dati dell attuale Responsabile. Pagina 6 di 8

7 Sostituzione del Responsabile PERLA PA 14. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione, la quale ha nominato un nuovo Responsabile in mia sostituzione. In che modo è possibile sostituire il R.P.P.A.? R. Nel caso in cui il ruolo di Responsabile di PERLA PA venga affidato ad un altra persona, il nuovo Responsabile PERLA PA può essere iscritto dall attuale Responsabile PERLA PA. Dopo l autenticazione, è sufficiente cliccare su Sostituzione R.P.P.A. nella sezione Profilo P.A. e seguire la procedura guidata. Qualora l attuale Responsabile PERLA PA non possa seguire la procedura descritta, è necessario contattare il, che provvederà a gestire tempestivamente la richiesta. Struttura organizzativa 15. D. In che modo è possibile strutturare le P.A. centrali e quelle periferiche nel nuovo portale e cosa sono le unità di inserimento (UU.II.)? R. Le Pubbliche Amministrazioni possono dotarsi di una struttura gerarchica flessibile, al fine di facilitare il lavoro di inserimento dei dati. Gli elementi di tale struttura sono definiti unità di inserimento (UU.II.). Una P.A. può decidere di adottare le UU.II. (con livelli di profondità più consoni alle proprie esigenze) per un adempimento e di gestire i dati centralmente per un altro adempimento. In altre parole, per comunicare i dati relativi ad uno specifico adempimento una P.A. può scegliere di: centralizzare l inserimento dei dati, senza creare unità di inserimento e limitandosi a poche utenze centrali che fanno da collettore rispetto ai dati della P.A.; delegare l inserimento dei dati a più utenti organizzati su uno o più livelli di unità di inserimento; delegare l inserimento dei dati a più utenti al suo interno senza creare unità di inserimento, semplicemente abilitando più utenti a livello della P.A. centrale. 16. D. Cos è un unità di inserimento centro di responsabilità? R. Un U.I. centro di responsabilità è un unità di inserimento che è tenuta ad inviare, secondo le scadenze previste dai vari adempimenti, la dichiarazione di fine periodo al Dipartimento della Funzione Pubblica. La dichiarazione inviata da un unità di inserimento centro di responsabilità conferma i dati inseriti da se stessa e da tutte le UU.II. gerarchicamente dipendenti che non sono centro di responsabilità. Pagina 7 di 8

8 Modifica dati della P.A. Presidenza del Consiglio dei Ministri 17. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione registrata al portale. In che modo posso modificare i dati della P.A. e quali sono i dati modificabili? R. Per modificare i dati della P.A. è sufficiente cliccare su Dati P.A. all interno della sezione Profilo P.A. e seguire la procedura guidata. I dati modificabili si dividono in due categorie: dati sostanziali (per i quali è richiesta l approvazione da parte del D.F.P.) riguarda informazioni che identificano univocamente la P.A. censita nella banca dati, come il codice fiscale, la denominazione o il comparto di appartenenza; altri dati (che non comporta alcuna approvazione da parte del D.F.P.) riguarda informazioni sui riferimenti normativi o informazioni di contatto. Cessazione della P.A. 18. D. Sono il Responsabile PERLA PA di un Amministrazione registrata al portale che è stata cessata. Come posso cancellare la P.A. dal portale? R. La cessazione di una P.A. viene richiesta dal Responsabile PERLA PA mediante la funzionalità presente sul portale. Per richiedere la cessazione è sufficiente cliccare su Cessazione P.A. presente nella sezione Profilo P.A., dopo essersi autenticati. L effettiva cessazione della P.A. è in ogni caso subordinata all approvazione del D.F.P. e all effettiva verifica dell adempienza dell Amministrazione (per gli adempimenti obbligatori). In caso quest ultima condizione non si dovesse verificare, l Amministrazione non può essere cessata definitivamente, ma deve essere solo disabilitata per gli anni successivi all anno di cessazione per gli adempimenti per i quali deve ancora effettuare comunicazioni. In tal modo alla P.A. sarà lasciata la possibilità di comunicare per gli anni per cui risulta inadempiente. Analogamente al processo di iscrizione, anche per quello di cessazione è necessario che la richiesta di registrazione telematica venga confermata mediante opportuna documentazione trasmessa dalla casella di posta elettronica (certificata o non) dell amministrazione. Tale documentazione consiste nella copia dell atto normativo in base al quale l amministrazione è stata cessata. Nel caso in cui la documentazione di cessazione venga inviata mediante posta elettronica non certificata, l Help Desk si riserva di effettuare delle verifiche. È bene precisare che quando si parla di cessazione della P.A., si fa riferimento alla semplice disabilitazione della stessa e delle relative unità di inserimento e non alla cancellazione fisica. Pagina 8 di 8