MANUALE OPERATIVO ORDINATIVO INFORMATICO SCUOLE NON SIDI

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1 MANUALE OPERATIVO ORDINATIVO INFORMATICO Soluzione per le Istituzioni scolastiche che NON utilizzano SIDI Bilancio Verificato da Mauro Mattioli Approvato da Lucio Piegari 1

2 Unimoney scuole NON SIDI: Dati identificativi del documento : 1 Versione del documento 1.0 Autore Monia Marziale Data di pubblicazione 13/02/2012 Scopo del documento Descrive il funzionamento del prodotto Unimoney scuole NON SIDI Rivolto a Utilizzatori finali Nome e versione del software Unimoney scuole NON SIDI 1.0 Organizzazione Unimatica S.p.A. Restrizioni all utilizzo del documento : 2 Hardware Comunicazioni Sistemi Operativi Revisione Data Motivo Revisione Emesso da Approvato da /06/2013 Aggiunta gestione sonda Domenica Carlomagno Arnaldo Ianieri /07/2013 Aggiunta scarico ricevute Domenica Carlomagno Arnaldo Ianieri /07/2013 Aggiunta stampa dei documenti Domenica Carlomagno Arnaldo Ianieri 2

3 Sommario 1 Versione del documento Hardware Introduzione Utenti e ruoli Home page Avvisi Barra navigazione Ruoli DS e DSGA Ricerca e modifica degli utenti Download e installazione UMCONNECT Firmare un documento Gestione Ordinativi Importazione ordinativi Validazione con esito positivo Validazione con esito negativo Sommario ordinativi nuovi documenti completi documenti alla firma documenti in scadenza documenti scaduti documenti rifiutati Invio alla firma Situazione bancaria Ricerca documenti Stampa dei documenti

4 3 Introduzione Unimoney scuole NON SIDI permette al DSGA - Dirigente dei Servizi Generali e Amministrativi - e al DS - Dirigente Scolastico - di firmare reversali e mandati generati a partire dai dati inseriti nel programma di contabilità sotto forma di flussi di ordinativi. Dopo la firma del DSGA e del DS poi, è possibile visualizzare lo stato del singolo documento in base alle ricevute generate dalla Banca ricevente. ll processo di trasmissi one di un flusso di ordinativi segue il seguente schema di base: l'i stituzione Scolastica carica un flusso nel sistema; la Banca riceve il flusso e produce un messaggio di "flusso accettato", che ha lo scopo di comunicare alla scuola l'avvenuta ricezione del flusso, oppure in alternativa di "flusso scartato", che indica il rifiuto di un flusso formalmente non corretto. Tali ricevute sono relative ad ogni singolo documento presente all interno del flusso; qualora il flusso venisse accettato, superando i controlli formali da parte del sistema ricevente, il flusso sarà elaborato. Al termine dell'elaborazione, la Banca invierà messaggi di esito applicativo per notificare che ogni ordinativo sia stato prima acquisito e successivamente eseguito (pagato). 4

5 1 Introduzione L accesso è previsto dal sito può avvenire in due modi: 1) Cliccando sulla voce OTP inserendo codice utente, codice pin e codice otp 2) Cliccando sulla voce firma digitale inserendo il pin del token di firma 5

6 Dopo aver effettuato l accesso entriamo nella pagina degli avvisi attraverso tesoreria enti ORDINATIVO INFORMATICO 4 Utenti e ruoli Gli utenti del servizio Unimoney, scuole NON SIDI, accedono alla home page degli avvisi in cui sono abilitati i ruoli preconfigurati. 4.1 Home page Avvisi Dopo avere effettuato il login si accede alla pagina degli avvisi in cui verranno notificati tutti gli avvisi relativi ai documenti da firmare e ai documenti per i quali è stata emessa dalla Banca una ricevuta negativa. Gli stessi avvisi possono essere eliminati, dopo la loro selezione, mediante il pulsante cancella. La selezione del pulsante "firma ordinativi" porta l'utente alla pagina con l'elenco dei documenti da firmare. Il pulsante "gestione ordinativi" permette di accedere ai report sullo stato dei documenti dal momento in cui sono disponibili per l'importazione fino alla ricezione delle ricevute di servizio, carico ed esecuzione da parte della banca ricevente. 6

7 5 Barra navigazione La barra di navigazione è presente in tutte le pagine e permette all utente di navigare le pagine dell applicazione. I pulsanti della barra possono essere disabilitati in alcune pagine. Esce dal sistema chiudendo la sessione di collegamento legata all identità dell utente. ATTENZIONE: E molto importante uscire SEMPRE con il pulsante esci. Se lasciate incustodito il vostro PC mentre è collegato al sistema (anche se avete navigato successivamente in altri siti, ma lasciando aperta la sessione) date la possibilità a chiunque possa accedere alla vostra macchina di agire a vostro nome e con le vostre autorizzazioni sulle applicazioni. Permette di ritornare alla Pagina personale dell utente (o pagina degli avvisi). In cui l utente prende visione degli avvisi a lui destinati e seleziona le applicazioni a cui è abilitato. All interno delle applicazioni questo pulsante permette sempre di ritornare all Home Page (o pagina del menu principale) dell applicazione. Permette di inviare una mail all amministratore per segnalare suggerimenti, lamentele e (perché no?) anche complimenti sul sistema. Apre le pagine di help. Effettua un passo indietro nella navigazione interna al sistema Unimoney (solo nei contesti in cui è permesso) ATTENZIONE: E consigliabile non utilizzare il tasto indietro del browser perché vi farà uscire dal sistema Unimoney. Se il pulsante indietro non è attivo, per ritornare alla pagina iniziale occorre premere il pulsante avvisi 7

8 6 Ruoli DS e DSGA MANUALE OPERATIVO Il DS e il DSGA hanno la possibilità di cercare e modificare gli utenti che utilizzano l applicativo e di scaricare il software UMCONNECT responsabile dell invio dei documenti sul portale di INBIZ. 6.1 Ricerca e modifica degli utenti Il pulsante gestione utenti permette la ricerca degli utenti abilitati all utilizzo dell applicativo e alla creazione di nuovi. Accedendo al pulsante Cerca e modifica utenti l utente master vedrà gli utenti abilitati, che in questo caso saranno il DS e il DSGA. Di questi operatori saranno visibili, in maniera indicativa, il nome, il cognome, l ente certificatore del dispositivo di firma e il codice fiscale. 8

9 Le due icone finali permettono di modificare (icona gialla) o disabilitare (icona rossa) il corrispondente utente. L icona gialla a destra di ogni operatore in particolare porta alla pagina di modifica dell utente sotto descritta. 9

10 Il pulsante Crea un nuovo utente permette invece di inserire un nuovo utente. In questo caso i dati da inserire sono: nome, cognome,codice fiscale,ente certificatore del dispositivo di firma (InfoCamere se dispositivo rilasciato dalla Camera di Commercio e/o da InfoCamere, Actalis se dispositivo di Aruba e/o rilasciato da Intesa San Paolo) userid di accesso ad Inbiz e ruolo. Responsabile - utente responsabile della creazione dei documenti e dell invio alla firma degli stessi. Tesoriere - utente abilitato alla sola consultazione dei documenti inviati in Banca. Gestione Utenti ruolo attribuito al DS e al DSGA per la modifica e la creazione degli utenti. Gestione Distinte ruolo utilizzato dai soli enti pubblici. 10

11 6.1.1 Download e installazione UMCONNECT Il pulsante gestione sonda consente il download del software responsabile della trasmissione dei documenti prodotti nel gestionale della contabilità. Il pulsante download sonda permette di scaricare un file.zip contenente ciò che è necessario per l installazione del software UMCONNECT. 11

12 Una volta scompattato il file si dovrà eseguire il file launcher-win32.exe e seguire i seguenti passi: 1.Selezionare il linguaggio per l installazione 2. Procedere con l installazione cliccando sul pulsante Prossimo 12

13 3 Selezionare il pulsante OK per installare il software sul disco C e proseguire con il pulsante Prossimo 13

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15 .4 Cliccare sul pulsante Fatto 15

16 5.Terminare l installazione di UMCONNECT attraverso lo shortcut Start --> Programmi --> umconnect --> NTServiceInstaller 6. Avviare umconnect (Start --> Programmi --> umconnect -->NTServiceStarter). Completata l installazione è possibile iniziare ad inviare documenti utilizzando i parametri di default (cartella di partenza pre-configurata con c:\umconnect\flussi\start). 16

17 Nel caso in cui si voglia personalizzare l installazione della sonda è possibile modificare alcuni parametri (come la cartella di partenza o le impostazioni del proxy) attraverso la console della sonda. Le personalizzazioni della sonda possono essere salvate in Unimoney caricando il file database.script (presente in umconnect/db) nella pagina di Unimoney selezionandolo e caricandolo con il pulsante conferma. 7 Firmare un documento Dalla Home page degli avvisi, selezionando il pulsante "firma ordinativi" si accede alla pagina in cui è possibile visualizzare i documenti disponibili per la firma e firmarli collegando il dispositivo di firma e inserendo il pin. Le reversali e i mandati generati dal programma di contabilità diventano disponibili per la firma trascorso un periodo di tempo variabile in base alle configurazioni iniziali. Per ciascun documento da firmare sono riportate anche alcune informazioni indicative ed è inoltre possibile visualizzare il documento stesso selezionando il link del numero documento. Nel momento in cui compare il messaggio Inizializzazione terminata. Introdurre pin. è necessario immettere il pin nell apposito campo e selezionare il pulsante conferma. La barra di scorrimento indica in tempo reale quanti documenti si stanno firmando. Una volta che il documento è stato firmato dal DSGA e dal DS esso risulterà completo e in tempi molto brevi, dell arco dei minuti, verrà inviato automaticamente alla Banca. Per ogni documento inviato, la Banca invierà una ricevuta di servizio, una di carico e una di esecuzione. Nel caso in cui uno o più documenti non fossero presenti nella sezione firma ordinativi è necessario tornare nella pagina degli avvisi e selezionare il pulsante "Gestione ordinativi" per accedere alle funzionalità avanzate dell'applicativo e capirne il motivo. 17

18 8 Gestione Ordinativi Le reversali e i mandati prodotti dalla contabilità effettuano una serie di passaggi e trasformazioni prima di essere resi disponibili per la firma. Dalla Home page degli avvisi, selezionando il pulsante "Gestione ordinativi" si accede ad una pagina in cui sono presenti i link per accedere alle funzionalità avanzate dell'applicativo. In particolare è possibile accedere alle pagine di importazione, di invio alla firma, alla situazione bancaria e alla ricerca dei documenti. 8.1 Importazione ordinativi Selezionando il link "Importazione ordinativi" si visualizzano i singoli documenti generati a partire dal flusso proveniente dal programma di contabilità. Tali ordinativi non sono ancora dei veri e propri documenti in quanto devono essere validati in base alle specifiche del tracciato MIUR. La validazione formale viene effettuata selezionando il pulsante "conferma". 8.2 Validazione con esito positivo I documenti scompaiono dalla pagina di importazione e vengono resi disponibili per la fase successiva di "Invio alla firma" 8.3 Validazione con esito negativo L'ordinativo non viene importato e si visualizza la pagina degli "Ordinativi difettosi" in cui, per ciascun documento che non è stato correttamente validato è possibile selezionare il pulsante "dettagli" che mostrerà l'elenco dei controlli che non sono stati superati. 18

19 8.4 Sommario ordinativi I documenti importati correttamente diventano disponibili per i passaggi successivi e in particolare per l'invio alla firma. I documenti sono visualizzabili nelle pagine del "Sommario ordinativi" in cui vengono raggruppati in base allo stato. 8.5 nuovi Ordinativi appena importati e pronti per essere inviati alla firma mediante il pulsante invia alla firma tutti gli ordinativi. 8.6 documenti completi Documenti che hanno completato l iter di firma, raggiungendo il numero di firme richiesto documenti alla firma Documenti che sono in attesa di essere firmati documenti in scadenza Documenti in attesa di una firma che deve essere effettuata entro breve documenti scaduti Documenti che non sono stati firmati entro i termini richiesti. Si tratta di un promemoria, i documenti scaduti possono firmati anche dopo la scadenza documenti rifiutati Documenti per i quali uno dei firmatari ha rifiutato esplicitamente di eseguire la firma. 19

20 8.7 Invio alla firma L invio alla firma dei documenti può avvenire in due modalità: Manuale: una volta confermati, i documenti verranno indicati nella pagina di Sommario Ordinativi, come documenti "nuovi" che possono essere inviati alla firma selezionando il pulsante "invia tutti gli ordinativi alla firma" oppure accedendo alla pagina con l'elenco dei documenti nuovi, selezionando il pulsante "invia". Automatica: al momento dell accesso degli utenti, in ordine il DSGA e poi il DS comparirà nella "Home page degli avvisi" il seguente messaggio Ci sono nuovi documenti da firmare In questa fase viene impostato quello che viene definito "iter di firma": firma del DSGA prima e del DS poi. Nel caso in cui le configurazioni del sistema non sono sufficienti a poter creare un corretto iter per uno o più documenti viene spedito uno o più avvisi (uno per documento) nella "Home page degli avvisi" con l'indicazione dell'anomalia riscontrata. 20

21 8.7 Situazione bancaria La situazione bancaria è un vero e proprio archivio digitale a disposizione dell ente e che permette agli utenti di verificare tutte le operazioni che sono state svolte sui documenti che sono stati inviati in Banca. I documenti vengono classificati in: INVIATI ALLA BANCA IN ATTESA DI RICEVUTA DI SERVIZIO: sono documenti firmati dall ente e trasmessi in Banca per i quali la Banca non ha ancora emesso le ricevute di servizio. DOCUMENTI CONSEGNATI ALLA BANCA: sono i documenti per i quali è arrivata la ricevuta di servizio. DOCUMENTI ACCETTATI: sono i documenti per i quali è arrivata la ricevuta di servizio e di carico, entrambe positive. DOCUMENTI ESEGUITI: sono i documenti per i quali è arrivata la ricevuta di servizio, di carico ed esecuzione, tutte positive. DOCUMENTI RIFIUTATI DALLA BANCA: sono documenti per i quali la ricevuta di servizio è negativa. DOCUMENTI NON ESEGUIBILI: sono documenti per i quali la ricevuta di carico è negativa. DOCUMENTI NON ESEGUITI: sono documenti per i quali la ricevuta di esecuzione è negativa. DOCUMENTI OBSOLETI: sono documenti che hanno subito delle modifiche. DOCUMENTI CHIUSI: sono documenti chiusi dall ente mediante il pulsante chiudi ordinativo presente all interno del dettaglio del documento. 21

22 . Come scaricare una ricevuta Tramite il pulsante salva documento firmato è possibile salvare una copia elettronica dell oggetto in questione: in questo specifico caso la Ricevuta di pagamento ma, nel caso di visualizzazione di un mandato il mandato stesso. Il formato del file è un formato particolare, e, nel caso in cui dobbiamo fornire la copia elettronica, chi riceve il nostro file deve essere in grado poi di interpretarlo. 22

23 Tramite il pulsante visualizza xml vedo come è realmente il file trasmesso (in caso di errori con la Tesoreria): 23

24 8.8 Ricerca documenti I vari filtri presenti all interno della pagina di Ricerca Ordinativi permettono una ricerca più mirata del documento desiderato. La ricerca può essere effettuata per data, numero ordinativo, esercizio, tipo documento, evento e stato di spedizione. 8.9 Stampa dei documenti E' prevista anche la possibilità di stampare più ordinativi simultaneamente. Tale processo avviene eseguendo dapprima una ricerca degli ordinativi a cui l'utente è interessato. Dopodiché questi ultimi si potranno selezionare cliccando su Aggiungi al Carrello. Il passo successivo e quello che permette di chiudere la ricerca è Gestione Carrello con cui l utente ha la possibilità di selezionare il tipo di stampa 24

25 Premendo il pulsante stampa apparirà l avviso sottostante Nella pagina degli avvisi sarà possibile scaricare il file zip contenente il pdf richiesto 25

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