Genesys Meeting Center

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1 Genesys Meeting Center Guida all uso v Più informazioni Genesys Meeting Center è lo strumento ideale per comunicare e collaborare a distanza. Semplice ed efficiente, integra le funzioni di audio e Web conferenza in una piattaforma unica, trasformando il PC in una vera e propria sala riunioni virtuale. Grazie all'affidabilità e alla sicurezza di Genesys Meeting Center, è possibile presentare file PowerPoint, condividere applicazioni, sottoporre quiz e questionari ai partecipanti, condurli in un Web Tour e collegarsi con il VoIP - tutto con lo stesso impatto e gli stessi risultati di una vera riunione. Con Genesys Meeting Center potrà comunicare di più e comunicare meglio riducendo tempi e costi legati agli spostamenti. Utilizzi Genesys Meeting Center per: Presentazioni commerciali Programmi di Training Seminari Marketing Lanci di Prodotti Lavoro collaborative Gestione di progetti Comunicati interni Suggerimenti per una conferenza di successo Seguono alcuni suggerimenti per organizzare al meglio conferenze Genesys Meeting Center : Per semplificare lo svolgimento della riunione, prenda il tempo di creare questionari e quiz in anticipo e di caricare le presentazioni utili prima della conferenza. Avvii la riunione in anticipo per permettere ai partecipanti di entrare in conferenza all'orario stabilito. Per un'ottima qualità dell'audio durante la conferenza, parli direttamente in cuffia o nella cornetta del telefono. Per le riunioni che non richiedono l'intervento in audio di tutti i partecipanti, scelga la modalità silenziosa per eliminare i rumori di fondo. La velocità di connessione dei partecipanti può variare. Quindi lascii il tempo necessario fra una slide e l'altra per permettere a tutti di visualizzare la slide giusta. Per ottimizzare la condivisione delle applicazioni, chiuda tutte le finestre che non servono. Per facilitare la lettura delle tue presentazioni limita la descrizione a 6-7 righe per slide. Tutti i partecipanti dovranno fare un test del browser (link incluso nell'invito) prima della conferenza, per assicurarsi che non ci siano problemi con il sistema di sicurezza. Assicuri che i partecipanti scarichino l'applicazione Meeting Center prima della conferenza se vogliono utilizzare funzioni quali la possibilità di essere Presentatore, il VoIP e/o l accesso video. Nota: I partecipanti non sono tenuti a scaricar l'applicazione per accedere alla riunione. Last modified on: 1/18/2011

2 Installazione Avviare una riunione con i Calendari Outlook o Lotus Notes o l icona Genesys Meeting Center sulla barra strumenti, non è mai stato più facile! Seguendo le istruzioni di sotto potrete organizzare e partecipare a delle riunioni multimedia. Nota: Prima di iniziare verifichi che ha i diritti amministratore per lo scarico e l installazione dell applicazione. CARICAMENTO ED INSTALLAZIONE 1 Per scaricare l applicazione Genesys Meeting Center va su e faccia un clic su Scarica Ora 2 Fare clic su Scarica Ora. 3 Quando la finestra appare, faccia un clic su Run poi su Seguente. 4 Selezionare I accept e fare clic su Seguente. 5 Entri il Suo Numero di Riunione e Codice PIN. Selezioni la casella per utilizzare il calendario Outlook e faccia un clic su Seguente. 6 Durante lo scarico, selezioni Sign in to Genesys Meeting Center e faccia un clic su Finish. 7 Un icona Genesys Meeting Center apparirà sulla bassra strumenti.

3 ACCESSO MODERATORE VIA IL BROWSER WEB (SENZA CARICAMENTO) Se non ha installato l applicazione di riunione, può avviare riunioni via il browser web per gestire la parte audio sul web. Le funzionalità disattivare il microfono, chiamami ora, il chat e aprire/chiudere la porta della riunione sono disponibili. Invece le funzionalità collaborative come la condivisione di file o la presentazione di diapositive, non è disponibile. I browsers web e sistemi operative supportati per l accesso Moderatore via il browser includono: IE 6.0+ (Windows), Firefox 2.0+ (Windows/Mac/Linux), Safari 2.0+ (Mac). SUPPORTO APPLE IPHONE Partecipare e gestire le riunioni audio utilizzando l iphone. Utilizzando il browser Safari, può facilmente gestire I partecipanti. Non è necessario di caricare o comprare un applicazione! Può utilizzare sul web le funzionalità della gestione audio come Chiamami ora, Chiamare un partecipante, Attivare/Disattivare i microfoni, chat e Aprire/Chiudere la porta della conferenza. I Moderatori possono anche mostrare una presentazione PowerPoint durante la riunione sull Iphone. Le diapositive PowerPoint devono essere caricate utilizzando il Manager di Conferenza prima l inizio della riunione. (Caricamenti con Internet Explorer IE 6.0+). I partecipanti possono vedere tutto quello che è condiviso. Solo fare click su JOIN meeting nell invito per comminciare o raggiungere riunioni o collegarsi facendo click su Host o Join a Meeting su SUPPORTO APPLE IPAD Partecipare e gestire le riunioni audio utilizzando l ipad! Non è necessario di caricare o comprare un applicazione! I Moderatori possono organizzare riunioni e gestire partecipanti online utilizzando il browser Safari. I Moderatore possono anche mostrare una presentazione PowerPoint già caricata durante la riunione sull Ipad. Le diapositive PowerPoint devono essere caricate utilizzando il Manager di Conferenza prima l inizio della riunione. (Caricamenti con Internet Explorer IE 6.0+). I partecipanti possono vedere tutto quello che è condiviso. Solo fare click su JOIN meeting nell invito per comminciare o raggiungere riunioni o collegarsi facendo click su Host o Join a Meeting su INSTALLAZIONE PER UN INTEGRAZIONE CON LA MESSAGGERIA INSTANTANEA Invitare i partecipanti rapidamente utilizzando Messenger! Genesys Meeting Center è una soluzione completamente integrata con diversi programmi di messaggeria instantanea. 1 Fare click sull icona Genesys Avviare una riunione. Meeting Center sulla barra strumenti e fare click su

4 2 Fare click su Riunione nella parte superiore dell interfaccia e selezionare Opzioni di Riunione. 3 Fare click su Instant Messenger, poi selezionare le caselle corrispondenti per l integrazione con la messaggeria instantanea Windows Live Messenger e/o Microsoft Office Communicator.

5 4 Per l integrazione con Lotus Sametime, selezioni la casella corrispondente e entri le informazioni necessarie. Fare click su OK per salvaguardare. Nota: Il Suo programma di Messaggeria Instantanea deve funzionare perché possa invitare partecipanti ad una riunione Genesys Meeting Center.

6 Programmare ed avviare Riunioni CON MICROSOFT OUTLOOK 1 Dal Suo calendario Outlook, fare due click sull ora dell appuntamento, poi entrare il motivo della riunione nella case Soggetto e fare un click sul tasto Genesys Meeting Center. 2 I link di accesso alla riunione si inseriscono automaticamente nell invitazione per i partecipanti. 3 Per raggiungere la riunione, i Partecipanti fanno click sui link di accesso che figurano nell invito. 4 Genesys Meeting Center richiesterà ai Partecipanti o di entrare il loro numero di telefono affinché il sistema li chiami automaticamente o di comporre il numero della riunione. 5 Se l opzionze Chiamami ora è selezionata, allora Genesys Meeting Center chiama automaticamente. Nota: Se non ha installato Outlook o Lotus Notes, fare click sull icona della barra strumenti e selezionare Programmare una riunione. Seguire le fasi.

7 CON IBM LOTUS NOTES 1 Apri l'orario di un appuntamento nel Calendario di Lotus Notes, quindi clicca su Genesys Meeting Center. Le informazioni di accesso alla conferenza appariranno nel corpo dell'appuntamento. 2 L'invito alla conferenza di Lotus verrà compilato automaticamente con i link di accesso alla conferenza per te e i Partecipanti. 3 Per partecipare alla conferenza, il Moderatore e i Partecipanti devono cliccare sul rispettivo link. 4 Genesys Meeting Center chiederà ai Moderatori e ai Partecipanti di inserire il numero telefonico per essere chiamati automaticamente o scegliere di chiamare la conferenza. 5 Genesys Meeting Center chiama quindi sia i moderatori sia i partecipanti per iniziare la conferenza se l opzione Chiamami ora è scelta. Nota: Se non ha installato I calendari Outlook o Lotus Notes, fare un clic sull icona della barra strumenti e scegliere Programma una conferenza. Segue le fasi.

8 Icona Genesys Meeting Center L'icona di Genesys Meeting Center viene automaticamente inserita sulla barra delle applicazioni quando si installa l'applicazione. L'icona semplifica l'accesso alla tua sala e può essere utilizzata per: 1 Accedere alle conferenze programmate o istantanee con un solo click. 2 Programmare conferenze. 3 Partecipare a una conferenza. 4 Accedere al Manager di conferenza. Avviare una Riunione MODERATORE 1 Fare un click sull icona Genesys della barra strumenti e scegliere Avvia una riunione. 2 Nel primo menu di avvio veloce, selezionare il modo che desidera utilizzare per accedere alla parte audio della riunione poi clicca su Seguente.

9 3 Nel secondo menu, selezionare che cosa desidera fare alla riunione e fare un click su Fine per iniziare la riunione.

10 Partecipare ad una Riunione PARTECIPANTI 1 Per partecipare a una conferenza, clicca sul link nell invito o MSN. 2 Nel menu di avvio veloce, inserisci il tuo nome da visualizzare, seleziona il modo in cui partecipare alla parte audio della conferenza, poi clicca su Partecipa alla riunione. Nota: i partecipanti che hanno installato l applicazione sul computer possono accedere alla riunione cliccando su Partecipa alla riunione.

11 Sicurezza della Conferenza Puoi aggiungere ulteriore sicurezza alla conferenza chiudendo la porta della sala conferenze. Una volta chiusa la porta della sala conferenze, il moderatore può monitorare i partecipanti nella sala di attesa, fornendo loro l'accesso alla conferenza uno alla volta. Riceverai notifica di un partecipante in entrata tramite avviso dell'icona sul desktop. Puoi accettare o rifiutare un partecipante in entrata nel modo seguente: Cliccando sul link corrispondente sull'avviso dell'icona sul desktop. Cliccando con il pulsante destro del mouse sul numero/nome del partecipante. Nota: di default l'accesso alla sala riunioni è chiuso e la sala d'attesa attivata.

12 Gestione dell audio ICÔNA DELLO STATO AUDIO Il Moderatore può visualizzare i partecipanti collegati alla conferenza audio e controllare dalla barra di navigazione Web il loro collegamento audio. Icona Audio Il partecipante (o moderatore) si trova nella riunione Audio principale. Speaker Attivo Il partecipante (o moderatore) sta parlando o si trova in un ambiente rumoroso. Modalità silenziosa Partecipanti i partecipanti non possono parlare quando la modalità silenziosa è attivatta. Hanno la possibilità di disattivarla. Disattivare il Microfono Parteciapnti : I partecipanti non possono parlare quando il microfono è disattivato e non hanno la possibilità di attivarlo. ATTIVAZIONE/DISATTIVAZIONE DEI PARTECIPANTI Clicca sull'icona voce accanto al nome del partecipante per attivarlo o disattivarlo. Per attivare/disattivare tutti i partecipanti contemporaneamente, clicca su Modalità silenziosa per tutti. MODALITÀ SILENZIOSA & MICROFONO DISATTIVATO Attivare la Modalità silenziosa o Disattivare il Microfono Partecipanti facendo un clic sul tasto Modo Audio sulla parte superiore dell interfaccia di Riunione. Modalità Silenziosa Partecipanti: Tutti i partecipanti hanno il microfono disattivato e possono attivarlo componendo * sul loro telefono. Disattivare il Microfono Partecipanti: Tutti i partecipanti hanno il microfono disattivato e non possono attivarlo. Audio Q&A: Tutti i partecipanti hanno il microfono disattivato e non possono attivarlo. Possono alzare la mano componendo* sulla tastiera Telefonica per indicare che vogliono parlare. CHIAMATA PARTECIPANTI Clicca su Dial Out (Chiama) per visualizzare la finestra Chiama partecipante. Inserisci il nome e il numero telefonico del partecipante, quindi clicca su Chiama. (Accertati che non vi siano spazi o caratteri non validi tra i numeri).

13 Puoi anche scegliere tra i contatti della Rubrica cliccando su Rubrica >>. NOTIFICHE DI ENTRATA E DI USCITA Faccia un clic sul tasto delle Notifiche sulla parte superiore dell interfaccia di riunione per modificare le notifiche di entrata e di uscita di suoi partecipanti alla riunione. Può scegliere Segnale sonoro, Nomi o Niente. Nota: per modificare le notifiche per tutte le riunioni, faccia un clic su Opzione di Riunione poi sull icona Audio.

14 Visualizzare una presentazione PowerPoint I moderatori possono mostrare ai partecipanti una presentazione PowerPoint in tutta semplicità mediante il web. PRIMA DELLA CONFERENZA 1 Clicca sull'icona e seleziona Accedi al Manager di conferenza. 2 Sulla pagina della tua sala riunioni, clicca su Risorse e seleziona Presentazioni. 3 Sulla pagina Carica una presentazione, clicca su Carica una presentazione. 4 Seleziona il file che desideri caricare, quindi inserisci il nome della presentazione. 5 Seleziona Convertire slide in immagine (senza animazione) se utilizzi PowerPoint DURANTE LA CONFERENZA 1 Nel menu Mostra clicca su Presentazione e scegli quella che desideri vedere. La presentazione verrà caricata automaticamente. 2 Clicca sull'immagine della slide o sulla freccia per vedere una slide (precedente e successiva). 3 Clicca sulla slide visualizzata per procedere con quella successiva. N.B.: Vous pouvez aussi envoyer un fichier de présentation pendant votre réunion. Cliquez simplement sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer. Condividere un'applicazione o l'intero desktop Puoi condividere e collaborare su file e applicazioni con i partecipanti direttamente dal tuo desktop. 1 Nel menu Mostra seleziona File o applicazione e scegli l'applicazione che desideri mostrare ai partecipanti. 2 Saranno elencate tutte le applicazioni attualmente aperte. Se l'applicazione che desideri condividere non è in elenco, clicca su Cerca e seleziona il file. 3 Selezioni le applicazioni da condividere. 4 Oppure clicca su Tutto il mio desktop. Tutte le applicazioni o file aperti sul tuo pc saranno visibili ai partecipanti. Nota: quando fa click sull'applicazione che condivide, la barra di navigazione del moderatore si nasconde. Fare click su Genesys Meeting Center sul lato destro dello schermo per vedere la barra di navigazione.

15 CONDIVIDERE UNA PARTE DI FILE Condivida una parte specifica di file o applicazione. 1. Nel panello Mostra, selezioni Una Finestra 2. Faccia scivolare la fiestra sulla parte del file o applicazione che vuole condividere con i Suoi partecipanti. 3. Selezioni Avvia la condivisione dal menu svolgendo 4. Per interrompere la condivisione, faccia un clic sulla X sulla parte superiore della finestra. Lo schermo di Benvenuto sarà in mostra. CONDIVISIONE DI FILE O APPLICAZIONE SU «PAUSA» I Moderatori e Presentatori possono mettere la loro condivisione su pausa. Su pausa, tutto quello che il Moderatore/Presentatore fa sul suo computer non può essere visto dai partecipanti. Per mettere la condivisione d applicazione su pausa : faccia un clic sull icona pausa accanto il tasto Condivisione sulla parte superiore della finestra. L icona tremolerà e il tasto Condivisione cambierà in Sharing Paused. Per continuare la condivisione: Faccia un clic sull icona pausa. Il testo del tasto Condivisione cambierà per Condivisione, indicando che l applicazione non è più su pausa. CONCEDERE IL CONTROLLO AI PARTECIPANTI È possibile concedere il controllo ai partecipanti per manipolare un'applicazione condivisa dal moderatore sul proprio computer. Ciò non assegna loro il ruolo di presentatore, bensì consente loro di modificare l'applicazione condivisa del moderatore. Per concedere il controllo a un partecipante: 1 Clicca con il pulsante destro del mouse sul nome del partecipante al quale desideri concedere il controllo. 2 Seleziona Concedi File o Controllo applicazione. 3 Il partecipante riceverà una notifica per assumere il controllo cliccando con il proprio mouse. Per revocare il controllo di un partecipante in qualsiasi momento, clicca semplicemente con il mouse. PROMUOVERE I PARTECIPANTI A PRESENTATORE I partecipanti possono essere promossi a presentatore durante una conferenza in modo che possano condividere i contenuti del proprio pc e includano le slide in modalità Presentazione. * Per promuovere un partecipante a presentatore: 1 Clicca con il pulsante destro del mouse sul nome del partecipante che desideri promuovere a presentatore. 2 Seleziona Promuovi a presentatore. 3 Il partecipante riceverà una notifica di promozione al ruolo di presentatore. Per revocare il controllo e il ruolo di presentatore al partecipante, clicca semplicemente con il pulsante destro del mouse sul nome del partecipante e seleziona Retrocedi a partecipante.

16 Nota: i partecipanti devono installare l'applicazione Genesys Meeting Center per poter essere promossi a presentatore Caratteristiche avanzate Puoi utilizzare svariate caratteristiche avanzate per rendere la conferenza maggiormente interattiva e arricchire l'esperienza. QUESTIONARI/QUIZ/VOTAZIONI Puoi raccogliere il feedback, mettere alla prova la conoscenza dei partecipanti e ottenere risultati rapidi con questionari/quiz e votazioni. 1 Clicca sul menu a tendina Riunione sulla parte superiore della barra di navigazione e seleziona Opzioni della riunione conferenza. 2 Seleziona Invia Questionario, Quiz e votazione e clicca su OK. 3 Seleziona il questionario, i quiz o la votazione dalla barra di navigazione e clicca su Invia. 4 Puo anche creare un questionario/quiz/votazioni durante la riunione, scegliendo Creare nel menu svolgendo. Una volta creato, faccia un clic su Aggiorna prima di mandare il questionario. SALE DI SUDDIVISIONE Spostare partecipanti verso sale di suddivisione. 1 Fare click destra sul nome del partecipante. 2 Selezionare Sposta verso e scegliere la Sala specifica. 3 Per spostare in dietro il partecipante nella sala principale, fare click destra e selezionare Sposta verso poi Sala principale. REPORT Genesys Meeting Center memorizza reports dettagliati delle tue conferenze, con informazioni sulla durata, il numero e i nomi dei partecipanti e i risultati dei questionari o quiz. 1 Clicca sulla scheda Reports nel Manager di conferenza per accedere ai rapporti della conferenza. 2 Selezioni Report delle riunioni, Risultato dei questionari o Risultato dei Quiz per vedere i detagli. VIDEO DESKTOP Puoi trasmettere in tutta semplicità il video della tua webcam dal pc alla conferenza. 1 Clicca sul menu a tendina Riunione sulla parte superiore della barra di navigazione e seleziona Attivazione della video. 2 All'avvio della conferenza, clicca su Broadcast My Video (Trasmetti il mio video). 3 Seleziona la periferica video nel menu a tendina e clicca su OK. CARICARE UNA FOTO/IMMAGINE DA TRASMETTERE IN UNA CONFERENZA 1 Nel Manager di conferenza, seleziona Risorse, quindi Immagini. 2 Clicca su Carica Immagine e segui il caricamento guidato. 3 Durante la conferenza, per visualizzare l'immagine, clicca sul menu a tendina Riunione sulla parte superiore della barra di navigazione. Seleziona Opzioni di riunione, l'opzione Immagine e l'immagine dal menu a discesa, quindi clicca su OK. L'immagine appare nella barra di navigazione in alto.

17 ARCHIVIAZIONE Puoi estendere la portata della conferenza archiviandola per la riproduzione futura. 1 Clicca sul menu a tendina Riunione sulla parte superiore della barra di navigazione e seleziona Registra archivio. 2 Assegna un nome all'archivio e seleziona Audio e/o Web. 3 Clicca su Registra. La registrazione web inizia immediatamente. La sessione di registrazione audio inizierà dopo il messaggio vocale "Questa sessione sarà registrata", seguito da un segnale acustico. 4 Clicca su Stop per terminare la registrazione. 5 Dopo la conferenza, potrai trovare l'archivio nel Manager di conferenza, sotto Conferenze/Archivi. 5 Recupera l'archivio nel Manager di conferenza. Nota: quest'opzione ha un costo aggiuntivo. DESKTOP VOIP Collegare la parte audio della riunione online via la VoIP. Necessità solo un collegamento Internet ed un headset con microfono collegato al computer. 1 Collegare via il Desktop VoIP per partecipare ad una riunione, solo con un clic su Collegati via Desktop VoIP sulla prima finestra del menu Avvio Veloce. 2 E facile alternare fra telefono ed il collegamento Desktop VoIP durante una riunione con il Panello delle Connessioni Audio.

18 Audio Conferenza AVVIARE UN AUDIO CONFERENZA 1 Comporre il Numero di accesso Locale, poi comporre il Numero di Riunione (preceduto e seguito da *). 2 Inserire il codice PIN, preceduto e seguito da *. PARTECIPARE ÀD UN AUDIO CONFÉRENZA I partecipanti compongono il Suo Numero di Accesso Locale e il Suo Numero di Riunione preceduto e seguito da * per entrare in conferenza. COMANDI TASTIERA AUDIO Puoi controllare la chiamata in conferenza con il semplice tocco di un pulsante sulla tastiera telefonica. Comandi Funzione Descrizione *Numero * Chiamata nazionale Chiamare partecipanti che sono nello stesso paese del Moderatore *011+numero * Chiamata Internazionale Chiamare partecipanti che sono in un altro paese *2* Scollegare un Partecipante Scollegare l ultimo partecipante entrato o l ultimo numero composto. *3* Comporre di nuovo Comporre di nuovo l ultima chiamata effettuata. *6 * Attivare/Disattivare i microfoni Il Moderatore ed i Partecipanti possono disattivare il loro proprio microfono *7* Porta Chiusa/Aperta Chiudere/Aprire la porta della riunione. *PIN 7* Aprire riunione con porta chiusa Aprire la riunione lasciando la porta chiusa. *1* Accettare i Partecipanti Accettare o rifiuttare i partecipanti uno a uno nella sala di riunione. *9* Finire la riunione Finire la riunione e scollegare tutti i partecipanti. *10* Collegare/Scollegare Permette di avere una conversazione privata con tecnici dell assistenza l assistenza *50* Modo Audio Q&R Attivare/Disattivare il modo Audio (Mute) con Q&A * Per fare una domanda Un partecipante vuole fare una domanda. *5* Permettere di parlare Il Moderatore permette al partecipante seguente di parlare. *51* Disattivare i microfoni Attivare/Disattivare i microfoni per tutti i partecipanti. *52* Modo Audio on/off Modo Audio on/off per i microfoni partecipanti. I partecipanti possono attivare il loro microfono componendo *6* *70* Codice di Sicurezza Activer/Désactiver le code de sécurité à chaque conférence. *4#### * Parametrizzare un codice di Sicurezza in più. sicurezza *4* Cancellare il codice di sicurezza Cancellare il codice di sicurezza della conferenza *73* Notifiche di entrata e uscita Attivare/Disattivare le notifiche di entrata e uscita Partecipanti. *74* Annuncio partecipante Attivare/Disattivare l annuncio partecipante. I Partecipanti devono registrare il loro nome mentre entrando in conferenza *78* Registrazione dei nomi Chiede ad ognuno partecipante di registrare il suo nome partecipanti *007* Numero di partecipanti Contabilizza il numero di partecipanti

19 Servizio Clienti e assistenza ASSISTENZA TECNICA E ASSISTENZA ACCOUNT Assistenza tecnica +39(0) Assistenza tecnica durante la conferenza Domande su fatturazione e account Sulla tastiera telefonica: *0 (conferenza) o 00 (individuale) Sul web: Tramite la barra di navigazione di Genesys Meeting Center: Guida/Chiama Assistenza Clienti +39(0) TRAINING E RISORSE Iscrizione al training gratuito Documenti e Risorse dell'utente online:

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