Gestione integrata - Verso una sostenibilità locale e regionale -

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1 Gestione integrata - Verso una sostenibilità locale e regionale - Una breve introduzione a un modello, il Sistema di Gestione Integrata, che spiega come città e regioni possono integrate gli aspetti della sostenibilità nelle proprie pratiche di gestione.

2 PREMESSA Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale fornisce una breve introduzione a un modello - il Sistema di Gestione Integrata (IMS Integrated Management System) che spiega come città e regioni possano integrare gli aspetti della sostenibilità nelle proprie pratiche di gestione. Tale modello è stato sviluppato nell ambito del progetto Managing Urban Europe-25 (MUE-25), lanciato e co-finanziato dalla Commissione Europea (DG Ambiente) in relazione alla Strategia Tematica sull Ambiente Urbano (TSUE - Thematic Strategy on the Urban Environment). In totale, 25 città e regioni europee hanno partecipato al progetto MUE-25. Durante la fase iniziale, queste 25 città e regioni hanno preso parte allo sviluppo del modello, comunicando le sfide, gli elementi di forza e le prospettive che ciascuna aveva individuato fino a quel momento relativamente alla gestione della sostenibilità. Tali informazioni sono state fondamentali per la ricerca a supporto dello sviluppo del modello. La proposta di modello messa in atto dalle 25 città e regioni è stata un progetto pilota di due anni, durante il quale sono stati prodotti report sui risultati raggiunti. Il lavoro dei partner di progetto ha contribuito alla creazione di un modello di sostenibilità locale attuabile da qualsiasi città o regione. La presente pubblicazione è una versione sintetica, ma completa, della guida integrale, reperibile su Redattori Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale (Integrated management - Towards local and regional sustainability) è il prodotto finale del progetto Managing Urban Europe-25, parzialmente finanziato dalla DG Ambiente della Commissione Europea. Il progetto è coordinato dal Segretariato per l Ambiente e lo Sviluppo Sostenibile dell Unione delle Città del Baltico (UBC) ed è parte del Programma d azione Agenda dell UBC Roadmap for Sustainable Baltic Cities. Il gruppo di coordinamento del progetto consiste in ICLEI Local Governments for Sustainability, UNEP/Grid-Arendal, Bodensee Stiftung e University of West of England. Tutti i partners del progetto sono elencati nella cartina sulla pagina 27. La presente pubblicazione rispecchia le opinioni dell autore e non può essere considerata in nessun caso rappresentativa della posizione della Commissione Europea. Editore: UBC Commissione Ambiente (EnvCom) per conto dei partners del progetto MUE-25 Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questa pubblicazione potrà essere riprodotta o fotocopiata per uso commerciale, in nessuna forma o con nessun mezzo senza il permesso scritto della UBC EnvCom, che agisce anche per conto dei partners del progetto MUE-25. È possibile ordinare altre copie su Comitato di redazione: Annika Claesson, Linda Talve Immagini: Pauliina Borgelin, Layout: Sari Bowie Stampato su carta riciclata al 100% presso Painoprisma, ISBN (print) (PDF) Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

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4 IL DIFFICILE CAMMINO VERSO LA SOSTENIBILITÀ Città e regioni* sono realtà complesse e dinamiche. Le scelte quotidiane sulle attività piccole e grandi da intraprendere in esse vanno a sommarsi, in un modo o nell altro, all impatto complessivo dell area urbana sull ambiente. Le tecnologie di pulizia scelte dalle industrie, il riscaldamento degli edifici scolastici e ospedalieri e le politiche di acquisto del settore pubblico vanno a influenzare la produzione di rifiuti. Inoltre, le scelte individuali di ogni nucleo abitativo si sommano, con un notevole effetto sull ambiente. L impatto sulle nostre città è determinato anche dalle azioni intraprese al di fuori del territorio cittadino. Le prassi urbanistiche delle città confinanti hanno effetto sui modelli di trasporto. Le politiche delle autorità regionali e nazionali influiscono su tutta la società di una nazione. Le normative e le politiche dell UE, a loro volta, influiscono sui governi nazionali. Stando all attuale tendenza, le esigenze per la gestione delle città sono in aumento. Le città devono fare in modo di conformarsi alle leggi che le riguardano. Numerose Direttive UE (come la Valutazione Ambientale Strategica, la Direttiva sulla Qualità dell Aria, la Direttiva Quadro sulle Acque, la Direttiva su Flora, Fauna e Habitat e altre) chiedono alle città di monitorare questi aspetti e relazionare su di essi. Ma una città non può occuparsi solo di questioni ambientali. Senza dubbio, l obiettivo fondamentale delle politiche locali è quello di soddisfare i bisogni umani. Nel raggiungere tale obiettivo devono essere affrontate numerose sfide diverse: offrire infrastrutture adeguate agli abitanti, gestire i flussi migratori, avere cura di bambini e anziani, far fronte ai cambiamenti climatici e molte altre. Ma ogni città ha solo risorse limitate per fronteggiare tali sfide. In sintesi, la soddisfazione dei bisogni umani e il benessere delle future generazioni dipendono dalla presenza, dalla quantità e dalla qualità delle risorse naturali, ma anche dal nostro patrimonio sociale e dai nostri mezzi finanziari. Per raggiungere uno sviluppo sostenibile, l Europa urbana ha bisogno di strumenti efficienti, che facilitino il processo di gestione della sostenibilità e consentano la reale trasposizione delle numerose strategie e programmi europei e nazionali in azioni di cui si facciano carico i governi a livello locale. La battaglia per un futuro sostenibile sarà vinta o persa nelle nostre aree urbane. Nell UE, l 80% della popolazione vive già in aree urbane. La loro qualità della vita e della salute è influenzata direttamente dallo stato dell ambiente urbano. Le città sono responsabili del 75% circa delle emissioni di CO2 e consumano approssimativamente il 75% delle risorse naturali. Visto l elevato tasso di urbanizzazione, dobbiamo ricordare anche che oltre la metà delle aree urbane che ci saranno nel mondo nel 2030 non esistono ancora! Ciò significa che in larga misura le città del mondo sono una tela bianca, ancora da dipingere, pianificare, progettare e costruire. Che opportunità meravigliosa! Margot Wallström, vicepresidente dell Unione Europea, alla Green Week 2007 * Da qui in avanti indicate semplicemente come città. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

5 LA DIREZIONE DA PRENDERE La presente pubblicazione introduttiva descrive un modello per lavorare sulla sostenibilità locale attraverso un approccio di gestione integrata. Le politiche di esempio per lo sviluppo sostenibile sono state rafforzate individuando cosa debba essere fatto e perché. Tuttavia, l adozione della gestione della sostenibilità urbana, così come è descritta a livello di politiche europee, pone una serie di sfide di fronte ai decisori nazionali e locali. È necessario trovare risposta al come per trasporre le idee in azioni e risultati a livello locale. Il sistema di gestione integrata è proprio la risposta a questo come. Il principale gruppo a cui è destinata questa introduzione al sistema di gestione integrata è rappresentato dai politici e dai dirigenti che si occupano di sostenibilità in città e regioni. Troverete una guida più dettagliata e una casistica su L introduzione delle pagine seguenti è divisa in due sezioni. Nella prima troviamo una breve panoramica del modello di sistema di gestione integrata, con le sue cinque fasi e i due elementi ad esse comuni. Seguono alcuni brevi esempi atti a illustrare come le città abbiano operato con le fasi. La seconda sezione descrive i vantaggi dell adozione di un sistema di gestione integrata. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

6 IL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATA IN DUE PAROLE Il complesso sistema di città e regioni deve essere gestito a vari livelli. Per citarne alcuni, l economia, il sociale e i dipendenti sono tutti gestiti in qualche modo. Tuttavia, gestire i compiti singolarmente e in modo settoriale è spesso poco efficiente e porta ad un aumento dei carichi di lavoro e a risultati insoddisfacenti. Riorganizzare e integrare le prassi, i piani e le strategie esistenti in un unico sistema di gestione consentirà di sistematizzare il lavoro, incrementare l efficienza e produrre numerosi risultati positivi. Destinerà tutte le risorse disponibili agli obiettivi definiti e garantirà trasparenza e democrazia dei processi decisionali. Nel Sistema di Gestione Integrata (IMS), gli sforzi profusi per far funzionare diversi sistemi di gestione paralleli possono essere trasformati in sostenibilità. L IMS è composto di cinque fasi principali che si ripetono in cicli annuali. Sebbene il sistema segua un ciclo annuale, la revisione completa sarà necessaria solo ogni 3-5 anni, a meno che la valutazione degli obiettivi raggiunti e dei risultati di fine ciclo non suggerisca di aumentarne la frequenza. Il ciclo ha inizio con una baseline review, in cui viene mappato lo stato attuale dei fattori di sostenibilità nella città. La fase successiva prevede la definizione di obiettivi per le priorità individuate in seguito alla baseline review. L impegno politico è necessario nel corso dell intero ciclo, ma diviene fondamentale nel momento dell approvazione degli obiettivi definiti (vale a dire il programma strategico) da parte del consiglio comunale. Se le fasi di preparazione saranno completate accuratamente, il rischio di problemi durante l attuazione si ridurrà notevolmente. Dopo le tre fasi di preparazione del ciclo, ha luogo l attuazione delle azioni prioritarie precedentemente stabilite. Le azioni intraprese devono essere monitorate durante l attuazione, in modo da raccogliere informazioni sulla funzionalità del sistema. Durante l ultima fase del sistema, valutazione e stesura di report, le informazioni raccolte sono valutate e utilizzate per riportare i successi e i possibili inconvenienti del processo. Ciò costituisce la base per la decisione del Consiglio Comunale su come continuare nel ciclo annuale successivo. Ci sono due elementi trasversali da tenere in considerazione durante tutte le fasi del ciclo: da una parte coinvolgimento e comunicazione, dall altra l impostazione organizzativa. Sin dall inizio del ciclo, è importante pianificare con attenzione chi sarà coinvolto nel processo e quale contributo potrà dare. Attivare quanti più attori di rilievo possibile renderà l iniziativa di interesse comune e, pertanto, maggiormente indiziata di successo. Un impostazione organizzativa del sistema di gestione ben studiata avrà un impatto decisivo sul successo dell iniziativa. È necessaria una forte gestione organizzativa per mantenere la coesione fra la città, entità estesa, e il gran numero di portatori di interesse, affinché individuino una linea di condotta comune che conduca a un area urbana più sostenibile. Un importante presupposto è l impossibilità di ottenere tutto subito. Il modello si può descrivere come un viaggio, in cui una fase segue l altra e città e regioni hanno diversi punti di partenza. Un importante mappa per questo viaggio è rappresentata dagli Aalborg Commitments del 2004, che si possono considerare la struttura tematica del sistema. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

7 VALUTAZIONE E STESURA DI REPORT A pagina 12 Baseline review A pagina 8 ATTUAZIONE E MONITORAGGIO A pagina 11 IL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATA DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI A pagina 9 IMPEGNO POLITICO A pagina 10 IMPOSTAZIONE ORGANIZZATIVA A pagina 13 COINVOLGIMENTO E COMUNICAZIONE A pagina 14 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

8 BASELINE REVIEW La prima fase importante dell IMS è l analisi delle attuali condizioni di sostenibilità della città. Lo scopo è creare una struttura informativa che in seguito sarà la base della definizione di priorità e obiettivi e del monitoraggio dei progressi. I miglioramenti sono visibili solo se possono essere confrontati con una situazione di partenza. L analisi prende inoltre in considerazione le pressioni che hanno portato alla situazione attuale, nonché l impatto che tali pressioni hanno su varie parti della società, dell economia e dell ambiente e le politiche e le misure già attuate. La baseline review è un elemento dell IMS regolarmente ripetuto, di cui si dovrebbe occupare un gruppo di lavoro intersettoriale. Essa determina l ambito geografico e tematico dell IMS. Devono essere raccolti dati su tutti gli aspetti rilevanti in materia di sostenibilità. Se anche tutti i dati non possono essere ottenuti nel corso del primo ciclo, l attività sarà utile a individuare le carenze. La baseline review deve mappare i requisiti legali, i dati relativi a tutti gli aspetti significativi, le questioni e le tendenze emergenti, le priorità politiche, gli enti e le organizzazioni esterne coinvolti, gli strumenti e i sistemi esistenti. Gli Aalborg Commitments offrono l impostazione consigliata per la raccolta dei dati. Sulla scorta delle informazioni e dei dati disponibili nella baseline review, sarà possibile redigere il primo programma strategico. La baseline review va rinnovata ogni 3-5 anni oppure più spesso, qualora il mondo circostante cambi sostanzialmente. molti strumenti in uno La Baseline Review della Città di Ancona è stata il primo passo compiuto verso l implementazione di un Sistema di Gestione Urbana per la Sostenibilità. Lo sviluppo di questo strumento ha consentito di: 1. migliorare la gestione e allocazione delle risorse interne (finanziarie, ambientali, umane); 2. migliorare la qualità dell informazione a supporto dei processi decisionali e di evaluating; 3. rafforzare la comunicazione e i rapporti di collaborazione tra tutti gli stakeholder, interni ( dipartimenti e servizi), ed esterni (organizzazioni private, altre PAL, cittadini); 4. definire una scheda degli obiettivi e delle scadenze rispetto a quanto previsto dagli Aalborg Commitments; 5. cooperare con altre Città Sostenibili per monitotare e valutare, in una logica di benchmarking, i progressi e i miglioramenti ottenuti. Lo strumento riesce ad integrare un insieme di procedure di rendicontazione universalmente riconosciute (ECI, ACI, GRI) al fine di monitorare la performance della Città rispetto ai target previsti dagli Aalborg Commitments, consentendo una valutazione comparata con le performance di altre Città che hanno adottato lo stesso modello di misurazione. Da un punto di vista contenutistico, la BR della Città di Ancona si struttura in tre differenti ambiti di indagine. Il primo analizza la città di Ancona e il suo territorio attraverso i 10 macro indicatori ACI Adriaic Common Indicators, mutuati dal progetto Aap2020 ( e condivisi con altri 21 partner del Bacino Adriatico. Il secondo si occupa della valutazione della struttura comunale e dei sui servizi, sfruttando gli indicatori proposti dallo standard GRI Global Reporting Iniziative. L ultima parte della BR confronta e integra i risultati delle due sezioni precedenti con gli Aalborg Commitments, sottoscritti da Ancona nel una città come esempio ancona, italia 8 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

9 DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI La fase successiva consiste nella preparazione del programma strategico e del piano di azione. Questi si basano sulla baseline review e sulla sua analisi delle priorità su cui concentrarsi durante il successivo periodo del ciclo di gestione. È necessario fissare una prospettiva comune sullo sviluppo futuro mediante un processo partecipativo. Tale prospettiva deve essere a lungo termine e prendere in considerazione un periodo di anni, combinando le dimensioni ambientale, sociale ed economica. Essa deve essere raggiungibile e motivo di ispirazione, individuando il proprio punto di partenza nelle priorità per poi trovare un ambito adeguato. Il programma strategico è il documento che fissa obiettivi e misure a lungo termine per le priorità stabilite. Queste ultime devono essere descritte usando indicatori come principale strumento di comunicazione all interno dell IMS. Sulla base degli indicatori saranno formulati obiettivi misurabili e in funzione del tempo e verranno bilanciate e integrate le risorse ambientali, sociali e finanziarie. Se mancano alcuni dati di riferimento nella baseline review, il programma strategico deve includere misure per crearli, insieme ai corrispondenti indicatori. Il piano di azione è desunto dal programma strategico, con una prospettiva di 1-3 anni. Deve contenere obiettivi a breve termine derivanti da quelli a lungo termine e stabilire misure per raggiungerli entrambi. Il piano di azione deve anche definire chiaramente la ripartizione di risorse umane e finanziarie, nonché le responsabilità per l attuazione. La partecipazione e la collaborazione sono fondamentali per il successo dell iniziativa. Pertanto, è essenziale il coinvolgimento di tutti i portatori di interesse di rilievo nella definizione degli obiettivi e nella redazione del piano di azione. lungimirante ma concreta La città di Växjö ha al proprio attivo diversi anni di esperienza nell attuazione del sistema di gestione ambientale ecobudget. In esso, le risorse naturali sono gestite come quelle finanziarie: vengono analizzati gli obiettivi di bilancio a lungo e breve termine e ogni ufficio propone misure per fare la propria parte nel raggiungimento degli stessi su base annuale. Tali misure sono discusse nell ambito di una rete ambientale, pensata per lo scambio di idee fra i diversi uffici. Per tenere in considerazione i fattori sociali e rendere il comune più sostenibile, Växjö ha invitato i comitati politici che si occupano di pari opportunità, integrazione e democrazia e partecipazione a prendere parte all iniziativa. Lo scopo è lo sviluppo di indicatori sociali misurabili e obiettivi per ciascun comitato. Tali obiettivi saranno inseriti nel bilancio, come è già stato fatto per i fattori ambientali durante l attuazione di ecobudget. I comitati svolgeranno il ruolo di piloti nell espansione della gestione ambientale a gestione della sostenibilità. La finalità a lungo termine è il coinvolgimento di ulteriori aree politiche mediante l uso del modello sviluppato insieme ai comitati. Esistono indicatori sociali e sono già sottoposti a monitoraggio. Fra essi troviamo, ad esempio: tasso di disoccupazione fra i giovani (%), padri che si avvalgono del congedo parentale (%) e affluenza alle urne in città (%). Per alcuni indicatori è già stato fissato un risultato da raggiungere entro il Ad esempio, per quanto riguarda il congedo parentale, si vuole arrivare al 40% di padri che lo usano entro il La quota fissata per il 2006 era del 20%. una città come esempio växjö, svezia Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 9

10 IMPEGNO POLITICO Durante la terza fase, il programma strategico viene presentato al consiglio per essere approvato e legittimato. Molte città scelgono di approvare anche il piano di azione e l intera impostazione organizzativa per attivare il sistema di gestione integrata. Se il Sistema di Gestione Integrata non è accettato e supportato dai politici e dai massimi dirigenti cittadini, il suo processo di attuazione può non avere luogo, a causa della scarsa considerazione di cui gode e della conseguente inerzia in termini di implementazione. L impegno politico deve essere visto come la forza motrice del ciclo di gestione. Pertanto, va cercato sin dall inizio del processo, quando l idea dell attuazione del Sistema di Gestione Integrata è ancora in nuce. I principali gruppi politici, il sindaco, altri politici di alto livello, i diversi portatori d interesse e la cittadinanza devono essere non solo informati, ma anche coinvolti nella preparazione del programma strategico e del piano di azione. Deve svolgersi un dibattito che porti all approvazione politica del programma strategico da parte del consiglio comunale, che lo legittima. vincere le sfide La città di Lahti attua programmi ambientali dalla fine degli anni Settanta e ha lanciato la propria prima politica ambientale nel 1996, nell ambito del primo Sistema di Gestione Ambientale (EMS Environmental Management System) moderno per l intera città. Nonostante questo, ogni consiglio comunale successivo al 1996 ha deciso la propria politica ambientale. Nell attuare le politiche di sostenibilità/ambientali si sono incontrati due ostacoli principali: la carenza di risorse e la carenza di integrazione. A causa delle scarse risorse, le opportunità per coordinare l EMS sono state migliori quando è stato possibile fare affidamento su finanziamenti esterni. Nell ambito del normale lavoro amministrativo sull ambiente, l impegno profuso è stato troppo limitato per ottenere progressi soddisfacenti. Si è posto il dubbio se il coordinamento dell EMS debba essere di competenza dell amministrazione centrale della città o essere affidato a uno degli uffici. Il secondo ostacolo è la difficoltà nell integrare aree di competenza diverse le une con le altre. Le questioni relative ad ambiente e sostenibilità si sono rivelate più facili da affrontare singolarmente, anche se i processi adottati per farlo sono apparsi meno efficaci. Inoltre, laddove gli obiettivi ambientali avrebbero portato alla riduzione di alcune attività economiche, all ambiente è stata attribuita minore importanza. Ora la città di Lahti si sta impegnando per due importanti obiettivi tramite l attuazione dell IMS: risorse umane permanenti nel coordinamento dell IMS e integrazione degli obiettivi di sostenibilità in tutto il lavoro decisionale e propedeutico dell amministrazione. una città come esempio lahti, finlandia 10 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

11 ATTUAZIONE E MONITORAGGIO Con l attuazione del programma strategico e del piano di azione, il ciclo di gestione giunge al suo momento centrale: tutte le valutazioni e la pianificazione svolte in precedenza hanno lo scopo complessivo di migliorare il funzionamento della città in termini di sviluppo sostenibile. Tutto ciò si manifesta nell attuazione. Si tratta di un compito gravoso in termini di organizzazione e coordinamento di tutte le azioni parallele che avranno luogo. Requisiti fondamentali sono un solido approccio di comunicazione e coinvolgimento e l impostazione organizzativa. La cooperazione con e fra i vari portatori di interesse garantisce che i diversi attori si sentano coinvolti nel processo di attuazione. Pertanto, l attuazione si basa su delle fondamenta rappresentate dall insieme di piano di azione, impostazione organizzativa e, soprattutto, comunicazione e coinvolgimento. L approvazione del piano di azione da parte del consiglio comunale può essere un fattore di successo determinante, dal momento che legittima le azioni e conferisce loro la necessaria priorità. Parallelamente, allo scopo di essere in grado di misurare e riportare i risultati, è necessario monitorare adeguatamente l attuazione del programma strategico e del relativo piano di azione, tenendo i politici informati in proposito. Questo consente di capire se le azioni sono attuate proficuamente. Se non lo sono, è possibile adottare correttivi ad attuazione in corso. Va ribadito che, per poter intraprendere il monitoraggio, le azioni devono basarsi su obiettivi legati agli indicatori definiti nel programma strategico. uno strumento per i dipendenti La città di Stoccolma ha abitanti e impiega circa persone. Vision Stockholm 2030 è il vasto documento che dovrebbe guidare le azioni intraprese da tutta l amministrazione cittadina. La prospettiva è suddivisa in un numero infinito di programmi e obiettivi che tutti gli uffici, i distretti cittadini, le scuole e le aziende municipalizzate devono tenere in considerazione quando pianificano le proprie attività. Sapere a quali programmi fare riferimento e come garantire che le azioni nei vari uffici e distretti non si contrastino a vicenda è una bella sfida. Per i politici, la sfida è avere una visione globale di come le loro decisioni sono attuate in ciascuna parte dell amministrazione cittadina. Inizialmente, a Stoccolma l IMS era usato soprattutto per gestire le commissioni di bilancio e non i programmi a lungo termine. Nel corso del 2007, tuttavia, l IMS è stato ulteriormente sviluppato, in modo da includere gli obiettivi dei programmi a lungo termine. A supporto, Stoccolma ha creato uno strumento amministrativo web-based, contenente prospettive, indicatori e obiettivi. Dall autunno del 2007, tutti i componenti dell amministrazione cittadina pianificano le attività annuali con lo strumento web-based. Lo strumento supporta anche il lavoro di monitoraggio. La raccolta dei dati è effettuata tre volte all anno. Lo sviluppo dell IMS di Stoccolma rappresenta una base migliore e più trasparente per l implementazione. una città come esempio stoccolma, svezia Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 11

12 VALUTAZIONE E STESURA DI REPORT Dopo un intensa fase di attività di attuazione e con i dati del monitoraggio a disposizione, è il momento di fare un passo indietro e valutare i successi ottenuti. I dati raccolti attraverso il monitoraggio sono utilizzati per valutare sia i risultati raggiunti attraverso l attuazione che il modo in cui il ciclo di gestione sta funzionando. La valutazione e stesura di report è l ultima fase del ciclo, ma garantisce le basi per iniziare un nuovo anno con un nuovo ciclo. Essa analizza ciò che è accaduto nel corso dell anno, per capirne i motivi e l eventuale insuccesso. Per i politici, è una base per prendere ulteriori decisioni su obiettivi e azioni per l anno successivo. Per i portatori di interesse, compresa la cittadinanza, è un rapporto sulle attività della città nel corso dell anno e sul grado di raggiungimento degli obiettivi. L importanza di questa fase è rappresentata dalle effettive decisioni del consiglio comunale su come agire in base agli esiti del processo di valutazione. Come saranno utilizzate le conoscenze ottenute per adattare o definire gli obiettivi a breve termine per l anno successivo? Quali azioni devono essere messe in atto l anno successivo? È necessario rivedere la baseline review in ragione di cambiamenti di rilievo nella città o nei suoi dintorni? In ogni caso, è necessario prendere una decisione e dare vita a un nuovo ciclo annuale. rendere visibili i progressi Il sistema di stesura di report sullo sviluppo sostenibile della città di Turku è il risultato dell impegno congiunto di uffici cittadini, aziende e uffici regionali. In futuro entrerà a far parte anche di un sistema congiunto di stesura di report delle sei più grandi città finlandesi. Inoltre, è un elemento importante dell IMS di Turku. Il Report annuale sullo sviluppo sostenibile valuta l attuazione del programma di sviluppo sostenibile della città. È redatto in collaborazione con vari uffici cittadini e regionali e con aziende della città. Parte importante del sistema di valutazione e stesura di report è l annuale Seminario sullo sviluppo sostenibile, in cui politici e dipendenti cittadini si riuniscono per discutere le esperienze dell anno trascorso. I principali elementi del report sono la politica di sviluppo sostenibile di Turku, gli indicatori ecologici, i resoconti ambientali, gli indicatori sociali e lo sviluppo sostenibile nei dipartimenti. Il report completo è disponibile on-line e viene anche stampata la sintesi esecutiva. Dopo il dibattito in giunta, il report viene inviato al consiglio comunale e ai vari comitati politici per essere oggetto di ulteriori discussioni e decisioni. Finora l inconveniente del report è che non mette a confronto la città di Turku con altre realtà. Tuttavia, è in corso un opera di armonizzazione degli indicatori di sviluppo sostenibile delle sei più grandi città finlandesi e il primo report comparativo sarà pubblicato nel una città come esempio lahti, finlandia 12 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

13 IMPOSTAZIONE ORGANIZZATIVA La gestione integrata non può funzionare senza processi strutturati, vale a dire un sistema. D altro canto, neanche un sistema può funzionare senza il lavoro delle persone. Un IMS necessita di persone che conoscano le proprie responsabilità e collaborino in vista di obiettivi comuni, in base a un certo piano. Molte città hanno già messo in atto elementi di un sistema di gestione ambientale (EMS) o hanno stabilito procedure che le rendano conformi ai requisiti di legge. Tuttavia, è raro trovare un impostazione organizzativa che metta in relazione tutte le responsabilità dirette e gli aspetti indiretti di un autorità locale in merito all ambiente o allo sviluppo sostenibile. È la struttura dell IMS a dover incorporare le strutture esistenti nell amministrazione municipale, non il contrario, e a doversene avvalere. Gli elementi centrali dell impostazione organizzativa sono un team di coordinamento e un consiglio di coordinamento interdipartimentale. È preferibile che il team di coordinamento sia creato a livello centrale nell amministrazione, in modo da gestire il coordinamento del sistema. Il consiglio di coordinamento è responsabile della supervisione dell intero IMS. Lo sviluppo sostenibile è un obiettivo impegnativo e complesso, che necessita di conoscenze specifiche e aggiornate. Il capacitybuilding del personale coinvolto è quindi un aspetto importante all interno dell impostazione organizzativa. ricomporre il mosaico Quando EMAS è stato adottato a Lewes, si è affermata la necessità non solo di gestire le prestazioni ambientali, ma anche di coinvolgere il personale e farlo partecipare al gruppo direttivo. All interno degli uffici, i direttori sono responsabili delle prestazioni ambientali, ma la gestione quotidiana è delegata a un rappresentante. I vari rappresentanti si incontrano con cadenza trimestrale in un Gruppo Direttivo Ambientale per coordinare EMAS. Il gruppo è presieduto dal direttore dell ufficio ambiente e salute e il segretariato è diretto dal coordinatore ambientale. Il coordinatore ambientale dipende dal direttore dell ufficio ambiente e salute. Inoltre, si occupa di attuare la politica ambientale del consiglio, produrre la dichiarazione ambientale, eccetera. Oltre all impostazione organizzativa formale, Lewes vanta anche un sistema di eco-osservatori volontari in ciascun dipartimento. Nell espandere EMAS affinché includa ulteriori dimensioni di sostenibilità, è stato creato un piccolo team di funzionari specializzato in sviluppo sostenibile, la Dedicated Sustainability Unit. Il team si impegna nello sviluppo di prassi di sostenibilità e della strategia di comunità sostenibile per il distretto di Lewes, sia all interno dell organizzazione che sul territorio. Ogniqualvolta dei funzionari esterni abbiano verificato il consiglio, hanno sottolineato il coinvolgimento del personale nel programma ambientale di Lewes. Avere un impostazione organizzativa forte e ben radicata già in partenza ha contribuito molto all espansione del sistema per l inclusione di ulteriori dimensioni di sostenibilità. una città come esempio lewes, regno unito Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 13

14 COINVOLGIMENTO E COMUNICAZIONE Non può esserci attuazione sostenibile senza l accettazione, la comprensione, la volontà, l interesse, la consapevolezza e l identificazione di vantaggi e responsabilità per i diversi attori. Per ottenere tutto ciò è necessaria un efficace strategia di coinvolgimento e comunicazione. I portatori di interesse di rilievo sono definiti in base alle seguenti caratteristiche: hanno effetto sulla questione o la questione ha effetto su di loro sono in possesso di informazioni, risorse ed esperienza necessarie controllano gli strumenti di attuazione Sulla base di queste conoscenze, la città può avere un quadro complessivo chiaro di ruoli e tempi di intervento di ciascuno. Le conoscenze sono utilizzate per fissare regole su come coinvolgere i portatori di interesse di rilievo in tutte le fasi del Sistema di Gestione Integrata. Rendendo le regole pubbliche, i portatori di interesse sono tenuti informati sul momento in cui è previsto il loro coinvolgimento e su come possano contribuire a dar forma a una città sostenibile. Una volta coinvolti i portatori di interesse, è necessario essere chiari su come vengono gestite le comunicazioni, sia all interno del sistema che verso l esterno. Il coinvolgimento e la comunicazione sono il punto di partenza per avviare e rafforzare l attuazione del sistema e sono strettamente legati all impostazione organizzativa. Il grado, e quindi il successo, dello scambio di idee e approcci entro gruppi di lavoro interdipartimentali e la cooperazione fra aree di competenza diverse è il risultato del livello di coinvolgimento e comunicazione. la voce dei cittadini Oltre mille cittadini sono stati coinvolti nel processo di creazione del piano per lo sviluppo della città di Ludwigsburg Possibilità per Ludwigsburg e di una prospettiva per la città per gli anni 2005 e Le iniziali fonti di idee per i temi principali del piano sono state workshop con importanti decisori e interviste telefoniche ai cittadini. Due Conferenze di ricerca sul futuro lungimiranti e orientate al dialogo, che hanno coinvolto diversi gruppi di cittadini e altri portatori di interesse, hanno dato vita a raccomandazioni e suggerimenti di progetti e misure. Dal punto di vista della gestione, il lavoro è stato svolto da due preparati membri dello staff, che hanno gestito l organizzazione dell intero processo di sviluppo cittadino e di partecipazione. La guida e il lavoro concettuale sono stati assegnati a un gruppo di controllo comprendente sindaco e vicesindaco. In considerazione del loro successo, le Conferenze di ricerca sul futuro resteranno parte dell opera di pianificazione del futuro di Ludwigsburg. Il piano che ne risulterà sarà lo strumento di orientamento strategico e sviluppo futuro della città e sarà aggiornato secondo le esigenze. Per raggiungere gli obiettivi sarà necessaria un incessante collaborazione fra tutti i dipartimenti dell amministrazione cittadina. La finalità ultima è che lo sviluppo sostenibile (nei settori dell ecologia, delle esigenze sociali, dell economia e della partecipazione dei cittadini) sia obiettivo tanto dell amministrazione quanto del consiglio comunale. una città come esempio ludwigsburg, germania 14 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

15 Ripetizione del ciclo ed espansione del sistema Una volta completate le cinque fasi e i due elementi trasversali, il lavoro dell IMS è in corso. Tuttavia, il processo annuale è un continuo valutare, rivedere e migliorare. Non è possibile fare tutto subito. Il modello suggerisce un approccio simile a un viaggio, in cui le città possono partire da poco ed espandere gradualmente il raggio di azione. Tale espansione ha luogo lungo tre assi: 1. Espansione territoriale: applicazione dell IMS all intera area urbana con la selezione di indicatori e obiettivi adeguati. 2. Espansione in termini di attori: collaborazione con tutti i portatori di interesse di rilievo della città e con le città vicine. 3. Espansione dimensionale: integrazione di tutte le dimensioni di sostenibilità nel sistema di gestione. Alcune fasi sono attuate su base annuale, ma la revisione completa è necessaria solo ogni 3-5 anni, a meno che non si verifichino nel cambiamenti tali da richiedere una completa rielaborazione dell orientamento strategico della città. Quello che segue è un esempio di un ciclo di tre anni completo, con le attività svolte in città durante quel periodo. Il quadro tenta di esemplificare ciò che avviene in una città nel corso di un anno, anche se la tempistica delle questioni varia. L impostazione del sistema richiede una notevole quantità di tempo, spesso oltre un anno, come si evince dall esempio. quali le differenze rispetto ai sistemi di gestione ambientale tradizionali? Le cinque fasi dell IMS sono conformi a ISO ed EMAS. Ma l IMS non si limita a occuparsi degli aspetti ambientali, concentrandosi principalmente su elementi strategici entro la responsabilità e/o l influenza di un autorità locale/regionale quelli che in EMAS e ISO sono definiti aspetti indiretti piuttosto che sui progressi in questioni di economia domestica, come la riduzione dei consumi energetici della propria amministrazione. Per questo motivo, l IMS deve essere organizzato centralmente nell amministrazione della città, piuttosto che in un singolo ufficio come di solito avviene con i sistemi di gestione ambientale tradizionali. L approvazione del programma strategico e l impostazione organizzativa da parte del consiglio comunale, quale organismo decisore più importante, rappresentano requisiti minimi all interno dell IMS. Il coinvolgimento dell organismo politico centrale nella definizione degli obiettivi e nella valutazione, analogamente a quanto avviene con i cicli di bilancio annuale, garantisce impegno politico, legittimazione e ottimizzazione dell impatto. Mentre il coordinamento è gestito dall amministrazione locale, gli obiettivi e i fini strategici devono essere perseguiti attraverso una serie di attori, fra cui gli uffici amministrativi, le aziende private e i portatori di interesse di rilievo. Pertanto, il coinvolgimento dei portatori di interesse in tutti gli elementi chiave dell IMS è un requisito minimo. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 15

16 Esempio del ciclo di gestione Nomina di un team di coordinamento e di un consiglio di coordinamento interdipartimentale. Decisione sull ambito di partenza. Decisione politica di attuazione dell IMS. Decisione sugli obiettivi a lungo e breve termine nel consiglio comunale in contemporanea con l approvazione del bilancio. Raccolta di dati per la baseline review. Workshop sulla definizione delle priorità. Anno 1 Report di valutazione presentato in consiglio comunale. Discusso insieme al bilancio. Adeguamento di obiettivi e/o azioni. Decisioni per il ciclo dell anno successivo. Preparazione del programma strategico in vista dell approvazione del consiglio comunale. Comunicazione continua con i politici in attesa della decisione del Consiglio di Amministrazione. Completamento di una prima baseline review. Richieste di input per la valutazione annuale. Workshop per la definizione degli obiettivi e la pianificazione delle azioni con la partecipazione dei portatori di interesse. Workshop informativi sulla baseline review nell ambito dell amministrazione e con la partecipazione di politici. Informazioni a portatori di interesse e cittadinanza. 16 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

17 Distribuzione di responsabilità per l attuazione e il monitoraggio. Conferma con partner esterni. Report di valutazione presentato in consiglio comunale. Aggiornamento della baseline review e inizio di un nuovo ciclo di gestione. Anno Anno 3 Prosegue l attuazione. Riconfermati gli accordi con i portatori di interesse. Avvio processo di implementazione. Richieste di input per la valutazione annuale. Report di monitoraggio semestrale. Report di monitoraggio semestrale. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 17

18 Città attrezzate per le sfide del futuro i vantaggi del sistema di gestione integrata Le città necessitano di uno strumento strategico che le aiuti ad affrontare le sfide con efficienza. Il Sistema di Gestione Integrata (IMS) è uno strumento di quel genere. Esso risponde alle esigenze, alle funzioni e alle strutture esistenti delle città. Anche se città di paesi differenti hanno strutture, compiti e approcci di gestione diversi, esse hanno anche elementi in comune. In breve, rappresentano la struttura della democrazia locale. Hanno eletto politici che sono i responsabili ultimi della gestione entro i confini amministrativi di ciascuna di esse. Le città usano diversi strumenti e mezzi per indirizzare il proprio lavoro. Viste le condizioni in rapido mutamento del mondo di oggi e l importanza della questione del cambiamento climatico, i tradizionali approcci di lungo e medio termine alla pianificazione appaiono insufficienti ad affrontare il problema. Per quanto riguarda l ambiente, alcune città si avvalgono di sistemi di gestione ambientale (EMS) tradizionali, come ISO ed EMAS. Tuttavia, i modi in cui tali sistemi tradizionali sono stati attuati dalle città hanno rivelato carenze nel prendere in considerazione l intera area urbana con i suoi aspetti indiretti, la mancanza di impegno politico, l incapacità di far fronte a tutte le dimensioni della sostenibilità, eccetera. E allora qual è il valore aggiunto dell uso dell IMS? Le sezioni che seguono ne illustrano alcuni vantaggi. tutti gli sforzi in un unica direzione La finalità del sistema di Gestione Integrata è garantire la sostenibilità. La sostenibilità ha, fra i propri elementi fondanti, l integrazione. L integrazione di vari campi della politica, livelli di autorità, portatori di interesse, eccetera. Nel modello IMS, il concetto di sviluppo sostenibile deve riguardare la manutenzione delle nostre risorse naturali come requisito per l uso di mezzi e attività economiche mirate a ottenere il benessere umano e una migliore qualità della vita. Tale prospettiva vede le risorse naturali come meccanismo di sopravvivenza e come base per permettere alla società di fiorire. Le attività economiche sono il mezzo per utilizzare quelle risorse. Le attività economiche sono quelle attività dell uomo che convertono continuamente le risorse naturali in qualità della vita per l uomo stesso. Non si tratta di mere pratiche commerciali; esse includono ogni genere di comportamento economico di esseri umani: in casa, nel tempo libero, in ufficio, in una città o in azienda. Ciascuno gioca un ruolo in tali attività economiche. Tuttavia, esse si devono basare sui diritti umani (ad esempio, la libertà di scelta/azione) e rendere i valori delle attività accessibili alla società nel suo complesso per soddisfare le esigenze di tutti. In un contesto del genere, dobbiamo essere innovativi per tagliare traguardi ambientali e sociali ambiziosi. Dobbiamo anche essere aperti alle novità, dal momento che il nostro ambiente è in rapida evoluzione. Di fronte a informazioni diverse, potremmo trovarci a dover cambiare domani le decisioni prese oggi. 18 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

19 La gestione della sostenibilità è gestione di persone, non dell ambiente, del denaro o della società costituita come tale. L integrazione di considerazioni economiche, sociali e ambientali è un requisito fondamentale della sostenibilità. Tuttavia, è importante anche l integrazione dei vari livelli di autorità, degli strumenti usati e la combinazione delle azioni dei portatori di interesse nell ambito di una struttura coerente, in modo che si rafforzino l una con l altra invece di contrastarsi. In ogni città è necessario avviare il dibattito su cosa significhi sostenibilità in termini pratici a livello locale, in relazione alle sfide globali della sostenibilità medesima. Dal momento che essa è un impegno a lungo termine e poiché le sfide locali possono variare col tempo, a causa della rapida evoluzione del mondo in cui viviamo, la questione va costantemente tenuta in considerazione. L approccio di gestione dell IMS consente alle città di riconsiderare regolarmente la definizione delle sfide di sostenibilità locali. Di conseguenza, permette di prendere in considerazione i dati e le ricerche più recenti a disposizione. Analogamente, ottenere il cambiamento è un processo a lungo termine. Il sistema di gestione, pertanto, deve maturare, in modo che le persone coinvolte si abituino a questo modo di lavorare. La sostenibilità dà grande importanza al coinvolgimento. Essa richiede la partecipazione di molti. La gestione della sostenibilità è gestione di persone, non dell ambiente, del denaro o della società costituita come tale. Di conseguenza, l effetto che l IMS ha sulla sostenibilità sarà il risultato del successo che esso avrà nel gestire le persone coinvolte. Dal momento che lo sviluppo sostenibile rappresenta un impegno a lungo termine, va anche sottolineato che esso non può avvenire attraverso i progetti a breve termine e isolati spesso attuati in passato. Al contrario, i progetti devono essere parte di un processo a lungo termine per cui l IMS costituisce una base. Entro un processo a lungo termine, i progetti possono essere attuati con lo scopo di sostenerlo. Analizzare il successo di una città nell opera di sostenibilità richiede dati e misure. Gli indicatori e gli obiettivi che formano il nucleo di monitoraggio, valutazione e comunicazione dei risultati dell IMS sono fondamentali. Le divergenze nella scelta di indicatori adeguati sono una componente naturale dello sviluppo di nuovi modi di lavorare, ma possono essere risolte durante il processo. L approccio integrativo alla gestione di una città contribuisce anche alla riduzione del rischio su base continua piuttosto che sporadica. Contribuisce a prevenire possibili danni/catastrofi ambientali, conflitti sociali, battaglie legali con i cittadini e migliora, fra l altro, l affidabilità della programmazione per gli investitori. L approccio integrato è indicato dalle ampie politiche UE come la soluzione per progredire nella sostenibilità locale. Il Sistema di Gestione Integrata può pertanto avvantaggiare le città che richiedano il supporto finanziario dell Unione Europea. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 19

20 i vantaggi del sistema di gestione integrata il controllo è nelle mani dei politici I politici hanno la responsabilità di bilanciare le risorse a disposizione per garantire ai cittadini una buona qualità della vita. Questo significa gestire le risorse naturali, sociali e finanziarie in modo efficiente. Tutte queste risorse sono fondamentali per le città. I politici, inoltre, devono saper individuare le connessioni fra le diverse risorse. Gestirle in modo isolato l una dall altra non permette di raggiungere il potenziale dell uso efficiente di tutte le risorse. L IMS contribuisce a trovare l equilibrio fra risorse e integrazione delle stesse. Sta ai politici prendere decisioni e indirizzare, a grandi linee, il futuro della città. Loro è anche la responsabilità di assegnare risorse all amministrazione per l attuazione delle decisioni, che devono essere basate su informazioni rilevanti e precise sulla situazione in corso. Tali informazioni devono essere fornite ai politici, per permettere loro di capire se le decisioni prese abbiano avuto l effetto desiderato una volta attuate e se siano state efficaci nel risolvere le questioni locali. L IMS fornisce una struttura strategica per lo sviluppo sostenibile locale, in cui è possibile inserire e gestire in modo integrato i piani e i programmi per tutti gli aspetti rilevanti. L IMS è organizzato centralmente nell amministrazione della città, piuttosto che in un singolo ufficio. Analogamente al bilancio, l IMS è un processo annuale. Preferibilmente, i due processi sono allineati, in modo che i politici abbiano la possibilità di verificare costantemente non solo la spesa finanziaria della città, ma anche gli effetti sulla sostenibilità delle decisioni prese. Il mondo è in rapida evoluzione e i politici hanno bisogno di uno strumento che li assista nella revisione frequente e critica di piani, azioni, risultati e rendimento. I tradizionali approcci di pianificazione a lungo e medio termine appaiono insufficienti nell affrontare i problemi. L approccio ciclico alla gestione è più vantaggioso, poiché consente la tempestiva adozione di correttivi in presenza di informazioni e dati nuovi. maggiore facilità di attuazione per gli amministratori I politici hanno la principale responsabilità per le decisioni, che però sono messe in atto dall amministrazione. Una città si deve occupare di diversi aspetti ed è pertanto organizzata in vari uffici: ci sono anche numerosi portatori di interesse, fra cui i cittadini, le ONG, le aziende, le università, eccetera. Le città confinanti e i loro cittadini hanno effetto sull area amministrativa di una città e viceversa, proprio come le autorità nazionali e regionali influenzano i livelli di amministrazione più bassi. Nel complesso, si tratta di un enorme moltitudine di persone che deve essere coordinata in vista dello stesso obiettivo. Per di più, quando si analizza una città e il modo in cui viene amministrata, ci si trova di fronte a una moltitudine di prospettive, piani, programmi, strategie, piani di azione, leggi, normative nazionali, risorse economiche, eccetera. Si tratta spesso di un quadro eterogeneo, carente in termini di coerenza e problematico per quanto riguarda le relazioni fra diverse aree. Per il membro 20 Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale

21 La struttura dell IMS vi fa collaborare, vi rende rete. di un ufficio, è difficile capire quale sia il suo ruolo nell attuare tali piani, programmi, strategie, eccetera. In sintesi, le sfide della gestione urbana sostenibile sono in parte legate alla difficoltà di coordinamento. Ciò è dovuto alla complessità intrinseca del ruolo delle città. L amministrazione deve gestire in modo efficiente tutte le persone coinvolte. Le città che applicano l IMS lo vedono come un meccanismo di coordinamento. Il fatto che si tratti di un processo annuale facilita coordinamento e coerenza. L impostazione organizzativa dell IMS è il motore del processo. Poiché è basata su fasi annuali sistematiche, la città può sempre fare un passo indietro e rivalutare programmi, strategie e piani di azione, se necessario. Il processo garantisce una struttura per il lavoro della città ed entro tale struttura appare chiaro come e quando utilizzare i diversi strumenti a disposizione della città stessa. La collaborazione intersettoriale è una parte fondamentale dell IMS. Le discussioni intersettoriali fra diverse professioni sono importanti per comprendere il valore del lavoro in altri settori e come l attività di un settore influenzi quella di altri. Ancora una volta, il processo annuale garantisce la struttura per capire perché, cosa, come e quando confrontarsi fra settori. Esso inoltre consente di capire meglio gli obiettivi fissati e l impegno a essi legato. Infine, tutela l attuazione e riduce il rischio che i piani vengano dimenticati. Allo stesso modo, l IMS rappresenta una struttura per i processi partecipativi. Tali processi sono al centro dell Agenda 21 Locale nata alla conferenza di Rio, nel Da allora, molte città lavorano con l Agenda 21 Locale. Tuttavia, alla conferenza di Johannesburg del 2002, è stato affermato che i processi di tale strumento necessitassero di rivitalizzazione. C era l esigenza di passare dalla programmazione all azione. Includere i processi partecipativi nell IMS consente all amministrazione di capire come e dove tali processi possono essere utilizzati nella gestione strategica della città. Sebbene vi siano diversi metodi partecipativi, per fare la differenza ci vogliono coerenza e integrazione nei processi strategici della città. L approccio partecipativo garantisce processi decisionali trasparenti e solidi e motiva i cittadini ad attuare la propria parte di obiettivi, quelli cioè che richiedono un cambiamento nel comportamento individuale. Il seguito statistico a livello legislativo, regionale, nazionale e comunitario richiede alle città di monitorare e riportare i dati a varie autorità o organizzazioni. Inoltre, l impegno volontario da parte delle città richiede report sui progressi. Tali processi di monitoraggio e stesura di report spesso non sono armonizzati, generando il rischio di svolgere un lavoro doppio in diverse parti dell amministrazione. L armonizzazione dei compiti di monitoraggio e stesura di report si può ottenere inserendoli nel processo complessivo dell IMS. Gestione integrata Verso una sostenibilità locale e regionale 21