Ufficio Relazioni Internazionali. Vademecum dello studente Overseas (scambi extra-ue)

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1 Ufficio Relazioni Internazionali Vademecum dello studente Overseas (scambi extra-ue) Procedure e Modulistica A.A. 2015/2016

2 Caro Studente, cara Studentessa, in qualità di vincitore/vincitrice di uno scambio Overseas per la mobilità presso un università extra europea, troverai di seguito un memorandum con i moduli necessari e le procedure da seguire prima, durante e dopo il tuo soggiorno all estero. Per informazioni ulteriori contatta l Ufficio Relazioni Internazionali alla mail Cogliamo l occasione per augurarti di trarre il massimo profitto da tutte le opportunità di crescita personale, formativa e professionale che ti saranno certamente offerte dall esperienza Overseas. Buon viaggio! Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità Università Ca Foscari Venezia 1

3 UNIVERSITÀ CA FOSCARI PER LA MOBILITÀ INTERNAZIONALE Ca' Foscari intrattiene rapporti con numerose università e istituzioni extraeuropee, attraverso la stipula di Accordi di Cooperazione Scientifica e Culturale con l'obiettivo di sviluppare attività congiunte di studio, ricerca e formazione, e di incentivare la mobilità di studenti, ricercatori e docenti. Alcuni di questi accordi consentono agli studenti dell Ateneo di realizzare un esperienza formativa in regime di scambio con l università estera partner. Gli studenti, hanno dunque la possibilità di frequentare corsi e sostenere esami presso qualificate università internazionali. Tali esami, se preventivamente concordati con i docenti di Ca Foscari tramite compilazione del Learning Agreement, sono successivamente riconosciuti nella carriera universitaria dello studente. Se sei stato selezionato per un periodo di scambio Overseas, ecco i passaggi che devi fare: DOPO L ACCETTAZIONE Periodo di mobilità Il periodo di mobilità presso l università ospitante: - può essere di un semestre o di un anno accademico a seconda del tipo di accordo stipulato con l università partner. ATTENZIONE: non sempre i semestri corrispondono a quelli italiani (con 1 semestre a volte si intende il nostro 2 semestre); - deve essere continuativo e non frammentato; - può essere prolungato se concordato sia con Ca Foscari che con l università ospitante. Per ottenere il prolungamento è necessario: a) trovarsi presso l università ospitante, nel momento in cui si fa richiesta di estensione; b)contattare l Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari e richiedere la possibilità di prolungare il periodo; Ricorda che sta all università ospitante accettare o meno la richiesta. Il consenso di estendere la permanenza all estero NON comporta un aumento del rimborso ( gli studenti riceveranno massimo quanto stabilito nell Allegato D). NON verranno considerate le richieste degli studenti che presenteranno domanda di prolungamento una volta terminato il periodo di scambio stabilito e che saranno già rientrati in Italia. Rinuncia In caso di rinuncia, ti chiediamo di darne tempestiva comunicazione scritta all Ufficio Relazioni Internazionali, altrimenti impedirai ad altri studenti in graduatoria di usufruire della borsa Overseas al tuo posto. (Basta una a 2

4 Documenti da preparare per l università ospitante Ricorda di controllare bene le scadenze entro le quali vanno inviati i documenti, in quanto sarà tua cura presentare quanto richiesto, entro le scadenze indicate, all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari, che si occuperà di inviare il tutto alle Università partner. Per chiarimenti e supporto per la preparazione dei documenti da inviare, rivolgiti all Ufficio Relazioni Internazionali Settore Mobilità PRIMA DELLA PARTENZA Tasse e iscrizione a Ca Foscari Come studente vincitore di uno scambio Overseas, al momento della partenza, devi risultare iscritto ad un corso di laurea a Ca Foscari e sei tenuto al pagamento delle tasse entro le normali scadenze. Se sei uno studente che deve conseguire la laurea nella sessione estiva, potrai partire solo se risulterai essere iscritto a una Laurea di Ca Foscari al momento della partenza. Learning Agreement (ALLEGATI 1A e 1B) Prima di partire, dovrai preparare il Learning Agreement (LA), un documento che contiene il piano delle attività che vuoi svolgere all estero e l indicazione per il loro riconoscimento a Ca Foscari: - cerca nel sito dell università ospitante i corsi che possono essere compatibili con il tuo piano di studi; - prepara una bozza del Learning Agreement: Allegato 1A per esami e/o Allegato 1B per ricerca per tesi; - fissa un appuntamento con il presidente del collegio didattico del tuo corso di laurea a Ca Foscari per completare il modulo. Fallo firmare al docente (Academic contact person) e, successivamente, all Ufficio Relazioni Internazionali Settore Mobilità (Exchange Institutional Coordinator). Ti informiamo che i dipartimenti di Management e di Studi sull Asia e sull Africa Mediterranea hanno dei referenti preposti a questa funzione. Per informazioni contatta l Ufficio Relazioni Internazionali 3

5 DURANTE IL PERIODO DI MOBILITA Invia i documenti qui sotto elencati per fax ( ) o per posta ( Ufficio Relazioni Internazionali, Ca Foscari University of Venice, 3246 Dorsoduro, Venice-Italy). Conserva gli originali per le procedure di rientro: Conferma di arrivo (Allegato 3 p. 1) Al tuo arrivo presso l università ospitante, compila e fai compilare dall Ufficio Relazioni Internazionali il modulo di conferma di arrivo (Allegato 3 p. 1), e invialo entro 15 giorni all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari per o per fax ( ). Learning Agreement (Allegato 1A o 1B) Il Learning Agreement (Allegato 1A per studio o Allegato 1B per ricerca) deve essere compilato prima della vostra partenza, prima dal presidente del collegio didattico del vostro corso di laurea e successivamente dall Ufficio Relazioni Internazionali-Settore Mobilità. Una volta giunto a destinazione dovrai far firmare il documento dall Ufficio Relazioni Internazionali dell università ospitante e inviarlo per a o per fax ( ) all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari - Settore Mobilità. Ricordati di conservare il documento originale. Cambiamenti al Learning Agreement (Allegato 2) Se devi apportare dei cambiamenti al tuo Learning Agreement, contatta prima per il presidente del collegio didattico di Ca Foscari che ha firmato il LA originale. Chiedigli di firmare il modulo di cambiamento (Changes to the Learning Agreement) e di inviarlo scansionato per all Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità ATTENZIONE: nel modulo Changes to the Learning Agreement vanno inseriti solo i cambiamenti effettuati rispetto ai corsi indicati nel Learning Agreement originale. I corsi che restano invariati non devono essere riportati nel modulo di variazione. PRIMA DEL RIENTRO Conferma di Partenza (Allegato 3 p. 2) In occasione della chiusura del tuo periodo di scambio Overseas, compila e fai compilare dal responsabile dell ufficio Relazioni Internazionali dell università ospitante il modulo di conferma di partenza (Allegato 3 p. 2), e invialo all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari - Settore Mobilità per o per fax ( ). Transcript of records Al termine del tuo periodo di scambio internazionale presso un paese extra-ue, alcune università rilasciano direttamente allo studente il Transcript of Records (certificato degli esami sostenuti). In caso contrario, chiedi che il Transcript venga spedito direttamente all Ufficio Relazioni 4

6 Internazionali - Settore Mobilità e per posta (Università Ca Foscari di Venezia Ufficio Relazioni Internazionali/ Settore Mobilità - Dorsoduro Venezia - Italia). E necessario l originale per poter procedere al riconoscimento degli esami a Ca Foscari. AL RITORNO Compilazione del questionario Riceverai una mail contenente il link di un questionario che ti chiediamo di compilare per far sapere agli studenti che partiranno negli anni futuri quali sono state le tue impressioni del soggiorno che hai trascorso nel paese e nell università ospitante. Chiusura del periodo di mobilità Entro 15 giorni dal tuo rientro in Italia dovrai fissare un appuntamento con l' Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità di Ca Foscari (http://www.unive.it/nqcontent.cfm?a_id=26734 ). Se non dovessi riuscire entro questo termine ti chiediamo gentilmente di avvisarci Per terminare il tuo periodo di scambio, dovrai consegnare i seguenti documenti originali: - i moduli Confirmation of Arrival e Confirmation of Departure (Allegato 3), dai quali risulterà l intero periodo di mobilità effettuato; - il Learning Agreement (Allegato 1A o Allegato 1B) in originale firmato dall università ospitante, e il Changes to the Learning Agreement ; il Transcript of Records, se rilasciato dall università ospitante. Rimborso spese Per ottenere il rimborso delle spese di viaggio, dovrai compilare il modulo di rimborso (Allegato 4 - vedi sessione allegati), presentando il biglietto aereo con indicazione della spesa sostenuta, le carte d imbarco in originale, o in formato elettronico, eventuali altri giustificativi di spesa (ad es: ricevute di alloggio) fino al raggiungimento della somma massima prevista. Ti ricordiamo che il contributo massimo previsto dipende dalle destinazione (vedi Allegato D relativo al rimborso spese). In nessun caso potranno essere corrisposti contributi per le spese di viaggio in assenza di giustificativi. Ti ricordiamo inoltre che, per ottenere il massimo rimborso indicato nell Allegato D del bando, devi presentare giustificativi di spesa pari o superiori alla cifra indicata. IMPORTANTE: ricorda che il rimborso spese viene effettuato SOLO attraverso la carta Multiservizi. Quindi, per riceverlo è necessario che tu attivi la carta e indichi il codice IBAN della stessa nel modulo di rimborso. 5

7 ATTIVITÀ A CUI POTRAI PARTIPARE AL RIENTRO Erasmus Students Network (ESN) a Venezia L Erasmus Student Network (ESN) è una delle più grandi associazioni studentesche in Europa. Fondata nel 1989, ESN si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali. È costituita da studenti interessati all internazionalizzazione o che hanno già partecipato a progetti di mobilità. Il target sono gli studenti in scambio in tutta Europa e nel mondo, con l obiettivo di aiutarli nel processo di integrazione nel paese che li ospita, attraverso l organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche. Al tuo rientro, puoi aderire a ESN Venezia in qualsiasi momento dell anno accademico, contattando direttamente l associazione: FB: Esn Venezia Programma Ca Foscari Buddy Un Buddy è uno studente di Ca Foscari disponibile a fare da tutor a uno studente internazionale nel proprio tempo libero, aiutandolo a integrarsi nella vita universitaria. Per diventare un Buddy, invia all'ufficio Relazioni Internazionali per l apposito modulo di adesione che trovi su entro le scadenze: 30 Aprile 2015 disponibilità per il primo semestre o l intero anno accademico 2015/2016; 30 Ottobre 2015 disponibilità per il secondo semestre dell anno accademico 2015/2016. Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità L ufficio è a disposizione per ogni informazione durante l orario di ricevimento: martedì 9.30>12.30, mercoledì 9.30>12.30 e 14.30>16.30, venerdì 9.30> È obbligatoria la prenotazione on line dal link Università Cà Foscari Venezia, Dorsoduro Venezia Università Cà Foscari Venezia > Cà Foscari Internazionale Tel.: Fax:

8 CHKLIST Verifica di non avere dimenticato nulla! Dopo l accettazione Preparare e inviare i documenti richiesti dall università ospitante secondo le scadenze Controllare che i documenti di viaggio siano validi per il Paese di destinazione e provvedere al visto e all assicurazione sanitaria Prima di partire Compilare il Learning Agreement e farlo firmare dal docente coordinatore del collegio didattico del tuo corso di laurea a Ca Foscari Provvedere all iscrizione a Ca Foscari (e al pagamento delle tasse d iscrizione all Università Ca Foscari) Durante il periodo di mobilità Inviare copia della Confirmation of Arrival all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari Far firmare il Learning Agreement e inviarlo all Ufficio Relazioni Internazionali di Ca Foscari - Settore Mobilità Internazionale e Partenariati per fax o In caso di cambiamenti al Learning Agreement, compilare il Changes to the Learning Agreement, farlo approvare dall università ospitante e inviarlo al docente coordinatore del collegio didattico di Ca Foscari che ti ha firmato il LA originale. Prima del rientro Al termine del periodo far compilare la Confirmation of Departure dall università straniera Assicurarsi che il Transcript of Records, se non viene consegnato, venga inviato ai recapiti corretti Al rientro in Italia Presentare la documentazione richiesta all Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità Internazionale e Partenariati dell università Ca Foscari entro 15 giorni dal tuo rientro in Italia SCADENZE Entro una settimana dalla pubblicazione delle graduatorie: accettazione scambio Entro 15 giorni dalla data di arrivo presso l università ospitante: inviare la Confirmation of Arrival Entro 30 giorni dall inizio dei corsi presso l università ospitante: inviare variazioni del L.A. Entro 15 giorni dal rientro in Italia: consegnare i documenti in originale all Ufficio Relazioni Internazionali. 7

9 GLOSSARIO Accommodation (Housing) Form Modulo richiesto dall università ospitante allo studente vincitore di uno scambio internazionale in un paese extra UE in partenza per richiedere l alloggio durante il periodo all estero. Application Form Modulo di iscrizione richiesto dall università ospitante allo studente vincitore di uno scambio internazionale in un paese extra UE in partenza. Possono essere previste scadenze entro cui inviare il modulo e diverse modalità di invio (online, via fax, via posta etc ). Confirmation of Arrival Dichiarazione che certifica l arrivo dello studente presso l università ospitante. Deve essere firmata dall università ospitante e spedita all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Venezia. Confirmation of Departure Dichiarazione che certifica la partenza dello studente dall università ospitante. Deve essere firmata dall università ospitante e consegnata all Ufficio Relazioni Internazionali dell Università Ca Foscari Venezia. ESN (Erasmus Student Network) Associazione studentesca che si dedica al supporto e allo sviluppo degli scambi internazionali attraverso l organizzazione di eventi e il supporto pratico nelle attività accademiche per gli studenti internazionali. Hosting Institution (o Receiving Institution ) Università di destinazione o Università ospitante che accoglie lo studente durante il periodo di mobilità. Institutional Coordinator Responsabile amministrativo del Programma di scambio. Nel caso dell Università Ca Foscari si tratta dell Ufficio Relazioni Internazionali. Learning Agreement Piano di studi scambi internazionali, che specifica gli esami da svolgere presso l università ospitante e gli esami corrispondenti nell università di origine. Sending Institution (o Home Institution ) L Università presso cui lo studente è immatricolato (ovvero l università Ca Foscari Venezia). 8

10 Statement of Purpose (o Study Project ) Spesso le Università ospitanti chiedono a integrazione della documentazione necessaria per l ammissione, anche la stesura di un statement of purpose o study project. Si intende con questo la produzione di un testo in cui lo studente ha l opportunità di raccontare le motivazioni personali, le esperienze e le attività formative e non e i propri obiettivi futuri. Questo documento deve essere scritto in maniera convincente e deve descrivere anche le proprie conoscenze culturali e linguistiche. Lo scopo è di scrivere un testo personalizzato che descriva bene il candidato. Transcript of Records Certificato degli esami sostenuti. 9

11 International Relations Office, Ca Foscari, Dorsoduro 3246, Venice, Italy International Exchange Outgoing Student LEARNING AGREEMENT Annex 1A Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Academic year Student s name Field of study Sending institution Matriculation number Semester Student s surname Università Ca Foscari Venezia Italy Country Hosting Institution Country Course unit code Course unit title Number of university credits recognized at Ca Foscari University = Original Course at the hosting university; = Equivalent Course at Ca Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. 10

12 Student s signature SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature 11

13 International Relations Office, Ca Foscari, Dorsoduro 3246, Venice, Italy International Exchange Outgoing Student LEARNING AGREEMENT FOR RESEARCH ACTIVITIES Annex 1B Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Research activities for the degree thesis Academic year Student s name Field of study Sending institution Matriculation number Semester Student s surname Università Ca Foscari Venezia Italy Country Hosting Institution Country Description of the research activities for the degree thesis: Student s signature 12

14 SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature 13

15 International Relations Office, Ca Foscari, Dorsoduro 3246, Venice, Italy International Exchange Outgoing Student CHANGES TO THE LEARNING AGREEMENT Annex 2 Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. CHANGES TO THE ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT (to be filled in only if appropriate) Academic year Student s name Field of study Sending institution Matriculation number Semester Student s surname Università Ca Foscari Venezia Italy Country Hosting Institution Country Course unit code Course unit title Del. Add. Number of university credits 14

16 = Original Course at the hosting university; = Equivalent Course at Ca Foscari University. If necessary, reprint the form and continue the list. Student s signature SENDING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature HOSTING INSTITUTION: We confirm that the proposed learning agreement is approved. Academic contact person s signature Exchange Institutional Coordinator s signature 15

17 International Relations Office, Ca Foscari, Dorsoduro 3246, Venice, Italy International Exchange Outgoing Student CONFIRMATION OF ARRIVAL Annex 3, p.1 Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. Academic year Semester Matriculation number Student s surname Student s name _Università Ca Foscari Venezia Italy Sending institution Country Number of months of the Exchange mobility period HOSTING INSTITUTION: Name and full address International Relations Officer name and surname, tel., fax, DATE OF ARRIVAL at the hosting institution : Student s signature International Relations Officer of the hosting institution: signature and stamp 16

18 17

19 International Relations Office, Ca Foscari, Dorsoduro 3246, Venice, Italy International Exchange Outgoing Student Annex 3, p.2 CONFIRMATION OF DEPARTURE Please fill in the form and send it to the International Relations Office of Ca Foscari University of Venice by fax ( ) or by The student has also to submit the original form by hand or by registered letter to the International Relations Office of Ca Foscari University within 15 days from the end of the Exchange mobility period. Matriculation number Academic year Semester Student s surname Student s name _Università Ca Foscari Venezia Italy Sending institution Country Number of months of the Exchange mobility period HOSTING INSTITUTION: Name and full address International Relations Officer name and surname, tel., fax, DATE OF DEPARTURE from the hosting institution : 18

20 Student s signature International Relations Officer of the hosting institution: signature and stamp 19

21 MODULO DI RIMBORSO Annex 4 NOME COGNOME SCAMBIO PRESSO ANNO ACCADEMICO (in cui si è svolto lo scambio) SPESE SOSTENUTE CODICE FISCALE MODALITÀ DI PAGAMENTO: C.c. Carta prepagata Ca Foscari IBAN Altra modalità di pagamento (solo per documentata impossibilità ad ottenere la carta prepagata) Documenti allegati: - Biglietto aereo - Carte d imbarco (originali) - Altro (specificare) 20

22 ATTENZIONE Conserva questo vademecum con cura perché contiene tutta la modulistica utile per il tuo Scambio Internazionale Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità Università Ca Foscari Venezia Dorsoduro Venezia > Tel: Fax:

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