Gestione della fatturazione elettronica

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1 Gestione della fatturazione elettronica

2 Introduzione Il decreto attuativo MEF e PA n. 55/2013, previsto dalla legge 24 dicembre 2007 n. 244, in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche rende effettivo l'obbligo che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica (Fattura Elettronica,FE). In estrema sintesi il decreto introduce due distinti termini: Entro il 6 Giugno 2014 l'obbligo si applicherà nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, quindi i fornitori di queste PA (compresi gli Atenei) avranno l'obbligo di INVIARE le fatture a loro destinate in formato elettronico; Entro il 31 Marzo 2015 l'obbligo si applicherà nei confronti di tutte le PA, quindi anche gli Atenei dovranno RICEVERE e CONSERVARE le fatture dei loro fornitori esclusivamente in formato elettronico. Nota: Il termine, inizialmente posto al 6/06/2015 è stato anticipato al 31/03/2015 ex art. 25 del Dl 66 del 24 aprile 2014 Il decreto 55/2013 stabilisce le regole di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica; per l inoltro delle fatture elettroniche in formato XML, occorre utilizzare esclusivamente il Sistema di interscambio (SDI) - definito con DM 7 marzo gestito dall Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: 1 ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio: È prevista una ricevuta di avvenuta consegna, al ricevimento della quale la fattura si potrà considerare trasmessa.

3 Per maggiori dettagli si prenda visione della sezione dell elearning di U-GOV ( in U-GOV Contabilità/ Introduzione e Concetti Base/ rif_normativi / Argomento 3 Normativa di riferimento in tema di fatturazione elettronica ) e dei seguenti link istituzionali 2

4 La Fatturazione Elettronica in U-GOV Per mettere in grado gli Atenei di rispettare gli obblighi di legge, sono stati previsti tre interventi principali su U-GOV, che verranno rilasciati con la seguente tempistica: Con il primo rilascio evolutivo 2014 (1RE2014 disponibile da Marzo) è stata resa disponibile una funzione per esportare dall'applicazione le fatture attive in formato XML, secondo lo standard SOGEI, e quindi gestirne manualmente l'invio (tramite PEC o tramite web); Con il secondo rilascio evolutivo 2014 (2RE2014 disponibile da Maggio): sarà possibile attivare una integrazione con Titulus che permetterà di gestire - all'interno del sistema documentale - la firma e tramite Confirma, l'invio delle fatture attive al SDI, l'archiviazione delle ricevute provenienti da PEC ed SdI e la loro conservazione all'interno di Conserva, il servizio di conservazione digitale CINECA. Per poter usare questa integrazione sarà necessario avere Titulus aggiornato alla versione 4, integrato con Confirma (connettore Titulus necessario per la firma digitale delle fatture) e Conserva (per la conservazione a norma delle fatture elettroniche). Inizio 2015: verranno rilasciate le implementazione necessarie all'acquisizione di fatture PASSIVE ricevute dai fornitori, secondo lo standard definito dal decreto e dai relativi regolamenti tecnici, ad uso di tutti gli Atenei/Enti. Sarà inoltre possibile emettere fatture attive verso tutte le PA che dovranno rispettare l'obbligo dal 31/03/

5 Funzionalità introdotte e funzionamento generale Con riferimento agli obblighi di giugno 2014 (fatturazione attiva nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale), il funzionamento previsto in U-GOV sarà il seguente: Precondizioni ed operazioni preliminari a) Versioni di prodotto Per poter attivare la Fatturazione Elettronica è necessario avere installate le seguenti versioni dei prodotti: Prodotto Versione richiesta Note U-GOV AC o successiva Possibilità di inserire il codice IPA nell'anagrafica dei soggetti collettivi (in Dati Fiscali/Dati Contabilità) U-GOV CO o successiva Esportazione del file XML delle fatture attive alle PA, richiesto da SdI. U-GOV DG o successiva Integrazione con Titulus per l'invio delle fatture attive. Titulus v o successiva Gestione del flusso delle fatture attive per le PA; acquisizione da U-GOV (XML), workflow di firma, invio tramite PEC al SdI e gestione delle ricevute 4 b) Anagrafiche dei clienti destinatari di Fatturazione Elettronica Tutte le anagrafiche degli enti destinatari di fatture attive dell'università che sono soggette a fatturazione elettronica (Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale) devono avere assegnato un Codice Ufficio assegnato da Indice PA. Per farlo utilizzare la funzione Rubrica (tipo anagrafica Soggetto Collettivo) e valorizzare il campo " Codice IPA Ufficio" presente nella sezione denominata "Dati Contabilità". Il codice da inserire corrisponde al 'Codice Univoco Ufficio' alfanumerico di 6 caratteri definito sul sito ed è quindi relativo al singolo ufficio di fatturazione dell'ente di riferimento. In caso di enti che abbiano censito più uffici di fatturazione sull'indice PA, in U-Gov dovranno essere create tante anagrafiche figlie di quell'ente quanti sono i diversi uffici.

6 Nota importante: U-Gov è in grado di produrre il file della fattura in formato XML solo se l'anagrafica intestataria della fattura ha questo campo valorizzato. Non è possibile emettere una fattura "tradizionale" ad un soggetto censito in anagrafica U-GOV con il codice indice PA valorizzato. Le fatture che vengono emesse a soggetti che hanno tale attributo valorizzato vengono create da UGOV unicamente in formato elettronico. c) Sezionali IVA (implementato in 2RE2014) Al fine di tenere una numerazione separata per le fatture emesse in formato elettronico è necessario definire nelle configurazioni del Modulo Iva di U-Gov uno o più sezionali dedicati, sui quali dovrà essere apposto il flag "fatturazione elettronica". Se l'ateneo utilizza Titulus, sarà possibile trasmettere al protocollo anche i relativi registri in formato elettronico, per la conservazione. 5 Nota: E' una condizione necessaria definire sezionali separati per la fatturazione elettronica. Non è ammessa la possibilità di emettere fatture che afferiscono allo stesso sezionale in formati diversi (elettronico e analogico). Configurazione di Titulus (implementato in versione 4.1.0) L'amministratore di Titulus può impostare e modificare l'indirizzo PEC per le comunicazioni con il SdI dall'interno degli strumenti di amministrazione di Titulus:

7 Funzionamento in U-GOV e Titulus (implementato in 2RE2014) Il processo previsto per la Fatturazione Elettronica PA viene completamente implementato attraverso alcune funzionalità presenti in U-GOV, in Titulus ed una integrazione tra i due sistemi. In particolare: U-GOV si incarica di registrare la fattura (come Documento Gestionale), di produrre il file XML previsto da SdI e di trasmetterlo a Titulus. Titulus provvede a gestire le fasi di firma, invio su SdI attraverso il canale PEC, ricezione delle notifiche di ritorno e loro segnalazione su U-GOV In U-GOV è possibile monitorare lo svolgimento del processo di invio della fattura. 6 Con riferimento agli obblighi di giugno 2014 (fatturazione attiva nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale), il funzionamento previsto per l'integrazione U-GOV/Titulus è il seguente: 1. Occorre definire nel parametro di configurazione PRM_CONT / TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE occorre definire che tipo di sistema documentale l Ateneo gestisce, il parametro può assumere i valori: INTERNO= E attiva l integrazione con Titulus ESTERNO = E attiva l integrazione con altro sistema di gestione documentale NESSUNA = Non è presente alcuna integrazione con sistema documentale, l inoltro sarà manuale.

8 2. L'operatore inserisce la fattura (attiva) in U-GOV intestandola ad un soggetto su cui è inserito il codice indice PA (Codice Ufficio). Il codice IPA Ufficio si valorizza nell area Anagrafiche e Configurazione in Rubrica- Anagrafica nella cartella dati fiscali Dati fiscali. 7 e seleziona nei dati Iva un sezionale IVA con flag "fatturazione elettronica". 3. L'operatore crea la relativa scrittura IVA della fattura (per poter essere trasmessa la fattura deve essere obbligatoriamente contabilizzata in Iva). La fattura è nello stato "Da Trasmettere".

9 4. Per effettuare la trasmissione verso Titulus è necessario compilare sulla fattura di vendita l'estensione "Documentale" che contiene gli attributi necessari a Titulus per registrare il documento. L'estensione documentale viene popolata da dati ricavati dal profilo utente presente in Titulus. Se le informazioni non vengono recuperate occorre indicarvi la voce di Indice di Titulus manualmente prima di procedere alla trasmissioneù; premere il pulsante Scelta Aooo e scegliere il profilo, in automatico viene recuperato la Voce di Indice associata. 5. L'operatore può generare il file XML secondo il formato definito da SdI per la fattura selezionando, nel riquadro operazioni della Fattura di vendita, l'operazione "Trasmetti a SdI". Lo stato della fattura diventa "In Trasmissione". 8 Nota: Attraverso l'operazione "Trasmetti a SDI" viene generato il file costruito secondo il formato e la denominazione definite da SDI; il nome del file comprende una numerazione progressiva utilizzata da SdI per processare lo stesso. Questa operazione è quindi necesaria sia nel caso in cui l'ateneo abbia attivato l'integrazione con Titulus, sia qualora l'invio venga effettuato manualmente. 6. Se l Ateneo ha attivato l'integrazione con Titulus, il file generato viene trasferito automaticamente e registrato in Titulus come fattura in uscita (bozza); 7. In Titulus si avvia automaticamente il workflow di firma 2 e trasmissione, che segnala, all'rpa, la presenza di una fattura da firmare;

10 8. L'RPA da Titulus può vedere la fattura XML e firmarla digitalmente (in prima istanza una alla volta, in futuro anche a gruppi di più fatture selezionabili). 9. Successivamente la fattura viene trasmessa da Titulus al SdI (automaticamente o con azione scelta dall'operatore) tramite PEC. 10. Titulus archivia automaticamente le ricevute di accettazione e consegna della PEC, processa e archivia le ricevute provenienti da SdI (formato non valido, destinatario non trovato, fattura rifiutata dal destinatario, ecc.), infine notifica la ricevuta (trasmette il file di ricevuta) ad U-GOV. 11. A seconda dell'esito dell'invio, la fattura passa negli stati "Trasmesso" o "Errore Trasmissione". L operatore può monitorare e verificare direttamente dall interfaccia U-GOV l esito delle trasmissioni ed eventualmente re-inviare la fattura dopo avere effettuato le correzioni del caso. 9 Titulus può provvedere infine ad inviare a Conserva (sistema di conservazione) le fatture e le relative ricevute. Esempio di gestione delle ricevute da Titulus 1 Per poter essere trasmessa, la fattura deve essere stata contabilizzata per la parteiva 2 La firma digitale della fattura è richiesta per l invio della FE tramite SdI

11 Stati attraversati dal documento Fattura per il suo invio in formato elettronico 10

12 Flusso delle segnalazioni da / verso il Sistema di Interscambio In caso di una notifica di Scarto dal SdI, il documento non risulta fiscalmente emesso. E' possibile agire sul dg fattura attiva in Ugov, sanare la causa dello scarto e ritrasmettere lo stesso. 11 In caso di una notifica di mancata consegna il documento è da ritenersi fiscalmente emesso alla data di notifica della mancata consegna. Il SdI tenta la consegna della fattura al destinatario per 10 gg, decorsi i quali notifica l'avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito (questo caso potrebbe verificarsi ad esempio per problemi "tecnici" al server di posta elettronica del destinatario). La fattura attiva in U-Gov passa in stato Trasmesso.

13 In caso di una notifica di avvenuta consegna il documento è da ritenersi fiscalmente emesso alla data di notifica dell'avvenuta consegna. La fattura attiva in U-Gov passa in stato Trasmesso. 12 In caso di una notifica di avvenuta consegna il documento è da ritenersi fiscalmente emesso alla data di notifica dell'avvenuta consegna. Se il destinatario non risponde (non accetta e non rifiuta il documento sul SdI), decorsi 15 gg scatta il silenzio assenso e viene inoltrata una notifica di decorrenza dei termini. La fattura attiva in U-Gov passa in stato Trasmesso.

14 In caso di una notifica di avvenuta consegna il documento è da ritenersi fiscalmente emesso alla data di notifica dell'avvenuta consegna. Se il destinatario rifiuta il documento, la fattura attiva in U-Gov passa in stato "Trasmesso con errori". E' possibile agire sul dg fattura attiva in Ugov, sanare la causa del rifiuto e ritrasmettere lo stesso. Nota: Le modifiche possibili sono unicamente quelle che non riguardano dati fiscalmente rilevanti poiché il documento è contabilizzato in IVA e tali dati, dopo la trasmissione a Titulus, NON sono modificabili. Un errato codice IPA, ad esempio, è sanabile, negli altri casi va emessa una nota di credito. 13 Funzionamento con U-GOV senza Titulus Se l'ateneo non utilizza Titulus come sisema di gestione documentale, sarà comunque possibile adottare una delle seguenti soluzioni alternative per la generazione ed invio della Fattura Elettronica. Gestione manuale Il file XML richiesto da SOGEI viene generato sempre attraverso le funzioni già incluse in U- GOV, ma in questo caso, anzichè inviarlo a Titulus, viene esportato e successivamente inviato manuale al destinatario attraverso uno dei canali previsti da SdI, ad esempio Posta Elettronica Certificata o interfaccia WEB, gestendone però autonomamente la firma e la conservazione.

15 Il file XML così esportato può anche essere utilizzato per avvalersi di eventuali servizi offerti da un intermediario (ad esempio la banca). Utilizzo dei servizi U-GOV (di prossimo rilascio) In questo scenario un eventuale sistema esterno (SE) ad U-GOV (ad esempio un sistema documentale diverso da Titulus) potrà interrogare U-GOV utilizzando i Web Service che verranno resi disponibili in un prossimo rilascio ed ottenere il file XML di una fattura attiva. 1. Il SE recupera attraverso il WS <nome del servizio> l'elenco delle fatture che devono essere trasmesse (nello stato "Da Trasmettere") 2. Il SE interroga U-GOV attraverso il WS <servizio da definire> indicando l'identificativo di una fattura 3. U-GOV genera e restituisce al SE il file XML. Nota: la fattura deve rispettare le solite condizioni, ossia avere come soggetto una PA dotata di codice assegnato da Indice PA e aver effettuato le registrazioni IVA 4. La fattura passa nello stato "In Trasmissione" 5. Il SE gestisce l'invio e la conservazione della fattura secondo logiche proprie 6. Il SE comunica ad U-GOV attraverso il WS WSDL_DGAC l'esito della trasmissione 7. U-GOV cambia di conseguenza lo stato della fattura 14