Gestione integrata basata su web delle note spese e delle trasferte. Travel Expenses Management

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1 Gestione integrata basata su web delle note spese e delle trasferte Travel Expenses Management

2 Travel Expenses Management Why Travel Expenses Management gestisce tutti gli aspetti legati alle trasferte. Rimborsi spese per dipendenti e collaboratori che effettuano trasferte di lavoro sul territorio nazionale e/o estero. Controllo delle ore effettuate da ciascun collaboratore su progetti, clienti o attività assegnate. Why Why Le aziende italiane sanno bene quanto è impegnativa la gestione del proprio personale: Data Entry, archiviazione, controllo, pagamenti, statistiche. Travel Expenses Management automatizza i flussi di gestione e si propone come strumento comune in grado di far collaborare tutto il team di persone coinvolte in tali processi. Obbiettivo apparentemente semplice ma oggi sempre più complicato da raggiungere. Una delle difficoltà maggiori è data dall esigenza di ridurre i costi e i tempi impiegati per la gestione. La situazione è infatti spesso peggiorata da strumenti poco compatibili tra loro, che limitano la capacità di ricerca delle informazioni e la visione globale del processo. Risparmio di tempo fino al 40% in fase di compilazione. Risparmio di tempo fino al 60% in fase di controllo delle note spese. Risparmio di tempo fino al 95% in fase di contabilizzazione (co.ge. + co.an.), rifatturazione trasferimento dati alla procedura paghe. Risparmio del 70% in fase di gestione del processo. Riduzione degli errori di calcolo fino al 90%. Miglioramento della qualità del servizio offerto ai propri collaboratori. Questi sono solo alcuni dei vantaggi apportati da TEM alla tua azienda.

3 Buy TEM Now Una roadmap per identificare e realizzare valore

4 Travel Expenses Management Nuova release 2.5 di TEM, la soluzione immediata e basata su web per la gestione completa ed integrata delle trasferte dei dipendenti e dei collaboratori. Permette di gestire la trasferta lungo tutto il suo ciclo di vita: dall autorizzazione alla missione alla compilazione della nota spese, alla verifica dei giustificativi fino all autorizzazione e contabilizzazione dei rimborsi. Funzionalità Gestione degli anticipi al dipendente Gestisce la richiesta, l autorizzazione, l erogazione e la restituzione in euro o valuta degli anticipi; gli estratti conto per funzione aziendale forniscono una visione chiara e completa delle erogazioni in atto a tutti i livelli di controllo. Immissione e modifica della nota spese Il collaboratore, via browser web, ha una pagina, il Tabellone, che lo aiuta e lo guida in modo immediato ed efficace nel caricamento dei corrispettivi. Il processo è semplicissimo per facilitare il dipendente nella compilazione e l azienda nel processo di formazione. Workflow di approvazione note spese inserite Organizza ed ottimizza la gestione dei flussi di dati; con un motore di workflow on-line sono gestite le richieste, le notifiche , le approvazioni on-line e i followup in tempo reale. Consente agli incaricati di verificare, approvare o retrocedere la nota spese. I monitor a supporto di queste fasi decisionali rendono chiaro sia il tipo di anomalia eventualmente rilevata rispetto ai massimali, sia il suo valore economico, facilitando quindi la risoluzione del problema evidenziato e rendendo molto più veloci i processi. Gestione Prepagati Permette di gestire ogni tipo di prepagato che l azienda acquista per la trasferta (biglietti aerei e ferroviari, alberghi, ecc.). Gestione delle carte di credito La procedura consente l inserimento di spese sostenute con carta di credito (aziendale e corporate). Il processo è automatizzabile per le carte Amex, Visa, CartaSI. Questa fase in particolare consente di annullare i tempi di riconciliazione cambi e di inserimento dati. Valute e cambi Consente l inserimento di spese in valuta rendendo semplici ed efficaci gli adempimenti amministrativi connessi (es. riconciliazione cambi, applicazione del cambio dell anticipo). Gestione delle indennità di trasferta Agevola la gestione di eventuali compensi aggiuntivi legati a disagi particolari della trasferta (distanza, durata, ecc.) e/o a differenti gestioni delle policy aziendali di viaggio. Calcolo dell imponibilità per i dipendenti Semplifica la gestione dell imponibilità, tenendo conto dei massimali per classe di spesa e dei massimali di gruppo. Verifica della detraibilità per l azienda Annulla i tempi di verifica della detraibilità e della conseguente imputazione in contabilità. Trasferte Consente l inserimento del time sheet e del rapporto di trasferta; è possibile implementare la stampa dei moduli e/o documenti a supporto della trasferta. Rifatturabilità Consente la rifatturazione delle spese e delle ore di attività effettuate durante la trasferta ai propri clienti e partner. Reportistica per il controllo Consente di monitorare, anche da un punto di vista statistico, le missioni, le note spese e le singole categorie di spesa. I report a corredo del prodotto forniscono tutti gli elementi di una Business Intelligence applicata all argomento spese di trasferta. Massimali fiscali Il sistema consente il controllo della deducibilità aziendale e dell imponibilità al dipendente sulle spese sostenute in funzione ed ottemperanza della normativa fiscale; Massimali aziendali Il sistema consente il controllo delle regole aziendali rispetto alle spese sostenute dal dipendente. La policy aziendale è così descritta e applicata in maniera automatica e uniforme secondo le tipologie di rimborso, utente, territorio, ecc.;

5 Vantaggi Risparmio di tempo fino al 40% in fase di compilazione Risparmio di tempo fino al 60% in fase di controllo delle note spese Risparmio di tempo fino al 95% in fase di contabilizzazione (co.ge. + co.an.), rifatturazione trasferimento dati alla procedura paghe Risparmio del 70% in fase di gestione del processo Riduzione degli errori di calcolo fino al 90% Miglioramento della qualità del servizio offerto ai propri collaboratori Novità Nuovo Tabellone Nuova interfaccia grafica estremamente semplice ed intuitiva, velocizza e semplifica l inserimento e il controllo delle note spese da parte del dipendente. Parco auto Ideale per le aziende che gestiscono un parco auto di proprietà e/o a noleggio a lungo termine e desiderano avere un controllo totale su utilizzo, scadenze, contratti e manutenzioni. Application Manager (Menù e Funzioni Aperte) Consente all utente di tenere aperte contemporaneamente più pagine con la possibilità di navigare tra le Funzioni Aperte senza doverle ricaricare dal server. B2B (Agenzie viaggio) Consente la gestione completa e interna al sistema della procedura di richiesta, offerta e acquisto di pacchetti viaggio prepagati mettendo in comunicazione direttamente utente, azienda ed agenzia. Gestione ferie, permessi e tracciabilità assenze Integrabile con i sistemi di gestione presenze e paghe, permette di incrociare e completare i dati delle presenze, inserire le informazioni necessarie alle paghe per il cedolino, verificare e controllare eventuali anomalie su nota spese. Modulo Off-Line Consente l inserimento di dati senza connessione a Internet. Web Reporting Potente strumento, permette di effettuare le analisi più complesse impostando ogni tipo di filtro, di elaborare i risultati e di visualizzarli attraverso delle tabelle Pivot e dei grafici. Soluzione Automatizzare e controllare i flussi e le informazioni che concorrono a generare il processo di compilazione, approvazione, controllo e contabilizzazione delle note spese.

6 Con Travel Expenses Management 2.5 Il trasfertista provvede alla compilazione della nota spese via browser web, scegliendo tra categorie di spesa precaricate (es. vitto, alloggio, autostrada, ecc.); può verificare on-line lo stato dei propri rimborsi; può richiedere anticipi e prepagati; può prenotare le auto aziendali. Chi autorizza la nota spese ha un monitor che lo informa sulle eventuali tipologie di anomalie presenti e sulla entità economica delle stesse al fine di consentirne la valutazione secondo la policy aziendale; il monitor controllo anomalie è uno strumento a supporto della decisione di approvare o retrocedere una nota spese. Chi controlla la nota spese e ne verifica la Corrispondenza con i giustificativi ha un sistema che aiuta e agevola la spunta dei corrispettivi. Chi rimborsa la nota spese può usufruire dei flussi in uscita in modo da erogare il rimborso anche attraverso il cedolino; il software contempla il calcolo delle eventuali imponibilità al dipendente. Chi contabilizza non deve ricordare e scorporare gli importi detraibili ma premere semplicemente il tasto di contabilizzazione; il software si occupa di fare le eventuali registrazioni in analitica sui centri di costo definiti in fase di modellazione. Integrazioni La gestione delle trasferte interagisce con una serie di aree all interno dell azienda. Per garantire i migliori risultati di gestione, Travel Expenses Management 2.5 è integrabile con: i software di contabilità generale e analitica i software per il controllo di gestione i software paghe i software di rilevazione presenze Travel Expenses Management 2.5 inoltre è già integrato con PROJ di Gruppo PRO e collegato a ACG, Impresa, Inaz, JDE, SAP e Zucchetti. Caratteristiche della procedura Travel Expenses Management 2.5 è: multi aziendale, permette infatti la gestione di più aziende facenti parte della stesso gruppo societario; multi divisa, consente la gestione delle missioni all estero; multi lingua, cioè predisposto per la gestione di lingue differenti dall italiano. Già disponibili le versioni inglese, ceco e slovacco. Tecnologia Il prodotto è realizzato secondo le più moderne logiche di sviluppo con tecnologia web (Microsoft ASP). Proprio per le sue caratteristiche, l applicativo non necessita di alcuna installazione preventiva all utilizzo. Sicurezza L accesso alle informazioni è controllato e profilato per ciascun utente tramite login e password. Un ulteriore livello di sicurezza è possibile dall implementazione sull application server del protocollo HTTPS, che cripta le informazioni trasmesse da e verso Travel Expenses Management 2.5.

7 Implementazione Veloce e sicura Formazione utente in 5 ore Modellazione e caricamento in 8 giorni Installazione in 1 giorno Solo 9,5 giorni grazie al Know-How acquisito attraverso le implementazioni sui nostri clienti e alle logiche di gestione create sulle specifiche necessità delle aziende e della normativa fiscale italiana. TEM risolve ogni tipo di implementazione senza modificare in alcun modo i processi di gestione del cliente. Diagram: Comparative Overview

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