Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture.

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1 FE Passiva in U-GOV Sommario Sommario Introduzione La gestione della fatturazione elettronica passiva in U-GOV L interfaccia utente in U-GOV La struttura della fattura elettronica I dati generali della fattura Le sezioni di dettaglio Gestione delle anomalie Gli stati della fattura elettronica Diritti e contesti L integrazioni con sistemi di terze parti Introduzione Il decreto attuativo MEF e PA n. 55/2013, previsto dalla legge 24 dicembre 2007 n. 244, in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche rende effettivo l'obbligo che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica (Fattura Elettronica, FE). Secondo quanto previsto dal DPR 445/2000, art.53, comma 5 (Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa, Registrazione di protocollo): "Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici." L art. 25 del decreto legge 66/2014 anticipa al 31 Marzo 2015 l'obbligo nei confronti di tutte le PA, quindi da tale data anche gli Atenei dovranno RICEVERE e CONSERVARE le fatture dei loro fornitori esclusivamente in formato elettronico. Il decreto 55/2013 stabilisce le regole di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica; per l inoltro delle fatture elettroniche in formato XML, occorre utilizzare esclusivamente il Sistema di interscambio (SDI) - definito con DM del 7 marzo gestito dall Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture. Di seguito una rappresentazione del flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica passiva (fig.1): Fig. 1

2 È prevista una ricevuta di avvenuta consegna, al ricevimento della quale la fattura si potrà considerare trasmessa. Per maggiori dettagli si prenda visione della sezione dell elearning di U-GOV ( elearning.u-gov.it in U-GOV Contabilità/ Introduzione e Concetti Base/ rif_normativi / Argomento 3 Normativa di riferimento in tema di fatturazione elettronica ) e dei seguenti link istituzionali: Il processo di gestione della fatturazione elettronica coinvolge il fornitore, il sistema di Interscambio, il sistema documentale Titulus, il sistema gestionale U-GOV e l Ateneo. Il processo inizia quando l operatore economico invia la fattura in formato elettronico all Ateneo tramite Sdi. Nota: Con il termine fatture elettroniche (di seguito FE) si intendono i tipi definiti da SDI ovvero: fattura, anticipo su fattura, anticipo su parcella, nota di credito, nota di debito, parcella. La fattura viene ricevuta dall SdI e inviata a Titulus attraverso i canali previsti da Sdi successivamente viene protocollata e smistata alla UOR (individuata dal codice univoco IPA) quindi automaticamente inoltrata ad U-GOV. In U-GOV l unità organizzativa afferente (anch essa individuata dal codice univoco IPA) riesce a ricercare / visualizzare / rettificare tutti i documenti ricevuti da Titulus. L'Ufficio determina (entro 15 giorni dal primo tentativo di invio da parte di SdI) se la fattura può essere accettata o deve essere rifiutata. L'esito dell'accettazione viene inviato al SdI tramite Titulus. E bene precisare che le FE sono protocollate a prescindere dal fatto che queste vengano poi accettate o rifiutate. Il processo termina con la trasformazione, in modo singolo o massivo, delle FE in documenti gestionali di U-GOV; questi documenti andranno poi integrati delle informazioni contabili. I documenti gestionali generabili in U-GOV sono: Fatture, Note di credito, Incarichi, Compensi. La gestione della fatturazione elettronica passiva in U-GOV In U-GOV è disponibile una specifica funzione per la gestione delle FE, raggiungibile dal menù (FIG 2): Documenti Gestionali Procedure Fatturazione elettronica FIG 2

3 L interfaccia utente in U-GOV L'Ufficio competente (Dipartimento, Area amministrativa, Direzione) identificato dalla Unità Organizzativa e riconosciuto dal codice IPA può visualizzare e ricercare tutte le FE in arrivo attraverso il cruscotto di controllo. Per accedere alla funzione operativa occorre inserire il contesto definito dalla Unità Organizzativa. La maschera principale è divisa in due parti in alto sono visibili i criteri di filtro mentre in basso sono esposte le FE filtrate (FIG 3). Fig 3 In questa funzione è possibile visualizzare le FE, entrare nel dettaglio di una singola FE o effettuare elaborazioni massive. Di seguito il significato dei singoli pulsanti: RICARICA FATTURA ELETTRONICA APRI RICALCOLA ANOMALIE GENERA DG Recupera i documenti rispetto ai criteri di filtro impostati. Presenta il file in formato XML della singola fattura scelta Entra nel dettaglio del documento selezionato Rielabora le anomalie dei documenti selezionati in modo massivo Genera massivamente i documenti gestionali da una serie di fatture selezionate

4 Fig 4 Per selezionare una singola FE posizionarsi sulla freccia della singola riga in modo che il record assuma il colore azzurro (Fig 5) Fig 5 Le fatture sono filtrabili rispetto ai seguenti criteri: Denominazione Tipo fattura Includi UO non nulle Nome file Indentificatore SDI Data ricezione Escludi eleborati Identificatore Stato accettazione Stato importazione Anno Ufficio Fornitore Numero fattura Tipo dg Id_dg Id_processo Descrizione Gg alla scadenza Messaggio di notifica Identifica la denominazione dell'unità organizzativa Identifica il tipo fattura definito in SDI (Parcella, Anticipo parcella, Nota di credito, Nota di debito, Fattura, Anticipo di fattura) Identifica le FE con codice IPA nullo Nome file importato da Titulus Identificativo del file di SDI Data di ricezione nel sistema documentale Considera solo le FE in stato attesa Identica univocamente la fattura Identifica lo stato dell accettazione (Attesa, Accettato, Rifiutato, Accettato per decorrenza termini) Identifica lo stato importazione. Dominio: da gestire, Dg generabile, DG generato Anno della FE Codice univoco uffico identificato dal codice IPA Codice Fornitore Numero FE Identifica il tipo dg generato dalla fattura elettronica (Incarico, Compenso, Fattura, Nota di credito) Identificativo univoco del dg generato dalla fattura Identificativo univoco del processo Descrizione della testata della fattura elettronica Giorni di scadenza rispetto al termine di decorrenza, ad oggi sono stati definiti 15 gg. Messaggio di notifica inviato dal sistema documentale

5 La struttura della fattura elettronica Una FE presenta le seguenti sezioni: dati generali, dati di dettaglio e le anomalie (Fig 6) Fig 6 I dati generali della fattura In questa sezione sono riepilogati l identificativo interno, il nome del file, il tipo di importazione, l id_dg, lo stato di accettazione e l id processo. (Fig 7) Le sezioni di dettaglio Per ogni tipo FE è presente la sezione precedessori in cui sono visibili le associazioni con i DG collegabili e distinte sezioni di dettaglio rispetto al singolo tipo di FE esaminato (parcella, fattura, anticipo fattura ). (Fig. 8) Predecessore

6 Fig 8 In questo pannello sono visualizzati i dati relativi al predecessore del documento. L associazione avviene a livello di dettaglio tra documenti gestionali e FE infatti nella parte superiore sono esposti i dati relativi ai predecessori mentre nella parte bassa sono visibili i riferimenti ai dettagli. L associazione con i predecessori può essere effettuata in automatico nell importazione dal sistema documentale oppure e possibile creare l associazione ex-post. Per creare una nuova associazione tra fattura elettronica e documento gestionale è sufficiente premere il pulsante Nuovo e procedere nell'associazione con la stessa logica della funzione 'crea e associa' tra dg. Fig 9 Scegliere il tipo di documenti gestionale da associare e premere Recupera: il sistema presenta i documenti associabili selezionarli e premere il pulsante Seleziona Documenti per confermare l'associazione. Fig 10 E' possibile cancellare l'associazione ad un dg e l'associazione tra dettagli. Con il pulsante ELIMINA nella parte alta della maschera si elimina l associazione con un precedessore, con il pulsante ELIMINA nella parte bassa si elimina l associazione di un singolo dettaglio.

7 Fig 11 Il pulsante ABBINAMENTI apre una maschera in cui si vedono le associazioni tra i singoli dettagli della FE e quelli del precedessore. Fig 12 Le sezioni di dettaglio sono diverse a seconda del tipo dg. Nelle FE che hanno generato o generano dg di area Contabilità ( Fatture e Note di credito di fattura di acquisto) sono esposte le sezioni TESTATA, COMMERCIALE, SOGGETTO, RIGHE mentre per i dg di area Risorse Umane sono proposte le sezioni TESTATA, COMPENSO/INCARICO, SOGGETTO, RIGHE. DG DI AREA CONTABILITA' Testata In questa sezione sono esposti i dati: tipo dg, anno, Uo origine, Numero di protocollo, data protocollo, progetto, Unità lavoro, Descrizione. E possibile integrare e rettificare i dati caricati solo nei campi editabili uo origine, progetto, unità lavoro, descrizione.

8 Fig 13 Commerciale Nella sezione commerciale sono visibili i dati relativi a Campo attività, Tipo operazione IVA, Codice valuta, Totale documento e Bollo virtuale e Ammontare bollo virtuale. Sono editabili gli attributi Campo attività e Tipo operazione IVA. Fig 14 Soggetto

9 Fig 15 I dati sono recuperati dall anagrafica e non sono modificabili tranne il riferimento alla coordinata di pagamento. Righe Nelle righe di dettaglio sono presenti i dettagli della FE che individuano il tipo di operazione e diventeranno i dati delle estensioni commerciali di dettaglio del documento gestionale. Fig 16 DG DI AREA RISORSE UMANE

10 Testata In questa sezione sono esposti i dati: tipo dg, Descrizione, anno, Data Scadenza, Uo origine, Numero documento, Data documento, Numero di protocollo, data protocollo, progetto, Unità lavoro, CUP, CIG, tipo attività, tipo Operazione IVA, Sezionale IVA, Flag IVA differita. E possibile integrare e rettificare i dati caricati solo nei campi editabili: uo origine, numero e data documento, progetto, unità lavoro, descrizione. Fig. 17 Gestione delle anomalie Nella FE la presenza dell attributo stato importazione Da gestire indica la presenza di anomalie. Le anomalie sono elencate nella sezione destra della maschera della FE, selezionando una singola anomalia l utente ottiene il posizionamento automatico sul campo oggetto della anomalia. Dopo aver sanato le anomalie è possibile verificare la correttezza dei dati con il pulsante Ricalcola anomalia. Solo quando la fattura risulta priva di anomalie l'utente può accettarla e generare il corrispondente Documento Gestionale.

11 Gli stati della fattura elettronica La fattura elettronica può assumere gli stati ATTESA, ACCETTATO, RIFIUTATO, DECORRENZA. Fig.17 La fattura elettronica può assumere gli stati ATTESA, ACCETTATO, RIFIUTATO, DECORRENZA. Attesa: Stato generato all atto dell importazione della FE. Accettato: Stato assunto quando il documento viene accettato dall Ateneo, operativamente l utente deve premere il pulsante ACCETTA per trasformare una FE in stato accettato. Rifiutato: Stato assunto quando il documento viene rifiutato dall Ateneo operativamente l utente deve premere il pulsante RIFIUTA per trasformare una FE in stato rifiutato. Il sistema presenta una maschera in cui inserire la motivazione del rifiuto. Premere ok per inoltrare il rifiuto al sistema documentale integrato. Fig 18 Decorrenza: Stato assunto in automatico quando la FE ha superato il limite dei 15 gg disponibili per effettuare il rifiuto. Trascorso tale termine l utente poi deve accettare il documento. Solo quando la fattura è in stato accettata è possibile generare il dg attraverso il pulsante GENERA DG. Nella figura seguente una breve sintesi del processo di gestione della FE.

12 Fig 20 Nel caso sia notificata dal sistema documentale una anomalia nell'accettazione o nel rifiuto lo stato della FE ritorna in attesa nel caso sia 'Accettato' o 'Rifiutato' mentre se è già in decorrenza resterà in questo stato. La tabella mostra la corrispondenza tra gli stati di UGOV e le icone di Titulus al verificarsi degli eventi nella prima colonna. Evento Stato iniziale UGOV Icona Titulus allo stato iniziale Stato finale UGOV Icona Titulus allo stato finale La FE arriva in UGOV - ATTESA La FE viene accettata ATTESA ACCETTATO La FE viene rifiutata ATTESA RIFIUTATO SDI invia Esito Decorrenza Termini ATTESA DECORRENZA SDI invia Esito Decorrenza Termini ACCETTATO RIFIUTATO DECORRENZA SDI invia Scarto Esito ACCETTATO RIFIUTATO ATTESA SDI invia Scarto Esito DECORRENZA DECORRENZA

13 Annullamento di un documento di fatturazione elettronica L annullamento di un documento gestionale effettuato dal modulo dei documenti gestionali comporta il cambio di stato da DG_GENERATO a DG_GENERABILE della fattura elettronica generante. In questo modo la fattura è di nuovo elaborabile. Diritti e contesti E stato definito un profilo di sistema DG_GESTORE_FE che raggruppa i diritti: - DG45_DG_FE_VIEW: accesso ricerca e consultazione - DG45_DG_FE_EDIT: accesso in modifica - DG45_DG_FE_BUILD: generazione del dg - DG45_DG_FE_LOAD: avvio processi di generazione DG Nel caso si vogliano impostare delle restrizioni di accesso agli utenti è possibile farlo al livello di contesto della Unità organizzativa, in modo che un utente possa visualizzare le fatture delle unità organizzative (e sottouo) sulle quali è profilato. L integrazioni con sistemi di terze parti Nel caso di integrazioni con sistemi documentali di terze parti, U-GOV DG non assolve direttamente i compiti di comunicazione con il Sistema di Interscambio (SdI) né quelli di conservazione delle Fatture Elettroniche e dei messaggi collaterali scambiati ma si avvale per queste attività del sistema documentale Titulus. In assenza di Titulus viene messo a disposizione un servizio web che permette di interfacciare un sistema terzo con le funzionalità di ricezione della Fatture Elettroniche e produzione degli esiti di Accettazione o Rifiuto. Per le specifiche tecniche si consiglia di prendere visione della documentazione di supporto fornita da Cineca: FE passiva e sistemi terzi

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