Nuovi obblighi per l incasso delle fatture. Edizione 2014

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1 Edizione 2014 EDITORIA E D IT T O RII A FISCALE FISC C A LE E Editore - Stampa SEAC S.p.A TRENTO - Via Solteri, 74 Tel. 0461/ Fax 0461/ Capitale sociale: Euro i. v. C. F P. IVA Nuovi obblighi per l incasso delle fatture ESTRATTO RIPRODUZIONE VIETATA Prezzo (IVA inclusa): 3,60

2 SOMMARIO Sommario Cosa c è di nuovo?... pag. 5 Sono anch io interessato?... e perché?... pag. 8 A chi devo fatturare con le nuove modalità?... pag. 11 Quale è la P.A. interessata?... pag. 11 Cos è e come si emette la fattura elettronica alla P.A.... pag. 14 Come si crea la fattura alla P.A.?... pag. 15 Quando si considera emessa la fattura?... pag. 19 Come appare la fattura elettronica... pag. 20 Come si invia la fattura elettronica alla P.A.... pag. 21 Invio della fattura... pag. 22 I controlli del Sistema di Interscambio... pag. 23 Notifiche di consegna/scarto della fattura... pag. 24 Ricezione della fattura da parte della P.A.... pag. 26 Come archivio le nuove fatture?... pag. 30 Processo di conservazione... pag. 30 Termini di conservazione... pag. 33 3

3 SOMMARIO In pratica come posso fare?... pag. 34 Luogo di conservazione e verifiche... pag. 35 Come archivio le altre fatture?... pag. 36 Soluzione A... pag. 37 Soluzione B... pag. 38 Soluzione C... pag. 38 Elementi della fattura elettronica alla P.A.... pag. 40 4

4 COSA C È DI NUOVO? COSA C È DI NUOVO? Dal 6 giugno 2014, le imprese e i professionisti che operano con le Pubbliche Amministrazioni devono utilizzare la fattura elettronica per ottenere il pagamento delle proprie competenze. Tale obbligo, inizialmente applicabile a determinati soggetti pubblici, sarà generalizzato, entro il 31 marzo 2015, alla totalità degli enti. Adeguarsi alle nuove disposizioni è importante: le fatture emesse in formato cartaceo, infatti, non saranno più accettate né pagate dalla Pubblica Amministrazione. La fatturazione elettronica alla PA non richiede alcun accordo preventivo tra le parti in quanto è la Legge stessa che la impone. Il nuovo processo di fatturazione elettronica coinvolge in sostanza tre soggetti che interagiscono tra di loro: 1. gli operatori economici, cioè le imprese e i professionisti che forniscono beni e servizi alla Pubblica Amministrazione; 5

5 SONO ANCH IO INTERESSATO?... E PERCHÉ? SONO ANCH IO INTERESSATO?... E PERCHÉ? Sono obbligati alla emissione/trasmissione delle fatture elettroniche e all archiviazione digitale prevista dalla legge tutti gli operatori economici ovvero: artigiani che prestano servizi alla PA. Si pensi ad esempio all elettricista a cui la Pubblica Amministrazione commissiona il rifacimento dell impianto di un proprio edificio; fornitori che cedono beni alla PA. Potrebbe trattarsi di un commerciante a cui la PA si rivolge per l acquisto di materiali e accessori di cancelleria; liberi professionisti, ai quali la PA può chiedere consulenza (ad esempio, l avvocato), commissionare lavori di progettazione (ad esempio, l ingegnere), etc. Tali soggetti devono provvedere ad emettere fattura elettronica verso la specifica Amministrazione Pubblica tenendo conto che l operatività di tale obbligo decorre: dal 6 giugno 2014 nei confronti di Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti nazionali di previdenza; 8

6 A CHI DEVO FATTURARE CON LE NUOVE MODALITÀ? A CHI DEVO FATTURARE CON LE NUOVE MODALITÀ? L obbligo di utilizzare la fattura elettronica decorre dal: 6 giugno 2014 per i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale; 31 marzo 2015 per tutte le altre Amministrazioni pubbliche. Una delle difficoltà maggiori è pertanto quella di capire se per una determinata PA l obbligo di fatturazione elettronica è già scattato (6 giugno 2014) o scatterà dal 31 marzo QUALE È LA P.A. INTERESSATA? In linea generale, è onere dell Amministrazione comunicare al fornitore/prestatore i dati necessari per l emissione della fattura elettronica: tuttavia, qualora si abbiano dubbi, è possibile consultare il sito web dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Per verificare gli obblighi di fatturazione elettronica ed ottenere i dati relativi alla PA interessata è possibile procedere come segue: 1. Collegarsi al sito web Nella schermata iniziale (home page) è possibile trovare l Amministrazione pubblica interessata utilizzando l apposito campo di ricerca (ad esempio, Comune di Trento ). 11

7 COME SI INVIA LA FATTURA ELETTRONICA ALLA P.A. I CONTROLLI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Come già anticipato, il Sistema di Interscambio: riceve la fattura dal fornitore; effettua i controlli necessari; inoltra la fattura alla PA. Il Sistema di Interscambio ha quindi un ruolo fondamentale; fornitore e PA non interagiscono infatti direttamente, ma attraverso la mediazione del SDI, che gestisce ogni fase del flusso procedurale. Il Sistema di Interscambio, una volta ricevute le fatture elettroniche, effettua una serie di controlli al fine di verificare la correttezza del documento ricevuto. Tali controlli sono preventivi rispetto all inoltro della fattura alla PA interessata. Si tratta sostanzialmente di verifiche tecniche, riguardanti ad esempio: l apposizione e la validità della firma digitale; l integrità del documento e l unicità del file trasmesso; la conformità del file in formato XML rispetto alle specifiche tecniche previste; la corretta compilazione dei campi richiesti; ecc. 23

8 COME ARCHIVIO LE NUOVE FATTURE? COME ARCHIVIO LE NUOVE FATTURE? Gli operatori economici, dopo aver inviato la fattura alla PA, devono conservare obbligatoriamente la stessa in formato elettronico entro i termini normativamente previsti. Domanda: È obbligatorio conservare elettronicamente le fatture alla PA? Risposta: Le fatture emesse alla PA devono essere conservate obbligatoriamente in modo elettronico. Tale obbligo ricade sia in capo al soggetto emittente (fornitore/prestatore) sia in capo alla PA. L archiviazione sostituisce di fatto l obbligo di produrre una stampa della fattura e di conservarla in formato cartaceo con appositi raccoglitori. PROCESSO DI CONSERVAZIONE La conservazione delle fatture elettroniche alla PA coinvolge alcune tipologie di soggetti e prevede il rispetto di un determinato iter procedurale. SOGGETTI COINVOLTI Nel processo di conservazione sono coinvolti tre soggetti: 30

9 COME ARCHIVIO LE ALTRE FATTURE? COME ARCHIVIO LE ALTRE FATTURE? Come anticipato, è obbligatorio conservare digitalmente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. Tale obbligo vale sia per l emittente che per il destinatario (ente pubblico) della fattura, il quale è vincolato ad accettare il processo di fatturazione /conservazione elettronica. A questo punto, per l operatore economico, risulta di fondamentale importanza valutare, con l aiuto del proprio consulente, come organizzare l archiviazione/conservazione dell intero ciclo attivo di fatturazione, vale a dire: delle fatture emesse nei confronti della PA; delle fatture emesse nei confronti degli altri soggetti. Sono possibili diverse soluzioni che di seguito vengono descritte: Conservazione digitale delle sole fatture emesse nei confronti della PA Conservazione digitale delle fatture cartacee e di quelle elettroniche Emissione di tutte le fatture in formato digitale Soluzione A Soluzione B Soluzione C 36