Regole di Partecipazione II & budget

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1 Regole di Partecipazione II & budget Benedetta Cerbini Punto di Contatto Nazionale Secure societies Gruppo gestione -APRE

2 PART B Technical PART A Administrative

3 TWO STAGES (first stage) SINGLE STAGE

4 Guidance in the budget section Click to expand the guidance for all. Click to expand the guidance for one section

5

6 Forms of costs Actual costs Costs actually incurred, identifiable and verifiable, recorded in the accounts, etc. NEW: eleggibilità dell IVA, se deducibile VAT Unit costs A fixed amount per unit determined by the Commission. Example: SME owners' unit cost For average personnel cost (based on the usual accounting practices) Flat rate A percentage to be calculated on the eligible costs Example: Indirect costs = 25 % Direct costs Lump sum A global amount to cover one or several cost categories Example: Phase 1 of the SME instrument

7 Forms of costs and Budget categories FORMS OF COSTS Personnel Subcontracting Financial support to 3rd parties Other Actual costs Unit costs Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary BUDGET CATEGORIES DIRECT COSTS INDIRECT COSTS SPECIFIC CATETORIES OF COSTS Yes if foreseen by Comm. Decision Flat-rate costs Lump sum costs Yes if foreseen by Comm. Decision

8 STRUTTURA DELLA PROPOSTA PARTE A - BUDGET COSTI DIRETTI

9 PARTE A - BUDGET COSTI DEL PERSONALE TIPOLOGIE DI COSTI ELEGGIBILI: remunerazione di base remunerazione aggiuntiva (solo per enti no profit) consulenti in house personale distaccato da parti terze proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un salario [(COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) + REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]

10 Personnel costs: calcolo CALCULATING PERSONNEL COSTS UNIT COSTS ACTUAL PERSONNEL COSTS Metodo di calcolo definito nel model Grant Agreement Calcolato in base alle procedure contabili usuali dell ente (Average personnel costs) Fissato dalla Commissione (for the owners of SME beneficiaries without a salary and natural persons without a salary)

11 Personnel costs: novità Requisiti per il sistema di registrazione delle ore lavorate Es: timesheet non richiesti se la risorsa lavora esclusivamente sull azione Ammissibilità costi medi del personale Ammissibilità additional remuneration: solo per non-profit legal entities fino a 8000 Euro/anno/persona che lavora full time sull azione soggetta a condizione / requisiti specifici

12 Actual personnel costs: structure TOTAL REMUNERATION Standard remuneration Additional remuneration Basic Salary "Mandatory extras" Fixed by law or by contract to remunerate the main activity of the employee Payment not subject to discretion by the employer Not linked to a specific project Examples: 13 th month, hazardous work allowance, etc. Other bonuses Only eligible for non-profit legal entities Subject to specific eligibility criteria Maybe triggered by the participation in a specific project Hourly rate

13 Actual personnel costs: calcolo Actual Personnel Cost = Ore lavorate sul progetto x costo orario Costo orario = Annual personnel costs Ore produttive annuali Il costo orario viene calcolato per anno finanziario Se non è ancora chiuso al momento della rendicontazione, il beneficiario deve usare il dato relativo all ultimo anno chiuso disponibile

14 COSTI DEL PERSONALE CALCOLO COSTO ORARIO Per il COSTO ORARIO, non sarà più possibile rendicontare adjustments nel successivo reporting period Si utilizzeranno gli importi certificati alla chiusura dell anno finanziario e disponibili alla fine del periodo di rendicontazione Esempio: Progetto con 1 solo periodo di rendicontazione di 18 mesi dal al L anno finanziario del beneficiario chiude il di ogni anno. Calcolo del costo orario: 1.Da a sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell anno finanziario il ; 2. Da a sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell anno finanziario il ; 3. Da a sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell anno finanziario il

15 Actual personnel costs: calcolo Chiusura dell anno finanziario precedente 01/10/ /03/2016 Reporting period (example) Costi orari del 2015 saranno usati anche per questi mesi Vantaggi per i beneficiari No necessità di correggere con ADJUSTMENTS nel periodo successivo Evita errori dovuti all erroneo calcolo per frazioni di anno

16 COSTI DEL PERSONALE REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA GENERALMENTE INELEGGIBILE ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se: 1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo stesso tipo di lavoro/esperienza ESEMPI: ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attività di ricerca NON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l utilizzo dell inglese, la partecipazione ad azioni internazionali o multi partner 2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicati dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento ESEMPI: ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamento aggiuntivo pari al 10% del loro salario NON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore che svolge attività di ricerca

17 Ore produttive annuali 1720 hours Individual annual productive hours Formula: annual workable hours + overtime - absences Standard annual productive hours According to the beneficiary's usual accounting practices; Minimum threshold: annual productive hours 90 % of the standard workable hours

18 COSTI DEL PERSONALE ORE PRODUTTIVE ANNUALI TRE OPZIONI: IMPORTO FISSO (1720 ORE) per personale full time (o pro-rata per personale part-time) ORE PRODUTTIVE ANNUALI INDIVIDUALI, calcolate con la seguente formula: ore lavorabili da contratto + straoridinari assenze (malattia e altri congedi) ORE ANNUALI PRODUTTIVE STANDARD (purchè almeno il 90% delle ore lavorabili per anno) POSSIBILITÀ DI COMBINARE LE TRE OPZIONI Esempio: Beneficiario X calcola il costo orario come segue: Ore produttive annuali individuali per i ricercatori Ore produttive annuali standard per gli insegnanti 1720 per il personale amministrativo

19 COSTI DEL PERSONALE PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle azioni Marie Curie Individual Fellowship Tempo produttivo annuale= 1720 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100* *

20 PARTE A - BUDGET ALTRI COSTI DIRETTI TIPOLOGIE DI COSTI VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti nell attività (se previsto in Annex I) ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza) ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione) COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M (previo ex ante assessment della Commissione)

21 PARTE A - BUDGET SUBCONTRATTI CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA no core task, ma limited part of the action Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione pagamenti, report, etc ) Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione no subcontraenza tra beneficiari o affiliati

22 PARTE A - BUDGET COSTI DI PARTI TERZE TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO : 1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE colonna D 2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito) DI PARTI TERZE colonna E 3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTIES*

23 COSTI DI PARTI TERZE 1. SUPPORTO FINANZIARIO SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC lista delle attività previste/categorie di soggetti (da specificare nell Annex I) criteri di attribuzione criteri di calcolo max contributo UE per parte terza (generalmente non più di per ciascuna parte terza) il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una gara competitiva Art 15 GA (ex clausola speciale ESEMPIO

24 COSTI DI PARTI TERZE 2. CONTRIBUTO IN KIND A TITOLO ONEROSO [ES. ospedale mette a disposizione di un università un attrezzatura medica per svolgere attività di ricerca] DISCIPLINA ART.11 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE ( costo terza parte) EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA GRATUITAMENTE [ES. professore dipendente di un università pubblica, il cui stipendio viene pagato dal Ministero, ma rendicontato dall Università] DISCIPLINA ART.12 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO RENDICONTABILE = VALORE RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA COSTI INDIRETTI: Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F) Risorse utilizzate presso parte terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia può rendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti

25 COSTI DI PARTI TERZE 3. LINKED THIRD PARTIES DISCIPLINA ART.14 GA REQUISITI PARTE TERZA: SOGGETTO LEGATO GIURIDICAMENTE AL BENEFICIARIO; STESSE CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA H2020 DEL BENEFICIARIO LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI IN FASE DI PROPOSTA, o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B o *IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL BENEFICIARIO [ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc ]

26 Beneficiary Third Parties: carrying out work in the action Linked third parties Equivalent to FP7 Special Clause 10 Affiliated entities Third parties with a legal link Subcontractors Must be identified in the GA Same cost eligibility criteria than beneficiaries! NEW: COM or Agency may request them to accept joint and several liability for their EU contribution Article 14 MGA

27 Beneficiary Third Parties: carrying out work in the action Linked third parties Affiliated entities Third parties with a legal link Subcontractors Ensure best value for money and avoid any conflict of interests Estimated costs and tasks must be identified in the budget and Annex 1! NEW: if not identified in Annex 1, Commission may still approve them (beneficiary bears the risk of rejection) Article 13 MGA

28 PARTE A - BUDGET UNIT COST TIPOLOGIE DI UNIT COST (comprensivi di costi diretti+indiretti) MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE STUDI CLINICI ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST

29 Large research infrastructures The capitalised & operating costs of LRI directly used for the action if: Research Infrastructure according to FP art. 2(6) 20M (large) 75% (research as the core business) Ex-ante positive assessment (legal certainty) Specifiche linee guida

30 Entrate : Income generated by the action (except for action s results) Income generated from the sale of assets purchased in the GA Receipts In-kind contributions: -specifically for the action -received free of charge Financial contributions specifically assigned by the donors to finance the eligible costs No-profit rule applied at project level, not per beneficiary!

31 Exchange rates provisions Beneficiary s accounts in For purchases in other currencies conversion into Euros according to its usual accounting practice Beneficiary s accounts in other currency Average of the daily exchange rates published in the Official Journal of the EU calculated over the reporting period. Calculation shortcut: you may use the editable charts on the website of the European Central Bank at:

32 Reporting: periodic report Periodic report To be submitted by coordinator 60 days after end of the reporting period Periodic Technical Report overview of progress of the work summary for publication plan for the exploitation and dissemination of results questionnaire Periodic Financial Report use of the resources and Financial Statement (individual & summary)

33 Reporting: final report Final report To be submitted by coordinator 60 days after end of last reporting period Final Technical Report overview of results and their exploitation & dissemination summary for publication conclusions and socioeconomic impact Final Financial Report Summary Financial Statement Certificate on Financial Statement (se necessario)

34 Pagamenti: One Pre-financing Time-to-Pay 30 days From The latest between starting date and entry into force Retention 5 % of maximum grant for the Guarantee Fund Interim Payments 90 days From reception of periodic report Based on financial statements (EU contribution= eligible costs approved * reimbursement rate) Limit = 90 % of the maximum grant (Retention 10%) Payment of the Balance 90 days From reception of final reports

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