Libro Firma Un prodotto Eco-Mind Ingegneria Informatica Manuale per la Segreteria

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1 Libro Firma Un prodotto Eco-Mind Ingegneria Informatica Manuale per la Segreteria Versione 2.3.1, Revisione 1

2 Sommario SOMMARIO... 2 LIBRO FIRMA IN SINTESI... 3 ACCESSO AL SERVIZIO... 3 LA CONSOLLE DELLA SEGRETERIA... 7 LEGENDA STATI DOCUMENTO... 9 LETTURA DOCUMENTO ALLEGATI PRATICHE PROCESSI DI FIRMA INVIO DI UN DOCUMENTO ALLA FIRMA SEGRETERIE E VISIBILITÀ MANAGER ARCHIVIO DOCUMENTI VISUALIZZAZIONE ELEMENTI ARCHIVIO FILTRI DOWNLOAD DOCUMENTI APPLICAZIONE DESKTOP DI INVIO DOCUMENTI DESKTOP MANAGER REQUISITI PER L INSTALLAZIONE RIFERIMENTI Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 2

3 Libro Firma in sintesi Libro Firma è un servizio web che consente di apporre facilmente la firma digitale su ogni tipo di documento: si apre il libro firma, si leggono i documenti e si approvano o si rifiutano con un semplice click del mouse. In questo modo, ogni manager può interagire a distanza con il proprio ufficio, in tempo reale. Una volta effettuato l Accesso al Servizio una Segreteria può visionare l Elenco Documenti alla firma, caricare nuovi documenti ecc. I documenti meno recenti, archiviati dalla Segreteria o dal sistema stesso, saranno sempre e comunque accessibili mediante l Archivio Documenti. Una Segreteria può gestire uno o più Manager dotati di Libro Firma Digitale. In particolare la Segreteria può: vedere i documenti alla firma del Manager, inserire nuovi documenti alla firma, utilizzare i documenti firmati dal Manager, archiviare i documenti firmati o rifiutati e consultare l archivio di tutti i documenti gestiti. La Segreteria può inviare documenti di qualsiasi tipo alla firma del Manager semplicemente stampandoli sulla stampante Libro Firma che può essere installata sul proprio PC. In questo modo è possibile inviare documenti alla firma direttamente da Word, Excel, e da qualsiasi applicazione aziendale. La Segreteria non può invece firmare o approvare documenti, solo il Manager può farlo. Nei paragrafi che seguono, saranno discusse le diverse funzionalità a disposizione della Segreteria, suddivise in base alla schermata cui fanno riferimento. Accesso al Servizio Per accedere al sito web di Libro Firma può essere utilizzato un browser compatibile. Una volta digitato l indirizzo, si aprirà la schermata di accesso che permetterà l autenticazione: l utente dovrà inserire le proprie credenziali (username e password) e premere invio. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 3

4 Figura 1. Accesso al servizio La pagina di Login di Libro Firma, nel caso di uso del servizio web, è: https://webapp.librofirma.it 1 Se l utente ha dimenticato la propria password può recuperarla selezionando l apposito link ed inserendo la propria username e indirizzo mail quando richiesto, come mostrato in Figura 2. Riceverà via un link che permetterà di inserire la nuova password. Se l utente ha dimenticato la propria username deve contattare il customer support Eco-Mind. 1 La pagina di Login del server Libro Firma installato presso il Cliente è raggiungibile all url definita in fase di installazione. La visibilità del server Libro Firma dipenderà dalle regole di accesso e dalle policy di sicurezza del Cliente. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 4

5 Figura 2. Rinnovo password Scelta del Manager All atto del Login al sistema, la Segreteria deve indicare su quale manager intende operare, tra quelli seguiti (configurati in associazione a una particolare Segreteria). In realtà non è possibile associare direttamente un utente "segretario" ad un Manager. Un segretario (un utente singolo di tipo "Segreteria") deve appartenere ad un gruppo/ruolo. E' il Ruolo che è associato al Libro Firma/Manager. Viene quindi presentata una pagina di Scelta del Manager, dove la Segreteria seleziona il manager al cui libro firma vuole accedere: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 5

6 Figura 3. Scelta del Manager Per ogni Manager, è indicata anche la visibilità che l'utente segreteria ha sul particolare Manager: completa, limitata o filtrata. Questo argomento è approfondito nei prossimi paragrafi. Compiuta la scelta del Manager, la Segretaria Accede al Libro Firma di quel Manager. Figura 4. Consolle della Segreteria Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 6

7 E possibile selezionare il Libro Firma di un nuovo manager selezionando il tasto "Cambia" nell intestazione della pagina di Consolle rappresentata in Figura 4. Il sistema riproporrà la pagina di selezione mostrata in Figura 3: di nuovo sarà possibile selezionare il Libro Firma/Manager su cui operare. Compiuta la scelta, il sistema proporrà la Consolle per il Libro Firma selezionato. La Consolle della Segreteria La schermata rappresentata in Figura 5, consente di visualizzare tutti i documenti sottoposti all attenzione del Manager. Figura 5. Documenti sottoposti al Manager Una volta effettuato l accesso, alla Segretaria appare una schermata strutturalmente suddivisa in due aree: Area DOCUMENTI, in cui sono elencati tutti i documenti presenti nel sistema. Per ogni documento è riportato il titolo, l importanza (l'icona è una stella gialla) e la prima riga dell eventuale nota associata e sulla destra una rappresentazione del suo stato di lavorazione rispetto alle azioni richieste sul documento (da leggere, da approvare, da firmare) e quelle che sono già state fatte (letto, approvato, firmato, rifiutato). Per ogni documento non ancora lavorato, alla destra del titolo compare il pulsante "Elimina", con cui la Segreteria può rimuovere un documento non corretto. Questo pulsante è disponibile solo finché il documento è ancora da lavorare (icone di stato grigie). Inoltre, anche se è ancora Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 7

8 da lavorare, un documento non può essere eliminato se è in corso una sincronizzazione oppure se è già stato sincronizzato con un tablet. Ciò è per evitare pericolose inconsistenze tra quanto vede il manager sul dispositivo e quanto presente sul server. In questo caso il documento va comunque lavorato rifiutandolo o (se non fosse disponibile questa azione) inserendo una nota di avviso. Per ogni documento la cui lavorazione è conclusa, alla destra del titolo compare il pulsante "Archivia", con cui la Segreteria può inviare il documento all'archivio. Se però il manager ha impostato l archiviazione automatica, non saranno mai presenti documenti da archiviare da parte della segreteria. Area STATO LIBRO FIRMA, presente solo lato web, è la "control room" di Libro Firma in cui è riepilogato lo stato complessivo dei documenti e attraverso il quale è possibile vedere le azioni intraprese dal Manager. E' divisa in tre sezioni: o NUOVI - è presente uno specchietto che riassume il totale dei documenti che attendono di essere lavorati, divisi per la tipologia di lavorazione. Tramite il tasto "Aggiorna" è possibile verificare la presenza di eventuali nuovi documenti in ingresso (appena caricati). o o DA CONFERMARE - Lo specchietto presentato è analogo a quello della sezione precedente e indica i totali dei documenti che attendono la conferma di lavorazione, sempre divisi per tipologia di lavorazione. Le azioni effettuate dal Manager, infatti, rimangono in uno stato "Pending" finché non verrà premuto il tasto "Conferma"; la pressione del tasto rende definitiva la scelta di approvazione/rifiuto di un documento e attiva la procedura di firma digitale con la richiesta dell'otp e del Pin del certificato digitale del Manager. In seguito all'operazione di conferma i pannelli riepilogativi saranno aggiornati, azzerando il numero di documenti da confermare e incrementando il numero di quelli lavorati (sezione successiva). CONFERMATI - è la fotografia dello stato del Libro Firma a valle della conferma effettuata dal Manager. I totali proposti riassumono il numero di documenti presenti nel Libro Firma in uno stato finale di lavorazione (letto, firmato, approvato o rifiutato). Nell esempio in Figura 5, che rappresenta quanto descritto in precedenza, sono presenti 12 documenti, come evidenziato nell intitolazione presente sopra l elenco, in diversi stati di lavorazione. Sono presenti documenti che si trovano in uno stato iniziale, perché appena entrati o non ancora presi in carico dal Manager (Sezione NUOVI), e documenti che sono stati confermati e si trovano in uno stato finale persistente (Sezione CONFERMATI). L ordinamento iniziale dei documenti è definito in fase di configurazione iniziale del prodotto. Possono anche essere configurati più ordinamenti; in questo caso cliccando in alto a destra sul link Ordina, si può cambiare l ordinamento: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 8

9 Figura 6. Ordinamenti della lista dei documenti Legenda stati documento La tabella che segue descrive in dettaglio le diverse icone che compaiono sulla maschera e il loro significato. Icona Descrizione Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 9

10 Icona Descrizione Indica l'importanza di un documento. Può assumere i seguenti stati: Colore giallo, il documento ha un livello di importanza superiore e viene posto in cima alla lista dei documenti. Colore grigio, il documento ha un livello di importanza normale, il posizionamento del documento nella lista è successivo ai documenti importanti in ordine di ingresso nel Libro Firma. E' l'icona che indica lo stato del documento rispetto a un'azione di "lettura". Può assumere i seguenti stati: Colore grigio, stato "Da Leggere". Il documento assume questo stato al suo ingresso nel Libro Firma. Colore nero, stato "Letto (da confermare)". Attende che sia premuto il tasto "Conferma". Colore verde, stato "Letto". E' lo stato finale del documento. E' l'icona che indica lo stato del documento rispetto a un'azione di "approvazione" (Visto senza Firma). Può assumere i seguenti stati: Colore grigio, stato "Da Approvare". Il documento assume questo stato al suo ingresso nel Libro Firma. Colore nero, stato "Approvato (da confermare)". Attende che sia premuto il tasto "Conferma". Colore verde, stato "Approvato". E' lo stato finale del documento. E' l'icona che indica lo stato del documento rispetto a un'azione di "firma" (Firma Digitale). Può assumere i seguenti stati: Colore grigio, stato "Da Firmare". Il documento assume questo stato al suo ingresso nel Libro Firma. Colore nero, stato "Predisposto alla Firma". Attende che sia premuto il tasto "Conferma". Colore verde, stato "Firmato". E' lo stato finale del documento. E' l'icona che indica lo stato del documento rispetto a un'azione di "Rifiuto". Può assumere i seguenti stati: Colore grigio, stato "Può essere Rifiutato". Il documento assume questo stato al suo ingresso nel Libro Firma. Colore nero, stato "Rifiutato (da confermare)". Attende che sia premuto il tasto "Conferma". Colore rosso, stato "Rifiutato". E' lo stato finale del documento. Tabella 1 - Significato icone e stato documenti Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 10

11 Lettura documento Un Libro Firma all'inizio è vuoto, come appare in figura 6. L'unica azione abilitata è la verifica della presenza di nuovi Documenti, tasto verde "Aggiorna". Figura 7. Libro Firma vuoto Per verificare la presenza di nuovi documenti i preme sul tasto Aggiorna in alto a destra. Man mano che nuovi documenti entrano nel Libro Firma del manager, l'elenco dei documenti si popola e le informazioni di riepilogo si aggiornano: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 11

12 Figura 8. Entrata nuovi documenti Con riferimento alla precedente figura, vedendo la lista dei documenti, la Segreteria capisce che il primo documento della lista ("Lettera di intenti con ACME SPA") è un documento ritenuto importante, già firmato dal Manager (penna verde) e archiviabile (per la presenza del tasto Archivia. Il terzo documento in elenco è stato rifiutato, il quarto documento, "Autorizzazione Rimborso Spesa Apple Store", può essere firmato digitalmente o rifiutato ma non è ancora stato lavorato (penna e X grigie), ecc. Per consultare un singolo documento si clicca sul suo titolo. Al centro della nuova pagina viene visualizzato il documento, nella parte superiore si mostrano titolo e importanza e nella parte destra sono disponibili le azioni che il Manager può fare sul documento. Sono le stesse azioni indicate dalla presenza delle relative icone di stato nell'area Documenti. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 12

13 Figura 9. Consultazione singolo documento Il documento può essere ingrandito o rimpicciolito, se è composto da più pagine può essere sfogliato e così via 2. In alto a destra è indicata la segreteria che ha sottoposto il documento al Manager, mentre a destra è mostrato lo stato di lavorazione attuale del documento. La segreteria può solo vedere lo stato, non può modificarlo; solo il manager può lavorare il documento. 2 Il tipo di operazioni permesse e il loro utilizzo dipende dal browser utilizzato, dal Sistema Operativo e dal plugin di visualizzazione installato Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 13

14 Figura 10. Esempi di stato di un documento Per inserire una nota si preme il pulsante giallo in alto a destra sul documento Figura 11., come mostrato in Figura 11. Creazione/modifica nota documento Inserito il testo voluto si salva la nota premendo il tasto di salvataggio comparso in basso a destra sulla nota stessa. Il tasto con la X rossa annulla l operazione. Le note vengono registrate con l indicazione dell istante di inserimento, della persona che le ha inserite e non si possono più modificare. Se si vuole aggiungere o rettificare quanto già scritto si può inserire una nuova nota. In sostanza le note sono assimilabili a una conversazione che viene registrata dal sistema per futura consultazione. Nella successiva figura viene mostrata un esempio di conversazione: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 14

15 Figura 12. Conversazione tra segreteria e manager attraverso le note Per consultare velocemente i documenti di un Libro Firma, sulla pagina dell elenco dei documenti, si può premere il tasto Leggi che permette di scorrere in sequenza tutti i documenti della lista direttamente nella pagina di lavorazione. In questa modalità, si può scorrere avanti e indietro tra i documenti utilizzando i pulsanti di navigazione a forma di freccia presenti nella parte bassa della pagina. Il titolo del documento, le azioni, lo stato di lavorazione ecc. si aggiorneranno di conseguenza: Figura 13. Premendo sul tasto leggi (immagine a sinistra), i documenti si possono scorrere uno dopo l'altro con i tasti freccia sinistra (precedente) e destra (successivo) in basso nella pagina di lavorazione (immagine a destra) Per ritornare all'elenco documenti, è necessario premere il tasto in alto a sinistra nella maschera. Allegati Gli allegati sono documenti che accompagnano un documento principale. Gli allegati non vengono firmati digitalmente ma seguono il documento principale durante la sua lavorazione (processi Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 15

16 compresi). Nell elenco dei documenti, se un documento ha almeno un allegato, viene mostrata una graffetta di fianco al titolo: Figura 14. Allegati nella lista dei documenti Nella pagina di lavorazione gli allegati sono visualizzati come tanti segnalibri sul bordo destro del documento; il testo del segnalibro è il titolo dell allegato. Il primo segnalibro si chiama sempre Documento e serve per visualizzare il documento principale: Figura 15. Allegati nella pagina di lavorazione; è visualizzato il documento principale Per visualizzare un allegato, si clicca sul segnalibro corrispondente, che segnala la sua selezione con una animazione di ingrandimento (Figura 16). Attenzione che anche se nella pagina di lavorazione si visualizza un allegato, le operazioni di lavorazione si riferiscono sempre al documento principale. In particolare, la firma digitale è applicata al solo documento principale. Gli allegati, infatti, per loro natura seguono automaticamente la sorte del documento al quale sono stati associati ma non ne vengono interessati. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 16

17 Pratiche Figura 16. Selezione di un allegato: il segnalibro si ingrandisce La Pratica è un modo per raggruppare tra loro documenti. In sostanza è un nuovo campo di testo associabile ad ogni documento (non obbligatorio). Il testo è libero e quindi può essere un codice, una frase o una descrizione. Documenti che condividono lo stesso testo appartengono alla stessa pratica. In altre parole, la pratica etichetta un gruppo di documenti. A differenza degli allegati che seguono intoccati il documento principale, all interno della stessa pratica ogni documento viene lavorato (firmato, approvato, ecc) indipendentemente dagli altri. Nella lista dei documenti, il codice pratica compare come una etichetta colorata di fianco alla nota del documento. Ad ogni codice pratica corrisponde un colore diverso assegnato dal sistema in modo automatico: Figura 17. Pratiche nella lista dei documenti Per vedere tutti i documenti di una pratica uno di fianco all altro nella lista dei documenti si utilizza l ordinamento Per pratica, poi titolo. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 17

18 Anche nell archivio vengono visualizzate le pratiche con la stessa logica dei colori presente nell elenco dei documenti. Processi di firma Il Libro Firma consente alla Segreteria di costruire semplici processi autorizzativi per gestire processi di firma in cui sono coinvolti più Manager. In particolare esistono tre diversi "tipi" di processo che una Segreteria può attivare: Standard una copia del documento sarà inviata contemporaneamente ai Manager selezionati; ogni manager avrà quindi la sua copia personale che sarà indipendente dalle altre. Su ogni documento le firme/approvazioni saranno singole, non si accumuleranno. E una modalità che permette di caricare con un unica operazione lo stesso documento in più libri firma. Serie lo stesso documento sarà inviato in sequenza al Libro Firma di ogni Manager che è stato indicato nell'apposita maschera. Le firme/approvazioni si accumuleranno quindi sullo stesso documento. Parallelo - lo stesso documento sarà inviato contemporaneamente ai Libri Firma di ogni Manager che è stato indicato nell'apposita maschera. In questo caso però, differentemente dal processo standard, il documento sarà condiviso tra tutti i libri firma, quindi le firme/approvazioni si accumuleranno. Sul Libro Firma, nell'area DOCUMENTI compare, sotto l importanza del documento, una particolare icona che identifica l'appartenenza del documento al processo. Figura 18. Documento con processo Selezionando l'icona di processo, si accede alla maschera di monitoraggio del processo di firma. La riga in evidenza è quella del Manager che la Segreteria ha scelto per la consultazione. Le informazioni presenti nel monitor sono: Stato del processo Attivo, chiuso, annullato (il processo si chiude quando si conclude l ultimo step del processo). Creato da - indicazione di chi ha creato il processo Iniziato il - data e ora di inizio del processo (caricamento del documento sul Libro Firma del Manager. Chiuso il data e ora di fine del processo Durata - tempo di attraversamento del processo alla data attuale o alla data di chiusura. Elenco degli step del processo: Nome del Manager - che deve effettuare una certa azione sul documento. Stato del documento - stato dell'azione rispetto alla legenda presente in Tabella 1. Iniziato il Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 18

19 Data Lavorazione - data e ora di fine del processo (quando l'azione del Manager è stata resa definitiva dalla pressione del tasto "Conferma"). Figura 19. Monitor di processo Nell'esempio della figura precedente, trattandosi di un processo in sequenza, il primo Manager ha ricevuto il documento e il processo è iniziato. Il secondo step è invece "da iniziare", perché il Manager non ha ancora ricevuto il documento. Quando il primo Manager completerà la sua lavorazione, sarà attivato il processo sul secondo Manager. Quando entrambi i Manager avranno terminato le loro azioni, il processo sarà completo, come nella figura successiva: Figura 16 - Processo chiuso Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 19

20 Il processo in parallelo seguirà la stessa logica descritta per quello in sequenza. La sola differenza è che il documento è sottomesso contemporaneamente a tutti i Manager coinvolti nel processo. Consultando il monitor, è possibile osservare l'avanzamento parallelo dei diversi step di firma: Figura 17 - Processo di firma parallelo La Segreteria può decidere di annullare un processo prima della sua naturale conclusione. In questo caso, tutte le azioni dei Manager coinvolti già confermate rimarranno valide mentre le altre saranno annullate. Per annullare un processo si utilizza il tasto Annulla il processo presente nel pannello di monitor del processo che si vuole annullare: Figura 20. Annullamento processo Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 20

21 Figura 21. Processo annullato Nel caso della figura precedente, al momento dell'annullamento, il primo Manager aveva completato la sua azione che rimane quindi confermata e il documento firmato è disponibile nella cartella del Manager. Dall'elenco dei documenti del secondo Manager è scomparso il documento che faceva parte del processo di firma in serie, in quanto il processo è stato annullato. I processi in parallelo si comportano in modo analogo. Invio di un documento alla Firma Per caricare un nuovo documento sul Libro Firma di un Manager, la Segreteria può utilizzare il tasto in alto a sinistra (sotto quello per il passaggio all'archivio Documenti) come mostrato in figura: Figura 22. Pulsante aggiunta documento La schermata Nuovo Documento, rappresentata in Figura 23, consente di selezionare un nuovo documento da inserire nel Libro Firma: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 21

22 Figura 23. Maschera Nuovo documento Per il caricamento del documento, la Segreteria deve: 1. Selezionare il documento che intende caricare cliccando sul link "Clicca per selezionare il file". Si aprirà una finestra, dove sarà possibile selezionare il file per l'upload. E possibile caricare solo documenti in formato PDF; per altri formati di file è necessario utilizzare la Stampante Virtuale Libro Firma (maggiori dettagli nei prossimi paragrafi). 2. Dare un titolo al documento che per default il sistema popola con il nome del file selezionato per il caricamento, ma può essere cambiato dall utente. 3. Aggiungere una eventuale nota al documento, che sarà visualizzata nell'area Documenti sotto il titolo del documento. 4. Impostare l'azione che il Manager potrà compiere sul documento, selezionando una delle opzioni disponibili 3 : o Firma o Rifiuta o Firma o Approva o Rifiuta o Approva o Leggi 5. Definirne l'eventuale urgenza (spuntando il campo opportuno). 6. Inserire una pratica, se esiste 7. Scegliere il processo di firma (selezionando la voce relativa dal menù a tendina; per default è proposto il processo Standard). Premendo il tasto "Avanti", il sistema propone come destinatario il Manager selezionato in fase di accesso; è comunque possibile eventualmente cambiarlo con un altro Manager tra quelli disponibili. Premendo il tasto "Conferma", il documento è caricato sul Libro Firma del Manager. 3 Le opzioni disponibili sono configurabili, quindi non è detto che siano tutte visibili Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 22

23 Figura 24. Selezione dei Manager Per tutti e tre i tipi di processo, è possibile selezionare più manager a cui inviare il documento. In questo caso è sufficiente trascinare i manager dalla lista di sinistra in quella di destra, come mostrato nella seguente figura: Figura 25. Selezione di più Manager E possibile riordinare la lista dei manager selezionati (quella a destra nella figura precedente) trascinando i nomi in su e in giù. Questa operazione è utile per il processo di tipo Serie perché l ordine in cui il documento passerà tra i vari manager è proprio quello impostato nella lista. Per gli altri tipi di processo l ordine è ininfluente. Quando la Segreteria conferma la propria selezione, il documento è caricato sul Libro Firma: del primo Manager presente in elenco nel caso di processo Serie, e in tutti i manager selezionati in caso di processo standard e parallelo. L ultimo pulsante presente nel pannello di selezione dei Manager è il tasto Allegati che permette di caricare gli allegati del documento scelto nel primo pannello: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 23

24 Figura 26. Pannello di inserimento allegati Cliccando sul link giallo in alto si possono selezionare fino a 10 documenti PDF 4 che, una volta aggiunti, compaiono nell area sottostante: Figura 27. Allegati selezionati Gli allegati hanno un titolo che il sistema valorizza con il nome del file ma che è possibile modificare a piacimento. Inoltre il sistema informa della dimensione del file 5 e per eliminare un allegato si clicca sull icona del cestino. Per confermare il caricamento del documento principale e di tutti gli allegati è sufficiente cliccare su Conferma : 4 In base al browser, nel pannello di selezione dei file è possibile sceglierne più di uno. In base al Sistema Operativo la selezione multipla avviene con il tasto ctrl, shift o comando 5 Non tutti i browser permettono di conoscere la dimensione del file Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 24

25 Figura 28. Stato del caricamento In caso di errori di caricamento, al posto della barra verde viene visualizzata una barra rossa con l errore avvenuto: Figura 29. Errore di caricamento In Libro Firma possono essere caricati solo file in formato PDF che permette la modifica. Inoltre, in base alla configurazione, sono accettati file solo entro una certa dimensione. Segreterie e visibilità Manager A un Ruolo Segreteria è possibile associare più Manager e ad un Manager si possono associare più ruoli Segreterie. Ad esempio dati i seguenti manager: Mario Rossi Andrea Bianchi Corrado Verdi E i seguenti ruoli di segreteria: Amministrazione Personale Direzione E possibile, ad esempio, la seguente configurazione: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 25

26 Mario Rossi Andrea Bianchi Corrado Verdi Manager Amministrazione Personale Direzione Amministrazione Personale Direzione Ruoli Da cui si può notare che il manager Rossi è associato a due ruoli, mentre il ruolo Amministrazione è associato a due manager diversi (Rossi e Verdi). Ai ruoli sono poi associati gli utenti di segreteria secondo questa relazione: un ruolo comprende uno o più utenti di segreteria, mentre questi ultimi possono appartenere ad un unico ruolo. Dati per esempio i seguenti utenti di segreteria: Benedetta Gialli Carla Grigi Elisa Neri Ilario Blu Una configurazione possibile potrebbe essere la seguente: Amministrazione Personale Direzione Ruolo Benedetta Gialli Carla Grigi Ilario Blu Elisa Neri Utenti Da cui si può vedere che non ci sono utenti appartenenti a più di un ruolo, ma un ruolo può avere più di un utente. In totale, unendo logicamente le due tabelle, si può dire che il manager Rossi è gestito da Gialli, Grigi e Blu mentre il manager Bianchi solo da Elisa Neri. Oppure che l utente segreteria Ilario Blu gestisce i manager Rossi e Verdi ma non Bianchi (poiché non è associato al ruolo Personale). Esistono inoltre tre diverse visibilità con cui un ruolo di segreteria è associato a un Manager: Filtrata vede solo i documenti che lei ha inviato al Manager ma quest ultimo non li vede subito nel suo Libro Firma. I documenti caricati da una Segreteria di questo tipo diventano infatti visibili al manager solo dopo che una Segreteria del Manager di tipo Completo li ha pubblicati, cioè approvati alla visione del manager. Questo tipo di visibilità è utile quando si vuole che i documenti caricati vengano prima verificati da un terzo utente che ha quindi un livello di autorizzazione maggiore. Limitata vede solo i documenti che lei ha inviato al Manager ma, a differenza del caso precedente, questi documenti vengono subito resi visibili nel Libro Firma del manager. Questo tipo di visibilità è utile quando si vogliono avere utenti in grado di gestire i propri documenti in autonomia mantenendoli privati rispetto alle altre segreterie filtrate e limitate (ma visibili a quelle complete). Completa vede tutti i documenti inviati al Manager da se stessa e da qualsiasi altra segreteria (filtrata, limitata o le altre complete) e i documenti che carica sono subito visibili al Manager. I suoi documenti non vengono visti dalle segreterie di tipo filtrato e limitato ma solo dalle altre segreterie con visibilità completa eventualmente configurate. E inoltre in Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 26

27 grado di pubblicare o ritirare i documenti caricati dalle segreterie di tipo filtrata. E il tipo di visibilità che ha il totale controllo di tutti i documenti sottomessi al manager. E importante notare che un ruolo può avere visibilità diverse su manager diversi e che la Tipologia di visibilità di una Segreteria è decisa dall'amministratore in fase di creazione/modifica di un Libro Firma/Manager. Completando l esempio precedente, una configurazione valida potrebbe essere la seguente: Manager Ruoli Visibilità Mario Rossi Amministrazione Personale Completa Filtrata Andrea Bianchi Direzione Completa Corrado Verdi Amministrazione Personale Direzione Limitata Filtrata Completa Si può notare che il ruolo Amministrazione ha visibilità Completa per Rossi e Limitata per Verdi, quindi l utente di segreteria Gialli ha massima libertà con Rossi mentre con Verdi può vedere solo i propri documenti. Vediamo ora più in dettaglio come funzionano le segreterie con visibilità di tipo filtrata, in particolare per quanto riguarda l attività di pubblicazione dei suoi documenti. Se una Segreteria Filtrata carica un documento, la consolle del Manager rimane invariata ma il documento compare sulla consolle della Segreteria Filtrata e di tutte le Complete. Nella figura seguente è mostrata la consolle della segreteria filtrata che ha caricato il documento. La dicitura In attesa di pubblicazione ricorda all utente che quel documento è sottoposto all autorizzazione da parte di una segreteria completa: Figura 30. Documento di una segreteria filtrata in attesa di pubblicazione La Segreteria Completa si accorgerà che il documento è pubblicato da una Segreteria Filtrata dal fatto che, oltre al tasto "Elimina", a lato del titolo del documento compare un altro tasto, "Pubblica": Figura 31. Stesso documento visto da una segreteria completa, con il tasto di pubblicazione Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 27

28 Come detto in precedenza, è solo dopo che il documento è stato pubblicato che il Manager vedrà il nuovo documento comparire nella sua lista di lavorazione. Ipotizzando quindi che venga cliccato il tasto pubblica, la situazione delle consolle della segreteria filtrata sarà la seguente: Figura 32. Segreteria Filtrata con documento pubblicato (notare la dicitura Pubblicato ) Un documento pubblicato può essere ancora ritirato dalla segreteria con visibilità completa fino a che il documento viene lavorato dal Manager. Il documento pubblicato ha infatti il tasto ritira al posto del Pubblica : Figura 33. Segreteria Completa con documento pubblicato e tasto Ritira Premendo il tasto Ritira si ritorna alla situazione della Figura 30 e Figura 31. Archivio Documenti La schermata Archivio Documenti, rappresentata in Figura 34, consente di ricercare un documento tra quelli precedentemente archiviati. L archivio è specifico per il Manager che si sta gestendo in quel momento. Se si ha necessità di trovare documenti di un Manager specifico occorre prima selezionarlo con l apposito link cambia nell intestazione della pagina in alto a destra. Per accedere all'archivio, si utilizza il tasto in alto a sinistra nella schermata con l'elenco dei documenti. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 28

29 Figura 34. Archivio documenti Visualizzazione elementi archivio Nella parte sinistra della pagina, sono elencati i documenti archiviati e per ciascuno lo stato di servizio: Flag Urgenza - se acceso, indica che il documento era un documento importante/urgente quando è stato sottomesso all'attenzione del Manager. Flag Processo - indica che il documento è stato lavorato all'interno di un processo di firma (in Serie o in Parallelo). Titolo - è la "descrizione" utilizzata per identificare il documento e dare un'idea del contenuto. Conferma - è la data in cui il Manager ha confermato l'azione specificata per un particolare documento (Letto, Firmato, Approvato, Rifiutato). Flag Azione - in base alla tabella 1, precedentemente decritta, è riportata l'icona dell'azione compiuta sul documento. Icona Busta - indica la possibilità di inviare il documento via mail. Premendo sull'icona, si accede al menù con cui impostate i parametri per l'invio della mail (uno o più destinatari, l'oggetto e una breve descrizione), come mostrato in Figura 35. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 29

30 Filtri Figura 35. Invio con documento archiviato Tramite i "Filtri" presenti nella parte destra della pagina, si possono cercare specifici documenti in modo semplice ma efficace. E possibile compiere la ricerca specificando i seguenti criteri: Titolo: porzione di testo che deve essere presente nel titolo dei documenti ricercati. In base alla configurazione, verranno restituiti solo i documenti che contengono (o iniziano per) il testo specificato nel loro titolo. Il campo è dotato di auto completamento: inserendo i primi tre caratteri vengono mostrati i titoli che soddisfano il criterio di ricerca. Nel caso della figura qui sotto, inserendo con vengono trovati Conferma, Consulenza e Contratto : Data Conferma dal: data uguale o successiva a quella in cui sono stati confermati i documenti da ricercare (verranno restituiti solo i documenti con data conferma uguale o successiva alla data specificata) Data Conferma al: data uguale o precedente a quella in cui sono stati firmati i documenti da ricercare (verranno restituiti solo i documenti con data conferma uguale o precedente alla data specificata) Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 30

31 Pratica: come per il titolo, questo campo è la porzione di testo che deve essere presente nella pratica dei documenti ricercati. In base alla configurazione, verranno restituiti solo i documenti che contengono (o iniziano per) il testo specificato nella pratica. Il campo è dotato di auto completamento. Stato Firmati: selezionare questo controllo per ricercare solo ed esclusivamente tra i documenti firmati digitalmente. Rifiutati: selezionare questo controllo per ricercare solo ed esclusivamente tra i documenti rifiutati. Letti: selezionare questo controllo per ricercare solo ed esclusivamente tra i documenti Letti. Approvati: selezionare questo controllo per ricercare solo ed esclusivamente tra i documenti approvati. E possibile filtrare anche per "Tipo Documenti": Documenti - gli elementi su cui il manager ha effettuato un'azione. Rapporti Attività - registrano tutti i documenti lavorati ad una certa data (a una specifica azione di conferma). La ricerca nell archivio si avvia cliccando sul pulsante "Cerca" mentre con il tasto "Pulisci" si eliminano i criteri in precedenza selezionati per impostare una nuova ricerca. Download documenti Compiuta una particolare ricerca, è possibile scaricare dal sistema tutti o parte dei documenti trovati. I documenti da scaricare si selezionano tramite il check box che si trova all'inizio di ciascuna riga di dettaglio. Per la selezione completa, si utilizza la check box presente in alto a sinistra in corrispondenza dei titoli delle colonne. Terminata la scelta, lo scarico dei documenti si avvia premendo il pulsante "Scarica Documenti selezionati"; il numero tra parentesi nel nome del pulsante indica quanti documenti sono stati selezionati. I documenti scaricati sono raggruppati e compressi in un archivio zip con il nome originale con il quale sono stati caricati nel sistema (se presente). Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 31

32 Figura 36. Funzione per download documenti in archivio Applicazione Desktop di invio documenti Libro Firma prevede una applicazione di supporto alle attività della Segreteria installabile su uno o più PC Windows a disposizione delle segreterie. Con tale applicazione, la Segreteria ha a disposizione alcune modalità aggiuntive per inviare i documenti alla firma. Può inoltre inviare alla firma qualsiasi tipo di formato di documento (documenti Word, Excel, ecc.), e intercettare direttamente i documenti prodotti dalle più comuni applicazioni gestionali e di produttività individuale. La Segreteria può infatti inviare documenti alla firma nei seguenti modi: 1. Trascinando uno o più documenti PDF da caricare sull'icona di Libro Firma presente sul proprio Desktop. 2. Selezionando uno o più documenti PDF e cliccando la voce "Invia a Libro Firma" del menu Invia a accessibile con il tasto destro del mouse (Figura 38). 3. Stampando qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Autocad, ) sulla stampante "Libro Firma Digitale". Il documento sarà convertito in formato PDF e inviato alla firma. Nei primi due casi, se sul PC è installato Word 2007 o successivi, sono accettati anche documenti in formato.doc/.docx che vengono convertiti in PDF prima del caricamento. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 32

33 Figura 37. Trascinamento sull'icona e stampante virtuale Figura 38. Menu Invia a Libro Firma All atto di una delle tre azioni sopra descritte, la Segreteria dovrà inserire le seguenti informazioni, quando richiesto dal sistema: UserID e Password - (se è attivo il Desktop Manager vengono chieste solo la prima volta, poi sono mantenute fino allo spegnimento del personal computer). Manager - a cui inviare il documento alla firma, selezionandolo tra quelli associati alla Segreteria. Analogamente al caricamento via web, vanno indicate le informazioni necessarie a classificare il documento e alla sua lavorazione: o Titolo ed eventuale nota o Urgenza e pratica o Processo di firma Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 33

34 Il primo pannello richiede l inserimento delle credenziali di accesso: Figura 39. Inserimento credenziali Se l autenticazione va a buon fine, vengono richieste le informazioni per inviare documenti al server Libro Firma. L interfaccia è diversa a seconda se si è selezionato uno o più documenti: Figura 40. Invio di un unico documento Nel caso di più documenti, questi sono elencati in una tabella in cui ogni riga è un documento. Per modificare un titolo, una nota ecc, è sufficiente fare clic sulla relativa cella. Inoltre sono disponibili funzionalità di modifica contemporanea di più documenti. La prima colonna della tabella contiene tanti checkbox che permettono infatti di selezionare uno o più documenti (o tutti con il check box nella intestazione). Così facendo l area etichettata come Proprietà della selezione diventa attiva: impostando qui una azione o il flag di urgenza, queste informazioni vengono replicate su tutti i documenti selezionati. Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 34

35 Figura 41. Invio multiplo con selezione multipla Indipendentemente da quanti documenti vengono inviati in firma, premendo il tasti di avanti, la successiva operazione è la selezione del/dei manager a cui inviare il documento. Come nell applicazione web, anche qui si possono trascinare i nomi da una lista all altra (oppure si possono usare i tasti freccia tra le due liste), e la lista dei manager selezionati può essere ordinata a piacere trascinando su e giù i nominativi: Figura 42. Selezione del/dei manager Premendo il tasto di invio alla firma comincia il caricamento dei documenti verso il server di Libro Firma, al termine del quale se tutto è andato bene la barra di avanzamento diventa verde: Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 35

36 Altrimenti la barra diventa rossa e viene indicato l errore avvenuto. Desktop Manager Questo modulo è visibile nella barra di stato di Windows (anche detta System tray) dove compare la sua icona di stato. Il Desktop Manager permette di: Memorizzare le credenziali di accesso a Libro Firma per la durata della sessione di lavoro di Windows. Se l utente si scollega o il PC viene riavviato le credenziali vengono dimenticate. Aprire il sito web di Libro Firma Selezionare un documento da inviare in firma Per poterlo utilizzare si può cliccare con il tasto destro del mouse sulla sua icona di stato: Figura 43. Menu Desktop Manager Il significato delle voci di menu è il seguente: Esci: termina l esecuzione del Desktop Manager ma le funzionalità indicate nel precedente paragrafo (compresa quelle di stampante virtuale) rimangono comunque attive Cambia utente al : cancella le credenziali memorizzate in modo che al prossimo caricamento vengano richieste Apri Libro Firma: apre il sito web di Libro Firma Nuovo documento in firma: permette di selezionare un file PDF da inviare alla firma; questa funzione è disponibile anche facendo doppio clic sull icona di stato Requisiti per l installazione I requisiti tecnici per l installazione sono i seguenti: PC con Windows XP o successivi Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 36

37 .NET framework 2.0 o successivi Riferimenti [1] Libro Firma: manuale per l amministratore [2] Libro Firma: manuale per il manager [3] Libro Firma: tipologie e modalità di firma digitale [4] Libro Firma: API di integrazione con altri sistemi [5] Libro Firma: installazione server libro firma Libro Firma Manuale per la Segreteria Ver. 2.3 Pag. 37

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