cost manager per stampanti e plotter Versione per Windows XP 32 - XP 64 - Vista 32 - Vista 64 Manuale d'uso

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1 cost manager per stampanti e plotter Versione per Windows XP 32 - XP 64 - Vista 32 - Vista 64 Manuale d'uso

2 Sommario BENVENUTI IN COST MANAGER 3 CAPITOLO I - INSTALLAZIONE E PRIMO AVVIO 4 REQUISITI MINIMI DI SISTEMA 4 SPECIFICHE DEL SOFTWARE 4 PROCEDURA DI INSTALLAZIONE 5 PROCEDURA DI DISINSTALLAZIONE 6 PRIMO AVVIO 7 CAPITOLO II - CONFIGURAZIONE DEL PROGRAMMA 11 CONFIGURAZIONE DEL PLOTTER 11 ASSOCIAZIONE DRIVER-TIPO CARTA 13 CONFIGURAZIONE DELLO SCONTRINO 14 ALTRE IMPOSTAZIONI 15 INSERIMENTO DEI MATERIALI 15 INSERIMENTO DELL ANAGRAFICA CLIENTI 17 CAPITOLO III - LAVORARE CON COST MANAGER 18 CI SONO 2 MODI DI LAVORARE 18 GESTIONE DEI DATI DELLE STAMPE 20 DETTAGLI DELLE STAMPE 21 STATISTICHE DELLE STAMPE 23 CREAZIONE DEGLI SCONTRINI 24 LO SCONTRINO 25 STAMPA DELLO SCONTRINO 26 2

3 Benvenuti in Cost Manager Siamo lieti che Lei abbia trovato in Cost Manager un prodotto che risponda alle Sue esigenze. Da oggi potete conoscere precisamente i vostri margini di guadagno su ogni lavoro svolto e siete in grado di sapere, in caso di necessità, qual è il miglior prezzo che potete fare al cliente. L analisi dei dati di consumo evidenzia infatti, come, al variare dell immagine, i consumi siano molto diversi. Per la stessa immagine, possono diminuire fino ad un 40%, stampando a 4 colori piuttosto che a 6 colori o semplicemente utilizzando un profilo di stampa diverso. Il pacchetto è stato studiato appositamente per soddisfare le esigenze di un Centro Servizi; allo scopo grande attenzione è stata riservata a creare un interfaccia molto amichevole e completa. Lo staff di Power Plotter/Proof COST MANAGER È UN PROGRAMMA CHE PERMETTE DI TENERE SOTTO CONTROLLO I COSTI DI STAMPA DEI PLOTTER STAMPANDO DAL RIP POWER PLOTTER/PROOF. Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a cambiamenti senza preavviso e non rappresentano alcun impegno per la DEVSTUDIO. Il programma descritto in questo documento è fornito in virtù della licenza d uso e delle condizioni di distribuzione. Il programma può venire usato o copiato unicamente in conformità a queste condizioni. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento può venire riprodotto, memorizzato in sistemi d archivio, o trasmesso in qualsiasi forma o mezzo elettronico, meccanico, fotocopia,registrazione o altri senza la preventiva autorizzazione da parte della DEVSTUDIO. DEVSTUDIO Tutti i diritti riservati Tutti i Marchi citati sono marchi registrati di proprietà delle rispettive casa produttrici. 3

4 Capitolo I - Installazione e primo avvio REQUISITI MINIMI DI SISTEMA Di seguito sono elencati i requisiti minimi di sistema: Piattaforma PC Intel o compatibile Processore Pentium II 300Mhz 32MB di RAM Windows XP 32 - XP 64 - Vista 32 - Vista 64 con Explorer 4.0 (o Superiori) Scheda Video SVGA 800x600, colori. Mouse Power Plotter/Proof versione o più recenti Plotter collegato attraverso la scheda di rete. SPECIFICHE DEL SOFTWARE Gestione dei costi di stampa sostenuti con i plotter quando si stampa dal RIP Power Plotter/Proof. Previsione dei costi di una data stampa con margine di errore molto basso. Archivio delle stampe fatte e possibilità di analisi statistiche sullo storico dei lavori eseguiti. Generazione di promemoria con tanto di immagini di preview da consegnare al cliente. 4

5 PROCEDURA DI INSTALLAZIONE Per avviare l installazione di Cost Manager è sufficiente inserire il CD nel lettore e seguire le istruzioni suggerite dal programma. Nel caso non si avviasse automaticamente, dovrete eseguire manualmente il file SETUPC.EXE presente nella directory \Fscommand del CD, per fare questo fate: START, ESEGUI, D:\\Fscommand\SETUPC.EXE, dove a D: dovete sostituire la lettera relativa al vostro lettore CD. Appariranno le seguenti schermate del Windows Installer, potete accettare le scelte di default oppure modificarle a seconda delle vostre necessità. I pulsanti Indietro e Avanti vi consentono in ogni fase dell installazione di tornare al passo precedente o di avanzare al successivo. 5

6 Premete Avanti dopo aver selezionato la presa visione del contratto e proseguite con l installazione. Nella finestra seguente premete Avanti per accettare la directory di installazione predefinita. Oppure cliccate su Cambia per selezionarne una personalizzata. Al termine dell installazione premete Fine per terminare. A questo punto potrà apparire una finestra che consiglia di riavviare il PC prima di eseguire il programma, eseguite quest ultima operazione e a riavvio ultimato potrete lanciare la prima esecuzione di cost manager. PROCEDURA DI DISINSTALLAZIONE Se intendete disinstallare Cost Manager attenetevi alla procedura descritta di seguito. Non cancellate la directory del programma senza aver prima disinstallato. Aprite il menù Avvio di Windows, quindi il menù Impostazioni e il sottomenù Pannello di Controllo. Fate doppio click su Aggiungi/Rimuovi Programmi (a seconda del sistema operativo potrete trovare scritto Installazione applicazioni ) e cercate la voce relativa a Cost Manager, cliccate sul pulsante Aggiungi/Rimuovi e seguite le 6

7 indicazioni suggerite. Al termine potrete cancellare la directory del programma. Nota: cancellando la directory di Cost Manager si perde l archivio delle stampe. Se intendete conservarlo, salvate il file computo.mdb in un'altra directory prima di eseguire la cancellazione ed eventualmente rimettetelo al suo posto dopo aver reinstallato Cost Manager. PRIMO AVVIO Adesso siete pronti al primo avvio del programma. Avrete sul desktop una nuova icona. PROCEDURA DI REGISTRAZIONE Lanciamo Cost Manager per la prima volta Al primo avvio del RIP si presenterà la maschera di Protezione Programma. Si prega inserire il Vs. Codice Seriale. Dopo aver inserito il Vs. Codice Seriale dovete cliccare il tasto Conferma e chiudere il programma. Riaprite cost manager e adesso, come da schermata seguente, potete scegliere il modo di registrazione. 7

8 IL CODICE È UNIVOCO AL PACCHETTO. Adesso è necessario registrare il software per ricevere il Codice di Attivazione. Avete 30 giorni di tempo o 120 esecuzioni del software per effettuare la registrazione, dopodiché il software passerà a funzionare in versione Demo. Per registrare il software avete a Vs. disposizione i seguenti modi: 1. La prima soluzione, la più veloce, richiede che il computer su cui è installato il Cost Manager sia collegato ad internet. In tal caso cliccando sul pulsante Registrati sul WEB apparirà la seguente maschera che Vi preghiamo gentilmente voler compilare in tutti i campi che saranno necessari ai nostri tecnici per potervi ricontattare in caso di necessità. (I dati che inserite seguono la normativa sulla privacy ed in nessun caso saranno utilizzati senza la Vs. autorizzazione). N.B.: Inserite un indirizzo di posta elettronica valido poiché tale indirizzo sarà usato come password di accesso alla vostra registrazione e per successive eventuali comunicazioni. Al termine dell inserimento è sufficiente cliccare il pulsante Registrati Ora! In questo modo il sistema inserirà il Codice di Attivazione direttamente all interno della maschera Protezione di Cost Manager, basterà premere il pulsante Conferma per cominciare a lavorare. Per controllare i dati di registrazione è sufficiente cliccare su Protezione. 8

9 2. La seconda soluzione si deve usare se il computer su cui è installato Cost Manager non è collegato ad internet, ma si dispone comunque di un collegamento ad internet su un altro computer. Ci si collega al sito si sceglie Attivazione codici, si presenterà la seguente maschera dove dovrete inserire il Vs. Codice Seriale che è attaccato con una etichetta adesiva nella parte sx della confezione sotto alla Guida di Installazione Rapida. Quindi premere il pulsante Genera codice di attivazione e proseguire con l inserimento dei dati che vi vengono richiesti dal sistema. 3. Se invece non avete alcun collegamento Internet, Vi preghiamo voler cliccare sul pulsante Registrati col Fax. Vi apparirà la seguente videata: Dovete riempire i soli campi relativi ai Vs. dati personali poiché il programma in automatico ha già riportato sia il Vs. Codice Seriale che il Codice di Installa- 9

10 zione del pc dove è installato Cost Manager. Mandate questo modulo via fax al nr. 055/ ed entro il giorno lavorativo successivo Vi saranno inviate all indirizzo di posta elettronica da Voi segnato nr.02 mail, la prima con il riepilogo dei Vostri dati anagrafici e la seconda con riportato il Vs. Codice Seriale ed il relativo Codice di Attivazione. Se non disponete di un indirizzo di posta elettronica è necessario che nel Modulo che ci inviate via fax specifichiate che desiderate ricevere il Codice di Attivazione a mezzo fax. La licenza del programma è valida per l installazione su un solo PC, nel caso dobbiate procedere ad una nuova installazione su una nuova macchina, in seguito ad una formattazione o ad un danneggiamento della precedente, potete procedere ad una nuova registrazione che annullerà il primo Codice di Attivazione creandone uno nuovo. Procedendo alla nuova registrazione il sistema vi riconoscerà come utente e vi chiederà una password che è l indirizzo che avete inserito la prima volta. 10

11 Capitolo II - Configurazione del programma CONFIGURAZIONE DEL PLOTTER Come primo passo per preparasi a lavorare bisogna definire le stampanti di cui vogliamo monitorare i consumi. Dal menù "Impostazioni"-"Configurazione" si inserisce l'indirizzo IP del plotter. É possibile controllare uno o più plotter (Versione Server) inserendone l indirizzo IP ed un nome di riconoscimento, i filtri presenti nella schermata principale permettono di avere sotto controllo l origine delle stampe. Per fare questo premere Nuovo. Si apre la schermata d inserimento dati del plotter (immagine a lato): Si devono inserire: Nome Plotter: che è l identificativo col quale verrà visualizzato nelle varie schermate di dialogo. 11

12 Indirizzo IP: L indirizzo a cui è configurato il plotter. In più opzionalmente possiamo assegnare: Inchiostro Default: il tipo di inchiostro che è associato a questo plotter. Potrà comunque essere cambiato successivamente in ogni momento. È necessario che esista già un archivio dei consumabili Cliente Default: Il cliente che vogliamo venga assegnato alle stampe che verranno fatte da adesso in avanti. Anche questo potrà essere cambiato in ogni momento. È necessario che esista già un anagrafica clienti. Questa procedura si potrà fare per tutti i plotter che si vogliono controllare. Se si vogliono modificare i dati inseriti, una volta confermati i presenti, possiamo modificarli premendo MODIFICA nella schermata precedente, oppure eliminare il record premendo ELIMINA. 12

13 ASSOCIAZIONE DRIVER-TIPO CARTA siamo. Come secondo passo bisogna definire le associazioni tra il nome del driver di Power Plotter/Proof con una carta presente nell archivio consumabili. É possibile creare tante associazioni quanti sono i driver che u- Per fare questo premere Nuovo sotto alla tabella Dati relativi al tipo carta. Si apre la schermata di collegamento: 13

14 CONFIGURAZIONE DELLO SCONTRINO Qui si configura l intestazione dello scontrino. Bisogna compilare i vari campi con i dati che vogliamo appaiano nello scontrino che consegneremo al cliente come promemoria. Si può inserire anche un logo (in formato JPG o BMP) scegliendolo dal disco premendo il pulsante ( ). Posso inserire l aliquota dell IVA ed un ricarico tipico in percentuale. 14

15 ALTRE IMPOSTAZIONI Nella terza tab si possono impostare: Protezione funzioni avanzate La protezione della parte dei costi sostenuti, di modo che vengano mostrate sole le voci relative al costo finale e non siano evidenti i ricarichi applicati al cliente, e non siano mostrati i calcoli delle statistiche di stampa. Per visualizzare quelle sezioni bisognerà inserire una password. Aggiorna Archivi (Importa Database) Si possono selezionare degli archivi dei materiali o clienti da aggiungere o da sostituire a quelli attualmente inseriti. INSERIMENTO DEI MATERIALI Adesso bisogna inserire i prezzi dei materiali di consumo. Nella seconda pagina della schermata principale abbiamo il seguente elenco dove sono presenti le carte e gli inchiostri: 15

16 Nel programma sono già inseriti i dati relativi ai tipi di carta e agli inchiostri, a questi si può assegnare il proprio sconto e via, via che i prezzi cambiano, cambiarli di conseguenza. In più si possono aggiungere eventuali nuovi materiali di uso, oppure togliere quelli non più necessari. Per fare questo si deve agire sui relativi pulsanti ai due lati. Quello di destra serve per gli inchiostri quello di sinistra per le carte. 16

17 I dati che devono essere inseriti per le carte sono: Marca, Codice, Nome, Larghezza (in cm), Lunghezza (in metri), costo al netto dell Iva e sconto, e infine, se vogliamo il prezzo a metro lineare a cui vogliamo vendere le stampe fatte su questo materiale. Anche qui viene evidenziato il costo a m 2 che sosterremo stampando questo supporto. Per gli inchiostri i dati essenziali sono: Marca, Codice, Nome, Capienza, numero cartucce usate prima di un cambio di testine e poi i costi e gli sconti di Cartucce e Testine. In fondo alla finestra, è segnato il costo al ml. comprensivo del costo del cambio della testina. INSERIMENTO DELL ANAGRAFICA CLIENTI Quello che manca adesso è l anagrafica clienti, questa va creata alla pagina relativa: Premendo il pulsante NUOVO si aggiunge un nuovo cliente. Si devono inserire i seguenti dati: Nome (o Ragione Sociale), Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Telefono, Cellulare, Fax, . In più, se vogliamo,lo sconto tipico e il ricarico tipico che viene assegnato al dato cliente. 17

18 Capitolo III - Lavorare con Cost Manager CI SONO 2 MODI DI LAVORARE 1) Previsione del costo di stampa senza effettuare la stampa 2) Calcolo del consumo dopo la stampa 1)la previsione si effettua da Power Plotter/Proof, quando compare il simbolo nella finestra anteprima di stampa è possibile fare la previsione del consumo con quel profilo. Per fare ciò è sufficiente premere il tasto Calcola consumo dopodiché partirà l elaborazione del file che durerà pochi secondi. Al termine apparirà la finestra Dettaglio stampa di Cost Manager dove si potranno vedere tutti i dati relativi al consumo ed eventualmente cambiare i consumabili o le dimensioni di stampa. Si può quindi decidere se registrare sul database i dati come test, tramite l apposito tasto, o eliminarli. 2) Calcolo del consumo dopo la stampa Dall ultima finestra di stampa è sufficiente selezionare registra consumo su Cost Manager per trovare i dati registrati automaticamente sulla finestra principale di Cost Manager, successi- 18

19 vamente è possibile cambiare altri tipi di consumabili dalla finestra dettaglio stampa. 19

20 GESTIONE DEI DATI DELLE STAMPE Adesso vediamo come utilizzare i dati relativi alle stampe o ai test effettuati. Se è necessario fare delle ricerche fra i record del database è possibile scrivere delle chiavi di ricerca nei campi bianchi al margine alto della lista. Possiamo fare delle ricerche per nome della stampa, per stato della stampa (Stampato, Annullato, o Test), per numero di copie stampate, per tipo d inchiostri, per tipo carta, per dimensione, per cliente. In più ci sono due ricerche che non sono attivabili in quel modo, ma si attivano nella parte bassa della finestra sotto la voce filtro data. Lì è possibile fare filtri di ricerca su nome del plotter e data di stampa delle immagini. Per farlo bisogna spuntare la casella in alto a sinistra, dopo di che scegliere l intervallo di date (prestando attenzione al fatto che la data d inizio sia inferiore a quella di fine). 20

21 Per fare la ricerca per plotter bisogna scegliere nella lista a discesa, da quel momento verranno mostrati solo i lavori eseguiti dal dato plotter, fino a che non rimetto la selezione su (Tutti). DETTAGLI DELLE STAMPE Selezionando le singole stampe possiamo entrare nei dettagli e modificarli. Posso selezionare un gruppo di stampe, per farlo possiamo cliccare sul rettangolo grigio sulla sinistra della stampa richiesta e tenere premuto il pulsante SHIFT mentre si clicca sull ultima stampa che vogliamo mettere nella lista, oppure il tasto CTRL e cliccare sulle singole stampe che vogliamo aggiungere alla selezione, sempre selezionando sul rettangolino grigio a sinistra della riga. In questo modo possiamo cambiare globalmente il tipo di carta o di inchiostro e il cliente di riferimento senza bisogno di farlo una per una. Per fare questo premere i pulsanti ( ) corrispondenti, il pulsante (X) accanto al cliente serve a cancellare il riferimento al cliente. I dati di carta e di inchiostro u- sati per la stampa il programma li recupera automaticamente dal plotter, ma potremmo anche volerli cambiare perché non corrispondono alla condizione che noi vogliamo analizzare. Per esempio potremo aver caricato una carta di un produttore di terze parti e averla indicata al plotter come HW Coated Paper, ma noi sappiamo che i suoi costi al m 2 sono diversi da quelli del materiale del brand. Oppure potremo voler valutare quanto mi sarebbe costata la stessa stampa con inchiostri Dye invece che UV o viceversa. 21

22 Inseriti questi parametri viene calcolato il costo sostenuto e la stima del costo al m 2 per stampe di questa tipologia, nel riquadro VALORI RIPORTATI AL m 2. Per fare questo si agisce sul riquadro in basso, dove possiamo dire quale sarà la dimensione finale della stampa. Questo possiamo farlo o in termini percentuali (quante volte sarà più grande considerando l ingrandimento del lato) o in termini di dimensioni in cm che dovrà avere la stampa. Nelle caselle del consumo ci sarà il consumo previsto e in piccolo sopra la casella ci sono i vecchi consumi. Nei riquadri del consumo carta accanto ai m 2 previsti ci sarà anche la previsione dei metri lineari di carta che verranno usati con il rotolo selezionato per fare quella stampa. Nel caso la stampa fosse più larga del rotolo selezionato il conto sarà fatto considerando una pannellizzazione. Per cui se la stampa fosse 200cm x 300cm da stampare su di un rotolo di 91,4cm si considera che ci vogliono 3 pannelli per cui il consumo in metri lineari sarà 300 cm x 3 pannelli = 900cm di carta usata. Quindi l area di consumo non sarà l area dell immagine (cioè 2,00 x 3,00 = 6,00 m 2 ) ma l area del consumo effettivo (cioè 9,00 x 0,914 = 8,226m 2 ) 22

23 STATISTICHE DELLE STAMPE Ricevute le informazioni sulle stampe è possibile calcolare delle statistiche sull uso del plotter, in modo da verificare gli effettivi guadagni globali e altri dati utili.. 23

24 CREAZIONE DEGLI SCONTRINI Quando ho la mia lista delle stampe posso generare il primo scontrino. Per fare questo posso selezionare la stampa (o le stampe) che devono comparire nello scontrino e poi cliccare su GENERA SCONTRINO. In questo modo nella pagina Scontrini si crea una nuova voce che contiene le stampe richieste. Da qui si può scegliere di Stamparlo, aggiungerne uno nuovo, modificarne uno esistente o eliminarne uno vecchio. 24

25 LO SCONTRINO Nella schermata dello scontrino abbiamo i dati del cliente e sotto le liste di tutte le stampe fatte (meno quelle già inserite negli scontrini) e la lista delle stampe inserite nel presente scontrino. Per ogni stampa possiamo vedere i dettagli, modificare il numero di stampe e il ricarico o il costo a metro. Entrando nei dettagli si possono cambiare le caratteristiche in termini di materiali di consumo usati. Ogni scontrino può essere calcolato con il ricarico percentuale impostato (rispetto al costo sostenuto) oppure con un dato costo al metro lineare mediante i due pulsantini in basso al centro. In alto possiamo mostrare o nascondere gli effettivi costi con il ricarico percentuale applicato. In basso vediamo il costo finale con lo sconto standard (che possiamo comunque modificare) e il costo finale. 25

26 Quando attivo un calcolo della previsione, vedremo nella lista delle stampe fatte anche dei nomi con la seguente forma: [STIMA] NOME STAMPA, sopra la voce NOME STAMPA. Questi sono i record della previsione e servono per mettere sullo scontrino i preventivi di costo. STAMPA DELLO SCONTRINO Andando nella finestra di stampa dello scontrino vediamo la seguente schermata: Devstudio srl C è un report delle singole stampe con i preview ed il prezzo finale con sconto. Sullo scontrino possiamo decidere se scorporare l IVA (nel caso di costi al metro lineare dove l IVA è già inclusa) oppure se applicarla (nel caso di prezzi a ricarico). Nel caso l IVA sia considerata non inclusa (cioè se il segno di spunta è rimosso) apparirà anche la voce IVA. Per cambiare stampante selezionata premere il pulsante accanto al nome della stampante da lì si possono scegliere anche le impostazioni. Per stampare lo scontrino premere il pulsante STAMPA. 26

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