Prospettive nella gestione dei record: Sviluppare un sistema di gestione dei record efficace. Edizione 3, The power of memory

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1 Prospettive nella gestione dei record: Sviluppare un sistema di gestione dei record efficace Edizione 3, 2014 The power of memory

2 Cos è un sistema di gestione dei record? Ogni organizzazione ha delle procedure manuali e computerizzate per gestire i record. Un sistema per la gestione dei record tiene traccia degli eventi durante un ciclo vitale del documento a partire dalla sua creazione, all utilizzo attivo, alla trasformazione in un altro formato, allo storage inattivo e all utilizzo finale. Un sistema tipico di gestione dei record non si limita ad un serie di politiche o procedure, o ad un database, ma include una vasta gamma di componenti: Persone le azioni compiute e le decisioni prese da persone interne e esterne all organizzazione influenzano la vita dei record Supporto, disponibile a partire dalla formazione, istruzione e manutenzione i sistemi si sviluppano nel tempo e devono adattarsi ai cambiamenti della legge o delle pratiche commerciali Politiche, processi e procedure approvate e diffuse Strumenti come programmi per la conservazione, moduli di autorizzazione, schemi di classificazione, tag e livelli di Tecnologia es. database, configurazioni dello schermo, websites, metodi di tagging, indici, algoritmi di ricerca, scansione e trattamento delle immagini, flusso di lavoro, applicazioni di suite per ufficio, sistemi di gestione della documentazione aziendale, sistemi di gestione dei contenuti e sistemi di pianificazione delle risorse aziendali Tutte queste parti che compongono un sistema di gestione dei record aiutano le persone ad archiviare, descrivere, conservare, trasformare, trovare, recuperare, check-in, check-out e eliminare i record. Questo approccio comune rende possibile la condivisione dei dati in modo efficace. File Eliminazione SHRED Etichetta Check-in Ciclo vitale dei record Conservazione Check-out Trasformazione Recupero Un sistema di gestione dei record consente di trovare e utilizzare i record di cui ha bisogno la tua organizzazione 2

3 Capire la differenza tra informazione strutturata e non strutturata Un sistema di gestione dei record si occupa delle informazioni non strutturate: documenti, , fogli elettronici, presentazioni, disegni, diagrammi, note, calendari, immagini fotografiche, registrazioni digitali e video che le persone possono creare facilmente e senza particolare perizia. Attività non strutturate - Ogni organizzazione crea una quantità enorme di informazioni che non rientra nella gestione rigida dei sistemi basati su database. Catena Logistica Contabilità Finanziaria Sistema ERP Relazione Con Il Cliente Non si tratta dei record strutturati che possono trovarsi nei database dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). I record strutturati possono includere record relativi ai fornitori, conti di gestione in un sistema di contabilità finanziaria, record relativi a dati di contatto dei clienti in un sistema di gestione della clientela, record relativi agli impiegati nei sistemi delle risorse umane e record relativi a ordini, vendite, consegne nei sistemi della catena logistica. Risorse Umane I record registrati sono estremamente controllati e vengono spesso convalidati in base a modelli e normative in modo da descrivere uno specifico processo o evento. 3

4 I vantaggi e gli svantaggi della carta Vantaggi Svantaggi DOCUMENTS BILLS INVENTORY DOCUMENTS I record non strutturati di frequente supportano transazioni e processi che sono stati catturati come record strutturati in sistemi ERP. Ai giorni nostri, quasi tutte i record non strutturati sono nati come digitali, in software office come documenti, fogli elettronici e presentazioni, o in software per il disegno, la registrazione, la creazione di programmi o di monitoraggio dei progetti. Sono pochi i dati che vengono creati manualmente con carta e penna o con una fotocamera. In ogni modo, molti dati digitali vengono in seguito stampati, spesso fotocopiati e poi archiviati in raccoglitori o cartelle e tenuti in archivi, armadietti o scatole in luoghi di deposito fuori sede. Un grande vantaggio dei dati su carta consiste nel fatto di essere semplici da raggruppare, descrivere e immagazzinare. Non richiedono attrezzature speciali a parte un tavolo e una lampada che consenta di leggerli e utilizzarli. Sembra improbabile che giunga a breve un momento in cui i dati su carta scompariranno. Comunque i dati su carta non sono sempre ben archiviati ma possono anche essere tenuti in cataste di carta scombinate o legate con uno spago o spillate insieme in vari modi con una etichetta descrittiva attaccata sopra. Quando i dati su carta vengono scannerizzati si trasformano in dati digitali. In molti casi, un dato su carta avrà una copia in formato digitale e ciò non rende semplice capire qual è la voce ufficiale: il record digitale creato per prima, quello stampato o la versione scannerizzata. Il sistema di gestione dei dati si basa su politiche, processi, tassonomie, etichettatura e formazione per definire e comunicare alle persone dell organizzazione come determinare quale sia la voce ufficiale in una particolare circostanza o situazione. 4

5 Apportare dei cambiamenti - storage condiviso di successo Il posto più comune per memorizzare i record digitali è su unità condivise o hard disk personali. Le unità condivise sono molto comuni in quanto semplici da programmare e economiche da acquistare e mantenere. Tradizionalmente, le unità condivise vengono programmate all interno di un organizzazione, ma sono in aumento le unità nel cloud, a cui si accede attraverso un servizio di abbonamento. Alla gente le unità condivise piacciono, in quanto comode per archiviare velocemente i record digitali. Usano una struttura gerarchica con cartelle che la maggior parte della gente è in grado di capire ed utilizzare subito. È possibile quindi creare le proprie cartelle e disporre i record digitali al loro interno. Questa struttura gerarchica delle cartelle può generare più confusione di quanto si pensi, in quanto contiene troppi livelli e troppi nomi di cartelle e fa sì che molte persone non siano in grado di capire e utilizzare questo sistema. La gente smette dunque di utilizzare una sezione della gerarchia e ne crea un altra che è in grado di capire. Nel tempo, molte unità condivise si riempiono di cartelle inutilizzate e di record digitali che nessuno richiede o ricorda. Ecco perché questo tipo di sistema comporta delle procedure manuali che non lo facciano diventare un cimitero di cartelle inutili, sottoutilizzate e piene di record digitali sempre più grande, ingarbugliato e difficile da usare. Un sistema di gestione dei record utilizzerà processi e procedure per creare cartelle a livello centrale in base a una numerazione standard dei livelli gerarchici e a una nomenclatura convenzionale di ogni cartella. Ad esempio, le cartelle potrebbero essere create dal sistema al livello uno, due o tre e solo al livello quattro un tipico impiegato avrebbe la possibilità di creare una sola cartella. Nonostante siano comode, le unità condivisibili contengono poche informazioni su ogni record digitale titolo, formato e la data dell ultimo salvataggio sono normalmente tutto ciò che è possibile vedere. Un sistema di gestione dei record utilizzerà una combinazione di politica e formazione per promuovere l uso di nomenclature convenzionali standardizzate per ogni documento digitale. Ad esempio, evitare gli acronimi, creare titoli con meno di 50 caratteri e iniziare con la data nel formato YYYYMMDD. Le procedure manuali necessarie per gestire in modo efficace un unità condivisa superano spesso la convenienza iniziale. Livello 1 Livello 2 Livello 3 Affari societari Comunicazioni Governo Manager Rappresentanti sindacali No-profit Passeggiata di beneficenza Croce Rossa Situazione finanziaria Bilancio Modelli Spese in conto capitale e determinazione dei costi Approvazioni Presentazioni Scenari Archiviare informazioni digitali è fondamentale avere un approccio pratico e logico per l archiviazione digitale in unità condivise, altrimenti ci si ritroverà presto nel caos più totale. 5

6 I vantaggi dei sistemi di gestione dei record elettronici (EDMS) Creazione di un documento online Classificazione e descrizione Controllo accesso di sicurezza Ricerca Archivio e eliminazione I sistemi di gestione dei documenti elettronici applicano il principio e il processo di gestione dei record alla memorizzazione digitale. Notifica e sottoscrizione Caricamento da Caricamento da unità condivisa Collaborazione e flusso di lavoro Gestione delle versioni I sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) hanno molti vantaggi rispetto alle unità condivise per contenere record digitali. I sistemi EDMS però implicano un compromesso: richiedono uno sforzo maggiore durante la creazione e l archiviazione di record digitali e, in cambio, uno sforzo minore durante la fase di recupero o eliminazione. Un EDMS ha la potenzialità per conservare informazioni descrittive dettagliate, chiamate metadati (o informazioni sulle informazioni) su ogni record digitale. Alcuni metadati possono essere raccolti in modo trasparente dalla persona che utilizza l EDMS. È possibile registrare il nome della persona che svolge un compito, la data in cui sviene svolto e il dipartimento in cui lavora questa persona, sulla base di dettagli di log-in e profili utente nell EDMS. Inoltre, la persona che sta svolgendo il compito può inserire alcuni metadati manualmente e potrebbe ad esempio scegliere una classificazione o un tag descrittivo da una lista già preparata. Ma l esperienza delle organizzazioni che già utilizzano gli EDMS suggerisce che le persone faranno una certa resistenza nel caso di eccessivo uso di processi manuali. In linea di massima, quando si aggiunge un nuovo record digitale, si richiedono all utente dell EDMS solo cinque informazioni: Titolo Proprietario se diverso da chi l ha creato, che è stato già registrato automaticamente Classificazione a partire da una tassonomia Tag descrittivo/i dei metadati da un elenco a discesa Tag del livello di sicurezza da un elenco a discesa Motivare le persone ad usare l EDMS è un obiettivo importante per i gestori dei documenti dell organizzazione. Una persona può creare un documento digitale e salvarlo in un EDMS, o trascinare e rilasciare i record digitali da un unità condivisa o da una casella ad un EDMS. Sono entrambe procedure manuali e richiedono politiche, processi, formazione e manutenzione in modo che le persone sappiano cosa mettere dentro l EDMS, nonché come e quando farlo. È probabile che un EDMS abbia un modulo di gestione separata dei documenti che richiede una manutenzione regolare al fine di funzionare correttamente: aggiungere e aggiornare le schede di ritenzione dei dati, aggiornamento delle liste dei tag dei metadati, aggiungere e cancellare gli account degli utenti ed altre operazioni simili. Un sistema di gestione dei documenti di un organizzazione aiuta la gente che utilizza un EDMS formandoli, supportandoli e monitorandoli in modo da garantire che sappiano utilizzare il sistema al meglio e in modo efficace. 6

7 Come il sistema di gestione dei documenti può aiutare tutti ad utilizzare meglio i record Un sistema di gestione dei record aiuta le persone a separare i record utili da quelli inutili. Le persone che lavorano con i record sanno che ne vengono creati e recuperati troppi e che molti di essi sono inutili. Spesso sono difficili da trovare, recuperare e utilizzare. Questo sistema di gestione sia per i documenti su carta che per quelli digitali funziona in quattro aree: 1. Politiche, Processi e Procedure È importante stabilire delle regole chiave sin dall inizio. Il sistema deve stabilire cosa è accettabile e cosa non lo è quando si tratta di record: Distinguere record ufficiali da record di copie casuali Descrivere come creare, approvare e mantenere un programma di conservazione dei record Definire chi è il proprietario di un record Definire quando creare un record Definire i record attivi e come descriverli al fine di un loro utilizzo Definire i record inattivi e come descriverli al fine di un loro utilizzo Descrivere come custodire un record attivo per la memorizzazione fuori sede Descrivere come taggare un record inattivo digitale per metterlo in un archivio elettronico Descrivere come trovare e recuperare un record all interno dell ufficio e dalla memoria fuori sede Definire in modo abbastanza dettagliato i livelli di sicurezza in modo da sapere chi avrà accesso a record singoli, unici o individuali. Definire chi nell organizzazione darà il consenso per l acquisto o lo sviluppo di strumenti per la gestione dei record e la conseguente tecnologia Descrivere la procedura di eliminazione dei record 2. Strumenti Il gestore dei documenti ha degli strumenti importanti a sua disposizione che gli consentono una certa sicurezza e che possono rendere la vita più semplice a tutti: Classificare un record usando metadati, tassonomia e livelli di sicurezza Riferimenti incrociati attraverso l uso di tesauri durante la descrizione dei record Mantenimento di un programma di conservazione che dica dettagliatamente per quanto tempo, in che formato e dove sono stati conservati i record Mappatura della proprietà, del dipartimento, classificazione dei livelli di sicurezza Mappatura dei programmi di conservazione dei record ufficiali. 3. Tecnologia L utilizzo della tecnologia disponibile, in genere software e sistemi, ha un senso, ma non è aperto a tutti: Controllo durante l accesso ad un record, che include quando può essere visto, aperto o condiviso Creare codici a barre e etichette descrittive per i record Creare un indice di ricerca per i record che si basi sui titoli, metadati, classificazione, formato e eventi passati Creazione di pick-list di record officiali attivi pronti per la conservazione o l utilizzo Creazione di una pick-list di record officiali inattivi immagazzinati pronti ad essere utilizzati Tenere un inventario dei record attivi in ufficio o in unità di memoria Tenere un inventario dei record inattivi in unità di memoria fuori sede o archivi elettronici Ricordare chi ha creato un record Ricordare chi ha messo un record in unità di memoria fuori sede o in archivi elettronici Ricordare chi ha controllato un record in uscita dalla memoria fuori sede o da archivi elettronici Ricordare quando un record è stato restituito e controllato in ingresso da memoria fuori sede o da archivi elettronici Ricordare chi ha dato il permesso e quando: come e quando i record siano stati eliminati o trasferiti ad archivi storici. 4. Supporto per la formazione, l istruzione e la manutenzione Nessun sistema può funzionare efficacemente senza l accettazione di ognuno di coloro che l utilizza. È importante rendersi conto che molte persone vedono i sistemi di gestione dei documenti come un ostacolo all efficienza aziendale. L organizzazione, compresa l alta direzione deve fare tutto quanto gli è possibile per aiutare: Nuovi impiegati che debbano formarsi su politiche, strumenti e tecnologie relative a sistemi di gestione dei documenti Far sì che tutti gli impiegati ricevano una formazione in itinere e forniscano regolarmente un feedback su quanto il sistema funzioni bene o male secondo loro Che il personale di gestione dei record e i coordinatori di reparto sorveglino, verifichino e riportino al senior management in conformità al sistema di gestione dei record Che gli addetti alla gestione dei record e i coordinatori di reparto suggeriscano delle fasi da migliorare in conformità al sistema di gestione dei record 7

8 Creazione di un sistema di gestione dei documenti che funzioni per voi Molti degli strumenti e delle tecnologie di sistemi di gestione di archivio sono disponibili come servizi pronti, in outsource o possono essere sviluppati in-house. Ogni organizzazione ha bisogno di fare una scelta tra quanto segue, quando incomincia ad utilizzare il proprio sistema di gestione dei record: 1. Dovremmo comprare un set di strumenti e tecnologie, configurarli, installarli e usarli? 2. Dovremmo esternalizzare un set di strumenti e tecnologie e integrarli con la nostra organizzazione? 3. O dovremmo sviluppare il nostro proprio set di strumenti e tecnologie? Prendere la decisione giusta richiede una comprensione dell infrastruttura di information technology dell organizzazione, della cultura di gestione del rischio, dell ambiente di archivio corrente, del numero e tipo di impiegati e numero di sedi operative e geografiche. Un gruppo che si dedichi all organizzazione responsabile della gestione di archivio dovrebbe raccogliere e dovrebbe registrare le risposte alle domande dirette presentate a seguito. Un consulente esterno può aiutarli a raccogliere e sistematizzare le risposte. Analizzando le risposte con una piccola squadra composta da gruppi che si occupano di finanza, gestione della tecnologia delle informazioni ed almeno altri due gruppi funzionali si offrirà il contesto per la gestione dell archivio all interno dell organizzazione. Il gruppo può prendere poi una decisione rispetto a acquistare, esternalizzare o sviluppare strumenti in-house e tecnologie basate sulle seguenti conoscenze: 1. Quanti impiegati abbiamo in ogni sede? 2. Quanti impiegati per ogni grado, classificazione o livello di lavoro in ogni sede? 3. Quanti metri lineari di archivio occupano i record in carta in ogni sede? 4. Quanti locali di deposito fuori sede usiamo ora? 5. Quante sedi di deposito gestiamo? 6. Stiamo usando dei venditori che ci forniscono i locali di deposito fuori sede? 7. Quanti venditori forniscono locali di deposito fuori sede? 8. Siamo capaci di mettere facilmente i record in deposito e recuperarli? 9. Che sistema/i di usiamo? 10. Quanti server di posta abbiamo? 11. Quante creiamo e riceviamo ogni giorno? 12. Quante abbiamo nei nostri server? Quante di esse hanno allegati? 13. Quanti server di unità condivisa abbiamo? 14. Quanti record ci sono in queste unità condivise in totale e in che formato? 15. Qual è la dimensione media in megabyte dei file su queste unità condivise? 16. Quanto sono vicini al massimo della capacità i nostri server di posta e i server di unità condivisa? 17. Abbiamo Sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) o Sistemi di gestione dei contenuti (CMS)? Descriveteli in dettaglio. 18. Abbiamo Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)? Descriveteli in dettaglio. 19. I nostri sistemi di ERP hanno archivi pubblici per documenti, fogli di calcolo elettronico e presentazioni dentro di essi e/o possono essere creati dei link a questo genere di record? 20. Utilizziamo applicazioni basate sul web o intranets? Descrivetele in dettaglio. 21. Esternalizziamo adesso alcune applicazioni a SaaS, software come servizio, fornitori? Descriveteli in dettaglio. 22. Come facciamo il back-up dei nostri sistemi informatici? Descriveteli in dettaglio. 23. Che politiche, processi e procedure abbiamo in atto per la gestione dei record? 24. Siamo coinvolti attualmente in alcuni procedimenti legali, denunce o cause? 25. Siamo stati coinvolti in passato in alcune denunce, procedimenti legali o cause? Abbiamo richiesto i record per questi procedimenti legali? Strumenti e tecnologia ottengono successo solamente quando sono usati insieme a politiche, processi, procedure e supporto offerto per la formazione, l istruzione e la manutenzione. Politiche e supporto si possono sviluppare con l aiuto di consulenti esterni e gruppi di gestione di archivio locali e associazioni. Ma affinché abbiano successo, devono essere catapultati dentro la cultura di gestione di archivio dell organizzazione. La Gestione di Archivio Crown può valorizzare l ambiente corrente e le sue pratiche e offrire suggerimenti concreti su come creare e migliorare un sistema di gestione dell archivio che includa sia i record digitali che quelli su carta. 8

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