ISTITUTO G. GASLINI MANUALE D USO PRENOTAZIONI ON LINE DI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE

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1 ISTITUTO G. GASLINI MANUALE D USO PRENOTAZIONI ON LINE DI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE

2 Premessa Il presente documento illustra le caratteristiche dell applicazione web sviluppata per permettere all utenza registrata di effettuare online prenotazioni di prestazioni ambulatoriali presso l Istituto G. Gaslini. In particolare il servizio è previsto per tre tipologie di utenza: Utente Cittadino: privato cittadino Utente Farmacia: farmacie aderenti al servizio che possono inserire prenotazioni e eliminare quelle effettuate nelle ultime 24 ore. Utente pediatra: pediatri aderenti al servizio che possono inserire prenotazioni e eliminare quelle effettuate nelle ultime 24 ore. Le prenotazioni sono possibili per le prestazioni, non in regime di urgenza, individuate dall Istituto di cui all elenco, in costante aggiornamento, presente sul sito; per tutte le altre sarà necessario procedere telefonicamente attraverso il Contact Center della struttura. 1. Uso dell applicazione L accesso all applicazione prevede la registrazione al sistema e, previa successiva autenticazione, consente la consultazione delle disponibilità presenti sulle agende dell Istituto per le prestazioni di cui al citato elenco e l eventuale conseguente prenotazione online. Si potrà accedere al servizio previa registrazione al servizio. Il sistema di registrazione richiede all utente di inserire campi identificativi che saranno quindi associati all utenza, quali codice fiscale, anno e luogo di nascita, residenza, indirizzo e numero di telefono. Le login e password sono assegnate direttamente dal sistema e comunicate all utente via e per ragioni di sicurezza dovrà essere cambiata in occasione del primo accesso. E inoltre previsto un servizio di recupero password in caso di necessità. Sono previste tre tipologie di utenza: 1. Tipo 1: utente tipo Cittadino, che potrà inserire i propri dati nel sistema previa autenticazione 2. Tipo 2: Farmacia ovvero utente associato a una Farmacia che potrà procedere alle attività di prenotazione per conto del paziente 3. Tipo 3: utente tipo Pediatra, ovvero corrispondente ad un Pediatra di Livera Scelta che potrà procedere alle attività di prenotazione per conto del paziente Si riporta di seguito il dettaglio del flusso di prenotazione. 1.1 Registrazione al sistema Il sistema prevede due tipologie di registrazione, ovvero una automatica (per gli utenti di tipo Cittadino ) ed una condizionata alle verifiche e successivo contatto a cura dei servizi dell Istituto (per gli utenti di tipo Farmacia e Pediatra ). 2

3 1.1.1 Utente Cittadino Per procedere alla registrazione, l utente cittadino dovrà accedere al form di registrazione (Figura 1) e compilare i campi richiesti: Figura 1: richiesta credenziali di accesso per l utente cittadino A seguito della compilazione del form e dell invio della richiesta, il sistema invierà in automatico una all utente all indirizzo specificato fornendo una password per accedere al sistema. In occasione del primo accesso, all utente sarà richiesto di modificare la password Utente Farmacia Per procedere alla registrazione, gli utenti di tipo farmacia dovranno accedere al form di registrazione ad essi dedicato (con link di accesso diverso rispetto a quello del cittadino) e dovrà compilare i campi indicati (Figura 2): 3

4 Figura 2: form di registrazione per l utente Farmacia. A seguito dell invio della richiesta, l utenza rimane in attesa di approvazione. Per sbloccare e quindi rendere operativo l utente, dovranno intervenire i servizi dell Istituto per le opportune verifiche e, contattata la Farmacia richiedente, potranno procedere all attivazione dell utenza. In occasione dell approvazione della 4

5 richiesta sarà inviata all indirizzo indicato nel form una comunicazione di avvenuta registrazione con la password per accedere. In occasione del primo accesso, all utente sarà richiesto di modificare la password Utente Pediatra Per procedere alla registrazione, gli utenti di tipo Pediatra dovranno accedere al form di registrazione ad essi dedicato (con link di accesso diverso rispetto a quello del cittadino) e dovrà compilare i campi indicati (Figura 2): Figura 3: form di registrazione per l utente Pediatra A seguito dell invio della richiesta, l utenza rimane in attesa di approvazione. Per sbloccare e quindi rendere operativo l utente, dovranno intervenire i servizi dell Istituto per le opportune verifiche e, contattato il 5

6 Pediatra richiedente, potranno procedere all attivazione dell utenza. In occasione dell approvazione della richiesta sarà inviata all indirizzo indicato nel form una comunicazione di avvenuta registrazione con la password per accedere. In occasione del primo accesso, all utente sarà richiesto di modificare la password di accesso al sistema L accesso al sistema per tutte le tipologie di utenza si effettua utilizzando la seguente maschera di autenticazione: Figura 4: pagina di autenticazione 6

7 Figura 5: recupero password di accesso al sistema 1. Inserimento Prestazione A seguito dell autenticazione sul sistema, utilizzando le credenziali pervenute via mail, l utente potrà procedere all inserimento della prestazione riportata sull impegnativa del Sistema Sanitario Nazionale. Figura 6: Accesso alle prenotazione SSN A seguito di questa prima indicazione, si procederà alla selezione della prestazione sulla maschera di cui alla figura 7: 7

8 Figura 7: Ricerca prestazioni da prenotare Ricerca della prestazione: sarà possibile eseguire la ricerca della prestazione attraverso il codice nomenclatore e/o la descrizione della prestazione stessa. Al fine di semplificare la prenotazione da parte dell utenza a fronte dell inserimento nel campo Descrizione prestazione di almeno 4 caratteri della denominazione della prestazione richiesta il sistema proporrà, dopo alcuni secondi, tutte le prestazioni prenotabili on line che contengano tale stringa. Sarà quindi immediata la selezione della prestazione di interesse qualora presente (vedi Figura 8). 8

9 Figura 8: Selezione prestazione con indicazione descrizione E inoltre disponibile il campo Data minima per prenotazione, dove l utente riporterà la data minima dalla quale far partire la ricerca di disponibilità sulle agende. Questo non sarà un campo obbligatorio e, in caso di non compilazione dello stesso, la ricerca della prima disponibilità sarà svolta a partire dalla data di inserimento della richiesta.. Per il significato di ogni singolo campo è sempre disponibile il pulsante per maggiori dettagli. Utilizzando il tasto Cerca disponibilità il sistema proporrà la prima data disponibile (vedi figura 9) consentendo di scorrere il calendario per settimane successive o di posizionarsi direttamente sulla settimana con la prima disponibilità 2. Visualizzazione disponibilità e blocco degli slot temporali Per selezionare lo slot temporale prescelto, sarà sufficiente che l utente lo selezioni e lo slot sarà bloccato ed assegnato alla prenotazione fino al completamento della stessa, al logout dall applicativo (se la prenotazione non viene completata) e comunque per un massimo di 15 in caso di uscita anomala dall applicativo. 9

10 Figura 3: Visualizzazione disponibilità Al termine della selezione e del blocco dello slot temporale di interesse il sistema ritorna la maschera visualizzata in figura 10 e l utilizzo del pulsante Completa la tua prenotazione consente di passare alla parte finale della prenotazione con l identificazione del paziente e l inserimento degli altri dati della ricetta (il numero ricetta è già stato inserito nelle fasi precedenti). 10

11 Figura 4: Blocco prenotazione 3. Identificazione del paziente e completamento dati ricetta Ai fine di facilitare il completamento della prenotazione il sistema prevede la compilazione di una copia visiva della ricetta prevista dal SSN (Ricetta Rossa), Per l utente sarà quindi sufficiente riportare negli appositi campi i relativi dati della ricetta (vedi figura 11) I principali dati richiesti sono pertanto i seguenti : Nome del Paziente: OBBLIGATORIO Cognome del Paziente: OBBLIGATORIO Indirizzo: FACOLTATIVO Codice Fiscale del paziente: OBBLIGATORIO Data di nascita del paziente: OBBLIGATORIO Sesso del paziente: OBBLIGATORIO Luogo di nascita del paziente: OBBLIGATORIO Codice impegnativa: OBBLIGATORIO Codice esenzione: DA INSERIRE SE PRESENTE SULLA RICETTA ROSSA Data impegnativa: OBBLIGATORIO. Quesito diagnostico : OBBLIGATORIO FACOLTATIVO Numero di telefono: OBBLIGATORIO 11

12 Figura 11. Layout ricetta rossa Al completamento della compilazione è necessario inserire i dati necessari alla migliore caratterizzazione del caso e di contatto per l utente (vedi figura 12). Con l utilizzo del tasto Invia Prenotazione, la prenotazione è definitivamente completata 12

13 Figura 12. Altri dati identificativi Se la prenotazione è stata eseguita correttamente sarà proposta una pagina quale quella della 13 con la riga corrispondente alla prenotazione effettuata ed icone che consentiranno il download in formato PDF del tagliando di prenotazione (che dovrà essere stampato e portato con sé il giorno dell appuntamento insieme alla ricetta rossa) e/od inviato via mail all indirizzo che sarà indicato. 4. Cancellazioni e modifiche Tra le icone rese disponibili a livello di riga nella maschera che riepiloga per l utente le prenotazioni effettuate è presente anche l icona che consente la cancellazione dell appuntamento e restituisce la disponibilità sullo slot orario precedentemente occupato. Vedi figura 13 (riepilogo prenotazioni effettuate) 13

14 Fig. 13 Riepilogo prenotazioni effettuate Non sono consentite modifiche sulle prenotazioni completate, fatto salvo il cambiamento di data utilizzando l icona, ogni eventuale altra modifica ai dati registrati dovrà essere gestita come cancellazione della precedente ed inserimento di nuova prenotazione. 14