sanità SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI E IL GOVERNO DELL INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE

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1 sanità SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI E IL GOVERNO DELL INFORMAZIONE NELLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE

2 Chi è Afea Nata dall incontro fra professionisti dell Information Technology e della consulenza aziendale, Afea si propone di offrire valore aggiunto ai propri clienti in ambiti quali: - Sistemi informativi - Innovazione tecnologica - Innovazione di processo - Controllo di gestione La filosofia di Afea Per vincere sfide che si fanno sempre più difficili non bastano più applicazioni informatiche per la gestione dei singoli processi; l azienda deve evolvere verso un nuovo concetto di ecosistema informativo in cui convivano soluzioni e competenze che le consentano di: - gestire i processi in modo efficiente ed efficace; - trasformare i dati prodotti in informazioni utili, accessibili e personalizzate; - distribuire puntualmente informazioni profilate agli attori dei vari processi perché possano operare e decidere al meglio

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4 AFEA SANITA è la divisione di Afea specializzata nella consulenza organizzativa e nella realizzazione di progetti IT e di controllo di gestione per: - Ospedali - Case di cura - Poliambulatori Grazie a consolidate competenze di carattere manageriale, organizzativo ed informatico e a soluzioni software di elevato profilo, Afea può offrire alle organizzazioni sanitarie, valore aggiunto nelle seguenti aree: - processo clinico e ambulatoriale - approvvigionamenti e magazzino - amministrazione e finanza - controllo di gestione - governo dell informazione - amministrazione delle risorse umane La mission La nostra missione è quella di accompagnare le aziende in un percorso evolutivo verso l adozione di modelli organizzativi efficienti ed efficaci, supportati da un nuovo concetto di ecosistema informativo che si configuri per l azienda stessa come un vero e proprio vantaggio competitivo.

5 sanità Il modello Il Modello Afea ha sempre come punto di partenza l analisi delle esigenze e degli obiettivi aziendali e si concretizza nella redazione di un piano di intervento condiviso, strutturato in fasi, che non sconvolga la vita aziendale, ma che interessi solamente quelle aree in cui l azienda ha effettivamente bisogno, cercando, laddove possibile, anche di tutelare gli investimenti IT che l azienda ha già sostenuto. Il Cliente è per noi un Soggetto che esprime delle esigenze e vuole risolverle in quanto è alla ricerca costante del miglioramento della Sua gestione; richiede elevate competenze da parte di chi risolve i suoi problemi con senso di progetto e partecipazione al rischio. In una parola chi investe con Lui in un progetto comune. Noi ci sentiamo di creare valore per il Cliente ogni volta che gli consentiamo di raggiungere, in modo oggettivamente determinabile, obiettivi quali efficienza, efficacia e produttività. Affidabilità, specializzazione, orientamento al cliente, cultura d azienda, capacità progettuale ed organizzativa, disponibilità alla condivisione del rischio, risorse eccellenti: sono questi i valori distintivi di Afea Sanità. Il partner Afea è partner della Zucchetti Spa, prima software house a capitale interamente italiano: addetti di cui 500 dedicati alla ricerca e sviluppo - oltre clienti - oltre procedure installate Le soluzioni software sviluppate da Afea sono integrate con le soluzioni della Zucchetti di cui Afea è Partner.

6 Le esigenze in sanità La Sanità pubblica e privata si sta sempre più orientando verso una domanda di servizi e trattamenti sanitari personalizzati e tempestivi. La dinamicità della normativa di settore e la necessità di ottimizzazione dei costi costituiscono ulteriori fattori di cambiamento. Questo scenario richiede una reale capacità di partnership tra Cliente e Fornitore che dovranno tendere verso una progettualità comune. Il fenomeno dell e-health, ossia la domanda di tecnologie dell informazione e della comunicazione (ICT) da parte del mondo della Sanità, implica l evoluzione delle organizzazioni sanitarie verso livelli sempre crescenti di in- tegrazione, interoperabilità, condivisione di dati e informazioni al fine di aumentare la loro competitività e quindi, in ultima analisi, la qualità dei servizi offerti ai pazienti. In questo senso le priorità delle organizzazioni sanitarie alle quali ci rivolgiamo possono essere riconducibili ai seguenti item: - Integrazione dei processi clinici, ambulatoriali e amministrativi - Sicurezza - Controllo di gestione - Gestione del personale - Interazione con il cittadino

7 L ecosistema informativo Le organizzazioni sanitarie hanno crescenti esigenze di informatizzazione e di controllo delle informazioni strategiche: - devono gestire in modo semplice e lineare processi di base rapidi, ad elevato numero di informazioni e con obblighi normativi ad alta variabilità - devono interpretare le informazioni prodotte per valutare la propria gestione sotto il profilo economico, finanziario e della qualità dei servizi erogati. - devono far circolare rapidamente le informazioni verso gli attori dei vari processi per metterli in condizione di operare e decidere al meglio L organizzazione sanitaria può raggiungere questi obiettivi solo se evolve verso un nuovo modello di ecosistema informativo strutturato su più livelli: ERP SANITARIO DISTRIBUISCE INFORMAZIONI AGLI ATTORI DEI VARI PROCESSI: management, personale medico e sanitario, pazienti RAFFINA I DATI E LI TRASFORMA IN INFORMAZIONI STRATEGICHE PORTALE INTRANET BUSINESS INTELLIGENCE GESTISCE I PROCESSI: clinico-ambulatoriale, amministrazione e finanza, approvvigionamenti, logistica e magazzino, controllo direzionale, risorse umane Gestionali, ERP, CRM, HR Da questa nuova visione dell ecosistema informativo nasce la suite Adhoc Intero.

8 La suite Ad Hoc Intero Nella realizzazione della suite Ad Hoc Intero abbiamo voluto dare concretezza a questo nuovo concetto di ecosistema informativo. In Ad Hoc Intero la gestione dei processi aziendali viene vista non come il fine ultimo del sistema informativo, bensì come l elemento fondante di un sistema che consenta all azienda di: - gestire i processi critici aziendali - misurare la performance aziendale - intervenire tempestivamente in caso di problemi - avere informazioni puntuali per innovare i processi in un ottica di maggior efficienza ed efficacia e i servizi offerti in un ottica sempre più orientata al paziente e al mercato. Questo scopo è raggiunto coprendo funzionalmente e in modo integrato le esigenze relative ai diversi momenti organizzativi della struttura: processo clinico e ambulatoriale, flusso amministrativo e controllo direzionale. Nella suite Ad Hoc Intero, l esperienza e le soluzioni sviluppate da Afea in ambito sanitario si fondono con le competenze e le soluzioni della Zucchetti Spa - software house leader di mercato in aree quali l amministrazione, la logistica, il controllo di gestione, la business intelligence, le risorse umane - di cui Afea è partner. Adhoc Intero

9 Ad Hoc Intero: l ERP Sanitario Ad Hoc Intero si configura come il primo vero ERP Sanitario, la concretizzazione di un nuovo modello di ecosistema informativo. AD HOC INTERO CORPORATE PORTAL CARTELLA CLINICA GESTIONE DOCUMENTALE COLLABORAZIONE BUSINESS INTELLIGENCE CONTABILITÀ ANALITICA ANALISI DI BILANCIO BUDGETING E REPORTING WORK FLOW PROCESSO CLINICO - AMBULATORIALE LOGISTICA CUP Preospedalizzazione Ricoveri Richieste d acquisto Contratti fornitori Blocco operatorio Sala parto Reparti Ordini Acquisti Laboratorio analisi Radiologia Ambulatorio Logistica Accett. materiali Direzione sanitaria Fatturazione Elaborazione Simulazione DRG Farmacia Magazzini periferici AMMINISTRAZIONE E FINANZA RISORSE UMANE Contab. generale Cespiti Tesoreria Paghe Rilevaz. presenze Ritenute Bilan. consolidato Remote Banking Budget Gestione R.U.

10 Le aree La suite Ad Hoc Intero copre le seguenti aree funzionali: - Processo clinico e ambulatoriale - Amministrazione e finanza - Approvvigionamenti e magazzino - Controllo di gestione - Business Intelligence - Portale Sanitario - Risorse Umane

11 Processo clinico Il valore aggiunto della suite Adhoc Intero Il processo clinico è interamente gestito dall applicazione Intero, web based, di facile utilizzo per l utente, multi azienda, con profili utente per ruolo e menu personalizzati. La soluzione è concepita secondo una logica che vede l entità paziente/cliente al centro di un processo caratterizzato dalle seguenti aree di operatività: Ricoveri - pianificazione dei ricoveri con predisposizione delle liste di prenotazione e degli eventuali impegni di preospedalizzazione - preospedalizzazione e ricoveri - codifica per il medico di reparto dei codici di diagnosi con aggiornamento automatico della cartella clinica - generazione della Scheda di Dimissione Ospedaliera (SDO), con simulazioni DRG reiterabili - elaborazione DRG con collegamento al sistema case mix del Grouper 3M - riepilogo mensile dei DRG elaborati con generazione della fattura ASL - elaborazione automatica dei ricoveri in regime privato con generazione della fattura e contabilizzazione automatica Reparti - assegnazione della cartella clinica al letto selezionato, con gestione accodamenti - richiesta accertamenti esami - esecuzione delle terapie con somministrazione di farmaci, materiale sanitario e servizi sanitari con aggiornamento automatico delle esistenze di magazzino di reparto e del consumo del centro di costo di reparto - trasferimenti e dimissioni - notiziario clinico e scheda anestesiologica - richiesta di approvvigionamenti, con controllo dei livelli di scorta e trasmissione automatica degli ordini alla farmacia e al magazzino centrale Blocco operatorio - prenotazioni interventi per sala operatoria - liste operatorie - inserimento informazioni interventi, equipe e somministrazioni, stampa del registro di sala operatoria - addebiti e somministrazioni con aggiornamento automatico delle esistenze di magazzino e del consumo del centro di costo Sala parto - prenotazioni interventi per sala parto - inserimento informazioni interventi, equipe e somministrazioni - inserimento informazioni neonato con correlazioni madre padre - schede istituzionali CEDAP e D11/D12 - addebiti e somministrazioni con aggiornamento automatico delle esistenze di magazzino e del consumo del centro di costo

12 Specialistica ambulatoriale Approvvigionamenti e magazzino Intero dispone di un Centro Unificato di Prenotazione (C.U.P.) delle prestazioni di specialistica ambulatoriale riferito sia alle prenotazioni dei pazienti esterni che a quella dei pazienti interni; è in grado di interagire con l area ricoveri nei diversi momenti del processo clinico nei quali si richiede l erogazione di prestazioni specialistiche (impegni di preospedalizzazione, richieste di accertamento da reparto, ecc.). Le aree di operatività principali sono: - creazione agende multi sede per utente/medico/macchina/esame/location - gestione indisponibilità, spostamenti e cancellazione appuntamenti - generazione prenotazioni con priorità da pazienti interni (reparti, blocco operatorio, sala parto) o da pazienti esterni - prenotazioni e accettazioni con generazione delle liste di lavoro (worklist) per i comparti di radiologia, laboratorio di analisi e ambulatorio - gestione casse e fatturazione con contabilizzazione automatica - refertazioni con gestione delle revisioni - refertazioni radiologiche con collegamento a sistemi RIS/PACS - automatizzazione del laboratorio di analisi con collegamento ai macchinari La logistica costituisce un altra area ad elevata criticità nella gestione delle organizzazioni sanitarie. La suite Ad Hoc Intero mette a disposizione la profondità funzionale di una logistica integrata ed avanzata propria di un sistema ERP, per risolvere tutte le problematiche legate a: - richieste d acquisto - contratti fornitori - ordini - acquisti - logistica - accettazione materiali - farmacia - magazzini periferici - analisi dei dati Amministrazione e finanza Grazie all integrazione con Ad Hoc, l ERP della Zucchetti Spa, la suite si arricchisce di tutte le competenze e le funzionalità che derivano dall esperienza senza pari maturata dalla software house leader in Italia in materia di contabilità e amministrazione. Anche l area amministrativa e finanziaria viene gestita secondo una logica modulare ed integrata. I principali moduli di cui si compone questa macro-area sono i seguenti: - multiaziendalità - contabilità generale - cespiti - ritenute - bilancio consolidato - tesoreria - remote banking - fiscale

13 Controllo di gestione L obiettivo di Afea e di Ad Hoc Intero è quello di garantire all azienda un puntuale ed efficiente controllo di gestione. La gestione integrata di tutti i processi aziendali consente di raccogliere dati certificati che provengono dalle diverse gestioni operative (processo clinico-ambulatoriale, amministrazione e finanza, approvvigionamenti e magazzino, risorse umane, contabilità analitica). Tali dati, immessi in modo univoco all origine del processo sono fruibili rapidamente dalle varie aree di attività, elaborati e tradotti in informazioni da mettere a disposizione del management. I moduli che caratterizzano questa area di operatività sono: - contabilità analitica - budgeting e reporting - analisi di bilancio - analisi di redditività per DRG e prestazioni erogate - indicatori di performance

14 Business intelligence Il portale sanitario - corporate portal Infobusiness è la soluzione della Zucchetti Spa per la business intelligence e si rivolge a quelle organizzazioni che hanno bisogno di avere una visione profonda e articolata delle informazioni con risposte immediate, profilate e contestualizzate a domande sempre in evoluzione. Ciò anche per individuare con prontezza eventuali problemi e adottare tempestivamente le giuste contromisure. Afea ha creato Infobusiness Sanità realizzando temi di analisi dedicati a ciascuna area funzionale della suite Adhoc Intero: processo clinico ambulatoriale, acquisti, magazzino, contabilità analitica. In particolare per le aree sanitarie sono stati realizzati SIO Vision e SIAS Vision. SIO Vision è composto da una serie di temi di analisi relativi alle degenze, con viste e indici predefiniti che si basano sull uso dei DRG per la valutazione delle attività ospedaliere. I mart in questione classificano una serie di indicatori di flusso classici (degenza media, indice di occupazione, indice di rotazione, intervallo di turn over, ecc.) che indicatori DRG specifici (indice di case mix, indice comparativo di performance, degenza media trimmata, ecc.). I primi sono indicatori che si basano sulla degenza media e non tengono conto della casistica trattata; i secondi confrontano gli indicatori classici con la casistica trattata secondo diversi sistemi per la valutazione della complessità, come l APR DRG o il desease staging. SIAS Vision si rivolge alla specialistica ambulatoriale con una serie di temi di carattere amministrativo (prenotazioni, accettazioni, fatturato), sanitario (storia clinica del paziente) marketing (attrattività per sesso, età, zona geografica, ecc.). Il portale sanitario, altro elemento distintivo della suite Ad Hoc Intero, è stato realizzato avvalendosi di Corporate Portal Zucchetti, una soluzione fortemente innovativa, in grado di offrire all utente un unico punto di accesso al sistema informativo aziendale. Grazie a Corporate Portal Zucchetti per un organizzazione sanitaria è possibile: - raccogliere dati e informazioni prodotti dal sistema informativo e divulgarli in maniera profilata e contestualizzata, ai vari utenti o gruppi di utenti che sono in una qualche relazione con l Azienda Sanitaria in funzione del loro ruolo e/o della loro mansione (Direzioni generale, amministrativa e sanitaria, medici, infermieri, assistiti, medici di base, soggetti istituzionali, altri istituti sanitari, fornitori, ecc.) - creare dei cruscotti personalizzati in cui gli utenti potranno consultare tutte quelle informazioni in grado di rendere più efficiente ed efficace la propria attività. - creare un archivio documentale, consultabile anche via web, in cui tutti i documenti che costituiscono il patrimonio aziendale possano essere, protocollati, classificati, definiti con attributi, sottoposti a versioning, storicizzati, condivisi, riservati, protetti, archiviati, messi in relazione con aziende o persone e ricercati in maniera rapida e contestualizzata. - predisporre servizi di informazione e consulto rivolti all esterno dell organizzazione.

15 Risorse umane HR zucchetti Sicurezza e privacy La gestione delle risorse umane rappresenta un ulteriore punto di forza della suite Ad Hoc Intero. Ad Hoc Intero è stato integrato, per la gestione delle risorse umane alla suite HR Zucchetti, leader italiano del settore. HR Zucchetti è l innovativa generazione di soluzioni per la gestione di tutti gli aspetti del personale: - Paghe e stipendi - Rilevazione presenze e assenze - Note spese e trasferte - Gestione risorse umane - Budget del personale - Controllo accessi. Tutti gli applicativi che compongono la suite Ad Hoc Intero sono stati progettati nel rispetto del D.Lgs. 196/03 Codice in materia di protezione dei dati personali.

16 IL VALORE AGGIUNTO DELL ECOSISTEMA INFORMATIVO DI AFEA SANITÀ Premessa Il modello di ecosistema informativo è stato pensato per un azienda sanitaria che mira all eccellenza, cioè al raggiungimento della massima efficacia ed efficienza delle proprie azioni finalizzate al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Amministrazione e finanza La Direzione amministrativa sarà in grado di realizzare un sistema di controllo di gestione finalizzato all obiettivo clinico, con una serie di indicatori integrati, che consenta all azienda sanitaria di: - ottimizzare i processi amministrativo contabili - monitorare la propria performance rispetto al budget, definito dalla Regione nel caso di accreditamento regionale o definito internamente dall azienda negli altri casi. Attraverso la lettura del sistema di controllo l azienda definisce il bilancio, per raggiungere l equilibrio tra costi e ricavi, analizzare il livello di appropriatezza delle prestazioni sanitarie erogate, allocare le risorse razionalmente, pianificando e negoziando costi e investimenti in relazione alle fasi del percorso assistenziale - porre in essere azioni preventive e correttive nel caso di criticità evidenziate dal sistema di controllo di gestione integrato Processo clinico La Direzione sanitaria sarà nelle condizioni di: - garantire un elevata qualità dell organizzazione sanitaria tramite una gestione di processi integrati, non ridondanti, tecnologicamente innovativi e concepiti attorno ai bisogni dell assistito - disporre di un dossier sanitario amministrativo del paziente che includa tutte le informazioni prodotte: cartelle cliniche informatizzate, storia clinica, referti, esami, immagini radiologiche, situazioni contabili; - monitorare l attività sanitaria sia con una serie di indicatori di flusso e di performance che di statistiche sul livello di attrattività e di fidelizzazione dei pazienti - utilizzare un portale sanitario che consenta per profili utente (Direttore Generale, Direttore Amministrativo, Direttore Sanitario, Primario, Medico curante, ecc.) l accesso a informazioni strutturate e facilmente consultabili - pianificare le attività nel tempo e assegnarle a delle risorse, in funzione delle loro competenze e dello stato degli impegni in essere. - verificare gli stati di avanzamento delle attività, avere visione immediata di problemi e anomalie per poter intervenire con efficacia. Alla fine di ogni processo clinico o ambulatoriale sarà possibile verificare la marginalità, lo scostamento rispetto al budget, l appropriatezza delle prestazioni erogate e, infine, il livello di soddisfazione del paziente - effettuare attività di analisi multidimensionale a supporto della ricerca scientifica

17 Processi logistici Il management aziendale potrà: - sincronizzare la gestione della logistica con i fabbisogni provenienti dal processo clinico (reparti di degenza, blocco operatorio, sala parto, reparti di specialistica) - consentire alla farmacia e al magazzino di avere piena visibilità di tutto il ciclo dalle richieste di acquisto fino al controllo delle evasioni degli approvvigionamenti e delle fatture passive - monitorare le richieste di approvvigionamento e di acquisto con lo stato delle esistenze e con i giustificativi di consumo evidenziati dal carico di lavoro (sia quello stimato derivante dalle prenotazioni dei ricoveri e della specialistica ambulatoriale, che quello effettivo derivante dai ricoveri in essere e dalle accettazioni ambulatoriali) - effettuare una gestione integrata dei documenti prodotti dai vari processi aziendali, con modalità di protocollazione automatica, di digitalizzazione e classificazione dei documenti per un efficiente ricerca degli stessi Comunicazione L organizzazione sanitaria potrà curare le relazioni con l ambiente esterno con l obiettivo di: - innovare la tecnologia alla base della comunicazione con gli attori della filiera: utenti, fornitori, medici di base, professionisti, altri istituti, ecc. - comunicare efficacemente con il personale interno, consentendo allo stesso di essere parte attiva di questo scambio dichiarando i propri fabbisogni di formazione, proponendo azioni migliorative dell organizzazione aziendale, ecc. - consolidare i rapporti con i soggetti istituzionali - rendere più efficiente la comunicazione, l interazione e lo scambio di documenti con clienti, fornitori, Asl, agenzie regionali sanitarie, dando visibilità dello stato dei documenti a loro riferiti - organizzare eventi e comunicazioni per il miglioramento dell immagine aziendale

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