Perché e per chi. Perché Lyra News? Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Perché e per chi. Il processo di interazione cliente azienda che porta alla predisposizione dell offerta di un mezzo di produzione è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile. cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti. Perché Lyra News? Softeam propone questo breve notiziario per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti) sulle attività Softeam, e in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra, un gestionale per l Ufficio Commerciale Chi è (conosciamo i Clienti Lyra) Symantec Small Office Packs Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti Gennaio Pag. 1 di 6

2 Lyra, un gestionale per l Ufficio Commerciale Nato come applicativo software mirato a risolvere le problematiche aziendali legate alla Gestione delle Offerte Commerciali, Lyra si sta trasformando sempre più in un vero e proprio gestionale per l Ufficio Commerciale. I primi due anni di vita di Lyra, hanno infatti visto l applicativo affrontare (e via via risolvere) tutte le problematiche tipiche del processo di offertazione: offerta di macchine e impianti, a catalogo e su commessa, anche mediante l uso del configuratore commerciale; gestione listini, valute e lingue dell offerta; gestione documentale sempre più curata e sofisticata, con integrazione testo, immagini, parametri variabili ; gestione delle revisioni dell offerta; analisi statistica del portafoglio offerte, storico e in essere; Già nel corso del 2002, Lyra ha cominciato ad allargare la propria prospettiva, andando dapprima ad affinare la parte relativa ai Clienti, attraverso una dettagliata gestione dei Referenti, intesa come persone e uffici che rappresentano il punto di contatto tra il Commerciale e l Azienda Cliente, e delle attività e progetti ad essi correlati. Pur continuando a consolidare e ottimizzare le funzionalità classiche di gestione dell Offerta Commerciale, l anno appena trascorso ha visto soprattutto un potenziamento dei moduli software relativi alle attività che costituiscono il contorno dell offertazione vera e propria: affinamento delle analisi statistiche e delle funzionalità CRM (Customer Relationship Management); calcolo e reports delle marginalità dell offerta; una dettagliata gestione utenti che permette di distinguere tra le varie attività e le informazioni cui è possibile accedere, a seconda delle diverse figure aziendali che utilizzano Lyra; gestione location indipendent (modulo web based), per consentire l utilizzo di Lyra anche on the road, visto e considerato che spesso il Commerciale non è in Azienda, ma che è importante, per la Sede centrale, potere raccogliere i dati relativi alle proprie attività interne ed esterne (Commerciali, Agenti, Sedi periferiche ) andandoli a consolidare nel database centralizzato. Gli sviluppi attualmente in corso, relativi all utilizzo dell applicativo su portatili off.line, alla gestione del Postvendita, all interfaccia in lingua per l utilizzo in sedi estere, costituiscono la conferma di una crescita costante dell applicativo. Ricordiamo che tutti i Clienti Lyra usufruiscono, nell ambito del Servizio di Manutenzione, del diritto di ricevere periodicamente gli upgrade relativi ai nuovi moduli e alle nuove release di prodotto. Gennaio Pag. 2 di 6

3 Chi è (conosciamo i Clienti Lyra) Sartec Saras Tecnologie Assemini (CA) Sistemi di analisiper l ambiente e l industria Sartec Saras Tecnologie è una società manifatturiera e di servizi nel settore dell'automazione industriale e dei sistemi di misura. La Società opera nei settori: Produzioni di sistemi di analisi per l'ambiente e l'industria Produzioni di componenti meccanici ad alta precisione Ingegneria industriale Ingegneria dell'automazione Produzione di impianti modulari montati su "skid" Servizi di assistenza tecnica e manutenzione per sistemi di analisi Il Sistema di Gestione per la Qualità è applicato alle attività di: Lo stabilimento della Società è situato in Sardegna, nell'area di Sviluppo Industriale di Cagliari, a 10 Km dall'aeroporto ed a 4 Km dal nuovo porto industriale, in posizione strategica nel bacino del Mediterraneo. Il personale Sartec composto principalmente di giovani, è stato scelto dopo accurate selezioni e specifici processi formativi. Il coordinamento e la guida delle risorse umane sono affidate a Responsabili di ampia e consolidata esperienza. L'organico è costituito da 80 persone con competenze tecniche nei settori dell'ingegneria meccanica, chimica, elettrotecnica, elettronica ed informatica. Sartec Saras Tecnologie ha certificato il suo Sistema di Gestione per la Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001: 2000 Progettazione, montaggio, collaudo, messa in servizio, assistenza post-vendita e manutenzione (fino al global service) di sistemi di analisi; Progettazione, montaggio, collaudo ed assistenza all'avviamento di impianti package per l'industria; La fortissima presenza di Sartec Saras Tecnologie nel settore Pubblico (ASL, Enti Locali, Istituzioni ), ha sempre comportato la necessità di partecipare a Gare d Appalto, dove la stesura della proposta tecnica rappresenta una fase impegnativa e fondamentale, per la corretta formalizzazione dei contenuti dell offerta commerciale. Carlo Alongi, Responsabile Vendite Area Pubblico, ha trovato in Softeam l interlocutore in grado di proporre la corretta soluzione informatica alla problematica dell offertazione: Tra le varie funzionalità di Lyra, sicuramente la più apprezzata da noi è quella relativa all accuratezza della componente documentale, che assicura una stesura uniforme, dettagliata e completa dei documenti di offerta, accompagnata da una drastica riduzione dei tempi di produzione della stessa. Gennaio Pag. 3 di 6

4 Symantec Small Office Packs Ogni giorno un numero sempre maggiore di aziende si affida alla tecnologia per archiviare informazioni strategiche e aumentare la produttività. Questo richiede un impegno sempre più gravoso per la difesa di tali risorse. Symantec offre un'ampia gamma di prodotti per la sicurezza in Internet e la produttività in grado di soddisfare queste esigenze fondamentali. Le soluzioni Small Office Packs consentono anche a realtà piccole e medie di raggiungere il numero di utenti appropriato, in modo rapido, facile, e legale! Prezzi Promo Tutti i prezzi sotto indicati si intendono IVA e installazione esclusa, e fanno riferimento alla versione italiana del prodotto, in una confezione contenente un CD di installazione e una licenza cartacea per 5 utenti (il prodotto deve essere installato su ciascuna postazione di lavoro ). Descrizione Norton Internet Security Prof vers. 7 ita. Norton System Works Prof vers. 7 ita. Promo Euro 350,00 Euro 350,00 Norton AntiVirus 2004 vers. 10 ita. Euro 250,00 Norton AntiSpam 2004 vers. 1 ita. Euro 140,00 Le proposte Symantec Small Office Packs, sono disponibili, nella versione italiana, per i seguenti prodotti: Norton Internet Security 2004 Professional protegge professionisti e aziende dalle minacce online. Elimina i virus automaticamente, blocca gli hacker, salvaguarda le informazioni personali, combatte lo spamming, aumenta la produttività online, recupera file perduti o danneggiati, ed elimina in modo accurato i dati riservati non più necessari. Norton SystemWorks 2004 Professional Edition fornisce soluzioni avanzate dei problemi per massimizzare le prestazioni del PC. La funzione One Button Checkup consente di controllare rapidamente la salute del PC utilizzando vari strumenti disponibili in questa potente suite. Norton AntiVirus 2004 protegge i messaggi di e- mail e istantanei, e gli altri file rimuovendo automaticamente virus, worm e Trojan horse. Nuove funzionalità integrate consentono inoltre di rilevare minacce non virali come spyware e programmi in grado di identificare quanto digitato dall'utente (keystroke logger). Proteggete il vostro PC 24 ore al giorno con il famoso Norton AntiVirus. Norton AntiSpam 2004 filtra le indesiderate dalla casella di posta. La funzione di filtro a più livelli consente di individuare e contrassegnare i messaggi sospetti, che possono quindi essere spostati nella posta indesiderata o direttamente nel cestino. Per rendere ancor più gradevoli le attività on-line, Norton AntiSpam blocca i pop-up e i banner pubblicitari. Softeam è Software Partner certificato di Symantec Gennaio Pag. 4 di 6

5 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Domanda: Una volta generata l offerta commerciale, Lyra prevede la possibilità di inviarla via ? Quali sono le possibilità offerte dall applicativo? Risposta: Tutti i documenti generati da Lyra (offerte, revisioni, conferme d ordine, reports ) vengono realizzati in formato elettronico, e quindi naturalmente sono inviabili attraverso una , appoggiandosi al Client di Posta elettronica (tipicamente MS Outlook). Quello che dobbiamo decidere è il formato del documento che vogliamo spedire. La procedura più semplice è quella che prevede di inviare il documento così come viene generato; può quindi essere un documento con estensione.doc, se si tratta di un offerta,.xls, se si tratta di un report,.txt, se lo abbiamo esportato in formato testo, e così via. Nel caso di un offerta, come vediamo nella form di esempio, è già presente un icona con il simbolo della mail. Basta cliccarci sopra e viene automaticamente attivato il Client di Posta Elettronica, per l invio. Se si decide però l invio diretto nei formati originali, si presentano alcune problematiche, da tenere ben presenti: è necessario che il destinatario della nostra mail disponga di un software in grado di leggere il documento; nel caso di un documento MS Word, questo generalmente non constituisce un grosso problema, ma l utilizzo di versioni diverse di MS Word può causare la perdita di alcuni attributi, quali formattazione, tabulazioni, allineamenti ; se il documento contiene anche loghi, immagini, parti grafiche, questo potrebbe comportare un appesantimento del file, con conseguenti problemi di occupazione di spazio e di tempi di scarico dal server di posta; il documento è naturalmente modificabile dall Utente che lo riceve: anche la protezione attraverso password di modifica, non impedisce al destinatario le operazioni di copia/incolla in un nuovo documento; quando si tratta di un offerta commerciale, magari composta da numerose pagine, e in cui siano specificate condizioni economiche, di fornitura ecc., questo aspetto diventa difficilmente controllabile e gestibile. L alternativa più valida per ovviare a questi problemi, è quella di generare un file pdf. Il software gratuito Adobe Reader consente a chiunque di visualizzare e stampare file in formato Adobe PDF. Ad oggi Adobe ha distribuito in tutto il mondo oltre 500 milioni di copie del prodotto. Per la generazione del file PDF è invece necessario un apposito software, dai più semplici shareware recuperabili anche da Internet (FreePDF, Win2PDF, PDF995 ) al più classico e professionale Adobe Acrobat Standard, giunto alla versione 6.0. Oltre a sofisticate funzioni di impaginazione e indicizzazione, quest ultimo prodotto consente anche la protezione del file, in maniera da disabilitare le possibilità di edit e copia/incolla (funzionalità non presente o facilmente aggirabile in altri prodotti simili). Questa funzione, ed altre, quali la leggibilità del file.pdf anche da vecchie versioni di Acrobat Reader, la corretta indicizzazione delle pagine, la compressione delle immagini ecc. possono essere adeguatamente configurate, al fine di assicurare la massima affidabilità e rispondenza all originale, del documento generato da Lyra. Gennaio Pag. 5 di 6

6 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Settembre: Ottobre Novembre Dicembre Importazione dati in Lyra Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra) Cortinovis Bergamo 3 Office XP al prezzo di 2! Tips & Tricks (consigli per l uso). Generazione automatica codici Lyra: in che tipologia di aziende? Il Contratto di manutenzione 3 Office XP al prezzo di 2! Ultimi giorni. Tips & Tricks (consigli per l uso). Codici personalizzabili Lyra, un prodotto in continua crescita Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): Ilapak Group Lugano Symantec Small Office Packs Tips & Tricks (consigli per l uso). Stati Offerta Le nostre scuse Lyra: non solo macchine e impianti.. Offerte ancora più belle, con Epson Tips & Tricks (consigli per l uso). Le analisi statistiche La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti Gennaio Pag. 6 di 6

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