IO CONTO Nuovi obblighi normativi - Allegati

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1 Dipartimento per la Programmazione e la Gestione delle Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali Direzione Generale per le Risorse Umane e Finanziarie IO CONTO Nuovi obblighi normativi - Allegati

2 Indice Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Dettaglio registrazione di protocollo Possibile utilizzo del registro di emergenza Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni 2

3 Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti (1/2) Il codice chiarisce il valore giuridico delle seguenti tipologie documentali: Tipologia Copia per immagine su supporto informatico di documento cartaceo contenuto e forma identici (per es. documento informatico formato, tramite scansione, dalle immagini di un documento su carta) Validità legale è valida se: la conformità è attestata da un notaio o da un pubblico ufficiale autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche; la sua conformità all originale non è espressamente disconosciuta Copia informatica di un documento analogico contenuto identico (per es. OCR di una scansione) è valida se: la conformità è attestata da un notaio o da un pubblico ufficiale autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche; la sua conformità all originale non è espressamente disconosciuta 3

4 Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti (2/2) Tipologia Copia su supporto analogico di un documento informatico (ad es. la stampa di un documento informatico anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale) Copia informatica o estratto di un documento informatico (per es. copia.pdf di un documento.doc) Duplicato informatico di un documento informatico (È un documento informatico identico all originale ottenuto per es. mediante la copia di file o di download/upload, trasmissione via ) Validità legale è valida se: la conformità è attestata da un notaio o da un pubblico ufficiale autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche; la sua conformità all originale non è espressamente disconosciuta la stampa di un documento della PA può contenere un contrassegno per ottenere il documento informatico, o verificarne la corrispondenza è valido se: la conformità è attestata da un notaio o da un pubblico ufficiale autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche; la sua conformità all originale non è espressamente disconosciuta Stessa validità del documento informatico originale 4

5 Indice Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Dettaglio registrazione di protocollo Possibile utilizzo del registro di emergenza Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni 5

6 Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Il responsabile del servizio di conservazione dispone la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile e stabilisce: la frequenza; il tipo di supporto ( floppy, CD ROM, USB drive, nastri ); il numero di copie; il luogo di conservazione. I fascicoli con le procedure concluse possono essere trasferite su supporti rimovibili ed archiviati; le informazioni trasferite devono essere sempre consultabili. 6

7 Indice Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Dettaglio registrazione di protocollo Possibile utilizzo del registro di emergenza Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni 7

8 Dettaglio registrazione di protocollo Documenti esclusi gazzette e bollettini ufficiali,notiziari della PA; note di ricezione delle circolari e altre disposizioni; materiali statistici; atti preparatori interni; giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari; inviti a manifestazioni; Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. La documentazione esclusa dalla protocollazione viene semplicemente timbrata con il datario e distribuita agli uffici competenti, a cura del Servizio. 8

9 Dettaglio registrazione di protocollo Formato numerico Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. Nell operazione di segnatura il numero può essere composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso si antepone al numero specificato nella segnatura una successione di simboli zero. Es

10 Dettaglio registrazione di protocollo Annullamento o modifica In caso di errore materiale nella registrazione, il sistema deve consentire: Modifica dei dati modificabili Modifica parziale dei dati non modificabili Annullamento della registrazione. La procedura di annullamento o modifica deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, insieme alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. Se la modifica dei dati comporta uno stravolgimento della registrazione, si provvede ad annullare la stessa. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste. Le informazioni non modificabili sono annullabili. 10

11 Indice Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Dettaglio registrazione di protocollo Possibile utilizzo del registro di emergenza Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni 11

12 Possibile utilizzo del Registro di emergenza la causa dell'interruzione; Nel caso in cui, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni sul registro di emergenza; mentre si adopererà per il tempestivo ripristino del sistema. la data e l'ora di inizio dell'interruzione; Dati da riportare sul registro di emergenza data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema; estremi del provvedimento di autorizzazione per l'utilizzo oltre le 24 ore; il numero totale di operazioni effettuate manualmente durante l'interruzione. Il primo documento protocollato manualmente acquisisce il numero di protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente; la numerazione del protocollo riprende dal numero successivo all'ultimo registrato manualmente. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente devono essere inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita procedura, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità. 12

13 Indice Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile Possibile utilizzo del registro di emergenza Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni 13

14 Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni In Italia nell'ambito delle comunicazioni l'uso della PEC ha avuto un notevole incremento nel corso degli anni. Anno Periodo Domini Caselle Messaggi 2007 anno anno anno anno anno anno anno gennaio/aprile Rappresentazione incremento numeri domini Rappresentazione incremento numeri caselle gen/apr gen/apr

15 Grazie per l attenzione ioconto@istruzione.it