SEA e la SAP Airport Platform: un nuovo modello di servizi Cloud based per la gestione degli Aeroporti Fabio Degli Esposti

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1 SEA e la SAP Airport Platform: un nuovo modello di servizi Cloud based per la gestione degli Aeroporti Fabio Degli Esposti Direttore ICT Milano 26 Settembre 2013

2 AGENDA #1 Il contesto di business #2 Cosa è la Sap Airport Platform #3 Piattaforma significa gestione dei processi : le 4 specificità della Sap Airport Platform #4 Il modello Cloud based (SAP By Design) #5 Conclusioni

3 #1 IL CONTESTO DI BUSINESS

4 Il sistema aeroportuale Milanese DATI 2012 N dipendenti del Gruppo Ricavi totali 720,9 milioni di euro Utile netto 64 milioni di euro Passeggeri 27,5 milioni Movimenti Aerei 266,9 mila Movimenti Merci 421,4 mila (tonnellate) LINATE MALPENSA

5 Il Business di SEA CONCESSIONE STATO A LUNGO TERMINE SINO A MAGGIO Aviation 2 Non Aviation 3 Handling 4 Energia % Revenue 53% 25% 17% 5% Source: SEA 4 Business Unit che erogano servizi integrati a passeggeri, operatori e territorio

6 I macro-processi supportati dall ICT Aeromobili Controllo Voli Traffico Coordinamento Scali Passeggeri Controllo Accessi e Security Bagagli e Merce Gestione Mezzi Ciclo Attivo Commerciale Processi Documentali PROCESSI GESTIONALI Gestione del Personale Ciclo Passivo Controlling e Finanza

7 Airport Business Processes copertura ERP e Sistemi specifici Core ERP Business Processes Cash and Liquidity Management Financial Closing & Consolidation Fixed asset management Order-to-cash Procure-to-Pay Strategic Sourcing Project Management Inventory Management Site Maintenance Quality Assurance Workforce Administration Time and Labour Management Payroll services Expense Reimbursement Industry Specific Business Processes Airport Facility Management Flight Traffic Control Land Traffic Control Sky-Billing Airplane Management Passengers Management Access Control Luggage Handling

8 Le piattaforme applicative Un complesso ed etereogeno application landscape per coprire i requisiti di tutte le airport operations ed i servizi

9 I Sistemi Gestionali/Amministrativi - schema

10 I Sistemi Operativi Aeroportuali - schema

11 #2 COSA E LA SAP AIRPORT PLATFORM

12 La centralità delle piattaforme SAP negli Aeroporti di Milano SAP : i Moduli attivi MM Materials Management SD Sales and Distribution PM Plaint Maintenance IM Investment Management SAP R/3 PS Project System RFX Real Estate Flexible FI Financial MD Master Data CO Controlling OM Organizational Management BW Business Warehouse PD Personnel Development TM Time Management PAY Payroll BO Business Object & Reporting BPC Business Plan & Consolidation Circa 900 utenti

13 BPM Datawarehouse Transaz. Landscape applicativo della suite SAP Reporting (SAP Business Object, BEx, ) SAP BPC - Consolidato Civilistico e Gestionale Input manuali SAP BW File esterni (Reporting package altre società del perimetro) SAP ERP (R3 e HR) (tre società: SEA, SEA Handling, SEA Energia)

14 #3 PIATTAFORMA SIGNIFICA GESTIONE DEI PROCESSI DA SAP ALLA SAP AIRPORT PLATFORM: le 4 specificità che fanno «piattaforma»

15 Obiettivo dell ICT: supportare e governare i processi nel modo più efficace L 80% DEI PROCESSI GESTIONALI NELLE AZIENDE SOLITAMENTE DIPENDE DA INFORMAZIONI NON STRUTTURATE Regole Standard Dati Analitici Aggiornamenti Trasanzionali Output indefiniti Processi Dinamici Documenti e Informazioni destrutturate

16 Il rischio di non curare i processi: una visione parziale o falsata dei fenomeni. Controllo tutto! State tranquilli. Gli strumenti non mi mancano

17 SAP ha permesso di aumentare il controllo e l efficacia partendo proprio dalla verifica dei processi COSA SEA HA, DI CONSEGUENZA, ELABORATO Perdere il controllo sul Credit Management, una gestione non corretta della Supply Chain e del Planning/Forecast per i Capex, ha ricadute sulla gestione finanziaria dell azienda spesso sconosciute e rilevanti. Se non riuscite a descrivere quello che state facendo come se fosse un processo, non sapete cosa state facendo W. Edwards Deming La definizione dei processi è più un arte che una scienza T. Davenport

18 Contratti e Roayalties Gestione Contratti Real Estate Flexible Integrazione ECC 6 Geolocalizzazione Integrazione Facility Management vs REM REM e AFM Subconcessionari Fatturazione servizi Oracle Space Airport Facility Management

19 Il modulo SAP REM Flex per la gestione immobiliare e dei contratti di subconcessione e royalties sul venduto Affitti attivi, passivi, figurativi Anagrafica immobili (documenti, foto,caratteristiche, superfici,ecc.) Contabilità Registrazioni massive Co.Ge Fatturazioni clienti, fornitori Pagamenti, Incassi, Ratei, Risconti, Solleciti, Morosità Adeguamenti ISTAT Fatturato Altri contratti (assicurazioni, servitù ecc.) Oneri accessori Costi da attribuire Costo Unità economica Ordine Giardin Riscaldamento Settlement Unità 1 Unità 2 Contratto1 Contratto 2

20 STANDARD INFORMAZIONI GENERALI RUBRICA TELEFONICA LAYOUT RICERCHE PERSONALE RICERCHE COMMERCIALI INFO GENERALI

21 CABLE & WIRELESS DOCUMENTAZIONE RETI TECNOLOGICHE RICERCHE LIBERE DI COMPONENTI LAYOUT E DETTAGLI INFORMATIVI OGGETTI E LOCALI DOCUMENTAZIONE TECNICA OPERATIVA COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI CONTROLLO ATTIVO COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI MANUTENZIONE

22 PATRIMONIO ARTISTICO AZIENDALE INFORMATIVA PUNTUALE E FOTOGRAFICA RICERCHE LIBERE E PER ELEMENTI DI INVENTARIO LAYOUT E DETTAGLI INFORMATIVI OGGETTI E LOCALI REPORT SPECIALIZZATI

23 MAINTENANCE DOCUMENTAZIONE IMPIANTI E COMPONENTI RICERCHE LIBERE DI COMPONENTI LAYOUT E DETTAGLI INFORMATIVI OGGETTI E LOCALI INFORMAZIONI PER L ATTRIBUZIONE COSTI DOCUMENTAZIONE TECNICA OPERATIVA DOCUMENTAZIONE DI CERTIFICAZIONE COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI CONTROLLO ATTIVO COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI MANUTENZIONE COLLEGAMENTO CON IL SISTEMA GESTIONALE

24 COMMERCIALE DOCUMENTAZIONE LOCALI SPAZI E POSTAZIONI RICERCHE LIBERE E STRUTTURATE LAYOUT E DETTAGLI INFORMATIVI E LOCALI RAPPRESENTAZIONI TEMATICHE INFORMAZIONI PER L ATTRIBUZIONE COSTI COLLEGAMENTO CON I SISTEMI OLS INTERNI ED ESTERNI COLLEGAMENTO CON IL SISTEMA INFORMATIVA COMMERCIALE COLLEGAMENTO CON IL SISTEMA DI REAL ESTATE

25 AERODROMO DOCUMENTAZIONE IMPIANTI E COMPONENTI AVL DOCUMENTAZIONE SEGNALETICA ORIZZONTALE LAYOUT E DETTAGLI INFORMATIVI OGGETTI E AREE ADERENZA AL MANUALE DI AEROPORTO DOCUMENTAZIONE TECNICA OPERATIVA DOCUMENTAZIONE DI CERTIFICAZIONE COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI CONTROLLO ATTIVO COLLEGAMENTO CON I SISTEMI DI MANUTENZIONE COLLEGAMENTO CON IL SISTEMA GESTIONALE

26 Integrazione con REM: mappa tematica e tipologia spazi

27 Integrazione Intranet HCM e DocFlow Web da casa Residui Comunicazione malattia Collaboration Nuovi servizi Cambi turno automatici Utilizzo smartphone SAP HR e DocFlow Visualizzazione timbrature Cedolino elettronico Dematerializzaizone

28 Suite SAP HCM Human Capital Management Integrazione con altri sistemi

29 Employee HR info Skill Assessement Fascicolo del dipendente RAI Management Conservazione a Norma Gestione Fuori Uso WBS di Progetto (doc) Output Management Firma Elettronica Fascicolo CDA Ufficio Legale 231/262/D.Lgs.81 DOCFLOW e SAP AIRPORT PLATFORM

30 HCM integrata con DocFlow per dare servizi a valore aggiunto in mobilità e da casa E.Point : nuovo portale Intranet con servizi HR, accessibile da casa e da totem Accessi unici dal lancio: = 95,4% della popolazione aziendale Turnisti iscritti al servizio per accesso da casa/mobile: 80% Servizi più consultati: 1. Timbratura e ferie 2. Piano turni 3. Seiinsea Accessibilità Nr totem: 57 di cui Linate: 18 di cui Malpensa: 39 Nr totem per cedolino: 4 CEDOLINO ON LINE

31 Social Network On Line Strategy Web reputation WiFi Siti Web Fast Track Collaboration Nuovi servizi Contract Management OLS Ecosiste ma EXPO E-Commerce CRM Sale VIP Integrazione SD 2015 Fatturazione on line Apps IOS

32 I sistemi di e-commerce e la On Line Strategy integrata in SAP img 32

33 La vendita servizi con i canali web Gestione B2B e B2C dei servizi attraverso Portali Apps - Totem Vendita di servizi con alimentazione automatica in SAP e fatturazione (Sale Vip / Fast Track / WiFi / Parking con e senza Telepass) Alimentazione dei sistemi di Business Intelligence SAP 33

34 Workflow Approvativi Aste Supplier Valutazione Fornitori Qualificazione Fornitori SRM Collaboration ECC Dematerializzazione Contract Management SRM Ordini di Acquisto Shopping SAP Appalti Cart Cataloghi Fatturazione

35 L'evoluzione di SAP raccolta da SEA La reingegnerizzazione dei processi in un'ottica "a servizi", ha portato ad una evoluzione dei moduli SAP su una piattaforma aperta e integrata SAP Business Process Platform Integra oggi le funzionalità classiche ERP con le Best Practice dei processi presenti sulle soluzioni SRM, CRM, SCM, PLM Soluzioni verticali come Reply SQM, possono essere immediatamente integrate per la loro architettura orientata ai servizi MM Mat. Mangement PP Production Planning QM Quality CS Customer SD Sales Distribution Service HR Human Resource SAP R/3 FI Finance CO Controlling AA Asset Man. PS Project System TR Tresury

36 SAP SRM-Supply Relationship Management SAP Business Suite ERP SRM EhP EhP EhP Continuous Innovation 7.0 CRM PLM SCM SAP NetWeaver 7.0 È la soluzione on premise di Procurement più utilizzata in Italia Integrazione completa con SAP ERP Semplifica l'approvazione dei documenti di acquisto tramite workflow dinamici flessibili Gestisce dalle negoziazioni più semplici a quelle più complesse Configurazione rapida, costi di implementazione ridotti

37 Il progetto SRM-Supply Relationship Management Il gruppo SEA nel corso del 2012 ha avviato il nuovo progetto di ottimizzazione del Ciclo Passivo con i seguenti obiettivi. Migliorare le strategie d acquisto attraverso una maggiore visibilità sullo spending, specifiche iniziative di sourcing, selezione dei fornitori, gestione e verifica della compliance ai contratti. Rendere più efficienti i processi di acquisto attraverso l implementazione di strumenti automatici, la revisione e lo snellimento delle procedure interne Avviare una maggiore collaborazione con i fornitori attraverso strumenti di self-service, connettività, condivisione di documenti e informazioni.

38 Il progetto SRM-Supply Relationship Management Il progetto, oltre a rimodellare ed ottimizzare il processo di gestione del Ciclo Passivo, ha portato anche all introduzione di un nuovo modello operativo basato su un apposito Portale Fornitori attraverso il quale SEA ed i propri Fornitori operano in stretta collaborazione Il Portale Fornitori (basato su Tecnologia SAP SRM) rappresenta oggi uno strumento interattivo tra SEA ed il parco Fornitori, attraverso il quale vengono svolte tutte le principali funzionalità operative, incluso lo scambio elettronico di tutti i documenti di business previsti nel ciclo passivo (Dematerializzazione del Ciclo Passivo) Questo nuovo strumento ideato da SEA per i suoi Fornitori più significativi rappresenta un vantaggio operativo che semplifica e velocizza i processi di Business. Il Fornitore, pertanto, assume un ruolo di Partner Strategico rispetto a quei fornitori non ancora collegati al Portale e per i quali l operatività quotidiana continuerà ad avvenire a mezzo posta o mail.

39 #4 Il modello Cloud based

40 Un trend consolidato

41 L ERP in cloud: SAP Business ByDesign Supplier management Project management Human resources Accounting and finance Manufacturing and distribution Sales and marketing Service and support Extension Adaptable, cloud-based, comprehensive ERP solution Secured in the SAP Cloud (SA70 Type I,II ; ISO IEC 9001/27001) User-friendly, with integrated in-memory analytics (based on SAP Hana) Rapid deployment, low operating costs, quick time to value

42 Step 1: SAP ByDesign per società del gruppo SEA Obiettivo: Rendere disponibili in modalità SaaS (No Capex) gran parte delle funzionalità della Sap Airport Platform di SEA Intranet SEA DMZ Internet Public Cloud (Pure SaaS)

43 Step 2: spostarsi dalla soluzione OnPremise al Private Cloud Obiettivo: Aggiungere funzionalità alla Sap Airport Platform in Cloud, spostandone i corrispondenti sistemi OnPremise (migrazione su IaaS+PaaS) Intranet SEA DMZ Internet Public Cloud (Pure SaaS) Utilizzando la PaaS su Private o Public Cloud è possibile migrare sistemi Legacy non compatibili con le architetture cloud e non sostituibili da soluzioni SaaS SEA Private Cloud (IaaS+PaaS)

44 Step 3: migrare/estendere in SaaS Obiettivo: Aggiungere/estendere le funzionalità alla Sap Airport Platform in Public Cloud, eliminando i corrispondenti sistemi OnPremise Intranet SEA DMZ Internet Public Cloud (Pure SaaS) SEA Private Cloud (IaaS+PaaS)

45 Core ERP Business Process Map (1/2) Business Process Cash and Liquidity Management Financial Closing Fixed asset management Order-to-cash Procure-to-Pay Strategic Sourcing Project Management Main activities payables and payments Prepare periodend closing Purchase Orders Creating Sales Quote Planning Supply Requests for Quotation Planning Project Managing Petty Cash Perform valuation Confirming Goods Receipt Creating Sales Order Purchase Requests Creating Purchasing Contracts Executing Project receivables and payments Create financial statement reports Acquiring Fixed Assets manually Supplier Invoices Creating Customer Contract Requests for Quotation Closing Project Dunning payables and payments Creating Down-Payment Request Determining Source of Supply Purchase Orders Run Consolidation Managing cash Transferring Fixed Assets Valuating Fixed Assets Creating Customer Invoices Inbound Deliveries Create consolidated statement reports Retiring Fixed Assets receivables and payments Supplier Invoices payables and payments

46 Core ERP Business Process Map (2/2) Business Process Physical Inventory Management Main activities Initiating Physical Inventory Monitoring and Managing Physiscal Inventory Plant Maintenance Maintenance Planning Creating Maintenance Orders Executing Maintenance Operations Quality Assurance Initiating Inspections Inspections Workforce Administration Maintaining HR Structures Administering People Master Data Managing Personnel Events Administering Personnel File Time and Labour Management Defining Planned Working Times Time Accounts Recording Employees' Times Valuating Employees' Times Payroll services Defining Compensation Policies Defining Employees' Compensation Preparing Payroll Process Collecting Payroll Input Data Payroll Calculation Initiating Payment Performing Statutory Reporting Posting and Closing Expense Reimbursement Managing Expenses payables and payments

47 Cloud-based Business Process Map (1/2) Business Process Cash and Liquidity Management Financial Closing Fixed asset management Order-to-cash Procure-to-Pay Strategic Sourcing Project Management Main activities payables and payments Prepare periodend closing Purchase Orders Creating Sales Quote Planning Supply Requests for Quotation Planning Project Managing Petty Cash Perform valuation Confirming Goods Receipt Creating Sales Order Purchase Requests Creating Purchasing Contracts Executing Project receivables and payments Create financial statement reports Acquiring Fixed Assets manually Supplier Invoices Creating Customer Contract Requests for Quotation Closing Project Dunning payables and payments Creating Down-Payment Request Determining Source of Supply Purchase Orders Run Consolidation Managing cash Transferring Fixed Assets Valuating Fixed Assets Creating Customer Invoices Inbound Deliveries Create consolidated statement reports Retiring Fixed Assets receivables and payments Supplier Invoices payables and payments Legacy System Executed on SAP ERP/BS Serviced on SAP ERP/BS Executed on SAP Cloud Serviced on SAP Cloud

48 Un aeroporto small /medium size, che volesse usufruire di questa piattaforma di servizi può farlo tramite Cloud Connector. Un aeroporto large size che volesse utilizzare questa struttura e che possiede già una sua installazione SAP on premise, può farlo in due step. 1. Crearsi un infrastruttura minimale ERP (MM, FICO) 2. Collegarsi a tutti i servizi disponibili sulla piattaforma tramite Cloud Connector Private Cloud SAP BYD Luang Prabang Airport, Laos SAP BYD Aeroporto di Barra, Scozia SAP BYD Aeroporto di Lukla, Nepal ECC (Sea) RE - FX HR Payroll Facility Management Vendor Management E - Commerce Scambio elettronico fatture Procurement Gare

49 Nell eventualità in cui la proprietà di SEA dia seguito ad un progetto consortile degli aeroporti del Nord, questa architettura potrà essere configurata nel seguente modo. Per un aeroporto piccolo, senza installazioni ERP. Per un aeroporto grande con una propria installazione ERP. SAP BYD Aeroporto 1 Private Cloud SAP BYD Aeroporto 2 SAP BYD Aeroporto 3 ECC (Sea) RE - FX Facility Vendor HR Payroll E - Commerce Management Management Scambio elettronico fatture Procurement Gare 49

50 Ed infine anche l ECC di Sea in Cloud.. Private Cloud SAP BYD Aeroporto 1 ECC (Sea) SAP BYD Aeroporto 3 SAP BYD Aeroporto 2 ECC (Sea) RE - FX Facility Vendor HR Payroll E - Commerce Management Management Scambio elettronico fatture Procurement Gare 50

51 #5 CONCLUSIONI

52 Conclusioni Le piattaforme SAP sono sempre più elementi abilitanti per il business e non solo percepite dalle unità aziendali come un «obbligo» L articolazione di SAP per «suite» applicativa e non più per moduli ha chiarito gli scenari evolutivi possibili Grazie ad una «vision» condivisa con i vertici aziendali, si è riusciti a creare una vera e propria piattaforma di supporto all attività complessiva SAP By Design, in questo scenario complicato, rappresenta l ambiente di sviluppo, supporto ed evoluzione strategica La forza del progetto è la flessibilità e modularità: vuoi un SaaS, vuoi una situazione in Cloud ibrido, vuoi un progetto ad-hoc? La piattaforma risponde alle esigenze 52

53 Grazie per l attenzione

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