MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D. LGS. n.231 DEL 2001

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D. LGS. n.231 DEL 2001 PRINCIPI ED ELEMENTI DI RIFERIMENTO PARTE SPECIALE A PRINCIPI GENERALI DI CONTROLLO PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx

2 INDICE 1 INTRODUZIONE ALLA PARTE SPECIALE A AMBITO GENERALE FUNZIONE DELLA PARTI SPECIALE A 3 2 PRINCIPI GENERALI DI CONTROLLO GLI STANDARD IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE Principi generali Organizzazine, deleghe e respnsabilità specifiche SISTEMA INFORMATICO DI CONTABILITÀ E CONTROLLO Aspetti generali Gestine Risrse Umane Mdul HR Cicl passiv (MM) Cntabilità (FI, AA, TR) e Cntrll di Gestine (CO/PS) Gestine degli stati di avanzament dei lavri (SAL) TRACCIABILITÀ DELLE OPERAZIONI, INTEGRITÀ DEI DATI, REPORTING 15 PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 2

3 1 INTRODUZIONE ALLA PARTE SPECIALE A 1.1. AMBITO GENERALE Il perseguiment delle finalità di prevenzine dei Reati richiede una ricgnizine dei meccanismi di funzinament e di cntrll della Scietà, nnché la verifica dell adeguatezza dei criteri di attribuzine delle respnsabilità all intern della struttura. Il presidi principale per l attuazine delle vigenti previsini nrmative è rappresentat dal MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO, cui si affiancan i principi di riferiment e le regle di cndtta cntenuti nei CODICI DI GOVERNANCE e di COMPORTAMENTO, cn particlare riguard al CODICE ETICO (vedi PARTE GENERALE). A qualificare ulterirmente il presidi sul dispst nrmativ, csì cme ampliamente espst nella PARTE GENERALE, il MODELLO si struttura sulla base dei seguenti elementi cstitutivi: MAPPATURA DEI PROCESSI, cn caratteristiche di esaustività ed aderenza alla realtà specifica dei prcessi aziendali, che individui le dinamiche dei Prcessi e le respnsabilità cnnesse, al fine di disprre di prtclli e prcedure di cncreta applicazine; ORGANISMO DI VIGILANZA, autnm ed indipendente, cn il cmpit di cntrllare il grad di effettività, adeguatezza, manteniment ed aggirnament del mdell rganizzativ, predispnend validi strumenti di cntrll e, inltre, di: prmuvere l svilupp di meccanismi prcedurali in grad di garantire la dcumentabilità e verificabilità delle fasi decisinali dei prcessi; garantire l adzine di un sistema chiar di segregazine delle respnsabilità; prmuvere ed assicurare l peratività dei flussi infrmativi tra le diverse aree/unità aziendali e dalle stesse all ORGANISMO DI VIGILANZA, nnché un sistema di reprting dell vers gli Organi Sciali; SISTEMA DISCIPLINARE, adeguat alla struttura della Scietà, alle funzini dei sui rappresentanti e ai rapprti cntrattuali della Scietà cn i prpri dipendenti, al fine di rendere efficiente l azine dell ORGANISMO DI VIGILANZA e, più in generale, di dare effettività al MODELLO, requisit essenziale ai fini dell esimente; FORMAZIONE ED INFORMAZIONE per i Destinatari del MODELLO, attravers un sistema di cmunicazine capillare, efficace, dettagliat, cmplet e cstante (piani di frmazine, flussi infrmativi intranet, ecc.), cn l biettiv di assicurare la cnscenza delle prcedure e delle regle di cndtta adttate in attuazine dei principi di riferiment cntenuti nel MODELLO FUNZIONE DELLA PARTI SPECIALE A Le PARTI SPECIALI del MODELLO di Rma Metrplitane cstituiscn gli elementi finalizzati ad illustrare i principi generali di cmprtament e cntrll, i prtclli e, più in generale, il sistema dei cntrlli che rispnde all esigenza di prevenzine PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 3

4 degli illeciti di cui al d. lgs. 231/01, nell ambit di prcessi specificatamente individuati (c.d. Prcessi Sensibili). Le PARTI SPECIALI rappresentan i dcumenti nei quali sn fissate le cndtte e le sanzini previste per tutti i Destinatari del MODELLO (Organi Sciali, Management, Dipendenti, ma anche Frnitri, Cnsulenti e altri Sggetti Terzi in genere, cme megli definiti nella Parte Generale), che hann un rul (di presidi, di vigilanza, perativ, ecc.) nei PROCESSI SENSIBILI. Il MODELLO di Rma Metrplitane prevede tre Parti Speciali: PARTE SPECIALE A - PRINCIPI GENERALI DI CONTROLLO; PARTE SPECIALE B MANUALE DEI PROTOCOLLO DI VIGILANZA; PARTE SPECIALE C CODICE DISCIPLINARE; PARTE SPECIALE D FLUSSI INFORMATIVI. L biettiv della presente PARTE SPECIALE è definire i principi generali di cntrll dei prcessi che ltre a cstituire l strument primari per la valutazine del grad di criticità dei PROCESSI SENSIBILI, frnisce l evidenza degli elementi rganizzativi e prcedurali essenziali al presidi dei medesimi. In tal sens i Principi generali di cntrll cstituiscn: a) i principi fndamentali di riferiment cui si ispiran e/ si devn ispirare le dispsizini rganizzative e prcedurali ai fini della crretta applicazine del MODELLO; b) i principi di riferiment che dvrann presiedere alle attività di cntrll, mnitraggi e verifica dell ORGANISMO DI VIGILANZA e dei respnsabili delle altre aree/unità aziendali che cn l stess cperan. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 4

5 2 PRINCIPI GENERALI DI CONTROLLO 2.1. GLI STANDARD 231. I principi generali di cntrll, requisiti definiti in questa sede standard 231, sn sintetizzati cme segue: esistenza di prcedure frmalizzate: devn esistere dispsizini aziendali e prcedure frmalizzate idnee a frnire principi di cmprtament, prevedere e reglamentare mdalità perative per l svlgiment delle attività sensibili e mdalità di archiviazine della dcumentazine rilevante; tracciabilità e verificabilità ex pst delle transazini tramite adeguati supprti infrmativi/dcumentali: gni perazine relativa all attività sensibile deve essere adeguatamente registrata. Il prcess di decisine, autrizzazine ed esecuzine dell attività sensibile deve essere verificabile ex pst, anche tramite appsiti supprti dcumentali; in gni cas, devn essere disciplinati, nel dettagli, i casi e le mdalità dell eventuale cancellazine distruzine delle registrazini effettuate; segregazine dei cmpiti: si richiede l applicazine del principi di separazine delle attività tra chi autrizza, chi esegue e chi cntrlla il Prcess Sensibili una parte di ess; esistenza di un sistema di deleghe cerente cn le respnsabilità rganizzative assegnate: i pteri autrizzativi e di firma devn: i. essere cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali assegnate, prevedend, nel cas di prcure di spesa, l indicazine delle sglie di apprvazine; ii. essere chiaramente definiti e cnsciuti all intern della Scietà. A tali principi generali di cntrll, più avanti definiti in dettagli, si affianca un sistema di flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza che preveda sia cmunicazini cntinuative e peridiche cncernenti i Prcessi sensibili e quindi le perazini a rischi, sia infrmative tempestive in cas di cndtte nn cnfrmi, anche se nn penalmente rilevanti, anmalie vilazini dei prtclli del Mdell rganizzativ. Al fine di cinvlgere ed impegnare anche i Destinatari del MODELLO esterni alla Scietà, nella prevenzine dei reati di natura amministrativa, il MODELLO è stat pubblicizzat dedicand una sezine specifica a tale tema sul sit web della Scietà. In una sezine dedicata alla Crprate Gvernance scietaria è tracciat il quadr generale del MODELLO di Rma Metrplitane e sn pubblicati (in versine estratt ) sia la PARTE GENERALE, cntenente principi e criteri generali di funzinament, sia il CODICE DISCIPLINARE, nella parte che illustra gli bblighi di cndtta per frnitri, cnsulenti, cllabratri e sggetti terzi in genere. Cn riferiment a queste ultime bbligazini, è presente in tutti gli rdini di acquist una specifica clausla che infrma e vincla i cntraenti. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 5

6 2.2. IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Il Sistema di Cntrll Intern di Rma Metrplitane strutturat in linea cn i principi generali di cntrll spra citati - si basa sui seguenti elementi: Mdell scietari cn struttura e principi rganizzativi definiti, sistema delle deleghe e delle respnsabilità idne alle attività affidate, metdi adeguati di valutazine; Mdell di individuazine, valutazine e gestine dei rischi; Prcedure e Istruzini Operative per disciplinare i principali prcessi di business e di supprt; Sistema di Gestine per la Qualità secnd la nrma ISO 9001:2000 certificat da Ente accreditat per i prcessi inerenti la realizzazine di sistemi di trasprt metrplitan in superficie e in stterrane: Prgettazine e validazine dei prgetti, Gestine delle cmmesse e dei prcedimenti realizzativi, Direzine lavri e Alta Srveglianza; Sistema di Gestine della Sicurezza e della Salute dei Lavratri secnd il BS OHSAS certificat da Ente accreditat; Sistema di Gestine Ambiente (in implementazine); Sistema Integrat di Prject Management, Cntabilità e Cntrll; Sistemi Infrmativi. Il Sistema di Cntrll Intern prevede, inltre, che risultin: definite le funzini delle single strutture rganizzative, cui è attribuita la respnsabilità del cntrll perativ sui prcessi di cmpetenza, al fine di verificarne efficacia, efficienza e ecnmicità; e distinte, a livell istituzinale, le respnsabilità: della verifica dell efficacia del Sistema di Cntrll Intern, affidata al Presidente, che si avvale a tal fine della struttura di Internal Auditing per gli interventi diretti di analisi e cntrll di prcessi; dell individuazine, valutazine e gestine dei rischi aziendali, affidate all Amministratre Delegat, che si avvale a tal fine della struttura di Risk Assessment e Management. Rma Metrplitane, infine, ricrre a Scietà esterne, cn incaric triennale, per la revisine vlntaria del prpri bilanci, secnd i criteri di selezine, i requisiti di partecipazine e i principali bblighi infrmativi crrelati dispsti dal Sci Unic e riprtati nel CODICE DI COMPORTAMENTO. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 6

7 2.3. IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE Principi generali Il sistema di deleghe e prcure, ai fini della prevenzine dei Reati, deve essere, in linea di principi, caratterizzat da elementi di certezza (individuazine delle respnsabilità nel fluss delle attività di gni prcess) e cnsentire la gestine efficace delle attività scietarie. Si intende per delega, quell att intern di attribuzine di funzini e cmpiti, rifless nel sistema di cmunicazini rganizzative. Si intende per prcura, il negzi giuridic unilaterale cn cui la Scietà attribuisce ad un singl sggett il ptere di agire in rappresentanza della stessa. Fermi restand i principi generali del relativ standard di cntrll, il sistema di deleghe e prcure di Rma Metrplitane prevede che: a) a ciascuna prcura che cmprti il ptere di rappresentanza della Scietà nei cnfrnti di Sggetti Terzi crrispnda una delega interna che descrive il relativ ptere di gestine; b) le deleghe sian cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali assegnate; c) ciascuna delega definisca in md specific ed nn equivc: - i pteri del delegat, precisandne i limiti, - il Sggett (rgan individu) cui il delegat riprta gerarchicamente; d) al delegat, se ritenut necessari in relazine alla respnsabilità assegnata, sian ricnsciuti pteri di spesa adeguati alle funzini cnferite; e) la prcura preveda esplicitamente i casi di decadenza dai pteri cnferiti (revca, trasferiment a diverse mansini incmpatibili cn quelle per le quali la prcura era stata cnferita, licenziament, ecc.); f) le deleghe e le prcure sian tempestivamente aggirnate ed archiviate da una struttura rganizzativa espressamente individuata. L ORGANISMO DI VIGILANZA verifica peridicamente, il sistema di deleghe e prcure in vigre e la lr cerenza cn tutt il sistema delle cmunicazini rganizzative, raccmandand eventuali mdifiche nel cas in cui il ptere di gestine e/ la qualifica nn crrispnda ai pteri di rappresentanza cnferiti al delegat vi sian altre anmalie Organizzazine, deleghe e respnsabilità specifiche Cn riferiment ai prcessi e alle attività sensibili ggett delle misure di prevenzine dei rischi da reat: a) Le nrme statutarie definiscn cmpetenze, respnsabilità e regle di funzinament degli Organi Scietari. Ulteriri deleghe eventuali cnferite agli Amministratri sn deliberate dal Cnsigli di Amministrazine. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 7

8 b) Nella struttura rganizzativa sn individuati i centri di respnsabilità (Aree ed Unità Organizzative), la missin aziendale, le deleghe gestinali ed perative relative ai prcessi prduttivi, gestinali e di supprt; la struttura rganizzativa (rganigramma e deleghe) è apprvata dal Cnsigli di Amministrazine. c) Il sistema delle deleghe e delle prcure adttat da Rma Metrplitane (vedi tabella seguente per i ruli principali) si estende altresì a ruli e funzini cnnessi cn l esercizi delle attività affidate dal Sci Rma Capitale nnché ad altre figure cn respnsabilità previste a nrma di legge (sian esse perative, gestinali di cntrll). STAZIONE APPALTANTE Respnsabile del Prcediment Respnsabile dei Lavri Direttre dei Lavri Crdinatre per la Sicurezza in fase di prgettazine ed esecuzine dei lavri Respnsabile Alta Srveglianza Direttre Operativ Cllaudatre Segretari Cmmissine di Cllaud Altre respnsabilità cnferite a funzinari perativi PROGETTAZIONE E VALIDAZIONE PROGETTI Direttre Tecnic Respnsabile di Prgett e Respnsabile di Cmmessa Respnsabile Tecnic Organism di Ispezine e cntrll prgetti (OdI) SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO Respnsabile Servizi di Prevenzine e Prtezine Medic cmpetente Addetti alle emergenze (Prim sccrs, antincendi) TUTELA DEI DATI PERSONALI Titlare del trattament dei dati Respnsabile del trattament dei dati Incaricat al trattament dei dati PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 8

9 Amministratre di Sistema e Custde delle credenziali 2.4. SISTEMA INFORMATICO DI CONTABILITÀ E CONTROLLO Aspetti generali Il Mdell del Sistema Cntabile e di Cntrll di Rma Metrplitane è supprtat da SAP R/3, un Sistema infrmativ - gestinale integrat ERP, Enterprise Resurces Planning, in grad di gestire il fluss delle perazini e di accedere a dati aziendali di diversa natura (finanza, cntabilità, cntrll, acquisti, risrse umane, etc.), attravers un unic database, al fine di miglirare ed integrare i prcessi amministrativi e gestinali di Rma Metrplitane. L architettura di SAP R/3 si cmpne di diversi mduli integrati fra lr, ciascun articlat in una serie di sttmduli, prepsti alla racclta, archiviazine e gestine di determinati dati aziendali. L adzine di un sistema integrat, in generale, cnsente: la standardizzazine delle prassi aziendali; l ttimizzazine della qualità, tempestività e tracciabilità delle infrmazini gestite; la creazine di un linguaggi cmune all intern dell rganizzazine. Nell specific, le regle di base del sistema prevedn che: i dati sian inseriti nel sistema una vlta sltant e tracciati laddve vengn generati; le respnsabilità sui dati in termini di attendibilità e mdalità di trattament sian di cmpetenza di chi li ha generati; le infrmazini sian riservate ed accessibili in funzine dei livelli di autrizzazine; ciascun dat sia parte integrante del patrimni infrmativ della scietà e subisca lavrazini, tracciate a sistema, sempre assciabili a precise respnsabilità; la generazine dei dati pssa essere di tip manuale autmatic ma, in gni cas, cn frme di cntrll e validazine dei dati particlarmente rigrse, qualra i dati in ggett vadan a generare scritture a valenza cntabile, civilistica e gestinale; la generazine delle infrmazini di utput avvenga attravers la cnsultazine della base dati e l aggregazine di infrmazini elementari in funzine delle diverse esigenze di gestine, cntrll e reprting. Il Sistema, in aggiunta al Mdul MD - Master Data (Anagrafica del Persnale) e Time Management (per la rilevazine Presenze) cnsta: PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 9

10 del Mdul FI - Financial Accunting cn riferiment agli ambiti di Cntabilità generale, Cntabilità Frnitri, Cntabilità Clienti, Cntabilità Cespiti e Tesreria; del Mdul PS - Prject System per la pianificazine ed il cntrll tecnicecnmic dei prgetti (prcediment/cmmessa), mentre per la gestine dell Opera sn state realizzate delle interfaccia cn STR Planet e Win Prject; del Mdul MM Material Management per la gestine del Cicl Acquisti (RdA, OdA/Cntratti); tale mdul cnsente di disprre di una anagrafica centralizzata e cndivisa dei Frnitri e dei Materiali e delle Prestazini di Servizi; del Mdul CO - Cntrlling per il cntrll di gestine; del Mdul HR - Human Resurcers dedicat alla Gestine della Struttura Organizzativa OM (Organizatinal Management); di Time Sheet (CATS), per la rilevazine delle re lavrate da ciascun dipendente e la ripartizine delle stesse sui centri di cst/cmmesse; dell applicativ TMF - Time Management Facility per la gestine dei giustificativi di presenza, assenza e strardinari del dipendente Gestine Risrse Umane Mdul HR Si identifican, per i diversi prcessi, le seguenti funzinalità a supprt: a) Gestine Risrse Umane Mdul HR Rilevazine autmatica delle presenze assenze Gestine della Struttura Organizzativa (mdul OM) Gestine giustificativi Permessi/Ferie (mdul TMF) Time Sheet (Mdul TS - ex Time Reprt) Interfaccia Cst Lavr (integrazine da applicativ Zucchetti) cn: a. registrazine autmatica, previ cntrlli da parte risrse Umane, degli stipendi in Cntabilità generale e analitica b. determinazine tariffa cnsuntiva mensile del singl dipendente e adeguament valrizzazine re lavrate a cmmessa a cst effettiv attravers rilevazine TS Cicl passiv (MM) Le funzinalità del mdul specific cnsentn: una gestine integrale del prcess di Apprvviginament di Beni e Servizi (dalla rilevazine dei fabbisgni fin alla registrazine della fatture, cn la sla eccezine delle prcedure di gara che sn gestite extra PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 10

11 sistema fin alla selezine del cntraente), a garanzia dell efficienza e della trasparenza delle perazini; la definizine delle respnsabilità delle strutture acquirenti, delle strutture che esercitan i cntrlli di cmpetenza (Amministrazine Finanza e Cntrll, Direzine Tecnica e Area Persnale, Affari Generali e Acquisti) e di quelle incaricate del crdinament e presidi del prcess di acquist (Area Affari Legali e Cntratti e Area Persnale, Affari Generali e Acquisti); la creazine e la gestine di un anagrafica centralizzata e cndivisa dei frnitri, dei materiali e delle prestazini di servizi di più frequente acquist; una cmpleta integrazine cn le altre cmpnenti del Sistema (Cntabilità, Cntrll di Gestine, Cntabilità per Cmmesse/Prcedimenti) per la gestine di eventi quali ripercussini cntabili, rilevazini gestinali, impatti vers il budget, ecc.; una tracciabilità cmpleta di tutte le perazini eseguite a sistema. Nell specific si identifican, per i diversi prcessi, le seguenti funzinalità a supprt: Anagrafiche Frnitri Anagrafiche materiali Richieste di acquist Ordini/Cntratti Dichiarazine Maturati Cntratt di Appalt: integrazine autmatica su SAP dei dati rilevanti a livell istituzinale Reprting perativ Integrazine cn sistema dcumentale Hummingbird Il fluss del prcess a sistema garantisce l applicazine di quant dispst dalla Prcedura P9 Affidament di beni e servizi e dalla Prcedura P14 Gestine dei Prcedimenti e delle Cmmesse. Il prcess a sistema può essere sintetizzat nelle fasi qui di seguit descritte: a) frmalizzazine del fabbisgn di acquist attravers l inseriment a sistema della Richiesta di Acquist crredata da tutte le infrmazini necessarie per le attività di cntrll della richiesta e per la successiva frmalizzazine dell OdA (cngruità tecnic ecnmica, dispnibilità di budget e allcazine dei csti, plicy di pagament); b) registrazine di tutti i rilasci (step autrizzativi) secnd quant previst dalla prcedura P9; c) Area Persnale, Affari Generali e Acquisti (AGP) per acquist di materiali attrezzature di uffici, acquist di materiali ed attrezzature di cantiere, PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 11

12 attivazine dei cntratti quadr per servizi generali mediante la gestine di rdini di acquist in riferiment a tali cntratti, attivazine cntratti parasubrdinati; d) Unità rganizzativa Affari Legali e Cntratti (LEG) per tutti i servizi di manutenzine, i servizi generali, le prestazini prfessinali, i lavri d attuazine, i servizi per il persnale; e) registrazine dell entrata merci per i beni e della rilevazine della prestazine ergata; f) evidenza del prcess autrizzativ di accettazine delle prestazini sia da parte del respnsabile della struttura richiedente, sia da parte di AFC per la rilevazine dei csti maturati; g) registrazine dell iter autrizzativ al pagament (respnsabile di 1 livell, Area AFC, Amministratre Delegat); h) registrazine della fattura a sistema Cntabilità (FI, AA, TR) e Cntrll di Gestine (CO/PS) Il sistema cntabile risulta cmplet ed integrat tra tutti i sui cmpnenti (Cntabilità Generale, Cntrll di Gestine, Gestine e cntabilità per cmmessa/prcediment, Persnale, Acquisti, Tesreria). E csì garantita la gestine di tutte le infrmazini ecnmiche / gestinali attravers una banca dati unica e integrata, si assicura un trattament efficiente delle esigenze gestinali / perative ed un cntrll rganic di tutte le perazini. I mduli cntabili garantiscn: la gestine di un Pian dei Cnti Unic e Integrat; la gestine delle Anagrafiche Frnitri / Clienti cndivise; la registrazine delle diverse tiplgie di prime nte cntabili in relazine alle caratteristiche del cicl passiv / attiv e del sistema di gestine del persnale; gestine dei cespiti; prduzine di libri cntabili secnd le nrmative vigenti; gestine dei cnti bancari, delle mdalità e delle cndizini di pagament; gestine / evidenza delle prime nte cntabili significative ai fini della gestine autmatica della fiscalità. La struttura del sistema di cntrll di gestine rispnde inltre alle diverse esigenze di rendicntazine di Rma Metrplitane e cnsente la definizine di: Stat Patrimniale e Cnt Ecnmic a livell scietari; Cnti ecnmici per fnti di ricav (Cnvenzine, Quadr Ecnmic); Analisi dei csti per respnsabilità e destinazine; PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 12

13 Rendicnt finanziari su dati cnsuntivi assicurand tempestività, rispndenza alle esigenze di rendicntazine peridica, rispndenza alle prcedure interne (P9 e P14). Tutte le registrazini eseguite nella Cntabilità Generale e nel Cicl Passiv MM e che hann rilevanza ai fini del cntrll ecnmic dell azienda, aggirnan il Sistema di Cntrll di Gestine garantend la quadratura dei dati di Cntabilità Generale e Analitica. Il Mdell è dtat di un sistema di reprting: estern, indirizzat ai Sci (Amministrazine Cmunale), agli Enti finanziatri, ecc, cmpst da prspetti attravers i quali verificare / valutare l andament gestinale e la perfrmance aziendale; intern, indirizzat al management aziendale, che cntiene tutte le infrmazini indispensabili al prcess decisinale. Cn riferiment agli aspetti più significativi che rispndn alle esigenze dei Mdelli di cntrll previsti dal d. lgs. 231/01, si segnala la gestine integrata di reprt trimestrali, ltre alle chiusure di bilanci annuale secnd le prcedure standard previste dal sistema. La reprtistica civilistica rispnde ai requisiti della nrmativa vigente. Nell specific si identifican, per i diversi prcessi, le seguenti funzinalità a supprt: Cntabilità Mduli FI, AA, TR Gestine Strutture Anagrafiche (Pian dei Cnti, anagrafiche Frnitri, Banche, Clienti, Cespiti, etc) Registrazini di Cntabilità Generale, sezinali Clienti, Frnitri, Banche e Cespiti (fatture, nte credit/debit, pagamenti) Gestine mvimentazini di tesreria (E/C elettrnici, girfndi) Operazini di Chiusura peridica infrannuale e di fine ann (es. ammrtamenti, etc) Reprting civilistic e fiscale Dati di cnsuntiv (SIL e SAL) da STR Planet* Cntrll di Gestine Mdul CO/PS Gestine Strutture Anagrafiche del Cntrll di Gestine (Pian dei cnti di Cntabilità analitica, Centri di Cst, Centri di Prfitt, Prgetti relativi a Cmmesse Interne e Investimenti) Gestine Tariffe Dipendenti (Tipi attività e valri tariffe) Pianificazine Csti di Struttura e Investimenti Cicl integrat di Pianificazine Aziendale*** Rilevazine dei dati di cnsuntiv da altri mduli (FI, MM, Time Sheet) e riallcazini PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 13

14 Calcl Lavri in Crs Reprting perativ Reprting Direzinale Gestine Cmmesse e Prcedimenti Mdul PS Anagrafiche Prgetti Pianificazine tecnic-ecnmica dei prgetti (dati ecnmici, risrse, tempi, milestnes) Analisi, Prgrammazine e Bilanciament Risrse Cntrll autmatic del budget Gestine Avanzamenti ecnmici Reprting perativ Strutture prgett e Crnprgramma da WinPrject spstare al punt c) Dati di pianificazine a Vita Intera da STR Planet* spstare al punt c) Gestine degli stati di avanzament dei lavri (SAL) Rapprti cn l Appaltatre ed il General Cntractr Per quant cncerne il rapprt cn gli appaltatri, l inter prcess di prgrammazine/riprevisine e il prcess di gestine del cntratt e relative cnsuntivazini (SIL/SAL/Certificazini di pagament) sn gestiti nei sistemi perativi esterni (Winprject, STR Planet, ecc.) interfacciati in autmatic cn il sistema SAP Cntabilizzazine dei SIL/SAL In relazine alla mdalità di ricezine in SAP degli effetti cntabili relativi al cicl di cnsuntivazine degli appaltatri/gc, la rilevazine dei csti cnnessi alle SIL/SAL è gestita direttamente nel mdul FI attravers delle scritture generate da un fluss di interfacciament autmatic da STR Planet a valle del prcess di validazine, tale da alimentare SAP cn i sli dati ecnmici cnsuntivi di perid. Per quant riguarda le cmpnenti di cst che cncrrn a determinare l avanzament ecnmic-gestinale (SIL), si evidenzia che in STR vengn gestiti due distinti valri, quell che cnsente di determinare l avanzament fisic ecnmic-gestinale/maturat/prdtt che crrispnde al SIL ed un altr che, crrispnde al SAL, determinat per mezz della cntabilità di cantiere, cnness al valre risultante dai certificati di pagament. Tale valre è determinat applicand le nrme di cntabilizzazine presenti nell allegat cntrattuale del capitlat, nelle quali viene indicat per ciascun parte d pera, quali sn i criteri di rilevazine della quta parte pagabile. L attività di determinazine del SAL è svlta attravers la cmpilazine manuale delle schede di rilevazine che indican per ciascuna parte d pera la quta salizzabile, la smma di tali valri determina il SAL cmplessiv. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 14

15 Relativamente agli altri imprti che ptrebber cncrrere a determinare il valre del SAL è emers quant segue: Riserve: le eventuali Riserve nn sn rilevate in cntabilità lavri e quindi nn cncrrn alla determinazine del SAL ma sn sl riprtate a scp infrmativ in STR ; cncrrerann a determinare il valre del SAL sl dp la lr mnetizzazine a seguit della cnclusine del cntenzis; Anticipi: csì cme previst dalla nuva legge sugli appalti, sn vietati e quindi nn vengn gestiti essend presente una fideiussine generale stipulata all inizi dei lavri. Per tali mtivi il valre del SAL rilevat dalla cntabilità lavri nn differisce da quell riprtat nel certificat di pagament. Cnsuntivazini dei SIL/SAL Le registrazini inerenti la rilevazine di SIL/SAL, relativi all avanzament delle attività inerenti gli appalti, sn generate autmaticamente, cn cadenza peridica, attravers il fluss di interfacciament autmatic da STR Planet a valle del prcess di validazine. Il fluss è mensile per quant riguarda la registrazine dei SIL, la cadenza del fluss di registrazine dei SAL dipenderà invece, ltre dai tempi che intercrrerann tra l emissine del SAL e la sua apprvazine, anche delle cndizini cntrattuali TRACCIABILITÀ DELLE OPERAZIONI, INTEGRITÀ DEI DATI, REPORTING L adzine del Sistema integrat di cntabilità e cntrll, cn le caratteristiche descritte nella presente Parte Speciale, assicura la sussistenza degli standard di cntrll relativi alla determinazine univca delle fnti di dati e infrmazini, alla lr cmpletezza e cnservazine, alla tracciabilità di tutte le perazini, cmprese quindi rettifiche, mdifiche e trasfrmazini, per tutti i prcessi di gvern generale della Scietà e di supprt alla prduzine. Il Sistema frnisce altresì un efficace supprt a garanzia della crrettezza ed affidabilità del prcess di reprting perativ ed istituzinale, sia ess crrelat ai principi di efficienza stabiliti da strategie ed biettivi aziendali, sia al rispett di precisi bblighi statutari, di gvernance nrmativi. L affidabilità del Sistema è garantita da: una chiara attribuzine delle respnsabilità perative e decisinali, csì cme definite dalle mdalità di funzinament dei singli mduli; un utilizz delle utenze e delle pstazini che limiti le perazini ai sli sggetti autrizzati; una limitazine delle attività extra-sistema ad ccrrenze specificatamente individuate, esplicite e frmalmente cmunicate vver ad eventi di natura strardinaria, dei quali deve essere in gni cas garantita l esistenza e la reperibilità di tutta la dcumentazine a supprt e la tracciabilità del prcess autrizzativ, nel rispett generale della reglamentazini interna e della legge. PS A - Principi generali di cntrll_1.0_gen.12.dcx 15