L esperienza di esternalizzazione infragruppo in UGF

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1 L esperienza di esternalizzazione infragruppo in UGF Convegno Assicura 26 Novembre 2009 Marino Schiavon Link Auditor UGF Assicurazioni

2 Il contesto di mercato La tendenza, nell ambito di gruppi imprenditoriali non solo assicurativi, ad affidare a terzi lo svolgimento di alcuni processi o a concentrare su apposite società le risorse dedicate all erogazione di tali attività ha portato, nel tempo, alla necessità di gestire modelli di outsourcing sempre più complessi. I servizi no core (ossia non facenti parte della mission strategica dell impresa) sono progressivamente conferiti a specifiche aziende del gruppo. Il risultato è che attività di natura amministrativa, personale, informatica, sono, nell ambito di tali gruppi, non più effettuate all interno di ogni azienda ma concentrate in società specializzate che le erogano alle altre imprese del gruppo. L economia di scala e la ricerca di efficienza operativa hanno ulteriormente spinto a concentrare su specifiche società anche attività essenziali del proprio business, come in ambito assicurativo la liquidazione sinistri. Di pari passo si sono dovute sviluppare metodologie di gestione dell outsourcing, sia a livello di inquadramento contrattuale, sia attraverso l analisi e la gestione delle grandezze in gioco, come i corrispettivi, o comunque le metriche di ripartizione costi, i livelli di servizio, e gli accordi sulle performance convenute ed attese i meccanismi di controllo, e l attività di vigilanza sulla prestazione fornita. Si è evoluto parimenti anche il contesto normativo, attraverso l adozione di regolamenti, disposizioni e più in generale con l evoluzione del quadro legislativo civilistico e fiscale.

3 Diversi modelli di outsourcing infragruppo CAPOGRUPPO SERVIZI Modello 1) La capogruppo è fornitore di servizi alle società controllate SOCIETA OPERATIVA SOCIETA OPERATIVA SOCIETA OPERATIVA CAPOGRUPPO Modello 2) Una società del gruppo è fornitore di servizi alla compagnia controllante SOCIETA OPERATIVA SERVIZI

4 spesso prevedono un rapporto di fornitura servizi verso soggetti sia controllanti che controllati CAPOGRUPPO Modello 3) Una società del gruppo è fornitore di servizi alle consorelle SOCIETA OPERATIVA SOCIETA SOCIETA SERVIZI OPERATIVA OPERATIVA

5 Nel gruppo UGF il modello di outsourcing è variato in seguito al riassetto societario 2007 / 2008 UGF Servizi gestionali (HR, CdG) Cooper Leasing Banca Merchant Servizi gestionali (HR, CdG, Legale, IT, Commerciale) Servizi di Governance (Audit, Risk Mngmt, Compliance) Servizi Gestionali (HR, IT,.. CdG, Finanza) Nettuno Fiduciaria SGR Servizi di governance (Audit, Risk Management, Compliance) Servizi gestionali (Legale e societario, Personale e organizzazione, Amministrazione immobiliare e acquisti, Sistemi informativi, Commerciale, Vita, Danni, Pianificazione e controllo di gestione, Liquidativa, Corporate identity) riassicurazione UNIPOL AURORA NAVALE NAVALE Vita LINEAR UNI SALUTE

6 Internalaudit Infatti, riallocazione delle strutture di gruppo (qui rappresentata per macro aree alla data del riassetto) UGF (holding di partecipazioni) zazione Organiz Pianifica Risk management Compliance Corporate identity Sviluppo zionee comuni Forma Investitori zione servizi trattenuti nella capogruppo cazione Gestione Analisi vs Relaz. capitale oggetto del Industria conferimento partner Forma ness Busi li Controllo Report Costi societari Servizi e Vigilanza controlli Grandi Segrete Informatici clienti ria Consolida generale togruppo Controllo strazione tecnica Ammini zione Controllo gestione pazioni Parteci Bilancio Acquisti UGF listiche Specia assicu Banca strategico territoriali Relazioni danni canali e razione Budget gestione danni legali Affari e persona HR del vita privacy conten frode (anti Fiscale Magaz zini Servizi alternativi le controllo cazione Pianifi consu zioso Immo informa e partecip legali lenza) ausilarie biliare e tici operativo Sviluppo progetti Staff Area vita pianifica Market commer zionee azioni Affari e assic.tive Ragione Sviluppo vita Bilancio ria alternativi canali affari funzio (altre Area ni) finanza sinistri dazio Liqui ciale ne operativo cazione Comuni Market di strazione Ammini Servizi banca prodotto matici Infor assicura ne Direzio danni zione danni zione Dire vita finanza Direzi one liquida zione Dire commer Direzio ciale ne Newco UGF Assicurazioni (comprende strutture già allocate in Unipol e Aurora)

7 ha comportato un nuovo flusso di servizi tra i soggetti, assegnando ruoli di fornitore sia ad UGF Assicurazioni che alla Holding, anche reciprocamente UGF Spa Servizi di governance (Audit, Risk Management, Compliance) e Corporate identity Leasing SGR Fiduciaria SGR P.E. Servizi gestionali strategici e generalisti (Legale e societario, Personale e organizzazione, Amministrazione, immobiliare, acquisti, pianificazione e controllo di gestione, Commerciale, Vita, Danni, ) Banca Merchant Perimetro banca / parabancario 2009 Perimetro assicurative Perimetro assicurative clienti UGF Assicurazioni Servizi gestionali ambito assicurativo (Legale e societario, Personale e organizzazione, Amministrazione immobiliare e acquisti, Sistemi informativi, Commerciale, Vita, Danni, Liquidativa, Finanza) Riassicurazione LINEAR UNI SALUTE NAVALE NAVALE Vita

8 Per sviluppare l impianto contrattuale necessario, si è definito un processo condiviso con tutte le funzioni UGF Definizione di una scheda di rilevazione utile a schematizzare tutte le grandezze rilevanti per la definizione del servizio Organizza zione Impianto contrattuale servizi gestionali Impianto contrattuale attività controllo (secondo adempimenti Isvap) Rilevazione e validazione di tali grandezze con le funzioni / direzioni che prestano i vari servizi Funzioni Direzioni Stesura ctr quadro Stesura allegati Conferma e formalizzazione regole e criteri Verifica e validazione del processo di rilevazione di tali grandezze con il Cost Management Cost mgmt Simulazione e preconsuntivo conto economico Sviluppo complessivo impianto contrattuale Definizione contratto quadro e definizione ruolo soggetti coinvolti Composizione allegati Validazione dell impianto giuridico, fiscale e normativo Legale compliance Fiscale

9 La disciplina in materia di esternalizzazioni assicurative è stata recentemente regolamentata da Isvap. A disciplinare in materia di outsourcing nelle imprese di assicurazioni è stato emanato ad inizio 2008 il Regolamento 20 dell Authority di settore. Vi si norma l esternalizzazione dei servizi da parte delle imprese di assicurazione (stabilendo la necessità per le compagnie di nominare un responsabile del controllo su tali attività, es. Reg. Gestione Coll. del Risparmio, di Banca d Italia). Il primo passo compiuto dal Gruppo nel percorso di adeguamento verso il Reg. 20 è consistito nella segnalazione ad Isvap di tutti i contratti di esternalizzazione operanti alla data nel gruppo. Il secondo passaggio richiesto in seno al Gruppo per adeguarsi al Regolamento è stato di natura strategica ed in ambito consiliare, dato che la nuova disciplina prevede la necessità, da parte delle imprese, di deliberare in seno al CdA le politiche relative alla esternalizzazione dei servizi dell impresa. Nel dicembre 2008, il CdA approva tali principi e anticipa la nomina di un Responsabile del controllo delle attività cedute in outsourcing collocandolo a riporto del Consiglio di Amministrazione stesso, per garantirne autonomia ed indipendenza. Nel febbraio 2009, il CdA della neonata UGF Assicurazioni (e poi le altre compagnie del gruppo) delibera la nomina del Link Auditor, con il compito di monitorare le attività esternalizzate dalla Società e la loro conformità a norme e direttive aziendali, individuando nel caso di criticità le più opportune azioni correttive.

10 .. che prevede in capo alle compagnie compiti di rilevazione, segnalazione e vigilanza sulle attività esternalizzate La mansione del Link Auditor consiste quindi nel presidiare l analisi dei livelli di prestazioni erogate dall outsourcer per garantire il rispetto delle condizioni di servizio pattuite, e suggerire interventi correttivi. Le attività esternalizzate dall impresa, nell attuale modello di gruppo UGF, sono collocate presso diversi soggetti, dato che gli outsourcers sono sia interni che esterni. All interno del gruppo stesso esistono infatti i seguenti flussi di servizi Da parte della Capogruppo vengono forniti servizi operativi di natura tipicamente non assicurativa in senso stretto (sicurezza, privacy, lreclami) ed i servizi cosiddetti di governance, ossia le attività di Internal Auditing, Risk Management e Compliance. Da parte di UGF Assicurazioni vengono erogati alle altre compagnie del gruppo i principali servizi di natura assicurativa (es. liquidazione, addestramento tecnico,marketing). Un contratto regolamenta l attività di gestione del risparmio espletata per le consorelle. Da parte di alcune compagnie del gruppo specializzate per competenza o per economia di scala - in particolari settori assicurativi, sono erogati alle altre compagnie servizi specifici, quali: la gestione della riassicurazione, i servizi legati al assistenza etc Esiste inoltre il ricorso a fornitori di mercato per l esternalizzazione di attività, generalmente non essenziali (quali pulizia, vigilanza, etc..) ma in taluni casi anche classificabili come importanti. Il modello gestionale del gruppo UGF prevede il ruolo sempre più attivo della funzione di Acquisti di Gruppo, a garanzia del rispetto di politiche e di norme operative comuni.

11 In funzione della classificazione dei contratti, sono dovuti adempimenti distinti, basati su tempi e format differenti Area Condizione / vincolo Attività svolta Scadenza Referenti Adeguamen to contratti esternalizza zione Comunicazio ne ed invio a Isvap dei contratti non essenziali o importanti Art. 32 e Art. 41 Reg. 20/08 Art. 37 Reg. 20 Recupero censimento outsourcing 08 ed integrazione dati Stesura atto di integrazione per introdurre vincoli Isvap ex art. 32 regolamento Affidamento invio a Uff. Acquisti (per ctr generalisti) Affidamento invio a Direzioni (per ctr di settore) Principali attività del 2009 (1) Recupero censimento ctr di outsourcing fatto a luglio 08 e completamento dati richiesti dal format Allegato 2 Sviluppo modellistica di classificazione ctr ed interpelli ad Isvap per logiche di segmentazione / ordinamento progressivo Classificazione contratti (per estrarre i non essenziali) Compilazione prospetto editabile (worksheet) e sviluppo macro per invio telematico dei dati Approntamento comunicazione Entro un anno dall entrata in vigore (entro 1 aprile 09) Contestuale all invio dei bilanci d esercizio (primi maggio 09) Tutti i fornitori in outsourcing del gruppo (assicurativo) Tutte le Direzioni Tutte le Compagnie (con i rispettivi Link Auditor) Legale societario e partecipazioni Amministrazione e Acquisti Tutte le compagnie Operatività dei link auditor Definizione di un modello operativo di gruppo Team building sul tema link auditing di gruppo Condivisione dei criteri interpretativi, della strumentazione, della reportistica a livello di gruppo Sviluppo di norme e procedure per uniformità ed efficienza Sviluppo metodologie di conduzione analisi, utilizzo strumenti di supporto, sviluppo template comuni e modelli di reporting On going Link Auditor di gruppo (Navale, N.V., Linear, Unisalute) Condivisione con BNL Vita

12 È stata poi avviata l attività più specifica del ruolo di L.A., ossia la vigilanza periodica sui contratti di esternalizzazione Area Condizione / vincolo Attività svolta Scadenza Referenti Analisi e predisposizio ne Repository contratti Regolamenta zione contrattualisti ca di outsourcing Disponibilità risorse IT Coerenza con funzionigramma di gruppo Precedenti delibere CdA in materia e DIG / DIS emesse Definizione soggetti coinvolti Analisi requisiti del nuovo Repositoriy contratti Analisi ruoli e proprietà delle funzioni coinvolte Stesura del flusso (workflow) approvativo / manutentivo / di adempimenti Principali attività Stesura congiunta Disposizione di Gruppo a normare soggetti, ruoli e poteri in campo esternalizzazione contrattuale del 2009 (2) Analisi della gestione delle varie fasi del ciclo di vita del contratto ed assegnazione compiti manutentivi e normativi Urgente non vincolante Richiesta per definire ruoli e mansioni Link Auditor Organizzazione Ufficio Acquisti IT Legale / Societario etc.. Link Auditor Organizazzione Altri soggetti Monitoraggio dei contratti Validità / estendibilità dei contratti infragruppo al nuovo assetto societario Valutazione validità giuridica / normativa dei contratti in essere e criteri di urgenza / criticità Analisi contratto di Governance infragruppo Convocazione gruppi di lavoro (3 tipologie di servizi, 5 compagnie coinvolte) Conduzione fase di analisi (pre, intervista, analisi reportistica, wrap up) Stesura relazione Ai sensi della tempistica deliberata Link Auditor delle Compagnie del Gruppo Soggetti Legale / Societario individutai come referenti Responsabili di Internal Audit, Risk Management, Compliance

13 Alcuni punti di attenzione I contratti di esternalizzazione sono spesso dispersi a livello di gruppo presso molte Direzioni Tale dispersione mette a rischio l uniformità contrattuale e giuridica - ed ancor di più quella normativa - degli accordi stipulati I contratti infragruppo sono caratterizzati da una elevata complessità E utile un inquadramento procedurale e organizzativo della materia attraverso linee guida precise con il coinvolgimento di diverse competenze aziendali È talvolta dubbia la categorizzazione delle attività esternalizzate (essenziali vs non essenziali) e la stessa definizione di esternalizzazione