Valutazione dei costi del nuovo certificato di salario

Transcript

1 Valutazione dei costi del nuovo certificato di salario Rapporto della SECO del /41 \ COO

2 Compendio Il 22 giugno 2007 il Consigliere nazionale Eduard Engelberger ha invitato il Consiglio federale (postulato ) a presentare un rapporto di valutazione concernente l introduzione del nuovo certificato di salario (NCS). Si tratta principalmente di quantificare i costi sostenuti dalle piccole e medie imprese (PMI) sul piano tecnico, amministrativo e fiscale. Il postulato chiedeva che entro fine 2007 fosse effettuato un sondaggio presso un campione rappresentativo di PMI. Nel suo parere del 5 settembre 2007 il Consiglio federale ha proposto di accogliere il postulato a due condizioni: ha raccomandato di sostituire il sondaggio con un indagine qualitativa e di valutare se essa potesse essere realizzata applicando lo "Standard Cost Model, SCM". In caso contrario, per garantire una rappresentatività minima sarebbe stato necessario sondare tra due e quattromila PMI. I costi di un tale sondaggio sarebbero stati eccessivamente elevati. Il Consiglio federale ha inoltre raccomandato di effettuare la valutazione nel corso del 2008, solamente dopo che le imprese avessero utilizzato per la prima volta il NCS e acquisito un esperienza pratica. La valutazione è stata realizzata grazie a due indagini: una qualitativa, svolta dalla Segreteria di Stato dell economia, SECO, nel giugno e luglio 2008 mediante un questionario. Sono state selezionate 200 PMI in tutta la Svizzera e interpellate relativamente ai costi amministrativi unici e ricorrenti indotti dal NCS e al suo impatto fiscale. I risultati dell indagine sono presentati nel capitolo 2 del rapporto. La seconda parte dello studio è stata realizzata nell autunno 2008 applicando il metodo dello "Standard Cost Model". Questo metodo di valutazione è particolarmente adatto alla valutazione dei costi amministrativi ricorrenti. I risultati di questa valutazione nonché il metodo SCM sono presentati nel capitolo 3. La valutazione è stata effettuata dall impresa KPMG su mandato della SECO. I risultati principali dei due studi indicano che la gran parte delle PMI interpellate nell ambito dell indagine realizzata nel giugno e luglio 2008 ritengono che i costi unici di introduzione del NCS sono sopportabili o addirittura trascurabili mentre i costi amministrativi ricorrenti del NCS sono uguali o inferiori al vecchio certificato di salario. L impatto fiscale è ritenuto trascurabile. La valutazione dei costi amministrativi ricorrenti realizzata con lo SCM indica che per le imprese svizzere lo sgravio amministrativo globale ammonta a 11,7 milioni di franchi. Ne beneficiano soprattutto le piccole imprese, in particolare grazie ai vantaggi offerti dal nuovo modulo elettronico. Per le grandi imprese, che dispongono di una contabilità completamente informatizzata, i cambiamenti sono trascurabili. La valutazione realizzata con il supporto dell indagine presso 200 PMI, invece, stima i costi unici d introduzione a 68,10 franchi per NCS. Se si mette in prospettiva questo risultato con un risparmio amministrativo in definitiva relativamente modesto, ne risulta che se il NCS ha permesso di ridurre i costi amministrativi ricorrenti delle imprese, i costi unici di adattamento sono stati importanti e ci vorranno diversi anni per ammortizzarli. Il rapporto conclude che non sarebbe avveduto modificare totalmente e a breve termine la regolamentazione del NCS poiché i costi unici di adattamento assunti dalle imprese non potrebbero essere compensati. Tuttavia, alcuni miglioramenti mirati non eccessivamente onerosi potrebbero essere realizzati a breve termine. La decisione incombe alla Conferenza fiscale svizzera (CFS). Tuttavia, i risultati delle due inchieste non hanno confermato i timori suscitati dall introduzione del NCS ma hanno mostrato che il nuovo certificato è globalmente più trasparente e più chiaro del vecchio e permette sgravi amministrativi, in particolare per le PMI. Le analisi hanno inoltre mostrato che con il NCS il rispetto delle prescrizioni è migliore e /41 \ COO /15

3 che le inesattezze nelle dichiarazioni e la compilazione dei certificati hanno potuto essere corrette. Inoltre, le conclusioni del rapporto indicano che il dibattito politico avvenuto al momento dell introduzione del NCS sarebbe stato più sereno se le direttive della CFS fossero state sottoposte sistematicamente ai medesimi meccanismi di elaborazione delle regolamentazioni della Confederazione (ampia consultazione delle cerchie interessate, analisi dell impatto, ecc.). Per tale motivo sarebbe utile che la CFS istituisca procedure che permettano, tra l altro, di coordinare meglio le sue attività con quelle della Confederazione. I risultati delle due inchieste confermano la SECO nella sua volontà di proseguire l attuazione di progetti di governo elettronico che possiedono un importante potenziale di sgravi amministrativi. Dato che il postulato Engelberger a inizio 2009 non è ancora stato trattato dal Parlamento, per ragioni formali i risultati dei lavori qui presentati sono pubblicati come rapporto della SECO /41 \ COO /15

4 Indice 1 Introduzione Il postulato Engelberger Struttura del rapporto Questioni formali relative alla pubblicazione Indagine presso 200 PMI Obiettivo principale Campione e metodo utilizzato Risultati Costi unici d introduzione Costi relativi all esternalizzazione della redazione dei NCS Valutazione globale dei costi unici d introduzione Valutazione dei costi amministrativi ricorrenti del NCS Valutazione dell impatto fiscale del NCS Parere riguardo al modulo NCS Parere riguardo alla guida alla redazione del NCS Misure di armonizzazione con l AVS Trasmissione elettronica dei dati salariali Stima dei costi amministrativi con il metodo Standard Cost Model Definizione dei compiti Valutazione dei costi amministrativi Risultati Tempo impiegato Rispetto delle prescrizioni Conclusioni Principali risultati e contestualizzazione Considerazioni della SECO /41 \ COO /15

5 1 Introduzione 1.1 Il postulato Engelberger Il 22 giugno 2007 il Consigliere nazionale Eduard Engelberger ha invitato il Consiglio federale (postulato ) a presentare un rapporto di valutazione concernente l introduzione del NCS. Si tratta principalmente di quantificare i costi sostenuti dalle piccole e medie imprese (PMI) sul piano tecnico, amministrativo e fiscale. Il postulato chiedeva che entro fine 2007 fosse effettuato un sondaggio presso un campione di PMI rappresentativo. Nella sua risposta del 5 settembre 2007 il Consiglio federale ha proposto di accogliere il postulato a due condizioni: ha raccomandato di sostituire il sondaggio con un indagine qualitativa e di valutare se essa potesse essere realizzata applicando lo "Standard Cost Model, SCM". In caso contrario, per garantire una rappresentatività minima sarebbe stato necessario sondare tra due e quattromila PMI. I costi di un tale sondaggio sarebbero stati eccessivamente elevati. Il Consiglio federale ha inoltre raccomandato di effettuare la valutazione nel corso del 2008, solamente dopo che le imprese avessero utilizzato per la prima volta il NCS e acquisito un esperienza pratica. 1.2 Struttura del rapporto Le valutazioni sono state realizzata grazie a due indagini, di cui una, qualitativa, svolta dalla Segreteria di Stato dell economia, SECO nel giugno e luglio 2008 mediante un questionario. Ai fini dell indagine sono state selezionate 200 PMI in tutta la Svizzera e interrogate relativamente ai costi amministrativi unici e ricorrenti indotti dal NCS e al suo impatto fiscale. I risultati dell indagine sono presentati integralmente nel capitolo 2 del rapporto. La seconda parte dello studio è stata realizzata nell autunno 2008 applicando il metodo dello "Standard Cost Model". Questo metodo di valutazione è particolarmente adatto alla valutazione dei costi amministrativi ricorrenti. I risultati di questa valutazione e il metodo SCM sono presentati nel capitolo 3 1 Grazie alla sua sistematica dettagliata, il metodo permette di ottenere risultati vicini a quelli ottenibili da indagini quantitative. I risultati dei due studi saranno contestualizzati al capitolo 4, che conclude il rapporto. 1.3 Questioni formali relative alla pubblicazione Dato che il postulato Engelberger a inizio 2009 non è ancora stato trattato dal Parlamento, per ragioni formali i risultati dei lavori qui presentati sono pubblicati come rapporto della SECO. Se questo studio fosse stato adottato dal Consiglio nazionale, sarebbe stato pubblicato come rapporto del Consiglio federale in esecuzione del postulato Engelberger La valutazione SCM è stata realizzata dall impresa KPMG su mandato del SECO. È oggetto di un rapporto separato nel quale sono illustrati i risultati completi dello studio. Il rapporto può essere scaricato in lingua tedesca dal sito Internet della SECO: 2 A questo proposito, nel gennaio 2009 il contenuto del rapporto è stato oggetto di una consultazione degli uffici. Le osservazioni e le domande formulate dalle unità amministrative consultate sono state riprese integralmente. Quindi, il testo del rapporto non riflette soltanto l analisi della SECO ma anche quella degli altri uffici dell Amministrazione federale /41 \ COO /15

6 2 Indagine presso 200 PMI 2.1 Obiettivo principale Questa parte della valutazione era stata imperniata innanzitutto sui costi unici d introduzione del NCS. Si trattava di valutare prioritariamente quali erano stati i costi (informatici e altri) che le PMI avevano dovuto sostenere a causa dell introduzione del NCS. In quest occasione sono inoltre sorte domande relative all impatto fiscale e ai costi amministrativi ricorrenti. 2.2 Campione e metodo utilizzato L elenco delle imprese che nel 2005 hanno partecipato al progetto pilota, o fase sperimentale, effettuato in collaborazione con il gruppo di lavoro AGLA 3, è stato utilizzato come punto di partenza. L'indirizzario del progetto pilota, contenente 161 imprese di varie dimensioni, è stato perfezionato e completato per ottenere un campione più adatto allo scopo di questa valutazione, incentrata unicamente sulle PMI. Il campione definitivo contiene 200 PMI (99 provenienti dal campione AGLA e 101 imprese selezionate ad hoc 4 ). Queste PMI erano attive in tutti i settori dell economia, con forme giuridiche e dimensioni diverse. Avevano la loro sede in molti Cantoni: Cantoni: AG 8, AR 3, AI 2, BE 19, BL 7, BS 13, FR 11, GE 13, GL 2, GR 8, JU 5, NE 8, NW 2, OW 2, SG 33, SH 1, SZ 3, TG 6, TI 14, UR 2, VD 14, ZG 3, ZH 21. Dimensioni: da 1 a 9 dipendenti: 55 microimprese da 10 a 49 dipendenti: 93 piccole imprese da 50 a 249 dipendenti: 52 medie imprese Forme giuridiche: società anonime: 173; società a responsabilità limitata: 12; ditte individuali: 8; società in nome collettivo: 3; cooperative: 2; società in accomandita: 1; associazioni:1. Settori: primario: 5; secondario: 87; terziario:108. Nel giugno 2008 alle 200 imprese selezionate è stato inviato un questionario disponibile in italiano, tedesco e francese 5. Sono stati restituiti 72 questionari compilati. Per un indagine di questo tipo il tasso di risposte del 36% è relativamente elevato. Le PMI che hanno espresso il loro parere rispecchiano il campione di base: le regioni linguistiche, i settori, le forme giuridiche e le dimensioni delle imprese sono rappresentati nelle medesime proporzioni. Prima dell invio, il questionario è stato sottoposto ai rappresentanti della CFS per un parere e per garantire che la sua formulazione e il testo nel suo insieme fossero pertinenti e neutri. 3 Acronimo di ArbeitsGruppe LohnAusweis. Il gruppo era composto da rappresentanti del settore privato e delle amministrazioni fiscali cantonali. La Conferenza fiscale svizzera (CFS) ne assicurava la segreteria. Il 12 giugno 2006 il gruppo ha pubblicato un resoconto concernente la fase sperimentale. Prima dell introduzione del NCS tale fase ha permesso di valutare l'impatto probabile per le imprese in materia di costi, nonché di oneri amministrativi e fiscali. Il resoconto dell AGLA e altri documenti inerenti il NCS possono essere consultati sul sito Internet della CFS: 4 Per partecipare alla fase sperimentale, le imprese che figurano nel campione AGLA hanno dovuto postulare. Le101 nuove imprese selezionate non sono state sorteggiate ma scelte scrupolosamente per completare il campione AGLA. 5 Le copie del questionario e altri documenti correlati a questo studio possono essere scaricati dal sito Internet della SECO: /41 \ COO /15

7 2.3 Risultati Costi unici d introduzione I costi unici d introduzione del NCS possono essere classificati nelle tre categorie seguenti: spese per servizi di consulenti: tasse d iscrizione a seminari esterni sul NCS, onorari dei consulenti aziendali, ecc.; spese d adattamento informatico: fatture per nuovi software/update, spese di migrazione dei dati, ecc.; tempo impiegato dall insieme del personale per l introduzione del NCS (ore utilizzate per: sedute, corsi, studio di documenti, presa di decisioni relative all informatica, regolamento interno delle spese, realizzazione del NCS, ecc.). Le risposte alle domande 1a, 1b e 1c del questionario hanno dato i risultati seguenti 6 : Tabella 1: Costi unici d introduzione in franchi svizzeri (CHF) per NCS Spese per consulenti Spese di informatica Tempo impiegato 7 Totale dei costi unici Microimprese 15,80 CHF CHF CHF CHF Piccole imprese CHF CHF CHF CHF Medie imprese 6.70 CHF CHF CHF CHF Tutte le PMI 9,80 CHF 8 18,90 CHF CHF CHF 8 L analisi dei risultati lascia trasparire una chiara tendenza: grazie all economia di scala le medie imprese sopportano un costo totale per CS molto inferiore a quello delle piccole e micro imprese. A partire da una certa soglia le piccole imprese non vogliono o non possono più redigere i CS in modo non informatizzato, si rivolgono quindi a consulenti e accettano spese di informatica proporzionalmente più elevate di quelle delle medie imprese. 6 I risultati sono stati ottenuti sulla base di 41 questionari. Su 72 moduli rispediti, 17 non hanno dato alcuna indicazione sulle domande 1a, 1b e 1c (8 perché le PMI interessate avevano esternalizzato la redazione dei CS a un ufficio fiduciario). Le risposte dei 14 moduli rimanenti sono state scartate per motivi di plausibilità e per non falsare i risultati. I costi totali unici dichiarati da 12 di queste imprese erano troppo elevati. Le stime erano manifestamente esagerate (p. es CHF per due CS da redigere ogni anno) e comprendevano spese che non potevano essere imputate all introduzione del NCS. Anche le risposte di 2 piccole imprese sono state scartate poiché sono specializzate nella gestione del personale e ogni anno redigono diverse migliaia di certificati di salario. Per queste imprese dal profilo particolare i costi unici per CS sono unicamente di 12,60 CHF e rispettivamente di 10,40 CHF. 7 Per la valutazione è stato utilizzato un salario medio/costo del lavoro di 70 CHF all ora (a tale proposito si veda anche l ultimo paragrafo del punto 3.2 a pagina 12). 8 Queste medie sono state calcolate addizionando gli importi dichiarati per categoria di spese e dividendo i totali per il numero di certificati redatti dalle 41 imprese interessate (in totale 3018). Abbiamo rinunciato a rettificare il campione (nei 41 questionari considerati figurano le risposte di 8 microimprese, 16 piccole e 17 medie imprese) /41 \ COO /15

8 Per contro, alle microimprese può bastare utilizzare il nuovo modulo elettronico gratuito messo a disposizione dalla CFS. In tali casi i costi unici d introduzione sono contenuti. 9 Tuttavia, in seguito i costi amministrativi per la redazione dei CS saranno superiori poiché essa non è automatizzata. Il nuovo modulo elettronico permette di ridurre le spese rispetto al vecchio CS. Diverse microimprese del campione hanno tuttavia deciso di adattare il loro sistema informatico al NCS. In tali casi i costi unici d introduzione sono stati molto superiori che nelle piccole e medie imprese; il che spiega l importo di 134,10 CHF dei costi unici totali Costi relativi all esternalizzazione della redazione dei NCS I risultati relativi all esternalizzazione dei compiti legati alla redazione dei CS, (punti 2a, 2b, 2c e 2d del questionario) mostrano che: - l introduzione del NCS non ha provocato massicce esternalizzazioni dei compiti legati alla redazione dei CS (nel campione, 2 casi su 72); - la maggior parte delle imprese che avevano già esternalizzato questo compito, o lo avevano fatto parzialmente, non hanno avuto un aumento dei costi (fatture più elevate dei fiduciari incaricati della redazione dei CS); 2 PMI su 11 hanno tuttavia indicato di aver rilevato un aumento del 15% connesso all introduzione del NCS Valutazione globale dei costi unici d introduzione Circa 5/6 delle PMI interpellate ritengono che i costi unici d introduzione del NCS sono sostenibili o persino trascurabili. Su 72 moduli rinviati, 21 li ritengono trascurabili, 38 sostenibili, 4 importanti, 6 sproporzionati e 3 non hanno risposto alla domanda. Quattro delle sei imprese che ritengono sproporzionati i costi indotti dal NCS, fondano la loro risposta sul fatto che nella pratica il nuovo certificato non ha modificato quasi nulla: molte seccature per pochi cambiamenti Valutazione dei costi amministrativi ricorrenti del NCS Sono costi amministrativi ricorrenti i lavori necessari ogni anno per redigere i CS. Circa 3/4 delle PMI interpellate ritengono che con i NCS tali costi sono identici o inferiori. 1/4 ritiene tuttavia che sono aumentati 11 Tra queste imprese, diverse hanno indicato che le cause principali dell aumento sono la dichiarazione delle spese di formazione e la redazione di un libro di bordo. Molte imprese fanno notare che, in generale, la redazione dei NCS richiede maggior precisione e riflessione di prima 12. Secondo queste imprese i costi amministrativi sono aumentati del 10,9% (media delle 18 risposte). Tra le quattro imprese che ritengono 9 Di regola sono limitati al tempo lavorativo impiegato per informarsi sulle modifiche introdotte dal NCS e alle spese consentite in quest ottica per dei seminari esterni. È inoltre possibile tenere conto del tempo necessario per cercare e scaricare da Internet il nuovo modulo elettronico. 10 I sub importi relativi alle spese di informatica (28,40 CHF) e al tempo di lavoro impiegato (89,90 CHF) devono essere interpretati tenendo conto della seguente informazione: tra le PMI che hanno adattato il loro sistema informatico, molte possedevano già programmi di gestione dei salari fatti in casa. I costi di adattamento dei programmi sono stati registrati come tempo di lavoro mentre, di fatto, riguardavano le spese di informatica ritengono l onere identico, 4 inferiore, 18 superiore e 2 non hanno risposto alla domanda. 12 Il maggior rispetto delle prescrizioni porta a un aumento apparente dei costi amministrativi /41 \ COO /15

9 che i costi sono diminuiti, due indicano che i regolamenti di rimborso delle spese ne sono la causa e una cita il modulo elettronico gratuito messo a disposizione dalla CFS. La diminuzione è stimata a circa il 5-10%. Un analisi dettagliata dei costi amministrativi ricorrenti è stata realizzata con il metodo Standard Cost Model e sarà presentata, come detto più sopra, al capitolo Valutazione dell impatto fiscale del NCS Circa 2/3 delle PMI interpellate ritiene che, relativamente all onere fiscale dei salariati, globalmente con il NCS non vi sono stati cambiamenti 13, 1/3 indica tuttavia che il valore di stima dei salari netti imponibili è aumentato 14. La maggior parte di queste imprese spiegano che la causa principale di tale aumento sono i nuovi importi dichiarati per la quota privata del veicolo di servizio 15. In generale, dato che con il NCS le indennità devono essere calcolate e ripartite più rigorosamente di prima, ne consegue un aumento. Le PMI interessate ritengono che il valore di stima dei salari netti imponibili è aumentato di circa il 2,5% Parere riguardo al modulo NCS Le imprese interpellate sono divise. La metà ritiene che il nuovo modulo è più pratico del precedente. L altra metà ritiene invece che non vi è alcun miglioramento degno di nota 17. Per quanto riguarda i miglioramenti, le imprese fanno notare che il formato A4 è più pratico. Attualmente il modulo è uniformato per tutta la Svizzera, è più leggibile, più comprensibile e meglio strutturato. Tuttavia, diversi partecipanti si lamentano della mancanza di campi concernenti le indennità giornaliere di assicurazione, il posto di lavoro, il lavoro di squadra e gli assegni per i figli. Alcuni campi sono troppo piccoli per il numero di indicazioni da registrare. Una PMI informa che un Cantone esige elenchi separati di informazioni relative al lavoro di squadra. Se tale pratica esiste, l impresa interessata propone che nel NCS sia creato un campo apposito. Un altra PMI indica che alcuni Cantoni chiedono che le indennità giornaliere di assicurazione figurino nel campo riservato alle osservazioni, mentre altri Cantoni non lo chiedono. Dal punto di vista dell onere amministrativo, non è auspicabile che le autorità fiscali cantonali richiedano informazioni diverse ed elenchi o moduli complementari poiché in tali casi i costi aumentano. 13 L impatto fiscale del NCS non concerne direttamente le PMI ma essenzialmente i salariati imprese hanno ritenuto che globalmente non vi è stato alcun cambiamento, 25 ritengono che il valore di stima dei salari netti imponibili è aumentato mentre una sola impresa ritiene che vi sia un calo. 3 PMI non si sono pronunciate. 15 A tale proposito, va notato che al momento dell introduzione del NCS alcune PMI si sono rese conto che a volte avevano commesso omissioni o errori relativamente al calcolo della quota privata del veicolo di servizio. Gli importi dichiarati attualmente nel NCS (0,8% del prezzo di acquisto, IVA esclusa e mensile) sono superiori poiché ora alcune lacune sono state colmate. 16 Tale aumento concerne il salario netto imponibile sulla cui base viene calcolata l imposta sul reddito. L impatto reale sull onere fiscale delle persone interessate dipende dalle tariffe cantonali e corrisponde a una frazione del salario netto imponibile. Globalmente è quindi nettamente inferiore al 2,5% imprese lo ritengono più pratico, 31 non veramente mentre 8 non hanno risposto alla domanda /41 \ COO /15

10 2.3.7 Parere riguardo alla guida alla redazione del NCS La maggior parte delle imprese interpellate ritengono che la guida è comprensibile. Tuttavia, molte di loro ritengono che dovrebbe essere migliorata poiché nel caso di domande specifiche è poco utile e non sufficientemente informativa 18. Lo stile e il lessico utilizzati (particolarmente in tedesco, Beamtendeutsch ) sono sovente criticati. Diverse imprese non trovato risposte alle loro domande e propongono una versione più dettagliata, con esempi concreti Misure di armonizzazione con l AVS Alcune regole di calcolo del NCS sono state armonizzate con quelle dell AVS, e viceversa, per esempio le regole relative alle indennità per il vitto, le mance, gli assegni REKA, la quota privata per il veicolo di servizio, il riconoscimento delle spese stabilite dai regolamenti di rimborso approvati dalle autorità fiscali, il trattamento delle prestazioni salariali accessorie e la soppressione, dal 1 gennaio 2010, delle spese forfettarie fisse in funzione della percentuale di salario. La gran parte delle imprese interpellate sono favorevoli a un armonizzazione con l AVS e ritengono che gli sforzi debbano essere proseguiti, a condizione che l impatto fiscale sia globalmente neutrale Trasmissione elettronica dei dati salariali In futuro i dati salariali potranno essere inviati elettronicamente alle amministrazioni cantonali delle imposte, alle casse di compensazione AVS, alla Suva, all Ufficio federale di statistica, ecc. La maggior parte dei software per la contabilità salariale dispongono già di tale possibilità. Il sistema, gratuito, permette alle imprese che lo utilizzano di economizzare le spese postali per l invio dei CS. La maggior parte delle imprese interpellate in futuro, e se ne avranno la possibilità, intendono utilizzare il sistema di trasmissione elettronica dei dati salariali 21. Tra le imprese che non intendono utilizzare questo sistema diverse hanno timori legati alla confidenzialità dei dati (domande relative alla sicurezza della trasmissione dei dati) o non dispongono di un software che permette tale tipo di trasmissione PMI ritengono la guida comprensibile, 15 chiedono miglioramenti mentre 17 non hanno risposto alla domanda. 19 A tale proposito va osservato che il numero di informazioni contenuto nella guida è stato limitato volontariamente su richiesta dei rappresentanti del settore privato membri dell AGLA. La CFS ha elaborato un elenco di domande e risposte (FAQ) con esempi concreti che è disponibile sul sito Internet: imprese hanno accettato l armonizzazione, 11 no e 4 non hanno alcuna opinione. 54 erano favorevoli al suo proseguimento, 5 no e 13 non hanno alcuna opinione. 54 si sono espresse a favore di un armonizzazione fiscalmente neutra, 7 no e 11 non hanno alcuna opinione imprese sono interessate, 19 non pensano di utilizzare questa possibilità e 7 non hanno alcuna opinione /41 \ COO /15

11 3 Stima dei costi amministrativi con il metodo Standard Cost Model 3.1 Definizione dei compiti Il secondo studio è stato realizzato da KPMG SA da settembre a novembre 2008 e aveva quale obiettivo di stimare i costi amministrativi sostenuti dalle imprese svizzere con il vecchio certificato di salario e con il nuovo. La valutazione dei costi amministrativi è stata effettuata con il metodo Standard Cost Model (modello standard dei costi). I costi amministrativi ricorrenti sono stati calcolati e comparati. Si tratta di costi ricorrenti che derivano da attività legate all obbligo di informare le autorità o terzi. Quando si stimano i costi amministrativi bisogna considerare che per vari motivi alcuni campi del vecchio certificato non sempre erano compilati in totale conformità con le prescrizioni in vigore; con l introduzione del NCS il rispetto delle prescrizioni è migliorato. La comparazione dei costi amministrativi generati dal vecchio e dal NCS rispecchia anche l aumento o la diminuzione dell onere amministrativo nonché l accresciuto rispetto delle prescrizioni. 3.2 Valutazione dei costi amministrativi Lo Standard Cost Model è riconosciuto internazionalmente quale strumento di stima dei costi amministrativi 22. Si tratta di esaminare le basi legali, definire le attività standard legate all obbligo d informare previsto dalla regolamentazione in vigore e determinare il tempo dedicato a queste attività. Sulla base di questi valori, delle detrazioni salariali che ne risultano e della loro frequenza annua è possibile ottenere i costi totali annuali di queste attività a carico delle imprese svizzere. I procedimenti standard di redazione dei certificati di salario sono stati definiti grazie a una analisi dettagliata delle direttive e dei moduli del vecchio e del nuovo certificato di salario. La differenza principale tra vecchio e nuovo certificato è strutturale. Mentre nel vecchio certificato si partiva dal salario lordo e alcuni suoi componenti vi figuravano, nel NCS vengono presentate le diverse componenti del reddito, comprese le deduzioni dal salario netto. Il procedimento standard di redazione, sia del vecchio certificato che del NCS, rimane immutato e comprende le fasi seguenti: se necessario procurarsi i certificati di salario per mezzo del modulo d ordinazione ufficiale; effettuare i lavori di preparazione o dei test; redigere i certificati di salario; se del caso, verificare i certificati di salario; stampare, copiare, inviare e archiviare i certificati di salario; rispondere alle eventuali domande. 22 Il Consiglio federale ha più volte annunciato la sua intenzione di procedere a stime dell onere amministrativo causato dalle regolamentazioni avvalendosi di questo strumento. Nel suo messaggio dell 8 dicembre 2006 concernente la legge federale sulla soppressione e la semplificazione delle procedure di autorizzazione lo Standard Cost Model è descritto come uno dei tre assi della semplificazione amministrativa. Lo SCM è menzionato quale asse prioritario per la semplificazione amministrativa anche nel suo rapporto del 2 aprile 2008 sulla politica di crescita Dopo aver utilizzato lo SCM una prima volta per stimare l onere amministrativo dell IVA nel 2007, la SECO ha avviato un secondo progetto concernente il CS. In futuro dovrebbero essere effettuati altri studi /41 \ COO /15

12 La definizione dei procedimenti standard ha permesso di accertare l esistenza di tre procedimenti principali di redazione dei CS: vi sono imprese che gestiscono la loro contabilità salariale manualmente e redigono il CS tramite computer (tipo A). Vi sono imprese che dispongono di un sistema elettronico di contabilità salariale ma non di un sistema integrato che consente di redigere il CS (tipo B). Tali imprese devono inoltre registrare gli importi della contabilità salariale sul modulo del CS. La differenza tra il tipo A e il tipo B consiste nella preparazione necessaria per redigere il CS. Infine, vi sono imprese che dispongono di sistemi di contabilità salariale con CS integrato (tipo C). In quest ultimo caso il CS è praticamente redatto con un semplice clic del mouse 23. Le grandi e medie imprese privilegiano l automatizzazione mentre le piccole imprese con meno di 20 impiegati (massa salariale equivalente a tempo pieno) si avvalgono dei tre procedimenti citati. Considerando quest ultima osservazione, è stata effettuata una segmentazione secondo la dimensione delle imprese. Il primo segmento include le piccole imprese con al massimo 19 dipendenti (massa salariale equivalente a tempo pieno), il secondo quelle che impiegano tra 20 e 249 dipendenti e il terzo quelle con oltre 250 impiegati. Per i tre segmenti è stato determinato il numero di imprese interessate e il numero di certificati di salario stabiliti ogni anno. A tale scopo i responsabili dello studio si sono basati su di una valutazione dell Ufficio federale di statistica che rileva il numero di imprese e di dipendenti delle unità istituzionali dei settori secondario e terziario. Per le necessità dello studio, la valutazione è stata adattata in modo da includere i dipendenti del settore primario, gli indipendenti e le fluttuazioni. Le imprese sono state interpellate relativamente all investimento di tempo necessario per le varie fasi. Sulla base di tali dati è stato fissato un valore per ogni segmento (solitamente la tendenza dominante in ogni segmento). Sono stati esclusi i casi particolari e i valori estremi. Durante una riunione di esperti i risultati sono stati convalidati da agenti fiduciari e rappresentanti delle autorità cantonali e federali 24 e, se del caso, corretti e completati. I valori temporali sono stati moltiplicati per il numero di CS redatti per determinare il tempo totale dedicato dall insieme delle imprese. Per determinare i costi amministrativi, il tempo dedicato ai certificati è stato moltiplicato per le spese di personale. Il salario orario/costo medio del lavoro utilizzato a tale scopo di 70 franchi si basa sull indagine effettuata sulla struttura dei salari e tiene conto dei contributi del datore di lavoro, delle spese generali (overhead) e delle assenze per vacanze o infortuni Questo studio non ha analizzato separatamente le imprese che hanno esternalizzato la loro contabilità salariale e la redazione dei CS e quelle che hanno modificato il loro modo di redigere i CS al momento del passaggio dal vecchio al nuovo CS. 24 Hanno partecipato alla riunione: 2 rappresentanti della SECO, 3 delle fiduciarie, 1 della Conferenza fiscale svizzera e gli autori dello studio della KPMG. 25 Nello Standard Cost Model le spese di personale e quelle per il materiale fanno parte dei costi standard. Si tratta di spese per il materiale e altre spese connesse alla redazione del CS quali le spese per la carta, la stampante, le buste, le spese postali e le fatture del telefono. Le spese per il materiale non sono state incluse nel presente studio poiché sono identiche sia per il nuovo CS, sia per il vecchio e non hanno quindi alcuna incidenza sull aumento o la diminuzione dell onere amministrativo /41 \ COO /15

13 3.3 Risultati Tempo impiegato Figura 1: tempo di lavoro impiegato per la redazione del certificato di salario (in minuti) Segmento 1 (0-19) 2 (20-249) 3 (250+) Tipo di procedimento A B C C C Certificato di salario vcs 26 NCS vcs NCS vcs NCS vcs NCS vcs NCS Acquisizione Preparazione Redazione Fasi Verifica Stampa, copia Risposta alle domande Tempo per CS Differenza Sulla base di questi dati si constata che il tempo impiegato per la redazione del certificato di salario per le piccole e medie imprese con un massimo di 250 dipendenti (massa salariale equivalente a tempo pieno) è diminuito considerevolmente. Questo risparmio di tempo è dovuto principalmente all uso del programma e-certificato di salario, messo a disposizione delle imprese gratuitamente dalla Conferenza fiscale svizzera e dall Amministrazione federale delle contribuzioni. La struttura trasparente, i calcoli automatici e la possibilità di archiviare il NCS elettronicamente contribuiscono ampiamente al risparmio di tempo 28. In generale si può constatare che maggiore è il grado di automatizzazione del processo di redazione del certificato di salario, minore è l onere amministrativo. Il grado di automatizzazione di un impresa sovente dipende dalla sua dimensione. Si osserva che per un medesimo tipo di procedimento i risparmi di tempo sono nulli per le grandi imprese, mentre sono di oltre tre minuti per certificato di salario per le piccole imprese. 26 Vecchio certificato di salario. 27 Le fasi e la stima del tempo impiegato per ogni fase possono essere fissati per singola impresa o variare in funzione del numero di CS. I campi evidenziati in grigio segnalano le fasi che si riferiscono alle imprese nel segmento corrispondente e che devono quindi essere suddivise nel certificato per ottenere il tempo medio per singolo CS. 28 In alcuni Cantoni l introduzione del programma e-certificato di salario permetterà di applicare la procedura unificata di comunicazione dei salari (PUCS). Questo sistema permette alle imprese di trasmettere i loro certificati di salario alle autorità fiscali con un semplice clic e quindi di realizzare risparmi sulle spese per il materiale del NCS /41 \ COO /15

14 Figura 2: Investimento di tempo e in franchi Vecchio CS Nuovo CS Differenza Segmento Imprese Certificati In ore in milioni CHF In ore in milioni CHF In ore in milioni CHF 1 (0-19) , , ,9 2 (20-249) , , ,8 3 (205+) , ,4 0 0 Totale , , ,7 L introduzione del NCS ha permesso di ridurre i costi amministrativi necessari alla sua redazione da 42,9 a 31,2 milioni di franchi. Per le imprese svizzere ciò corrisponde a un risparmio di 11,7 milioni di franchi. I risultati dello studio mostrano che sono le piccole e medie imprese con meno di 250 dipendenti (massa salariale equivalente a tempo pieno) a trarre vantaggio da questo sgravio amministrativo Rispetto delle prescrizioni Sulla base di 600 vecchi e 600 nuovi certificati redatti nei Cantoni di Berna, Basilea Città, Basilea Campagna, Vaud, Neuchâtel e del Giura si è cercato di stabilire quali campi sono stati compilati e a quale frequenza. Si voleva determinare, sulla base di questi dati e comparando le direttive, quali campi sono compilati con più frequenza nell ambito di direttive identiche o simili. Questo approccio ha permesso di comprendere meglio le ragioni del maggiore rispetto delle prescrizioni. Va tuttavia considerato che, comparato al numero di certificati redatti ogni anno, si tratta di un campione relativamente piccolo. Nel NCS i campi trasporto gratuito tra il domicilio e il posto di lavoro e pasti alla mensa/buoni pasto/spese di vitto pagate dal datore di lavoro sono stati compilati nove volte più frequentemente che nel vecchio certificato. Anche il campo osservazioni è stato utilizzato più sovente (4 volte in più) mentre l uso delle prescrizioni e dei campi contributi per il riscatto nella previdenza professionale e diritti di partecipazione ha subito variazioni minime (2 volte in più). Per i rimanenti campi, alcuni dei quali sono stati riuniti in uno unico, la differenza è meno marcata e la comparazione è più difficile. Nel vecchio certificato di salario il lavoro di registrazione delle indennità per spese era eccessivo poiché le spese autorizzate non erano state regolamentate. Per quanto riguarda le posizioni paragonabili invece, nel NCS non vi sono campi compilati palesemente meno sovente che nel vecchio CS. Nel NCS si osserva un migliore rispetto delle prescrizioni poiché le direttive e i moduli sono più chiari, più trasparenti e più comprensibili. 29 Secondo le stime degli esperti, il 65% delle imprese del primo segmento non dispone di un sistema elettronico di contabilità salariale, il 20% dispone di un sistema che non integra il CS e solamente il 15% dispone di un sistema che redige automaticamente il certificato. Questa ponderazione è stata utilizzata per effettuare i vari calcoli /41 \ COO /15

15 4 Conclusioni 4.1 Principali risultati e contestualizzazione La maggior parte delle PMI interpellate nel quadro dell indagine realizzata dalla SECO nei mesi di giugno e luglio 2008 ritiene che i costi unici d introduzione del NCS sono sostenibili o persino trascurabili e con il NCS i costi amministrativi ricorrenti sono identici o inferiori. L impatto fiscale è ritenuto trascurabile. I pareri riguardanti il nuovo modulo e le istruzioni per la compilazione sono divise: il modulo A4 uniformato per tutta la Svizzera ha fatto l'unanimità ma le PMI deplorano l assenza di alcuni campi. La guida alla redazione del NCS è comprensibile, tuttavia si ritiene che possano essere migliorata dal punto di vista linguistico e della qualità dell informazione. Sono auspicati ulteriori adattamenti, in particolare relativamente alla dichiarazione delle spese di formazione e alla problematica delle informazione e degli elenchi separati richiesti dai Cantoni in modo non uniforme. Dalla valutazione dei costi amministrativi ricorrenti, realizzata con lo SCM, risulta che per le imprese svizzere lo sgravio amministrativo globale ammonta a 11,7 milioni di franchi. Ne beneficiano soprattutto le piccole imprese, in particolare grazie ai vantaggi offerti dal nuovo modulo elettronico. Per le grandi imprese, che dispongono di una contabilità completamente informatizzata, i cambiamenti sono trascurabili. I risultati dell indagine presso 200 PMI stimano i costi unici d introduzione a 68,10 franchi per NCS. Se si mette in prospettiva questo risultato con un risparmio amministrativo in definitiva relativamente modesto, ne risulta che se il NCS ha permesso di ridurre i costi amministrativi ricorrenti delle imprese, i costi unici di adattamento sono stati importanti e ci vorranno diversi anni per ammortizzarli. 4.2 Considerazioni della SECO Nell ottica di quanto precede, la SECO ritiene che non sarebbe avveduto modificare totalmente e a breve termine la regolamentazione del NCS poiché i costi unici di adattamento assunti dalle imprese non potrebbero essere compensati. Tuttavia, alcuni miglioramenti mirati non eccessivamente onerosi potrebbero essere realizzati a breve termine. La decisione incombe alla Conferenza fiscale svizzera. I risultati delle due indagini non hanno confermato i timori suscitati dall introduzione del NCS. Hanno invece mostrato che il NCS è globalmente più trasparente e più chiaro di prima e favorisce sgravi amministrativi, soprattutto per le PMI. Le analisi hanno inoltre rilevato che con il NCS vi è un maggiore rispetto delle prescrizioni e le inesattezze nelle dichiarazioni e nella compilazione dei certificati hanno potuto essere corrette. Inoltre, la SECO ritiene che il dibattito politico avvenuto al momento dell introduzione del NCS sarebbe stato più sereno se le direttive della Conferenza fiscale svizzera fossero state sottoposte sistematicamente ai medesimi meccanismi di elaborazione delle regolamentazioni della Confederazione (ampia consultazione delle cerchie interessate, analisi dell impatto, ecc.). Per tale motivo sarebbe utile che la CFS istituisca procedure che permettano di coordinare meglio le sue attività con quelle della Confederazione. I risultati delle due indagini confermano la SECO nella sua volontà di proseguire l attuazione di progetti di governo elettronico che possiedono un importante potenziale di sgravi amministrativi /41 \ COO /15