LA DIGITALIZZAZIONE DELL ATTIVITÀ DEGLI ENTI PUBBLICI

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1 PROGRAMMA DETTAGLIATO Titolo del Corso LA DIGITALIZZAZIONE DELL ATTIVITÀ DEGLI ENTI PUBBLICI Documento informatico, firma elettronica e PEC L uso delle nuove tecnologie per l implementazione ottimale dei processi della PA digitale Soggetti proponenti Università Carlo Cattaneo - LIUC, con sede legale in Corso Matteotti, 22, 21053, Castellanza (VA), Codice Fiscale e Partita IVA Formel Srl P.IVA Sede legale Via Drago di Ferro, Paceco (TP) Contenuti Il percorso, suddiviso in moduli, sarà svolto con eclusive lezioni frontali in auta tenute da Docenti con qualificata e provata esperienza nel settore della formazione professionale rivolta a dipendenti pubblici. La frequenza consentirà ai partecipanti di analizzare gli argomenti sia sotto l aspetto teorico sia pratico, così da giungere ad un significativo miglioramento delle proprie competenze professionali. Ogni iniziativa formativa prevede la presenza di un Direttore/Coordinatore Didattico Scientifico e di una Faculty interna, come da curricula allegati. PREMESSA E OBIETTIVI E indubbio che i requisiti di efficacia, efficienza ed economicità dell azione amministrativa, ribaditi a tutti i livelli delle fonti normative, possano trovare importanti elementi propulsori nelle nuove tecnologie. Tali tecnologie sono, in alcuni casi, un ausilio ed un fattore abilitante ad un idea di cambiamento e di ottimizzazione dei processi ed, in altri, costituiscono esse stesse lo spunto creativo di iniziative di innovazione. 1

2 Uno dei maggiori fattori ostativi che si possono incontrare in un implementazione di business process reingeneering di una pubblica amministrazione è la resistenza fisiologica degli attori coinvolti nel cambiamento, spesso dovuta ad una diffidenza fisiologica nel modificare processi produttivi ancorati a metodologie di lavoro consolidate. Tale diffidenza trova le sue cause principalmente nella non conoscenza dei nuovi argomenti e delle nuove problematiche che si incontreranno nel nuovo ambiente produttivo. In un momento storico in cui l evoluzione tecnologica ha notevolmente accelerato il suo cammino e la legislazione stenta a tenerne il passo, la formazione assume un valore fondamentale a tutti i livelli del pubblico impiego. La presente offerta formativa si propone di fornire, a differenti livelli di dettaglio, la conoscenza dell uso delle nuove tecnologie e la base normativa delle stesse al fine di un implementazione ottimale dei processi della PA digitale. Le principali fonti normative da cui derivano gli argomenti proposti sono: A. Il DPR 445/00 per la documentazione amministrativa, il protocollo informatico e gli archivi B. D.Lgs. 82/2005 (Codice Amministrazione digitale) e le regole tecniche da esso derivate C. Il D.Lgs. 193/2003 per la protezione dei dati D. La legislazione sui crimini informatici (primo tra tutti il codice penale come modificato dalla normativa dei primi anni 90) E. La legge 241/1990 per ciò che concerne il procedimento amministrativo rivisto durante i corsi in un ottica di gestione documentale informatizzata e di accesso informatizzato agli atti F. La legge 4/2004 (legge Stanca) per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici G. Il DPR 68/2005 recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata e le rispettive regole tecniche 1 Modulo, 8 ore Analisi degli elementi essenziali e dei principali obblighi di utilizzo degli strumenti informatici nella gestione dell attività amministrativa. Obiettivi: L attività delle amministrazioni pubbliche e degli organismi ad esse assimilabili, come le aziende sanitarie locali, ha come prospettiva la gestione esclusivamente mediante strumenti informatici. Tale processo è destinato a incidere anche sulle modalità di conservazione, con progressivo abbandono dei supporti cartacei. 2

3 In questa prospettiva il legislatore è intervenuto più volte nell ultimo triennio, definendo misure specifiche che obbligano le amministrazioni a formare, acquisire, gestire e conservare documenti informativi: i contratti stipulati informaticamente, gli accordi con altre amministrazioni, i fascicoli documentali relativi alle verifiche dei requisiti nell ambito delle gare, le fatture elettroniche emesse dagli appaltatori e da altri tipi di fornitori. Il seminario è finalizzato a consentire ai partecipanti l analisi degli elementi essenziali e dei principali obblighi di utilizzo di strumenti informatici nella gestione dell attività amministrativa, fornendo indicazioni operative e presentando alcune simulazioni. PROGRAMMA: La dematerializzazione: Le procedure per la gestione esclusivamente informatizzata dei documenti La riduzione e l eliminazione dell utilizzo dei supporti analogici (documenti cartacei) La riproduzione dei documenti cartacei su supporti informatici e la loro conservazione Analisi di alcuni adempimenti con gestione unicamente informatica. I concetti essenziali: Digitalizzazione Documento informatico Firma elettronica e firma digitale Posta elettronica certificata Regole tecniche Protocollo informatico Gestione documentale Dematerializzazione Conservazione Marca temporale Riversamento Disaster recovery Albo pretorio informatico Valore legale pubblicazione siti internet Amministrazione aperta Il quadro normativo di riferimento: il Codice dell amministrazione digitale CAD (d.lgs. n. 82/2005) Altre norme rilevanti per la digitalizzazione dell attività amministrativa: il DPCM 13 novembre 2014 sulel regole tecniche per i documenti informatici. Gestione dei documenti informatici: Il processo formativo di un documento informatico Le condizioni formative per la validità del documento informatico L utilizzo della firma digitale Le copie dal documento informatico La conservazione del documento informatico La marcatura temporale La gestione del flusso documentale mediante il protocollo informatico. I documenti informatici elaborati nelle procedure di gara: La produzione di documenti informatici nelle procedure di gara tradizionali: i documenti acquisiti nel sistema AVCPass per la verifica dei requisiti Il fascicolo informatico AVCPass L eventuale acquisizione di documenti probatori aldifuori del sistema AVCPass: l utilizzo della Pec I documenti informatici da produrre per la gestione delle procedure selettive (RdO) nell ambito del MEPA I documenti informatici acquisiti nelle procedure Mepa: la verifica della firma digitale e la gestione dei documenti I contratti informatici stipulati nell ambito del MEPA Le regole del MEPA per la formalizzazione dei documenti informatici. I contratti stipulati con modalità informatiche (a seguito di procedure tradizionali): Le regole relative alla stipulazione dei contratti: artt del r.d. n. 2240/1923 e art. 11, comma 13 del d.lgs. n. 163/2006 Le indicazioni dell AVCP con la 3

4 determinazione n. 1/2013 Il processo formativo del contratto La registrazione del contratto: profili operativi L applicazione del bollo virtuale Le particolari formalità (firma digitale) per la stipulazione degli accordi tra amministrazioni pubbliche ex art. 15 della legge n. 241/1990. Gli accordi tra PA stipulati con modalità informatiche: Le regole relative alla stipulazione informatica degli accordi tra pubbliche amministrazioni: l art. 6, comma 2 del d.l. n. 179/2012 conv. in l. n. 221/2012 Le tipologie di accordi tra PA rientranti nell ambito applicativo della disposizione: gli accordi di programma, le convenzioni, i protocolli d intesa. La gestione delle fatture elettroniche: Gli elementi essenziali per la verifica delle fatture elettroniche ricevute tramite lo SDI La gestione delle fatture elettroniche come documenti informatici. Trasparenza e pubblicazione dei documenti: La pubblicazione sull albo pretorio informatico dell ente e la validità legale dei documenti in formato digitale Gli obblighi di pubblicazione Gli obblighi di trasparenza sul sito internet per atti e documenti previsti dal d.lgs. n. 33/ MODULO, 8 ore Introduzione all amministrazione digitale, Documento informatico e firme elettroniche (PEC) nel procedimento amministrativo Concetti base sui sistemi informativi e sulla reingegnerizzazione dei processi - Principi generali del codice dell amministrazione digitale - Agenda digitale - Concetto di documento informatico, duplicato informatico - Copia informatica di documento analogico e copia analogica di documento informatico - Firme elettroniche tipologia e valenza guridico-probatoria - Le tecnologie alla base delle firme elettroniche e loro differenze con la firma autografa - Altre firme basate su tecniche biometriche - La conservazione sostitutiva. Concetti fondamentali di posta elettronica e PEC - Normativa e regole tecniche sulla PEC - Differenze tra il fax e la PEC -Le PEC ed il cittadino, differenze tra posta ordinaria, posta elettronica e posta elettronica certificata. 3 Modulo, 8 ore Il Protocollo, il Manuale di gestione documentale e il Fascicolo Informatico PREMESSA: A dieci anni dalla pubblicazione del Codice dell amministrazione digitale, il corso si propone di presentare in maniera organica e completa la riforma in senso elettronico della Pubblica Amministrazione. 4

5 Dopo aver introdotto gli elementi di novità dell Agenda Digitale Italiana e l azione del Governo e dell Agenzia per l Italia Digitale, si procederà ad illustrare il percorso normativo e regolamentare alla base della trasformazione della PA soffermandosi sulle principali e più recenti disposizioni. Al termine della prima parte, verranno prima sottolineati i compiti dei responsabili della gestione documentale, per poi dedicarsi agli strumenti a loro disposizione e ai documenti che ne regolano l operato. OBIETTIVI : Particolare attenzione verrà posta nel presentare gli obblighi previsti dal DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico) che tutte le amministrazioni dovranno rispettare entro il 12 ottobre Si tratta dell'obbligo di redigere il manuale di gestione, di adeguarsi alle nuove regole tecniche per le operazioni di registrazione di protocollo, nonché di adottare i nuovi standard per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Verranno infine introdotti gli adempimenti in scadenza l'11 agosto 2016 previsti dal DPCM 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni) con riferimento particolare al documento digitale e al fascicolo elettronico. PROGRAMMA: La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l'agenda digitale italiana: Le fonti normative e regolamentari del processo di riforma Il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) Le attribuzioni di responsabilità (per la gestione documentale, la conservazione e per il trattamento dei dati personali) Gli strumenti della riforma (il registro di protocollo, il documento elettronico, le firme digitali, la PEC, il Sistema pubblico di identità digitale) I documenti (i manuali di gestione e di conservazione, i piani di sicurezza del sistema di conservazione, di classificazione e di conservazione) Gli adempimenti del DPCM 3 dicembre 2013 in scadenza il 12 ottobre 2015: Gli adeguamenti organizzativi e funzionali Il responsabile della gestione documentale - Il Manuale di gestione Il Sistema di protocollo informatico La trasmissione dei documenti fra pubbliche amministrazioni Gli adempimenti del DPCM 13 novembre 2014 in scadenza l 11 agosto 2016: Il documento amministrativo informatico Registrazione e classificazione dei documenti Fascicoli informatici e aggregazioni documentali Misure di sicurezza e aggiornamento del manuale di gestione 4 Modulo, 8 ore Il procedimento amministrativo informatico e la sicurezza informatica dei dati e dei sistemi informatici degli enti Gestione automatizzata dei flussi documentali - Il fascicolo informatico - L'accesso telematico agli atti delle Amministrazioni - I siti web delle pubbliche amministrazioni e la loro accessibilità - 5

6 (CAD+Legge Stanca) - Il concetto di continuità operativa e il disaster recovery - Privacy e digitalizzazione della PA, il d.lgs. 196/2003 e i reati informatici - Il cloud computing economie di scala e problematiche di sicurezza 5 Modulo, 8 ore Interoperabilità tra PA e la Fatturazione Elettronica ai tempi dell'egov L importanza della condivisione dei dati tra enti pubblici alla luce degli istituti dell autocertificazione e dell acquisizione d ufficio - Interoperabilità evoluta e cooperazione applicativa dei sistemi - Sviluppo, acquisizione, riuso di programmi informatici - Il sistema pubblico di connettività - I servizi in rete Concetti base sui sistemi informativi - La reingegnerizzazione dei processi e le tecnologie come strumento abilitante e leva all innovazione - Principi generali del codice dell amministrazione digitale - Concetti fondamentali sulla Posta Elettronica Certificata, le Firme digitali e la Cooperazione Applicativa La fatturazione Elettronica: Concetti generali, quadro normativo ed attori coinvolti - Il Sistema di Interscambio SDI, il formato della fattura e le interazioni con l IPA - Gli obblighi delle PA e dei fornitori - L informatizzazione del ciclo passivo delle fatture - Concetti fondamentali sulla conservazione dei documenti elettronici - Il PCC e la fatturazione Elettronica. Analisi della più recente normativa in materia. Il decreto legislativo n. 127 del 5 agosto Supporti on line E prevista la fruizione dei supporti on line attraverso una piattaforma tematica, un servizio innovativo riservato a tutti i partecipanti, i quali, ognuno con propria User-id e password, potranno: Visualizzare la scheda riepilogativa moduli frequentati e dei servizi usufruiti. Scaricare la documentazione dei moduli effettuati in formato file PDF o Word. Usufruire di un innovativo servizio di assistenza dedicata in tempo reale: la Segreteria sarà infatti a disposizione per informazioni su programmi, docenti, documentazione e logistica e qualsiasi altra esigenza formativa I partecipanti, inoltre, avranno la facoltà di accedere gratuitamente al sito si tratta di portale online all interno del quale è possibile leggere e stampare articoli, curati dai migliori esperti del settore, inerenti l applicazione di nuove norme e gli strumenti di lavoro pratici ed adeguati per lo svolgimento della propria attività professionale. Settimanalmente, poi, si riceverà una newsletter con le ultime novità inerenti il settore. 6

7 Metodologie didattiche La didattica terrà conto delle reali necessità e sarà tesa non solo a sviluppare conoscenze ma anche ad affinare l utilizzo di strumenti e comportamenti professionali. A tal fine, saranno quindi predisposte attività di progetto sul campo e prove pratiche mirate a verificare l applicazione degli strumenti e dei comportamenti proposti in situazioni reali, con testimonianze e trattazione di casi pratici. Tutti i contenuti proposti saranno costantemente monitorati dai Docenti e dal Direttore/Coordinatore Didattico-Scientifico. Gli stessi, dunque, potranno subire integrazioni e/o modifiche al fine di introdurre eventuali miglioramenti nei processi realizzati. Le metodologie didattiche del progetto formativo prevedono l utilizzo sia di lezioni d aula, sia di tecniche innovative basate anche sul concetto di formazione esperienziale. Sono previste: lezione frontale in aula; esperienze da studiare; risposta a quesiti specifici posti al docente (prima, durante e dopo); dibattito in aula; ambiente di condivisione delle conoscenze. La proposta formativa si svilupperà offrendo una formazione che rivesta le seguenti caratteristiche: - specifica, rivolto cioè al personale di riferimento dell P.A., in relazione al ruolo svolto dai dipendenti pubblici; - contestualizzata, cioè calata nello specifico contesto della P.A. grazie all uso prevalente della tecnica del focus group; - specialistica, cioè mirata non alla generalità dei temi, ma all utilizzo delle tecniche e metodologie di analisi dei processi lavirativi. Particolare attenzione sarà dedicata alle esercitazioni in aula e ai lavori di gruppo per consentire un approfondimento di tutti gli argomenti trattati. A supporto e completamento del percorso didattico sarà fornito un indirizzo dedicato di posta elettronica per consentire ai partecipanti interessati l invio in anticipo di quesiti specifici rivolti al docente. Le relative risposte saranno fornite durante le giornate formative. I docenti, altresì, assicureranno consulenza ai partecipanti al corso sino a tre mese successivi alla conclusione del percorso formativo, fornendo riscontro ad eventuali quesiti relativi ai temi affrontati. Per ciascun modulo, sarà predisposta dai docenti interessati la documentazione a corredo della giornata formativa che sarà fornita a tutti i partecipanti in formato file pdf. Il materiale didattico sarà fornito in formato elettronico alla Direzione Credito e Welfare e potrà essere utilizzato dall Istituto per le proprie finalità formative. 7

8 A tutti i partecipanti sarà consegnato il materiale didattico consistente in penna, block notes e cartella congressuale. L organizzazione didattica del corso sarà costantemente monitorata dal Direttore/Coordinatore Didattico- Scientifico, un docente di comprovata esperienza nel settore della formazione. È prevista la presenza di un Tutor, che effettui coordinamento del corso formativo gestendo eventuali istanze dei partecipanti e fornendo assistenza in aula sia ai docenti che ai partecipanti. La segreteria del corso sarà aperta 30 minuti prima delle lezioni e resterà a disposizione in tutte le giornate di corso, si occuperà dell accoglienza dei corsisti, coordinamento organizzativo e logistico, verifica delle presenze tramite fogli firma e controllo del sistema di monitoraggio per tutte le esercitazioni e valutazioni. Durata Numero partecipanti complessivo Sede didattica 40 ore suddivise in 5 moduli formativi da 8 ore ciascuno 50 (numero massimo) La sede didattica del corso potrà essere individuta: presso Direzione regionale INPS, se disponibile presso Pubbliche Amministrazioni aderenti all iniziativa presso qualificata Struttura Alberghiera che dispone di sale riunioni presso aule e sedi a disposizione dei Soggetti Proponenti L aula dove si svolgerà l attività didattica sarà adeguata per superficie, qualità strutturali e dotazioni di attrezzaturedidattivhe rispetto al numero degli allievi e alle caratteristiche del corso. Nella sede didattica individuata, sarà garantito il rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione incendi e della normativa antinfortunistica (D.Lgs 81/2008 ed eventuali successive modifiche). Customer Satisfaction Periodicamente saranno rilevati, attraverso appositi questionari, il grado di soddisfazione del partecipante all intervento formativo. I Questionari, in forma di sintesi, verranno trasmessi alla Direzione regionale INPS territorialmente competennte. Ogni partecipante al corso, quindi, quale utente del prodotto formativo, avrà la possibilità di esprimere le sue valutazioni in merito al processo didattico e al grado di soddisfazione personale percepito. Al termine dell ultima giornata d aula (edizione del corso), verranno raccolte le opinioni a caldo e in forma anonima, dei partecipanti: raggiungimento degli obiettivi iniziali, utilità delle metodologie e degli strumenti proposti, qualità della comunicazione e della metodologia didattica, logistica, ecc.. 8

9 Durante ogni modulo formativo, la cura del partecipante sarà pertanto assicurata attraverso azioni mirate, inerenti l organizzazione didattica, il monitoraggio e la valutazione dei servizi offerti. ATTESTAZIONI FINALI Alla fine del percorso formativo sarà consegnato ai partecipanti un attestato di frequenza rilasciato da Università Cattaneo - LIUC e Formel Srl. Per il corso, sarà richiesto accreditamento formazione continua per le seguenti figure professionali: Avvocati, Dottori e Ragionieri Commercialisti. I crediti formativi saranno riportati sull attestato di frequenza su richiesta degli interessati. 9