Printer/Scanner Unit Type Manuale dello scanner. Istruzioni per l uso

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1 Printer/Scanner Unit Type 3045 Istruzioni per l uso Manuale dello scanner Operazioni preliminari Invio tramite dei file di scansione Invio dei file di scansione tramite la funzione Scan to Folder Memorizzazione dei file Recapito di file di scansione Utilizzo della funzione Network TWAIN Scanner Configurazione/Registrazione delle impostazioni di scansione Risoluzione dei problemi Installazione iniziale dello scanner Appendice Leggere attentamente il presente manuale prima di utilizzare la macchina e tenerlo sempre a disposizione per poterlo consultare in caso di necessità. Per un uso sicuro e corretto, leggere la sezione Informazioni sulla sicurezza prima di utilizzare la macchina.

2 Introduzione Questo manuale contiene istruzioni e note dettagliate sul funzionamento e sull uso di questa macchina. Per maggiore sicurezza e comodità dell utente, leggere questo manuale attentamente prima di utilizzare la macchina. Mantenere questo manuale in un luogo comodo per riferimento rapido. In questo manuale vengono utilizzate due unità di misura diverse. Per questo modello, fare sempre riferimento alla versione metrica. Importante Il contenuto del presente manuale può essere modificato senza preavviso. Il produttore declina ogni responsabilità per danni diretti, indiretti, speciali, accidentali o consequenziali derivanti dal maneggiamento o dall uso della macchina. Non copiare o stampare documenti la cui riproduzione è vietata per legge. La copia o la stampa dei seguenti documenti è generalmente vietata dalle leggi di vari paesi: banconote, marche da bollo, titoli, certificati azionari, copie di bonifici bancari, assegni, passaporti e patenti. L elenco è solo indicativo e non contiene tutti i possibili documenti la cui riproduzione è vietata. Ricoh non garantisce che tale elenco sia completo o preciso. In caso di dubbi sul documento che si desidera copiare o stampare, è opportuno rivolgersi ad un legale.

3 Manuali per questa macchina I manuali elencati di seguito descrivono le procedure di funzionamento della macchina. Per informazioni più dettagliate su funzioni specifiche, consultare le sezioni corrispondenti del manuale. I manuali forniti sono specifici per il tipo di macchina acquistato. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader è necessario per visualizzare i manuali in formato PDF. Con la macchina vengono forniti due CD-ROM: CD-ROM 1 "Operating Instructions" CD-ROM 2 "Scanner Driver and Document Management Utility" Guida alle impostazioni generali (file PDF - CD-ROM1) Fornisce una descrizione generale della macchina e illustra le impostazioni di sistema (come le Impostazioni vassoio carta), le funzioni del Document Server e la risoluzione dei problemi. Fare riferimento a questo manuale per le procedure relative alla rubrica quali la registrazione di numeri di fax, indirizzi di posta elettronica e codici utente. Manuale della sicurezza Questo manuale è destinato agli amministratori della macchina. Il manuale descrive le funzioni di sicurezza che gli amministratori possono utilizzare per evitare che i dati vengano manomessi o per impedire l uso della macchina ad utenti non autorizzati. Questo manuale fornisce anche indicazioni su come registrare gli amministratori e su come configurare le impostazioni necessarie per l autenticazione di utenti e amministratori. Guida di rete (File PDF - CD-ROM1) Fornisce informazioni sulla configurazione e l uso della stampante in un ambiente di rete nonché sull uso dei programmi software forniti con il prodotto. Questo manuale si riferisce a tutti i modelli. Pertanto, è possibile che descriva funzioni ed impostazioni non disponibili per il modello in uso. Le immagini, le illustrazioni, le funzioni ed i sistemi operativi supportati possono differire da quelli del modello in uso. Manuale della copiatrice (file PDF - CD-ROM1) Descrive le operazioni, le funzioni e la risoluzione dei problemi relativi alla funzione di copia della macchina. Manuale del fax <Funzioni di base> (file PDF - CD-ROM1) Descrive le operazioni, le funzioni e la risoluzione dei problemi relativi alla funzione fax della macchina. Manuale del fax <Funzioni avanzate> (file PDF - CD-ROM1) Descrive funzioni di fax avanzate quali l impostazione della linea e le procedure per la registrazione degli ID. i

4 Manuale della stampante (file PDF - CD-ROM1) Descrive le impostazioni di sistema, le operazioni, le funzioni e le procedure per la risoluzione dei problemi relativi alla funzione stampante della macchina. Manuale dello scanner (questo manuale) (file PDF - CD-ROM1) Descrive le operazioni, le funzioni e la risoluzione dei problemi relativi alla funzione di scanner della macchina. Manuali per DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite è una utility inclusa nel CD-ROM denominato "Scanner Driver and Document Management Utility". DeskTopBinder Lite Guida di installazione (File PDF - CD-ROM2) Descrive in dettaglio l installazione di DeskTopBinder Lite e l ambiente operativo di DeskTopBinder Lite. Questa guida viene visualizzata nella finestra di dialogo [Configurazione] quandoè installato DeskTopBinder Lite. DeskTopBinder Lite Guida introduttiva (File PDF - CD-ROM2) Descrive le operazioni di DeskTopBinder Lite e offre una panoramica delle funzioni. Il manuale viene aggiunto al menu [Start] al momento dell installazione di DeskTopBinder Lite. Guida Auto Document Link (file PDF - CD-ROM2) Descrive le operazioni e le funzioni di Auto Document Link installato con DeskTopBinder Lite. Il manuale viene aggiunto al menu [Start] al momento dell installazione di DeskTopBinder Lite. Altri manuali Supplemento PS3 (file PDF - CD-ROM1) Supplemento UNIX (disponibile presso un rivenditore autorizzato oppure come file PDF sul nostro sito Web) ii

5 SOMMARIO Manuali per questa macchina...i Come leggere il manuale...1 Simboli...1 Nomi degli accessori opzionali principali Operazioni preliminari Pannello di controllo...3 Scanner di rete Scan to Folder...7 Memorizzazione...8 Network Delivery Scanner...9 Network TWAIN Scanner...11 Installare il software...12 Installazione rapida...12 TWAIN Driver...12 DeskTopBinder...13 Autenticazione utente...14 Autenticazione Codice utente (utilizzando il Pannello di controllo)...14 Accesso (Uso del Pannello di controllo)...14 Uscita (Uso del Pannello di controllo)...15 Programmazione di indirizzi e cartelle Invio tramite dei file di scansione Preparazione per l invio tramite Schermata Invio tramite dei file di scansione...19 Procedura per l invio di Memorizzazione e invio simultaneo tramite Verifica dei risultati Invio dei file di scansione tramite la funzione Scan to Folder Preparazione per l invio tramite la funzione Scan to Folder...33 Schermata Scan to Folder...34 Invio dei file di scansione tramite la funzione Scan to Folder...36 Procedura per l invio tramite la funzione Scan to Folder...36 Memorizzazione e invio simultaneo del file tramite la funzione Scan to Folder Controllo dei risultati della funzione Scan to Folder...49 iii

6 4. Memorizzazione dei file Memorizzazione dei file...51 Procedura di memorizzazione...52 Visualizzazione di un elenco di file memorizzati...56 Visualizzazione della lista...57 Ricerca di file...58 Invio di file memorizzati via posta elettronica, tramite Scan to Folder o recapito...59 Verifica di file memorizzati da un computer client...61 Gestione di file memorizzati...63 Eliminazione di file...63 Modificare le informazioni sul file Recapito di file di scansione Preparazione per il recapito...68 Schermata Network Delivery Scanner...69 Recapito di file di scansione...70 Procedura di recapito documenti...70 Memorizzazione e consegna simultanei...76 Verifica dello stato del recapito Utilizzo della funzione Network TWAIN Scanner Preparazione per l utilizzo di Network TWAIN Scanner...79 Acquisizione degli originali Configurazione/Registrazione delle impostazioni di scansione Configurazione delle impostazioni di scansione...83 Configurazione delle impostazioni per l orientamento dei bordi dell originale e delle copie acquisite...85 Per , Scan to Folder e Network Delivery Scanner...85 Per Network TWAIN Scanner...88 Scansione degli originali in più volte...89 Se è stato specificato un limite di tempo per gli originali aggiuntivi...89 Se non è stato specificato un limite di tempo per gli originali successivi...91 Programmi...93 Registrazione di un programma...93 Richiamo di un programma...94 Modifica di un programma registrato...94 Eliminazione di un programma...95 Modifica del nome del programma...95 iv

7 8. Risoluzione dei problemi Se l unità non funziona nel modo desiderato...97 Quando la scansione non avviene come previsto...97 Quando non è possibile accedere ai file memorizzati...98 Non è possibile visualizzare la rete durante l invio di un file di scansione...98 Non è stato possibile avviare il TWAIN Driver...98 I file memorizzati non possono essere modificati...98 La funzione di consegna in rete non può essere usata...99 Le operazioni non sono possibili quando compaiono i messaggi...99 Se viene visualizzato un messaggio Quando viene visualizzato un messaggio di errore sul pannello di controllo Quando viene visualizzato un messaggio di errore sul computer client Installazione iniziale dello scanner Impostazioni Scanner Regolazione delle Impostazioni Scanner Impostazioni Impostazioni di scansione Acquisizione di originali di formato personalizzato Impostazioni Lista destin Impostazioni di invio Strumenti ammin Appendice Rapporto tra risoluzione e dimensioni del file Utilizzo come , Scan to Folder, Memorizzazione o Network Delivery Scanner Uso come Network TWAIN Scanner Rapporto tra il tipo di file specificato per la scansione e il tipo di file specificato per l /file Posizionamento degli originali Scansione di documenti di formati diversi Software fornito su CD-ROM Tabella dei file TWAIN Driver DeskTopBinder Specifiche per le funzioni di trasmissione, memorizzazione e consegna Trasmissione Memorizzazione La funzione Network Delivery Scanner Caratteristiche tecniche INDICE v

8 vi

9 Come leggere il manuale Simboli In questo manuale sono utilizzati i seguenti simboli: Importante In caso di mancata osservanza delle istruzioni, potrebbero verificarsi inceppamenti, danni agli originali o perdite di dati. Leggere sempre attentamente queste istruzioni. Preparazione Questo simbolo indica tutte le informazioni o i preparativi necessari prima dell utilizzo. Questo simbolo indica le precauzioni per il funzionamento dell apparecchio e gli interventi da eseguire in seguito a problemi di funzionamento. Limitazione Questo simbolo indica limiti numerici, funzioni che non possono essere utilizzate contemporaneamente o condizioni in cui non è possibile utilizzare una determinata funzione. Riferimento Questo simbolo indica un riferimento. [ ] Tasti visualizzati sul display informativo della macchina. [ ] Tasti e pulsanti che compaiono sullo schermo del computer. { } Tasti incorporati nel pannello di controllo della macchina. { } Tasti sulla tastiera del computer. 1

10 Nomi degli accessori opzionali principali Gli accessori opzionali principali di questo apparecchio vengono indicati nel manuale come segue: Printer/Scanner Unit Type 3045 Accessori opzionali stampante/scanner File Format Converter Type B * File Format Converter I seguenti prodotti software vengono indicati utilizzando un nome generico: DeskTopBinder Lite e DeskTopBinder Professional * DeskTopBinder ScanRouter EX Professional * e ScanRouter EX Enterprise * il software Scan- Router di distribuzione * Opzionale 2

11 1. Operazioni preliminari Pannello di controllo La seguente illustrazione mostra il pannello di controllo di una macchina con tutti gli accessori opzionali installati. 1. Indicatori Visualizzano gli errori e lo stato della macchina. Per ulteriori informazioni, vedere Guida alle impostazioni generali. d: indicatore di aggiunta punti metallici D: indicatore di aggiunta toner BIndicatore di aggiunta carta L: Indicatore chiama assistenza M: Indicatore sportello aperto x: indicatore di inceppamento 2. Tasto {Strumenti utente/contatore} Utilizzato per modificare i valori predefiniti o i parametri di funzionamento a seconda delle condizioni di utilizzo. 3. Display Visualizza lo stato del funzionamento, i messaggi di errore e i menu delle funzioni. 4. Tasto {Controlla Modi} Premere per controllare le destinazioni selezionate correntemente. 5. Tasto {Programma} Utilizzato per registrare le impostazioni utilizzate più di frequente come un programma o per richiamare un programma registrato. 6. Tasto {Cancella Modi} Premere per annullare le impostazioni correnti. 7. Tasto {Risparmio Energia} Premere questo tasto per avviare il riscaldamento. Premendo di nuovo questo tasto in modalità riscaldamento, la fase di riscaldamento viene annullata. Questo tasto non è attivo durante la scansione o l impostazione dei valori predefiniti dello scanner. 8. Tasto {Interrompi} Premere questo tasto per interrompere la modalità scanner e attivare la modalità di copia. 3

12 Operazioni preliminari 1 9. Indicatore di alimentazione principale e indicatore di accensione L indicatore di alimentazione principale si accende quando il relativo interruttore viene posto nella posizione di attivazione. L indicatore di alimentazione si accende quando l apparecchio è acceso. Importante Non spegnere l alimentazione principale mentre l indicatore di accensione è acceso o lampeggia. Si rischia di danneggiare il disco fisso. 10. Interruttore di operativo Premere questo interruttore per accendere la macchina. L indicatore di alimentazione si accende. Per spegnere l apparecchio, premere di nuovo questo interruttore. Per ulteriori informazioni, vedere Guida alle impostazioni generali. Questo tasto non è attivo durante la scansione o l impostazione dei valori predefiniti dello scanner. 11. Indicatori dello stato della funzione Quando l interruttore è verde, la funzione corrispondente è attiva. Quando l indicatore è rosso, la funzione corrispondente è interrotta. Premere il tasto corrispondente e seguire le istruzioni che appaiono sullo schermo. 12. Tasti Funzione Premere il tasto {Copia}, {Document server}, {Fax}, {Stampante} o {Scanner} per attivare le rispettive funzioni. Il contenuto del display cambia di conseguenza. Si accende l indicatore relativo alla funzione selezionata. 13. Tasti numerici Consentono di inserire valori numerici. 14. Tasto {#} (tasto Invio) Usare questo tasto per confermare il valore numerico immesso. 15. Tasto {Cancella/Stop} Cancella: cancella un valore numerico inserito Stop: interrompe la scansione 16. Tasto {Avvio} Consente di iniziare la scansione, la memorizzazione dei file o il recapito. 4

13 Scanner di rete Scanner di rete Installando l accessorio opzionale stampante/scanner, è possibile utilizzare la macchina come scanner di rete. Come scanner di rete, la macchina può inviare messaggi di posta elettronica, inviare file alle cartelle condivise di rete, alle cartelle del server FTP o alle cartelle NetWare, memorizzare i file di scansione ed essere utilizzata come Network Delivery Scanner e Network TWAIN Scanner. 1 È possibile inviare un file di scansione allegato ad un messaggio utilizzando il sistema di posta attraverso una LAN o via Internet. Inoltre, è possibile utilizzare questa funzione insieme alla funzione di memorizzazione file per inviare tramite posta elettronica indirizzi URL di file memorizzati nella macchina, anziché inviare i file come allegati. Riferimento P.17 Invio tramite dei file di scansione ZZZ601S 1. Questo apparecchio Il file di scansione può essere allegato ad un messaggio di posta elettronica o inviato ad un server di posta. Grazie alla funzione di memorizzazione file, i file di scansione acquisiti da più originali e memorizzati temporaneamente possono essere recapitati tutti insieme. 2. Server di posta Un server di posta è un server SMTP utilizzato per un sistema di posta elettronica. Trasferisce un messaggio di posta elettronica trasmesso ad una determinata destinazione attraverso una rete LAN o Internet. 5

14 Operazioni preliminari 1 3. Computer client Il server di posta riceve il messaggio di posta elettronica con il file di scansione allegato. Controllare il contenuto del file utilizzando un applicazione idonea. 4. Server LDAP Il server LDAP fornisce un servizio di directory per le operazioni di ricerca o per rispondere alle richieste di un computer client collegato alla stessa rete. Il server LDAP può essere usato per ricercare informazioni sulla posta elettronica se il server funge da database per la gestione dell autenticazione degli utenti e degli account di posta elettronica. 6

15 Scanner di rete Scan to Folder E possibile inviare file di scansione a cartelle di rete condivise, a cartelle del server FTP, o a cartelle NetWare. Riferimento P.33 Invio dei file di scansione tramite la funzione Scan to Folder 1 ZZZ507D 1. Questo apparecchio E possibile inviare file di scansione a cartelle di rete condivise, a cartelle del server FTP, o a cartelle NetWare. Per inviare file di scansione a cartelle di rete condivise, utilizzare il protocollo SMB. Per inviare file di scansione a cartelle del server FTP, utilizzare il protocollo FTP. Per inviare file di scansione a cartelle NetWare, utilizzare il protocollo NCP. Grazie alla funzione di memorizzazione file, i file di scansione acquisiti da più originali e memorizzati temporaneamente possono essere recapitati tutti insieme. 2. Server FTP Il server FTP è un server che offre servizi di trasferimento file tra computer nella stessa rete. Il file di scansione inviato al server FTP può essere memorizzato e scaricato da un computer client che abbia effettuato l accesso al server FTP. 3. Server NetWare E possibile utilizzare questo server per condividere i file in una rete tramite NetWare. Inviando dati relativi a immagini al server, le immagini possono essere memorizzate sul server e scaricate dai computer in rete. Per scaricare le immagini, sui computer deve essere in esecuzione il client NetWare. Inoltre i computer devono essere connessi al server. 4. Computer client Il file di scansione inviato dalla macchina viene ricevuto nelle cartelle condivise. Controllare il contenuto del file utilizzando un applicazione idonea. 7

16 Operazioni preliminari Memorizzazione 1 E possibile memorizzare i documenti scansiti come file sul disco rigido della macchina. I file di scansione memorizzati possono essere visualizzati, copiati, eliminati o recuperati utilizzando DeskTopBinder da un computer client attraverso una rete. E inoltre possibile visualizzare, eliminare o scaricare i file di scansione utilizzando Web Image Monitor da un computer client attraverso una rete. È possibile effettuare la ricerca di un file utilizzando il nome utente o il nome del file. È inoltre possibile impedire ad altri di visualizzare un file impostando una password. Inoltre, i file memorizzati possono essere inviati per posta elettronica tramite la funzione Scan to Folder, o consegnati. Per l invio di file memorizzati tramite posta elettronica, è possibile scegliere di inviare esclusivamente gli indirizzi URL delle posizioni dei file. Riferimento P.51 Memorizzazione dei file ZZZ603S 1. Questo apparecchio Il file di scansione degli originali acquisiti dalla macchina viene memorizzato. 2. Computer client Il file memorizzato può essere visualizzato, copiato o eliminato collegandosi all apparecchio usando DeskTopBinder. Infine, il file memorizzato sulla macchina può essere visualizzato, scaricato o eliminato utilizzando Web Image Monitor. Riferimento Per informazioni più dettagliate su DeskTopBinder, vedere i manuali di DeskTop- Binder. Per ulteriori informazioni, vedere P.i Manuali per questa macchina. Per informazioni dettagliate su Web Image Monitor, consultare la Guida di Web Image Monitor. 8

17 Scanner di rete Network Delivery Scanner Il file di scansione degli originali acquisiti dall apparecchio viene memorizzato nel delivery server e inviato alle cartelle dei computer client sulla stessa rete. Riferimento P.67 Recapito di file di scansione 1 Per utilizzare la funzione Delivery Scanner, è necessario installare il Delivery server insieme al software di consegna di ScanRouter. Se si utilizza il software di consegna di ScanRouter la macchina è in grado di inviare i file di scansione per posta elettronica e salvare i file di scansione sul document management server. ZZZ604S 1. Questo apparecchio Il file di scansione degli originali acquisiti dalla macchina viene inviato al delivery server. Grazie alla funzione di memorizzazione file, i file di scansione acquisiti da più originali e memorizzati temporaneamente possono essere recapitati tutti insieme. Per ulteriori informazioni, vedere P.76 Memorizzazione e consegna simultanei. 2. Delivery server Il software di consegna di ScanRouter viene installato sul computer utilizzato come delivery server. Il file ricevuto viene spedito ad un cassetto entrata (A in figura) del destinatario specificato. In base alle impostazioni del cassetto entrata, il file viene archiviato nel cassetto entrata oppure in una cartella (B in figura). 9

18 Operazioni preliminari 1 3. Computer client Per controllare il contenuto di un file memorizzato, procedere come segue. Visualizzare il file nel cassetto entrata utilizzando DeskTopBinder per verificarne il contenuto. (C come mostra la figura. Usare Auto Document Link per ricevere il file memorizzato nel cassetto entrata e controllare i contenuti con un applicazione appropriata, (D come mostra la figura. Accedere attraverso la rete alla cartella in cui si trova il file memorizzato e verificare il contenuto con un applicazione appropriata. (E come mostra la figura. Riferimento Per informazioni dettagliate su DeskTopBinder o Auto Document Link, consultare la relativa documentazione. Per ulteriori informazioni, vedere P.i Manuali per questa macchina. 10

19 Scanner di rete Network TWAIN Scanner La funzione di scansione di questa macchina può essere utilizzata dal computer client tramite una rete Ethernet, IEEE 1394 (IP over 1394) opzionale o IEEE b (Wireless LAN) opzionale. 1 Riferimento P.79 Utilizzo della funzione Network TWAIN Scanner ZZZ605S 1. Questo apparecchio La funzione di scansione dell unità può essere utilizzata da un computer client attraverso una rete. 2. Computer client La scansione degli originali viene effettuata selezionando TWAIN Driver da una delle applicazioni. Quando si utilizza l apparecchio come scanner TWAIN di rete, non è necessario selezionare il tasto {Scanner} sul pannello di controllo. Quando TWAIN Driver si attiva su un computer client, il display passa automaticamente alla schermata seguente. Premere [Esci] per utilizzare funzioni diverse rispetto alla funzione Network TWAIN Scanner. 11

20 Operazioni preliminari 1 Installare il software Questa sezione spiega come installare il software fornito sul CD-ROM Scanner Driver and Document Management Utility. Riferimento Per informazioni dettagliate sul software fornito sul CD-ROM e sui requisiti di sistema richiesti per l uso del software, vedere P.133 Software fornito su CD-ROM. Installazione rapida Quando si inserisce il CD-ROM in un computer client con Windows 95/98/Me, Windows XP, Windows 2000 o Windows NT 4.0, il programma di installazione si avvia automaticamente (Auto Run) per installare diversi software. Se si avvia la funzione Plug and Play, fare clic su [Annulla] nella finsetra di dialogo [Installazione nuovo hardware], [Installazione guidata nuove periferiche] o [Installazione guidata nuovo hardware], quindi inserire il CD-ROM. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Installazione nuovo hardware], [Installazione guidata nuove periferiche] o [Installazione guidata nuovo hardware], a seconda del sistema operativo usato. L esecuzione automatica Auto Run potrebbe non funzionare con alcune impostazioni del sistema operativo. Se ciò accade, selezionare SETUP.exe nella directory radice del CD-ROM. Per disattivare l Auto Run, premere il tasto {SHIFT} dopo l inserimento del CD-ROM nell unità e tenerlo premuto fino a quando il computer non ha finito di leggere il CD-ROM. Se durante l installazione si seleziona [Annulla], l installazione si interrompe e il software rimanente non verrà installato. Se è stato selezionato [Annulla], reinstallare il software rimanente dopo aver riavviato il computer client. Per informazioni sul software installabile con l Auto Run, vedere P.133 Software fornito su CD- ROM. Limitazione Per effettuare l installazione con Windows 2000/XP, Windows Server 2003 o Windows NT 4.0, accedere come membro del gruppo Amministratori. TWAIN Driver Per utilizzare la macchina come network TWAIN scanner, è indispensabile installare il TWAIN Driver su un computer client. Se una delle applicazioni che supporta TWAIN non è installata sul computer client, è necessario anche installare DeskTopBinder. Per informazioni sull installazione di DeskTopBinder, vedere P.13 DeskTopBinder. 12

21 Installare il software Preparazione Prima dell installazione, verificare i requisiti di sistema per TWAIN Driver. Per informazioni dettagliate sui requisiti di sistema, vedere P.133 Software fornito su CD- ROM. Usare l Auto Run per l installazione. A Avviare Windows, inserire il CD denominato Scanner Driver and Document Management Utility nell unità CD-ROM del computer client. Riferimento Se il programma di installazione non si avvia automaticamente, vedere P.12 Installazione rapida. B Fare clic su [TWAIN Driver]. Appare la schermata di installazione del software. C Si avvia il programma di installazione di TWAIN Driver. Seguire le istruzioni. Al termine dell installazione può apparire un messaggio con la richiesta di riavviare il computer client. In questo caso, riavviare il computer client. Al termine dell installazione, viene creata una cartella con il nome della macchina nell elenco [Programmi] del menu [Start]. La Guida può essere visualizzata da qui. Le note sull uso del network TWAIN scanner sono riportate nel file Readme.txt. Leggerle prima dell uso. DeskTopBinder Per controllare un cassetto entrata o recuperare i file utilizzando la funzione Delivery Scanner di rete, è necessario installare DeskTopBinder sul computer client. Preparazione Prima dell installazione, verificare i requisiti di sistema per DeskTop- Binder. Per ulteriori informazioni, vedere P.133 Software fornito su CD-ROM. Usare l Auto Run per l installazione. Per utilizzare la funzione Delivery Scanner di rete, è necessario installare il software di consegna di ScanRouter (opzionale) sul computer usato come Delivery Server. A Avviare Windows, inserire il CD denominato Scanner Driver and Document Management Utility nell unità CD-ROM del computer client. Compare la schermata Avvio CD- ROM. B Fare clic su [DeskTopBinder Lite]. Appare la schermata DeskTopBinder Lite. Riferimento Per informazioni sulla successiva procedura di installazione, vedere la Guida all installazione che può essere visualizzata dalla schermata di installazione di DeskTopBinder. 1 13

22 Operazioni preliminari Autenticazione utente 1 Se è attiva l autenticazione utente (Autenticazione Codice utente, Autenticazione base, Autenticazione Windows, Autenticazione LDAP, Autenticazione server integrazione), viene visualizzata la schermata corrispondente. Per poter continuare ad usare la macchina è indispensabile immettere un nome utente e una password validi. Accedere al sistema per utilizzare la macchina e scollegarsi al termine del lavoro. Ricordarsi di scollegarsi per evitare che utenti non autorizzati possano usare la macchina. Per informazioni sul nome utente d accesso, sulla password e sul codice utente, consultare l amministratore utente. Per informazioni dettagliate sui vari tipi di autenticazione utente, rivolgersi ai singoli amministratori. Per l autenticazione del codice utente, immettere un numero registrato nella rubrica come [Codice utente]. Autenticazione Codice utente (utilizzando il Pannello di controllo) Quando è impostata l autenticazione utente, viene visualizzata la schermata seguente. Inserire un codice utente (di otto cifre) e premere il tasto [#]. Non è necessario uscire dal sistema una volta effettuata l autenticazione del codice utente. Accesso (Uso del Pannello di controllo) Attuare la procedura seguente per accedere quando è impostata l Autenticazione di base, l Autenticazione Windows, l Autenticazione LDAP o l Autenticazione server integrazione. A Premere [Inserire] per [Nome utente d'accesso]. B Inserire il nome utente di accesso, quindi premere [OK]. C Premere [Inserire] per [Password d'accesso]. D Inserire la password di accesso, quindi premere [OK]. E Premere [Accesso]. Dopo l autenticazione dell utente, viene visualizzata la schermata della funzione in uso. 14

23 Autenticazione utente Uscita (Uso del Pannello di controllo) Attuare la procedura seguente per chiudere la sessione quando è impostata l Autenticazione di base, l Autenticazione Windows, l Autenticazione LDAP o l Autenticazione server integrazione. A Premere {Strumenti utente/contatore}. B Premere [Uscita]. 1 C Premere [Sì]. D Premere {Strumenti utente/contatore}. 15

24 Operazioni preliminari Programmazione di indirizzi e cartelle 1 Per programmare indirizzi e cartelle, utilizzare Gestione rubrica nel menu Strumenti amministratore disponibile in Impostazioni di sistema. Gli indirizzi e le cartelle possono essere registrati anche in un gruppo. Per registrare le voci nella Rubrica, è possibile usare Web Image Monitor o SmartDeviceMonitor for Admin. Per informazioni dettagliate sull installazione di SmartDeviceMonitor for Admin, vedere Guida di rete. Per informazioni dettagliate sulla registrazione di indirizzi, vedere la Guida di ciascuna applicazione. In base al tipo di macchina, potrebbe non essere possibile utilizzare la macchina quando viene aggiornata la rubrica tramite file CSV (recuperati utilizzando SmartDeviceMonitor for Admin) contenenti codici utente. Riferimento Guida alle impostazioni generali 16

25 2. Invio tramite dei file di scansione I file di scansione possono essere inviati tramite posta elettronica ad una destinazione specifica. Questo capitolo illustra la preparazione per l invio di file tramite , varie schermate di visualizzazione, procedure di invio e come controllare i risultati dell invio quando viene usata questa funzione. Preparazione per l invio tramite Per effettuare l invio di file di scansione tramite è necessario seguire la preparazione illustrata di seguito. Se si installa un server di posta elettronica sulla rete, impostarlo preventivamente. Per informazioni sull impostazione, consultare i manuali del server di posta elettronica utilizzato e del software che verrà installato. 1 Collegare l apparecchio alla rete mediante un cavo Ethernet o un cavo IEEE 1394, oppure utilizzare una Wireless LAN. Per eseguire la connessione con un cavo IEEE 1394, è necessaria una scheda di interfaccia IEEE1394. Per eseguire la connessione con una Wireless LAN, è necessaria un unità di interfaccia. Per ulteriori informazioni, vedere Guida di rete. 2 Per inviare i file di scansione tramite posta elettronica, è necessario specificare correttamente le impostazioni [Impostazioni di Sistema] seguenti; sarà inoltre necessario specificare ulteriori impostazioni. Indirizzo IP maschera di sottorete Server DNS Nome Server SMTP Per informazioni sulla definizione delle impostazioni e l apporto di modifiche, consultare la Guida di Rete. È anche necessario memorizzare destinazioni e altre informazioni nella rubrica. Per informazioni, vedere la Guida alle impostazioni generali. 3 Definire le impostazioni per l invio di posta elettronica, ad esempio la priorità del tipo di file e i valori predefiniti del mittente. Per ulteriori informazioni, vedere P.121 Impostazioni di invio. 17

26 Invio tramite dei file di scansione Schermata 2 L viene visualizzata come segue. Le voci delle funzioni visualizzate fungono da tasti di selezione. È possibile selezionare o specificare una voce per mezzo di una leggera pressione su di essa. Quando si seleziona o si specifica una voce sul display informativo, viene evidenziata così. I tasti che non possono essere selezionati vengono visualizzati come OK Campo destinatari Visualizza il destinatario selezionato. Se sono selezionati più destinatari, per visualizzarli nell ordine di selezione premere [UPrec.] o [TSucc.]. Per verificare i destinatari selezionati, premere il tasto {Controlla modi}. 2. [ ] /Scan to Folder Premere per passare dalla funzione E- mail alla funzione Scan to Folder. È possibile inviare un file alle destinazioni e Scan to folder contemporaneamente. 3. Icona ( ) Questa icona indica che è visualizzata la schermata [Nr. Registrazione] Premere questo pulsante per specificare un destinatario utilizzando un numero di registrazione a cinque cifre. 5. [Inser.manuale] Per specificare una destinazione non elencata, premere [Inser.manuale] ed immettere la destinazione utilizzando la tastiera a sfioramento. 6. [Allega Nome mittente] [Ricevuta di ritorno] [Oggetto/Messaggio] [Nome/Tipo file] Premere per specificare mittente, impostazioni della ricevuta di ritorno, oggetto, messaggio, nomi e formati dei file da inviare. 7. [ ] Cambia Lista Destinaz./Cerca/Cambia titolo Premere questo pulsante per passare dalla lista di destinazioni del Delivery Server alla lista di destinazioni di questa macchina, per effettuare una ricerca. 8. Lista destinazioni Visualizza i destinatari memorizzati nel Delivery Server di questo apparecchio. Quando l intero elenco non può essere contenuto in una sola schermata, è possibile usare [U] o [T] per scorrere attraverso l elenco. I gruppi di destinatari sono indicati da questo simbolo ( ).

27 Invio tramite dei file di scansione Invio tramite dei file di scansione Procedura per l invio di Un file di scansione viene inviato una volta specificate le impostazioni di scansione e le destinazioni. A Premere il tasto {Scanner}. L illustrazione è un esempio; l aspetto reale potrebbe essere differente. B Assicurarsi che non rimanga nessuna impostazione precedente. Se è rimasta un impostazione precedente, premere il tasto {Cancella modi}. C Posizionare gli originali. Riferimento La procedura per il posizionamento degli originali è analoga a quella del posizionamento degli originali per la copia. Per informazioni sul posizionamento degli originali, vedere Manuale di riferimento copiatrice. D Definire le impostazioni per l orientamento dell originale, le facciate acquisite e altre impostazioni, se necessario. Riferimento P.85 Configurazione delle impostazioni per l orientamento dei bordi dell originale e delle copie acquisite E Eseguire le impostazioni di scansione. Riferimento Vi sono due modi per specificare le impostazioni di scansione, come descritto di seguito: Configurare ciascuna impostazione per la scansione. Per ulteriori informazioni, vedere P.83 Configurazione delle impostazioni di scansione. Richiamare le impostazioni memorizzate. Per ulteriori informazioni, vedere P.94 Richiamo di un programma. F Se appare la schermata di Network Delivery Scanner, passare alla schermata . A Premere [ ]. B Premere [Cambia Lista Destinaz.]. C Premere [ ]. 2 19

28 Invio tramite dei file di scansione 2 D Premere [Esci]. Compare la schermata o Scan to Folder. E Se compare la schermata Scan to Folder, premere [ ]. Appare la schermata . G Specificare la destinazione. È possibile specificare la destinazione nei modi seguenti: Selezionarla dalla lista destinazioni. Specificandone il numero di registrazione. Immettendo direttamente l indirizzo . Ricercandola nella lista destinazioni. Ricercandola nel server LDAP. Le destinazioni nell elenco di destinazioni e i numeri di registrazione devono essere preventivamente memorizzati in [Impostazioni di Sistema]. Per informazioni, vedere la Guida alle impostazioni generali. Per informazioni dettagliate sul numero massimo di destinatari selezionabili per ciascuna trasmissione, vedere P Prima di selezionare il destinatario, assicurarsi di selezionare [Per]. Se necessario, selezionare [Cc] o [Ccr] e i rispettivi destinatari. A seconda delle impostazioni di sicurezza, determinate destinazioni potrebbero non essere visualizzate. Selezione di una destinazione dall elenco A Selezionare la destinazione. La destinazione selezionata viene evidenziata ed appare anche nel campo destinatario nella parte superiore dello schermo. Se la destinazione non viene visualizzata, intraprendere una delle seguenti azioni: Visualizzare la destinazione selezionando la lettera iniziale dal titolo. Visualizzare l elenco dei file memorizzati premendo [U] o [T]. B Per selezionare più destinazioni, ripetere il punto A. Per deselezionare un destinatario, premere ancora una volta il destinatario oppure premere [UPrec.] o [TSucc.] per visualizzare il destinatario nel campo destinatari e premere {Cancella/Stop}. 20

29 Invio tramite dei file di scansione Uso di un numero di registrazione per selezionare un destinatario A Premere [Nr. Registrazione]. B Inserire il numero di registrazione a cinque cifre assegnato ad una cartella di destinazione utilizzando i tasti numerici. Se il numero immesso ha meno di cinque cifre, premere il tasto {#} dopo l ultima cifra. Esempio: per immettere Premere il tasto {3}, quindi premere il tasto {#}. C Per selezionare più destinazioni, ripetere i punti da A a B. Per deselezionare un destinatario, premere [UPrec.] o [TSucc.] per visualizzare il destinatario nel campo relativo, quindi premere il tasto {Cancella/Stop}. Immissione manuale dell indirizzo A Premere [Inser.manuale]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. A seconda delle impostazioni di sicurezza, [Inser.manuale] potrebbe non essere visualizzato. B Immettere l indirizzo . Per informazioni dettagliate sul numero massimo di caratteri che può essere immesso, vedere P È possibile utilizzare caratteri alfanumerici e punti. Non si possono utilizzare i simboli ( ) \, ; : e gli spazi. Per ulteriori informazioni, vedere P C Premere [OK]. Premendo [ProgDest], compare una schermata per registrare e modificare le voci della rubrica. Tramite questa schermata, è possibile memorizzare gli indirizzi di posta elettronica direttamente nella rubrica. Per modificare un indirizzo immesso, premere [Cambia] sulla parte sinistra del campo delle destinazioni. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. Apportare eventuali modifiche, quindi premere [OK]. 2 21

30 Invio tramite dei file di scansione 2 Per verificare i destinatari selezionati, premere il tasto {Controlla modi}. A seconda delle impostazioni di sicurezza, [ProgDest] potrebbe non essere visualizzato. D Per immettere più destinatari, ripetere i punti da A a C. Per deselezionare un destinatario, premere [UPrec.] o [TSucc.] per visualizzare il destinatario nel campo relativo, quindi premere il tasto {Cancella/Stop}. C Immettere una parte del nome del destinatario. Digitare il primo carattere del nome del destinatario. È inoltre possibile effettuare una ricerca combinata utilizzando [Cerca per Nome dest.] e [Indirizzo ]. D Premere [OK]. E Selezionare un destinatario. Ricerca di una destinazione nella lista destinazioni. A Premere [ ]. F Premere [Esci]. Ricerca di una destinazione nel server LDAP. A Premere [ ]. B Premere [Cerca per Nome dest.]. B Premere [Cerca LDAP]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. Per effettuare una ricerca utilizzando gli indirizzi , premere [Indirizzo ]. 22

31 Invio tramite dei file di scansione C Premere [Seleziona Server]. D Selezionare il server LDAP Il server LDAP può essere preventivamente registrato in [Impostazioni di Sistema]. Per informazioni, vedere la Guida di Rete. Accertarsi che il server LDAP che si desidera cercare sia selezionato ed evidenziato. Se non si seleziona un server, la ricerca non viene effettuata e viene visualizzato un messaggio di errore. E Premere [OK]. F Premere [Ricerca avanzata]. G Immettere una stringa di caratteri relativa alla destinazione per definire una condizione di ricerca, ad esempio [Nome], [Indirizzo ], [Numero fax], [Nome azienda] o [Nome reparto]. Ciascuna condizione di ricerca (Nome, Indirizzo , Numero fax, Nome azienda e Nome reparto) corrispondo ad un elemento memorizzato nel server LDAP. Selezionando un impostazione delle condizioni di ricerca viene visualizzata la tastiera a sfioramento. Inserire una stringa di testo in base ai criteri di ricerca. Se si seleziona [SOpzioni di ricerca] in [Programma/Cambia/Elimina Server LDAP] in [Strumenti ammin.] in [Impostazioni di Sistema], sarà possibile aggiungere un campo per la ricerca LDAP. Per informazioni, vedere la Guida di Rete. Quando la condizione di ricerca [Nome] è utilizzata, il fatto che questa venga eseguita in base al nome o al cognome dipende dalle impostazioni effettuate dall amministratore. Ad esempio, se si desidera eseguire la ricerca per "Mario Rossi", immettere "Mario" o "Rossi" a seconda delle impostazioni effettuate dall amministratore. Consultare l amministratore per informazioni sul nome da usare. 2 23

32 Invio tramite dei file di scansione 2 24 H Premere il [Criterio di ricerca] corrispondente a ciascuna voce e quindi selezionare i criteri dall elenco visualizzato. È possibile selezionare i criteri dall elenco seguente: [Cerca parola iniziale]: vengono ricercati i nomi che iniziano con il carattere o i caratteri immessi. Ad esempio, per cercare ABC, immettere A. [Cerca parola finale]: vengono ricercati i nomi che terminano con il carattere o i caratteri immessi. Ad esempio, per cercare ABC, immettere C. [Corrispondenza esatta]: vengono ricercati i nomi che corrispondono al carattere o ai caratteri immessi. Ad esempio, per cercare ABC, immettere ABC. [Includi una parola]: vengono ricercati i nomi che contengono il carattere o i caratteri immessi. Ad esempio, per cercare ABC, immettere A, B o C. [Escludi parole]: vengono ricercati i nomi che non contengono il carattere o i caratteri immessi. Ad esempio, per cercare ABC, immettere D. [Ricerca casuale]: ricerca attraverso un riferimento vago (questa funzione dipende dal sistema supportato dal server LDAP). I Premere [OK]. L indirizzo ricercato nel server LDAP non può essere specificato correttamente se contiene troppi caratteri. Per informazioni dettagliate sul numero massimo di caratteri che può essere immesso, vedere P Se non vengono impostati un nome utente e una password per l autenticazione LDAP, verrà visualizzata una schermata di accesso. Inserire nome utente e password. È possibile che per una persona siano registrati più indirizzi , ma attraverso la ricerca può essere individuato un solo indirizzo di posta elettronica. A seconda del server LDAP, in genere viene rilevato l indirizzo che è stato registrato per primo. Per visualizzare i dettagli sulla destinazione, premere [Dettagli]. J Selezionare un destinatario. K Premere [Esci]. Premendo [ProgDest], compare una schermata per registrare e modificare le voci della rubrica. Tramite questa schermata, è possibile memorizzare gli indirizzi di posta elettronica direttamente nella rubrica.

33 Invio tramite dei file di scansione Controllo dei destinatari selezionati A Usare il campo destinatari nella parte superiore dello schermo per controllare i destinatari selezionati. Premere [UPrec.] o [TSucc.] per scorrere attraverso l elenco. Verranno visualizzate le destinazioni nell ordine selezionato. Per verificare i destinatari selezionati, premere il tasto {Controlla modi}. H Se necessario, selezionare il tipo di file. A Premere [Nome/Tipo file]. B Premere [Tipo file] C Selezionare il tipo di file. D Premere [OK] due volte. I Se necessario, selezionare il nome file. A Premere [Nome/Tipo file]. B Premere [Nome file]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. C Immettere il nome del file. D Premere [OK] due volte. J Specificare il mittente dell . È possibile specificare il mittente nei modi seguenti: Selezionandolo dall elenco. Immettendo il numero di registrazione del mittente utilizzando la tastiera. Ricercando il mittente. Registrare preventivamente il mittente in [Impostazioni di Sistema]. Per informazioni, vedere la Guida alle impostazioni generali. Se si specifica il mittente, le informazioni relative a quest ultimo sono incluse nel file inviato. Il nome del mittente selezionato viene automaticamente inserito nel campo Da del messaggio e- mail, in modo che il destinatario possa identificarlo alla ricezione dell . In base alle impostazioni di sistema, è possibile che l indirizzo dell amministratore compaia automaticamente nell intestazione del messaggio di posta elettronica nel campo "Da". Per modificare l indirizzo, specificare il mittente al passaggio J. Per evitare che altri utilizzino il nome del mittente, raccomandiamo di impostare un codice di protezione per il mittente. Per ulteriori informazioni, vedere Guida alle impostazioni generali. A seconda delle impostazioni di sicurezza, [Allega Nome mittente] potrebbe essere selezionato come nome utente per l accesso. 2 25

34 Invio tramite dei file di scansione Selezione di un mittente dall elenco A Premere [Allega Nome mittente]. Uso di un numero di registrazione per specificare un nome mittente A Premere [Allega Nome mittente]. 2 B Selezionare il mittente. Se è stato impostato un codice di protezione, dopo la selezione del mittente compare la schermata di immissione del codice. Digitare il codice di protezione, quindi premere [OK]. Se il codice di protezione immesso è corretto, viene visualizzato il nome del mittente. C Premere [OK]. B Inserire il numero di registrazione a cinque cifre assegnato ad una cartella di destinazione utilizzando i tasti numerici. Se il numero immesso ha meno di cinque cifre, premere il tasto {#} dopo l ultima cifra. Esempio: per immettere Premere il tasto {6}, quindi premere il tasto {#}. Se è stato impostato un codice di protezione, dopo la selezione del mittente compare la schermata di immissione del codice. Digitare il codice di protezione, quindi premere [OK]. Se il codice di protezione immesso è corretto, viene visualizzato il nome del mittente e [Ricevuta di ritorno]. C Premere [OK]. 26

35 Invio tramite dei file di scansione Ricerca di un mittente A Premere [Allega Nome mittente]. È inoltre possibile effettuare una ricerca combinata utilizzando [Nome Utente (Dest.)] e [Indirizzo ]. E Premere [OK]. F Selezionare il mittente. 2 B Premere [ ]. C Premere [Nome Utente (Dest.)]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. Per effettuare la ricerca di un indirizzo , premere [Indirizzo ]. D Immettere una parte del nome del mittente. Se è stato impostato un codice di protezione, dopo la selezione del mittente compare la schermata di immissione del codice. Digitare il codice di protezione, quindi premere [OK]. Se il codice di protezione immesso è corretto, viene evidenziato il nome del mittente. G Premere [Esci]. H Premere [OK]. K Per la conferma della ricezione dell , premere [Ricevuta di ritorno]. Per utilizzare [Ricevuta di ritorno] è necessario: Effettuare l accesso come utente Specificare il mittente al passaggio J Digitare il primo o i primi caratteri del nome del mittente. 27

36 Invio tramite dei file di scansione 2 Quando viene selezionato [Ricevuta di ritorno], verrà inviato un messaggio di posta elettronica al mittente selezionato al passaggioj, con la notifica di lettura da parte del destinatario del messaggio inviato. Però, se il software di posta del destinatario non supporta lo standard MDN (Message Disposition Notification), il messaggio di posta elettronica potrebbe non essere inviato. L Se necessario, specificare un oggetto. Per specificare un oggetto, è possibile selezionarlo dall elenco, immetterlo direttamente oppure scegliere una combinazione tra selezione e immissione. Per informazioni dettagliate sul numero massimo di caratteri che può essere immesso, vedere P Quando è stato specificato un oggetto, queste informazioni vengono aggiunte al file di scansione. L oggetto viene automaticamente inserito nel campo Oggetto dell . Gli oggetti selezionabili dall elenco devono essere registrati preventivamente in [Impostazioni di Sistema]. Per ulteriori informazioni, vedere Guida di rete. Qui di seguito viene fornito un esempio della procedura per specificare come nome oggetto [Urgent]New product appearance. A Premere [Oggetto/Messaggio]. B Premere [Allega Oggetto]. C Selezionare l oggetto [Urgent]. D Premere [Inser.manuale]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. E Immettere l oggetto New product appearance. F Premere [OK]. G Premere [OK] due volte. M Se necessario, digitare un messaggio. Per informazioni dettagliate sul numero massimo di caratteri che può essere immesso, vedere P

37 Invio tramite dei file di scansione Quando è stato digitato un messaggio, queste informazioni vengono aggiunte al file dei dati di scansione. I messaggi selezionabili dall elenco devono essere registrati preventivamente in [Impostazioni di Sistema]. Per ulteriori informazioni, vedere Guida di rete. È possibile selezionare un messaggio dall elenco oppure immetterlo direttamente. Selezione di un messaggio dall elenco A Premere [Oggetto/Messaggio]. B Premere [Messaggio ]. B Premere [Messaggio ]. C Premere [Inser.manuale]. Viene visualizzata la tastiera a sfioramento. D Digitare il messaggio Thank you for what you did yesterday. E Premere tre volte [OK]. 2 C Selezionare un messaggio. D Premere [OK] due volte. Immissione manuale di un messaggio A Premere [Oggetto/Messaggio]. N Premere il tasto {Avvio}. Per informazioni dettagliate sulle dimensioni massime del file di scansione e sul numero massimo di pagine che può essere inviato, vedere P Per interrompere la scansione, premere il tasto {Cancella/Stop} o [Stop] sul display. Quando si posizionano più originali uno alla volta, inserire l originale successivo. Per ulteriori informazioni, vedere P.89 Scansione degli originali in più volte. 29

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