Circolare informativa monotematica n. 6 del 25 Marzo 2015 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA P.A.

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1 A cura del Comitato Scientifico: Pozzato Giuseppe Commercialista e Revisore Legale, Gasparinetti Raffaella Commercialista, Bisson Alessandra Commercialista, Silvestri Michela Consulente del Lavoro, Chemello Valeria Consulente del Lavoro, Zimello Edoardo Consulente Aziendale, Pozzato Alice Dottore in Economia, Tognon Laura Dottore in Economia, Casarotto Claudio Commercialista e Revisore Legale, Tessaro Mauro Commercialista e Revisore Legale, Todeschini Stefano Commercialista e Revisore Legale, Cipolla Fernando Consulente Tributario, Maino Mariarosa Avvocato, Fracasso Maria Avvocato, De Negri Enrico Avvocato, Manzin Valentina Dottore in Economia. Circolare informativa monotematica n. 6 del 25 Marzo 2015 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA P.A. Con il prossimo sarà obbligatoria l emissione della fattura in formato elettronico nei confronti di tutte le Pubbliche Amministrazioni. Vista la particolarità della problematica, si invita a contattare lo Studio prima di porre in essere operazioni con la Pubblica Amministrazione. Si segnala che lo Studio è ora in grado di fornire il servizio di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione (emissione fattura, trasmissione e conservazione). Dal prossimo 31 Marzo 2015, per le imprese e i professionisti, scatta l obbligo di fatturazione elettronica nei confronti di tutte le Amministrazioni Pubbliche e Locali, meglio individuate con circolare n.1 del del Dipartimento delle Finanze (ai sensi artt. 1 e 6 Decreto Interministeriale n. 55/2013). Come noto, parte delle Amministrazioni erano già state assoggettate, in precedenza, a tale adempimento, come di seguito riepilogato: DECORRENZA AMMINISTRAZIONI 06/12/2013 Tutte le Amministrazioni su base volontaria ed in base ad accordi con fornitori. 06/06/2014 Ministeri; Agenzie fiscali; Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale. 31/03/2015 Tutte le rimanenti Amministrazioni (ad esempio: Aziende Ospedaliere, Università ed Istituti d Istruzione Universitaria Pubblici) Amministrazioni locali (ad esempio: Comuni; Aziende sanitarie locali; Regioni, Provincie Autonome loro Consorzi ed Associazioni; Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura) Si ricorda che il processo di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione prevede: la predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard pubblicato sul sito la firma della fattura da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; l invio della fattura al Sistema di Interscambio, che provvede alla consegna della stessa all ufficio destinatario dell Ente pubblico; 1

2 la ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dal Sistema di Interscambio a fronte dell esito della trasmissione della fattura; la conservazione della fattura secondo le modalità previste dalla normativa vigente. L emissione della fattura elettronica Si sottolinea che tutte le amministrazioni destinatarie non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, né procedere al relativo pagamento (neppure parziale) sino all invio del documento in forma elettronica. Infatti, sussiste il divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica. La fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti (ai sensi art. 21, comma 3, DPR 633/72), assicurati dal soggetto passivo che la emette: - autenticità dell origine (l identità del fornitore/prestatore deve essere certa); - integrità del documento (il contenuto della fattura e dei suoi dati obbligatori non possono essere alterati); - leggibilità della fattura. Si segnala che gli enti della Pubblica Amministrazione hanno già inserito sul portale Ipa (www.indicepa.gov.it) l anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche ricevendo un codice identificativo univoco che è stato comunicato ai fornitori (è anche reperibile sul sito web indicato). Il codice univoco costituisce uno dei dati obbligatori che i fornitori devono inserire nella fattura elettronica, da inviare al Sistema di Interscambio. Oltre ai dati fiscali obbligatori devono essere presenti, nel formato della fattura elettronica, laddove richiesti, anche i codici Cig e Cup secondo quanto previsto dall art.25 D.L. n.66/14. La fattura elettronica richiede l apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente che attesta la data, l'autenticità della provenienza della fattura e l'integrità del suo contenuto e del riferimento temporale. La trasmissione delle fatture deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/home/servizi+online/sid), che rappresenta il punto di incontro tra i fornitori della Pubblica Amministrazione e gli uffici degli Enti locali. Sia gli uffici della Pubblica Amministrazione, sia i fornitori, possono affidarsi ad intermediari abilitati per gestire l emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Nell interazione con il Sistema di Interscambio, l intermediario è colui che invia o riceve i file per conto dell operatore economico e/o dell Amministrazione Pubblica. Gli intermediari che interagiscono con il Sistema di Interscambio in veste sia di trasmittente che di ricevente tramite il medesimo canale trasmissivo possono optare per il "Flusso semplificato" descritto nella sezione File, fatture e messaggi del sito Il Sistema di Interscambio (SDI) è gestito dall Agenzia delle Entrate, che provvede ad indirizzare le fatture elettroniche agli uffici delle pubbliche amministrazioni destinatarie. La trasmissione del file fattura al Sistema di Interscambio può avvenire mediante una delle seguenti modalità: Posta Elettronica Certificata; attraverso una interfaccia web (per accedervi è necessario essere abilitati ad Entratel o a Fisconline o essere in possesso di carta Nazionale dei Servizi precedentemente abilitata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate); 2

3 mediante i servizi di cooperazione applicativa su rete internet; mediante il trasferimento dei dati con il protocollo FTP. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare l annotazione dell assolvimento della stessa ai sensi dell art.6 D.M. 17 giugno 2014 con il pagamento dell imposta relativa alle fatture emesse che deve avvenire in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. La Risoluzione n.106/e del 2 dicembre 2014 ha istituito il codice tributo 2501 utile al versamento mediante modello F24 dell imposta di bollo. È possibile assolvere l imposta di bollo in modo virtuale, previa richiesta di autorizzazione all Agenzia delle Entrate. Dal 1^ aprile 2015 i soggetti in possesso dell autorizzazione per l assolvimento dell imposta di bollo in modo virtuale dovranno effettuare il versamento con il modello F24. Momento di emissione della fattura elettronica: una fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (ai sensi art. 21, comma 1, DPR 633/72). Pertanto, la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica e ricevuta dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, da parte del Sistema di Interscambio (inoltro con esito positivo). Tale ricevuta è sufficiente sia a provare l emissione della fattura, che la sua ricezione da parte della P.A. committente. Nel caso di inoltro, all amministrazione committente, con esito negativo, il fornitore riceve dal SDI una notifica di mancata consegna che però è comunque sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SDI, l avvenuta trasmissione della stessa, nonché la sua emissione. La data da considerare ai fini dei vari adempimenti fiscali connessi (es. liquidazioni periodiche Iva) è quella risultante dal documento XML formato dal contribuente. Interazione tra emissione fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione, split payment e Reverse charge Si ricorda che il regime dello split payment (art.17-ter D.P.R. 633/72), in vigore dal , deve essere applicato in relazione a tutti gli acquisti di beni e servizi effettuati dalle pubbliche amministrazioni (Stato o enti pubblici indicati nella C.M. 1/E/2015). Tale meccanismo non trova applicazione quando: 1) le prestazioni di servizi sono assoggettate a ritenute alla fonte a titolo di imposta sul reddito (ad esempio le prestazioni rese da professionisti o agenti); 2) l ente pubblico è debitore di imposta (ad esempio operazioni soggette a Reverse charge, ai sensi dell art. 17, comma 6, del DPR 633/72). Con il meccanismo dello split payment, quando la Pubblica Amministrazione riceve una fattura con Iva esposta, versa l imponibile al fornitore e l Iva all Erario. La fattura in questione, dal , dovrà essere obbligatoriamente emessa in formato elettronico e riportare la dicitura scissione dei pagamenti ai sensi dell art.17-ter D.P.R. 633/72. La contabilizzazione e la conservazione delle fatture elettroniche Le fatture elettroniche che vengono trasmesse dai fornitori al Sistema di Interscambio devono essere obbligatoriamente conservate in modalità elettronica. Ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 le fatture elettroniche devono essere conservate in modo sostitutivo entro il termine di 3 mesi dalla scadenza 3

4 prevista per l invio telematico della dichiarazione annuale (per le fatture elettroniche emesse già nel corso del periodo di imposta 2014 il termine per la conservazione coincide con il 31 dicembre 2015). Nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento deve essere data evidenza di aver adottato il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. In presenza di emissione di fatture elettroniche, la Circolare n.36/e del 6 dicembre 2006 dell Agenzia delle Entrate consente la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico. Pertanto, al fine di gestire separatamente la conservazione in modalità informatica delle fatture elettroniche emesse, è consigliabile adottare diversi registri sezionali Iva, per le fatture tradizionali e per le fatture elettroniche. L obbligo di conservazione sostitutiva vale sia per l emittente, sia per la Pubblica Amministrazione destinataria. Regole per la conservazione elettronica L'obbligo di conservazione sostitutiva della fattura elettronica, decorre dalla data della ricevuta di consegna, ha una durata di dieci anni (ai sensi D.M ) ed è regolamentata dal D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell Amministrazione Digitale), che prevede per coloro che gestiranno tale attività anche l obbligo di: - nomina di un responsabile della conservazione sostitutiva (o in alternativa, se non nominato espressamente, tale ruolo ricade sul legale rappresentante della società), che deve operare d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali (di cui all art. 29 del D.Lgs. 196/2003, Codice della Privacy); - rispetto delle misure minime di sicurezza previste dagli artt D.Lgs. 196/2003, Codice della Privacy; - di redazione di un apposito manuale di conservazione. Si sottolinea l importanza di attenersi alle suddette disposizioni, in particolare per quei soggetti che gestiscono in proprio, senza delega a terzi, la conservazione elettronica. L obbligo di conservazione vale sia per l emittente che per il destinatario (ente pubblico) della fattura, il quale è vincolato ad accettare il processo di fatturazione/conservazione elettronica. Ricordiamo, inoltre, le altre regole di conservazione: il termine di conservazione va effettuato entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi; l archivio elettronico deve essere consultato per chiavi di ricerca riferite a informazioni presenti nei documenti conservati; apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi (marca temporale) sul pacchetto di archiviazione; imposta di bollo con F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio; in caso di controlli fiscali, devono essere a disposizione e leggibili i documenti informatici presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture. La Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (Pcc) Il Sistema di Interscambio, una volta ricevute correttamente le fatture elettroniche, invia i dati ad un altra piattaforma predisposta dal Ministero dell Economia e delle Finanze, la Piattaforma per la 4

5 Certificazione dei Crediti. L abilitazione da parte dei fornitori della Pubblica Amministrazione a tale Piattaforma è facoltativa e gratuita. Qualora si abilitino, i creditori possono verificare le fasi del ciclo di vita dei crediti commerciali: l invio della fattura da parte del creditore; la ricezione della fattura da parte della P.A.; la contabilizzazione della fattura da parte della P.A.; la comunicazione dei debiti scaduti da parte della P.A. entro il giorno 15 del mese successivo alla scadenza; il pagamento della fattura da parte della P.A. Per favorire lo smobilizzo dei crediti gli uffici pubblici sono tenuti a certificare, su istanza del creditore, i crediti relativi a somme dovute per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali. Possono accreditarsi alla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (http://certificazionecrediti.mef.gov.it/certificazionecredito/home.xhtml) sia il titolare del credito che altre persone delegate ad operare per conto del creditore (ad esempio, consulenti). La certificazione del credito consente all impresa creditrice di scegliere se: attendere il pagamento che la Pubblica Amministrazione è tenuta ad effettuare entro la data indicata sulla certificazione; chiedere un anticipazione presso una banca o un intermediario finanziario abilitato; chiedere all Agenzia delle Entrate la compensazione del credito certificato con debiti derivanti da adesione a forme deflattive del contenzioso. Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e approfondimento. 5

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