Mediolanum Vita S.p.A. Estratto della POLITICA DI GESTIONE DEI CONFLITTI DI INTERESSE

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1 Mediolanum Vita S.p.A. Estratto della POLITICA DI GESTIONE DEI CONFLITTI DI INTERESSE Consiglio di Amministrazione del 18 marzo 2013

2 PREMESSA Mediolanum Vita S.p.A. (di seguito anche "l impresa o la compagnia o "la Società") è un'impresa di assicurazione del Gruppo Mediolanum, autorizzata a svolgere l'attività di assicurazione sul ramo vita. Mediolanum Vita S.p.A. pone il cliente 1 al centro della propria strategia di business, adottando ogni misura e strumento idoneo ad assicurare che lo sviluppo della propria attività ed il perseguimento dei propri obiettivi imprenditoriali siano congrui e sinergici con il dovere di agire in modo onesto, equo e professionale, garantendo il conseguimento del miglior interesse per i propri clienti. La Compagnia assicurativa ha identificato i seguenti ambiti operativi in cui si potrebbero verificare potenziali conflitti di interesse: conflitti distributivi di prodotti assicurativi che coinvolgono il rapporto tra la compagnia assicurativa, intermediari assicurativi ed i propri clienti 2. Tali fattispecie possono determinare conflitti nella mancanza di trasparenza e correttezza nei rapporti con la clientela o nella proposizione di un offerta assicurativa palesemente al di fuori di standard di mercato 3 ; potenziali conflitti infragruppo all interno della configurazione delle relazione fra varie società, che determino effetti negativi nell operatività dell impresa o che possano determinare un pregiudizio agli interessi degli assicurati o ad altri aventi diritto a prestazioni assicurative 4 ; conflitti di governance 5, incompatibili con best practice di mercato e regolamentazione normativa, che determino potenziali conflitti nella conduzione di particolari operazioni societarie 6. La clientela si basa sull'integrità della Compagnia e correttezza nello svolgimento della propria attività. Pertanto Mediolanum Vita ha adottato un Codice Etico e si è dotata di Modelli di Gestione Organizzazione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01, impegnandosi a mantenere i più alti standard professionali e rispettare solidi principi nella fornitura di servizi ai propri clienti. Gli interessi dei clienti deve essere sempre al primo posto e, a tal fine, la Compagnia si dota di una politica e di procedure per 1 Ai fini della presente policy si considerano clienti i: Contraenti, assicurati e beneficiari in essere, legati da un rapporto contrattuale; Clienti potenziali (prospect), destinatari di una proposta contrattuale. 2 Art. 51 Regolamento ISVAP n.35 Obblighi informativi ed PARTE 3 Regolamento congiunto Consob/Banca di Italia. 3 Art. 48 Regolamento ISVAP n. 5 Intermediazione assicurativa. 4 Art. 6 Regolamento ISVAP n. 25 Vigilanza sulle operazioni Infragruppo. 5 Art. 36, «Divieto di interlocking» D.l 201/2011 convertito in Legge 214/2011, Art. 7 Regolamento ISVAP n.39 Politiche retributive, Art. 41 Regolamento ISVAP n.20 Disposizioni in materia di controlli interni, Art.46 Regolamento ISVAP n. 5 Intermediazione assicurativa. 6 Art. 28 Regolamento ISVAP n. 20 Disposizioni in materia di controlli interni. 2

3 identificare, valutare e gestire i potenziali conflitti di interesse e di proteggere l'integrità dei suoi rapporti con i fornitori di servizi chiave coinvolti nella gestione della sua attività. Per lo svolgimento della propria attività la Compagnia richiede che il personale conosca i propri obblighi ai sensi della presente documento e seguano rigorosamente tutte le procedure operative applicabili, derivanti da esso. Inoltre, la conformità alla presente Politica richiede che il personale sia vigile per evitare di intraprendere attività che presentano un conflitto anche potenziale con gli interessi della Compagnia o dei suoi assicurati. L adozione di una politica formale per la gestione di possibili situazioni conflittuali rappresenta quindi un elemento significativo di trasparenza ed integrità, la cui importanza è accresciuta dall essere parte del più ampio Conglomerato Finanziario Mediolanum, composto da molteplici Società operanti in campo bancario, finanziario ed assicurativo. Tale Politica potrà essere soggetta a revisioni, aggiornamenti e integrazioni che si rendessero di volta in volta necessarie. IDENTIFICAZIONE DEI CONFLITTI DI INTERESSE Nell identificazione del perimetro di potenziali conflitti di interesse, la compagnia assicurativa ritiene rilevante l assetto organizzativo, le operazioni infragruppo e non, il modello distributivo compagnia-intermediario-cliente, l articolazione dei processi di governance e relative cariche correlate. La Compagnia adotta ogni ragionevole misura per identificare i conflitti che potrebbero insorgere nell ambito dell esercizio delle proprie attività: tra la Società, i soggetti rilevanti 7 o le società del Gruppo di appartenenza e i clienti della Compagnia; tra Società del Gruppo, i soggetti rilevanti di società del Gruppo e la Compagnia medesima; tra diversi clienti della Società. L identificazione dei conflitti di interesse deve tenere conto anche delle circostanze che potrebbero causare un conflitto risultante dalla struttura e dalle attività delle Società controllanti la Compagnia e appartenenti al Gruppo. 7 Sono considerati Soggetti Rilevanti : i componenti degli organi aziendali, soci che in funzione dell entità della partecipazione detenuta possono trovarsi in una situazione di conflitto di interessi, dirigenti o agenti della Compagnia; i dipendenti della Compagnia, nonché ogni altra persona fisica i cui servizi siano a disposizione e sotto il controllo della Compagnia e che partecipino alla prestazione di servizi e all esercizio di attività da parte della medesima Compagnia; le persone fisiche o giuridiche che partecipino direttamente alla prestazione dei servizi alla Compagnia sulla base di un accordo di esternalizzazione avente per oggetto la prestazione di servizi o attività di investimento o di altra natura. 3

4 Da ciò emerge che si è in presenza di un conflitto di interesse nel caso in cui: è probabile che la Compagnia, o un Soggetto Rilevante, o una Società del Gruppo, possa realizzare un guadagno finanziario o possa evitare una perdita finanziaria, a spese e/o danno del cliente o della Compagnia medesima; vi è la possibilità di far conseguire un utile o evitare una perdita ad un cliente nei confronti del quale l impresa ha degli obblighi, se è concomitante ad una possibile perdita per un altro di tali clienti. Non essendo possibile tuttavia classificare a priori l intera casistica delle fattispecie conflittuali, che non costituisce di per sé un numero chiuso, si esemplificano di seguito le più frequenti ipotesi di conflitto: a) eventualità che la Compagnia possa realizzare un guadagno o evitare una perdita finanziaria, a spese o danno degli assicurati; b) esistenza di un vantaggio per la Compagnia nel risultato di un servizio o un'attività fornita ai suoi assicurati che è distinto da quello per i medesimi; c) eventualità che la Compagnia abbia un incentivo finanziario o di altra natura a privilegiare gli interessi di un altro cliente o gruppo di clienti rispetto agli interessi della Compagnia e dei suoi assicurati sottostanti; d) eventualità che la Compagnia svolga la stessa attività per un altro cliente; e) eventualità che la Compagnia riceva o possa ricevere da una persona diversa dal cliente, in relazione con il servizio a questi prestato, un incentivo, sotto forma di denaro, beni o servizi, diverso dalle commissioni o dalle competenze normalmente percepite per tale servizio; f) operazioni poste dai componenti del Consiglio di amministrazione rivolte alla determinazione di un vantaggio personale, con conseguente danno alla Compagnia assicurativa; g) potenziali operazioni infragruppo, palesemente al di fuori di standard di mercato, che determinano un danno alla Compagnia assicurativa; h) modello di struttura organizzativa e distributivo della Compagnia assicurativa, che determina l insorgere di conflitti di interesse tra singoli soggetti e funzioni; i) processi decisionali relativi alle politiche di remunerazione palesemente non chiari, documentati, trasparenti; l) processi di attribuzione delle cariche consigliari incompatibili con i meccanismi interlocking, fissati dal legislatore. MISURE ADOTTATE PER PREVENIRE E GESTIRE POTENZIALI CONFLITTI DI INTERESSE Al fine di presidiare le differenti fattispecie di conflitti di interesse individuate, sono state definite specifiche misure organizzative ritenute adeguate rispetto ai casi considerati. Le più comuni fattispecie di possibili conflitti di interesse, Mediolanum Vita adotta misure organizzative, procedure e controlli per prevenire l eventualità di tali situazioni 4

5 ovvero per una loro idonea gestione, le quali trovano applicazione nei confronti di tutti i soggetti rilevanti sotto elencati: i componenti degli organi aziendali, i soci che in funzione della Società della partecipazione detenuta possano trovarsi in una situazione di conflitto di interessi; i dirigenti ed i dipendenti, nonché ogni altra persona fisica i cui servizi siano a disposizione e sotto il controllo della Compagnia e che partecipino alla prestazione dell attività; le persone fisiche e giuridiche che partecipino direttamente alla prestazione di servizi alla Mediolanum Vita sulla base di un accordo di esternalizzazione avente per oggetto la prestazione di servizi e attività di investimento. Le misure organizzative e le procedure per la gestione dei conflitti d interesse sono individuate in modo tale che risultino: idonee ad evitare che i conflitti incidano negativamente sugli interessi degli assicurati; proporzionate alla natura, alla dimensione e alla complessità dell attività della Società nonché alla tipologia e alla gamma dei prodotti offerti e/o dei servizi o attività prestati; adeguate alla Società del rischio di ledere gli interessi del cliente; atte a garantire che i soggetti rilevanti impegnati in diverse attività che implicano un conflitto di interesse svolgano tali attività con un grado di indipendenza adeguato alle dimensioni e alle attività della Compagnia e del Gruppo. In particolare il processo di gestione dei potenziali conflitti di interesse può essere articolato secondo particolari misure tecniche rivolto alla minimizzazione e successiva eliminazione dei potenziali conflitti di interesse in ambito distributivo, infragruppo e di governance. Le suddette misure e procedure prevedono una netta separazione dei processi decisionali che contraddistinguono le diverse linee di business e le diverse società del Gruppo, adottando specifiche misure volte ad impedire un indebita circolazione di informazioni confidenziali tra i soggetti rilevanti coinvolti in attività che comportino un rischio di conflitto di interesse, quando lo scambio di tali informazioni possa ledere gli interessi di uno o più clienti. Tale autonomia è concretamente attuata mediante idonee misure organizzative volte ad assicurare che l eventuale affidamento di una pluralità di funzioni a soggetti rilevanti impegnati in attività che potrebbero implicare un conflitto di interessi non impedisca loro di agire in modo obbiettivo. MISURE SPEFICHE ADOTTATE PER PREVENIRE POTENZIALI DISTRIBUTIVI E NELL OFFERTA CONTRATTUALE CONFLITTI DI INTERESSE Il processo gestione dei conflitti di interesse distributivi è articolato secondo i seguenti punti: 5

6 mappatura della contrattualistica assicurativa esistente e successiva nuova offerta prodotti relativamente alla trasparenza, correttezza verso i clienti secondo la normativa a tutela del consumatore ed assicurato; identificazione delle misure previste dal codice del consumo e regolamentazione ISVAP, CONSOB in materia di trasparenza contrattuale e collocazione distributiva; disclosure informativa distributiva al cliente con i seguenti presupposti: o presenza di rapporti di dipendenza di gruppo che possono determinare un insorgere di un particolare conflitto di interesse; o processi di intermediazione assicurativa basati su un analisi imparziale, specificando ove possibile, il numero di contratti sul quale si fonda le proprie valutazioni; o se, in virtù di un obbligo contrattuale, sia tenuto a proporre esclusivamente i contratti di una o più imprese di assicurazione, dovendo in tal caso specificare la denominazione di tali imprese; Nell offerta e nella esecuzione dei contratti di assicurazione le imprese devono evitare di effettuare operazioni in cui hanno direttamente o indirettamente un interesse in conflitto, anche derivante da rapporti di gruppo o da rapporti di affari propri o di società del gruppo. Qualora il conflitto non risulti evitabile le imprese devono comunque operare in modo da non recare pregiudizio agli interessi dei contraenti. In ogni caso le imprese devono, in funzione della tipologia dei contratti offerti: effettuare operazioni nell interesse dei contraenti alle migliori condizioni possibili con riferimento al momento, alla dimensione e alla natura delle operazioni stesse; operare al fine di contenere i costi a carico dei contraenti ed ottenere il miglior risultato possibile, anche in relazione agli obiettivi assicurativi; astenersi dall effettuare operazioni con frequenza non necessaria per la realizzazione degli obiettivi assicurativi; astenersi da ogni comportamento che possa avvantaggiare una gestione separata o un fondo interno a danno di un altro. In particolare per quanto attiene l intermediazione dei prodotti finanziari ed assicurativi ramo III e ramo V, si evidenzia: il mantenimento di un efficace politica di gestione dei conflitti di interesse, elaborata per iscritto, ed adeguata alle dimensioni e all organizzazione dell impresa e alla natura nonché alle dimensioni e alla complessità della sua attività 8 ; la fornitura al cliente, su supporto durevole e con sufficiente dettaglio, delle informazioni relative ai conflitti di interesse qualora le disposizioni organizzative e amministrative adottate non siano sufficienti per assicurare con ragionevole certezza che il rischio di nuocere agli interessi del cliente non sia evitato 9 ; 8 Art. 25 Regolamento congiunto Consob/Banca d Italia 9 Art. 23, c.4 Regolamento congiunto Consob/Banca d Italia 6

7 lo svolgimento di una gestione indipendente, sana e prudente finalizzata ad adottare misure idonee a salvaguardare i diritti dei clienti sui beni affidati 10. MISURE SPECIFICHE ADOTTATE PER PREVENIRE POTENZIALI CONFLITTI DI INTERESSE NEI PROCESSI DI GOVERNANCE E FUNZIONI AZIENDALI Il processo gestione dei conflitti di interesse di governance e funzioni aziendali è articolato secondo i seguenti punti: mappatura/identificazione della struttura organizzativa e del modello distributivo esistente rivolto all identificazione della corretta separatezza delle funzioni in ottica di individuazione eliminazione di conflitti di interesse; mappatura/identificazione delle eventuali operazioni consiliari verso società in cui i medesimi amministratori sono portatori di interessi e relativa valutazione della eventuale congruità delle operazioni in ottica di eliminazione di conflitti di interesse; mappatura/identificazione delle eventuali cariche incompatibili con il divieto interlocking in ottica di eliminazione di conflitti di interesse; i Consiglieri di Amministrazione, i Sindaci, i responsabili di funzione, nonché i dirigenti del Gruppo sono tenuti ad astenersi da qualsiasi attività che possa essere ritenuta, anche potenzialmente, in conflitto con gli interessi del Gruppo o della società di appartenenza. Una particolare situazione di conflitti di interesse è quella relativa agli eventuali interessi degli amministratori allorquando sono chiamati a decidere su operazioni per conto della Società per i quali sono in conflitto. Per la gestione di tale situazione la Compagnia ha adottato un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo, ex D.Lgs.. 231/01, per effetto del quale è previsto che gli Amministratori perseguano l obiettivo dell interesse sociale nella gestione e nell esercizio dell attività aziendale e assicurino il puntuale rispetto delle norme di legge a la tutela dell integrità del capitale, nonché verifichino che le delibere assunte dal Consiglio di Amministrazione siano puntualmente e correttamente eseguite attenendosi a quanto previsto anche in tal senso dal Codice Etico. La società, richiamando quanto previsto dagli artt e seguenti del codice civile, prevede che l'amministratore informi senza ritardo gli altri amministratori e il Collegio Sindacale di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbia in una determinata operazione della Società, precisandone la natura, i termini, l'origine e la portata. La delibera del Consiglio di Amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza per la Società nell'operazione e, in caso di inosservanza di quanto disposto ovvero nel caso di deliberazioni del Consiglio adottate con il voto determinante dell'amministratore interessato, qualora possano recare danno alla società, possono essere impugnate dagli altri amministratori e dal Collegio Sindacale. Inoltre la Società impone agli amministratori, nell espletamento dei doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto, di adottare la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico e dalle loro specifiche competenze. 10 Art. 25, c.3 Regolamento congiunto Consob/Banca d Italia 7

8 E infine fatto obbligo agli amministratori, nella conduzione dei Consigli di Amministrazione, di assicurare che le delibere del Consiglio stesso siano assunte conformemente a quanto previsto dallo Statuto, dalle norme di legge vigenti, e da quanto previsto nel presente documento. Inoltre la Società impone agli amministratori, nell espletamento dei doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto, di adottare la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico e dalle loro specifiche competenze. E infine fatto obbligo agli amministratori, nella conduzione dei Consigli di Amministrazione, di assicurare che le delibere del Consiglio stesso siano assunte conformemente a quanto previsto dallo Statuto, dalle norme di legge vigenti, e da quanto previsto nel presente documento. MISURE SPECIFICHE ADOTTATE PER PREVENIRE POTENZIALI CONFLITTI DI INTERESSE NELLE OPERAZIONI INFRAGRUPPO Il processo gestione dei conflitti di interesse su particolari operazioni infragruppo e funzioni aziendali è articolato secondo i seguenti punti: identificazione/mappatura delle eventuali operazioni infragruppo in ottica di potenziali conflitti di interesse ed in base alla normativa emanata da ISVAP e regolamenti interni della Compagnia assicurativa; valutazione della congruità delle operazioni identificate in base ai parametri tecnici determinati dal regolamento interno; astensione/riconduzione dell operazione infragruppo alla disciplina regolamentare esterna/interna approvata in materia. MONITORAGGIO E REVISIONE DELLA POLITICA DI GESTIONE DEI CONFLITTI DI INTERESSE La Compagnia controlla regolarmente l efficacia delle misure adottate per la gestione dei conflitti di interesse, in modo da individuare, e se opportuno correggere, eventuali carenze. La Compagnia inoltre prevede opportuni meccanismi per garantire che la presente politica sia aggiornata al variare del tipo di attività e servizi forniti alla clientela, al variare delle fattispecie di conflitto di interesse ovvero di circostanze in grado di inficiare l efficacia delle misure adottate per evitare il pregiudizio degli assicurati. In particolare è previsto che le funzioni coinvolte in attività per conto della clientela, qualora debbano effettuare una operazione e/o attività che comporti un possibile vantaggio per la società a danno della clientela e che non rientri tra le ipotesi di conflitto previste nel presente documento, o che non sia comunque gestita, comunichino senza indugio il Settore compliance, e nel frattempo si astengano dall effettuare l operazione stessa, l operazione e/o attività nuova o non gestita, per le valutazioni ed i provvedimenti del caso, al fine di non recare pregiudizio agli interessi degli assicurati. 8

9 La Compagnia provvederà a rendere note alla clientela le modifiche rilevanti apportate alla presente politica, pubblicando i relativi aggiornamenti anche nella parte pubblica del proprio sito internet. Maggiori dettagli circa la politica in materia di conflitti di interesse sono disponibili presso la sede della Società. 9

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