Homo Faber. Harvard Group s.r.l. MONITORAGGIO SPESA FARMACEUTICA

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1 MONITORAGGIO SPESA FARMACEUTICA

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3 Harvard nasce nel 1980 per occuparsi della gestione della contabilità di ditte e società industriali grazie alle conoscenze specifiche dei soci. Nel 1982 inizia la collaborazione con gli Istituti di credito e risparmio, prima fra tutti la Banca Popolare di Verona, con una attività di prestampa ed invio a domicilio dei moduli per il pagamento dell IRPEF e dell ILOR. Questa attività prosegue con soddisfazione negli anni ed altre banche ed istituti finanziari collaborano proficuamente con la nostra azienda. Nel 1992 diventa Harvard Group.

4 Premessa Harvard Group ha messo a punto una serie di procedure che permettono il monitoraggio e il controllo delle ricette farmaceutiche, tramite: - una gestione ottimizzata della carta; - l utilizzo delle immagini in tutte le fasi successive alla presa in carico; - la completezza delle elaborazioni statistiche e la predisposizione dei dati per un controllo di gestione efficace. E quindi in grado di supportare l ULSS nel processo di miglioramento organizzativo resosi ormai condizione indispensabile al fine di ottimizzare la procedura e migliorare i servizi al cittadino. Non offre infatti solo un elaborazione fine a se stessa, ma un approccio integrato orientato ad apportare un miglioramento del servizio anche con il coinvolgimento dei farmacisti e dei medici di base.

5 Descrizione del servizio ricette farmaceutiche 1. Ritiro delle ricette dalle strutture proposte e/o dalle farmacie. 2. Preparazione delle ricette per la scansione. 3. Lettura ottica delle ricette per la produzione degli archivi delle immagini e successivo riconoscimento OCR per la creazione di eventuali Data Base o report mensile. 4. Correzione ed integrazione dei dati. 5. Creazione del file di output e successivo invio telematico a CINECA. Controllo di gestione, controllo qualitativo e creazione di CD/DVD di archiviazione. 6. Creazione elaborati come richiesti dal capitolato. 7. Obliterazione contestuale delle fustelle dei farmaci. 8. Stoccaggio o consegna presso i Vostri magazzini delle ricette elaborate.

6 Composizione HW del sistema N.2 Transtar 5645 dotato di numeratore. N.2 Scanner Fujitsu FI5900C N.5 Scanner Canon DR6080 N.1 Scanner Kodak DS7500 Workstation per il controllo dell operatività degli scanner e per l integrazione dei dati. N. 2 Server IBM K312XIT dedicati alla lavorazione delle ricette, di cui uno di backup. Router ADSL per collegamenti WEB. Rete interna che collega tutti i PC di verifica, correzione ed integrazione dei dati recuperati dalle immagini con il server Linux dove risiedono le immagini e i data base. N. 4 Stampanti di sistema: Rex Rotary 3518, Nashuatec SP9100DN - Nashuatec P7575 N. 2 RICOH AFICIO SP4100N. N. 5 Stampanti di produzione: Canon C7000VP e IR138VP; Ocè 7450 Vario Stream, 3110 Vario Print e PS 235.

7 TransStar 5645 CD (Color/duplex) A5 Il sistema usato consente la lettura dei documenti alla velocità di 250 pagine A5 al minuto ed offre i seguenti vantaggi: Elevata sicurezza dei dati Elevate prestazioni di lettura Accesso facilitato ai documenti Eccellente qualità immagine a colori Controllo della doppia immagine Possibile lavorazione continua 24 h su 24 h

8 Software Controlli 1. Procedura di proprietà per il riconoscimento dei dati dall immagine catturata 2. Procedura di proprietà per verifica, rettifica, quadratura, tabulati, preparazione flussi e CD/DVD 3. La procedura offre la possibilità di caricare le immagini su server e permette all ULSS di accedere, via internet, per visualizzare le immagini ed i dati. Questa attività viene effettuata per altre sturtture a livello nazionale. 1. Controllo della correttezza del codice farmacia. 2. Controllo che l ULSS dichiarata dalla farmacia sia quella corretta. 3. Controllo della numerazione progressiva delle mazzette e delle ricette 4. Controllo del codice a barre identificante sia l ULSS sia la Regione (es ) e controllo che il codice dell ULSS sia di una ULSS appartenente a quella Regione. 5. Controllo del codice a barre che identifica la ricetta (es. Y ) con verifica del digit con calcolo sui vari numeri.

9 6. Controllo del digit del codice fiscale o del codice assistito con verifica della presenza dell assistito sull anagrafico fornito dalle ULSS e conseguente controllo di congruenza delle iniziali di cognome e nome. 7. Controllo della correttezza del codice di patologia e verifica se per questo codice è prevista la multiprescrizione. 8. Controllo di congruità tra l ULSS e la provincia di residenza. 9. Controllo del codice del medico nell archivio dei medici, con verifica dell appartenenza del medico all ULSS che ha rilasciato la ricetta. 10. Controllo che il medico sia del relativo assistito; nell eventualità di non corrispondenza, viene richiesto ed effettuato l inserimento delle iniziali di cognome e nome del medico prescrittore. 11. Controllo delle date di rilascio della ricetta (data medico) e di consegna del farmaco (data farmacia): viene eseguito un controllo formale sulle date e un controllo dei giorni trascorsi tra la prescrizione e la consegna (10/30 gg.) per le varie tipologie dei farmaci consegnati. 12. Controllo del digit del codice MINSAN lettura su banca dati CODIFA per data e codice e relativa acquisizione delle varie informazioni richieste. 13. Controllo, se il farmaco lo richiede, della congruita tra nota farmaco e nota medico, della presenza della firma del medico a fianco della nota, e della posologia.

10 14. Controllo dati per mobilità: controllo di cognome e nome controllo che l ULSS corrisponda al comune di residenza. Ulteriori controlli vengono eseguiti al termine dell inserimento del mese, quali le verifiche contabili per singola mazzetta e i totali per farmacia, e i controlli di merito sui tabulati riepilogativi delle anomalie riscontrate. Garanzie sulla sicurezza e la riservatezza dei dati Il programma, creato per essere eseguito in ambiente Windows, per quanto riguarda l accesso ai dati è protetto da password.

11 Modalità di custodia, trasporto e assicurazione La custodia tra la fase di ricezione e la fase di consegna presso il magazzino indicato dall ULSS delle scatole contenenti le ricette mediche, avviene all interno di Harvard Group, i cui locali sono provvisti di sensori antifurto/antintrusione controllati elettronicamente da una centralina, fornita di batteria tampone, collegata 24h su 24h con l Istituto di vigilanza CIVIS di Verona. Per l accesso alla sede è necessario il possesso di un codice d ingresso. Il trasporto viene effettuato con mezzi propri. Sono previste sempre due persone munite di telefono portatile per ogni emergenza. La polizza assicurativa assicura il materiale in giacenza, per i rischi incendio/furto, sino al momento della consegna presso il luogo di immagazzinamento. Le ricette, comunque, vengono acquisite come immagini non appena arrivate in Harvard Group.

12 Modalità di esecuzione dei controlli a campione richiesti A fronte di una richiesta di controlli se le ricette sono presso Harvard Group verrà ricercato quanto richiesto e trasmesso via fax (o via telematica) al richiedente (servizio farmacia territoriale) nel minor tempo possibile; se le ricette sono presso il Magazzino di stoccaggio, verrà inviata sul posto l Interfaccia con il servizio della farmacia territoriale e anche in questo caso verrà ricercato quanto richiesto e trasmesso via fax (o via telematica) al richiedente (servizio farmacia territoriale) nel minor tempo possibile. Le ricerche possono essere effettuate anche su CD/DVD contenenti le immagini o visitando il sito web attraverso gli appositi sistemi di accesso resi disponibili solo alle persone abilitate.

13 Persone di riferimento per il servizio Responsabile commerciale. Si occupa della gestione dei rapporti tra ULSS e Harvard Group e delle valutazioni economiche a fronte di richieste di nuovi servizi anche non in riferimento alle ricette. Analista Ha il compito di analizzare le richieste del cliente e di realizzare le soluzioni applicative conformemente alle esigenze, consigliando, ove necessario, anche l apporto di migliorie. Gestore della rete Gestisce la rete di personal computer e le password di accesso ai servizi. Interfaccia con il servizio farmaceutico Gestisce i rapporti con il servizio farmaceutico nel merito dei risultati delle elaborazioni. Operatori dediti all acquisizione delle immagini da scanner Si occupano di acquisire le immagini dei documenti tramite scanner Addetti all integrazione dei dati Assicurano l integrazione dei dati nei tempi richiesti.

14 Addetti alla quadratura e ai controlli Avvalendosi anche delle segnalazioni di incongruenza fornite dai programmi effettuano le quadrature ed i controlli. Tempi e modalità di aggiornamento e gestione L aggiornamento delle anagrafiche degli assistiti e dei medici, secondo le consegne effettuate dalle singole ULSS, si effettua mensilmente. L aggiornamento della banca dati CODIFA viene effettuato all inizio del mese; in caso di variazione di prezzo, gli archivi verranno aggiornati al giorno esatto dell entrata in vigore dei provvedimenti rispetto alla data di spedizione della ricetta.

15 Ricezione ricette FASI OPERATIVE Imputazione parametri Scannerizzaz Archivio di immagini strutturato CINECA Data Base CODIFA Data Base U.L.S.S Internet Controllo di coerenza logica Correzione e integrazione quadratura contabile OUTPUT

16 Archiviazione dati Ricette Periodo riferimento ULSS XX di appartenenza Mazzetta 1 Mazzetta 2 Mazzetta N ULSS YY altre Ricette Ricette

17 Acquisizione Dati I fase Tutti i campi sono controllati con l ausilio di data base esterni. Viene fatto l inserimento del codice fiscale con relativo controllo del Digit, della provincia e dell ULSS di residenza. In questa fase si verifica se la ricetta appartiene ad altra ULSS.

18 Acquisizione Dati II fase Tutti i campi sono controllati con l ausilio di data base esterni. Viene fatto l inserimento del codice del medico, della data di rilascio della ricetta e della data di consegna dei medicinali e vengono effettuati i relativi controlli. Sulla data di consegna viene fatta la prezzatura dei medicinali.

19 Acquisizione Dati III fase Verifica della congruità delle fustelle e relativi controlli.

20 Acquisizione Dati IV fase Questa fase viene eseguita solo nel caso che il farmaco richieda la nota o la posologia.

21 Riepilogo Finale Da una visione completa di tutti i dati e consente di visualizzare e stampare le quadrature della ricetta, della mazzetta e della farmacia.

22 Lavorazione Ricette A.I.R. Le ricette farmaceutiche A.I.R. non sono scannerizzate e la registrazione viene fatta manualmente. Questa tipologia di ricette comprende la categoria per diabetici, che normalmente hanno due/tre fustelle, per dietetici, che possono avere venti o più fustelle, poche ricette per neuropatici e molto poche per malattie rare. Sono previste patologie diverse e sono soggette ad autorizzazioni temporali, che ci vengono comunicate ad inizio anno ed aggiornate di mese in mese. Le fustelle sono diverse da quelle delle ricette normali.

23 Dopo la registrazione dei dati vengono fatti i controlli automatici, come quelli descritti, con una procedura particolare e, per eventuali segnalazioni di errore, vengono effettuate le opportune rettifiche e quindi vengono fatte le quadrature e le stampe. - stampa anomalie; - stampa di quadratura; - stampa mensile; - stampe statistiche. Terminata la lavorazione, le ricette A.I.R. vengono accodate alle ricette normali.

24 Harvard Group S.r.l. Sede Principale: Via Monte Pastello 5/D San Giovanni Lupatoto (Verona) Tel Fax: Filiale di Firenze: Via Pratese, Firenze Tel Fax: Ufficio di Rappresentanza: Viale dei Mille, Piacenza Tel. e Fax: direzione@harvardgroup.it info@harvardgroup.it