La prevenzione della corruzione internazionale nei grandi gruppi multinazionali. Milano, 19 giugno 2012 Massimo Mantovani General Counsel eni spa

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1 La prevenzione della corruzione internazionale nei grandi gruppi multinazionali Milano, 19 giugno 2012 Massimo Mantovani General Counsel eni spa

2 La Normativa Anti-Corruzione Al fine di assicurare il massimo rispetto del Codice Etico, eni spa, nel novembre 2009, ha rafforzato il proprio impegno alla lotta contro la corruzione mediante l emissione di specifica normativa interna in materia di anticorruzione. Nel dicembre 2011, il consiglio di amministrazione ha approvato un aggiornamento di detta normativa che rappresenta un evoluzione del compliance program anti-corruzione e proibisce ogni forma di corruzione, attiva e passiva, nei confronti sia di pubblici ufficiali che di parti private (UK Bribery Act). In ragione delle novità introdotte dalla nuova normativa anti-corruzione è in corso l aggiornamento di una serie di regolamenti interni anti-corruzione che disciplinano specifiche aree considerate a maggiore rischio. 2

3 Principali novità della nuova normativa eni anti-corruzione 1 Ampliamento della condotta vietata (corruzione fra parti private in aggiunta ai pubblici ufficiali) 2 Espresso divieto dei facilitation payments 3 Introduzione di un registro degli omaggi offerti o ricevuti dal personale eni 4 Divieto di contributi politici a meno che ciò non sia previsto obbligatoriamente dalla legge 3

4 regolamenti eni anti-corruzione in specifiche aree a rischio Segnalazioni anche anonime; Omaggi; Spese di attenzione verso terzi; Contratti di Joint Venture; Contratti di Intermediazione; Standard di clausole contrattuali in riferimento alla responsabilità amministrativa della società per illeciti amministrativi dipendenti da reato; Disposizioni anti-corruzione contenute nelle normative interne eni che disciplinano acquisizioni e cessioni; Iniziative no-profit; Nomina di legali esterni; Acquisizioni da terzi di consulenze, prestazioni e servizi professionali; Contratti di sponsorizzazione; Disposizioni anti-corruzione contenute nelle normative interne eni che disciplinano la selezione del personale; Trasferte e servizi fuori sede; Disposizioni anti-corruzione contenute nelle normative interne contabili eni; Selezione dei Covered Business Partner. 4

5 L Anti-Corruption Legal Support Unit 1 gennaio 2010 è stata istituita all interno della Direzione Affari legali di eni l Anti-Corruption Legal Support Unit ( ACSLU ). La struttura fornisce assistenza legale specialistica in materia anti-corruzione alle unità di business di eni e delle società controllate non quotate di eni. Detta attività è centralizzata ed è rivolta al mondo eni sia in Italia che all estero; Le Controllate Quotate/Unbundled hanno una propria Anti- Corruption Legal Support Unit. 5

6 Attività dell Anti-Corruption Legal Support Unit In generale l eni Anti-Corruption Legal Support Unit: monitora il recepimento della MSG Anti-Corruzione da parte delle Controllate; sovrintende la formazione del Personale eni sulla normativa anti-corruzione; fornisce su richiesta accurata interpretazione delle leggi anti-corruzione, chiarendo dubbi e interrogativi che possano emergere durante l applicazione della normativa; esprime le proprie valutazioni in merito alle potenziali controparti sulla base dei risultati delladuediligence condotta dalle unità di business; rileva rischi/frodi e possibili azioni/soluzioni; integra/modifica le clausole contrattuali rilevanti; supporta i rappresentanti di eni negli incontri con i business partner in modo da agevolarli nel portare a termine i compiti loro assegnati dalla normativa; mantiene aggiornata la normativa in modo da assicurarne l efficacia, tenendo in considerazione le lacune segnalate dalle funzioni competenti e dell evoluzione delle best practices; riceve una relazione almeno annuale dai Rappresentanti eni delle JV riguardante le attività svolte; riceve una relazione annuale preparata dall Anti-Corruption Legal Support Unit delle Controllate Quotate/Unbundled; sottopone una relazione annuale sulla propria attività di monitoraggio all Organismo di Vigilanza. 6

7 Formazione obbligatoria per Personale a Rischio Martedì 22 giugno E&P, Londra (RegnoUnito) Martedì 20 luglio E&P, San Donato Milanese (Italia) Mercoledì 21 luglio E&P, San Donato Milanese (Italia) Martedì 21 settembre R&M, Roma (Italia) Martedì 5 ottobre G&P, San Donato Milanese (Italia) Mercoledì 13 ottobre E&P, Houston (U.S.A.) Mercoledì 27 ottobre R&M, San Donato Milanese (Italia) Martedì 9 novembre E&P, Abuja (Nigeria) Lunedì 15 novembre R&M, Roma (Italia) Martedì 30 novembre E&P, Atyrau (Kazakhstan) Martedì 13 dicembre Polimeri Europa, San Donato Milanese (Italia) 20, 21 e 22 dicembre Internal Audit eni s.p.a., San Donato/Roma Giovedì 24 febbraio E&P, Houston (U.S.A.) Martedì 29 marzo Syndial e Polimeri Europa, San Donato Milanese (Italia) Giovedì 7 aprile Syndial e E&P, San Donato Milanese (Italia) Martedì 12 aprile E&P, Corporate, Polimeri Europa, Londra (Regno Unito) Mercoledì 4 maggio Polimeri Europa, San Donato Milanese (Italia) Giovedì 19 maggio E&P, Stavanger (Norvegia) Mercoledì 25 maggio Corporate, Syndial, R&M, Roma (Italia) Martedì 31 maggio Enimed, RAGE, R&M, Polimeri Europa, Gela (Italia) Mercoledì 1 giugno Syndial, Polimeri Europa, Priolo (Italia) Mercoledì 8 giugno Polimeri Europa e Syndial, Porto Marghera (Italia) Martedì 14 giugno R&M, E&P, G&P, Syndial, San Donato Milanese (Italia) Martedì 21 giugno Corporate/Syndial APPR, San Donato Milanese (Italia) Martedì 30 agosto E&P, New Delhi (India) Giovedì 1 settembre ETS, Singapore (Singapore) Venerdì 2 settembre E&P, Jakarta (Indonesia) Martedì 20 settembre E&P, Luanda (Angola) Venerdì 30 settembre Polimeri Europa/Tigaz, Budapest (Ungheria) Lunedì 14 novembre E&P, Pointe Noire (Congo) Mercoledì 14 dicembre Eniservizi, San Donato Milanese (Italia) Martedì 20 dicembre Corporate e Divisioni, San Donato Milanese (Italia) Mercoledì 21 dicembre Corporate, G&P, Enipower, Roma (Italia) Mercoledì 25 gennaio Corporate, GE&, Enipower, San Donato Milanese (Italia) Lunedì 13 Febbraio G&P, R&M, Polimeri Europa, Syndial, Roma (Italia) Mercoledì 15 Febbraio G&P, Enipower, R&M, Corporate, Syndial, S. Donato M. (Italia) Mercoledì 22 Febbraio E&P, Londra (Regno Unito) Lunedì 5 Marzo E&P, Karachi (Pakistan) Mercoledì 7 Marzo E&P, Beijing (China) Mercoledì 30 Maggio R&M, Vienna (Austria) Giovedì 31 Maggio R&M, Vienna (Austria) 7

8 Contratti di Joint Venture eni può essere ritenuta responsabile per il comportamento corruttivo posto in essere dai suoi partner di Joint Venture; il personale eni non può stipulare un contratto di JV senza preventiva valutazione del potenziale partner; definizione molto ampia di joint venture : include ogni contratto finalizzato alla costituzione di: joint venture, consorzi, associazioni temporanee di imprese (ATI), associazioni, accordi di collaborazione; o altri enti, con o senza personalità giuridica, in cui eni o una propria Controllata non quotata detengano un interesse. 8

9 Due diligence sui potenziali partner Due diligence sui potenziali partner: responsabilità del Manager in eni / responsabilità dell AD o MD nelle Controllate decisa caso per caso (in base ai precedenti rapporti e al livello di rischio percepito) può essere semplificata (es. il partner ha una riconosciuta affidabilità/ reputazione sotto il profilo etico o la JV non avrà contatti rilevanti con Pubblici Ufficiali) più approfondita sul partner che avrà il ruolo di operatore della JV; Può essere considerata circostanza attenuante in caso di condanna (i manager di eni devono conservare registri accurati e documenti originali relativi alla selezione/approvazione dei partner). Questionario: deve essere completato a cura del potenziale partner Fonti Pubbliche: internet, precedenti penali, Ambasciate/Consolati, camere di commercio, lista della Banca Mondiale di parti escluse/soggette a restrizioni ( rating finanziario, storia dell impresa, ricerche tramite i media, precedenti rapporti con eni Red Flags : non chiudere un occhio / campanello di allarme Nota sulla due diligence: proprietà (catena di controllo) ragioni per le quali la JV è essenziale/utile per eni come si è venuti a conoscenza del nome del partner descrizione delle Red Flags (se presenti) nomi dei Manager che svolgeranno la negoziazione informazioni relative a preesistenti rapporti tra il potenziale partner ed eni descrizione delle attività che saranno svolte dalla JV elenco delle fonti utilizzate per svolgere la due diligence e esito della stessa esiti delle indagini 9

10 Linee guida per la due diligence La due diligence sul potenziale partner dovrà includere: puntuale individuazione: individuare il nome completo del potenziale partner, proprietari, amministratori e dirigenti. pubblici registri: verificare l assetto proprietario della società, gli amministratori, i dirigenti e ogni documentazione ufficiale rilevante referenze e rating finanziari: richiedere al potenziale partner i bilanci (i.e. lo stato patrimoniale e la relazione semestrale, possibilmente certificati) relativi agli ultimi tre anni; controllare il rating finanziario pubblicato o affidati a organizzazioni esterne che offrono servizi di rating precedenti penali: verificare se il potenziale partner, i suoi amministratori e/o dirigenti siano stati condannati (o indagati) per corruzione precedenti rapporti con eni: contattare il personale eni che ha gestito precedenti contratti e chiedere informazioni circa la condotta passata del potenziale partner misure anti-corruzione: controllare se il potenziale partner si è dotato di una normativa anti-corruzione o almeno di un codice di condotta che proibisca atti corruttivi ricerche tramite i mezzi di informazione: studiare il sito-web del potenziale partner, esamina la storia della sua impresa, utilizzare database gratuiti o a pagamento per effettuare ricerche; nell utilizzo di Google o di altri motori di ricerca, ricercare termini come: reato, corrotto, tangente, frode, riciclaggio, ecc. qualifiche e appartenenza a ordini professionali: esaminare i curricula vitae forniti dal potenziale partner (manager, dirigenti, impiegati chiave) 10

11 Red Flags o Campanelli d Allarme Un esame più approfondito è richiesto in presenza di Red Flags, ad esempio se il potenziale partner: opera in un paese noto per corruzione (per quantificare il rischio corruzione di un Paese, fare riferimento all Indice di Percezione della Corruzione pubblicato da Transparency International all indirizzo è stato costituito solo di recente o ha un insolita struttura societaria; ha una reputazione discutibile o è stato accusato, rinviato a giudizio, condannato, interdetto o inserito nelle liste di riferimento; chiede senza motivazione che circostanze e identità siano mantenute segrete; asserisce di poter stipulare accordi speciali in relazione ad eventuali processi decisionali relativi al contratto; rifiuta di impegnarsi al rispetto delle leggi anti-corruzione; richiede di essere pagato su un conto bancario in un Paese diverso da quello in cui il potenziale partner risiede o opera; richiede di impiegare un intermediario senza alcun motivo apparente; richiede che l operazione sia svolta in modo inusuale; o risulta essere di proprietà di un Pubblico Ufficiale o di un familiare di un Pubblico Ufficiale. 11

12 Contenuti del Contratto di Joint Venture I rappresentanti di eni faranno ogni ragionevole sforzo per far sì che le seguenti clausole siano inserite nei JVA/JBA/JOA: l impegno dell operatore della JV di adottare (e l impegno di ciascun partner affinché la JV adotti) un sistema di controllo interno e un compliance program in linea con le leggi anti-corruzione l impegno di ciascun partner a monitorare costantemente il funzionamento del sistema di controllo interno della JV l impegno di ciascun partner della JV a non pagare mai tangenti a Pubblici Ufficiali il diritto di veto di eni sulle decisioni della JV riguardanti l utilizzo di business partner che avranno contatti con Pubblici Ufficiali per conto della JV il diritto di eni di far eseguire unaudit sulla JV o sull operatore della JV (in caso di sospetta violazione delle leggi anti-corruzione) la Clausola di Responsabilità Amministrativa 231 il diritto di eni di risolvere il contratto di JV e di ottenere il risarcimento dei danni in caso di violazione da parte di uno dei partner della JV degli obblighi, dichiarazioni e garanzie o delle leggi anti-corruzione 12

13 Quando eni controlla la JV Quando eni esercita il controllo sulla Joint Venture, i rappresentanti di eni faranno in modo, oltre a monitorare l attività della Joint Venture, che la JV adotti: Codice etico eni Modello 231 MSG Anti-Corruzione di eni Strumenti Normativi Anti-Corruzione di eni 13

14 Quando eni non controlla la JV eni userà la propria influenza, in modo ragionevole secondo le circostanze (i.e. tenuto conto del grado di proprietà, delle leggi e dei regolamenti locali), affinché la JV adotti un sistema di controllo interno coerente con le MSG Anti-Corruzione. In ogni caso i rappresentanti di eni faranno tutto quanto possibile a tal fine e monitoreranno l attività della JV. In particolare, rappresentanti di eni dovranno: a) proporre al consiglio di amministrazione (o analogo organo gestionale) l adozione di procedure/standard di controllo il più possibile coerenti con il Compliance Program; b) qualora la proposta non venga accolta, presentare nuovamente la proposta alla successiva occasione utile; c) assicurare la tracciabilità delle comunicazioni (proposte e repliche) ivi incluse le motivazioni di un eventuale rigetto della proposta; d) nel caso di mancata adozione di procedure/standard di controllo in coerenza con i principi contenuti nel Compliance program, tenere comunque un atteggiamento prudente, riferire all Anti-Corruption Legal Support Unit ogni circostanza ritenuta rilevante in tema i lotta alla corruzione e attenersi, per quanto possibile, agli standard di controllo contenuti nel Compliance Program (ad esempio: eventuale proposta di approvazione del contratto di intermediazione al CdA della joint venture). 14

15 Idoneità, efficacia ed effettività del modello anti-corruzione di eni Ruolo fondamentale nella valutazione di idoneità ed efficace attuazione del modello è svolto dalla cd. best practices : un modello conforme alle best practices e correttamente attuato secondo i principi da esse stabiliti deve presumersi idoneo ed efficacemente attuato. Con specifico riguardo alla corruzione internazionale le più aggiornate best practices internazionalmente riconosciute sono contenute nelle seguenti normative: I 12 principi previsti dall OCSE nel documento del Good Practice Guidance on Internal Control, ethics and Compliance adottato in attuazione della Reccomentation of the Council for Further Combating Bribery of Foreign Public Officials ; I 6 principi previsti per l ottemperanza al U.K. Bribery Act dell Guidance about procedures which relevant commercial organizations can put into place to prevent persons associated with them from bribing ; I 7 principi (c.d. seven pillars ) indicati dalla U.S. Sentencing Commission per il rispetto del Foreign Corruption Practice Act nel documento Federal Sentencing Guidelines Manual Chapter 8 Part B Effective compliance and ethics program. 15

16 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (1/11) Cda di eni approva e adotta il modello anticorruzione (Codice Etico, Modello 231, Linee Guida Anti- Corruzione, MSG Anti-Corruzione. Top-level commitment: OCSE n.ri 1 e 9 U.S. Guidelines Premessa (a) U.K. Guidance n.2 Ogni rapporto dell OdV viene sottoposto al CdA, al Comitato di Controllo Interno e al Collegio Sindacale. Il CdA di eni ha deciso (per primo in Italia) l adesione di eni al Global Compact dell ONU, sottoscrivendo l impegno a rispettare la Convenzione ONU contro la corruzione, la Convenzione OCSE sulla lotta alla corruzione internazionale e i Business Principles anti-corruzione di Transparency International. 16

17 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (2/11) Principi etici e procedure che proibiscano e prevengano la corruzione internazionale: OCSE nn. 2 e 5 U.S. Guidelines n. 1 U.K. Guidance n. 1 il ripudio della corruzione è uno dei principi etici fondamentali del Codice di Comportamento eni del Tale principio è stato ribadito e attuato anche nelle versioni successive del Codice e nel Modello 231; Linee Guida Anti-Corruzione (2009) e MSG Anti-Corruzione (2012) ribadiscono i principi del rispetto della legalità e del contrasto di qualsiasi forma di corruzione senza eccezioni (principio della cd. zero tolerance ); ulteriori specifiche normative anticorruzione. 17

18 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (3/11) Obbligo di ogni individuo di rispettare i principi etici e le procedure anti-corruzione: OCSE n. 3 A ogni persona di eni¹ è richiesta la conoscenza dei principi e dei contenuti del Codice [etico] nonché delle procedure di riferimento che regolano le funzioni e responsabilità ricoperte ed è obbligo di ciascuna persona di eni di rispettare il Codice Etico e di: astenersi da comportamenti contrari; selezionare accuratamente i propri collaboratori e indirizzarli al rispetto del codice; Richiedere ai terzi il rispetto del Codice Riferire tempestivamente ogni possibile violazione e collaborare nelle relative verifiche; Adottare misure correttive immediate. ¹ il Codice Etico definisce Persone di eni gli amministratori, i sindaci, il management, i dipendenti di eni nonché tutti coloro che agiscono in Italia e all estero per il conseguimento degli obiettivi di eni. 18

19 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (4/11) Affidamento a senior officers della responsabilità di supervisionare la applicazione di procedure anticorruzione e di segnalare eventuali violazioni agli organi di controllo: OCSE n. 4; U.S. Guidelines n.2 U.K. Guidance n.2 Specifiche responsabilità attribuite a: Eni Anti-Corruption Legal Support Unit Funzione Risorse Umane Funzione Internal Audit; manager di eni; vertici delle funzioni aziendali; rappresentanti eni nelle joint venture 19

20 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (5/11) Organismi indipendenti di controllo: OCSE n. 4 U.S. Guidelines n. 5(a) U.K. Guidance n. 6 Modello 231: prevede un OdV indipendente e dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, nei confronti del quale sono previsti flussi informativi obbligatori. L OdV può avvalersi per le attività di controllo della Funzione Internal Audit; Procedure Anti-corruzione: affidano ulteriori compiti di controllo alla Funzione Internal Audit e all Anti-Corruption Legal Support Unit OdV. 20

21 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (6/11) Applicazione delle procedure anticorruzione anche nei confronti di terze parti mediante due diligence, attività di informazione e impegni contrattuali: OCSE n. 6 U.K. Guidance n. 4 La due diligence è prevista: dal Modello Anti-Corruzione di eni (MSG e Strumenti normativi anticorruzione) dalla MSG Procurement specifiche clausole contrattuali: facoltà di sospendere o risolvere il contratto in caso di violazione degli impegni anticorruzione; JV: attività di diffusione di principi e cultura anti-corruzione tra Partners; specifiche clausole contrattuali Possibilità di audit di eni dritto di recedere in caso di violazioni 21

22 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (7/11) sofisticato e capillare sistema di procedure e controlli conforme ai requisiti del TUF e del Sarbanes- Oxley Act of 2002; Procedure e controlli contabili: OCSE n. 7 U.K. Guidance n. 6 adeguatezza delle procedure e controlli verificata annualmente dagli organi societari di controllo e certificata dalla società di revisione; verità, accuratezza e completezza delle registrazioni contabili Modello 231; Rispetto delle procedure contabili e relativi controlli fondamentale misura del modello anti-corruzione 22

23 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (8/11) Divulgazione all interno e all esterno dei principi e contenuti del Modello 231; Comunicazione e formazione nei riguardi del personale: OCSE n. 8 U.S. Guidelines n. 4 U.K. Guidance n. 5 Previsioni specifiche del modello anti-corruzione: tutto il Personale a Rischio deve sostenere un training iniziale e dei training di aggiornamento periodico in materia (e-learning workshop); la funzione Risorse Umane è responsabile di pianificare e fornire la formazione; ACLSU fornisce supporto e assistenza sui contenuti del materiale formativo e sulla realizzazione del training; ACLSU supervisiona la formazione del Personale di eni. i programmi di formazione devono fornire le istruzioni per riconoscere i Red Flags ed evitare azioni discutibili sotto il profilo etico; 23

24 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (9/11) Adeguate misure disciplinari e di incentivo alla segnalazione di violazioni: Modello 231: prevede il sistema disciplinare da applicare a dipendenti, dirigenti e amministratori per sanzionare azioni e omissioni in violazione delle regole o la inosservanza degli obblighi di informazione OCSE n U.S. Guidelines n.6 U.K. Guidance n. 1 Modello anti-corruzione: prevede l applicazione di provvedimenti disciplinari per: chi agisca in contrasto con le regole; Chi non partecipi o porti a termine un training adeguato; Chi minacci o adotti ritorsioni contro altri che riportano eventuali violazioni. Tutele per le attività di segnalazione in buona fede 24

25 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (10/11) ACLUS ha la responsabilità di fornire assistenza e consulenza a tutte le funzioni aziendali interessate; Misure effettive per assicurare a. Guidance and advice b. Confidential reporting c. Appropriate response OCSE n. 11 U.S Guidelines n. 5(c) e 7 U.K. Guidance n. 1 Violazioni del modello anticorruzione devono essere riportate immediatamente al superiore diretto, all ACLSU e alla Funzione Risorse Umane; Previsione di una specifica procedura per le segnalazioni anonime già nel 2006; Previsione di specifiche risposte a condotte in violazione del modello anti-corruzione: misure del sistema disciplinare; sospensione o risoluzione dei contratti; procedura di grave feed-back negativo 25

26 Best Practices vs Modello Anti-Corruzione di eni (11/11) Attività di Risk Assessment e di aggiornamento delle procedure anticorruzione: OCSE n. 12 U.S. Guidelines n. 5(b) U.K. Guidance n.6 Modello 231 prevede: regolamentazione di Attività sensibili e standard di controllo specifici ; metodologia di analisi dei rischi e del sistema di controllo interno OdV e Team 231 regole e procedure per l aggiornamento continuo del Modello; Modello anti-corruzione prevede: specifiche attività di continuo monitoraggio e miglioramento 26

27 B20 Working group on anti-corruption: Key facts on B 20 Recommendations for Los Cabos B20 corporations from the G20 countries. B20 Working Group on Improving Transparency and Anti-Corruption: Eni, Siemens, GE, Fluor, Rio Tinto, SABIC, Infosys India, etc. International Organizations (OECD, UNODC). non-governmental actors (ICC, TI, WEF). 1. Enhance transparency in government procurement. 2. Promote, extend and implement Collective Action and Sectoral initiatives. 3. Engage the private sector in the review mechanism of UNCAC and OECD Anti- Bribery Conventions. 4. Encourage cross-fertilization between the public and the private sector. 5. Encourage the adoption of business codes of conduct, with focus on SMEs. 6. Strengthen the legal and regulatory framework on anti-corruption. 27