Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva

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1 Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva Andrea Valle Senior Business Development Manager Adobe Systems Italia

2 Dalla carta al digitale, la sfida della Dematerializzazione

3 Il costo dei procedimenti documentali basati su carta! L uso della carta nei procedimenti amministrativi è molto oneroso, e non solo per il costo della materia prima:! L 85% delle procedure amministrative viene svolto mediante documenti cartacei (Fonte: Gartner, 2004)! Per ogni Euro speso a produrre documenti cartacei se ne spendono da 20 a 50 per il processamento (Fonte: Gartner, 2004)! Il 30% dei Moduli cartacei stampati diventano obsoleti (Fonte: INPS, 2002)! Oltre il 60% degli Enti Pubblici processano, archiviano e reperiscono i documenti manualmente (Fonte: D&T, 2003)! Il 25% dei documenti cartacei sono male archiviati e non possono essere riutilizzati (Fonte: D&T, 2003)

4 Il labirinto dei processi amministrativi cartacei 4

5 La rivoluzione del documento elettronico

6 Il Documento Informatico e la Normativa! La normativa italiana attuale tratta il documento informatico sotto vari aspetti, soprattutto legati alla sua conservazione in sostituzione al tradizionale documento cartaceo. CNIPA e Ministero dell Economia e Finanze sono i principali attori dell emissione di norme specifiche! Le regole tecniche attualmente vigenti in materia di conservazione dei documenti (Delib. CNIPA n.11/2004) non entrano nel merito della scelta dei formati documentali! Solo recentemente si è sviluppata una maggiore sensibilità verso l individuazione dei formati e degli standard da utilizzare! E prossima una revisione delle Regole Tecniche al fine di evitare scelte di scarsa efficacia o anacronistiche! Decreto Ministeriale ai sensi dell Art. 71 del C.A.D. di prossima pubblicazione! Adobe ha fornito contributi significativi al Cap. 1 dedicato ai formati

7 La diffusione dei formati elettronici Numero di Documenti indicizzati (milioni) pdf.swf.xml.doc.xls.ppt 9.ps Fonte: Google, 2007

8 PDF: da 15 anni il Documento Elettronico standard! Adobe nel 1993 presenta il PDF come formato universale per la gestione efficiente, sicura e affidabile dei Documenti Elettronici! Si diffonde rapidamente anche grazie anche al Reader gratuito disponibile su tutte le piattaforme hardware! Offre massima qualità di Presentazione grafica! Consente di incorporare Business Logic e funzionalità native di Sicurezza! Consente di trasportare Dati e Metadati XML strutturati! PDF oggi è lo Standard ISO 32000

9 Adobe PDF: il Documento Intelligente Il modello contiene testo, grafica, logica, controlli e sicurezza I dati strutturati XML combinati al modello generano il documento Adobe PDF intelligente

10 Vantaggi e benefici del Documento Intelligente PDF! Documento elettronico ma facile come la carta = immediata adozione! Nessuna necessità di installare software specializzati presso gli utenti! Abbattimento dei costi di Data Entry e dei conseguenti errori di battitura! Abbattimento dei costi di produzione e distribuzione delle stampe! Garanzia di autenticità, integrità e confidenzialità delle informazioni! Eliminazione di tempi, errori e costi di data-entry! Maggiore razionalizzazione e controllo dei processi amministrativi! Integrazione totale con la Supply e la Financial chain attraverso i dati XML

11 Ottimizzare la catena del valore nei processi amministrativi 11

12 PDF/A: il formato ISO standard per la Conservazione Sostitutiva

13 PDF è adatto all archiviazione a lungo termine?! PDF è un formato molto potente e flessibile, anche troppo per alcune tipologie di utilizzo!! PDF è divenuto lo standard ISO 32000: è sufficiente?! Necessità di imposizioni e di restrizioni rispetto a quanto consentito dalle specifiche complete del PDF! La soluzione: una profilazione del formato PDF sviluppata e mantenuta da un Gruppo di Lavoro ISO, specifica per l archiviazione a lungo termine! PDF/A-1 equivalente allo standard ISO :2005! Document Management - Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

14 Obiettivi del formato PDF/A-1:2005! Obiettivo primario! Consentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarne l aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file! Obiettivi secondari! Definire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, il contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file! Definire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioni semantiche del contenuto direttamente nel documento

15 Differenze tra PDF/A-1 e PDF! La differenza chiave è la restrizione ad alcune caratteristiche del documento operata da PDF/A-1 rispetto al formato PDF generico! Un file PDF/A-1 deve contenere:! Font incorporati! Spazi colore device-independent! Metadati in formato XMP! Un file PDF/A-1 non deve contenere:! Contenuto protetto da crittografia! Compressione dati con algoritmo LZW! File allegati! Riferimenti a contenuti esterni al file! Effetti di Trasparenza! Contenuti Multimediali! Codice eseguibile JavaScript

16 Caratteristiche particolari di un documento PDF/A! E possibile convertire documenti cartacei a PDF/A via scanner convertire documenti Office a PDF/A convertire documenti PDF generici a PDF/A apporre una firma digitale ad un documento PDF/A ottenere file PDF/A accessibili ottenere file PDF/A di qualità per la stampa

17 PDF/A per la Conservazione Sostitutiva! PDF/A è adatto a conservare tutte le tipologie di documenti presenti nei processi amministrativi delle aziende pubbliche e private:! Fatture, Bolle, Ordini, Libri Contabili, Documenti Fiscali, Registri IVA, Bilanci di esercizio, Relazioni di bilancio, Libro degli inventari, Cedolini Paga, Documenti cartacei, Documenti Office, Fax, , Modulistica, Contratti

18 Firma Digitale: assicurare autenticità e affidabilità ai documenti informatici

19 Perché la Firma Digitale?! La Normativa italiana consente l uso della Firma Digitale come strumento di sottoscrizione di un documento elettronico effettuata da un soggetto utilizzando certificati digitali emessi da terze parti fidate denominate Certificatori (accreditati al CNIPA)! Il valore legale è pienamente equivalente alla sottoscrizione autografa di un documento cartaceo! La Firma Digitale prevede l utilizzo di dispositivi sicuri (es. Smartcard, Token USB, HSM) per contenere le chiavi di firma di esclusivo uso da parte del soggetto al quale il Certificatore le rilascia! Il Certificatore può anche fornire servizi di Marca Temporale, che consentono di datare l esistenza di un documento in modo certo e opponibile a terzi! In Italia circolano più di 3 milioni di dispositivi di Firma Digitale, la maggior parte emesse alle Aziende e ai loro Intermediari (per la trasmissione telematica dei bilanci alle Camere di Commercio) e alla PA

20 Differenze nei formati di Firma Digitale Documento e firma in file separati Documento e firma incapsulati in un nuovo formato di file Documento e firma combinati nel formato file originale

21 La Firma Digitale a Norma CNIPA delle origini! Nel 2000 la Circolare AIPA CR/24 impose il formato P7M (PKCS#7 Signed and Enveloped Data) come l unico formato ammesso per la Firma Digitale in Italia! Formato RSA standard (RFC2315)! Obiettivo di Interoperabilità tra i Certificatori accreditati! P7M è un formato che imbusta il documento oggetto della sottoscrizione, la firma digitale e il certificato della chiave pubblica del sottoscrittore! E una tecnica facile da implementare! Può essere applicata a qualsiasi tipo di file (anche non a documenti)! Un documento firmato viene rinominato aggiungendo l estensione.p7m (es. da Fattura.doc a Fattura.doc.P7M )

22 PDF è un formato Legale per la Firma Digitale in Italia! La Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/2/05 ha consentito il riconoscimento di ulteriori formati di firma digitale con pieno valore legale! Il CNIPA può stipulare specifici Protocolli d Intesa con entità proponenti! Adobe ha proposto il formato di firma PDF (RFC3778) in quanto rispecchia tutte le caratteristiche richieste dall Articolo 12, comma 9 " Formato pubblico e utilizzo esente da royalty " Disponibilità di un prodotto di verifica gratuito (Adobe Reader) " Capacità di gestire i certificati dell Elenco Pubblico tenuto dal CNIPA " Rilevanza delle caratteristiche e della diffusione sul mercato " Valutazione positiva da parte di Assocertificatori " Caratteristiche di interoperabilità! Nel 2006 è stato firmato un Protocollo d Intesa tra CNIPA e Adobe per il riconoscimento formale del formato di firma digitale PDF

23 Documenti più Sicuri con la Firma Digitale PDF integrata! Le funzioni di Firma Digitale sono native nel formato PDF e integrate nelle applicazioni Adobe! La Firma è persistente nel documento firmato e può essere contestualizzata mediante campi firma personalizzati! La staticità del documento viene sempre controllata durante la rappresentazione! Le eventuali macroistruzioni modificano la validità della firma nel caso agiscano alterando il documento! La Firma Digitale può essere utilizzata anche nell ambito di processi che prevedono la firma del documento da parte di più soggetti

24 Pieno supporto dei Servizi dei Certificatori accreditati! Le soluzioni Adobe per la Firma Digitale supportano e integrano i dispositivi e i servizi offerti dai Certificatori Accreditati al CNIPA! Controllo diretto dei dispositivi di Firma Digitale della maggior parte dei Certificatori (Smartcard, Token USB, HSM) su piattaforme Windows, MacOS e Linux! Possibilità di associare alla firma una Marca Temporale rilasciata da un Certificatore

25 Strumenti e Informazioni sulla Firma Digitale PDF! Adobe ha sviluppato un add-on gratuito per Adobe Acrobat e Adobe Reader per gestire le proprietà di una Firma Digitale secondo le regole tecniche del CNIPA! Gestisce l Elenco Pubblico dei Certificatori mantenuto dal CNIPA! Una sezione del sito Web di Adobe è dedicata alla Firma Digitale in Italia: Contiene Guide Utente per spiegare come utilizzare la firma digitale con Adobe Reader e Adobe Acrobat! Inoltre White Paper tecnici e Specifiche del formato PDF

26 La Soluzione Adobe per la Fatturazione Elettronica

27 Migliorare la catena dei processi amministrativi! Un numero crescente di Aziende migliorano l efficienza dei propri processi di fatturazione tramite scelte mirate:! Eliminare la carta nei cicli attivo e passivo della fatturazione! Gestire la fatturazione in modalità elettronica dando comunque la possibilità ai propri clienti di scegliere la modalità di ricezione! Gestire un unico deposito per la conservazione delle fatture elettroniche emesse! Utilizzare la firma digitale e la marcatura temporale in conformità alla normativa! I benefici della fatturazione elettronica si traducono nell immediata riduzione delle fasi operative rispetto al processo tradizionale:! Riduzione dei tempi di esecuzione del processo e del numero di fasi (da 16 a 5)! Economicità della gestione dell intero processo, particolarmente sensibile quando tutta la catena del valore viene coinvolta: dalla gestione della Supply Chain (gestione ordini, consegna beni) a quella della Financial Chain (pagamenti, incassi, riconciliazioni, transazioni bancarie)

28 La Fattura Elettronica con il PDF intelligente di Adobe! La Fattura Elettronica Adobe rappresenta una sintesi dello stato dell arte del documento elettronico intelligente:! Documento in formato PDF/A + # Il formato ideale per gli obblighi di Conservazione Sostitutiva! contenente dati contabili XML + # Necessari per l integrazione con la Supply Chain e la Financial Value Chain! con firma digitale PDF # Per ottenere sicurezza, conformità normativa e facilità d uso! La soluzione si basa sui componenti della suite Adobe LiveCycle ES per la generazione, firma, conservazione ed esibizione delle Fatture Elettroniche! Integrazione con le principali piattaforme gestionali e ERP! Conformità alla normativa CNIPA sulle firme digitali! Inclusione dei dati contabili in formato XML strutturato! Diffusione capillare del visualizzatore Adobe Reader gratuito! La carta (se proprio serve) si può ancora stampare grazie alla qualità del PDF

29 I componenti di Adobe LiveCycle ES Client Cross-Platform Reader Flash HTML Tecnologie di Front End PDF Flex Strumenti Designer Workbench Flex Builder LIVECYCLE ES ENTERPRISE SUITE Componenti della Soluzione Forms Barcoded Forms Reader Extensions Process Management Output PDF Generator Rights Management Digital Signatures Data Services Foundation Common Administration, Orchestration, Security, Encryption ECM CRM/SFA ERP LDAP... Infrastrutture IT esistenti

30 Un caso reale di successo: Poste Italiane ADOBE LIVECYCLE ES Recapito elettronico della Fattura Elettronica Gestionale Inclusione dei dati contabili in formato XML

31 Scenari prossimi per la Pubblica Amministrazione e le Aziende

32 Scenari tecnologici per la Fattura Elettronica verso la PA! La fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA impone la scelta di modalità di trasmissione standard e interoperabili! I formati tecnologici in gioco sono pochi e ben noti:! PDF -> Per la presentazione ed esibizione in forma documentale! XML -> Per la gestione del dato strutturato del flusso commerciale e finanziario! EDI -> Per i sistemi aziendali di Electronic Data Interchange! Il canale di comunicazione: Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell Economia e Finanze e gestito in collaborazione con Sogei! Determinazione di regole tecniche e linee guida, formati e protocolli di comunicazione con Decreto entro il 31/10/08! Varie entità spingono per accreditare soluzioni di varia origine, soprattutto nell area dei formati di dati strutturati: UBL, CBI2, XML custom! Adobe contribuisce ai tavoli di valutazione tecnologica con expertise sui formati documentali e rappresentante del mercato di soluzioni informatiche

33 Dematerializzare l Azienda: non solo Fattura Elettronica!!! Libro Giornale! Bilancio di esercizio! Libro degli inventari! Scritture ausiliarie! Registro beni ammortizzabili! Registro fatture emesse! Registro IVA! Cartelle Cliniche! Certificati Digitali! Delibere e Determine! Libro paga e matricola! Cedolino Paga Elettronico! Modulistica Elettronica! Contratti

34 Rivoluzionare il modo in cui il mondo interagisce con le idee e le informazioni