MANUALE PER LA GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL BILANCIO JSIBAC

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1 MANUALE PER LA GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL BILANCIO JSIBAC Strada Prov.le Telese Alife (Z.I.) San Salvatore T.(BN) Tel /Fax

2 Gli operatori abilitati alle funzionalità della Fatturazione Elettronica nel Bilancio JSibac dopo essersi autenticati con le proprie credenziali, devono seguire il seguente percorso: NB: I dati inseriti negli screenshot sono puramente a titolo esemplificativo 1

3 Una volta entrati in tale menu si apre la schermata riportata di seguito: Se abilitati, è possibile effettuare diverse operazioni: 1. Scarica Mail (se Protocollo JSibac) oppure Interroga Protocollo (se Protocollo WSibac): consentono di interfacciarsi direttamente col protocollo e visualizzare le fatture pervenute all Ente; 2. Visualizza lotto : consente di visualizzare la Fattura PA 1 ; 3. Protocolla : consente di assegnare un numero e una data di protocollo direttamente dal Bilancio JSibac (se abitati e se è in uso un Protocollo JSibac); 4. Controlla lotti scaduti : consente di individuare le fatture scadute e automaticamente accettate dal sistema allo scadere dei 15 giorni solari; 1 Per una più agevole visualizzazione dei file.xml oppure.p7m, si consiglia di effettuare l associazione al browser Mozilla Firefox, dal quale sarà poi possibile anche effettuare la stampa della fattura da allegare in formato pdf o cartaceo nella determina di liquidazione della spesa. 2

4 5. Importa file : consente di caricare manualmente 2 le fatture laddove non si disponga di un programma di protocollazione; non si disponga di un programma di protocollazione compatibile; si verificassero dei problemi tecnici. 6. Filtri : consentono appunto di impostare dei filtri di ricerca. STATO: a) TUTTE: permette di visualizzare tutte le Fatture, a prescindere dallo Stato; b) DA LAVORARE: permette di visualizzare le Fatture per le quali bisogna ancora esprimersi sull esito; c) ACCETTATE: permette di visualizzare solo le Fatture già accettate; d) RIFIUTATE: permette di visualizzare solo le Fatture già rifiutate. CONTABILIZZAZIONE: a) TUTTE: permette la visualizzazione di tutte le Fatture a prescindere dalla contabilizzazione; b) CONTABILIZZATE: permette la visualizzazione delle Fatture già contabilizzate; c) DA CONTABILIZZARE: permette la visualizzazione delle Fatture ancora da contabilizzare. SCADENZA: a) DA PROTOCOLLARE: permette la visualizzazione di tutte le Fatture ancora da protocollare; b) IN LIMITE SCADENZA: permette di visualizzare le Fatture a ridosso della scadenza; c) SCADUTE: permette la visualizzazione delle Fatture già scadute. NB: SI RACCOMANDA IL SEGUENTE UTILIZZO COMBINATO DEI FILTRI TUTTE - TUTTE: è consigliabile se l obiettivo è avere una panoramica totale delle fatture pervenute all Ente; DA LAVORARE - TUTTE: è da utilizzare se si vogliono filtrare tutte le Fatture per le quali bisogna ancora esprimersi sull esito; ACCETTATE DA CONTABILIZZARE: è da utilizzare se si vogliono filtrare tutte le Fatture che bisogna ancora contabilizzare; RIFIUTATE - TUTTE: è consigliabile se l obiettivo è avere una panoramica totale delle fatture rifiutate; LE ALTRE COMBINAZIONI DI FILTRI NON PORTEREBBERO A RISULTATI SIGNIFICATIVI 2 In tali casi è necessario è necessario seguire la procedura descritta nell Allegato A. 3

5 7. Assegna Ufficio : consente di assegnare la fattura all ufficio che dovrà esprimersi nel merito ed esitare la fattura; 8. Fattura Collegata : consente di visualizzare un anteprima dei dati della fattura già contabilizzata, così come di seguito mostrato. 9. Visualizza dettagli : consente di visualizzare e completare nel dettaglio la fattura. Nel caso di una fattura normale nel dettaglio, infatti, è necessario indicare: 1. Il codice IVA da associare alla fattura; 2. Il settore IVA. NB: La rilevanza o meno ai fini IVA si consiglia di gestirla dal Registro Fatture 4

6 Nel caso si tratti di una fattura di professionisti, oltre a quanto sopra descritto, si devono completare i dati relativi alla ritenuta previdenziale e alla ritenuta d acconto. NB: Per uscire dalla schermata è necessario premere sul tasto Conferma riferito al riquadro ritenute e poi su quello della schermata. 5

7 Procedendo poi nella navigazione tra i vari menu del Dettaglio Fattura è possibile visualizzare i dettagli relativi ai dati di pagamento, all articolo, agli altri dati e alle Note e Allegati. In particolare, in questo ultimo caso se presente è possibile visualizzare l allegato contenente la fattura nel formato tradizionale. 10. Accetta / Rifiuta la fattura; 6

8 11. Contabilizza la fattura. Per effettuare la contabilizzazione, si consiglia di impostare il doppio filtro: - Accettate; - Da contabilizzare. A quel punto appariranno solo le fatture per le quali è necessario procedere alla contabilizzazione. Dopo aver premuto su Contabilizza, appare la seguente schermata che comunica che la fattura è stata inserita correttamente al n. XXXXXX del Registro Unico delle Fatture. 7

9 Fatto ciò, si apre quindi il Registro Fatture e la fattura appena contabilizzata dovrà essere opportunamente integrata con le informazioni di tipo contabile premendo su Varia. Si possono, infatti, presentare diverse casistiche la cui individuazione dev essere affidata alle capacità di discernimento dell operatore incaricato alla contabilità. Sinteticamente di seguito si riportano le principali situazioni. 8

10 A) Split Payment per forniture istituzionali Si tratta dei casi in cui la Pubblica Amministrazione acquista beni o riceve prestazioni di servizi 3 nell ambito istituzionale. Non essendo soggetto passivo IVA per tali forniture, la Pubblica Amministrazione dovrà corrispondere: - il corrispettivo al netto dell IVA al fornitore (che ha l obbligo di indicare in fattura la dicitura Scissione dei Pagamenti ) nel momento dell emissione del mandato; - l imposta direttamente all Amministrazione Finanziaria, senza possibilità di compensazione e tramite: l F24 Enti Pubblici e col codice tributo 620E, se titolari di conti presso la Banca d Italia; l F24 ordinario e codice tributo 6040, se titolari di conti accesi presso una delle banche convenzionate con l Agenzia delle Entrate; imputazione diretta al capo 8, capitolo 1203, articolo 12, se non sono titolari di conti in Banca d Italia o presso le banche convenzionate. La scadenza per effettuare il versamento è il 16 del mese successivo a quello in cui l imposta è divenuta esigibile ma è consentito effettuare il versamento: o in ciascun giorno del mese per il complesso di fatture per le quali l IVA è divenuta esigibile in quel giorno; o per ciascuna fattura la cui imposta è divenuta esigibile. 3 Non sono compresi i compensi per le prestazioni di servizi soggette a ritenuta d acconto. 9

11 In pratica in tali casi la fattura dovrà essere registrarla senza spuntare la casella rilevante ai fini IVA. Il mandato di pagamento sarà IVA inclusa e presenterà una ritenuta pari all IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 9 dell entrata (partite di giro), che finanzierà il versamento di tale IVA al titolo 7 della spesa. Nel menu Mandato, quindi, si dovrà necessariamente: richiamare capitolo, impegno e liquidazione; selezionare il beneficiario; scaricare le fatture che si intendono pagare; visualizzare il dettaglio delle ritenute riportato di seguito. 10

12 In questo caso, infatti, dovrà essere emesso un mandato relativo a tutte le reversali trattenute nel periodo precedente che saranno da pagare, in genere, con un F24EP. Nel menu si dovrà quindi selezionare l intervallo temporale relativo al mese precedente (es. 01/04/ /04/2015) e registrare i mandati. Nel menu si potrà poi stampare l F24 e generare il file da trasmettere all Agenzia delle Entrate. 11

13 B) Split Payment per forniture commerciali con IVA detraibile Si tratta dei casi in cui la Pubblica Amministrazione acquista beni o riceve prestazioni di servizi 4 nell ambito dell esercizio dell attività commerciale per la quale è soggetto passivo IVA. Al ricorrere di tale ipotesi, la Pubblica Amministrazione ha la possibilità neutralizzare l influenza di tale operazione sulla liquidazione periodica dell IVA. La fattura di acquisto che anche in tali casi è comprensiva di IVA e con indicato scissione dei pagamenti o split payment - in pratica dev essere contabilizzata normalmente nel registro acquisti indicando la Rilevanza ai fini IVA. Nel Registro delle fatture, dopo aver premuto su Conferma, apparirà la seguente schermata e si dovrà premere su SI 4 Non sono compresi i compensi per le prestazioni di soggetti sottoposti al regime dei minimi o al regime forfetario. 12

14 Contestualmente, infatti, sarà creata in automatico un annotazione dell IVA sul registro vendite con causale IVA VENDITE SPLIT REV. NB: Nel caso di errori nella contabilizzazione si rimanda all Allegato B 13

15 Il mandato di pagamento, poi, sarà IVA inclusa e presenterà una ritenuta pari all IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 3 dell entrata, che finanzierà tutto o parte del versamento dell IVA a debito che avverrà al titolo 1 della spesa. Nel menu Mandato si dovrà necessariamente: richiamare capitolo, impegno e liquidazione; selezionare il beneficiario; scaricare le fatture che si intendono pagare; visualizzare il dettaglio delle ritenute riportato di seguito. Con la liquidazione mensile/trimestrale verrà pagata l IVA dovuta. 14

16 C) Split Payment per forniture commerciali con IVA indetraibile Considerando che per le forniture commerciali l imposta concorre alla liquidazione periodica, la distinzione tra split payment in ambito commerciale con IVA detraibile o indetraibile rileva: - ai fini delle registrazioni contabili in quanto dovrà essere indicato il codice IVA indetraibile (es. 22I) e l importo indetraibile nei campi predisposti (così come nell immagine); - ai fini della liquidazione periodica, in quanto contestualmente non sarà creata in automatico un annotazione dell IVA sul registro delle vendite (in ipotesi di in detraibilità al 100%) o sarà creata per un importo parziale. a) Nel primo caso il mandato di pagamento presenterà una ritenuta pari all IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 9 dell entrata (partite di giro), che finanzierà il versamento di tale IVA al titolo 7 della spesa. Mensilmente, in genere, dovrà essere emesso un mandato relativo a tutte le reversali trattenute nel periodo precedente che saranno da pagare, in genere, con un F24EP. 15

17 b) Nel secondo caso invece mandato di pagamento presenterà: una ritenuta parziale dell IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 9 dell entrata (partite di giro), che finanzierà il versamento di tale IVA al titolo 7 della spesa. Mensilmente, in genere, dovrà essere emesso un mandato relativo a tutte le reversali trattenute nel periodo precedente che saranno da pagare, in genere, con un F24EP. una ritenuta parziale dell IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 3 dell entrata, che finanzierà tutto o parte del versamento dell IVA a debito che avverrà al titolo 1 della spesa. Con la liquidazione mensile/trimestrale verrà pagata l IVA dovuta. 16

18 D) Reverse Charge con IVA detraibile. Si tratta dei casi previsti dalla legge in cui la Pubblica Amministrazione riceve una fattura senza l indicazione dell IVA e con la dicitura Reverse Charge : entrambe le parti sono soggetti passivi IVA e sono forniture commerciali e non istituzionali. Pertanto, si dovrà procedere alla contabilizzazione registrando la fattura con l integrazione dell IVA in applicazione dell aliquota prevista per tale operazione, indicando che si tratta di Reverse Charge (e quindi rilevante ai fini IVA). Premendo su contabilizza apparirà la seguente schermata e si dovrà premere su SI 17

19 Contestualmente, infatti, sarà creata in automatico un annotazione dell IVA sul registro vendite con causale IVA VENDITE SPLIT REV. 18

20 Il mandato di pagamento, poi, sarà IVA inclusa e presenterà una ritenuta pari all IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 3 dell entrata, che finanzierà tutto o parte del versamento dell IVA a debito che avverrà al titolo 1 della spesa. Nel menu Mandato si dovrà necessariamente: richiamare capitolo, impegno e liquidazione; selezionare il beneficiario; scaricare le fatture che si intendono pagare; visualizzare il dettaglio delle ritenute riportato di seguito. Con la liquidazione mensile/trimestrale verrà pagata l IVA dovuta. 19

21 E) Reverse Charge con IVA indetraibile Considerando che per le forniture in Reverse Charge l imposta concorre alla liquidazione periodica, la distinzione tra Reverse Charge con IVA detraibile o indetraibile rileva: - ai fini delle registrazioni contabili in quanto dovrà essere indicato il codice IVA indetraibile (es. 22I) e l importo indetraibile nei campi predisposti (così come nell immagine); - ai fini della liquidazione periodica, in quanto contestualmente non sarà creata in automatico un annotazione dell IVA sul registro delle vendite (in ipotesi di in detraibilità al 100%) o sarà creata per un importo parziale. c) Nel primo caso il mandato di pagamento presenterà una ritenuta pari all IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 9 dell entrata (partite di giro), che finanzierà il versamento di tale IVA al titolo 7 della spesa. Mensilmente, in genere, dovrà essere emesso un mandato relativo a tutte le reversali trattenute nel periodo precedente che saranno da pagare, in genere, con un F24EP. 20

22 d) Nel secondo caso invece mandato di pagamento presenterà una ritenuta parziale dell IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 9 dell entrata (partite di giro), che finanzierà il versamento di tale IVA al titolo 7 della spesa. Mensilmente, in genere, dovrà essere emesso un mandato relativo a tutte le reversali trattenute nel periodo precedente che saranno da pagare, in genere, con un F24EP. una ritenuta parziale dell IVA, che dovrà essere riscossa con una reversale al titolo 3 dell entrata, che finanzierà tutto o parte del versamento dell IVA a debito che avverrà al titolo 1 della spesa. Con la liquidazione mensile/trimestrale verrà pagata l IVA dovuta. 21

23 F) FATTURE PER COMPENSI PER LE PRESTAZIONI DI SERVIZI SOGGETTE A RITENUTA D ACCONTO Lo split payment NON si applica ai compensi per prestazioni di servizi assoggettate a ritenuta d acconto (professionisti, agenti e rappresentanti), per i quali l imposta resta applicabile nei modi ordinari: il fornitore che espone in fattura la ritenuta d acconto incassa l IVA. L art 17-ter DPR 633/72, infatti, esclude esplicitamente dallo split payment i compensi assoggettati a ritenute alla fonte a titolo d imposta sul reddito, espressione che secondo l interpretazione dell Agenzia delle Entrate si riferisce sia alle ritenute a titolo d imposta sia a quelle a titolo di acconto. Prima di contabilizzare la fattura di un professionista, quindi, occorre inserire i dati che riguardano: 1. Il codice IVA da associare all imponibile; 2. Il settore IVA; 3. La ritenuta previdenziale; 4. La ritenuta di acconto. 22

24 Nel Registro Fatture apparirà la seguente schermata: Premendo su Contabilizza apparirà la seguente schermata e si dovrà premere su NO 23

25 Nel menu Mandato si dovrà necessariamente: richiamare capitolo, impegno e liquidazione; selezionare il beneficiario; scaricare le fatture che si intendono pagare; visualizzare il dettaglio delle ritenute riportato di seguito. 24

26 G) FATTURE PER COMPENSI PER LE PRESTAZIONI DI SERVIZI DI CONTRIBUENTI NEL REGIME DEI MINIMI O FORFETTARIO L art 17-ter DPR 633/72 non prevede esplicitamente l esclusione dallo split payment per chi applica un regime speciale IVA, ciò però si deduce dai presupposti per l applicazione della norma, che comporta l obbligo di versamento dell IVA a cura degli enti destinatari della prestazione. Il fatto che non ci sia l indicazione del tributo nel documento (come avviene se si applica un regime speciale), infatti, determina la concreta impossibilità per gli enti destinatari delle prestazioni di trattenere l imposta sul valore aggiunto. Prima di contabilizzare una fattura del genere, quindi, occorre inserire i dati che riguardano: 1. Il codice di esclusione IVA da associare all imponibile; 5 2. Il settore IVA; 3. L eventuale ritenuta previdenziale; 4. Il codice di esclusione dall applicazione della ritenuta. 6 Nel Registro Fatture apparirà la schermata riportata di seguito: 5 Si il regime dei mimini che il regime forfetario sono esclusi dal campo di applicazione dell IVA: nel regime forfetario la fattura è emessa con la dicitura Operazione senza applicazione dell IVA ai sensi dell art. 1 comma 58 della Legge 190/2014 ; nel regime dei minimi emettono fatture sempre senza addebito di IVA con la dicitura Operazione senza l applicazione dell iva ai sensi dell art. 1 comma 100 della Legge n. 244/2007, regime fiscale di vantaggio dell imprenditoria giovanile e per i lavoratori in mobilità ex artt. 27 commi 1 e 2 D.L. 98/ Entrambi i regimi sono esclusi dall applicazione della ritenuta d acconto. Si ricorda che per il regime dei minimi la fattura deve riportare la dicitura si richiede la non applicazione della ritenuta alla fonte a titolo di acconto come previsto dal provvedimento dell Agenzia delle entrate prot del 22/12/

27 Premendo su Contabilizza apparirà la seguente schermata e si dovrà premere su NO 26

28 I ALLEGATO A PROCEDURA DA SEGUIRE PER EFFETTUARE L IMPORTAZIONE MANUALE DEI FILE.XML NEL MENU FATTURAZIONE ELETTRONICA DEL BILANCIO JSIBAC

29 Per effettuare la procedura di importazione manuale dei file.xml nel menu fatturazione elettronica del bilancio JSIBAC è necessario munirsi dei seguenti dati: - Data di consegna: data arrivo fattura; - Utente SDI (es. sdi01@pec.fatturapa.it): mittente della pec; - Identificativo SDI: numero rinvenibile nell oggetto della mail (Invio file:xxxxx) - File.xml o.p7m presente negli allegati della pec (solitamente quello a destra) opportunamente rinominato col Numero Identificativo (scelta discrezionale utile per questioni di praticità e velocità d individuazione univoca del file). - Salvare i file nella cartella: C:\FEC II - Data e Numero di protocollo attribuiti; Gli operatori abilitati alle funzionalità della Fatturazione Elettronica nel Bilancio JSIBAC dopo essersi autenticati con le proprie credenziali, devono seguire il seguente percorso:

30 Una volta entrati in tale menu si apre la schermata riportata di seguito: III

31 Ciccando su Importa file si aprirà la seguente schermata: IV Ciccando su Sfoglia si aprirà la seguente schermata: Arrivare alla cartella C:\FEC aprendo il menu a tendina cliccando su sulla freccia verso il basso.

32 Aperta la cartella FEC selezionare il file desiderato e premere su Salva. V Fatto ciò si apre la seguente schermata e premere su OK

33 Procedere poi con la compilazione dei diversi campi così come di seguito riportato a titolo esemplificativo. VI Premere poi su Conferma. Si ricorda che ogniqualvolta si effettua un importazione manuale, per evitare la sostituzione del file appena importato con quello successivo, è necessario ritornare sul menu Inserimento Contabilità IVA NB: Nel caso in cui la procedura dovesse presentare l impossibilità ad essere conclusa a causa dell illeggibilità della fattura, si prega di contattate l Assistenza in quanto tali file rappresentano motivo di test.

34 I ALLEGATO B PROCEDURA DA SEGUIRE PER RIMEDIARE AD ERRORI NELLE REGISTRAZIONI DI FATTURE RILEVANTI AI FINI IVA CHE RICHIEDANO NECESSARIAMENTE LA CANCELLAZIONE DELL ANNOTAZIONE DAL REGISTRO FATTURE

35 Per rimediare ad errori nelle registrazioni di fatture Rilevanti ai fini IVA che richiedano necessariamente la cancellazione dell annotazione dal registro fatture bisogna seguire i seguenti passaggi. Gli operatori abilitati alle funzionalità della Fatturazione Elettronica nel Bilancio JSIBAC dopo essersi autenticati con le proprie credenziali, devono seguire il seguente percorso: II Inserimento Contabilità IVA Gestione Fatture

36 Una volta entrati in tale menu e richiamata la fattura in questione si apre la schermata riportata di seguito: III Cliccando su Altre Info comparirà una finestra indicante i dati della fattura Split ad essa collegata.

37 Richiamando, quindi, la fattura Split collegata cliccando su cancella si potrà procedere all eliminazione della stessa così come riportato di seguito. IV

38 Ritornando alla fattura originaria si dovrà cliccare nuovamente su Altre Info per procedere allo scollegamento della fattura in questione dalla fattura Split ormai cancellata. V

39 VI Dopo aver cliccato su Conferma, quindi, controllando le informazioni presenti in Altre Info non si ritroverà alcuna informazione.

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