Tutto sui Contratti Informatici: Documento informatico a fini tributari e pagamenti elettronici

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1 Tutto sui Contratti Informatici: Documento informatico a fini tributari e pagamenti elettronici Roma 4 e 5 marzo 2013 Hotel Bernini Bristol

2 2 Argomenti: 1. documento informatico a fini tributari 2. corretta tenuta dei documenti contabili e fiscali 3. fatturazione elettronica nei confronti della P.A. 4. sistema di interscambio 5. novità del D.L. 216/ comunicazione dell'impronta all'archivio informatico 7. controlli e sanzioni 8. pagamenti elettronici (art. 15 Decreto Crescita 2.0)

3 3 Documento informatico a fini tributari e pagamenti elettronici

4 4 L art c.c. prescrive che l imprenditore debba tenere il libro giornale, il libro d'inventario e tutte le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa. In genere questi ultimi fanno riferimento proprio ai libri mastri, oltre che ai libri di carico/scarico magazzino ed altri registri di medesimo genere (libri di prima nota, libri cassa, libri merci in conto deposito, in conto visione, etc.). Le rilevazioni contabili sul libro giornale vanno effettuate comunque giorno per giorno.

5 5 In ambito fiscale, vengono prescritti specifici ed ulteriori libri contabili, quali quelli ai fini iva, il registro dei beni ammortizzabili, etc (art. 13 e seguenti del D.P.R. n.600/73). L art. 22 primo comma del DPR 600/1973, in merito alla loro compilazione, prevede invece che le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre 60 giorni. L art. 14 terzo comma del DPR 600/1973 prevede ancora che la società e gli enti, il cui bilancio o rendiconto è soggetto per legge o per statuto all approvazione dell assemblea o di altri organi, possono effettuare nelle scritture contabili gli aggiornamenti conseguenziali alla approvazione delle stesse, fino al termine stabilito per la presentazione della dichiarazione.

6 6 L introduzione degli elaboratori elettronici nei sistemi di tenuta della contabilità, ha introdotto una netta separazione fra registrazione delle scritture e formazione delle medesime. Mentre nelle contabilità tenute con sistemi cartacei la registrazione a libro giornale coincideva con la sua formazione, nei sistemi computerizzati quest ultima avviene solo in fase di stampa. Per formare un libro giornale pertanto (ma anche qualsiasi scrittura contabile cronologica) si sarebbe dovuto procedere alla sua stampa effettiva ogni lasso di tempo giudicato ragionevole ai fini civilistici, oppure ogni 60 giorni richiesti dalla normativa fiscale. Per ovviare a tali inutili aggravi di adempimenti fu emanato il DL n. 357 del 10/6/1994, con il quale veniva esplicitamente autorizzata, ad ogni effetto di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici in difetto di trascrizione su supporti cartacei, purché venissero stampati entro i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali e se ne assicurasse la stampa contestualmente ad eventuali richieste avanzate dagli organi competenti ed in loro presenza.

7 7 Con tale sistema di correlazione tra memorizzazione e stampa è stata ricomposta la distinzione fra registrazione contabile e formazione del libro contabile, in cui tuttavia la definitiva regolarizzazione avveniva (ed avviene tutt ora) solo una volta effettuata la stampa definitiva. Solo in quest ultima fase ha infatti senso parlare di corretta tenuta secondo le norme di un ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine, abrasioni e cancellazioni, come richiesto dall 2219 c.c. Finché i dati rimangono semplicemente memorizzati, possono sempre essere sottoposti a modifica a posteriori (rischio ancor più rilevante dopo l abolizione di obblighi di vidimazioni iniziale ed annuali), compromettendo la genuina definitività dei dati memorizzati e delle stampe effettuate.

8 8 Corretta tenuta dei documenti contabili e fiscali

9 9 Tale esigenza di definitività delle scritture contabili doveva tuttavia adeguarsi alle esigenze dei tempi. Nelle grandi imprese la necessità di effettuate in tempi reali le registrazioni contabili, è diventata una necessità collegata alle esigenze di una corretta gestione aziendale. Si consideri l utilizzo dei contratti di tesoreria accentrati (i cosiddetti cash pooling), dove a fine giornata tutte le società aderenti ad un gruppo, o le filiali di una unica impresa, convogliano in una unica tesoreria i rispettivi saldi attivi o passivi, evitando così le diseconomie che possano realizzarsi a seguito della coesistenza di posizioni passive in capo ad alcune società del gruppo nei confronti degli istituti di credito, e di posizioni attive in capo ad altri soggetti del medesimo gruppo.

10 10 Con l emanazione del DPR 445 del 28 dicembre 2000 si sono introdotte importanti novità in tema di validità della conservazione su supporti diversi dal cartaceo delle scritture contabili rilevanti ai fini civili e tributari. I L art.6 consente di sostituire, a tutti gli effetti, la conservazione di documenti, scritture contabili, corrispondenza e qualsiasi altro atto di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento. L art.10 comma 6 demanda ad un Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze l assolvimento degli obblighi ai fini di una loro validità fiscale. Tali regole le regole tecniche richiamate dall art. 6 secondo comma erano quelle indicate poi integralmente sostituita dal La deliberazione CNIPA n.11 del 2004 (innovando la deliberazione A.I.P.A n.42 del 2001) detta le modalità con cui debbono essere assolti gli obblighi fiscali dei documenti informatici richiamate dall art.10 sesto comma sono contenute nel Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.

11 11 Ciò ha comportato che, per una stessa scrittura contabile, per fini probatori, esistano due difformi normative di conservazione sostitutiva: una che tutela gli obblighi di conservazione secondo il codice civile; un altra che assolve agli obblighi fiscali. In ogni caso, i due processi di conservazione si intersecano e si completano. Operativamente pertanto non si deve procedere a due distinti processi di conservazione, ma ad uno unico che tenga conto e tuteli le garanzie richieste sia dalla normativa civile che fiscale.

12 12 Con i sistemi computerizzati, normalmente le scritture vengono memorizzate sul computer e successivamente stampate su carta. Esse pertanto acquisiscono il carattere della definitività e della immodificabilità soltanto quando vengono trasferiti sul supporto cartaceo. Sul supporto cartaceo vengono infine conservate. Si devono pertanto distinguere le seguenti fasi: 1. la memorizzazione dei dati sul computer; 2. la stampa su carta che ne certifica la definitività; 3. l archiviazione del cartaceo che ne accerti la immodificabilità.

13 13 In ogni caso, le nuove regole dettate in materia di conservazione sostitutiva permettono: 1. di eliminare il supporto cartaceo mediante un processo di trasposizione dalla carta ad altro supporto (DVD, CD, dischi ottici, server, eccetera) 2. di memorizzare direttamente il documento informatico.

14 14 Fatturazione elettronica nei confronti della P.A.

15 15 Per fini di semplificazione, modernizzazione e armonizzazione delle modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto, il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, adottato in esecuzione della legge delega 3 febbraio 2003, n. 14 (pubblicato nel supplemento ordinario n. 30 alla Gazzetta Ufficiale n. 49 del 28 febbraio 2004) ha recepito nell ordinamento italiano le disposizioni contenute nella direttiva del Consiglio dell Unione Europea n. 2001/115/Ce del 20 dicembre 2001, modificativa della VI direttiva 77/388/Cee del 17 maggio 1977.

16 16 Le disposizioni in argomento si inseriscono nel quadro evolutivo delle opportunità offerte dalle nuove tecnologie disponibili. Lo sviluppo del settore informatico ha indotto il legislatore comunitario a dettare regole comuni in merito all utilizzo della fattura elettronica e alla sua conservazione, anche al fine di salvaguardare l esigenza di controllo delle amministrazioni dei paesi membri. Per realizzare questo processo di modernizzazione e armonizzazione, la direttiva è intervenuta ad integrare le disposizioni vigenti prevedendo: 1. in linea generale, le indicazioni da apporre sulla fattura; 2. in particolare, per quanto attiene alla fatturazione tramite strumenti elettronici, alle modalità di emissione e di conservazione.

17 17 In sede di recepimento della direttiva del Consiglio dell Unione Europea n. 2001/115/Ce del 20 dicembre 2001, il legislatore nazionale ha disposto l integrale sostituzione delle norme che disciplinano la fatturazione (articolo 21 del dpr 26 ottobre 1972, n. 633), senza alterare, per ragioni di sistematicità e di coordinamento normativo, la previgente struttura del DPR 633/72 (IVA).

18 18 L articolo 1 del decreto ha sostituito l articolo 21 del DPR n. 633 del 1972, integrando la disciplina preesistente, ha recepito le novità della direttiva concernenti: 1. la possibilità di emettere la fattura elettronica e di trasmettere la fattura anche tramite strumenti informatici; 2. la possibilità di emettere fattura, in forma cartacea o elettronica, da parte di un cliente o di un terzo, anche se residenti in un Paese con il quale non esistono strumenti giuridici che disciplinano la reciproca assistenza.

19 19 L articolo 21 non prevede l obbligo di sottoscrivere la fattura. Tuttavia, qualora sia emessa una fattura elettronica, i requisiti di autenticità dell origine ed integrità del contenuto devono essere garantiti anche mediante l apposizione della firma elettronica qualificata.

20 20 Già con DM 23 gennaio 2004 erano state definite le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. La novità più rilevante prevista dal Decreto Legislativo 20 febbraio 2004 n. 52 consiste comunque nella possibilità di emettere la fattura elettronica.

21 21 Per fattura elettronica s intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l integrità dei dati contenuti e l attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. L emittente deve assicurare il rispetto di 3 requisiti: 1. l attestazione della data; 2. l autenticità dell origine; 3. l integrità del contenuto.

22 22 Tali 3 requisiti sono rispettivamente garantiti mediante l apposizione su ciascuna fattura, ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, del «riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente o mediante sistemi Edi di trasmissione elettronica ( )» (articolo 21, comma 3, quinto periodo, del dpr n. 633 del 1972). Il riferimento temporale consiste in una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l ora di formazione della fattura elettronica. Qualora l informazione sia perfezionata contemporaneamente per più documenti associati questi ultimi sono contraddistinti dal medesimo riferimento temporale.

23 23 La firma elettronica qualificata è una «firma elettronica», consistente nell' «insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica, (omissis ) ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati». La firma elettronica qualificata deve essere, altresì, «basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica».

24 24 Il «certificato qualificato», peraltro, non è che un «certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all allegato I della direttiva 1999/93/Ce, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all allegato II della medesima direttiva» (definizioni contenute nel capo I, sezione I, articolo 1, comma 1, lettere q), r) ed f) del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell amministrazione digitale, le cui disposizioni sono entrate in vigore a decorrere dal 1 gennaio 2006). Il requisito di autenticità ed integrità della fattura è garantito, pertanto, dalla sottoscrizione elettronica, ossia dall apposizione della «firma elettronica qualificata».

25 25 La fattura elettronica, così redatta, inoltre, «ha l efficacia prevista dall articolo 2702 del codice civile» (cfr articolo 21, comma 2, del dlgs n. 82 del 2005), ossia «fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta». L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria (cfr articolo 21, comma 2 del menzionato Dlgs n 82).

26 26 Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l origine e l integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente, il quale è tenuto ad apporre sia il riferimento temporale sia la propria firma elettronica qualificata.

27 27 Al riguardo occorre tener conto degli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, a seconda che questi prevedano l invio del documento finale già redatto oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale. Nel primo caso l emittente è sempre il cedente/prestatore che deve pertanto apporre la propria firma elettronica.

28 28 Nel secondo, invece, emittente è il soggetto terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento e che, di conseguenza, dovrà apporre la propria firma elettronica. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera h), del dpr n. 633 del 1972).

29 29 Il sistema di interscambio

30 30 In base all articolo 21 del decreto legislativo 20 febbraio 2004 n. 52, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto del documento informatico possono essere garantiti mediante l utilizzo di particolari sistemi di trasmissione elettronica di dati. Tale sistema viene consuetamente chiamato EDI

31 31 L Edi è un sistema di trasmissione dati caratterizzato, principalmente, dallo scambio diretto di messaggi tra sistemi informativi, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. Il termine EDI può essere usato con due diversi significati.

32 Electronic Document Interchange Indica l'insieme degli standard necessari per supportare lo scambio da computer a computer di documenti commerciali in formato elettronico standard. La funzionalità dello strumento risiede nell'opportunità di trattare documenti strutturati in modo automatico, superando le problematiche relative alla gestione manuale e cartacea dei documenti (utilizzo di forza lavoro ad alto costo in operazioni ripetitive, presenza di numerosi punti di elaborazione dei documenti con duplicazioni di procedure di ricezione, invio, data-entry, schedatura ed archiviazione, elevate probabilità di errore in ciascuna operazione, inefficienze in termini di costi e di ritardi che si cumulano nel passaggio da una fase alla successiva). 32

33 33 Electronic Data Interchange Indica l'insieme degli standard e dei protocolli di comunicazione necessari per scambiare qualsiasi tipo di dato tra sistemi informativi di imprese diverse. Da questo punto di vista, l'edi supporta la realizzazione di uno IOS (Inter Organizational System). Per mezzo degli IOS si automatizzano i flussi di informazioni che attraversano i confini formali delle aziende, permettendo ad una determinata azienda di utilizzare, in tutto o in parte, a pagamento o meno, le risorse informatiche di un'altra azienda.

34 34 Le parti coinvolte dall operazione di fatturazione dovranno attenersi all «Accordo- Tipo» predisposto dalla Commissione Europea con il quale è stato definito un modello di base contrattuale, contenente alcune linee guida da rispettare, in modo da migliorare il quadro giuridico e fornire un approccio uniforme per la risoluzione dei problemi giuridici (cfr Raccomandazione della Commissione Ce n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994).

35 35 In particolare, nel richiamato documento è chiarito che l Edi è un sistema di trasmissione che si basa sull impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati da computer automaticamente e senza ambiguità. L accordo tipo prevede, inoltre, che siano esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica dell origine, la verifica dell integrità e il non disconoscimento dell origine e del ricevimento nonché la riservatezza dei messaggi Edi.

36 36 La trasmissione della fattura può essere demandata ad un terzo-outsourcer, sulla base di specifici accordi, intervenuti tra il cedente ed il terzo e, quindi, tra il terzo ed il cessionario; il terzo si impegna a ricevere le fatture per conto del destinatario e, di seguito, a mettere a disposizione di quest ultimo il documento in formato elettronico o analogico. In tal caso, l accordo tra le parti alla trasmissione elettronica può essere desunto, indirettamente, dal tipo di incarico conferito da ciascuna delle parti al terzooutsourcer.

37 37 La trasmissione elettronica è la forma ordinaria di invio della fattura emessa in formato elettronico. In tal caso, l integrità, l immodificabilità, la provenienza e l autenticità del contenuto della fattura, trasmessa per via elettronica, è garantita dall esistenza del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata nonché dall assenza di macroistruzioni e codici eseguibili.

38 38 Le «macroistruzioni» sono comandi interni che, al verificarsi di determinati eventi, possono generare automaticamente modifiche o variazioni dei dati contenuti nel documento. Occorre che, all interno del documento informatico non siano inserite «macroistruzioni» (cioè comandi che automatizza operazioni automatiche come, per esempio, l aggiornamento automatico della data); ciò al fine di impedire che, all atto di apertura o della visualizzazione del documento, si verifichi un aggiornamento automatico dei dati che, per espressa previsione normativa, devono restare immutati.

39 39 Questo perché i «codici eseguibili» sono «istruzioni, non sempre visibili all utente, che consentono all elaboratore di modificare il contenuto del documento informatico». Esistono, infatti documenti o file cosiddetti «eseguibili» che, se opportunamente programmati, possono cambiare il contenuto informativo.

40 L articolo 21, comma 3, prevede la possibilità di trasmettere, per via elettronica, al medesimo destinatario, più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto. In tal caso, il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata dell emittente devono essere apposti sul lotto e non su ogni singola fattura. Peraltro, la norma permette di inserire una sola volta le informazioni comuni (come, per esempio, le generalità dell emittente e del ricevente, la partita Iva, la residenza o il domicilio, la data di emissione, l annotazione che la fattura è compilata dal cliente o da un terzo per conto del cedente), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni. Nel caso di impiego dei sistemi Edi, l autenticità e l integrità del documento informatico devono essere garantiti in conformità alla predetta Raccomandazione della Commissione europea 19 ottobre 1994, n. 94/820/Ce. 40

41 È opportuno precisare che tanto le fatture in formato cartaceo, quanto quelle in formato elettronico, possano essere spedite e trasmesse tramite posta elettronica o altri mezzi elettronici. Nel primo caso, cioè per le fatture in formato cartaceo, la posta elettronica è un mezzo di spedizione della fattura, cosicché risulta indispensabile, per chi la riceve, la sua «materializzazione» su un documento cartaceo, nonché la sostanziale corrispondenza di contenuto tra l esemplare dell emittente e quello del ricevente e tra le annotazioni nei registri Iva di entrambi gli operatori; non è, invece, obbligatorio che la fattura sia resa immodificabile mediante la firma elettronica qualificata e il riferimento temporale. Nel secondo caso (fattura elettronica), la posta elettronica costituisce un sistema di trasmissione della fattura elettronica (per il quale era necessario l espresso consenso del destinatario), pertanto non è richiesta la stampa della fattura su supporto cartaceo, ma il documento deve essere reso immodificabile mediante la firma elettronica qualificata ed il riferimento temporale. 41

42 42 Si noti che, dal 1 gennaio 2013, è entrato in vigore il nuovo testo dell art 21 del DPR 633/72 (IVA) che introduce molte novità applicative nella fatturazione attiva in Italia. Resta fermo l obbligo di consenso del destinatario a ricevere la fatturazione elettronica in sostituzione di quella cartacea. Adesso, é sufficiente che il destinatario riconosca e accetti tacitamente il documento ovvero, effettui operazioni come: la registrazione in contabilità o il pagamento della fattura ricevuta.

43 43 Con riguardo alla modalità di trasmissione per via telematica della fattura formato cartaceo e elettronico occorre considerare se vi sia l esigenza o meno in capo all emittente di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna. Nell ipotesi in cui non sia richiesta alcuna ricevuta si deve far riferimento alle disposizioni contenute nell articolo 45, comma 2, del dlgs n. 82 del 2005, il quale dispone che «il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore».

44 44 In caso contrario, l articolo 48 del medesimo decreto prevede che «la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del presidente della repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 ( omissis ) ed equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta». Peraltro, «la data e l ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del presidente della repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche» e se la fattura elettronica soddisfa i requisiti di documento informatico di cui all articolo 3 del DM.

45 45 La legge finanziaria 2008 (L. 244/2007) ha sancito l'obbligo, per i fornitori delle amministrazioni dello Stato, di inviare le fatture esclusivamente in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio che, a seguito del DM del 7 marzo 2008, la SOGEI ha il compito di realizzare condurre e mantenere.

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47 47 Il sistema é costituito da: 1. la piattaforma di interscambio che consentirà di ricevere e smistare file in formato xml, secondo una struttura definita che mappa le informazioni riportate nelle fatture, e tramite canali trasmissivi in grado di soddisfare requisiti molto ampi; 2. i servizi informativi tramite i quali le pubbliche amministrazioni potranno mettere a disposizione dei propri fornitori i dati relativi alle fasi prefatturazione e post-fatturazione del processo di approvvigionamento; 3. un sito web tramite il quale coloro che sono interessati alla fatturazione verso la PA potranno acquisire le informazioni necessarie all'espletamento del processo di fatturazione elettronica, accedere ai servizi esposti e richiedere assistenza e supporto: 4. le applicazioni di "business intelligence" e di "query e reporting" tramite le quali, per i gestori del sistema e gli enti deputati al controllo, sarà possibile monitorare i flussi delle fatture e i principali indicatori di utilizzo del sistema e produrre report in maniera dinamica.

48 48 Gli utenti coinvolti sono tutti i fornitori dell'amministrazione dello Stato e le pubbliche amministrazioni soggette agli obblighi e ai divieti della Legge 244 del Il Sistema di Interscambio si colloca in un panorama progettuale europeo che vede coinvolti gli stati membri nella realizzazione di una piattaforma di publicprocurement volta ad agevolare gli scambi economici all'interno della Comunità Europea. Con il sistema EDI, i dati vengono caricati automaticamente dal gestionale del cliente, e l amministrazione non deve far altro che controllare la veridicità degli stessi.

49 49 I principali standard di EDI sono i seguenti: 1. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) standard internazionale predominante nell'area esterna al Nord America 2. ANSI ASC X12 (X12) predominante negli Stati Uniti 3. TRADACOMS standard sviluppato da ANA (Article Numbering Association) predominante nella industria per la distribuzione inglese 4. ODETTE standard impiegato a livello Europeo per l'industria automobilistica.

50 50 L introduzione del sistema EDI ha anche l obiettivo di consentire di automatizzare le operazioni di trattamento dei documenti, limitando l'intervento umano a funzioni di controllo e verifica e permettendo di sostituire le procedure paper based di interscambio di documenti tra imprese partner, con procedure electronic based che, consuetamente, consentono di gestire in modo completamente automatico l'interazione tra sistemi informativi di imprese diverse.

51 51 Le novitàdel D.L. 216/2012

52 52 A fine 2012, é stato emanato il Decreto Crescita 2.0, anche detto "Decreto Sviluppo bis", approvato con Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179 (poi convertito in Legge n. 221 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 18 dicembre 2012). L'obiettivo delle disposizioni del secondo Decreto Crescita è quello di puntare sull innovazione quale fattore strutturale di crescita sostenibile e di rafforzamento della competitività delle imprese.

53 53 Con l applicazione dell Agenda Digitale e l istituzione dell Agenzia per l Italia Digitale (istituita il 1 marzo 2012), aumentano fortemente i servizi digitali per i cittadini, che potranno avere un unico documento elettronico, valido anche come tessera sanitaria, attraverso il quale rapportarsi con la pubblica amministrazione. Via libera anche alle ricette mediche digitali, al fascicolo universitario elettronico e a numerose norme riguardanti la giustizia digitale. Per la prima volta, nell ordinamento del nostro Paese viene introdotta la definizione di impresa innovativa (cosiddette start-up). Ulteriori importanti misure vengono assunte sul fronte della defiscalizzazione delle opere infrastrutturali strategiche (tramite l introduzione di un credito di imposta a valere su Irap e Ires fino al 50%) e sull attrazione degli investimenti diretti esteri.

54 54 Vengono così recepiti nel nostro ordinamento i princìpi dell Agenda Digitale Europea. L'Agenda Digitale è stata presentata dalla Commissione Europea nel maggio 2010 con lo scopo di sfruttare al meglio il potenziale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC o ICT) per favorire l'innovazione, la crescita economica e la competitività. L'obiettivo principale dell'agenda è ottenere vantaggi socio-economici sostenibili grazie a un mercato digitale unico basato su Internet veloce e superveloce e su applicazioni interoperabili. L'Agenda Digitale rappresenta una delle sette iniziative faro individuate nella più ampia Strategia EU2020, finalizzata a una crescita inclusiva, intelligente e sostenibile dell'unione Europea e basata sul concetto che tramite una maggiore diffusione e un uso più efficace delle tecnologie digitali l'europa potrà stimolare l'occupazione ed offrire ai suoi cittadini una migliore qualità della vita.

55 55 L Italia si dota, in questo modo, di uno strumento normativo che costituirà una efficace leva per la crescita occupazionale, di maggiore produttività e competitività, ma anche di risparmio e coesione sociale, spinta strutturale per la realizzazione delle strategie, delle politiche e dei servizi di infrastrutturazione e innovazione tecnologica dell intero Paese.

56 56 Questi i 15 punti fondamentali: documento digitale unificato - Carta di identità elettronica e tessera sanitaria (art. 1); anagrafe unificata (art. 2); censimento annuale della popolazione e Archivio delle strade (art.3); domicilio digitale del cittadino (art. 4); obbligo di PEC per le imprese (art. 5);

57 57 trasmissione obbligatoria di documenti per via telematica (artt. 6 e 7); biglietti di viaggio elettronici (pagamenti con il telefonino) e sistemi di trasporto intelligente (art. 8); pubblicazione dati e informazioni in formato aperto (art. 9); fascicolo elettronico per gli studenti universitari e semplificazione di procedure in materia di università (art. 10); libri e centri scolastici digitali (art. 11) dal 2014;

58 58 fascicolo sanitario elettronico, cartella e prescrizione medica digitali (artt. 12, 13 e 13bis); azzeramento del divario digitale, interventi per la diffusione delle tecnologie digitali (art.14); pagamenti elettronici (art. 15); biglietto di cancelleria, comunicazioni e notificazioni per via telematica (art. 16); comunità intelligenti (art. 20).

59 59 In questo modo, in coerenza con la seconda Direttiva fatturazione (dopo la prima del n. 2001/115/CE) che modifica la Direttiva 2006/112/CE (cosiddetta Direttiva IVA ), dal primo gennaio 2013 sono state introdotte anche in Italia nuove regole a modifica della disciplina IVA in materia di fatturazione, modificando sia il DPR n. 633/1972 (Decreto IVA) sia il D.L. n. 331/1993 (Decreto sugli scambi intracomunitari) ed altre norme collegate.

60 60 A distanza di breve tempo dal Decreto Legge 18 ottobre 2012 n. 179, é stato emanato il Decreto Legge 11 dicembre 2012 n. 216, recante Disposizioni urgenti volte a evitare l applicazione di sanzioni dell Unione Europea (cosiddetto Decreto salva infrazioni ). Tale provvedimento legislativo era già stato predisposto per il recepimento, in Italia, della suddetta seconda Direttiva fatturazione ma non è stato approvato a causa della anticipata fine della legislatura, nella prospettiva di inserirlo all interno della Legge di Stabilità 2013 (Legge 228/2012) nei commi da 324 a 335 dell art. 1.

61 Con tale Decreto Legge 216/12 sono stati principalmente modificati diversi articoli del DPR 633/1972, tra cui è stato quasi interamente riscritto l art. 21 contenente le regole per la Fatturazione delle operazioni ed è stato aggiunto l art. 21-bis, mentre nel D.L. 331/1993 è stato completamente sostituito l art. 39 (Effettuazione delle cessioni e degli acquisti intracomunitari). La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Con questa frase si conclude il primo comma del nuovo art. 21 (in vigore dal 1 gennaio 2013). Si tratta della migliore dimostrazione della completa parificazione tra la fattura elettronica e la fattura cartacea (o analogica) che viene operata con la legge di Stabilità

62 62 La fattura elettronica viene definita come la fattura che è stata emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico e la sua adozione è subordinata all accettazione da parte del destinatario, per la quale non è obbligatoria la forma scritta ("ancorché preferibile e forse necessaria.....anche direttamente nei contratti, negli ordini o via mail o fax......visti i tempi ristretti previsti per la conservazione elettronica dei documenti fiscali"), essendo sufficiente il comportamento concludente della registrazione sul registro IVA acquisti e/o il pagamento da parte del cliente.

63 63 Si considera senz altro fattura elettronica il documento strutturato espresso nel formato.xml (extensible Mark-up Language) ma lo è anche qualunque fattura per la quale si utilizzi per la trasmissione un formato elettronico, per cui è considerata elettronica anche la fattura inviata via mail con allegato il documento in formato PDF ovvero trasmessa via fax elettronico (tramite pc), mentre non lo è, invece, quella trasmessa in modalità cartacea tramite un fax analogico.

64 64 Non tutte le fatture create in formato elettronico possono essere considerate elettroniche.

65 65 Se si genera un documento tramite un software gestionale o con un editor di testi (Office, Openoffice, ecc.), ma poi si stampano e si spediscono per posta o fax analogico, queste non sono fatture elettroniche; se al contrario si forma una fattura in formato cartaceo, la si scansiona creando un PDF e la si invia come allegato di posta elettronica o con fax elettronico, in questa caso anche la fattura si considera elettronica. Il contribuente che emette una fattura elettronica deve garantirne, l autenticità dell origine (attribuzione univoca del documento al soggetto emittente), l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

66 66 Per ottenere tale effetto, l emittente la fattura deve utilizzare specifiche modalità per la formazione del documento quali: 1. l apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; 2. l utilizzo di sistemi di scambio elettronico di dati (EDI) per la trasmissione elettronica; 3. l utilizzo di sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile.

67 67 Comunicazione dell'impronta dell'archivio informatico alle Agenzie Fiscali

68 68 In attuazione dell art. 5, D.M.E.F. 23 gennaio 2004, l Agenzia delle Entrate il 25 ottobre 2010 ha emesso il Provvedimento n. 2010/ contenente le specifiche tecniche per la trasmissione telematica dell impronta firmata e marcata - dell archivio informatico dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva all Agenzia.

69 69 Quali obiettivi persegue l adozione del sistema di impronta informatica?

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72 72 Tale Provvedimento n. 2010/143663, reso dall Agenzia delle Entrate il 25 ottobre 2010, realizza lo scopo dichiarato di estendere nel tempo la validità dei documenti ai fini fiscali fintanto che permane l obbligo di conservazione dei documenti stessi ai fini tributari, e, altresì, di consentire ai professionisti del settore di dematerializzare le informazioni relative ai propri clienti, garantendo, in tal modo maggiore efficienza ed efficacia in un contesto economico che abbisogna di innovazione, anche tecnologica. I soggetti che hanno effettuato la conservazione sostitutiva di documenti informatici, i responsabili della conservazione ovvero i soggetti eventualmente delegati da questi ultimi sono tenuti all'invio della comunicazione dell'impronta dei documenti rilevanti ai fini tributari.

73 73 In adempimento di quanto previsto dall art. 5, comma 2, della deliberazione del CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11, il soggetto interessato, il responsabile della comunicazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest ultimo devono comunicare l impronta dell archivio informatico (sul quale va apposta la firma digitale e la marca temporale) dei documenti fiscalmente rilevanti, oggetto della comunicazione, come stabilito al punto 1.1 del Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010.

74 74 L archivio, di cui deve essere generata l impronta, può essere composto dai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie o da un evidenza informatica contenente, a sua volta, l impronta o le impronte di tali documenti o di loro insiemi. Con la circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012, facendo seguito ai numerosi quesiti posti dagli operatori in merito alla comunicazione dell impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, l Agenzia ha voluto fornire chiarimenti al riguardo.

75 75 Con decreto del 23 gennaio 2004, il Ministero dell Economia e delle Finanze, per la prima volta, si è espresso in merito alla conservazione dei documenti fiscali mediante supporto informatico, disciplinando le modalità con cui i contribuenti possono memorizzare su un supporto informatico tutti i documenti fiscali, in modo che le copie digitali siano validamente riconosciute, a tutti gli effetti di legge, dall Agenzia delle Entrate. Tale intervento rispondeva principalmente all esigenza di rendere più agevoli le procedure vigenti in materia di conservazione documentale, da tempo avvertita anche in ambito tributario.

76 76 Il comma 2 dell art. 5 del decreto 23 gennaio 2004 rimetteva a un provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate l individuazione degli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare. Con il provvedimento dell Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010 è stata data attuazione all art. 5 del decreto e sono state definite, tra l altro, anche le modalità e la tempistica per l invio all Agenzia delle Entrate dell impronta dell archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari.

77 77 L art. 5 del predetto decreto ha previsto, infatti, l obbligo in capo al soggetto interessato o, se designato, al responsabile della conservazione, di trasmettere all Amministrazione finanziaria, entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all imposta regionale sulle attività produttive e all imposta sul valore aggiunto, l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

78 78 Gli elementi essenziali di questa procedura informatica sono: 1. l impronta informatica 2. la marca temporale

79 79 Per impronta informatica di un file si intende una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione di una funzione di calcolo, detta funzione di hash, che consente di identificare in modo preciso il file stesso. Uno stesso file cui è applicata la stessa funzione di hash genera sempre la medesima impronta, così come la stringa di output è univoca per ogni file e ne è un identificatore. Dall impronta informatica non è possibile risalire al contenuto del documento informatico che l ha generata, ma essa consente di verificare se il documento originario è stato modificato. Infatti, una volta che al file contenente l impronta è applicata una marca temporale, il documento diviene assolutamente immodificabile.

80 80 Per marca temporale si intende l evidenza informatica (sequenza di simboli binari bit che può essere elaborata da una procedura informatica) che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (art. 1, comma 1, lettera q), del decreto 23 gennaio 2004).

81 81 L invio dell impronta produce l effetto di estendere la validità dei documenti informatici fino a che sussiste l obbligo di conservarli ai fini tributari. Contemporaneamente, tale procedura consente all Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, nonchè i dati relativi ai responsabili della conservazione e ai soggetti da questi eventualmente delegati.

82 82 Procedura di generazione e marcatura temporale dell impronta

83 83 La generazione dell impronta informatica si presenta come un processo complesso articolato in 4 fasi: 1. il file contenente l archivio oggetto di conservazione sostitutiva deve essere firmato digitalmente, in modo da generare un nuovo file (con diversa estensione, ad esempio.p7m); 2. al nuovo file si applica una funzione di hash (laddove per hash si intende un algoritmo matematico); 3. al file firmato verrà applicata la marca temporale; 4. infine, sarà necessario compilare la comunicazione in formato Xml inserendo, negli appositi campi, l impronta generata sul file di cui al punto 1 e la marca temporale di cui al punto 3.

84 84 Il file contenente l archivio oggetto di conservazione sostitutiva (deve essere firmato digitalmente; la firma digitale consente di generare un nuovo file con estensione diversa (ad esempio.p7m): Al nuovo file si applica una funzione ( hash ) che genera la IMPRONTA:

85 85 Al file firmato digitalmente si applica la marca temporale : Infine, si compila la comunicazione in formato.xml inserendo, negli appositi campi, l impronta generata sul file e la marca temporale:

86 86 Come detto, l invio dell impronta produce l effetto di estendere la validità dei documenti informatici fino a che sussiste l obbligo di conservarli ai fini tributari. Inoltre, l invio dell impronta consente alla Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nonchè i dati relativi ai responsabili della conservazione e ai soggetti da questi eventualmente delegati.

87 87 I contribuenti interessati da tale invio sono coloro che hanno conservato elettronicamente i documenti con rilevanza tributaria secondo quanto disposto dal decreto 23 gennaio 2004 e, più in particolare, l onere grava alternativamente in capo al contribuente direttamente interessato, al responsabile della conservazione sostitutiva e al soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione. La comunicazione dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione deve comunque essere conforme alle specifiche tecniche approvate con il provvedimento del 25 ottobre 2010.

88 88 L impronta deve contenere 4 elementi: 1. i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato da quest ultimo; 2. l elenco dei documenti cui l impronta si riferisce; 3. l indicazione del luogo in cui è conservata l evidenza informatica da cui è stata generata l impronta dell archivio; 4. la marca temporale apposta all archivio.

89 89 I temi sui quali si è maggiormente incentrata l attenzione della Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012 sono stati 4: la generazione dell impronta informatica l individuazione dei soggetti abilitati all invio i termini di perfezionamento dell invio le modalità di conservazione.

90 90 Il documento di prassi dell Agenzia delle Entrate (Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012 ): 1. fornisce indicazioni relative alla conservazione dei documenti tributari in modalità informatica 2. chiarisce gli aspetti relativi alla generazione dell impronta, all individuazione dei soggetti abilitati all invio ed ai termini entro cui l invio deve essere perfezionato

91 91 Relativamente alla concreta procedura di formazione dell impronta informatica, uno dei quesiti posti ed affrontati nella Circolare 29 febbraio 2012, n. 5/E, riguarda le modalità di produzione dell impronta e se la trasmissione debba riguardare un unica impronta anche in presenza di due file diversi. L Agenzia conferma che l impronta vada prodotta sul file che deve essere preventivamente firmato, lo stesso che viene poi marcato temporalmente.

92 92 L Agenzia chiarisce che gli archivi ed i files già oggetto di conservazione sostitutiva possono essere zippati, creando un unico file, sul quale deve essere apposta la firma e la marca temporale. A questo punto sarà necessario inviare l impronta e la marca temporale dell unico file compresso, specificando nell indice dei documenti in archivio le tipologie di documento. Questa modalità è naturalmente adottabile anche qualora fossero presenti più tipologie di documenti o scritture contabili.

93 93 Meritano attenzione i termini temporali di inizio e fine del periodo in cui l'impronta informatica spiega i propri effetti. Per data di inizio validità e data di fine validità si intende il periodo preso in esame dai documenti conservati. Al fine di individuare la data di inizio e di fine validità che bisogna indicare nella comunicazione si deve far riferimento alla data di registrazione del documento ricevuto: questo consente di far coincidere i documenti indicati nell archivio di conservazione con quelli annotati nei registri IVA, ai sensi dell arti. 251 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, ovvero in contabilità generale, ai sensi dell art. 22 del D.P.R. 29 settembre 1973, n.600.

94 94 Nel rispetto di tale obiettivo: 1. se si tratta di fatture emesse, occorrerà indicare la data della prima e dell ultima fattura del periodo; 2. se si tratta del Libro Giornale, occorrerà riportare le date del periodo stampato; 3. nel caso di conservazione di fatture passive, sarà necessario indicare la data di registrazione e non quella del documento.

95 95 L art. 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004 dispone che: Il processo di conservazione dei documenti informatici (omissis) termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale (omissis) sull insieme dei predetti documenti ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all art. 5 della deliberazione dell AIPA n. 42 del 2001 (omissis).

96 L art. 5 della deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 del 2004 (sostituiva della deliberazione A.I.P.A. n. 42 del 2001), nel descrivere le fasi del processo di conservazione curate dal responsabile della conservazione, prevede al comma 2 che quest ultimo possa delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. In base al successivo comma 3, inoltre, il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 96

97 97 Il soggetto tenuto ad apporre la firma digitale sull impronta dell archivio informatico può quindi essere: 1. il contribuente, qualora assuma direttamente il ruolo di responsabile della conservazione; 2. un terzo appositamente nominato ai sensi del citato art. 5 della deliberazione C.N.I.P.A. n. 11/2004, ovvero un terzo delegato.

98 98 Riguardo all'identità dei soggetti abilitati alla comunicazione, é bene precisare che la Circolare n. 5/E/2012 fa presente che possono comunicare direttamente l impronta: 1. il soggetto interessato; 2. il responsabile delle conservazione; 3. il soggetto eventualmente delegato da quest ultimo, sia attraverso il canale telematico Entratel che Internet (Fisconline).

99 99 Il soggetto interessato, il responsabile della comunicazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest ultimo devono effettuare la comunicazione per via telematica: 1. direttamente, utilizzando i canali Entratel o Fisconline, in. relazione ai requisiti posseduti per la trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, e successive modificazioni; 2. tramite gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui all art. 3, commi 2-bis e 3, del predetto D.P.R. n. 322/1998.

100 100. Prima dell invio telematico, le comunicazioni devono essere sottoposte a verifica, pena lo scarto delle stesse. A tal fine, l Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente il software di controllo che consente di riscontrare la congruenza dei dati da trasmettere con quanto previsto dalle specifiche tecniche allegate al Provvedimento del 25 ottobre 2010.

101 101 Le comunicazioni vanno inviate entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Se non fosse intervenuta la proroga del termine originario, di cui l Agenzia delle Entrate ha dato notizia con un apposito comunicato stampa, i soggetti interessati, aventi l esercizio coincidente con l anno solare, avrebbero dovuto inviare l impronta dell archivio informatico relativa al periodo d imposta in corso al 1º gennaio 2010 entro il 31 gennaio Entro lo stesso termine, avrebbero dovuto comunicare, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari riguardanti i periodi d imposta antecedenti quello in corso al 1º gennaio 2010.

102 102 L invio della comunicazione si considera effettuato nel momento in cui è completata, da parte dell Agenzia delle Entrate, la ricezione del file contenente i dati medesimi. L Agenzia comprova l avvenuta ricezione mediante un attestazione, identificata da un numero di protocollo, contenuta in un file munito del codice di autenticazione per il servizio Entratel o del codice di riscontro per il servizio Fisconline.

103 103 Come da punto 5.3 del Provvedimento del 25 ottobre 2010, la ricevuta non è rilasciata e, conseguentemente, i dati si considerano non trasmessi, qualora il file che li contiene sia scartato per uno dei 5 seguenti motivi: mancato riconoscimento del codice di autenticazione o del codice di riscontro; codice di autenticazione o codice di riscontro duplicato, a fronte dell invio dello stesso file avvenuto erroneamente più volte; file non elaborabile, in quanto non verificato utilizzando il software di controllo messo gratuitamente a disposizione dall Agenzia delle Entrate;

104 104 mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla trasmissione dei dati, nel caso di trasmissione telematica effettuata da un intermediario; in caso di riversamento sostitutivo di documenti contenuti in un archivio la cui impronta è stata comunicata, non corrispondenza del numero e della tipologia dei documenti contenuti nell archivio informatico per il quale è già stata comunicata l impronta e quelli contenuti nell archivio riversato.

105 105 controlli e sanzioni

106 106 Nell'eventualità di controlli fiscali, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono essere resi leggibili e, a richiesta, resi disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture. Demandata integralmente alla Guardia di Finanza ed all'agenzia delle Entrate, l'attività di controllo costituisce una fase delicata del travagliato rapporto tra fisco e contribuente, dal momento che la verifica fiscale rappresenta il mezzo istruttorio più incisivo per controllare l'esatto adempimento degli obblighi formali e sostanziali imposti dalle norme fiscali.

107 107 Le norme che regolano il potere di eseguire accessi, ispezioni e verifiche e ogni altra rilevazione ritenuta utile per l'accertamento dell'imposta e per la repressione dell'evasione e delle altre rilevazioni, ai fini delle imposte dirette, sono contenute negli artt. 32 e 33 D.P.R. 600/1973 che richiama l'art. 52 D.P.R. 633/1972 nonché negli artt. 12 e 15 legge 212/2000 (il cosiddetto "Statuto dei diritti del contribuente").

108 108 Tutti gli accessi, ispezioni e verifiche fiscali nei locali destinati all'esercizio di attività commerciali, industriali, agricole, artistiche o professionali devono essere effettuati, ex art. 12 comma 1, legge 212/2000, sulla base di esigenze effettive di indagine e controllo sul luogo. I controlli si svolgono, salvo casi eccezionali e urgenti adeguatamente documentati, durante l'orario ordinario di esercizio delle attività e con modalità tali da arrecare la minore turbativa possibile allo svolgimento delle attività. La permanenza degli organi preposti al controllo, presso la sede del contribuente, non può superare i trenta giorni lavorativi, prorogabili per ulteriori trenta giorni nei casi di particolare complessità dell'indagine individuati e motivati dal dirigente dell'ufficio.

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110 110 L'art. 12 comma 3, legge 212/2000, prevede che su richiesta del contribuente, l'esame dei documenti amministrativi e contabili possa essere effettuato nell'ufficio dei verificatori o presso il professionista che lo assiste o lo rappresenta. La norma tenta di contemperare due opposte esigenze: quella del contribuente che, pur sottoposto a verifica fiscale, deve proseguire la sua attività, e quella dell'amministrazione finanziaria, che deve svolgere un'attività di interesse pubblico.

111 111 Per quanto riguarda l'esibizione dei documenti conservati con modalità elettroniche, la normativa di riferimento è rappresentata dal combinato disposto dagli artt. 6, D.M. 23 gennaio 2004 (di seguito decreto ministeriale ) e 6, delibera n. 11/2004 del CNIPA (Centro per l'informatica nella Pubblica Amministrazione). In particolare, l'art. 6 del decreto ministeriale rubricato esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari dispone che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari, siano resi leggibili e, a richiesta degli organi preposti al controllo, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture. L'art. 6 della delibera CNIPA, precisa che qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione è previsto il suo intervento.

112 112 In relazione all'esibizione dei documenti informatici, occorre evidenziare, che l'art. 3, comma 1, lett. d) del decreto ministeriale pone, in capo al soggetto responsabile della conservazione, l'obbligo di predisporre funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data, o associazioni logiche di questi ultimi. Pertanto, viste le funzioni di ricerca disponibili, è ragionevole pensare che l'amministrazione finanziaria, al fine di rendere i controlli più veloci ed efficienti, decida di porre in essere un'attività di verifica direttamente sui documenti conservati elettronicamente, senza chiedere al contribuente l'esibizione degli stessi su supporto cartaceo.

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114 114 Vista l'immaterialità dei documenti su cui effettuare i controlli, le possibili attività di verifica che gli organi preposti al controllo potrebbero eseguire sono almeno 11: acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile); verifica della esistenza dell'eventuale accordo stipulato tra i soggetti che intendono adottare un sistema di fatturazione elettronica; analisi sulla tipologia di documenti conservati elettronicamente (libro giornale, libro soci, registri IVA, fatture, DDT, ordini ecc.); verifica della corretta emissione e conservazione dei documenti; verifica del rispetto della tempistica nel processo di emissione, ricezione e registrazione delle fatture elettroniche;

115 115 verifica della corretta apposizione della firma digitale, del riferimento temporale e della marca temporale; verifica della corretta esecuzione delle operazioni di riversamento dei documenti; verifica dell'intervento del pubblico ufficiale ove previsto; verifica che l'impronta dell'archivio informatico inviata all'agenzia delle entrate sia uguale a quella riscontrata in sede di verifica; controlli a campione sulle impronte dei singoli documenti, per evitare manipolazioni a posteriori; verifica dell'effettuazione delle comunicazioni all'agenzia delle entrate prescritte dalla norma.

116 116 In caso di controllo, a collaborare con i verificatori e fornire loro tutto il supporto necessario, dovrà essere il responsabile della conservazione. La figura del responsabile è disciplinata, in termini generali dalla Deliberazione n.11/2004 del CNIPA, che, all'art. 5, fissa per tale responsabile tutta una serie dei seguente adempimenti:

117 117 definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario; archiviare e rendere disponibili relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni ulteriori: a) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; b) estremi identificativi del responsabile della conservazione; c) estremi identificativi e compiti dei suoi delegati d) indicazione delle copie di sicurezza;

118 118 mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

119 119 richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento; definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

120 120 Anche se non previsto da nessuna norma, è fortemente raccomandata la redazione del Manuale della conservazione sostitutiva, contenente l'analisi dettagliata dei processi operativi realizzati. Si evidenzia, infine, un'ulteriore disposizione di portata particolarmente innovativa presente nel comma 2, art. 6 del artt. 6, D.M. 23 gennaio 2004, dove il legislatore ha previsto che i documenti conservati elettronicamente possano essere esibiti anche per via telematica, preconfigurando così la possibilità di effettuare verifiche fiscali a distanza. Tale disposizione non è ancora operativa, in quanto le modalità di esibizione telematiche dovranno essere stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie delle Entrate, a oggi non ancora emanati.

121 121 Sul fronte sanzionatorio, non esistono norme specifiche che differenzino le violazioni inerenti violazioni commesse tramite documenti informatici rispetto piuttosto che non documenti analogici. Oggetto della pretesa sanzionatoria delle Autorità procedenti è costituita dalla violazione accertata, indipendentemente dallo strumento con cui essa è commessa. Queste le principali ipotesi sanzionatorie:

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