Comunicazione e Marketing per ottimizzare la propria presenza in fiera. Milano, 3 ottobre 2008

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1 Comunicazione e Marketing per ottimizzare la propria presenza in fiera. Milano, 3 ottobre 2008

2 LE FIERE: SÌ O NO? Le fiere sono ancora protagoniste per migliorare le performance aziendali? E importante farle? Cosa ci aspettiamo da una fiera? Sappiamo parteciparvi? Quanto tempo dedichiamo all organizzazione della nostra partecipazione alla fiera? Come le valutiamo?

3 PER NOI SÌ! LE FIERE SONO IMPORTANTI Cambiano il modo e i metodi per comunicare. Si dà sempre meno importanza ai rapporti umani. Diminuiscono le risorse economiche da investire in comunicazione. Non c è tempo per valutare che fare e spesso si decide all ultimo: partecipare sì o no?

4 PARTECIPARE SÌ! MA CON METODO E OBIETTIVO Oggi cercheremo con questo mio intervento di affrontare punto dopo punto tutti quegli aspetti necessari per esserci, per esserci bene, nel modo giusto e con un obiettivo. Il Signor Rossi protagonista di questa presentazione ci racconterà come fare, chi coinvolgere e quali strumenti adottare. Una presentazione interattiva, fatta di immagini, testi e, soprattutto, ricca di domande.

5 MA CHE FARE? Paolo Del Debbio - Professore di Etica della Comunicazione allo IULM di Milano, con l aiuto di Joele Lucherini curatore dell immagine di rilevanti manifestazioni fieristiche (Motor Show) e di Giacomo Rotunno allestitore di importanti aziende (Mercedes Benz), presenterà il nostro protagonista: il Signor Rossi, chiamato a valutare se partecipare ad una fiera, come fare, con quali strumenti e con quali obiettivi.

6 CHI PRENDE L INIZIATIVA? Il Sig. Rossi è il nostro direttore Marketing e Comunicazione. E lui che si impone e chiede di partecipare ad una fiera o è l AD che chiede al Sig. Rossi di valutare a quali fiere è opportuno partecipare?

7 COSA SUCCEDE? Oggi vi raccontiamo come il Sig. Rossi organizza una partecipazione ad una fiera. Da quando, attraverso una telefonata, gli viene richiesto di valutare a che fiere partecipare, quali sono strategiche e come intende presentare l azienda. Convoca i colleghi, organizza e distribuisce i compiti cercando di non lasciare nulla al caso. Il vero sforzo oggi non è quello di valutare se esserci o non esserci, semmai il compito vero è di saper scegliere dove esserci e come esserci.

8 COSA SUCCEDE? Il Sig. Rossi sa che in fiera deve arrivare organizzato. Non deve tralasciare nulla. Deve ben sfruttare questo straordinario luogo di aggregazione che è la fiera. Alla soglia del terzo millennio la fiera e l importanza dei rapporti umani sono ancora uniti tra di loro e leader incontrastati dove fare affari. Il web, la tv, i giornali sono e resteranno dei mezzi di comunicazione e non dei luoghi di aggregazione. La fiera è un luogo, uno spazio, una piazza dove incontrarsi, la rete è e resterà una rete!!!

9 PER COMINCIARE Dobbiamo partecipare alla fiera. L AD parla con il Sig. Rossi (immagine con persone che parlano o di un telefono).

10 ORGANIZZAZIONE IN AZIENDA Il Sig. Rossi convoca un meeting aziendale (immagine sala riunioni) Informa i colleghi, lo staff e tutte le persone utili ad adempiere ai compiti richiesti. Ricordiamoci della condivisione delle informazioni. E importante per voi!

11 ORGANIZZAZIONE IN AZIENDA Il Sig. Rossi raccoglie e aggiorna le informazioni ricevute dagli organizzatori fieristici (immagine istituzionale della fiera Rho-Pero per esempio) e valuta le novità proposte. (immagini animate: fiera - pianta - annual report - domanda di partecipazione)

12 ORGANIZZAZIONE IN AZIENDA Il Sig. Rossi ottenuti i materiali di presentazione della fiera, condivide con i colleghi le informazioni e distribuisce i compiti. Voi lo fate? (immagine con prodotti dalla fiera sul tavolo riunioni)

13 IL BUDGET E OK - SI PARTE! Il Sig. Rossi valutato il budget, le esigenze commerciali, le strategie e gli obiettivi decide di partire e prende la decisione. Partecipiamo alla prossima edizione!. Voi quanto tempo prima lo fate? (immagine del tempo che scandisce)

14 ANDIAMO IN FIERA! Il Sig. Rossi affronta i due temi : Presenza Fisica - Ci sono con uno stand. Advertising - Comunico al mercato che ci sarò. Ovvero

15 PRESENZA FISICA Dimensione spazio fisico allestimento. Quali prodotti portare in fiera - campionario, macchinari. Quali materiali informativi distribuire - depliant, ecc. Il personale in stand - chi fa cosa, divise, biglietti da visita. La logistica - vitto, alloggio, spostamenti. (immagini in movimento con i passaggi descritti)

16 ADVERTISING Predisposizione database - clienti e potenziali. Campagna pubblicitaria - inviti, pagine, cartelloni pubblicitari, spot. Web marketing - campagne online, banner, scambio di link, contatti con riviste e blog, mailing online. Media relations - comunicati stampa.

17 MA CI SONO ALTRE QUESTIONI Questo e sufficiente? Questa è la vostra check list? O ci sono anche altre cose da fare?

18 MA CI SONO ALTRE QUESTIONI Sicuramente Sì, ma possiamo fare ancora di più! Ci sono altre attività, con un occhio al budget, che il Sig. Rossi può mettere in cantiere. Sono attività definite classiche che vanno a rafforzare la campagna di comunicazione e che hanno il compito di dare maggior risalto all immagine aziendale. E quali?

19 AFFISSIONI Sfruttiamo i flussi, intercettiamo i nostri possibili clienti, diamo comunicazione al mercato, creiamo idee e iniziative, sfruttiamo la fiera e la città che ospita la fiera, facendolo con largo anticipo. Pubblicità nella città che ospita la fiera. Pubblicità sulle principali autostrade, stazioni ferroviarie e aeroporti, con destinazione fiera. Questo ad esempio! E poi ancora

20 ATTIVITA IN FIERA Relazioniamoci con il management della Fiera. Scopriamo cosa si può fare in fiera. Sfruttiamo idee, consigli e iniziative in target con i nostri obiettivi. Comunicazione in Fiera Azioni su rete vendita e incontri in fiera Relazioni con ufficio stampa degli organizzatori fierisici Convegni Vediamoli nel dettaglio.

21 ATTIVITA IN FIERA Comunicazione in fiera: Le relazioni umane: la fiera è un luogo di aggregazione, intercettate i visitatori, date un segno! Distribuzione di materiale informativo Distribuzione gadgets Eventi collaterali dentro lo stand (testimonial, dirette tv-radio, anteprime mondiali, happy hour).

22 ATTIVITA IN FIERA Azioni su rete vendita: Le relazioni umane, non dimenticatele! Il Sig. Rossi sulla base dei traguardi di vendita e degli obiettivi commerciali stabiliti invita i suoi agenti, li ospita, organizza la loro visita e fornisce gli strumenti per il loro lavoro (depliant, copia commissione, materiale informativo vario).

23 ATTIVITA IN FIERA Incontri in fiera: Le relazioni umane. Il Tempo, le opportunità di incontro, l ottimizzazione dei costi: sfruttate la fiera! Il Sig. Rossi chiama in fiera i propri operatori / installatori / distributori / clienti e organizza incontri per formare, informare e vendere. Voi predisponete un agenda incontri?

24 ATTIVITA IN FIERA Relazioni con l ufficio stampa della mostra: Conferenze stampa Distribuzione materiale informativo in uff. stampa Interviste Presentazione anteprime Rassegne stampa Contatti con operatori foto / video Contatti con i giornalisti. Vi sembra poco? Ricordatevi che i vostri clienti leggono, si informano più di quanto pensiate!

25 ATTIVITA IN FIERA Convegni: Organizzazione di un proprio convegno Sponsorizzazione convegni istituzionali Partecipazione a convegni organizzati da terzi.

26 ATTIVITA IN FIERA Accoglienza visitatori: Hostess Registrazione visitatori Gadgets Area vip (area ristoro) Non dimenticatevi delle relazioni umane.

27 LA FIERA E TERMINATA Siete capaci di far capire all AD come è andata la fiera? Il Sig. Rossi si dovrà coordinare con il direttore commerciale e, quindi, cosa dovrà portare con sé? Dati ottenuti in fiera (n. visitatori n. ordini n. contatti n. preventivi) Rassegna stampa Raccolta materiale foto-video in fiera Resoconto eventuali convegni / incontri Raccolta materiale concorrenza.

28 LA FIERA E TERMINATA Sono stati raccolti tutti i dati di valutazione? Non dimenticatevi del metodo! E ricordatevi degli Obiettivi! Il Sig. Rossi nei giorni a seguire convoca una nuova riunione con il proprio staff per esaminare i dati ottenuti e per predisporre un dettagliato report da consegnare all AD.

29 LA FIERA E TERMINATA Fatelo bene, con l aiuto e il contributo dei vostri colleghi Dovrà essere un documento utile per la direzione e per il vostro staff Un prodotto necessario per individuare cosa è stato fatto, se è stato fatto bene e dove bisogna migliorare le azioni. Ricordate non è tempo sprecato.

30 TIRIAMO LE SOMME Per l azienda è stato un successo o non è andata come si aspettava? Condividete le informazioni con il vostro gruppo di lavoro perché non è tempo sprecato anche questo è un successo ottenuto dalla fiera. (immagini che spieghino il contatto diretto strette di mano). Informazione, condivisione, obiettivi e rapporti umani!

31 FAR RENDERE L INVESTIMENTO Ricordatevi che una presenza in fiera si valuta nel medio-lungo termine. L importante è dare seguito alle azioni. Il Sig, Rossi ha chiuso brillantemente le attività dedicate all organizzazione in fiera, ha preparato un dettagliato report per l AD, ha condiviso il successo con i colleghi, e che fa?

32 FAR RENDERE L INVESTIMENTO Vengono inseriti in un Database i dati dei visitatori e i contatti ottenuti Vengono ringraziati di essere passati in stand Ci si attiva, in tempi brevi, per trasformare i contatti in occasioni di business Si informa il mercato, sulla base dei dati commerciali ottenuti, che l azienda ha partecipato alla fiera Si dà appuntamento alla prossime iniziative, abituando il mercato a partecipare agli eventi organizzati.

33 LA FIERA, PROTAGONISTA DEL RAPPORTO UMANO Abbiamo parlato di tecniche e di metodi. Abbiamo analizzato che fare dandoci degli obiettivi. Ci siamo soffermati sugli strumenti, budget e dettagli organizzativi. Forse molte di queste cose sono per voi normali, abitualmente utilizzate e oggetto delle vostre riunioni. Crediamo però che una check list come questa possa diventare un ulteriore stimolo per evidenziare quanto sia importante partecipare a una fiera facendolo bene. La fiera è, e lo sarà, il luogo più adatto dove incontrasi, dove confrontarsi, dove riunirsi.

34 LA FIERA, PROTAGONISTA DEL RAPPORTO UMANO Cambiano le tecnologie, sono sempre più diversi i metodi di comunicazione adottati ma ciò nonostante per fare affari ci si incontra in fiera. La fiera di Milano, che ci ospita all interno dei suoi padiglioni, ha 102 anni. La Bimu che ha organizzato questa mia presentazione ha superato il mezzo secolo di vita. Che ne dite? Niente male. Loro hanno saputo adeguarsi al tempo che cambia sapendo proporsi sempre dando nuovi stimoli. Hanno dato anche loro un estrema attenzione al rapporto umano.