Allegato 2 CAPITOLATO TECNICO

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1 Allegato 2 CAPITOLATO TECNICO SERVIZIO DI ACQUISIZIONE ED ELABORAZIONE DATI, STAMPA, IMBUSTAMENTO E CONSEGNA AL SERVICE DI POSTALIZZAZIONE DI COMUNICAZIONI AI CONTRIBUENTI IN MATERIA DI TASSE ED IMPOSTE AUTOMOBILISTICHE 1. OGGETTO DEL SERVIZIO L appalto ha per oggetto l affidamento delle operazioni di acquisizione ed elaborazione dati, stampa, imbustamento e consegna al service di postalizzazione delle comunicazioni con dati personalizzati ai contribuenti in materia di tasse ed imposte automobilistiche inerenti: 1. Comunicazioni per invii di posta massiva denominate avvisi bonari composte da un massimo di 5 fogli bianco/nero fronte/retro, con la possibilità di allegare un bollettino ccp (doppio formato: generico e/o motrice) o altro modulo di pagamento, e una busta interna di ritorno; 2. Comunicazioni per invii di posta massiva denominate note di cortesia composte da un massimo di 3 fogli bianco/nero fronte-retro, con la possibilità di allegare un bollettino ccp o altro modulo di pagamento; 3. Comunicazioni per invii di posta massiva denominate esito precontenzioso composte da un massimo di 2 fogli bianco/nero fronte/retro, senza ulteriori allegati; 4. Altre comunicazioni da inviare ai contribuenti con un contenuto massimo di 5 fogli bianco/nero, di cui 2 fronte e 3 fronte/retro con la possibilità di allegare un bollettino ccp (doppio formato: generico e/o motrice) o altro modulo di pagamento, e una busta interna di ritorno. In particolare, l incarico comprende l attività di acquisizione ed elaborazione dati, di stampa ed imbustamento per le diverse tipologie e di consegna dei plichi di comunicazioni al service di postalizzazione, inviando contestualmente a mezzo mail o fax la scritta all ACI della chiusura della commessa. Si fa salva la possibilità di prevedere la produzione di ulteriori tipologie di documenti/comunicazioni. Per la descrizione analitica dei summenzionati documenti si rimanda al paragrafo 4) del presente capitolato tecnico. Per i prodotti spediti mediante posta massiva è obbligatoria l omologazione con Poste Italiane SpA (attuale fornitore del servizio) e pertanto la Società Aggiudicataria dovrà immediatamente provvedere all espletazione delle relativa procedura, e comunicare all ACI il/i centro/i di impostamento prescelti. Durante l affidamento del servizio il service di postalizzazione potrà variare, ed in tal caso i riferimenti dello stesso saranno prontamente comunicati all impresa aggiudicataria del presente servizio, la quale garantirà alle stesse condizioni organizzative ed economiche la consegna al service di postalizzazione. 1

2 Fermo restando il progetto base del servizio oggetto di gara, è ricompresa nel contratto anche la possibile realizzazione di modifiche e di servizi aggiuntivi complementari, da sviluppare congiuntamente ai referenti indicati dall ACI allo scopo di: migliorare la gestione operativa del servizio a parità di costi di realizzazione del servizio; garantire eventuali servizi di stampa straordinaria di in diverse modalità (attraverso fogli illustrativi, attraverso opuscoli ) individuare ed attuare nuove forme di ibrida (epistolare, telematica, informatica) in modo simultaneo con l ACI. 2. ATTIVITA PREVISTE DAL SERVIZIO OGGETTO DELL APPALTO L attività oggetto dell appalto prevede il servizio di acquisizione ed elaborazione dati, stampa e imbustamento integrati delle comunicazioni, e consegna al service di postalizzazione. Le attività oggetto del servizio si suddividono in: A. Acquisizione ed elaborazione, stampa ed imbustamento; B. Consegna al service di postalizzazione; C. Controllo, monitoraggio e rendicontazione delle attività; D. Attività di prova (propedeutiche alle attività di cui ai punti A. B. C.) 2.1. Acquisizione, elaborazione, stampa e imbustamento Acquisizione ed elaborazione La composizione grafica personalizzata delle comunicazioni sarà effettuata dall ACI. Viene inviata alla Società una leggenda tramite la quale la stessa potrà e dovrà individuare con propria elaborazione, partendo dai files acquisiti, la composizione delle comunicazioni in termini di: numero di fogli complessivi della, numero di fogli solo fronte, numero di fogli fronte-retro, presenza del modulo di versamento ccp o diverso, presenza della busta interna di ritorno, elementi accessori. I file saranno nominati e tracciati secondo la leggenda di codifica forniti da ACI. Vengono inviati alla Società, per via telematica o su supporto magnetico, files in formato pdf. La denominazione del documento, la file, le modalità di invio, la tempistica di invio saranno comunicate nel corso dell affidamento sulla base di apposita pianificazione, e saranno oggetto di modifica a seconda delle evoluzioni normative e tecnico-organizzative del servizio. La Società, dopo aver ricevuto il file, procederà ad inviare una distinta elettronica di conferma ricezione in cui vengono riportati il numero dei records acquisiti ripartiti per: numero di comunicazioni totali; numero di fogli impiegabili; numero di pagine stampabili; buste interne. Stampa ed imbustamento Le attività di stampa ed imbustamento comprendono tutte le lavorazioni necessarie per garantire la predisposizione, la stampa ed il trattamento del documento fino alla fase di postalizzazione. Il processo di stampa avverrà utilizzando materiali, macchinari, tecniche operative e personale specializzato in grado di garantire sempre e comunque i risultati di seguito descritti. I sistemi di stampa e di imbustamento dovranno essere ridondanti. 2

3 La stampa sarà organizzata attraverso lotti di produzione/spedizione in base alle indicazioni fornite dall ACI. La stampa avverrà, per quanto riguarda i documenti soggetti all imbustamento, contestualmente al trattamento dei documenti stampati. Al completamento della fase di stampa dovrà corrispondere l emissione di una lista informatica di rendicontazione della produzione ed imbustamento articolata per lotti, con l indicazione della data e dell ora di ultimazione di ogni singolo lotto, e dovrà dettagliare per volumi le comunicazioni a seconda: del numero di fogli di cui sono costituite, distintamente se tutte fronte/retro o anche solo fronte la presenza della busta interna. La lista avrà formato elettronico compatibile con quelli in uso all ACI e dovrà consentire il tracciamento (ricerca ed ordinamento) per lotto, data, nome, cognome e destinatario, nome e codice del mittente (Amministrazioni Regionali/Provinciali), codice di sequenza del documento (ordinato per fogli) ed ogni altra chiave di lettura indicata dall ACI in rapporto alle proprie esigenze di tracciamento. Tale rendicontazione dovrà consentire la verifica puntuale della lavorazione eseguita in rapporto alle altre fasi di lavorazione precedenti e conseguenti. Non sono ammessi scarti tra la lista di spedizione fornita dall ACI (cui è seguita la distinta elettronica di conferma ricezione da parte della Società) e la lista di produzione ed imbustamento. In caso di scarti di stampa a seguito di files parzialmente corrotti, dovrà essere data immediatamente all ACI al fine di un intervento per ricreare il flusso integrale od apportare le correzioni dovute, con verifica ed individuazione delle responsabilità. La valutazione del servizio offerto avverrà mediante verifica dei tempi di esecuzione e della qualità prestazionale nel suo complesso. Il mancato rispetto dei tempi prefissati per il raggiungimento del livello di servizio richiesto comporterà l applicazione delle penali previste nel contratto Consegna al Service di Postalizzazione La scelta tra le forme diversificate di da utilizzarsi sarà effettuata dall ACI. L attività di consegna dei plichi comprende tutte le lavorazioni necessarie alla consegna al service di postalizzazione dei plichi o dei colli contenenti i documenti in formato elettronico stampati ed imbustati. La Società provvede all invio della scritta all ACI, della chiusura della commessa specificando la data di consegna al service di posta e il numero di pezzi posti in spedizione, e dovrà accordarsi direttamente con il service di posta per definire modalità luoghi e tempistiche per la consegna dei lotti, dandone immediata e preventiva informazione all ACI. Al momento della consegna al service di posta, la Società provvede ad emettere una distinta di consegna in cui vengono riepilogati gli estremi della postalizzazione, quantità, descrizione dimensionale dei colli, data di spedizione, importi, ecc. ed a inviare il dettaglio all Ente che verificherà la correttezza dei quantitativi. Il service di postalizzazione e la procedura di autorizzazione al pagamento potranno essere soggetti a modifica nel corso del periodo di affidamento del servizio, ed in tal caso l aggiudicatario della presente fornitura garantirà le medesime prestazioni alle medesime condizioni tecnicoeconomiche. 3

4 2.3. Controllo dell attività Al fine di rispettare gli obiettivi del servizio, verrà organizzato dalla Società, sulla base di accordi con ACI, un sistema di controllo e monitoraggio dell attività svolta, attraverso cui l ACI potrà valutare il risultato in base ai seguenti parametri di monitoraggio: rispetto degli standard di attuazione del servizio (tempi e modalità di esecuzione di ciascuna delle fasi di attuazione del servizio, capacità tecniche di attuazione delle fasi di pre-processing, qualità dei prodotti impiegati); verifica del sistema informativo (qualità e livello di aggiornamento delle informazioni immesse dalla Società nel sistema informativo dell ACI) Attività di prova L ACI, al fine di accertare la qualità del prodotto, invierà dei lotti di prova (modelli definitivi) alla Società, utilizzando le medesime modalità che saranno utilizzate nel corso dell affidamento. Sarà obbligo della Società provvedere alla lavorazione completa (acquisizione ed elaborazione dati, stampa ed imbustamento, rendicontazione, consegna, monitoraggio e controllo) dei lotti di comunicazioni inviati, e alla consegna del prodotto finito all ACI nei tempi previsti. 3. VOLUMI DEL SERVIZIO Vengono di seguito riportati, in modo indicativo, con carattere di stima e non vincolante ai fini dell offerta, i volumi di produzione complessiva degli stampati, e dei relativi recapiti, calcolati sulla base dell attività svolta dall ACI nell ultimo triennio e della pianificazione per gli anni , articolati in rapporto alla loro tipologia. I quantitativi oggetto della fornitura annuale sono suscettibili di variazioni in aumento o decremento. Tali variazioni non comporteranno, in nessuna caso, la modifica dei prezzi unitari rispetto ai prezzi dell offerta. Comunicazioni per invii di posta massiva denominate avvisi bonari QUANTITA DELLE COMUNICAZIONI nel biennio n (Ottomilioniventicinquemila) Comunicazioni per invii di posta massiva denominate note di cortesia QUANTITA DELLE COMUNICAZIONI nel biennio n (Duemilioniventimila) Comunicazioni per invii di posta massiva denominate esito precontenzioso QUANTITA DELLE COMUNICAZIONI nel biennio n (Ventimila) Altre comunicazioni per invii di posta massiva QUANTITA DELLE COMUNICAZIONI nel biennio n (Duecentosettantamila) 4. TIPOLOGIA DI DOCUMENTI E CARATTERISTICHE DI STAMPA Le tipologie di comunicazioni/documenti, e le caratteriste materiali di produzione e stampa degli stessi oggetto del servizio in affidamento sono di seguito descritte. AVVISI BONARI: Comunicazioni per invii di posta massiva denominate avvisi bonari composte da un massimo di 5 fogli bianco/nero fronte/retro, con la possibilità di allegare un bollettino ccp (doppio formato: generico e/o motrice) o altro modulo di pagamento, ed una busta interna sulla quale dovranno essere stampati destinatario e preaffrancatura: 4

5 Busta di contenimento con doppia finestra Il dimensionamento delle finestre sarà successivamente definito e comunicato dall Ente Carta 80 gr/mq Formato busta: mm Sulla busta vanno stampigliate le informazioni relative a: Mancato recapito Indicazione di restituzione in caso di mancato recapito Affrancatura Foglio 1, 2, 3, 4, 5 La stampa in bianco/nero dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: Carta grammatura pari a 80gr/mq; Risoluzione bianco/nero ad alta qualità ( dpi sempre); Stampa in formato portrait (orientamento verticale del foglio), landscape (orientamento orizzontale del foglio); Stampa in formato fronte retro anche in modalità miplex (un fronte portrait ed un landscape); Formato carta: A4; Personalizzazione: stampa digitale dei dati variabili, in nero, sia su fronte che su retro Bollettino ccp Bollettino di conto corrente postale o di altra modalità di versamento Busta interna Busta interna preaffrancatura e preindirizzata a carico dell aggiudicatario sulla base delle indicazioni fornite da ACI Carta 70 gr/mq Il dimensionamento della busta interna sarà successivamente definito e comunicato dall ACI. Sulla busta vanno stampigliate le informazioni relative a: Destinatario Preaffrancatura NOTE DI CORTESIA: Comunicazioni per invii di posta massiva denominate note di cortesia composte da un massimo di 3 fogli bianco/nero fronte-retro, con la possibilità di allegare un bollettino ccp (doppio formato: generico e/o motrice) o altro modulo di pagamento: Busta di contenimento con doppia finestra Il dimensionamento delle finestre sarà successivamente definito e comunicato dall ACI Carta 80 gr/mq Formato busta: mm Sulla busta vanno stampigliate le informazioni relative a: Mancato recapito Indicazione di restituzione in caso di mancato recapito Affrancatura Foglio 1, 2 e 3 La stampa in bianco/nero dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: Carta grammatura pari a 80gr/mq; Risoluzione bianco/nero ad alta qualità ( dpi sempre); Stampa in formato portrait (orientamento verticale del foglio), landscape (orientamento orizzontale del foglio); Stampa in formato fronte retro anche in modalità miplex (un fronte portrait ed un landscape). Formato carta: A4 Personalizzazione: stampa digitale dei dati variabili, in nero, sia su fronte che su retro Bollettino ccp Bollettino di conto corrente postale o di altra modalità di versamento 5

6 ESITO PRECONTENZIOSO: Comunicazioni per invii di posta massiva denominate esito precontenzioso composte da un massimo di 2 fogli bianco/nero fronte-retro: Busta di contenimento con doppia finestra Il dimensionamento delle finestre sarà successivamente definito e comunicato dall ACI Carta 80 gr/mq Formato busta: mm Sulla busta vanno stampigliate le informazioni relative a: Mancato recapito Indicazione di restituzione in caso di mancato recapito Affrancatura Foglio 1 e 2 La stampa in bianco/nero dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: Carta grammatura pari a 80gr/mq; Risoluzione bianco/nero ad alta qualità ( dpi sempre); Stampa in formato portrait (orientamento verticale del foglio), landscape (orientamento orizzontale del foglio); Stampa in formato fronte retro anche in modalità miplex (un fronte portrait ed un landscape); Formato carta: A4; Personalizzazione: stampa digitale dei dati variabili, in nero, sia su fronte che su retro ALTRE COMUNICAZIONI: Altre comunicazioni da inviare ai contribuenti con un contenuto massimo di 5 fogli bianco/nero, di cui 2 fronte e 3 fronte/retro. Busta di contenimento con doppia finestra Il dimensionamento delle finestre sarà successivamente definito e comunicato dall Ente Carta 80 gr/mq Formato busta: mm Sulla busta vanno stampigliate informazioni e/o dati successivamente comunicati Foglio 1, 2, 3, 4 e 5 La stampa in bianco/nero dovrà rispettare le seguenti specifiche tecniche: Carta grammatura pari a 80gr/mq; Risoluzione bianco/nero ad alta qualità ( dpi sempre); Stampa in formato portrait (orientamento verticale del foglio), landscape (orientamento orizzontale del foglio); Stampa in formato fronte retro anche in modalità miplex (un fronte portrait ed un landscape); Formato carta: A4; Personalizzazione: stampa digitale dei dati variabili, in nero, sia su fronte che su retro Bollettino ccp Bollettino di conto corrente postale o di altra modalità di versamento Busta interna Busta interna preaffrancatura e preindirizzata a carico dell aggiudicatario sulla base delle indicazioni fornite da ACI Carta 70 gr/mq Il dimensionamento della busta interna sarà successivamente definito e comunicato dall ACI. Sulla busta vanno stampigliate le informazioni relative a: Destinatario Preaffrancatura La stampa dovrà essere effettuata a perfetta regola d arte; non saranno accettati scostamenti di alcun valore rispetto ai files inviati dall ACI per la lavorazione. 6

7 Per tutti questi documenti è previsto un invio massivo mediante autorizzazione alla spedizione di Posta Massiva. 5. PARAMETRI E MODALITA DI CONTROLLO Il servizio dovrà essere svolto in ogni sua attività e lavorazione attenendosi alle specifiche previste nel presente capitolato tecnico e nell offerta tecnica della Società. Tali elementi saranno valutati sulla base dei parametri di seguito indicati. Il sistema di controllo del raggiungimento dei livelli di servizio richiesti è costituito da due strumenti di valutazione: Collaudo e controllo quantitativo e qualitativo della fornitura Controllo della tempistica di esecuzione Collaudo e controllo quantitativo e qualitativo della fornitura L ACI si riserva la facoltà di controllare modalità, quantità e tempi di esecuzione delle attività e lavorazioni che compongono il servizio. Il collaudo quantitativo e qualitativo avverrà nei momenti più significativi del processo di sviluppo del servizio: Alla consegna dei modelli di stampa definitivi all Amministrazione Al termine della fase di acquisizione e elaborazione file Al termine della fase di stampa e trattamento Alla consegna delle liste e distinte di cui al presente documento Alla consegna delle liste di scarto (eventuale). Il controllo della qualità dei dati inseriti nel sistema informativo di ACI e delle operazioni ed attività oggetto del contratto verranno effettuati mediante una serie di sopralluoghi programmati e di visite di controllo estemporaneo effettuati da incaricati dell ACI, nonchè sulla base delle rendicontazioni e liste/distinte di attività. I sopralluoghi e le visite potranno essere effettuati da personale di ACI e/o da suoi incaricati che saranno autorizzati a sottoscrivere, in contraddittorio con la Società, verbali e documenti relativi ai risultati del controllo effettuato. L eventuale mancata presenza della Società per causa ad essa imputabile comporterà la tacita validità dei verbali e documenti unilateralmente sottoscritti per accettazione. Il programma dei sopralluoghi, contenente le frequenze, le modalità di verifica e la composizione del gruppo di ispettori, verrà definito dall ACI e reso noto alla Società, alla quale verrà comunicata la data ed il luogo, con 24 ore di preavviso. Le visite ispettive non programmate verranno segnalate da ACI alla Società con preavviso di 12 ore. Le modalità di verifica e la composizione del gruppo ispettivo saranno definite dall ACI. Il mancato rispetto della tempistica prevista nell offerta tecnica per ogni singola attività e lavorazione in cui il servizio risulta articolato, comporterà l applicazione delle penali indicate nel successivo paragrafo 7. Controllo dei tempi di esecuzione L esecuzione di ogni singola attività e lavorazione dovrà avvenire nel rispetto della tempistica prevista nel presente capitolato e nell offerta tecnica della Società. L esito negativo dei suddetti controlli comporterà l applicazione delle penali di cui al successivo paragrafo 7, fatta salva ogni altra azione di risarcimento danni. 7

8 6. REQUISITI DI SICUREZZA DEL CANALE DELLE INFORMAZIONI TRATTATE Il Gestore del Servizio deve prevedere tutte le misure atte a garantire i requisiti di sicurezza delle informazioni trattate, con riferimento a Riservatezza, Integrità e Disponibilità dei dati, nel rispetto degli adempimenti previsti dal Decreto Legislativo 196/03 per la tutela dei dati personali. Di seguito vengono espressi i requisiti minimi specifici di sicurezza che le componenti tecnologiche dell infrastruttura utilizzata dal Gestore per l erogazione del servizio, devono soddisfare: utilizzo di canali di colloquio su internet mediante protocolli di sicuri (FTPS); utilizzo di uno o più strumenti per la certificazione e riservatezza dei dati quali: firma elettronica, posta elettronica certificata (PEC) e crittografia. Questi strumenti devono essere previsti obbligatoriamente quando lo scambio dei dati con il Gestore del Servizio avviene tramite supporti di memorizzazione affidati a corrieri come CD, DVD,cassette ecc. 7. LIVELLI MINIMI DI SERVIZIO E PENALI Sono di seguito riportati i livelli minimi di servizio che la Società dovrà soddisfare e le relative penali che potranno essere applicate, in caso di inadempimento. TABELLA 1 - Monitoraggio del processo di lavorazione Livello di Servizio Minimo Messa a disposizione delle informazioni entro il limite massimo di tempo dall'impresa Penale nel caso di consegna oltre il Ritardo entro 1 ora rispetto al tempo Ritardo entro 2 ore rispetto al tempo Ritardo oltre 2 rispetto al tempo 200,00 400,00 400,00 per ogni ora TABELLA 2 Monitoraggio e reportistica della lavorazione eseguita Livello di Servizio Minimo Penale nel caso di consegna oltre il Messa a disposizione delle informazioni entro il limite massimo di tempo dall'impresa Ritardo entro 1 ora rispetto al tempo Ritardo entro 2 ore rispetto al tempo Ritardo oltre 2 rispetto al tempo 200,00 400,00 400,00 per ogni ora TABELLA 3 - Consegna modelli definitivi assemblati e imbustati all'amministrazione Livello di Servizio Minimo Penale nel caso di consegna oltre il Consegna all'amministrazione entro il limite massimo di tempo dall'impresa concorrente Ritardo entro 1 ora rispetto al tempo Ritardo entro 2 ore rispetto al tempo Ritardo oltre 2 ore rispetto al tempo 200,00 400,00 400,00 per ogni ora 8

9 TABELLA 4 - Consegna al service di postalizzazione (tempo) presso i centri di impostamento dichiarati Livello di Servizio Minimo Penale nel caso di consegna oltre il Ritardo entro 1 ora rispetto al tempo Consegna al Service di postalizzazione entro il tempo Ritardo entro 2 ore rispetto al tempo Ritardo oltre 2 ore rispetto al tempo 200,00 400,00 400,00 per ogni ora TABELLA 5 - Consegna al service di postalizzazione (luogo) presso i centri di impostamento dichiarati Livello di Servizio Minimo Penale nel caso di consegna oltre il Consegna senza errori e scostamenti rispetto alle indicazioni di ripartizione dell'aci Errata consegna entro il 10% delle comunicazioni Errata consegna entro il 30% delle comunicazioni Errata consegna di oltre il 30% delle comunicazioni 1.000, , ,00 TABELLA 6 - Capacità produttiva giornaliera standard Livello di Servizio Minimo Produzione ed imbustamento come da dall'impresa concorrente Penale nel caso di consegna oltre il produzione entro il 5% del produzione entro il 10% del produzione oltre il 10% del il doppio del prezzo offerto dall'impresa eccedenti il 5% il triplo del prezzo offerto dall'impresa (oltre alla penalità di cui sopra) eccedenti il 10% il triplo del prezzo offerto dall'impresa (oltre alle due penalità di cui sopra) 9

10 TABELLA 7 Capacità produttiva giornaliera extra Livello di Servizio Minimo Produzione ed imbustamento come da dall'impresa concorrente Penale nel caso di consegna oltre il produzione entro il 5% del produzione entro il 10% del produzione oltre il 10% del il doppio del prezzo offerto dall'impresa eccedenti il 5% il triplo del prezzo offerto dall'impresa (oltre alla penalità di cui sopra) eccedenti il 10% il triplo del prezzo offerto dall'impresa (oltre alle due penalità di cui sopra) 10