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1 Gestione Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione Presenze dalla versione xx alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 20/03/2015 Halley Informatica Area Personale Pagina 1 di 14

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO...4 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO...4 ADEGUAMENTI NORMATIVI...5 MIGLIORIE...7 ERRORI RISOLTI...9 ERRORI RISOLTI NELLE VERSIONI PRECEDENTI (DALLA VERSIONE ALLA VERSIONE )...10 APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...11 Pagina 2 di 14

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento Ambiente Halley in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Gestione Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 14

4 Operazioni eseguite dall aggiornamento L aggiornamento predispone le tabelle per i giustificativi da richiedere da portale, in particolare per le richieste di straordinario e per le richieste di mancata timbratura. Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento Per coloro che utilizzano le richieste da Portale occorre impostare i giustificativi per le richieste di straordinario e gli eventuali giustificativi da associare alle mancate timbrature. Pagina 4 di 14

5 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Adeguamenti normativi Estrazione permessi ex Legge 104 (RP 1641) Il Dipartimento della Funzione Pubblica della Previdenza del Consiglio dei Ministri ha istituito con l articolo 24 della Legge n. 183 del 4 novembre 2010 l adempimento della Rilevazione dei permessi ex lege 104/92 per la misura qualitativa e quantitativa delle agevolazioni fruite dal personale delle amministrazioni pubbliche per i permessi per Legge 104 previsti dall art. 33 commi 2 e 3 della legge 5 febbraio 1992, n.104 e successive modificazioni. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a comunicare entro il 31 marzo di ogni anno i seguenti dati riferiti all anno precedente: i nominativi dei propri dipendenti ai quali sono accordati i permessi; la tipologia di permesso fruita (permessi fruiti dal lavoratore per se stesso o per assistenza a terzi); per i permessi fruiti per assistenza a terzi, il nominativo dell assistito, l eventuale rapporto di dipendenza da un amministrazione pubblica o la denominazione della stessa, il comune di residenza dell assistito nonché il rapporto di parentela o affinità che intercorre tra ciascun dipendente che ha fruito dei permessi e la persona assistita; per i permessi fruiti dal lavoratore padre o dalla lavoratrice madre, la specificazione dell età maggiore o minore di tre anni del figlio; il contingente complessivo di giorni e ore di permesso fruiti da ciascun lavoratore nel corso dell anno precedente per ciascun mese, specificando, in particolare, le ore o frazioni di ore fruite per ciascuna giornata del mese di riferimento. Per compilare le schede richieste nel sito PerlaPA, con questo aggiornamento sono state create due nuove funzioni per l estrazione dei dati da caricare nel sito. Nella prima funzione Statistiche / Permessi ex Legge 104/92 / Voci Giustificative occorre specificare i giustificativi da estrarre per ogni tipologia di assenza: Legge 104 usufruita a giorni Legge 104 usufruita ad ore Legge 104 riduzione oraria Legge 104 congedo parentale In automatico il programma riporta su ogni sezione il giustificativo associato nella codifica delle pratiche per permessi Legge 104. Di seguito riportiamo l esempio di codifica della tabella Voci Giustificative Come si può notare il giustificativo 368-Legge 104: 3gg/18hh è inserito sia nella sezione della 104 fruita ad ore sia nella sezione a giorni, in quanto lo stesso giustificativo può essere movimentato in entrambe le situazioni. Pagina 5 di 14

6 Nel caso NON si utilizzino le pratiche, nelle sezioni sopra specificate, vanno inseriti i codici movimentati nel cartellino per giustificare l assenza per permessi Legge 104. Nella seconda funzione Statistiche / Permessi ex Legge 104/92 / Estrazione Dati è possibile estrarre i dati da riportare nel sito PerlaPA. Dopo aver impostato la data di lavoro al 31/12 dell anno precedente e selezionato l ordinamento, il programma produce una stampa nella quale vengono riportati i dipendenti che nel periodo impostato hanno usufruito dei permessi ex legge 104/92 con indicata la tipologia di pratica movimentata, il beneficiario della stessa e il periodo totale di assenza espresso in ore o giorni. Nell esempio che segue vengono dettagliate le colonne. Le prime tre colonne contengono matricola, dipendente e codice fiscale; le altre a seguire sono: tipo : identifica la tipologia del permesso, e quindi se è il lavoratore disabile che fruisce dei permessi per se stesso o se il lavoratore fruisce dei permessi per assistere persona disabile; pratica : specifica, nell ambito dei permessi Legge 104, la tipologia di assenza usufruita; cod.fisc.assistito : la colonna viene compilata solo nel caso in cui il beneficiario della pratica sia diverso dal dipendente stesso, e il dato viene letto dall anagrafica dipendente nel dettaglio del figlio o familiare disabile; data : giorno in cui il dipendente ha usufruito del permesso; ore : ore e centesimi di ora (non sono minuti ma centesimi di ora: così come richiesto nel sito PerlaPA) usufruiti; giorni : giorni usufruiti. Pagina 6 di 14

7 Migliorie Consultazione cartellino: ricalcolo cartellino (RP 1366) Nella consultazione del cartellino, il bottone è stato implementato per consentire di ricalcolare la parte del mese già calcolata anche se il mese non risulta totalmente elaborato. In precedenza se il mese non era stato tutto calcolato, il bottone di Ricalcolo non rielaborava i giorni già calcolati. Portale Richieste da Portale Gestione dello Straordinario (RP 1288) Portale Richieste da Portale Gestione delle Timbrature (RP 1284) Le due migliorie di cui sopra, sono state realizzate implementando la funzione Strumenti / Gestione Portale Dipendente / Parametri Richieste affinché si possano inserire le giustificazioni che poi possono essere richieste nelle funzioni del Portale. Di seguito viene proposta la videata della funzione con un esempio di codifica per il caricamento delle giustificazioni. A partire da questo aggiornamento, i giustificativi utilizzabili da portale dovranno essere caricati nelle apposite sezioni rispettando la tipologia del giustificativo. I giustificativi già presenti in questa funzione prima dell aggiornamento, verranno automaticamente inseriti nella sezione Giustificazioni per richieste di assenza. Generazione cartellino in PDF (RP 1489 e 1575) Nella generazione del cartellino in formato PDF è stata data la possibilità di inserire lo sfondo desiderato. Nella funzione Impostazioni Generali / Dati Generali, a pagina 2 è stato aggiunto il bottone, che permette di selezionare l immagine che sarà utilizzata come sfondo della pagina del cartellino in formato PDF. Per far sì che l immagine sia riportata in modo corretto, occorre che le dimensioni siano 1020 per 720 pixel (A4 orizzontale). Pagina 7 di 14

8 Gestione delle Assenze: planning annuale (RP 1512) Nella funzione Elaborazioni Mensili/Cartellini/Inserimento Assenze, cliccando sul bottone, dopo aver impostato i parametri di stampa è possibile attivare la spunta sul campo ed ottenere un riepilogo in Excel, per il periodo selezionato, di tutte le assenze richieste e registrate nella medesima funzione. Si precisa che il periodo da estrarre non può superare 365 giorni. Inoltre, nel caso in cui in un giorno siano stati caricati più periodi di assenza utilizzando giustificativi diversi, nel Planning viene riportato un solo giustificativo e cioè quello collegato al periodo di assenza maggiore. Di seguito viene riportato un esempio del planning delle assenze richieste. Controllo richieste straordinari da portale: giustificativo con arrotondamento (RP 1574) La funzione in oggetto è stata modificata per permettere l arrotondamento del periodo di straordinario effettuato nel cartellino, qualora il giustificativo associato alla richiesta di straordinario da portale sia codificato per ottenere tale arrotondamento. Controllo richieste assenze da portale: accesso in sola consultazione (RP 1636) La funzione in oggetto è stata modificata per consentire di accedere alla stessa anche in sola consultazione. In precedenza l accesso alla funzione non era permesso agli operatori con profilo di sola consultazione, adesso l operatore con tale profilo può accedere alla funzione restando tuttavia inibita la possibilità di accettare o respingere le richieste. Pagina 8 di 14

9 Errori risolti Situazione presenti/assenti: ordinamento (RP 1547) L estrazione ora riporta in modo corretto l ordine dei dipendenti estratti: sia per matricola sia per cognome. Estrazione tassi di assenza (RP 1549 e 1554) Il programma ora conteggia in modo corretto tutti i dipendenti che fanno parte dell estrazione. In precedenza i dipendenti che nel mese non avevano effettuato almeno un assenza non venivano conteggiati. Situazione giornaliera: timbratura con giustificativo (RP 1600) La stampa ora riporta in modo corretto il giustificativo che eventualmente è stato digitato con la timbratura. Nella conversione delle stampe, questo dettaglio non era stato preso in considerazione. Controllo richieste straordinari da portale (RP 1605) Per la funzione in oggetto è stato corretto il programma in modo tale che nel caso in cui il periodo di straordinario richiesto da portale sia inferiore o completamente diverso dal periodo di eccedenza risultante dal cartellino, questo venga segnalato con un messaggio; in questo modo si dà la possibilità all operatore ( Responsabile ) di respingere la richiesta e indirizzare il dipendente verso il corretto inserimento della richiesta di straordinario da portale. Portale Richieste da Portale Gestione delle Assenze (RP 1634) Il programma per la richiesta di assenza da Portale è stato corretto per poter accettare l allegato. Ora nel momento in cui la richiesta viene accettata, automaticamente viene importato anche l allegato nella gestione delle assenze. Comunicazione al responsabile a seguito di richiesta da Portale (RP 1638) Il programma che invia le comunicazioni di richiesta di straordinario da Portale al responsabile, è stato corretto per quanto concerne la dicitura Avviso di richiesta assenza anche se in realtà era per lo straordinario. Situazione giornaliera: Errore #20 (RP 1639) È stato corretto il programma che stampa la situazione giornaliera dei presenti e degli assenti anche se effettuato per struttura. In precedenza, se veniva effettuata la stampa per struttura, il programma segnalava Errore #20: digit errato su variabile di RPAVEL". Controllo richieste assenze da portale (RP 1645) La funzione ora invia correttamente l ai vari dipendenti. In alcuni casi, a seguito di invio di per l accettazione o per il respingimento della richiesta, il programma segnalava il seguente messaggio di errore: "Errore di input/output [#22] C:\TMP\hmail...". Controllo richieste straordinari da portale (RP 1646) Questa funzione ora accetta correttamente le richieste di liquidazioni da portale. In precedenza in fase di accettazione di richieste di liquidazioni di straordinario fatte da portale, non era permessa l accettazione e veniva segnalato Cartellino non completato. Adesso la segnalazione Cartellino non completato viene evidenziata in fase di accettazione di richieste di liquidazione straordinario, solo nel caso in cui effettivamente il cartellino non è stato elaborato per l intero mese. Pagina 9 di 14

10 Errori risolti nelle versioni precedenti (dalla versione alla versione ) Consultazione cartellino - stampa cartellino riassuntivo (RP 1632) Nella stampa del cartellino riassuntivo, se effettuato per lo stesso dipendente e per più mesi, il programma riportava i giustificativi del primo mese stampato. Con l aggiornamento è stato ripristinato il corretto funzionamento del programma. Portale Dipendente Consultazione Buoni Pasto (RP 1630) La consultazione dei Buoni Pasto da Portale è errata: non legge i dati dei blocchetti consegnati e quindi sbaglia tutti i valori della colonna residui. Con l aggiornamento è stato ripristinato il corretto funzionamento del programma. Gestione Assenze (RP 1629) È stato corretto il funzionamento del programma che a seguito di una sequenza tipo aggiunta - stampa - aggiunta il programma non registrava l assenza. Portale Dipendente- Richiesta Assenze (RP 1628) Sono stati ripristinati i campi Data e Firma per autorizzazione nella stampa che viene effettuata a fine inserimento della richiesta di assenza. Portale Dipendente- Richiesta Assenze / Straordinario / Timbratura (RP 1625) Nel caso in cui nell Ente non sia istallata la procedura PI Protocollo (indispensabile per l invio dei messaggi al responsabile per avvisarlo della richiesta appena effettuata), il programma visualizzava il seguente messaggio di errore: "[#18] File : c:\h\ghx\hinetd\piinvc.hbr Istruzione... WCALL... Chiamato da RPJGxx...". Ora, ovviamente, il programma è stato corretto. Portale Dipendente- Richiesta Straordinario (RP 1623) È stato corretto il programma per il caricamento delle richieste di straordinario in quanto il tempo calcolato tra l ora inizio e l ora fine del periodo era errato. Controllo Richieste Assenze / Straordinario / Timbratura (RP 1603) Capitava che nell andare ad inviare la per comunicare l avvenuta accettazione della richiesta fatta da portale, uscisse il seguente messaggio d errore: Errore di input/output [#22] c:\tmp\hmail..log istruzione OPEN(CHAN2,O,DESTI) routine RP.. Con l aggiornamento non ci saranno più segnalazioni d errore nell inviare la comunicazione con . Pagina 10 di 14

11 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. Pagina 11 di 14

12 Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: A questo punto occorre eseguire l aggiornamento dal server seguendo indicazioni riportate nella sezione denominata Aggiornamento eseguito da cartella, riportata di seguito. Come eseguire gli aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS Aggiornamento eseguito tramite CD - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: Pagina 12 di 14

13 - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il bottone Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il bottone Continua. Aggiornamento eseguito da cartella - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, indicare il percorso dove si trova il Cd o la directory con l aggiornamento (al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive ) utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; Pagina 13 di 14

14 ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 14 di 14