CAPITOLATO TECNICO SEZIONE SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B ALLEGATO ALLA CONVENZIONE

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1 AGEA AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA CAPITOLATO TECNICO SEZIONE SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B ALLEGATO ALLA CONVENZIONE Pag. 1 di 10

2 Sommario 1. OGGETTO DEL SERVIZIO DEFINIZIONI E ACRONIMI RIFERIMENTI NORMATIVI DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE TERMINI E DEFINIZIONI SOTTOSISTEMA DI TRASFERIMENTO DATI MODALITÀ DI TRASMISSIONE DEI PAGAMENTI DA ESEGUIRE DETTAGLIO DELLE INFORMAZIONI TRASMESSE MODALITÀ DI ESECUZIONE DEI PAGAMENTI CORRESPONSIONE DEGLI STIPENDI ED ALTRE PROVVIDENZE IN FAVORE DEL PERSONALE AGEA E PROVVEDIMENTI AI SENSI DELL ART. 18 LEGGE 99/ RITENUTE E BOLLI QUANTITATIVI DI RIFERIMENTO COMUNICAZIONE AD AGEA DEGLI ESITI DEI PAGAMENTI EMESSI/ESEGUITI RIEMISSIONE PAGAMENTI TRACCIATURA E MONITORAGGIO FLUSSI TELEMATICI SCAMBIATI SERVIZIO DI VERIFICA IBAN SERVIZIO DI INTERNET BANKING GESTIONE DELLE ENTRATE RENDICONTAZIONE DEI MOVIMENTI BANCARI Pag. 2 di 10

3 CAPITOLATO TECNICO SERVIZIO DI CASSA AI SENSI DELLA LEGGE N. 720/84 - TABELLA B 1. Oggetto del servizio L AGEA affida alla Banca il Servizio di Cassa ai sensi della Legge n. 720/84 - TABELLA B. Nell ambito di tale servizio la Banca svolge le seguenti attività: a) esecuzione pagamenti a beneficiari degli aiuti nazionali e delle spese facenti capo all'agenzia medesima; b) comunicazione all AGEA degli esiti dei pagamenti eseguiti o non eseguibili; c) riemissione dei pagamenti non andati a buon fine; d) tracciatura e monitoraggio dei flussi telematici scambiati con AGEA; e) servizio per la consultazione dell iter degli Ordinativi di pagamento e dei singoli pagamenti; f) gestione delle entrate; g) rendicontazione dei movimenti bancari; h) servizio di verifica degli IBAN Definizioni e acronimi AGEA BANCA Agenzia per le erogazioni in agricoltura Istituto di Credito, Raggruppamento di Istituti di Credito aggiudicatari della gara indetta da AGEA B.I. Tesoreria Centrale dello Stato - Banca d Italia - S.I. U.O. IBAN CRO CBI ABI CAB SEPA BIC Sistema Informativo di AGEA Unità Organizzativa AGEA International Bank Account Number Codice Riferimento Operazione Corporate Banking Interbancario Associazione Bancaria Italiana Codice Avviamento Bancario Single Euro Payments Area Bank Identifier Code 1.2. Riferimenti Normativi Si dovrà far riferimento al Regolamento di Contabilità di Agea del 02 maggio 2008 pubblicato sul sito Agea, nonché a tutta la normativa nazionale e comunitaria in vigore alla data della pubblicazione del presente documento. 2. Disposizioni di carattere generale Premesso che le entrate dell'agea sono costituite: a) dalle assegnazioni a carico dello Stato, finalizzate anche alla gestione delle attività istituzionali, determinate con atti normativi aventi forza di legge; b) da eventuali ulteriori entrate derivanti dallo svolgimento delle proprie attività istituzionali. Pag. 3 di 10

4 Le disponibilità dell'agea, in base alla natura delle entrate, affluiscono sia sul conto corrente infruttifero acceso a nome di AGEA presso la Tesoreria Centrale dello Stato e gestito nel rispetto del sistema di Tesoreria Unica di cui alla Legge 29 ottobre 1984, n tabella B e successive modificazioni ed integrazioni, sia sul conto del Cassiere. L AGEA è dotata di un proprio sistema informativo (S.I.) nell ambito del quale sono gestiti tutti gli eventi contabili e finanziari del proprio Bilancio di Funzionamento, ivi compresi i pagamenti a beneficiari degli aiuti nazionali e delle spese facenti capo all'agenzia medesima nonché la riscossione di entrate a vario titolo. Nell ambito del citato sistema informativo dell AGEA, sono già operative apposite procedure informatiche che sovrintendono alla predisposizione di forniture di dati informatizzati destinate alla Banca per l esecuzione dei pagamenti di cui sopra nonché all acquisizione degli esiti dei pagamenti emessi ed alla riemissione di quelli non andati a buon fine. Inoltre, l Agenzia potrebbe attivare la riscossione di entrate dovute a vario titolo sia attraverso l emissione di MAV o di altri strumenti per il tramite del suo Istituto Cassiere Tutto ciò premesso, il presente Capitolato Tecnico descrive le modalità operative di interscambio di informazioni tra l AGEA e la Banca, nonché gli adempimenti cui deve far fronte la Banca. I soggetti coinvolti nel servizio descritto nel presente capitolato sono i seguenti: AGEA Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura; Banca (istituto di credito raggruppamento di Istituti di credito); Tesoreria Centrale dello Stato (Banca d Italia); Creditori e debitori del Bilancio di Funzionamento dell AGEA; Istituti di credito che effettuano transazioni sui titoli emessi dalla Banca Termini e definizioni Si riportano le definizioni dei termini utilizzati nel seguito del documento: Definizione Descrizione Note e relazioni Identificativo Codice Unità organizzativa dell AGEA Pagamento Accreditamento al singolo destinatario E composto da almeno un dettaglio di pagamento Settore identificativo attività Annualità di riferimento Progressivo autorizzazione di pagamento Codice elenco Numero elenco Progressivo nell'ambito dell'elenco Codice Unità organizzativa dell AGEA Settore identificativo attività Dettaglio di pagamento Ripartizione dell importo del pagamento tra diverso Capitoli di spesa Annualità di riferimento Progressivo autorizzazione di pagamento Codice elenco Numero elenco Progressivo nell'ambito dell'elenco Capitolo di spesa Autorizzazione di Pagamento Provvedimento amministrativo di liquidazione da parte dell U.O. Agea Comprende uno o più Pagamenti Codice Unità organizzativa dell AGEA Settore identificativo attività Annualità di riferimento Progressivo autorizzazione di pagamento Ordinativo di Pagamento Ordine firmato digitalmente da Ufficio Ragioneria Comprende una o più autorizzazioni di pagamento ed espone Esercizio finanziario Progressivo dell ordinativo Pag. 4 di 10

5 Capitolo di spesa Ordinativo di riemissione Elenco riemissioni Altri Pagamenti Unità elementare di articolazione del bilancio di AGEA Ordine firmato cartaceamente o digitalmente da Ufficio Ragioneria Dettaglio dei pagamenti per i quali procedere nuovamente all emissione in favore dei beneficiari Stipendi e corresponsioni emolumenti a Enti Terzi per ciascuna di esse la ripartizione per Capitolo di Spesa E individuato attraverso una codifica alfanumerica Sottende un Elenco di riemissione Comprende uno o più Pagamenti 2.2. Sottosistema di trasferimento dati Lo scambio dati tra i sistemi informativi della Banca e di AGEA dovrà avvenire mediante un servizio di telecomunicazione in grado di garantire le prestazioni attese nonché l'appropriato livello di sicurezza in termini sia di riservatezza ed integrità delle trasmissioni dati sia di garanzia di continuità del servizio anche a fronte di malfunzionamenti della linea e degli apparati di telecomunicazione. Sarà compito della Banca, per tutta la durata contrattuale, effettuare gli adeguamenti tecnici e prestazionali del servizio che, nel tempo, si dovessero rendere necessari. Il servizio di telecomunicazioni dovrà pertanto disporre delle seguenti caratteristiche minime: essere dedicato esclusivamente allo scambio dati tra il fornitore ed il S.I.; disporre delle citate caratteristiche di sicurezza. I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice Modalità di trasmissione dei pagamenti da eseguire Si descrive di seguito la modalità di trasmissione degli ordinativi di pagamento. L'Ufficio Ragioneria dell AGEA trasmette alla Banca, tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), i seguenti prodotti: a. Ordinativo di pagamento firmato digitalmente; Ciascun ordinativo è costituito : 1. da un elenco riepilogativo sottoscritto digitalmente dal Dirigente dell Ufficio Ragioneria, che raggruppa per capitolo di spesa i singoli mandati di pagamento; 2. dai singoli mandati di pagamento. A seguire, per ciascun ordinativo, il Sistema Informativo dell AGEA invia al sistema informativo della Banca per via telematica i seguenti flussi informativi: b. Elenco dei Pagamenti disposti da AGEA; c. Elenco delle Autorizzazioni di Pagamento dettagliate per Capitolo di Spesa. Lo schema del flusso logico di esecuzione del servizio è il seguente: Pag. 5 di 10

6 La movimentazione deve avvenire su 2 specifici conti correnti intestati ad AGEA e classificati come segue: 1. Conto di pagamento: utilizzato per l accreditamento dei fondi provenienti dalla Tesoreria Centrale dello Stato sulla base degli ordini di pagamento emessi da AGEA e per l addebito delle somme relative ai pagamenti da erogare ai beneficiari; 2. Conto transitorio: sul quale accreditare le somme relative a pagamenti risultati non eseguibili per: pagamenti non andati a buon fine; pagamenti momentaneamente sospesi a seguito di provvedimenti dell Autorità giudiziaria e/o della stessa AGEA Dettaglio delle informazioni trasmesse Il flusso dati relativo alle informazioni di cui ai precedenti punti b) e c) è così strutturato: Tipo record Record di testa Dati Informazioni Informazioni sulla tipologia di fornitura Informazioni di dettaglio Record di coda Informazioni sul contenuto della fornitura La Banca deve provvedere alla quadratura degli importi contenuti nei flussi sopra indicati. ll flusso dati relativo ai Capitoli di spesa è il seguente: Pag. 6 di 10

7 Tipo record Dati Informazioni Dettaglio dei singoli Capitoli di spesa Per il dettaglio dei flussi informatici sopra descritti si rimanda all Appendice 2. E facoltà di AGEA richiedere la sospensione temporanea di pagamenti già predisposti ed inclusi nell importo finanziato. Questo può avvenire con due diverse modalità: indicazione contenuta nel flusso dati di cui al precedente punto b); comunicazione alla Banca mediante PEC. In conseguenza delle segnalazioni pervenute, la Banca provvede a sospendere i pagamenti segnalati accreditando le relative somme sul/sui conto/i transitorio e a dare comunicazione all AGEA dell avvenuta operazione. 4. Modalità di esecuzione dei pagamenti Le possibili modalità di pagamento sono le seguenti: a. accreditamento sui conti correnti bancari dei beneficiari Tali pagamenti devono essere eseguiti dalla Banca entro i termini previsti dagli artt. 5 e 11 delle Convenzione. La valuta sul conto corrente dei beneficiari deve essere dello stesso giorno dell atto di disposizione. I termini restano invariati anche in caso di bonifici tratti su banche estere. b. tramite invio di assegni circolari non trasferibili all indirizzo dei beneficiari Tali pagamenti, che si stima essere del tutto eccezionali, devono essere eseguiti dalla Banca entro i termini previsti dagli artt. 5 e 11 della Convenzione. Gli assegni devono essere spediti tramite raccomandata postale o altre modalità di spedizione che garantiscano almeno le stesse misure di sicurezza e riservatezza. Gli assegni devono essere di un unico taglio e formato fino ad un importo massimo di euro. Nel caso in cui l importo complessivo da destinare ad un singolo beneficiario superi euro, la Banca provvede a suddividere il pagamento in due o più pagamenti. In questo caso, le informazioni sugli esiti che la Banca restituirà all'agea riguardo ai pagamenti originati da tale evento, dovranno far riferimento al pagamento originario disposto da AGEA. L esecuzione dei pagamenti dovrà essere effettuata dalla Banca sulla base delle informazioni contenute nei flussi informativi di cui al precedente paragrafo 3 punto b). Nel caso in cui i pagamenti dovessero risultare non eseguibili, la Banca deve riaccreditare i relativi fondi sul conto transitorio e restituire all AGEA gli esiti come descritto nel successivo paragrafo 5. Per maggiori dettagli riguardo sulle modalità di riemissione dei pagamenti non eseguibili si rimanda al successivo paragrafo Corresponsione degli stipendi ed altre provvidenze in favore del personale AGEA e provvedimenti ai sensi dell art. 18 legge 99/09 L elaborazione delle competenze del personale Agea è gestita dal Ministero dell Economia e Finanze RGS tramite il servizio NoiPA che provvede mensilmente a trasmettere all Agenzia il file relativo al pagamento del netto stipendio, approssimativamente entro il del mese. Il file del pagamento del netto stipendio viene inoltrato telematicamente all Istituto Cassiere tramite procedura internet Banking installata in ciascuna postazione di lavoro autorizzata presso AGEA da tecnici CBI (Abi). Il file contiene le indicazioni relative alla valuta da autorizzare per l accreditamento dello stipendio nonché le coordinate bancarie dell emittente e del beneficiario. Una volta acquisito il flusso, la Banca provvederà a predisporre ed eseguire i singoli accreditamenti al personale AGEA, con valuta contenuta nel flusso di cui sopra, senza attendere il finanziamento per le vie ordinarie. Con successivo ordinativo, normalmente eseguito entro i 10 giorni lavorativi successivi alla data di valuta, AGEA provvederà al reintegro delle somme erogate ai dipendenti. Pag. 7 di 10

8 Analogo procedimento viene seguito per i pagamenti dovuti ai soggetti attuatori ai sensi dell art. 18 Legge 99/09. Si precisa che, ad oggi, tale adempimento comporta la trasmissione da parte di AGEA alla Banca mediamente di circa 30 ulteriori flussi mensili. Successivamente AGEA provvede al reintegro delle somme prelevate. Per le ritenute previdenziali AGEA utilizza il modello F24 con il quale autorizza l Agenzia delle Entrate a prelevare direttamente le somme relative dal conto gestito dalla Banca. I prelevamenti da parte dell Agenzia delle Entrate avvengono di norma il 15 di ogni mese o primo giorno lavorativo successivo. Con successivo ordinativo, normalmente eseguito entro i 15 giorni lavorativi successivi alla data di valuta, AGEA provvederà al reintegro delle somme prelevate. Per il dettaglio dei flussi informatici sopra descritti si rimanda all Appendice Ritenute e bolli I mandati di pagamento soggetti a ritenuta o altra imposta da versare direttamente alla fonte all Amministrazione finanziaria (es. imposta di bollo assolta in modo virtuale), saranno emessi per l importo lordo. Tuttavia, oltre a contenere l indicazione dell imposta nel titolo cartaceo, perverranno alla Banca nel flusso informatico convenientemente suddivisi tra pagamento netto da erogare al creditore e imposta/ritenuta da versare all Erario dello Stato. I versamenti all Erario si configurano nel flusso informatico come accreditamenti in c/c con IBAN impostato secondo le indicazioni ricevute dal Tesoro. Sarà cura di AGEA provvedere a gestire ogni variazione in proposito Quantitativi di riferimento Vengono di seguito indicati i quantitativi annui di riferimento: Tipologia Quantità Importo (in milioni di euro) Capitoli di spesa 50 Numero pagamenti N. ordinativi Comunicazione ad AGEA degli esiti dei pagamenti emessi/eseguiti Entro due giorni dall avvenuta esecuzione dei pagamenti, siano essi pagamenti originari o riemissioni, la Banca deve trasmettere ad AGEA per via telematica i dati informatizzati relativi ai suddetti con particolare riferimento al CRO, la data di valuta, la data contabile dell operazione e la causale dell esito del pagamento. La causale dell esito deve essere adeguata ad individuare senza equivoci il motivo del mancato buon fine, in modo da consentire la correzione dell anomalia per un rapida riemissione. Per il dettaglio dei flussi informatici utilizzati si rimanda all Appendice Riemissione pagamenti Nel caso di pagamenti non eseguibili, la Banca provvede ad effettuare le seguenti operazioni: l accredito della somma sul conto transitorio acceso presso la Banca con le modalità di cui all art. 17 comma 1 della Convenzione; la trasmissione all AGEA degli esiti per via telematica entro cinque giorni dalla data in cui la Banca riceve lo storno del pagamento da parte del circuito interbancario. La trasmissione degli esiti deve avvenire secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo 5. A fronte delle informazioni ricevute, l AGEA provvede a riesaminare le pratiche interessate ed a trasmettere alla Banca: a) l Ordinativo di riemissione tramite posta elettronica certificata; b) l Elenco riemissioni, ovvero il dettaglio dei pagamenti per i quali procedere nuovamente all emissione in favore dei beneficiari. Pag. 8 di 10

9 L AGEA può decidere, a fronte dell esame della documentazione in suo possesso di: correggere gli estremi del beneficiario per procedere nuovamente al pagamento; destinare un pagamento ad beneficiario diverso da quello originale; ripartire un pagamento tra più beneficiari; disporre il riversamento presso la Tesoreria Centrale dello Stato. Il ciclo di riemissione di pagamenti non eseguibili si può ripetere nel caso in cui la riemissione stessa non vada a buon fine. Il flusso dati relativo alle informazioni di cui al precedente punto b) è così strutturato: Tipo record Record di testa Dati Record di coda Informazioni Informazioni sulla tipologia di fornitura Dettaglio dei singoli pagamenti da riemettere Informazioni sul contenuto della fornitura Per maggiori dettagli riguardo il tracciato record dei flussi informativi e le codifiche da adottare si rimanda all Appendice 2. Il flusso delle riemissioni è il seguente: 7. Tracciatura e monitoraggio flussi telematici scambiati Sono necessari strumenti e/o procedure per la tracciatura della trasmissione dei flussi informatici in modo del tutto analogo a quanto descritto nel corrispondente capitolo della sezione Aiuti comunitari, connessi e cofinanziati. I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice Servizio di verifica IBAN Al fine di consentire che il maggiore numero dei pagamenti eseguiti vada a buon fine AGEA può utilizzare il servizio di verificare della corretta corrispondenza tra l IBAN ed il beneficiario utilizzando allo scopo quanto verrà posto in essere per gli aiuti comunitari, connessi e cofinanziati. Si veda paragrafo 8 del Capitolato Tecnico Sezione Aiuti Comunitari, connessi e cofinanziati. Pag. 9 di 10

10 9. Servizio di Internet Banking Al fine di monitorare lo stato delle attività relative alla movimentazione di tutti i conti AGEA, la Banca si impegna a fornire l accesso in consultazione al servizio di Internet Banking per i funzionari esplicitamente autorizzati. Secondo le diverse competenze dei funzionari abilitati, gli estratti conto devono essere consultabili on-line e scaricabili in diversi formati (xls, csv, pdf, ecc.). In aggiunta, la Banca dovrà mettere a disposizione dei funzionari che verranno specificatamente indicati da AGEA una piattaforma secondo lo standard CBI per consentire disposizioni di pagamento telematiche al di fuori dei flussi ordinari descritti in precedenza (es : convalida pagamento stipendi ed analoghe disposizioni come da paragrafo 4.1). 10. Gestione delle entrate La Banca accetta anche senza autorizzazione dell'agea, le somme che i terzi versano, a qualsiasi titolo e causa, a favore dell'agea stessa. Tali incassi devono affluire, fatto salvo eventuali disposizioni contrarie di AGEA, sul conto corrente n denominato Agea Funzionamento e contraddistinta dalla codifica IBAN n. IT51Q aperto presso la Tesoreria Centrale dello Stato e devono essere resi disponibili all'agea per via telematica tutti i dettagli delle singole somme riscosse. A regolarizzazione dell entrata AGEA provvederà ad emettere ordinativo di incasso ed a trasmetterlo alla Banca tramite PEC. È facoltà dell AGEA attivare la modalità di riscossione delle entrate mediante l emissione di MAV, con le stesse modalità tecniche ed organizzative indicate nell omologo paragrafo del Capitolato tecnico Sezione Aiuti Comunitari, connessi e cofinanziati. 11. Rendicontazione dei movimenti bancari La Banca, entro le ore 16,00 dello stesso giorno in cui vengono accreditate le somme da parte del Tesoriere dello Stato (Banca d Italia), comunica tramite Posta Elettronica Certificata all Ufficio Ragioneria, Bilancio, Affari legali di AGEA, la data di accredito dei fondi per ciascun ordinativo di AGEA e l ammontare delle somme accreditate. Entro e non oltre il giorno 10 di ciascun mese, la Banca deve produrre l estratto di tutti i conti correnti gestiti per AGEA, sia relativi alle erogazioni che alle entrate, in formato elettronico e trasmetterlo ovvero metterlo a disposizione dell'ufficio Ragioneria, Bilancio, Affari legali. Poiché l Ufficio Ragioneria di AGEA deve procedere alla conciliazione mensile della movimentazione del conto transitorio con i dati contabili consolidati nelle basi informative di AGEA, parallelamente deve pervenire ad AGEA per via telematica la movimentazione di tale conto in formato CBI. Ciascun movimento relativo al pagamento dei beneficiari deve referenziare l identificativo del pagamento, come dettagliato nel flusso Estratto conto corrente descritto in Appendice 2. Pag. 10 di 10

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