Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE. Id: 1735

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE Id:

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE COMUNE DI RODENGO SAIANO AREA AMMINISTRATIVA CONTABILE SETTORE TRIBUTI Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano LE PREINSGNE: INSIDE MANAGEMENT PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE Responsabile: Cognome: COFFETTI Nome: PERICLE Telefono: Ruolo: Responsabile Settore Tributi Referente: Cognome: COFFETTI Nome: PERICLE Telefono: Ruolo: Responsabile Settore Tributi Durata dell intervento in mesi : 8 (otto) Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/08/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: ,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: ,00 - a carico di altre Fonti (indicare quali) ,00 Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali X è un iniziativa autonoma del proponente X altro (specificare) i nuovi impianti e le nuove preinsegne saranno conformi alle prescrizioni del D. Lgs. 285/1992 Codice della Strada e del DPR 495/1992 del Regolamento di esecuzione e di attuazione del nuovo codice della strada La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico X specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro (specificare) il responsabile del progetto ha effettuato una indagine e proposto alcune soluzioni all Amministrazione comunale che ha approvato il progetto Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate X sì, in corso sì, già programmate NO Il 2009 è l anno in cui viene ad attuarsi il piano di rimozione dei vecchi impianti e delle preinsegne. Va precisato che per essere operativi da gennaio 2009 era necessario adottare gli atti amministrativi entro il 2008 e informare capillarmente e per tempo l utenza. L utenza infatti stipula con le imprese del settore pubblicitario contratti annuali che scadono di norma a fine anno. Non era possibile, pertanto, subentrare alle imprese del settore pubblicitario (le imprese cioè che fabbricano gli impianti e li manutengono nel corso degli anni) se non accollandosi le spese sostenute dalle attività economiche che hanno stipulato contratti privati con queste aziende. Nelle attività previste e nell articolazione temporale del piano (punti 2.1 e Gannt) per comprendere meglio l intero processo, si tiene conto anche dei mesi in cui sono state poste le basi per l attuazione del presente progetto Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi - 5 -

6 X esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi X esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Sul territorio comunale ci sono, autorizzate e non autorizzate, in parte conformi e in parte non conformi al Codice della Strada, delle preinsegne o frecce segnaletiche (= indicatori di direzione verso la sede propria di una attività commerciale, industriale e artigianale). Il Comune non ha il controllo di questi mezzi stradali pubblicitari in cui forte è la presenza dell abusivismo e, d altro canto, l utenza lamenta eccessiva burocratizzazione, perdita di tempo e costi non certi e definiti in quanto lasciati al libero mercato. E necessario pertanto porre ordine sul territorio e posizionare nuovi impianti personalizzati con il logo e l intestazione del Comune di Rodengo Saiano, identificabili immediatamente e conformi alle prescrizioni del Codice della strada. Attraverso l utilizzo della convenzione le attività economiche nell arco di un triennio si pagheranno gli impianti e le preinsegne. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento X altro : personale esterno per fornitura e posa preinsegne. Società software per modifiche a programma tributi e pubblicazione in internet. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il Comune mantiene la titolarità del progetto e rilascia le autorizzazioni. Per la fabbricazione delle preinsegne e la posa delle stesse si avvale di un addetto esterno Legge 381/91. E necessario infine informare tempestivamente le attività economiche questo attraverso l utilizzo del portale internet istituzionale. Infine sono necessarie delle personalizzazioni sul programma che gestisce i tributi comunali. Trattasi di personale già legati da contratti d appalto con il Comune In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Segnalazioni e reclami scritti da parte dell utenza. Verifica interna e riscontro di problematiche. dati di funzionamento (specificare quali): Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni X valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: X cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale X modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Obiettivo primario è il soddisfare ad una richiesta dell utenza. L Amministrazione si prende in carico un servizio che non è istituzionale per fare ordine sul territorio e rendere il paese più vivibile anche da un punto di vista visivo. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste). Federalismo fiscale: controllo completo del proprio territorio. Tale controllo consentirà l individuazione immediata di forme di abusivismo nel campo delle preinsegne. Miglioramento del decoro del paese. Minimo disturbo per il cittadino che si interfaccia solo con un ufficio comunale ed ha la garanzia che i prezzi applicati sono uguali per tutti. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Il servizio di gestione delle preinsegne non prevede guadagni per il Comune. Il Comune anticiperà il costo per la realizzazione dei nuovi impianti e rientrerà della spesa attraverso lo strumento della convenzione che ha validità triennale. Le attività economiche hanno la garanzia di essere trattate tutte in modo equo. Senso di benessere da parte della comunità alla consapevolezza che il territorio è migliorato anche da un punto di vista visivo. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. L Ufficio si propone di prendere in carico la gestione degli impianti e delle peinsegne o frecce segnaletiche poste sulle strade comunali

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione 1) Censimento iniziale delle posizioni esistenti Analisi della situazione esistente attraverso l acquisizione fotografica degli impianti privati esistenti sul territorio e delle relative preinsegne. Fotografie numerate Elenco degli impianti 2) Predisposizione atti deliberativi Disbrigo pratiche burocratico-amministrative: delibera di presa in carico del servizio da parte della Giunta comunale, approvazione di uno specifico regolamento sulla gestione delle preinsegne da parte del Consiglio comunale, delibera di appalto del servizio di fornitura posa e manutenzione degli impianti e delle preinsegne. Delibere regolamento e Approvazione da parte degli organi competenti 3) Predisposizione comunicazione scritta alle attività economiche Invio alle attività economiche di una comunicazione che informa la gestione diretta da parte del Comune del servizio di fornitura, posa e manutenzione delle preinsegne. Invito a voler rimuovere tutti gli impianti e le preinsegne esistenti entro il Lettera Ricevimento cartolina ritorno raccomandata 4) Raccolta domande Presa in carico da parte dell ufficio preposto delle nuove domande di autorizzazione preinsegne. Domande Domande pari indicativamente al 100% delle fotografie fatte 5) Rilascio autorizzazioni 6) Posa impianti Rilascio autorizzazione triennale. Stipula della convenzione con il Comune. Posa dei nuovi impianti e delle preinsegne. Autorizzazioni convenzioni e Nuovi impianti e nuove preinsegne Ad ogni domanda deve corrispondere una autorizzazione ed una convenzione Soddisfaciemento alle domande pervenute 7) Manutenzione impianti Manutenzione periodica degli impianti ed intervento su segnalazione danneggiamento impianti Rapportino intervento - 9 -

10 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Sostituzione dei vecchi impianti con i nuovi impianti e le nuove preinsegne Indicatore (descrizione e unità di misura) Numerazione degli impianti e tracciabilità cartografica e fotografica Target 50 impianti e 200 preinsegne. 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 5 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Coordinatore dei lavori e in parte 90 gg esecutore Personale esterno Esecutore amministrativo 120 gg Personale esterno Esecutore manutentore 60 gg Personale esterno Programmatore 10 gg Personale esterno Pubblicazione dati internet 10 gg 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) n. 1 esecutore amministrativo Invio comuniazione ditte; front office; call center; predisposizione autorizzazioni e convenzioni n. 1 Incaricato esterno Posa impianti e preinsegne n. 1 programmatore Pubblicazione in Internet n. 1 programmatore Modifiche al programma tributi Commissione bilancio e tributi : n. 7 componenti la commissione di cui 3 componenti di Giunta comunale ( vice sindaco + assessore bilancio + assessore attività produttive ) la Commissione ha il compito di monitorare i risultati attesi e intervenire congiuntamente con la minoranza ad una riduzione delle tariffe. Giunta comunale: Sindaco + 6 assessori

11 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non vi sono collaborazioni con altri soggetti. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le attività di consulenza previste sono sostanzialmente con la software house produttrice e manutentrice del prodotto gestionale in possesso dell ente, Studio K srl di Reggio Emilia. Detta software house dovrà realizzare le modifiche previste nel piano. La Web Agency Capitolium di Brescia si occuperà della puntuale pubblicazione e di una efficace comunicazione sul Portale comunale del materiale inerente il progetto, delle risultanze del piano e di ogni informazione utile per la sensibilizzazione dell'utenza in merito al progetto stesso. Terminata la fase di progettazione e realizzazione delle implementazioni software, non sono previste altre attività di consulenza. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L intervento sarà monitorato dall ufficio Tributi: durante tutto il periodo in cui il progetto sarà in svolgimento verrà costantemente verificata la corretta attuazione delle attività. In concomitanza con le milestone indicate nel Gannt saranno redatte precise relazioni all amministrazione sui risultati raggiunti rispetto gli obiettivi prefissati Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il responsabile dell ufficio Tributi effettuerà tutte le attività di coordinamento: - in collaborazione con la software house produttrice del gestionale dei tributi svilupperà l analisi per le implementazioni necessarie al prodotto; - in collaborazione con la Web Agency che cura il Portale definirà gli approcci comunicativi e divulgativi; - in autonomia verranno effettuate le attività di rilascio autorizzazioni e posa impianti

12 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il monitoraggio sarà costante con specifica verifica per ciascuna fase indicata nel Gannt: al termine di ogni fase verrà verificata informaticamente la corretta attuazione delle attività indicate dal piano. In occasione delle milestone verranno effettuate le verifiche dei risultati ottenuti in rapporto agli obiettivi previsti. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Le fasi di comunicazione saranno le seguenti: - comunicazione interna affinché sia esplicitate a tutte le aree dell ente gli obiettivi dell intervento; il piano sarà parte integrante del PEG dell ente - comunicazione esterna in fase iniziale sarà cura dell amministrazione comunicare alla cittadinanza attraverso specifiche iniziative o attraverso il Portale comunale o il Notiziario Comunale gli scopi dell attività. - comunicazione esterna ad intervento terminato sarà cura dell amministrazione informare la cittadinanza dei risultati ottenuti attraverso i mezzi di diffusione a disposizione (portale comunale, televisioni e giornali locali, ecc.) 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Il principale fattore critico potrebbe nascere dal fatto che i vecchi impianti non vengano rimossi da parte delle attività economiche. Questo comporterebbe la rimozione degli stessi da parte del Comune. Ulteriori problemi potrebbero sorgere al passaggio del nuovo anno quando arriveranno un gran numero di richieste alle quali dovrà essere fatto fronte tempestivamente

13 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano. Fasi Settembre Ottobre Novembre Dicembre Gennaio Febbraio Milestone 1 Partenza progetto Analisi situazione esistente; 2 fotografie; elenco impianti su da sostituire Predisposizione atti deliberativi e 3 regolamento Predisposizione lettera agli utenti 4 Evasione richieste telefoniche; raccolta domande nuove 5 autorizzazioni Verifica rimozione di tutti i vecchi Milestone 6 impianti Rilascio autorizzazioni e stipula 7 convenzioni (Fase 5) Posa nuovi impianti e nuove 8 preinsegne (Fase 6) Fasi Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Posa nuovi impianti e nuove 9 preinsegne (Fase 6) Verifica raggiungimento del 100% Milestone 10 domande evase correttamente Raccolta eventuali domande da parte di nuovi insediamenti 11 produttivi e rilascio autorizzazioni Manutenzione periodica (fase 7) 12 Relazione finale ed illustrazione 13 alla cittadinanza dei risultati Termine progetto Milestone